内部控制制度之采购及付款循环(doc 40)

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1、內部控制制度採購及付款循循環文件管制等級：管制文件非管制文件件文件履歷紀要頁頁文件發行行單位文件管制制等級管理代表管制文件非管制文件文件履履歷紀錄版次修訂內容容核准權責編撰日期0第1版（新發行行）1. 總則1.1. 制定目的為促使本公司內部控制（Inteernal Contrrol）之採購及付款款循環（PPurchaase）程序序，能有所遵遵循，特訂定定本文件，俾俾利各相關單單位遵循。1.2. 適用範圍凡本公司有關內部控制之採購及及付款循環作業程序與與控制重點，悉悉依照本文件件之規範辦理理。1.3. 權責單位資材、財會單位位為本文件之之權責單位，權權責單位主管管經承認單位位授權，負責責本文件之

2、管管制，並確保保依據本文件件之規範作業業。2. 採購及付款循環環2.1. 循環圖【見】（資料11）採購及及付款循環圖圖。2.2. 循環作業本循環之各項作作業：1) 請購作業（CPP101），另另訂之。2) 採購作業（CPP102），另另訂之。3) 進口作業（CPP103），另另訂之。4) 驗收作業（CPP104），另另訂之。5) 與合約不符作業業（CP1005），另訂訂之。6) 付款作業（CPP106），另另訂之。7) 差異分析作業（CCP107），另另訂之。3. 附則3.1. 制修廢與頒布實實施本文件屬於管理理文件，經經營會審審議後，呈請請董事長核准准承認後，交交由權責單位位頒布公告實實施；

3、修訂或或廢止時亦同同。3.2. 編號、版本、日日期、頁次頁數本文件之項類、標標題、編號、版版本、實施日日期、公司名名稱、文件頁頁次頁數等等項，見本文文件之頁首與與頁尾。3.3. 附件3.3.1. 相關資料（資料1）採購及付款款循環圖（資料1）採購及付款款循環圖預算CP101-請購|-|CP102CP103|採購進口|-|CP104|驗收|是否合格否CP105|-與合約不符|是|-|CP106入庫|付款|CP107|差異分析-第1節 作業程序1. 提出需求1.1. 調節性採購依市場行情、用用料變動等採採購之原物料料，由資材部部單位視經濟濟未來走向、市市場狀況及預預計用量等因因素，決定訂訂購時機及

4、數數量種類，交交由採購單位位採購。1.2. 預算採購依銷售預算或客戶訂單之進度，由由生管單位填填具請購單單，經單位位主管核准後後再交給採購購單位，並將將請購核准紀紀錄填入採購購預算內。預算採購，包括括下列二種採採購：1) 直接材料（常用用材料）係指指直接耗用之之材料。2) 間接材料（常用用物料）係指指間接耗用之之材料，但不不可缺之物料料，其需用時時間與數量也也無法預知。可憑用料單位之需料通知單現用現購。2. 檢查庫存採購前應先檢查查存貨是否具具有下列情形形：1) 目前存量尚未達達請購點/安安全庫存。2) 請購之商品品名名、規格、廠廠牌有庫存品品或替代品可可供替代。3) 申請之原物料是是否仍具採

5、購購價值，還是是已失經濟性性。3. 臨時需求緊急採購由需求求單位提出，經經過庫存檢查查後須採購者者，經製造單單位主管核准准後，逕交採採購單位購買買，惟事後仍仍須補填請請購單。第2節 控制重點1) 請購單必須須詳細註明廠廠商、規格型型式及需用日日期等內容，如如申請物品須須採用特別運運送及保存方方式者，應加加注意事項。2) 請購單必須須經先作庫存存審核，核准准時應遵照核核決權限辦理理。3) 緊急採購不應經經常發生，事事後應補開請購單，追追究原因是否否為不可抗力力，有無改善善計畫。4) 應定期檢討請請購單，有有無延遲採購購情形，請購購數量應符合合經濟採購量量要求。第3節 相關資料銷售預算、客客戶訂單

