企业行政办公管理制度

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1、 行政办公管理制度第一节 总 则 为完善善公司的的行政管管理机制制，建立立规范化化的行政政管理，提提高行政政管理水水平和工工作效率率，使公公司各项项行政工工作有章章可循，照照章办事事，制定定制度。 第二二节 文件收收发规定定 第第一条 公司文文件由指指定的拟拟稿人拟拟稿，属属董事会会秘书核核稿，属属公司文文件由办办公室主主任拟稿稿。文件件形成后后，属董董事会的的由董事事长签发发，属公公司的由由总经理理签发文文件。 第第二条 已签发发的文件件由核稿稿人登记记，并按按内容编编号后，打打印。 第第三条 文件由由行政办办公室负负责校对对，并送送拟稿人人核稿人人审查合合格后，方方能复印印、盖章章。 第第

2、四条 文件由由行政办办公室负负责报送送。送件件人应把把文件内内容、报报送日期期、部门门、接件件人等事事项清楚楚，并报报告报送送结果。 第第五条 经签发发的文件件原稿行行政办公公室负责责存档。第六条 外外来的文文件由办办公室专专人负责责签收。签签收人应应于接件件当日即即按文件件的要求求报送给给有关部部门，不不得积压压迟误，属属急件的的，应在在接后即即时报送送。第三节 文件传阅批批办制度度第一条 上上级或外外单位来来文，首首先由行行政管理理部统一一编号，根据文件密密级和内内容报送送相关部部门传阅阅，待阅阅完有关关负责人人批示后后，行政政管理部部负责督督办，最最后根据据需要统统一编号号整理归归档。第

3、二条 公公司各部部门向总总经理报报告的工工作材料料、文件件或建议议意见等等需总经经理批复复的，首首先交行行政管理理部统一一报送总总经理，待待总经理理批阅后后交行政政管理部部督办执执行。第三条 各各部门因因工作需需要，涉涉及全局局需有关关部门协协调配合合以通告告形式发发文件时时，首先先报行政政管理部部统一发发文或转转发下达达，各部部门不得得自行随随意发文文或下达达通知等等。第四条 由由行政管管理部发发放的所所有文件件内容，均均代表公公司的旨旨意。为为统一规规范，所所有文件件必须实实行会签签制。首首先由行行政管理理部部长长签署意意见后报报总经理理签署准准发后方方可发文文。董事事会发文文必须由由董事

4、长长最终签签发。第四节 文件材料打打印复印印管理规规定第一条 公公司各部部门需打打印、复复印文件件材料时时，首先先报行政政管理部部审核后后打印、复复印，否否则行政政管理部部拒绝打打印、复复印。第二条 各各部门需需打印的的文件材材料，草草稿必须须经过认认真修改改审定后后打印，应应在未打打印前在在电脑上上校对，不不允许打打印出来来后才校校对。若若确实需打印印、传阅修修订的，应应打印在在废纸反反面，严严禁浪费费办公耗材。第三条 行行政管理理部的电电脑、打打印机、传传真机等等由专人人操作，任任何人不不得随意意操作，否否则严肃肃处理。第四条 行行政管理理部要认认真做好好各部门门打印、复复印文件件材料的的

5、登记工工作，要要求当事事人必须须签字（11-100页 本本人签字字，100-200页部门门经理签签字，220-550页行行政管理理部部长长签字，550页以以上总经经理签字字），做做好把关关工作。第五条 公公司给部部分部门门配备了了电脑，打印设备其文件材料自行打印，但行政管理部负责控制监督其纸张的领用，特殊情况需大量打印或复印的，报行政管理部审批。第六条 各各部门在在打印、复复印材料料时，必必须本着着勤俭节节约每张张纸的原原则，反反对任何何形式的的铺张浪浪费。第五节 档案管理制制度依据公司实实际情况况，为了了使公司司档案合合理有效效利用，特制定本制度。第一条 公司档案工工作的基基本原则则是：集集

6、中管理理与分散散管理相相结合，以以集中管管理为主主。即公公司文书书档案由由行政管管理部集集中统一一管理，其它档案（已交行政管理部的除外）分别由相关部门自行管理（但两年以上的技术信息档案必须交行政管理部管理），以便于及时利用，维护档案的的完整与与安全。公公司各部部门在各各项活动动中形成成的具有有参考价价值的文文件、材材料，由由承办单单位、主主办人负负责将其其及时整整理归档档。第二条 公司行政管管理部设设立专职职档案员员负责的的档案工工作，负负责管理理公司的的文书及及业务档档案。（一）档案案管理主主要任务务：1、 档案管理员员应认真真学习档档案管理理理论、技技术和实实际业务务知识，掌掌握归档档的基

