新编秘书实务课件第8章参谋与信息调研工作第3版

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1、第八章第八章 参谋与信息调研工作参谋与信息调研工作 引入案例主要内容本章小结案例分析实践训练学习目标第一节秘书的参谋工作第二节信息工作第三节调研工作主要内容第八章第八章 参谋与信息调研工作参谋与信息调研工作 电子教案模版配色1学习提示一学习目标一学习目标掌握秘书参谋的工作方法掌握秘书参谋的工作方法通过适当的途径获得信息通过适当的途径获得信息选择适宜的调查方式选择适宜的调查方式熟悉调查报告的格式熟悉调查报告的格式二学习重点二学习重点秘书参谋的方法与技巧秘书参谋的方法与技巧三学习难点三学习难点参谋工作的技巧参谋工作的技巧第八章第八章 参谋与信息调研工作参谋与信息调研工作 总经理秘书孙婷被提拔为办公

2、室副主任总经理秘书孙婷被提拔为办公室副主任20212021年年1212月月2424日，虽然已经立冬，但阳光隔着落地玻璃墙照射进来，日，虽然已经立冬，但阳光隔着落地玻璃墙照射进来，办公室内的绿色植物显得生机勃勃，呈现出春日的气息。总经理办公室内的绿色植物显得生机勃勃，呈现出春日的气息。总经理孙婷正在专心致志地起草总经理在孙婷正在专心致志地起草总经理在20212021年度总结与表彰上的发言年度总结与表彰上的发言稿。这时，稿。这时，铃响了，总经理让她到自己的办公室来一趟。孙婷铃响了，总经理让她到自己的办公室来一趟。孙婷马上拿起本子和笔快步向总经理的办公室走去。马上拿起本子和笔快步向总经理的办公室走去

3、。一进门，她看到总经理手里拿着她昨天交的报告，心里不免突突直跳一进门，她看到总经理手里拿着她昨天交的报告，心里不免突突直跳起来。原来，总经理在几个月前的一次吃饭时，不经意间透露出起来。原来，总经理在几个月前的一次吃饭时，不经意间透露出公司有扩大规模，考虑成立一个分部的设想，孙婷就暗暗记在了公司有扩大规模，考虑成立一个分部的设想，孙婷就暗暗记在了心头，并列用工作之余的时间开始行动起来。昨天，她拿给总经心头，并列用工作之余的时间开始行动起来。昨天，她拿给总经理一叠厚厚的材料，一份方案书，包括分部设立的城市设想，市理一叠厚厚的材料，一份方案书，包括分部设立的城市设想，市场调查数据，公司开展历史及趋势

4、分析，甚至到部门设置，人员场调查数据，公司开展历史及趋势分析，甚至到部门设置，人员构成，资金预算等等需要的细节和数据都一目了然。总经理指着构成，资金预算等等需要的细节和数据都一目了然。总经理指着材料问：材料问：“这是你一个人弄的？这是你一个人弄的？孙婷答复说：孙婷答复说：“总体构思是我总体构思是我根据您的设想，结合自己所学，用半年时间总结出来的。其中有根据您的设想，结合自己所学，用半年时间总结出来的。其中有关公司的一些具体数据，我请相关部门的人员指导得出的。关公司的一些具体数据，我请相关部门的人员指导得出的。引入案例 总经理面呈喜色，说：“小孙，你肯动脑筋，工作积极主动，值得表扬。你担任我的秘

5、书有两年半的时间了，你在接待、沟通协调、会议管理、文书处理及综合事务等方面处理得都不错，我想把你放到办公室副主任的岗位上锻练一下，你看如何？孙婷说：“王总，谢谢您对我的赏识与抬举，这两年多来，虽然我跟着您学到了很多，但我知道自己仍有许多缺乏之处，这么重要的岗位我怕自己担不起来，辜负了您对我的信任。总经理哈哈大笑：“小孙，你完全可以的，我已经和人事部邓经理沟通过了。这段时间，你把工作向新秘书交接一下，春节后，直接到办公室上班就可以了。问题：分析案例，你认为孙婷在哪些方面值得你学习?第一节秘书的参谋工作第一节秘书的参谋工作一、秘书参谋工作概述一秘书参谋作用1对领导思想具有充实完善的作用2对领导决策

