企业档案管理程序

《企业档案管理程序》由会员分享，可在线阅读，更多相关《企业档案管理程序（17页珍藏版）》请在装配图网上搜索。

1、25档案管理程序1 目的和范围：建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。2 职责：2.1 公司司档案按按统一领领导、分分级管理理的办法法进行组组织管理理，即图图书档案案室（隶隶属人力力资源部部）负责责公司档档案的总总体管理理，部门门资料员员负责本本部门的的立卷归归档工作作，图书书档案室室对各部部室进行行业务上上的指导导、监督督和检查查。2.2 鉴于于财务档档案的特特殊性，公公司财务务档案（包包含各类类合同）由由财务计计统部自自管，图图书档案案室提供供存放点点。使用用

2、时，由由财务计计统部指指定专人人调档。2.3 鉴于于人事档档案的特特殊性，公公司人事事档案由由人力资资源部人人力资源源口自管管，人力力资源部部经理指指定专人人按集中中管理、严严格保密密的原则则进行管管理。3 流程：3.1 档案案分类：3.1.11 文文书档案案：即在在公司管管理过程程中产生生的有保保存价值值的普发发性内外外部文件件。3.1.22 基基建档案案：即以以竣工图图为核心心的在工工程建设设过程中中形成的的专业材材料。3.1.33 财财务档案案：即在在公司经经济活动动中产生生的会计计凭证、帐帐簿和财财务报告告等具有有保存价价值的会会计核算算专业材材料。3.1.44 人人事档案案：即公公司

3、员工工在应聘聘、转正正、考评评等人事事活动中中形成的的反映个个人基本本情况、工工作表现现的个人人资料。、3.1.55 经经营销售售档案：即公司司房产经经营销售售活动中中产生的的具有保保留和存存查价值值的历史史记录，如如合同评评审记录录、商品品房预售售合同、客客户档案案、市场场调研资资料、楼楼盘宣传传资料等等。3.1.66 客客户服务务档案：即公司司在提供供客户服服务过程程中形成成的具有有保留和和存查价价值的历历史记录录，如客客户投诉诉记录、处处理方案案、落实实反馈记记录、客客户满意意度调查查与分析析记录等等。3.1.77 对对外联络络档案：即公司司在项目目报批报报建过程程中形成成的具有有保留和

4、和存查价价值的历历史记录录。如政政府和公公共事业业单位的的批文、文文件和专专题会议议纪要等等。3.1.88 声声像档案案：即在在公司生生产经营营活动中中形成的的有保存存价值的的、以音音像或图图象记录录在特殊殊载体上上的并配配有文字字说明的的历史记记录。3.2 具体体管理：3.2.11 立卷卷归档：各部室资料员在每年年初，根据以往本部门文件运转情况，预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目，如人力资源部可制定“人事行政发文”、“周记”等，并将空白的文件清单置于该类目文件的最前面。 A流程：随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内，并按文件收进顺序随时填写文件清单。一个较长时间段后，对手

5、头上的所有文件进行清理，对不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放文书档案每2年为一个归档周期。各部室资料员在逢偶数年的6月底，将前两年形成的文件整理后向图书档案室移交。声像档案的归档时间同文书档案。单位工程预决算可在清尾款后半年内归档。财务档案在会计年度终了后，暂由财务计统部保管3年后再存放于图书档案室。基建档案在竣工决算工作完成后两个月内归档，项目前期资料一年后归档。 B要求： a各部部室向图图书档案案室移交交档案时时，均需需附上移移交清单单一式两两份。移移交时，交交接双方方据此进进行清点点签收，并并各自保保存一份份。（移移交清单单即文件件清单）b. 各部室向图图书档案案室移交交档案时时要做到

6、到种类齐齐全、份份数完整整，图书书档案室室不接收收未经系系统整理理的零散散文件。c. 文件在各部部室保存存阶段，要要注意保保持字迹迹清晰、份份数完整整，防止止发生霉霉变等。复复写件、圆圆珠笔书书写件或或传真件件等均应应重新复复印存档档。d. 各部室可根根据实际际工作需需要保存存文件，但但向档案案室移交交档案时时，则应应按规定定的归档档范围进进行。a）总经理理室：会会议纪要要、董事事会文件件、诉讼讼文书、项项目策划划与年度度计划文文件、有有关公司司送交的的文件、各各部门送送交的文文件、外外来文件件、外送送文件、大大事记等等；b) 人力力资源部部：人事事行政发发文、企企业设立立与登记记材料、员员工