6、、請購單等等。第1節 作業程序1. 查詢供應商資料料1) 準備採購。2) 調閱供應商資資料/廠商料料件基本資料料報表，了了解過去採購購及詢價紀錄錄。3) 向廠商詢比議價價。2. 決定購買方式依材料管理規定定，決定應用用下列何種方方式購買：1) 詢價金額較小，不不須書面比價價，但仍以詢詢價方式向最最低價廠商採採購者。2) 議價採購人員經經詢價後，如如已知市價有有下跌趨勢時時，或有報價價高於前批採採購價格，或或請購規格明明確，但請購購量較前批大大等之情形者者，仍應予以以議價。3) 比價若為特殊規規格或供應廠廠商家數較少少者。4) 牌價收購根據核核定之收購價價格收購者。5) 長期合約採購向向簽訂長期

7、供供應合約，或或專案報准之之買賣合約廠廠商採購者。6) 招標採購之材料料如有三家以以上可供應，且且其預估採購購金額較大達達招標金額時時，以公開招招標為原則。3. 決定訂購事項由承辦人員備妥妥資料及預擬擬訂購之廠商商、數量、辦辦法等，經採採購單位主管管核准後採購購。4. 更新紀錄將不同購買方式式之訂購及詢詢價資料，填填入供應商商資料/廠商商料件基本資資料內。第2節 控制重點1) 詢比議價資料平平日應注意收收集，須詳實實完備，保持持最新時效，供供應商資料廠商料件基基本資料亦應應隨時更新，保保持正確紀錄錄。2) 請購單詢比比議價單必必須經主管核核准後，方得得辦理採購。3) 辦理比價、議價價、招標等作

8、作業應符合公公司規定，外外購進度亦須須依預定採購購程序控制追追蹤。4) 大量採購之主料料、副料、包包裝材料，以以合約採購為為原則，並應應保持兩家同同時供料，以以免受到供貨貨品質之限制制，影響到生生產作業。5) 重要採購合約簽簽訂前，須經經法務單位或或公證單位人人員查核。6) 為提高進貨品質質，降低進貨貨成本，便於於管理，應建建立可完全配配合之協力廠廠商。7) 遇到市埸上各項項原物料之供供應將大幅變變化時，須通通知有關單位位，以便事先先連繫；報告告呈核後，立立即採取應變變措施。第3節 相關資料供應商資料廠商料件資資料、請請購單、詢比議價單單等。第1節 作業程序1. 需比例結匯1) 由採購單位計算

9、算結匯所需金金額。2) 所需金額申請表表及各類相關關憑證，一併併送交主管人人員核准。3) 預付外購款，依依請購案號或或L/C逐案案控制。2. 記帳1) 請款條件審核無無誤後，開立立應付憑單，製製作傳票，記記入帳冊。2) 應付憑單交由出出納單位開出出支票。3) 支票經簽章後，應應交由經辦人人申請開立信信用狀。3. 申請信用狀1) 準備下列文件向向結匯銀行申申請開立信用用狀：(A) 開發信用狀申請請書。(B) 已繳納收訖或已已核章之結匯匯申請單。2) 依法須申請輸入入許可證者，尚尚須附輸入許許可證。3) 於進口中國大陸陸海關，應先先申請核對進進口批文。4) 申請輸入許可證證時，須具備備下列資料，向

10、向國貿局或外外匯銀行申請請：(A) 商業發票（Peerformmance Invoiice）。(B) 目錄或型錄。(C) 特別規定。4. 銀行開具信用狀狀上述手續無誤且且未超過銀行行之授信額度度，則銀行將將會開出信用用狀。5. 在途品作業1) 起運點交貨條件件之物品所有有權已移轉時時，應辦理投投保運送等事事宜。投保依依相關保險規規定辦理。2) 對自行安排運送送之貨品，須須預先安排船船期。3) 貨品裝船後，由由賣方通知預預定起岸日期期，資材部單單位準備安排排進口報關事事宜，並通知知倉儲單位。6. 準備提貨1) 資材部單位於接接獲船務公司司通知預定到到港通知後，通通知倉儲單位位、財會單位位及報關公

11、司司（報關人員員(深圳）。2) 倉儲單位接獲到到貨日期、品品名、數量後後，預先安排排人員搬運及及存置位置。3) 財會單位於知悉悉預定結匯還還款日後，安安排調度各項項財務資源，準準備結匯。7. 結匯還款1) 檢核利息計算是是否正確。2) 結匯費用是否依依銀行之收費費標準計算。3) 依請購案號或LL/C編號，將將每次支付費費用記入每一一批材料之進口器材付付款紀錄表。8. 提貨1) 費用項目均為固固定，多出項項目應查核原原因是否合理理。每一項費費用是否均有有合理憑證。2) 核算各項計算方方式是否合理理，計息起迄迄日期是否正正確，有無扣扣除免費日期期。3) 對於無支付標準準之特別報關關費用，是否否依核