6、具有辅助取舍的作用3对领导工作具有提醒的作用第八章第八章 参谋与信息调研工作参谋与信息调研工作 第一节秘书的参谋工作第一节秘书的参谋工作二秘书参谋在具体工作中的表达1起草与审核文稿中的参谋。2调查研究和信息工作中的参谋。3会务工作中的参谋4公务活动中的参谋5查办、督办、催办中的参谋6协调工作中的参谋7领导思想方面的参谋8领导日常生活中的参谋第八章第八章 参谋与信息调研工作参谋与信息调研工作 二、秘书参谋工作的要领微型案例第八章第八章 参谋与信息调研工作参谋与信息调研工作 第一节秘书的参谋工作第一节秘书的参谋工作第一节秘书的参谋工作第一节秘书的参谋工作二、秘书参谋工作的要领1深入调查研究2善于分

7、析形势3加强组织领导4学会谋略比较5掌握参谋时机第八章第八章 参谋与信息调研工作参谋与信息调研工作 小知识实用范例实用范例从触龙说赵太后，谈下属的参谋艺术从触龙说赵太后，谈下属的参谋艺术1 1察言观色，避其锋芒察言观色，避其锋芒2 2关心问候，缓和气氛关心问候，缓和气氛3 3大话家常，拉近距离大话家常，拉近距离4 4投其所好，请君入瓮投其所好，请君入瓮5 5晓之以理，循循善诱晓之以理，循循善诱第二节信息工作第二节信息工作第八章第八章 参谋与信息调研工作参谋与信息调研工作 可比信息 社会反馈信息 本单位信息 指挥性信息 政策法规信息 未来信息 相关信息信息的主要内容 一、信息概述一信息的主要内容

8、二信息的形式1文字形态信息。2声像形态信息。3记忆形态信息。第八章第八章 参谋与信息调研工作参谋与信息调研工作 第二节信息工作第二节信息工作二、信息工作的根本程序第八章第八章 参谋与信息调研工作参谋与信息调研工作 第二节信息工作第二节信息工作一、调查的方法 一普查。普查是普遍调查的简称，是指一个国家或一个地区为详细地了解某项重要的国情、国力而专门组织的一次性、大规模的全面调查。二重点调查。重点调查是一种非全面调查，它是在调查对象中，选择一局部重点单位作为样本进行调查。三典型调查。典型调查是从众多的调查研究对象中，有意识地选择假设干个具有代表性的典型单位进行深入、周密、系统地调查研究。四抽样调查

9、。抽样调查是从全部调查研究对象中，抽选一局部单位进行调查，并据以对全部调查研究对象做出估计和推断的一种调查方法。第三节调研工作第三节调研工作第八章第八章 参谋与信息调研工作参谋与信息调研工作 第三节调研工作第三节调研工作第八章第八章 参谋与信息调研工作参谋与信息调研工作 微型案例二、调查的形式1发表调查2问卷调查3访问调查4 调查5新闻媒介调查6留置调查7日记调查8文案调查第三节调研工作第三节调研工作第八章第八章 参谋与信息调研工作参谋与信息调研工作 问卷，就是根据研究课题的需要而编制成的一套问题表格，由调查对象自填答复的一种收集资料的工具，同时又可以作为测量个人行为和态度倾向的测量手段。课堂

