《应用写作课件总》PPT课件.ppt

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1、文法学院：丁燕燕,应 用 写 作,绪 论,一、课程说明 课程性质： 讲授各类实用文体写作方法和规律，综合性、实践性很强的基础学科和工具课。 课程目标： 通过讲授应用写作理论知识以及常用文体的写作方法和技巧，培养写作能力，提高写作水平。,选用教材： 应用文体写作，孙金荣、杨棣主编，中国农业出版社，2007年版。 课时安排： 27学时，1.5学分，每周两次，精讲多练。 考核方式： 平时成绩30%（考勤及作业）+考试成绩70%。,课程框架： 绪论 （2学时） 写作基本知识与训练（6学时） 第一章 事务性文体（6学时） 第二章 公文文体（12学时）,二、什么是应用写作？ 三、为什么要学习应用写作？ 四

2、、怎样学习应用写作？ 五、应用文的类型和特点,二、什么是应用写作？,1、什么是应用文？ 应用文是国家机关、社会团体、企事业单位和人民群众在日常工作、学习和生活中，办理公共事务或处理个人事情时，经常使用的具有直接应用价值和某种惯用格式的实用性文体。又称常用文体。 行政公文、新闻报道；学术论文；法律文书；经济文书；社交礼仪文体,2、应用文体写作：古老新兴 应用文作为实用文体历史悠久 新中国建立统一文书制度，应用写作日趋规范化、现代化。,文字应用文： 尚书序“古者伏羲氏之王天下也，始画八卦，造书契，以代结绳之政，由是文籍生焉。” 应用文雏形甲骨文： 3500多年前的商代卜辞、西周青铜器上的铭文 秦统

3、一后，“车同轨，书同文字”，规定行文职能权限，模范后世。 秦代的制、诏、谕、奏，汉代的表、疏、律令，唐宋以来的条法、律例等都是应用文。,写作理论的总结： 刘勰文心雕龙总结文体源流。 宋代出现“应用文”一词： “向在科场，不得已作应用文”苏轼答刘巨济书 清代，正式提出“应用文”概念，延用至今。 刘熙载艺概文概辞命体，推之即可为一切应用之文。应用文有上行、有平行、有下行。重其辞乃所以重其实也。,1、社会的角度 信息社会更需要应用写作。 “在这个文字密集的社会里我们比以往更需要具备的基本的读写技巧。”（约翰奈斯比特） 深入各领域，无所不在；不仅是传播载体，更是生存之一部分。 社会管理：信息量工作效能

4、写作能力。,三、为什么要学习应用写作？,2、写作本身的角度 应用写作不同于文学写作，有其自身特点方法。 范围、种类、制式的规范化、制度化。 公文（2012年7月1日起实施党政机关公文处理工作条例），新闻，诉讼，经济，科技,3、学习者的角度 大学生必备的素质、技能； “绘事后素”“质胜文则野，文胜质则史”； “言之无文，行而不远。”（论语） 美国大学通识教育；哈佛、普林斯顿必修课程 “汉字英雄”、“中国汉字听写大会”,未来就业、工作的需要 “大学毕业生不一定要能写小说、诗歌，但一定要能写工作和生活中实用的文章，而且非写的既通顺又扎实不可。”（叶圣陶） 硕士入学；公务员考试，申论。 行业对应用写作

5、能力的需求。 （文字工作）,1、掌握相关的基础知识，熟悉业务，完善知识结构 牢固掌握应用文体的种类、特点及要求； 基本理论、专业知识、术语，广泛涉猎，丰富知识阅历，适应新挑战。 “汝果欲学诗，功夫在诗外。”陆游,四、怎样学习应用写作？,2、注意联系实际，时刻把握政策 思想性、政策性、实践性强，公文与其他文书，直接或间接地体现出国家的方针、政策，要求具备相当的理论修养和政策水平，认识分析，理解执行。 理论与实践结合：一是方针、政策；二是本行业、本单位情况（任务程序范围制度）,3、勤写多练、多修改，锤炼语言文字，掌握基本功 熟悉文体结构特点写作方式；训练思维能力；实践中练。 注重修改，锤炼语言文字

6、运用能力。 （推敲；“披阅十载，增删五次”；手感）,在应用写作练习中应具备 “三种意识”： 具有明确的媒体意识、读者意识写给谁看？ 具有一定的文体意识写什么文体？通知、报告？消息、评论？毕业论文？ 具备强烈的表达形式意识怎么写？文体特点要求、语言运用、结构安排、材料组织等 结论：写什么文体，研究什么文体：为报纸撰稿，你必须读报；为杂志撰稿，则须浏览杂志,1、类型 分类依据与标准不一：性质功能，使用部门，种属结构。 本书体例（部门、文体）：法定公文、事务、新闻、科技、经济、诉状、日常应用七大文体类型。 2、特点（应用写作文学写作） （）应用广泛： 领域广；队伍大；频率高。（广电网办）,五、应用文

