微软解决方案 - 电子表单和审批 v10gqzt

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1、微软解决方案 电子表单和审批微软解决决方案电子表表单和审审批(EE-Foorm )电子化表表单和审审批帮助助企业提高高数据的的准确性性、提升升企业日常常工作和和管理效率率n 问题和挑挑战一、 企业管理理需要大大量的数数据收集集和汇总总的工作作，整个个过程复复杂而且且效率低低随着企业业规模的的不断壮壮大和内内部组织织机构的的发展，为为了更好好的进行行管理工工作，需需要进行行大量的的数据上上报、统统计和分分析。各各种各样样的数据据来源于于日常工工作中的的纸张文文件和应应用系统统，如何有有效的收收集这些些数据、如如何简化化数据收收集过程程，是很很多企业业内部的的组织机机构在日日常工作作中面临临的问题

2、题。二、 企业各种种上报数数据手工工重复录录入，工工作效率率低而且且不准确确企业中存存在各种种各样的的后台应应用系统统（如财财务系统统、客户户信息系系统、人人员信息息系统等等），在在很多情情况下，企业总部的管理人员需要将收集来的同一组数据录入不同的系统中，如果为每个系统的数据录入提供一套录入界面，那么不仅仅会浪费大量的工作时间，更重要的是会产生手工的数据录入不一致（同一数据在不同的系统中数值不同），在这种情况下，为了校验数据，企业往往需要投入大量的人力物力进行数据核对或加派录入工作人员的工作。如何利用先进的解决方案提高企业数据录入整理的工作效率，成为企业中的关键问题。三、 人工进行行数据收收集

3、和汇汇总的过过程中，由于各种原因造成数据不及时不准确，出现数据保密和安全性的问题数据是企企业运营营、管理理、发展展的核心心部分，如如何保证证数据的的安全和和准确性性，是企企业关心心的另一一个问题题。在日常常的工作作中，企企业经常常会通过过表单的的形式收收集企业业数据，这这一过程程包括了了数据的的填写、系系统数据据的录入入等。为为了充分分利用收收集的数数据信息息，首先先企业要要保证填填写数据据的有效效性（即即不允许许非法数数据的出出现）；其次，在在数据传传输的过过程中，处处于安全全的考虑虑，数据据需要有有一定的的保护措措施（如如加入数数字签名名，保证证数据的的不可抵抵赖性等等），在在数据录录入系

4、统统的时候候也需要要保证数数据的一一致性等等。四、 人工数据据审批流流程缓慢慢，数据据不能及及时获取取，对数数据审核核过程缺缺乏监督督企业中的的表单审审批触及及到很多多流程方方面的问问题，如如流程的的设置、流流程查询询、流程程的修改改等。传传统的手手工提交交的审批流流程在流流程设置置、数据据保密性性、流程程监控以以及及时时性方面面都有所所欠缺。现现代企业业更注重重将自动动化审批批流程引引入日常常的业务务处理，从从而提高高审批及及时率，增增强数据据的保密密性，提提升企业业核心竞竞争力。n 解决方案案概述微软的电电子表单单(E-Forrm )解决方方案，充分利利用客户户熟悉的的Miccrossof

5、tt Offficce SSysttem环环境，为用户户提供客客户化的的、易用用的审批批流程，帮帮助企业业提高协协作透明明度和工工作效率率，提升升数据采采集的准准确度。应用微软软电子表表单(EE-Foorm )解决决方案，客客户可以以： 使用电子子化的方方式收集集数据，提提高工作作效率 电子表单单(E-Forrm )解决方方案为用用户提供供了统一一的电子子录入界界面，使使用户可可以在熟熟悉的环环境中填填写数据据。同时时，由于于该电子子表单可可以根据据企业的的流程需需要将数数据传递递给多个个后台应应用系统统，所以以在这种种情况下下，即便便是需要要将同一一数据录录入不同同后台应应用系统统，对于于用

6、户来来说，也也只需要要做一次次操作，大大大提高高了数据据收集的的效率。 使用电子子表单的的另一个个好处是是，减少少人为的的录入错错误，防防止出现现同一信信息多种种数据的的局面，提提高了企企业数据据的有效效性。 应用智能能电子表表单，提提高数据据收集的的有效性性与准确确度电子表单单(E-Forrm )解决方方案为用用户提供供了智能能电子表表单录入入、显示示界面。 使用智能能表单录录入界面面，用户户可以：o 在客户端端校验数数据的有有效性（如如单项报报销数目目必须小小于30000元元等），保保证有效效的数据据进入系系统中，参参与审批批。o 得到辅助助信息。电电子表单单(E-Forrm )解决方方案

