公文写作常见错误解析.ppt

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1、1,公文写作常识 及常见错误解析,（2011年6月3日）,2,（一）什么是公文 公文，全称公务文书，是指行政机关、社会团体和企事业单位在管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。,一、公文写作常识,3,（二）公文的种类,写作分两类，一类是文学创作，另一类是实用写作，即应用文写作。公文是应用文的一种。 狭义公文的指称范围包括通用公文和专用公文。 广义公文的指称范围包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、调查资料、记录、登记表册等。见得最多、用得最多的包括：工作汇报、工作计划、工作总结、工作方案、调查报告、领导讲话

2、、致辞演讲、规章制度、经验事迹、入党入团志愿书、心得体会。,4,（三）学习公文写作的重要性,公文写作是公职人员的基本功。 公文写作是实现自我的重要一环。 公文写作是整合组织资源的重要手段。,5,（四）常用公文的写作模式,公文正文的基本内容模块一般来说有五个，即“依据”、“目的”、“文种承启语”、“事项” 、“要求”。 “依据” 是何以会写这一篇公文的理由、根据，为公文制作的出发点，按逻辑关系，排首位。 “目的” 表明动机，以依据为前提，在依据之后。 “文种承启语”，为达到目的而采取哪些具体措施、方法和意见而“启示”下文的“事项”。 “事项”。公文的核心，是公文制作者围绕或根据主旨而展开的内容、

3、叙述的情况、分析的问题、提出的做法、措施或执行的方案等一类内容。 “要求”。针对事项而发，需要进一步强调、提示，或为落实具体的做法而发出希望及号召等。,6,（四）常用公文的写作模式,举例 关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定 各市、县、自治县人民政府，省府直属单位： 袁汉辉同学在第34届国际数学奥林匹克竞赛中获得金牌，为广东省争了光。为表彰袁汉辉同学及华师大附中等单位的突出成绩，为促进我省的数学奥林匹克竞赛活动，培养青少年热爱科学、勇于进取的精神，省人民政府决定： (一)给予袁汉辉同学颁发奖状和奖金一万元； (二)给予华师大附中和中山市教委颁发奖状和奖金各五千元； (三)给予省数学学会和

4、广东省数学奥林匹克业余学校颁发奖状和奖金各五千元。 希望袁汉辉同学和受表彰的单位，戒骄戒躁，再接再厉，争取更大成绩。 广东省人民政府 二一年六月二日,7,（五）公文写作的内容要求,1、主题鲜明。 2、观点正确。 3、内容完整。 4、理解政策准确到位。是否与现行政策法规相一致；是否参照本机关以往政策规定；政策规定是否可行。 5、制定措施切实可行。 6、材料选用典型恰当。,8,(五)公文写作的内容要求,标题。要求简洁，体现主题，文种正确 正文。1.开头，要点明主旨，对主题进行概述，评价，让阅文者对主题事项有个基本判断。 2.以一定的逻辑关系分段表述主题事项。a以时间为序，b以空间为序，c以主题事项

5、的结构为序，d以主题事项的轻重缓急为序。 3.每段要有小标题，概述本段内容，简洁、新颖、恰当、尽量“对仗工整”，字数相当，让阅文者一目了然。 4.叙事。一般采用“观点（或要求）+情况+数据”，用情况、数据说明观点， “解答”为什么、怎么样。最好的办法是“上面问什么、我就答什么，上面怎么问，我就怎么答”。 5.不重复观点和重复使用事例。 6.善于归类。不串用材料、事例，不要将大小事项进行平行排列。,9,（六）公文写作的语言要求,基本要求：庄重、准确、简明、平实、得体。所谓庄重不随便，准确不含糊，简明不冗赘，平实不华丽，得体不破格。此外，要注意公文用语与文种的统一和谐。如：下行文多用“要求”“要”

6、“必须”“务必”“一定”“不得”等；上行文多用“请”“敬请”“希” “拟”等；平行文多用“贵”“望”“盼予”等。又如：“请示”结尾多用“当否，请批示”；“报告”结尾多用“特此报告”或“专此报告”；“通知”结尾多用“特此通知，请遵照执行”；“函”结尾多用“敬请函复”等。,10,（七）公文写作的形式要求,（1）文种正确。 （2）格式规范。 （3）形式（结构、句式、段式）协调。 （4）排版规范。总的原则是形式必须服从于内容的需要。,11,（八）公文写作的方法要求,（一）同中求异。重复性是公文的一大特点，特别是一些常规性的工作，难免要年年发文。即使写同样内容的公文，也要采用不同的写法、不同的表达方式，