7、的类型和特点,（）目的明确、主旨单一 直接实用的功利性：直接作用特定读者，反馈有效具体 间接审美无功利性：无特定读者，间接反馈周期长 灵魂主脑，高下优劣立判。 意犹帅也，无帅之兵谓之乌合。王夫之 单一明晰多重主题，隐晦含蓄。,（3）材料客观，言之有物 选材要求：真实，典型，扣题，新颖。 公文，公务活动实践；新闻，新近发生、价值；论文，已有成果、调查、实验；诉讼，事实。 剪裁：2012十件大事，农史中心、学会。,（4）结构体式的规定性 内容，固定项目；文面，惯用格式。不合体。书信：称谓、问候语、正文、敬勉语、具名、日期启事：正文、联系方式、具名、日期,（5）运作的时效性 文艺经典：超越时空，仍具

8、审美价值、教育作用。 应用文体：新近发生；解决问题。（新闻抢镜，公文紧急；合同诉讼期限；公关礼仪文书，场合情境）,（6）表达：方式与语体方式：记叙、议论、说明/描写、抒情语体直白性：确切；简明；平实得体。,必须写得一清二楚，十分明确，句稳词当，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么。 叶圣陶 开门见山别兜圈，概括叙述莫渲染； 质朴流畅少修饰，惜字如金多修改。,写作基础训练,一、归纳主旨 主旨就是通过文章的具体材料所表达的中心思想、基本观点或要说明的主要问题，是作者对客观事物的评价和态度。,（一）对主旨的要求 1、正确 符合国家的法律、法规，符合党和国家的路线、方针、政策。 符合客观实际情况

9、，能反映客观事物的本质规律，经得起实践和时间的检验。,2、鲜明 清楚、明白、突出。赞成或反对、提倡或禁止、肯定或否定，都一目了然。 3、集中 不可多中心，要求主旨集中单一，内容单一，一文一事。 4、体现领导意图 领导意图，是领导确立的工作指导思想和具体要求；领导不会签发不能体现自己意图的文稿。,（二）显示主旨的主要方法 1、标题点旨 即用标题概括点明主旨。要求概括事由或概括主旨的文字要严密、准确。,2、开宗托旨，开门见山 （1）使用主旨句，开宗托旨 在公文和其他应用文书中，明白、准确地表达主旨的句子，叫“主旨句”。 主旨句以介词结构“为了”为特征。 在正文开头用主旨句托出写作主旨，是一种开宗托

10、旨，开门见山的方法。,（2）不出现主旨句，开宗托旨 有的应用文书开宗托旨，首句并不出现主旨句，而是直接阐述意义、主张或基本观点。,3、小标题显旨 小标题显旨的形式，是将文章主旨分解成几个部分，每个部分用一个小标题来显示。 值得注意的是，各个小标题的排序，必须注意体现合理的逻辑关系。,4、呼应显旨 这种写法多是开头提出与主旨相关的问题，篇末呼应之。 5、篇末点旨 即在应用文书正文的结尾点明写作主旨。 6、片言居要 即在文章的内容转换之处揭示主旨，同时起到承上启下的过渡作用。 在分析问题到解决问题的过渡之处揭示主旨等。,二、材料的选取与结构,（一）选择材料的标准 真实、准确无误； 切题：材料有针对

11、性，明确、具体，能准确说明观点； 新颖：材料有时代感，能表现事物的发展变化趋势，反映客观事物的最新面貌，是新人、新事、新思想、新成果和新问题。,（二）文章结构方式,（三）文章结构注意事项： 1、完整单一 文章要求各段落的中心要单一，不要把不相关的几个意思混在一个段落中，同时，段落要完整，即一个意思要在一个段落里讲完，使段落有头有尾。,2、表达角度一致 表达角度一致是对文章段落的要求。所谓表达角度一致，是指在一个段落中，叙事、说明、论理，都要选取好同一个角度去写。,3、文章结构富于逻辑性，次序合理，条理清楚。 四年的大学校园生活是我人生的一大转折点。一直都认为人应该是活到老学到老的我对知识、对本

12、专业一丝不苟，因而在成绩上一直都得到肯定，每学年都获得三等奖学金，因此在第四学期开始就被老师指定为计算机房的负责人。我于xxxx年9月以优异的成绩考入xx大学。四年的校园生涯和社会实践生活我不断的挑战自我、充实自己，为实现人生的价值打下坚实的基础。在不满足于学好理论课的同时也注重于对各种应用软件和硬件的研究。,三、表达方式和语言 （一）说明 说明是用简明扼要的文字，对客观事物或事理的状态、性质、特点、功能、成因、关系、功用等属性，加以客观的解释和介绍的表达方式。 说明可以介绍背景材料和环境，可为叙述起好铺垫作用，可为议论提供依据。,应用文常用的说明方法 1、比较说明 利用相同事物、事理之间的异