7、的人人事资料料（应聘聘表、编编制表、工工资单、培培训记录录等）、内内部刊物物等；c) 工程程材料部部：前期期文件、施施工文件件、竣工工文件、竣竣工图和和声像材材料（亦亦即内业业资料、竣竣工资料料、设备备说明书书等）；其中前前期文件件由工程程部负责责收集，竣竣工图由由施工单单位负责责编制；文书如如外送文文件、外外来文件件、有关关人员出出差带回回来的文文件等；d) 财务务计统部部：财会会档案见见第三层层次文件件财务务档案管管理程序序；e) 审计核算部部：决算算资料、签签价单、外外送文件件、外来来文件等等；f) 经营销售部部：合同同评审记记录、售售楼合同同、协议议、广告告宣传资资料、客客户资料料、市

8、场场调研资资料、外外送文件件、外来来文件等等；g) 设计研发部部：工程程地质勘勘察报告告、方案案设计图图纸和说说明、扩扩初设计计图纸和和说明、勘勘察设计计报告及及招标文文件（标标书、合合同等）、工工程设计计概算说说明、各各项目往往来文件件（传真真、工作作联系函函等）、施施工设计计图纸和和说明、设设计变更更、设计计合同、外外送文件件、外来来文件等等。h) 对外联络部部：联络络函、活活动计划划、外送送文件、外外来文件件等。i) 客户服务部部：客户户投诉记记录、处处理方案案、落实实反馈记记录、客客户满意意度调查查及分析析记录等等。3.2.2 整理上架：组卷：通过鉴定的文件材料严格按规定排列、打号、装

9、订、著录并制作卷内目录，组成案卷。鉴定：对各部室移交的档案，图书档案室档案员要重新审查其价值性，并剔除无保存价值的文件材料。 A. 流程 造册：制作全引目录和案卷目录，形成保管清册。上架：案卷按档号顺序竖放在密集架上，一般小号在左，大号在右，自上而下。 B要要求：a. 卷内文文件的排排列应条条理系统统。文书书档案按按时间顺顺序依次次排列，具具有密切切联系的的文件应应依一定定的次序序排列在在一起，即即批复在在前、请请示在后后；正件件在前、附附件在后后；基建建档案的的卷内排排列顺序序为文前前图后。b. 不同保保存价值值的文件件应分开开组卷。c. 凡有文字字部分的的均应打打上号码码（采用用打号机机，

10、正面面右上角角，背面面左上角角）。d. 文文件材料料装订前前应剔除除金属物物。e. 图纸采采用手风风琴式折折叠法，规规格为330cmm21ccm；装装订边应应加垫纸纸以使左左右平整整并注意意露出图图标。 3.2.33 保管管： A. 库房管管理： aa. 库房应应集中布布置、自自成一区区，不堆堆放与档档案资料料无关的的物品，不不从事与与库房管管理无关关的活动动；库内内档案必必须按顺顺号上架架，不得得错架、乱乱架； bb. 除档案案员外，非非档案人人员不得得随意出出入库房房，确需需进库的的（如维维修库房房或设备备等），则则须有档档案员陪陪同并相相伴始终终； cc. 库房设设有中央央空调、除除湿机

11、、温温湿度测测量仪和和消防喷喷淋等设设备，档档案员要要定期检检查，以以确保以以上设施施的安全全有效； dd. 随时注注意库房房温湿度度的具体体指数，务务必使温温度保持持在1440C2000C，相相对湿度度50%655%； ee. 档案入入库前要要进行严严格的检检疫工作作，特别别注意检检查易于于生虫的的部位；同时对对档案必必须进行行定期的的防疫检检查，有有计划、分分期分批批地对档档案进行行翻动； ff. 每月中中旬定期期对库房房进行清清扫擦拭拭，包括括擦洗密密集架、地地面、门门窗等，特特别是对对一些小小角落、缝缝隙要进进行清洁洁消毒以以防害虫虫滋生；g. 档档案员离离开库房房时应随随手锁门门，并

