提高工作效率的十个建议

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1、（辅导员）提髙工作效率的十个建议因为总爱写一些有关辅导员的东西，在互联网上结交了很多全国 各地的朋友。交流的过程中，既有一些热情洋溢心灵鸡汤式的分享， 但也会碰到种种不如意和抱怨。其中，出路和成就感显然是其中的热 点，这是内因和外因共同作用的结果。外部环境显然在当前的情况下 难于改变，但在内因方面，我们的确可以有所作为一一不管是出路还 是成就感，都离不开一个关键因素，即效率和效果。一个髙效有成就 的辅导员和做事总不见效率更没有效果的辅导员是截然不同的，一个 在享受成长，另一个则每天忙忙碌碌，却不知道自己在忙什么。造成这样的结果，归根结蒂还在于经验的积累。可是，有的人积 累了数年的经验，有的人则

2、一个经验用数年，最终没什么进步。我们 怎样积累经验值，实现效率的提升最终做出另人侧目的成就呢？笔者 给出十个建议供大家参考。在写此文之前，有三件事需要说明：第一、在积累经验方面，没 有捷径可走，需要一点一点做好每一件基本的事，直到从生手变成熟 手，从菜鸟变成老鸟；第二、确实存在一些技巧，让人短期内取得进 步，这种技巧属于“时间管理”这门管理科学；第三、本文撰写的十 条经验，并未进行分类归纳，如里面提到的三个软件应归纳到信息技 术一类，但本文打破类目，直接进行叙述，目的是为了突出重点。这 十条建议为：一、研判每件事的重要性看似老生常谈，恰是问题所在。因为各种原因，髙校有关教育和 管理的最终实施者

3、都是辅导员；加之中国式的政绩观，自上而下有多 种教育思想、教育理念、教育路线、教育政策、领导意愿、工作特色、 各类活动，让当前的辅导员工作的任务量和复杂程度无以复加。可能 中国的辅导员已经成为目前世界上工作类型最丰富的职业，在一天的 工作中，一个辅导员很可能在各种角色间进行频繁切换：教师、班主 任、心理咨询师、职业指导师、健康达人、防灾教练、谈判髙手、破 案专家、活动策划、创意执行、文艺骨干、体育健将、裁判金哨、队 列指导、公共关系、科研学术、文件文案凡是和人有关的，想到 的和想不到的，都成为或将成为辅导员的工作。多样的工作种类印证 了辅导员工作之多，数不清的工作让很多人疲于应付，无所适从 累

4、吗？累！做了什么？不知道！重要的事情没做，不重要的事情做了一大堆，等出现问题的时候， 觉得自己很冤枉：我真的一直特别特别忙，工作都是你们安排的，现 在出了事来找我，让我怎么办？我只能以一声无声的叹息回答，的确，工作很忙，但重点是什么， 所谓的表面性的“忙”并非理由。我们需要知道自己是谁，自己在做 什么，工作种类再多，也离不开“学生”两个字。谁忘了这两个字， 谁的工作终究是瞎忙！在实际工作中，研判每件事的重要程度是有规律可循的。第一位 的一定是安全，之后是健康、学风、人际、贫困生、学生干部、恋爱、 公寓、社会实践、文体活动每个人可以有自己的排序，但哪个重 要，哪个不重要，一定清清楚楚地知道，一定

5、清清楚楚地在实际工作 中体现。二、占领第二象限专业的辅导员一定接受过职业生涯规划的相关培训和训练，都应 该了解史蒂芬柯维的四象限法。把“重要”和“紧急”两个因素进 行有机排列，第一象限的事物为重要且紧急，必须马上去做；第二象 限为重要但不紧急，很多人不着急就不做；第三象限为不重要却紧急， 很多人做得热火朝天；第四象限为不紧急不重要，一些逻辑不好的人 却在这样的事情上浪费时间。一个有普通心理问题的同学转化成心理疾病并不需要多久，一个 因爱生恨的情种走上髙楼只需要一个念头，一个因为宿舍矛盾挥刀相 向只需要一个瞬间一一很多人认为这是纯粹的不可预料性事件，在我 看来不然。因为忙于处理第二象限意外的事宜