13、同，或不同事物、事理之间的异同以说明被说明对象的方法。 世界上最深的淡水湖俄国的贝加尔湖，由于污染，湖中的水生物至少比50年前灭绝了一半。 事物之间一定要有可比性，且比较的标准要一致。,2、举例说明 列举具体的例子以说明事物特征的方法。 例子要真实、具体，有代表性。 3、数字说明 用数据来说明事物、事理的方法。 4、引用说明 引用有关论述、文件资料说明事物或问题的性状、特点、本质和规律。 5、图形说明 用图形说明事物、事理的方法。 具有其他说明方法所没有的直观性。,6、定义说明 简要说明事物的概念或本质属性的方法，即讲明事物、事理“是什么”。 定义说明“是”的前面和后面的内容可以互换。,7、分

14、类说明 对事物或问题，按同一标准，划分为不同类别或不同方面，逐一加以说明。 营业税设置了三档税率。交通运输业、建筑业、邮电通讯业、文化体育业税率为3%；金融保险业、服务业、转让无形资产、销售不动产税率为5%；娱乐业多属于高消费的范围，因此规定了5%至20%的税率，各省、自治区、直辖市人民政府所属税务机关可在税法规定的幅度内实行较高的税率。,（二）议论 作者对某件事情或某个问题进行分析、推理、评论，表明自己的立场、观点、意见的一种表达方式。 1、议论的构成： 完整的议论由论点、论据、论证三要素构成。 论点：提出“被证明的是什么”。 论据：回答“用什么证明”。用以证明论点的材料；论据有事 实论据和

15、理论论据。 论证：解决“怎样证明”。运用论据证明论点的过程和方法,2、应用文常用的论证方法 （1）例证法 用事例或统计数据作论据，举例直接证明论点。 米糠和麸皮含有大量维生素。这个问题，我国古代著名的医学家孙思邈早就注意到了。曾经用米糠和麸皮治疗那些患有维生素缺乏症的病人。现代科学也证明了这一问题：经化学分析，米糠和麸皮中含有较高的维生素C、B和E。,（2）对比法 将性质相反或有差异的两种或几种事物作比较，做出论断，证明论点。 我们党执政以后，特别是在新的历史条件下，能不能成功地解决党内监督问题，尤其是对高中级干部的监督问题，是加强党的建设需要解决的一个重要问题。从党的建设的实践看，这方面既有

16、经验也有教训。哪个地方、部门什么时候党内监督工作抓得比较紧，民主集中制执行得比较好，个人专断、滥用职权和“有令不行、有禁不止”的情况就比较少，消极腐败现象也会受到抑制，出了问题一般也能得到及时解决。反之，监督工作薄弱，民主集中制受到破坏，权力被滥用而又得不到制止，往往就会出问题，甚至出大问题。,（3）引证法 引用经典作家的言论、党和政府的文件等证明论点。 列宁曾经说过：“忘记过去，就意味着背版。”因此我们不能忘记先烈们为解放全中国的浴血奋战，不能忘记为探索社会主义建设规律所走过的曲折道路，不能忘记改革开放以来的奋斗历程。,（4）因果法 分析事物的前因后果，并以此证明论点。可由因及果，也可由果溯

17、因。 我们系统内的大多数老企业，多年来负担很重，有的厂福利性开支竟占年收入的20；有些老厂，离退休人员工资占全厂年收入的30以上，这些企业的亏损是体制造成的。有些企业没有市场意识，产品几年不变，质量低劣，大量库存积压，造成投资无法回收，从根本上说，这些企业的亏损也是体制造成的。因此我们要走出困境，就必须要深化体制的改革。,（5）喻证法 通过打比方讲道理来证明论点。 调查就像“十月怀胎”，解决问题就如“一朝分娩”。 （6）归谬法 将错误的观点进行合乎逻辑的推理，引出荒谬的结论，从而证明该观点错误的。 阶级斗争不是推动历史的惟一动力，因为如果阶级斗争是推动历史的惟一动力，那么蒸汽机就一定是阶级斗争

18、的产物，科学技术的进步也一定是阶级斗争的产物，而人类的发展史证明，并不是这样。,（三）叙述 有次序地叙说、介绍人物的经历、言行或事物发展变化过程的表达方式。 完整的叙述包括六要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果。 应用文叙述的特征：以顺叙为主，讲求平铺直叙，注重叙述事件的过程；一般采用概括叙述，极少是具体、详细的叙述；常与其他表达方式结合运用，如：夹叙夹议，叙事论理，叙述说明等。,（四）应用文的语言 基本特征：实用、得体、无歧义 严格遵照其词典意义；严格遵循语法规则； 只适当运用比喻、对偶、排比等常规修辞格，一般不采用夸张、通感、暗示等修辞格。 内容观点不能曲折隐晦、含糊其辞、模棱两可。,