7、为用用户提供供了友好好的帮助助信息，使使得用户户在填写写或审批批表单的的时候可可以参考考相应的的文档信信息（如如公司政政策及规规定），或或者获取取后台辅辅助数据据（如剩剩余预算算金额等等） 使用智能能表单显显示后台台数据信信息。管管理者可可以随时时通过熟熟悉的WWordd、Exxcell工具获获得后台台的业务务数据，通通过丰富富的展示示工具进进行分析析或者形形成公司司报告。大大量节省省重复工工作。 自动化审审批流程程 电子表单单(E-Forrm )解决方方案将企企业中手手工进行行的审批批流程升升级为自自动化的的审批流流程。提提高了审审批的效效率。通通过自动动化的审审批流程程，管理理者可以以随时

8、进进行表单单审批，也可以在外出的时候将审批工作“委托”给相关人员。 微软的电电子表单单(E-Forrm )解决方方案的另另一个优优点在于于工作流流的灵活活性，维维护人员员可以根根据企业业管理层层的需要要而方便便快速的的修改审审批流程程，减少少了因组组织变动动或人员员更换而而带来的的流程修修改时间间。 自动化审审批流程程还可以以根据企企业需要要，为管管理者定定制个性性化的提提醒方式式，包括括邮件、短短信及标标示。该解决方方案的典典型应用用场景为为企业中中的预算算申请、费费用报销销、采购购订单及及休假管管理等与与表单审审批相关关的部分分。客户户可利用用该解决决方案，对对企业中中的原有有系统进进行改

9、进进和升级级，保留留原有的的业务逻逻辑及流流程信息息，利用用Miccrossoftt Offficce SSysttem及及开发工工具，根根据用户户的使用用习惯及及业务需需求，迅迅速定制制新的审审批系统统。相对对于原有有系统，新新的系统统构建在在Miccrossoftt Offficce SSysttem平平台之上上，使用用及维护护、更新新更加方方便有效效。n 方案优势势和业务务收益基于Miicroosofft OOffiice Sysstemm的电子子表单(E-FFormm )解解决方案案为用户户提供了了一个智智能的表表单填写写、审批批处理流流程自动动化的协协同工作作的平台台，帮助助用户提提

10、高申请请和审批批的效率率，规范范流程处处理，提提高数据据安全性性，降低低管理和和运营成成本。该该解决方方案的优优势在于于：1. 用户界面面友好、熟熟悉：增增强用户户体验，减减少培训训成本。电子表单单(E-Forrm )解决方方案应用用用户熟熟知的MMicrrosooft Offficee Syysteem，使使员工可可以高效效的建立立审批文文档，提提高数据据录入准准确率，同同时方便便职能部部门执行行审批及及汇总功功能，降降低公司司培训成成本。具具体包括括： 统一的审审批表单单录入界界面 使用用户户熟悉的的Miccrossoftt Offficce SSysttem，如如Worrd、EExcee

11、l等2. 智能表单单：数据据交验保保证数据据的不可可抵赖性性；数据据的自动动生成，简简化表单单填写。电子表单单(E-Forrm )解决方方案引入入了数字字签名，防防止数据据被他人人篡改，同同时引入入了智能能表单的的概念，简简化填写写流程。具具体包括括： 集成的数数字签名名功能，保保证数据据的不可可抵赖性性，防止止篡改； 表单内数数据的自自动汇总总、逻辑辑运算，简简化操作作； 多视图录录入界面面，多角角色划分分，使表表单更加加人性化化； 自动获取取当前用用户信息息，简化化填写内内容；3. 智能预算算报告：上下文文相关信信息的提提示及后后台数据据的提取取，提高高用户的的生产力力。电子表单单(E-F

12、orrm )解决方方案充分分利用用用户熟知知的Offficce任务务窗格，可可根据用用户需要要，设计计显示相相应帮助助信息，帮帮助用户户规范表表单填写写，为审审批者提提供参考考信息。具具体包括括： 获取后台台应用系系统数据据，帮助助审批者者做出判判断； 表单模版版附加帮帮助信息息，提高高填写者者的工作作效率； 提供查询询系统，快快速完成成文档写写作；4. 审批流程程透明：随时获获知申请请表的审审批状况况，缩短短审批周周期。电子表单单(E-Forrm )解决方方案使用用工作流流工具，将审批批过程流流程化，提高用用户的工工作效率率。具体体包括： 审批过程程流程化化，规范范审批流流程； 提交者可可随

13、时查查询表单单审批状状况； 图形化操操作界面面，简化化流程设设计及维维护工作作； 使用工作作流，将将提交的的表单数数据与后后台应用用系统结结合起来来；5. 邮件提醒醒及即时时消息：增强团团队合作作的能力力，提高高用户的的生产力力。电子表单单(E-Forrm )解决方方案提供供邮件通通知及提提醒功能能，增强强申请者者与审批批者之间间、审批批者与审审批者之之间的沟沟通，有有效提高高了企业业用户的的协作能能力，增增强企业业竞争力力。具体体表现为为： 通过邮件件提示审审批信息息； 审批结果果可由邮邮件获得得； 审批者之之间或审审批者与与提交者者之间可可通过即即时消息息进行沟沟通； 提高企业业用户工工作