6、，总无意间忽略掉那些 重要却不紧急的事件，由重要不紧急转化成重要且紧急就成为必然。 忽略了学生，忽略了和学生有关的那些事，到头来当然出现问题的也 是学生，到时后悔莫及！道理谁都懂，可在第二象限面前，人们仍会选择性失明。“领导 要一个材料”“下午有个会议要参加”“要检查工作记录了 “这 个活动我必须办好”等等理由，意思都是说这些事很紧急很重要，我 没有别的选择，于是就自然成为忽略真正重要东西的理由。不把这个逻辑真正想通，所有工作永远是混乱的、混杂的、虚无 飘渺的，令人担忧的，情绪也如此烦躁。当前的事没真正处理好，重 要的事又没重视，结果只能是工作效率低下，躲不开麻烦！三、甩掉身上的“猴子”所谓的

7、猴子，就是对工作的拟物化比喻：工作是一只猴子，活蹦 乱跳，一旦爬到身上再不下来一一除非，把猴子甩给别人！怎么甩？学生会的一个部长找你来问，我想办个环保活动，不过不知道怎 么能办？领导找你说，你带学生做个社会实践吧，没问题吧？同事找 你，诉说了半天自己的不公平待遇，问你怎么办？跨部门的同事说， 学生们反应XX教师教得不好，问我该怎么处理这件事？团委书记说， 你做个策划，0K?老婆打电话过来问你明天去买家电行吗？贫困生则 想和你聊聊。猴子来了，好多猴子！对学生干部：你去找一下XXX，他以前办过大型活动，向他请教 一下，形成完整的方案后过来找我，到时候我帮你改；对领导：社会 实践我能带，不过请先告诉

8、我，我手头数学建模竞赛的任务是不是可 以给别人？对同事：哦对不起，中午吃饭时说这事行吗，其实我也没 什么办法；对跨部门同事：就听你老兄的安排吧，我没意见；对团委 书记：策划没问题，不过我需要把手头助学金的事处理一下，另外请 你先把相关资料收齐给我好吗？对老婆：没问题老婆，你先看好了选 哪一款，明天我跟你去；对贫困生说，好，咱们谈谈！原来光是这么说说，就已经感到一身轻松！原来我的工作，还可 以这么安排！这里需要说明两件事：一是同事找你诉说自己不公平的待遇，能 拖就拖，或者直接拒绝，否则本来那一肚子气的猴子在同事身上，说 完后他一身轻松，猴子跑到了你身上一一还不如不听。而贫困生想和 你聊聊却一 口

9、答应学生的事一定是最重要的，而一个贫困生鼓起 勇气来找你，一定有他不得不找的理由。放弃这样的一个机会，可能 会把重要不紧急的事转化成紧急，到时候后悔也来不及了。甩掉猴子并非借口不干工作，正好相反，这是分辨分内事和分外 事，分辨自己事和别人事，分辨紧急事和不紧急的终极方法。养猴子 的人永远做不了真正重要的事，想做真正重要的事：就先甩掉猴子， 一身轻松！四、找助手，越多越好其实所有的管理最终只有三个要素，即人、财、物。而人，就是 核心因素。某种意义上，有人，就有一切。那我们就找很多的人，当我们的助手吧。如果所有的学生都是我 们的助手，那该多好！这并不是胡思乱想，而有事实基础。我一直相信着魏书生先生

10、的 一句话：“相信每个学生的心灵深处都是你的助手”。在实践中，因 为我的相信得到来很多好处：我能让助理成为我的助手，然后是学生 会干部们，然后是班干部们，然后，很多很多人都是我的助手，甚至 全部一一那时，他们就长大了。尊重他们，相信他们，调动他们，学生们愿意和我们一同面对生 活，我们需要做的就是，激发学生自我管理的潜力，让他们逐步自我 管理。从少数人一直到多数人，从力所能及到做一切的事，找助手， 越多越好！这不是理念，而是可以实现的现实。不过，要实现这样的目标， 当然要遵循客观规律，一批一批地发展，不宜操之过急。他们能做的 事情，也要一点一点耐心地教，只要入门，后面的一切好办。可能在某些人那里