7、本本方法，保保证档案案质量。2、 收集、整理理、立卷卷、鉴定定、保管管公司的的文书档档案；3、 积极开展档档案的提提供利用用工作；4、 进行档案鉴鉴定；5、 进行档案统统计；6、 保管部门科科技档案案；（二）档案案管理注注意事项项：1、 档案管理员员要防止止和减少档档案的磨磨损，努努力延长长其使用用寿命。2、 严格遵守保保密制度度，维护护档案的的政治安安全，堵堵塞一切切漏洞，防防止失密密、泄密密事件发发生。3、 档案应该分分类编号号、归档档。4、 严防档案潮潮湿、发发霉、磨磨损、字字迹模糊糊等事故故。5、 定期修缮维维护档案案完整。第三条 归 档（一）归档档的文书书包括：1、 公司与有关关单位

8、来来往的重重要信件件、各种种协议书书、合同同等。2、 公司会议原原始记录录、纪要要和决定定（包括括发布的的通知、通通报，机机构调整整、任免免、奖惩惩公告以以及公司司的规章章制度等等）。3、 公司制定的的项目、经经营计划划、统计计、预、决算、工工作总结结。4、 公司主持召召开的各各种专业业会议形形成的领领导讲话话、文件件、会议总总结和会会议纪要要。5、 公司各部门门的发文文。6、 其他具有保保存价值值的文件件材料、重重要的工工作经验验材料。第四条 归档要求1、 归档的材料料，应按按照自然然形成、保保持历史史联系的的原则和和归档要要求及文文件内容容进行归归档。2、 在一个卷内内要按问问题或文文件形

9、成成的时间间系统地地排列。3、 案卷标题要要简明准准确，整整理好的的案卷要要确定案案卷的保保管期限限，原则则上分为为永久、长长期（十十年以上上）、短短期（十十年以下下）三种种。4、 按归档要求求进行装装订、编编号、填填写卷内内目录备备查表。5、 全部案卷组组成后，要要对案卷卷作统一一排列并并编写档档号，然然后逐卷卷登记，填填写案卷卷目录。第五条 档案借阅1、 档案借阅要要履行借借阅手续续。查阅阅档案只只限在公公司查阅阅，不能能带出公公司。必必须带走走的，要要经过总总经理批批准。2、 借阅时间。一般档档案借出出借阅时时间最长长不超过过十天，密密级档案案最长不不超过一一周。3、 借档人不得得转借、

10、拆拆卸、调调换、污污损所借借的档案案资料，不不得在文文件上圈圈点、画画线和涂涂改，未未经批准准不得复复印档案案。4、 借档人确因因工作需需要复印印文件或或摘抄文文件，需需经行政政管理部经经理批准准。第六节 办办公用品品管理制制度一、办公用用品的申申购：1、申购的的方式：采取计计划申购购和专项项申购两两种方式式。2、办公用用品管理理员根据据现有库库存和实实际需求求于每月月末提交交次月的的申购需求，填填写办办公用品品申购表表(见附件件3)交于于行政人人事部经经理，待待行政人人事部部部长批准准后方可可购买。3、设备耗耗材，如如传真机机墨盒、复复印机墨墨粉、复复印纸、白白板笔、打打印机硒硒鼓等，由由当

11、事人人填写办办公用品品申购表表，经经行政人人事部部部长初核核，主管管副总批批准后可可购买。4、如遇会会议、公公司大型型活动等等特殊情情况，急急需配备备大量办办公用品品时，申申请部门门应提前前1天通知知行政人人事部，并并报常务务经理批批准后由由行政人人事部部部长安排排先行购购买，事事后请购购部门补补办申购购手续。 5、非计划划内的零零星采购购：需由由本部门门负责人人批准后后并填写写办公公用品申申购表，交交行政人人事部部部长负责责安排采采购。未未经总经经理授权权，各部部门不可可自行采采购办公公用品。二、办公用用品采购购：1、 办公公用品采采取低库库存管理理原则，防防止积压压。2、行政人人事部部部长