19、第一章 事务文体写作,计划 总结 调查报告,事务文体概述,一、事务文体的含义 广义：党政机关、企事业单位及社会团体或个人在日常生活和工作中经常使用的文体。 狭义：指法定公文之外的所有公务文体。 二、特点:应用广泛；频率高;格式相对灵活；联系实际紧密；政策性与理论性强。 三、分类:计划总结；调查报告；简报，大事记；述职报告。,一、计划的涵义与使用范围 计划是预先拟定的行动目标、具体实施事项及相应的实施步骤、方法、措施等，简言之，计划就是预先描述行动的思路或实施方案。 使用范围,大至国家，小到乡村、班级、商店、小组都可用的！,工作、生活 、学习各方面都可以的哦！,第一节 计划写作,二、计划的种类,

20、计划不是单一的文种，由“计划”、“规划”、“方案”、“安排”、“设想”、“纲要”、“要点”等文种组成一个文体，叫做“计划性文体”。,实施意见 安排意见,计 划 的 种 类,三、计划的作用,可以提高工作预见性和自觉性，成为日后检查工作进度，总结、评价和考核工作的完成情况提供依据。,四、计划的特点,预测性 为未来工作目标或实践活动做的一种预想性的部署和安排。 具体可行性 各项措施、办法和要求必须具体明确，切实可行，符合实际。 目标要适当 过高，难于实现、完成；过低，起不到指导、激励作用。,五、计划写作的基本格式,计划一般由标题、正文和结尾构成。,(一)标题,1、完全式标题 由单位、时限和计划内容加

21、上计划的种类组成。,远大公司 2011年 财务 工作计划,2、省略式 视实际需要省略某些标题要素 省略时限，如公司营销方案； 省略单位，如2013年工会工作要点； 省略单位和时限，如毕业生就业工作计划； 省略单位的标题必须在正文后署名。,3、公文式 由发文机关名称、事由、文种组成，如总公司关于年机构改革工作的部署。 不成熟或未经批准的计划，在标题后或正下方注明“草案”、“初稿”或“讨论稿”,(二) 正 文,计划的“三要素”：目标(做什么)、步骤(分几步完成)、措施(怎么做)。,计划的依据、指导思想或重要意义。（为什么做）,前言,结尾,写制订单位名称或个人姓名，以及订立计划的日期。,主体,正 文

22、,1、前言(背景前提:指导思想、目的、依据为什么做这件事和制定此计划？）一般简明扼要写以下四方面的内容： （1）说明制定计划的依据； （2）概述本单位基本情况，分析完成计划的主、客观条件; （3）提出总的任务和要求，或完成计划指标的意义； （4）指出制定计划的目的。 以上四方面的内容可根据实际作出适当选择。 前言以“为此，特制定计划如下”类语为过渡语，引出主体部分。,2、主体(计划的内容要做些什么,怎样做?)一般必须写清以下三方面的内容： (1)目标任务“做什么” 某一时段内要完成的工作任务。 (2)措施“怎么做” 写清楚采取何种办法，利用什么条件，由何单位何 人具体负责，如何协调配合完成任务

23、。 (3)步骤程序“何时完成” 即写明实现计划分几个步骤或几个阶段 。,3、结语:可以说明计划的执行要求；也可以提出希望或号召。也有的计划不专门写结语。上面的内容写完，就自然结束。 落款：在正文的右下方，写上制订计划的单位或者个人和制订日期。如果在标题处已写清制订单位的名称，则此部分无需再写。,计划写作的注意事项 把预测性和可行性很好地结合起来,注意可操作性。（资金的许可。人员的可用。物资设备的到位。必要时应先查阅有关资料、法规） 计划的目标、任务、措施、步骤程序等都要写得明确具体，切忌含糊不清、模棱两可； 要走群众路线，以保证计划的认同度和可行性； 语言要准确、明晰。,一、总结的含义、特点和

24、作用 总结是单位或个人对自己前一阶段一定时期的工作、学习或思想进行回顾和分析研究，从中找出经验或问题，做出有指导性结论的一种应用文体。,第二节 总结,二.总结的类型,1.按性质分，有综合性总结及专题总结。 综合性总结(全面总结): 是对本单位、本部门或个人在一定时期内的各项工作，进行比较全面系统的总结。如年终总结、阶段总结等。这类总结一般侧重于工作实绩的介绍和汇报，其主要目的不在于总结和推广经验。因此涉及面较广，内容比较详细，既要反映已经取得的成绩，也要指出存在的缺点和教训，指出今后的努力方向。写作时要点面结合，重点突出。切忌罗列现象，泛泛而谈。,1.写作步骤,三.总结的写作,2.文章结构,标