10、讨论：有一位投资者，准备投资200万，在你家附近的一个商铺开设一个儿童服装商店。委托你设计问卷调查可行性，你将设计哪些问题？向哪些人进行调查？三、调查问卷的设计一问卷的结构一问卷的结构 1前言前言是对调查的目的、意义及有关事项的说明，1作用：一要引起被调查者的兴趣和重视，使他们愿意答复问卷。通过对调查的目的和意义的描述，使被调查者认识到他们的配合，将会是多么重要；二是消除公众的顾虑，争取他们的支持与合作。通过保证调查资料的控制范围，消除他们的戒备心理。2前言的具体内容：包括调查的目的、意义、编号、调查者的自我介绍，问卷的填写说明、回复问卷的时间和方法等。为了给被调查者以良好的“第一印象，前言的

11、语气要谦虚、诚恳，文字要简洁、准确、有可读性。微型案例一份“2006届毕业生就业状况调查表中的前言亲爱的学兄/学姐：您好，我们是在校大学生，为了解各专业大学专科毕业生的就业状况，以分析社会对各专业毕业生的需求趋向，给以后各届毕业生提供就业参考指导，我们利用业余时间组织了这次调查。这里要说明的是，本次调查纯属于学术研究活动，无任何商业企图，我们即不代表学院，也不代表某个企业单位，调查资料仅供我们自己研究所用，不会转交透漏给任何组织机构，故您不用担忧由此可能引起的任何麻烦。希望您能在百忙中抽出一点时间，答复下述问题。2调查问卷的主体内容调查问卷的主体内容问卷设计是否合理，调查目的能否实现，问卷设计

12、是否合理，调查目的能否实现，关键就在于这局部内容的设计水平和质关键就在于这局部内容的设计水平和质量。量。3附录附录(1)作业证明记录作业证明记录(2)一些图表的说明一些图表的说明 (3)结束语结束语 二问卷设计的方法二问卷设计的方法 1自由记述式自由记述式 2填答式填答式 3二元选择式二元选择式 4多元选择式多元选择式 5排序式排序式 6里克特量表里克特量表 7语义差异量表语义差异量表 8数值分配量表数值分配量表微型案例微型案例 1.1.你用的你用的 是否是苹果品牌吗？是否是苹果品牌吗？(二项选择法二项选择法 A A、是、是B B、不是、不是 2.2.您选择苹果您选择苹果 的原因有哪些？多项选

13、择法的原因有哪些？多项选择法 A A、外型时尚、外型时尚 B B、颜色漂亮、颜色漂亮 C C、品牌好、品牌好 D D、质量好、质量好E E、维修方便、维修方便 F F、价格廉价、价格廉价 G G、功能多、功能多 H H、其他、其他3.3.请将以下洗发水品牌依您的喜好按降序排列：请将以下洗发水品牌依您的喜好按降序排列：()()排序法排序法 A A、沙宣、沙宣 B B、力士、力士 C C、潘婷、潘婷 D D、海飞丝、海飞丝 E E、舒雷、舒雷 实用范例实用范例调查问卷的问题设计范例内容见第248页250页三问卷设计的本卷须知三问卷设计的本卷须知1 1问卷的结构要合理问卷的结构要合理 2 2问卷语句

14、设计合理问卷语句设计合理 3 3问题应能得到被调查者问题应能得到被调查者的关心与合作的关心与合作 4 4问题措辞要简单、通俗问题措辞要简单、通俗 5 5措辞要准确、单一措辞要准确、单一 6 6防止诱导性提问防止诱导性提问7 7提问要有艺术性，防提问要有艺术性，防止引起反感止引起反感8 8问题设计排列要科学问题设计排列要科学9 9问卷不宜过长问卷不宜过长 1010有利于数据处理有利于数据处理 1 1问卷的结构要合理问卷的结构要合理 问卷的前言和附录局部要尽可能短些，以突出问卷的前言和附录局部要尽可能短些，以突出正文局部。正文局部。一般来说，问卷的开头都要向受访者简要介绍一般来说，问卷的开头都要向