12、注注意检查查库房门门窗的紧紧闭性；h. 公公司采用用移动式式密集架架作为档档案装具具。档案案按部室室存放，密密集架的的编号及及档案的的存放顺顺序为自自门口起起，从左左自右，从从上到下下。 B. 流动动中的安安全防护护： a. 档案案在库房房外未被被使用时时，不允允许长时时间摊放放在桌子子上，而而应及时时放入库库房或专专用的柜柜子中锁锁好，更更不准擅擅自带离离规定的的使用场场所； b. 未经经许可，利利用者不不得将所所借档案案转借他他人，以以防泄密密； c. 未经经许可，利利用者不不得擅自自拍照、抄抄录、复复印； d. 尽量量减少档档案原件件在同一一使用人人手中的的滞留时时间，以以防因档档案外借

13、借时间过过长而出出现的泄泄密现象象。3.2.44 提提供利用用： A 加加强基础础工作：a 编制必要的的全引目目录和案案卷目录录，为档档案用户户提供必必要的检检索工具具；b 安装使用快快捷便利利的档案案管理软软件，提提高查档档效率；c 开辟阅览室室，向档档案用户户提供档档案信息息。B开展查查借服务务：a 借阅：a） 公司内部人人员借阅阅档案的的，须填填写档档案借阅阅登记表表，阅阅毕及时时归还；归还时时，管理理人员必必须当面面清点档档案页数数，之后后再入库库；b） 非公司人员员借阅档档案的，须须持有关关单位介介绍信，并并经公司司相关部部门主管管同意后后方可借借阅；c） 借阅者必须须爱护所所查阅的

14、的档案，不不得在档档案上涂涂改、勾勾划、圈圈点或做做其他各各种标记记；不得得撕去档档案内页页；d） 借阅者不得得在阅览览室吸烟烟、大声声喧哗。b 借出：a） 档案使用人人如需借借出档案案，须填填写档档案借出出登记表表，并并按规定定于1周内归归还，不不能及时时归还的的，经档档案员同同意可办办理续借借手续；归还时时，档案案管理人人员必须须当面确确认档案案完整性性后方可可入库。b） 非公司人员员若需借借出档案案，须持持有关单单位介绍绍信，并并征得公公司相关关部门主主管同意意后，方方可借出出；c） 借出人员须须妥善保保管好档档案，不不得遗失失、抽换换、拆散散、涂改改、转借借，并负负有保密密的完全全责任

15、。c 复印：a） 档案使用人人若需复复印档案案资料的的，须经经档案员员同意；b） 图纸资料若若需借出出复印的的，须经经档案员员同意并并严格控控制复印印份数。3.2.55 销销毁：A流程：图书档案室档案员将确认销毁的档案材料登记在档案销毁清册上，并组织销毁图书档案室档案员每两年对已到保管期限的档案资料进行复查复查结果上报人力资源部经理审批 BB 要求：a 准备销毁的的档案材材料在未未批准前前应单独独保管；b 批准销毁的的档案可可送造纸纸厂作原原料或用用碎纸机机销毁，严严禁将需需要销毁毁的档案案作其他他用途，更更不允许许出卖。c 档案销毁时时，须有有两人以以上监销销，并在在销毁清清册上签签字以示示

16、负责。4 相关文件件：4.1 融融侨集团团档案管管理办法法之档档案保管管期限表表4.2 融融侨集团团人力资资源管理理体系之之人事事档案控控制程序序4.3 财财务档案案管理制制度5 相关关表单：5.1 文文件清单单/移交交清单（具具体见文文件管理理程序）5.2 档档案借阅阅登记表表 5.3 档档案借出出登记表表5.4 档档案销毁毁清册编制：包秋秋霞日期：20002.4.222审核：林立立强日期：20002.4.228批准：林 权日期：20002.4. 300 融侨侨/元洪洪房地产产有限公公司档案案借阅登登记表 页页号：页号利用者情况况档案资料情情况用途复印归还否签收人备注姓名部门电话名称责任者类型档号复印否份数 融融侨/元元洪房地地产有限限公司档档案借出出登记表表 页页号：页号利用者情况况档案资料情情况用途复印借出时间归还时间签收人备注姓名部门电话名称责任者类型档号复印否份数融侨/元洪洪房地产产有限公公司 档案销销毁清册册 页号号：顺页号销毁时间销毁案卷名名称案卷号销毁及监销销人备注