25、题,（一）标题,1.公文式标题-多用于综合性总结； 由单位名称、时限、事由、文种构成。如：公司关于年度的工作总结 2.文章式标题-多用于专题总结； 即概括文章的内容或基本观点的标题。标题中不出现文种“总结”两字。这种标题比较灵活，可根据总结内容来确定。如：股份制使企业走上成功之路,(二)正文,单一事情、综合事情的全面性总结正文（主体）结构的写法 第一部分，介绍成绩和经验。 第二部分，提出存在的问题和原因 第三部分，明确今后努力的方向,总结报告、总结的写法,专题性总结的写法,专题经验：供发表、大会典型发言、上报评奖等 有二种写法: 一是“三段式”逻辑结构 如，教材优化育人环境 提高大学生综合素质

26、 二是 “并列式”结构写法,一、调查报告的含义和特点 二、调查报告的作用及应用领域 三、调查报告的类型 四、调查报告完成过程 五、调查报告标题写法 六、描述型调查报告的结构及写法 七、解释型调查报告的结构及写法,第三节 调 查 报 告,一 、调查报告的含义和特点,1、定义： 是非当事人为解决实际问题或提示未知事物现象，运用一定调查方法，在周密调查的基础上写出来的书面材料。 2.特点： （1）直接调查与间接调查相结合。到现场进行实地考察、访问、勘探，包括发放问卷，查看当地统计报表和公文资料等。查阅与调查内容相关的文献资料，包括查阅公开发表或出版的一二三次文献资料（报纸、电视、杂志、网络）等。有机

27、结合。 （2）量化、数据化。有价值：定量化和实证化。 （3）以第三者的身份，运用第三人称来叙述。,从传播范围、读者角度看，调查报告应用领域 1、权力部门。包括政府机关、企事业、司法部门；领导层；短线热点；情况分析对策，针对性可操作性。 2、舆论部门。包括新闻单位、咨询公司、网站等；宣传政策、揭示问题；公众；关注度，结构以事实为主，兼顾其他，可读可看性。 3、学术部门。包括科研院所、教育领域等；学术探讨研究；学者或主管业务的领导；选题以兴趣特长为主；内容专业性强，篇幅长有深度；结构全。,二、调查报告的作用及应用领域,三、调查报告的类型,1、描述基本情况的调查报告（描述型）： 反映全貌，因基本情况

28、知少；是什么，怎么样，即知其然。 2、解释因果关系的调查报告（解释型）： 已知结果现象，探求原因或解决方法；为什么，怎么办，知其所以然。 3、预测事物发展变化趋势的报告（预测型）： 据已知推断未知；在因果联系基础上，推测变化趋势和对策措施。将要怎样，应该怎样。 小结：1是基础，2使用最广，3为最高；三者作用难度依次递进。,四、调查报告的完成过程,（一）准备阶段选择合适的调研课题（调研的事项） 1、明确任务选题：做什么；为何做； （1） 结合专业兴趣 （2）宜小不宜大，宜具体不宜笼统。课题标题。 “社会需要哪类大学生”范围太大，可改为“山东部分企业对农科毕业生的需求情况调查”； “大学生择业趋势

29、调查”不如“省属高校毕业生择业现状调查”更易操作。 （3）实际可行：可行性，兴趣熟悉，资料时间。 （4）资料来源：社会实践和现实生活；媒体。,（二）调查阶段作者深入实际，直接感受,1、资料收集 理论+事实；点与面；概括与具体；正反；现实与历史；文字与数据；现象原因与措施办法；当事与局外。 2、方式方法： 方式：普遍调查/抽样调查：（随机调查/非随机调查） 方法：访谈：个别，记录：要、难、疑、亮（语言数据思考） 座谈：集体。 问卷：运用多；组成；开放封闭式；复杂。 观察法与文献法。 3、注意： 放下身段姿态；框架与权变；一手为先。（如人大学生卧底调查写论文）,（三）研究阶段对调查资料进行初步加工

30、，直接为写作调查报告做准备的阶段，从感性认识向理性认识飞跃的阶段。 1、鉴别、整理、统计、分类资料： 真伪。陈垣：本校、对校、他校、理校。 2、综合加工分析： 数据事实联系；材料本身与读者需要结合。 （四）撰写阶段 在文字上、逻辑上、内容上的再创造。 观点材料统一；资料生动典型；思维的火花。,第二章 公文文体写作,第一节 公文文体概述 第二节 通知、通报、通告、公告 第三节 请示、批复、函,第一节 公文概述,“公务文书”简称公文 文书：是指在事务管理过程中形成的一切文字材料（公务、私务文书） 公文：指各级各类社会组织在公务管理过程中形成的一切文字材料； 公文是公共权力机关为履行公共事务而发出的