11、会有这样的担心：让学生干活是不是于理不 合？其实我想完全不必担心，只要掌握让学生协助的工作不是个人的 私事，不是必须保密的事宜，不会影响学生的学习生活，而且能保证 工作质量，协助我们做一些工作本身就是一种非常友好的社会实践， 师生共赢，何乐而不为？五、纠正“忙碌”就是“努力”的观念这绝不是一两个人的看法，而是所有人的内心期望。不表现得很 忙碌，不就让人觉得不努力吗？事实上这根本就是两码事。我们的时代总在宣扬刻苦努力这些概 念，而与之匹配得画面就是加班奉献等等，其实这是一种误导。忙碌 根本不是努力，所谓的忙碌有时候只代表效率低下，同时成为不积极 改进效率的原因！一句话，别再把忙碌当成一件好事了，

12、那真的有点不专业！正确 的方法应该是：提髙效率，拒绝忙碌！六、寻找“时间黑洞”我可以肯定地说，一个未经受到专业时间管理训练的辅导员，至 少有50%的时间被白白浪费了。换句话说，他的时间被“时间黑洞” 吞噬。不信？不可能？不会吧？有点危言耸听！其实，如果是一个一般职业人，这个被”时间黑洞“偷吃掉的时 间甚至髙达70%。我以下描述的现象，自己对号入座：开门，打开电脑，扫地打水。哦，拖布坏了，到旁边屋里去借， 顺便和一个老师聊小孩的事聊了五分钟；电脑运行不正常？那必须修 啊，花了十分钟找人搞定电脑，终于能上网了；看学校学院网页新闻， 呀，弹出来了个广告，正是我喜欢的那件裙子，看一下吧，一看不可 收拾

13、，二十分钟过去了，不仅裙子，团购，还有自己喜欢的化妆品也 打折了！呀，不行，事还没办呢，赶快干正事；什么？十分钟后开会， 就十分钟了，还能做什么？不如泡杯茶等着；开会了，先讨论一会， 昨天的学生比赛表现特棒一个会引入主题用了二十分钟；开完会 了，工作方案没写，想想还得去找同事商量，结果又发现同事不在， 打电话约了时间；这时弹出了一个提醒，XX了他的微博，那就上微 博转一圈，顺便发几条今天新的动态；手机接了个电话，原来是保险 公司打来的给私家车续保的，那就谈谈吧；呀，突然想起一个同学约 了谈话，我怎么忘了？十一点半了，那下午吧。咦，怎么都快十二点 了，要吃饭去了吧。哎呀！刚开会说有一个资料下午要

14、交，我只能中 午加班了，我怎么这么忙！时间黑洞是一个血淋淋的事实，它在无声地却又无情地吞噬你的 时间，你的生命。面对时间黑洞，我们应该说不！而一旦战胜时间黑 洞，随之而来的就是两倍甚至三倍的时间！七、指令越详细越好我在微博里曾记录了这样的一个感悟：“职场必杀技：指令精确 到只要执行就一定正确，这才叫好指令。让人猜测的，让人模糊的， 让人歧义的，都算不上好。有些人愿意搞模棱两可的指令让别人猜， 一方面人品有问题，一方面不够专业”。这既是对上也是对下。对上级：如果指令不清楚，就需要立刻搞 清楚究竟他想要什么。比如领导交代要举办一个送毕业生的晚会，那 立刻就对指令进行细化：时间、地点、出席人员、规模

15、、时长、资金、 资源上级有可能被问烦一一烦就烦吧，还要继续问，直到把这问 题搞清楚为止，否则，不事先问，等事后问会更烦，或者南辕北辙， 从一出发就错了！对下级更是如此，尤其很多时候我们面对的那些学生，他们的认 识和阅历都可能浅显，一个不明确的指令可能会出现意想不到的后 果。我想老师们都见到过新生入学体检时的各种搞笑，就是因为辅导 员没有把体检的事情说得特别详细，一些没参加过体检的孩子就按照 自己的理解参加，闹出一堆笑话。事后还得重来，辅导员和学生都觉 得很受伤。所以此时，指令精确，甚至喋喋不休，符合辅导员工作特 点！其实，这还有一层道理：每个优秀指令的诞生都是蕴含着思考的， 相当于把工作做到了