12、/主管副副总确认认后的申申购计划划，由行行政部负负责安排。三、办公用用品入库库1、办公用用品管理理员在核核对无误误后填写写办公公用品入入库登记记表，交交采购人人签字确确认。由由行政人人事部部部长签字字核准。2、采购人人持经行行政人事事部部长长和财务务签字确确认的发发票，按按财务报报销程序序办理报报销手续续。四、办公用用品领用用： 1、领用原原则：按按需领用用，以旧旧换新，超超过常规规领用数数量的领领用需经经部门负负责人批批准后方方可领取取。2、新员工工报到当当天由办办公用品品管理员员按规定定配备办办公用品品。五、办公用用品的使使用变更更员工离离职时需需按个人人领用明明细表上上的领用用记录移移交

13、非完完全消耗耗品，办办公用品品管理员员调整领领用记录录。六、办公用用品费用用的控制制。1、行政人人事部为为每位员员工建立立个人领领用办公公用品领领用明细细表，并并将个人人领用办办公用品品汇总登登入部部门办公公用品领领用明细细表，记记录员工工及部门门每月领领用的全全部办公公用品，为为有效控控制办公公用品领领用提供供依据和和参考。2、每月底底由办公公用品管管理员根根据各部部门领用用情况填填写办办公用品品月报表表(见附件件6)，报报总经理理、主管管副总、行行政人事事部经理理各一份份。七、办公用用品的报报废使用用人将损损坏（无无法使用用）的非非完全消消耗品交交回行政政专员，由由其负责责查明原原因后报报

14、行政人人事部部部长审核核，主管管副总批批准后作作报废处处理，并并给予重重新领用用，手续续同前。八、办公用用品的丢丢失使用人将非非完全消消耗品的的办公用用品（如如：计算算器）丢丢失时，财财务应按按照折旧旧办法进进行折旧旧估价，丢丢失者照照折旧后后的价格格赔偿。九、未列入入本制度度内的办办公用品品，可参参照本制制度执行行。附件1：办公用品分分类明细细表类别物品名称单位领用范围及及期限备注个人部门设备管理人人员卫生管理人人员新员工日常一年日常办公纸制品完全消耗类信纸本复印纸包专用打印纸纸(彩喷纸纸)包便签纸本公文纸(介绍信)本标签纸张彩色分页纸纸张装订封面纸纸张考勤表张信封个非完全档案盒个档案袋个帐

15、本本办公用具完全消耗类类铅笔支签字笔支圆珠笔支笔芯支橡皮个修改液瓶钉书针盒大头针盒回形针盒胶水瓶胶带卷刀子个刀片个复写纸盒效率手册本软皮本本电池个装订胶条个装订胶圈个装订胶片张一次性纸杯杯个刻录光盘张非完全消耗耗类削铅笔刀个尺子把剪刀把小型打孔机机个原子印油盒订书机个电脑及设备备盖布块电源插板个长尾票夹个两页夹个挂历夹个文件夹个荷兰夹个名片夹个文件架组笔架个磁盘张鼠标个计算器个清洁用品非完全纸筐个杯刷把刷子把完全消耗品品簸箕个笤帚把拖把把橡胶手套双清洁小毛巾巾个香皂块洗洁精瓶清洁膏盒消毒液瓶设备用耗材材完全消耗品品灯泡、灯管管只打印机墨盒盒盒复印机墨盒盒盒打印机硒鼓鼓(装粉)个传真机墨盒盒盒白

16、板笔支白板笔水瓶- 24 -附件2：办办公用品品管理流流程各部门申请采购行政人事部经理审核公司采购部采购办公用品管理员入 库主管副总批 准市场部生产厂行政办公室采供部研发部技术部集团办公室证券投资部财务部*集团行政办公室各部门领用各部门领用生产计划部企管部工装事业部后勤部财务部 附件3：办公用品申申购表申请部门： 编编 号：序号名 称型号单位数量估价备注1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.申请人部门经理行政人事部部经理主管副总经办人申请日期年 月 日附件4：办公用品入入库登记记表序号物品名称型号规格单位入库数量单价入库时间购买人接收人备注附件5：办公用品领领用登记记表姓名：序号名称数量日期备注序号名称数量日期备注附件6：_年_月月办公用用品月报报表序号物品名称型号规格单位上月结余本月入库当月领用当月结余备注数量单价数量单价数量单价数量单价附件7：_年年_月_年_月办办公用品品费用统统计表单位：元 部门组别个人日常领领用费用用个人领用非非完全消消耗品费费用部门领用办办公用品品费用设备耗材分分摊清洁用品及及其它分分摊复印、传真真用纸费费用分摊摊合计备注纸制品办公用具制表：审核：附件8：办公用品丢丢失记录录表类别： 部门： 编号：物品名称编 号号型号丢失人单 价丢失日期财务部折旧旧价： 部门经理意意见：主管副总部部： 总经理：备注： 日期：