31、文书,一、公文的含义,二、公文的类型 按照公文格式规范程度和效力划分 1、正式公文（法定） 正式（法定）公文：指国家机关在公务管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书： 公告；通告；意见；通知；通报；报告；请示； 函；纪要。共计15种。,正式（法定）公文的来源： 党政机关公文处理工作条例2012.7 中规定的15种公文： 决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、 通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要,决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。 决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布

32、施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 公报适用于公布重要决定或者重大事项。 公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。,通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。 通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。,请示适用于向上级机关请求指示、批准。 批复适用于答复下级机关请示事项。 议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请

33、审议事项。 函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。,2、非正式公文（非法定公文、准公文） 非正式（非法定、准公文）公文：指社会各行各业各级组织共同使用、具有约定俗成体式的公文： 计划；总结；调查报告；会议、电话记录；合同、协议书；介绍信、证明信；法规、规章（守则、细则、办法、公约）, 按公文行文方向划分 1、上行公文（上行文） 指向具有隶属关系的上级机关报送的公文：报告；请示； 2、平行公文（平行文） 指向无隶属关系的任何单位发送的公文：函；议案； 3、下行公文（下行文） 指向所属下级机关发送的公文：其余全是。 隶属关

34、系：上下级关系、领导与被领导关系,信函式格式 命令式格式 会议纪要式格式 文件式格式根据中办国家行政机关公文处理办法和国办中国共产党各级领导机关文件处理条例及国家标准委员会公文格式制定,三、法定公文（标准、通用）格式,眉首：份数编号、密级、缓急程度、发文机关标识、发文字号、签发人 主体：标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注 版记：主题词、抄送机关、印发机关、时间、份数,文件式公文格式,份号，又称份数序号，是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数字顶格标注于公文首页左上角。不少于两位数，单数应编为“0 x”。 秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级，分为“绝密”、“机

35、密”、“秘密”三级。 紧急程度是指送达和办理公文的时限要求，分“特急”、“急件”。 “签发人”是指批准发出公文的机关领导人，上报的公文需在首页标识签发人姓名。,（二）标题 1、机关全称或规范简称，一般不省略。 发文机关文种（省略事由）： 武汉市人民代表大会常务委员会公告 （公布性） 事由文种（省略发文机关）： 关于评选届优秀毕业生的通知 2、标点符号的使用：法规、规章 国务院关于印发国家中长期教育改革和发展规划纲要的通知 公安部关于贯彻实施全国人大常委会关于修改中华人民共和国治安管理处罚条例的决定的通知,3、拟写要求 选择文种，概括事由；结构正确，文字简洁 事由：关于概括文件内容的短语,（三）

36、主送机关：公文的主要受理机关 ，即要求办理或答复公文事项的主要机关。,（除普发性公文）不多头主送 普发性公文多个主送机关的排序 不直接送给领导者个人 准确界定主送与抄送,主送机关排列的惯例是：先党后政，先政后军，先外后内，由高到低。 各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构： 如果主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关移至主题词之下，抄送机关之上排列： 主题词： 主送： 抄送： X X 市人民政府办公厅 2007年X月X日,（四）正文的引言,主要说明行文的目的和依据，表明发文单位的态度和主张。 1、目的：旨在说明行文的意图。常用“为了”这样的句式。 2、依据：旨在说

37、明行文的缘由： 文件依据：上级指示、对方或其他单位的文件内容，常用“根据”这样的句式。 事实依据：本地区、本单位或是从下级单位了解到的具体情况和存在的问题，说明工作的意义或问题的危害，即开展某项工作的可能性或必要性。,（六）附件：某些公文因内容的需要所附带的材料，有二类: 一类用于补充、说明或证实正文内容的附件，在公文中居于次要地位。 一类是用于向上级机关报送，或向下级机关发转的附件，此类附件实际是主件。,应完整写出附件名称；多个附件除了要注明附件名称外，还应注明附件的序码。 如果是专门转发、批转、印发某一文件的通知或是专门报送某一文件的报告，由于正文中已注明了被转发或被报送的文件的名称，附件

38、栏可以省略。 附件应与公文正文一起装订，并在左上角标识“附件”，有序号时，应标识序号。如果附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角标识公文的发文字号，并在其后标识序号。,（七）抄送机关：除主送机关外，需执行或知晓文件内容的单位。 向下级机关的重要行文，应该同时抄送直接上级机关； 因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关； 上级机关向受双重领导的下级机关行文时，必要时应当抄送其另一上级机关。 但向上级机关行文“请示”，不得抄送其下级机关。,（八）公文主题词构成：(1)表示文件范畴的词语（体现归属类别）； (2)表示文件主要内容的词语（内容特征词） ； (3)表示文件文种的词语（通知、