7、力求特色。 （二）稳中求变。格式化是公文的特点，但决不能认为公文就是“八股文”，所有公文都是“三段论”。公文当然不可能像文学作品那样灵活多样，但从语言到结构、从形式到内容、从格式到方法，都应稳中求变，要在遵循公文写作基本规律的前提下，灵活运用多种方法，不断赋予其新的变化，写出新意。,12,（八）公文写作的方法要求,（3）换位思考。特定性也是公文的一个特点，这种特定性包括作者与阅者的特定性，是其他文种所不具备的。因此，行文时要充分进行换位思考，既要准确领会领导意图，又要当好领导的智囊，从领导的角度、高度、深度来考虑问题，作出决策；既要从上级的层面具有全局性、前瞻性地作出部署、提出要求，又要从下级

8、的层面充分考虑各个单位的具体情况和执行过程中的可操作性，以避免“一刀切，瞎指挥”。,13,（八）公文写作的方法要求,（4）形神统一。如果说散文的特点是“形散而神不散”，那么，公文的特点就是“形正神聚”，公文不仅神不能散，形也不能散。具体来说，公文的“形”集中体现为写作体例规范、编辑排版规范和文法语法规范，公文的“神”集中体现为政策性、思想性和经验性。“公文的形式，就相当于人的外表，不仅要有匀称的身材，还要有合适的着装。” “公文的精髓，就相当于人的灵魂，不仅要有自身净化作用，还要有对他人的感化作用。”,14,（九）几种常见公文的写法,会议通知的要素 会议主题。 会期及开始时间（月、日、星期，上

9、、下午或晚上几时）。 地点。 参加会议人员范围。 其他事项。（对参会人员的要求，车辆、住宿安排、费用、材料准备、筹办会议的联系单位等）。,15,（九）几种常见公文的写法,综合性汇报的写法 工作报告主要分阶段性工作的综合报告和对专项工作的专题报告。 标题。事由加文种，如关于2011年上半年工作情况的报告；报告单位、事由加文种，如郴州市第二人民医院关于2010年度工作情况的报告。 正文。把握三点：（1）开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。（2）主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主

10、要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。(3)结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结尾。,16,（九）几种常见公文的写法,专题报告的写法 标题。由事由、文种组成，如关于我院“三好一满意”活动开展情况的的报告。有的报告标题也可标明发文机关。标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。 正文。可采用“三段式”结构法。以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施；因工作失误向上级写的检查报告主要写

11、错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。 结尾。通常以请审核、请审示等语作结。,17,（九）几种常见公文的写法,述职报告的写法 （一）标题 直称式。如述职报告 公文式。任职时限+任职名称+文种名称 文章式。例：我是如何开展党务工作的某某单位党委书记的述职报告 （二）署名。（或：职务+署名） （三）主送单位和称谓。 （四）正文。1.述职时限、主要职责范围。2.履行职责的自我评价（实绩）3.经验体会、问题和教训。4今后的打算、决心，建议。 （五）落款（署名+日期）,18,（九）几种常见公文的写法,致辞的基本写法 祝贺+感谢+（意义）希望 过去+现在+将来（昨天、今天

12、、明天）,19,二、公文写作的常见错误,1.公文制作程序中的常见错误： （1）文牍主义，不需发文的非发文。 （2）当审核的不审核。审核程序倒错，“文件倒流”。 （3）该会签的不会签。 （4）忽略校对程序。,20,二、公文写作的常见错误,2.公文内容中的常见错误： （1）一文多事。 （2）文不对题。 （3）前后矛盾。 （4）违背政策。 （5）操作性不强。,21,二、公文写作的常见错误,3.公文语言使用中的常见错误： （1）意思表达不够准确，容易使人产生歧义。 不规范简称，褒贬不辨，语序不当，不确定词的使用不当。 （2）文字不精练，口语话，语言或语意重复，使用描述性甚至抒情、夸张式语言。 “目的+

13、结果+目的” （3）套话空话连篇累牍。头重脚轻，下笔千言，离题万里。 （4）专业术语运用不当。如“国家特殊津贴”应为“国务院特殊津贴”；“博士学位授权单位”应为“博士学位授予单位”；“党委的战斗堡垒作用”应为“党委的政治核心作用”或“党支部的战斗堡垒作用”，等等。 （5）数字不够准确。二0一0年六月三日。一、（一）、1、（1） （6）开头结尾不够精练。开头过多， 头重脚轻，“为了”“在下”一大串。结尾重复开头内容。（标准：虎头、豹尾、水蛇腰） （7）标点符号不正确。 一逗到底。分号误用。如：具体列举项目时，如用括号形式加以标注，句末宜用句号（不用括号标注时宜用分号）；“一是”“二是”句式。如果