16、前面。而糟糕的指令一定是缺乏“事先用功” 的，只能等出现问题进行补救，后面的工作无穷无尽。两下对比，孰 是孰非立等可见。八、技术改变生活之一：微信微信（以及微信类0TT软件）和辅导员，天生一对。没有任何一 种技术能带给辅导员更有效的沟通方式，微信带来学生工作的革新！传达消息：短信只是文字，文字表意能力实在有限，甚至有些内 容通过文字根本表达不出来，一条语音消息搞定，又清晰又明白，一 条不行再加一条，60秒的语音能说多少有用信息，和面对面没什么 本质区别！最重要的，你不必每次都开会！群发消息：微信群的建立 非常方便，用短暂时间就可以给不同类型的人建立不同类型的微信 群，然后群发消息，简单易行，瞬

17、间即达，操作方便；语音留言：微 信不是实时的，而是可以稍后阅读的，这样学生上课与否就不再是关 键，任何时间都可以发送微信消息（当然，要想办法符合你们的规章 制度）；查询位置：“你在哪？ ” “我在上课。“那好，把你的位置 给我发过来，或拍一张教室的照片你这不是在宿舍睡觉吗？ ”实 景传递：“老师，XX同学被撞伤了，现在躺着起不来了”严重吗？ 立刻给我发一张照片过来，或者直接视频！ “大型活动：” XX老师 因为出差未能亲临现场，但他通过微信发来了对本场辩论赛的寄 语“公共平台：”五号女生公寓楼最近总有男生在周边转，请学 院关注” “收到，谢谢你的提醒，我们马上派人过去。一一学生处微 信公共平台

18、“。只有你想不到，没有微信做不到。还在守着老式电话短信？该升级了！从效率角度来讲，微信秒杀 一切！九、技术改变生活之二：日程软件好记性不如烂笔头，当代的烂笔头，就是我们的日程软件。随时将工作任务输入到日程软件，本身就是对事件的判断和梳 理，有利于分清事件的轻重缓急；同时，由日程软件管理，彻底杜绝 忘事或者记错这类低级错误；而本次我要专程推荐的最关键原因是： 目前的日程软件实在是太好用了，方便的就像你说话睡觉。我推荐的日程管理软件就是QQ日程，在QQ邮箱的左下角有“日 历”按钮，点进去加入自己的日程即可。不过这不是全部：按照“帮 助”里的提示，将智能手机设置接收QQ邮件和日程，0K，大功告成。

19、只要你在QQ日程的电脑端更新日程，你的手机立刻能同步显示！甚 至，你可以把一个文件的全部内容放到日程中，在手机客户端准确悠 闲的就把事提醒了！这一招效果立竿见影，只是我不知道多少人看到我的文字后会立 刻去尝试一下。如果说不会，恕我直言，纯属借口，你会错过一个进 步的好机会！十、技术改变生活之三：智能手机智能手机时代是如此伟大的时代，一机在手，办公不愁！什么照 相、摄像、扫描、OCR，复印、传真、录音、翻译、传递消息、编辑 文档、阅读资料、留现场证据、查学生信息、发办公微博智能手 机，不就是个电脑么？对于智能手机来说，一个功能其实就是一个APP，而善用手机几 乎可以代替之前办公室要花费数万元购置

20、的各类数码办公设备。以笔 者为例，笔者的打印机不带复印功能，笔者就用一款叫“mdScan”的 扫描仪APP，将文字拍照，然后系统自动进行色彩处理，将文字加黑， 将背景漂白，放到打印机里，一个漂亮的复印件就出来了，没有比这 更 in 更 high efficiency 的事了！智能手机实在太智能了，甚至已经超出了现有人们的想象力。智 能手机太能干了，我们甚至还不晓得我们还能用它做什么。我只能说， 有了智能手机，一切尽在掌握！在文章的最后，我要向一位邹鑫的先生致敬，因为看过很多时间 管理的书，但他的书深入浅出，让我真正抓住了时间管理的精髓，本 文也是在此基础上写成的。邹鑫先生的小强升职记，一些读书网 站已经收录，强烈推荐，开卷有益！提升工作效率永无止境，效率转化成成果又是一件必然之事。衷 心祝愿每个辅导员老师都尽快找到自己的工作方法，提髙效率，做出 成就，成为笑傲江湖的职场达人！贾海利