15、受访者简要介绍问卷的背景。这段文字口吻要亲切，态度要诚问卷的背景。这段文字口吻要亲切，态度要诚恳。恳。问卷的正式内容开头几个问题，通常是被调查问卷的正式内容开头几个问题，通常是被调查者的根本资料，如姓名、年龄、职业、通讯地者的根本资料，如姓名、年龄、职业、通讯地址等；假设调查对象是经销商，那么根本资料址等；假设调查对象是经销商，那么根本资料应包括企业名称、注册资金、年销售额等。但应包括企业名称、注册资金、年销售额等。但开头都应简洁明快，很快进入正题。开头都应简洁明快，很快进入正题。2 2问卷语句设计问卷语句设计(1)(1)必须围绕调查主题设计，脱离了主题就失去必须围绕调查主题设计，脱离了主题就

16、失去调查意义；调查意义；(2)(2)语句中所运用的概念要明确，特别要具体，语句中所运用的概念要明确，特别要具体，要尽量防止使用抽象的概念或一词多义的概念；要尽量防止使用抽象的概念或一词多义的概念；(3)(3)必须杜绝造成调查者与被调查对象之间产生必须杜绝造成调查者与被调查对象之间产生歧义的概念，以免造成同一概念不同的理解。歧义的概念，以免造成同一概念不同的理解。3 3问题应能得到被调查者的关心与合作问题应能得到被调查者的关心与合作例：如果向中国小学生调查美国总统的执政能例：如果向中国小学生调查美国总统的执政能力问题，是毫无意义的。力问题，是毫无意义的。4 4问题措辞要简单、通俗问题措辞要简单、

17、通俗某某VCDVCD光盘生产厂家就市场潜力派员访问调查。光盘生产厂家就市场潜力派员访问调查。询问：请问您是否使用过版本技术？询问：请问您是否使用过版本技术？使用过使用过没有使用过没有使用过不知道不知道 分析提示分析提示 因为不知道什么是版本技术，有些被因为不知道什么是版本技术，有些被调查者可能已使用过却选择了没有使用过，所调查者可能已使用过却选择了没有使用过，所得的结果显然有误差。得的结果显然有误差。5 5措辞要准确、单一措辞要准确、单一 措辞准确是指不要使用含混不清的字词，如措辞准确是指不要使用含混不清的字词，如“一一般般、“可能可能、“差不多差不多等词的含义，常常等词的含义，常常是模糊的。

18、是模糊的。“您通常喜欢选购什么样的鞋？您通常喜欢选购什么样的鞋？上班还是上班还是休闲？休闲？要尽量防止双主题问题。要尽量防止双主题问题。客户对某产品的价格和效劳质量感兴趣，询问客户对某产品的价格和效劳质量感兴趣，询问消费者消费者“您对它的价格和效劳质量满意还是不满意？您对它的价格和效劳质量满意还是不满意？6 6防止诱导性提问防止诱导性提问1 1“牌号的旅游鞋牌号的旅游鞋质优价廉，您是否准备选质优价廉，您是否准备选购？购？2 2“这个月大局部都看这个月大局部都看过电影过电影?蜘蛛侠蜘蛛侠3?3?了。您了。您看过这部电影吗？看过这部电影吗？蜘蛛语录：你是什么样的人，蜘蛛语录：你是什么样的人，取决于

19、你选择做什么样的人！取决于你选择做什么样的人！7 7提问要有艺术性，防止引起反感提问要有艺术性，防止引起反感A A、您至今未买电脑的原因是什么？、您至今未买电脑的原因是什么？1 1买不起买不起 2 2没有用没有用 3 3不懂不懂 4 4软件少软件少B B、您至今未买电脑的原因是什么？、您至今未买电脑的原因是什么？1 1价格高价格高 2 2用途较少用途较少 3 3性能不了性能不了4 4其他其他。8 8问题设计排列要科学问题设计排列要科学 问题的排列要有合理的逻辑顺序，问题的排列要有合理的逻辑顺序，一般先要提出概括性的问题，一般先要提出概括性的问题，然后，由近及远，逐步启发；由简到繁，逐步然后，由

