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1、电子文书管理制度模板一、文书的阅读与共享1.电子文书是指以纸质文书以外的，以其他形式为载体的文书。电子文书所承载的不仅有文字、数据信息，还包括图片、图像和声音等内容。2.电子文书的管理系统必须提供阅读文件的机制，必须让工作人员无需下载产生文件的应用程序，即可能阅读到各种格式的电子文书。3.电子文书必须具备一个良好的、完整性、整合性的文件管理系统，允许电子文书被多名人员存取，并且应控制文件的修改，不允许两个以上的人同时修改同一文件。二、文书的来源处理与版本控制1.电子文件系统须支持工作人员将各种形式的外部资料来源载入电子档案，整合成不同格式的电子文档。2.电子文件系统须提供纸质文书与电子文书相互
2、转化的技术，通过转换，工作人员进行相关要求的编辑与调阅。3.文书的控制版本应保存和记录电子文书从初稿、多次修改、复阅、校正、签注和最终文书形成的过程记录，应能将在此过程中的时间、人员姓名记录备案。三、文书的安全保密要求1.制度管理方面（1）存储媒体的备份制度。工作人员或操作人员，特别时财务、技术部门的人员，应将电子数据和文件至少同时制作两套及以上备份，防止出现问题时，数据与文件的丢失。备份文件应交安全保密部门、文件制作部门及计算机控制部门备份，备份文件应在其载体的包装盒上贴有标签，标签上详细注明文件或数据的名称、编号、密级、保管期限及其他要求等。（2）安全保密检查制度。每日工作结束关机前，应将
3、数据与文件备份，并确认备份数据和文件的完整性和准确性。次日开机时应进行相关检查。计算机的使用者应设置口令鉴别，通过口令鉴别确定是否为合法用户，以便对用户的合法性进行检查。对于产品研发部门和技术部门应使用特殊证件鉴别，用专用设备辨别使用者是否为合法用户。定期的对备份文件进行检查，有效的保证备份文件和数据的完整性和准确性。（3）文件和数据的管理人员必须保证数据和文件的安全，同时应增强信息保密意识和工作责任心，不得泄密。2.技术手段方面（1）工作人员应备有工作日志，将每天的工作情况记录在工作日志上，一旦发生故障，可根据工作日志采取相应的措施。（2）对文件和数据的保存和电子通信进行加密处理，使用不同的密钥和钥码进行加密。（3）计算机系统要专机专用，要避免使用其他软件，如游戏软件，减少病毒感染机会；接收网上传送的数据要先检查，后使用，接收邮件的计算机要与系统用计算机分开。（4）定期对计算机进行病毒检查，对于联网的计算机应安装实时检测病毒软件，以防止病毒传入；如发现有计算机感染病毒，应立即将该台计算机从网上撤下，以防止病毒蔓延。（5）建立防黑客扫描和检测系统，一旦检测到被黑客攻击，迅速作出应对措施。
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