14、效率率，节约约时间，保保证审批批及时；n 总体架构构和主要要功能模模块特色色整个方案案的总体体架构图图如下：基于微软软平台的的电子表表单(EE-Foorm )解决决方案，在在应用架架构上，分分为三层层：u 应用层n 数据存储储：数据可可以以电电子表单单的形式式存储在在门户网网站的表表单中，同同时可根根据业务务需要，存存储到相相应的后后台系统统、数据据库中。n 电子表单单：为用用户提供供统一的的表单模模版填写写数据，将将数字逻逻辑引入入模版，可可实现数数据的自自动逻辑辑运算，不不同的应应用程序序可根据据需要从从该模版版生成的的表单中中获取所所需数据据。表单单模版引引入版本本控制的的理念，帮帮助管

15、理理者维护护模版，同同时可实实现表单单模版对对用户的的透明更更新。n 表单协作作：用户户可以将将提交的的申请表表单进行行表单合合并，获获得汇总总信息。用用户还可可以在门门户网站站的表单单库中随随时查看看表单审审判状态态，最终终可获得得审批结结果的邮邮件提醒醒。表单单模版的的管理者者也可以以对表单单模版的的版本进进行管理理，包括括维护、更更新等操操作。n 表单数据据安全：管理员员或授权权用户可可以通过过表单库库级的权权限设置置限制用用户的访访问权限限；同时时对于表表单本身身，该解解决方案案提供了了角色和和数字签签名，保保证数据据的不可可抵赖性性。n 自动报告告：用户户可通过过门户网网站提供供的W

16、oord、EExceel模版版，生成成自动报报告、数数据汇总总和分析析。u 基础服务务层n 存储服务务：提供供高效、稳稳定的存存储引擎擎，保证证表单数数据存储储的可靠靠性。n 安全性服服务：具具备标准准安全控控制和强强安全控控制能力力；系统统管理员员通过设设置角色色和权限限模板，简简化安全全管理的的复杂度度，最大大程度保保证表单单数据、文文档的安安全。n 流程服务务：流程程引擎提提供了图图形化的的流程设设计界面面，方便便表单模模版管理理员和系系统管理理员定义义和修改改，适应应企业不不断变化化的管理理流程，并并提供了了监控工工具和扩扩展接口口。n 管理服务务：对整整个表单单库和表单单Webb站点

17、进进行统一一管理，提供备备份和恢恢复的功功能。n 扩展服务务：通过过提供系系统的对对象模型型、接口口方法、WWeb Serrvicce标准准对系统统进行扩扩展，通通过事件件触发机机制，响响应外部部其他相相关系统统的访问问请求，为为系统间间的整合合提供了了灵活、良良好的工工具。u 系统层n Web服服务器：功能强强大、效效率高、安安全的MMicrrosooft Intternnet Infformmatiion Serrverr。n 数据库服服务：高高效、稳稳定、强强大的MMicrrosooft SQLL Seerveer服务务器。n 认证服务务：提供供多种安安全认证证方式，包包括加密密认证、证

18、证书认证证等。n 目录服务务：使用用微软的的活动目目录存储储企业的的组织机机构和人人员信息息，方便便的查询询和检索索以及统统一认证证。n 解决方案案微软产产品实现现整个方案案充分利利用了微微软提供供的产品品功能特特色，产产品架构构如下图图：方案中各各种产品品的功能特特色如下下：支撑方案案的微软软产品主要用途途和特点客户端产产品Inteerneet EExplloreer （免免费）最常使用用的浏览览工具，用用于浏览览基于WWeb访访问方式式的平台台界面，不不需要额额外进行行用户培培训。Offiice 20003专业业版 （需需购买或或升级）大多数用用户熟练练使用的的办公套套件，用用于制作作文档

19、和和智能文文档以及及文档的的权限设设定和使使用，不不需要额额外用户户培训。Commmuniicattor 20005 （免免费）与MSNN Meesseengeer类似似的即时时消息软软件，是是LCSS服务器器的客户户端，可可以下载载安装。服务器端端产品Winddowss 20003 Serrverr （需需购买）服务器端端的系统统平台，稳稳定可靠靠的操作作系统平平台。SharrePoointt Seerveer 220055 （需需购买）微软的门门户产品品，提供供统一认认证、个个性化设设置和管管理、信信息检索索、门户户布局定定制和文文档管理理等基础础功能。Livee Coommuuniccatiionss Seerveer 220055 （需需购买）即时消息息系统，支支持微软软的目录录服务中中的企业业用户管管理，并并能够与与语音、视视频、邮邮件等通通讯有段段有效结结合，为为用户提提供更好好的通讯讯交流手手段。SQL Serrverr 20005（需需购买）功能强大大、稳定定可靠的的数据库库平台。BizTTalkk 20006（需需购买）功能强大大、方便便灵活的的应用整整合及工工作流平平台。Microsoft China12