39、报告或总结、计划）例： 大学关于同志任职的通知 主题词：高校 人事 行政 任职 通知 范畴词 内容词 文种词例：山东农业大学关于更名为山东齐鲁大学的请示 主题词：学校 更名 请示,主题词标引程序： 例：市人民政府关于煤炭价格调整的通知 自然语言的主题词是：能源 煤炭 价格 调整 通知 规范语言的主题词是：能源 煤炭 价格 管理 通知,分析文件主题,转换主题概念,著录主题词,（九）成文时间和印章 一般文件，以领导人签发的日期为准； 联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准； 会议通过的公文，以通过日期为准； 法规性公文，以批准日期为准，或以专门规定的具体生效、开始执行的日期为准。 成文时间要用

40、汉字将年、月、日标全； “零”写为“O”。不能用阿拉伯数字书写。,公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。在同一公文中，数字的使用应保持前后一致。 日期，应用汉字小写，写明年、月、日，不能用阿拉伯数字，也不能简省。如： 正确：二00二年三月十五日 错误：2002315或 2002年3月15日,印章 印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证。公文，除会议纪要和以电报形式发出的以外，都应加盖印章。 印章要盖得端正、合乎规范。 上不压正文，下要压年、月、日。 联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。

41、联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。联合行文加盖印章，主办机关在前，其他单位顺序排列在后，各单位印章，压在本单位机关名称上，印章不能相切相交。,四、公文的行文规则 （一）行文应当确有必要，注重效用 行文 “少而精” 原则。严格控制发文数量和发文范围 （二）行文根据的规则 “行文关系根据隶属关系和职权范围确定”。 公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间文件的往来关系：隶属关系/非隶属关系。 上下级关系/平级关系,（三）政府各部门行文规则 政府各部门即是政府的职能部门，如省政府的厅、局。 政府各部门在自己的权限内，行文规则包括： 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。

42、政府各部门可以互相行文，如省农业厅和省林业厅可以互相行文。 政府各部门可以同下一级人民政府的有关业务部门互相行文。如省农业厅和市农业局互相行文。,政府各部门一般不得向下一级政府正式行文，但可以根据本级政府授权对下一级人民政府行文。 如省农业厅或省林业厅得到了省人民政府的授权，可以在自己分工管理的业务范围内对下级政府行文；在行文时，还必须在正文的开头，说明授权的机关或领导人。 政府各部门可以以函的形式与下一级政府商洽工作、询问和答复问题、审批事项。 政府各部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。,（四）协商一致规则 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当

43、责令纠正或撤销。,（五）联合行文规则 平级是联合行文的必要条件。 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文； 政府与同级党委和军队机关可以联合行文； 政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文； 政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。 联合行文应当明确主办部门。 联合行文的机关、单位要经过协商对有关事项取得一致意见，而且必须平级。,（六）请示规则 各级行政机关一般要逐级请示，不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。 请示一般只写一个主送机关 ，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。 请示应当一文一事。

44、除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人，而应该送交办公厅（室）。,第二节 通知写作,一、通知的含义和种类 二、通知的结构与写法 三、通知、通报、通告、公告的异同,一、通知的含义和种类 印发 或发布本机关非正式公文时使用通知 批转 下级机关的公文时使用通知 转发 上级机关和不相隶属机关的公文时使用通知 传达 要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项时使用通知 任免 人员时使用通知,发布性通知,布置性、 知照性通知,二、通知的结构与写法 （一）发布性通知用转述式写法 1、标题写法：印发（发布），转发，批转+原文标题+通知 国 务 院 关于发布国家行政机关公文处理办法的通知 国 务

45、 院 批转民政部关于调整设市标准的报告的通知 山东省人民政府 转发人事部、农牧渔业部、林业部、财政部关于 加强农林第一线科技队伍的报告的通知,2、正文：对所转文件的态度发文决定执行要求（补充意见） 国务院办公厅转发人事部等部门 关于培养跨世纪学术和技术带头人意见的通知 国办发199528号 各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构： 人事部、国家计委、国家教委、财政部关于培养跨世纪学术和技术带头人的意见已经国务院同意，现转发你们，请贯彻执行。 国务院办公厅(印章) 一九九五年五月三十一日,3、注意事项 发文通知不要重复引述附件原文，如欲强调，重点应放在阐明其重要意义上。 补充意见