20、近及远，逐步启发；由简到繁，逐步深入，防止一下子提出复杂的问题，使被调查深入，防止一下子提出复杂的问题，使被调查者感到厌烦。者感到厌烦。9 9问卷不宜过长问卷不宜过长一般控制在一般控制在2020分钟左右答复完毕为宜。时间分钟左右答复完毕为宜。时间过长会引起被调查者的反感。过长会引起被调查者的反感。1010有利于数据处理有利于数据处理调查问卷应按计算机的处理要求来设计，最调查问卷应按计算机的处理要求来设计，最好能直接被计算机读入，以节约时间和提好能直接被计算机读入，以节约时间和提高统计的准确性。高统计的准确性。四、调查报告的格式1导语即对调查目的、意义、性质做简要交代。2调查结果及分析研究结论这

21、一局部是调查报告的主体，具体反映调查的结果及分析研究的结论。3对策建议就是根据调查结果及分析研究的结论，提出可行的咨询决策建议。第三节调研工作第三节调研工作第八章第八章 参谋与信息调研工作参谋与信息调研工作 本章小结第八章第八章 参谋与信息调研工作参谋与信息调研工作 案例：调研与调研报告调研与调研报告内容略，请见教材第253-254页。问题：为什么营销经理们的调研报告得到了重赏？案例分析第八章第八章 参谋与信息调研工作参谋与信息调研工作 调研与调研报告调研与调研报告参考答案：参考答案：根据上述案例，公司派出的前三个调查根据上述案例，公司派出的前三个调查队伍：推销员、厂长与财务部门都没有做深入的

22、队伍：推销员、厂长与财务部门都没有做深入的调查，就形成了调研报告，报告不但没有深度，调查，就形成了调研报告，报告不但没有深度，而且对公司的正确决策没有起到辅助作用。而第而且对公司的正确决策没有起到辅助作用。而第四个调查队伍营销经理队那么进行了全面深入的四个调查队伍营销经理队那么进行了全面深入的调查，形成了高水平的调研报告，对公司的决策调查，形成了高水平的调研报告，对公司的决策起到了很好的辅助作用，给公司带来了可观的利起到了很好的辅助作用，给公司带来了可观的利润。因此调研报告是建立在充分调研的根底上的，润。因此调研报告是建立在充分调研的根底上的，如果没有全面深入的市场调查与研究，不可能做如果没有

23、全面深入的市场调查与研究，不可能做出高质量的调研报告。出高质量的调研报告。1 1实训目标实训目标通过训练让学生掌握调查的方法，对参谋有更深刻通过训练让学生掌握调查的方法，对参谋有更深刻的认识。的认识。2 2实训内容实训内容以以“秘书的参谋工作为主题，进行社会调查。秘书的参谋工作为主题，进行社会调查。3 3实训要求实训要求1 1通过调查问卷方式，调查社会上的秘书工作者，通过调查问卷方式，调查社会上的秘书工作者，了解她们在工作中的参谋方法、技巧及本卷须知等。了解她们在工作中的参谋方法、技巧及本卷须知等。2 2通过网络调查的方式，了解秘书参谋的方法。通过网络调查的方式，了解秘书参谋的方法。3 3将上述两项调查综合起来，写一份不少于将上述两项调查综合起来，写一份不少于20002000字的调查报告。字的调查报告。实践训练第八章第八章 参谋与信息调研工作参谋与信息调研工作 1什么是参谋？2秘书的参谋作用有哪些？3秘书参谋工作的要领有哪些？4调查的方法有哪些？5调查报告包括哪些内容？课后练习第八章第八章 参谋与信息调研工作参谋与信息调研工作 高等教育出版社高等教育电子音像出版社“十二五职业教育国家规划教材配套教案高等教育出版社高等教育电子音像出版社高职高专系列教材配套电子教案