14、都只是一句话，之间宜用分号（如果都是一段话，宜用句号）。,22,二、公文写作的常见错误,4.公文写作形式上的常见错误： （1）文种混淆。比较常见的是把“请示”“报告”与“申请”混淆；把“汇报”与“报告”相混淆；当转发的文件与当以意见形式贯彻落实的文件混淆不清。 （2）文种不对应。“批复”应对“请示”；“复函”（注意不是“函复”， “函复”是公文用语，而不是文种）应对“函”。 （3）文种可选时未能选择最佳文种，甚至因此而导致内容上的不当或缺失。如：关于开展向同志学习活动的通知与关于向同志学习的决定。,23,二、公文写作的常见错误,4.公文写作形式上的常见错误： （4）标题不够简洁。概括性不够，出

15、现“通知的通知的通知”。 （5）缺乏整体观念。有的部分有二级、三级标题，有的部分没有；有的部分标题与其他内容同属一段，有的部分标题单独成行；有的部分有“帽子”，有的部分没有。 （6）权重不分，详略不当。在突出重点的前提下，要使各部分文字所占的比重相协调。,24,二、公文写作的常见错误,4.公文写作形式上的常见错误： （7）层次不清，逻辑混乱。尤其是有的自然段太大，一段就占了一两页纸，让读者看后感觉云里雾里。 （8）排版不规范。文头、发文机关、用纸、字体字号、行距等不统一。原则上一级标题不要居于页面的最后一行。不出现只有落款的页面或者正文与落款距离过远的情况。,25,二、公文写作的常见错误,4.

16、公文写作方法上的常见错误： （1）只求方便，改头换面。做“文抄公”（抄网上、上级、同级、过去）。 （2）过于灵活，标新立异。 （3）低位谋事，视野狭窄。 （4）有形无神，形神分离。,六字决：学习、思考、实践。 学习：掌握知识；比较优劣；研究方法；总结教训。,1. 写作知识：（1）写作基础知识（审题立意、文法语法、修辞逻辑）。（2）文种文体常识（文种体例、行文格式、语言风格）。（3）业务知识（法律法规、理论政策、专业术语）。（4）各类相关知识。（5）所写内容的类似文章。,三、提高写作水平的方法,27,实 践,学习写作固然需要掌握一定的理论知识，但更为重要 的是将理论与实践紧密结合起来，把抽象的理

17、论消化、吸 收、内化成为自己的写作方法和技巧，直至把有形的技巧 幻化为无形的习惯也就是说，使自己笔下的每一个字、 一个标点符号都自然而然地符合文法语法，使自己写出的 每一段话、每一篇文章都自然而然地符合写作要求，不需 要刻意的藻饰，不需要烦琐的对照，力求于平淡之中见功 力，化腐朽为神奇。从这个意义上来说，“文章本天成， 妙手偶得之”；写文章“无他，唯手熟尔。”,思考：错在哪里？ 为什么会错？ 如何去改正？ 怎样才能避免犯同样的错误？,有学者提出：“新教育实验致力于造就反思型的教师，写作就是反思的形式之一。在这里，写作不仅仅是单纯的写作，它应该与实践相随，与阅读同行，与思考为伴。实践是它的源泉，

18、阅读是它的基础，思考（反思）是它的灵魂。”,2. 写作能力：（1）优良的文字表达能力。 （2）敏锐细致的观察能力。 （3）严谨周密的思辩能力。（4）准确理解和正确运用政策法规的能力。（5）理论联系实际的能力。,3. 写作素质：（1）旺盛的写作热情。无私奉献、自我牺牲，耐得住寂寞，甘坐“冷板凳”。（2）良好的写作感觉。丰富细腻的感情，高度的政治敏感性，善于领会领导意图，善于抓住主要矛盾。（3）符合要求的语言习惯（简明扼要，干净严谨，少用描述性语言，以陈述性、说明性语言为主）。（4）敏捷开阔的写作思维。（5）“自觉”的写作方法意识。,要通过不懈的学习、思考和实践，促进写作知识向 写作能力、写作素质转化,30,所谓能力不是一会儿就能够从无到有的，看看小孩子养成走路跟说话的能力有多麻烦。阅读跟写作不会比走路跟说话容易，一要得其道，二要经常的历练，历练到成了习惯，就像小孩子学走路一样，才算有了这种能力。 叶圣陶,