46、应结合本地区、本系统的具体情况，提出贯彻的意见和措施，或指出落实上应注意和防止出现的偏向。 “发文通知”与“令”的区别：重大的法律、法规用“令”的形式发布；一般性文件用“通知”发布。“令”只能由县级以上政府机关或政府机关首长发布；“通知”则可由各级机关、各类单位发布。,（二）布置性通知用直述式写法：天鹅下蛋式写法报告、计划、法规规章、通知、决定、意见等常采用的结构,标题,前言（开头）,办法,公文主旨、发文依据,采取的措施,即通知的缘由部分：先阐明目的，后指出根据,即通知的事项部分：按照主次顺序或按照时间先后顺序排列事项、办法,1、标题写法： 山东农业大学工会 关于庆国庆教职工歌咏比赛的通知 “

47、联合”、“补充”、“紧急”等标志性词语 山东农业大学教务处 关于2013年上学期本科生公共选修课的补充通知 济南军区武装部、山东农业大学联合发布 关于征集2013年春季在校大生入伍工作的紧急通知,2、正文：引言主体结尾,引言：即通知缘由，主要说明发文的目的、依据和主张，然后用“特作如下通知”或“现就有关问题通知如下”等承转语导入通知事项。 例如：广东省人民政府关于建立有形建筑市场的通知的引言 各市、县、自治县人民政府，省府直属有关单位： 为规范建设工程发承包交易行为，建立公开、公平、公正的建筑市场秩序，从源头上防治建设领域的腐败现象，必须尽快建立有形建筑市场。现就有关问题通知如下：,主体：写通

48、知事项，应写明工作任务、原则规定、基本措施、执行要求、注意事项等。 主体部分一般采用分条列项的形式逐条陈述。事项的各个条款，常采用段首撮要的方法，先用一句话概括出本条的主要内容，其余语句再对其进行具体阐述。 结尾：通知的结尾一般采用习惯结语“特此通知”收结。在文面上另起一行，独立成段。这种收结语只用在引言部分的承转语中没有“通知”二字的情况下出现。 或“望结合本地具体情况贯彻执行”。,（三）知照性通知 1、机构变动情况：这是将机构的设置、调整、合并等情况告知下级，以便今后配合工作。 引言：亦即通知缘由，主要写明机构变动的原因、目的和依据。 主体：即通知事项，应写明变动的具体内容。设置、调整机构

49、，应写明新机构的名称、职责、任务、组成人员、办公地点等；撤销机构则应写明被撤销机构的名称和原职权范围、主管业务的转移情况。,2、人员变动情况：这种通知就是通常所说的“任免通知”。标题通常采用二项式结构： 有任有免，叫“任免通知” 关于等同志的任免通知 有任无免，叫“任命通知” 关于任命同志为长的通知 有免无任，叫“免职通知” 关于免去同志的长职务的通知,3、会议通知 标题一般采用二项式（事由文种）或三项式结构。 正文部分则应写明召开会议的原因、目的、名称、会议内容，会议召开的时间、地点、报到时间、报到地点，应参加的人员、与会者应作的准备以及赴会的交通路线等。,三、通知、通报、通告、公告的区别,

50、1、通报 适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况。 表彰性通报： 中共山东省委、山东省人民政府关于对李文同志秉公办事不受礼给予表扬的通报 批评性通报： 国务院关于湖南省玻璃钢厂擅自制作和出售国徽的通报 吉林市财政局关于新兴林场擅自动用国拨造林补助费的通报 情况性通报： 山东省人民政府关于泰安市民政事业管理费使用情况的通报,通报的作用 撰写通报的主要目的是教育工作人员，以先进为榜样，以错误为借鉴，改进工作。 同时，通报兼有沟通信息、互通情况的作用。 告知下级机关某信息或执行某事项，一般可用通知;要较大范围地“传达重要精神或者情况”则应发通报。,通报写法（通报与通知区别） 通知只须写清要办理什么事

51、以及如何办理，通报则要以具体、典型的人和事，来表彰好人好事或批评惩戒错误。 在表达方式上，通报大多采用叙述和议论相结合的手法，尤以叙述事实为主。,2、通告、公告 通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 比较：通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况。 相同点： 这两种公文都属于知晓性的下行文公文； 郑重性、公开性； 写法基本一样，都没有明确的行文对象，一般不写主送单位,无阅读范围限制，更无密级，都希望人们广为知晓； 除张贴外，还可登报发布。,不同点： 1、适用范围不同：公告只用于国家机关和重要部门发布重要事项、法定事项或涉外事项；而通告从政府机关大企事业单位都可使用，既客人发布政策、法规，也可宣布一般事项，通告比公告的适用范围大得多。 2、阅读对象不同：公告告知的对象范围是国内外人士或单位；宣布的事项较为重要，发布的单位级别较高，一般企事业单位不能使用公告。通告面向国内或一定范围内的有关单位或人员。通告的阅读对象比公告少得多。,