12、決權限限呈請核准。4) 實收數量少於裝裝運數量時，注注意有無辦理理索賠；實收收數量少於公公證數量時，有有無向運輸公公司提出索賠賠。第2節 控制重點1) 有關進口作業之之各項預付費費用支付、入入帳、轉銷、收收回及調整時時，所應附之之原始憑證必必須經核准，內內容必須合理理。2) 應按同一進口採採購案號之有有關原始文件件、合約、憑憑證等逐案彙彙集歸檔。3) 應將進口結匯之之有關原始文文件、合約、憑憑證等核對無無誤後，始簽簽付。4) 預付貨款之支付付一律規定以以支票支付，並並抬頭、劃線線、禁止背書書轉讓。如以以現金方式支支付者，須合合於現金付款款方式。5) 已付款原始憑證證應蓋付訖章章，支付傳票票背後

13、應有領領款人簽章，以以免重複付款款或冒領情事事發生。6) 開發信用狀除應應秉持公平互互利外，更應應避免下列條條款：(A) 開立保兌信用狀狀。(B) 押匯手續由買方方負擔。(C) 可裝運於甲板上上。(D) 信用狀可轉讓。(E) 指定開狀銀行或或押匯銀行。(F) 可憑倉庫收據（尚尚未裝船）押押匯等。7) 在途產品之交運運、保管應力力求完好；撥撥交、移轉控控制力求完整整。如有遺失失或短少，責責任必須明確確；逾時甚久久之在途產品品，應追查原原因。8) 合約、單據必須須訂有寄存期期間，如有逾逾期尚未處理理者應查明原原因。9) 注意出帳日期與與在途日期相相隔甚久者，是是否為久懸帳帳未解，有無無虛列帳目情情

14、形。10) 對於在途產品發發生遺失及短短損，依合約約規定處理。約約定條款要合合理，已支付付費用不可損損及公司權益益。11) 核對進口數量與與實際驗收數數量必須相符符，提貨時物物品若有損壞壞或短少，應應立刻請公證證機構公認。實實收數量少於於裝運數量，須須辦理索賠。12) 是否有結匯費用用不符規定者者，或金額不不符之情形，核核算各項計費費方式是否合合理，計息起起訖日期是否否正確，每一一項費用是否否均有合理憑憑證。第3節 相關資料進口器材暫付付款紀錄表等。第1節 作業程序1. 採購通知倉儲1) 採購單位於確定定採購內容及及交期後應通通知倉儲單位位。2) 倉儲單位於收到到經核准之採購單時時，應依採購購

15、類別、數量量、及約定日日期預作倉位位安排及堆高高機等卸料工工具之準備。2. 廠商交貨1) 廠商於交貨日備備妥送貨資料料（送貨單單）、三聯聯式發票於廠內指定定地點交貨。2) 屬計重之材料入入廠時，應予予過磅其重量量，並以過磅磅單作為核對對收料重量之之依據。3. 警衛登記檢查1) 警衛應將廠商交交貨卡車之資資料，登錄於於進出廠登登記簿。2) 廠商交貨時，警警衛人員應就就廠商檢附之之送貨單、與採購購單核對，無無誤後與倉儲儲人員聯繫，並並由其指示廠廠商卸貨地點點，並要求應應依規定之堆堆疊方式卸料料。4. 數量核對點收1) 卸貨完畢後，倉倉儲人員應依依過磅單核對對其重量，或或依計算之方方式核對數量量。2

16、) 核對無誤後，倉倉儲人員除簽簽章暫收材料料外，並通知知品管單位準準備檢驗。5. 檢驗1) 材料暫收後，品品管人員應依依材料檢驗規規定或是買賣賣合約辦理取取樣，並開立立進貨檢驗驗報告單。2) 檢驗之品質標準準以採數值表表示方法為原原則(IQCC檢驗標準)。3) 材料檢驗規定應應包括：(A) 取樣樣品數。(B) 依該材料使用性性質之重要性性列出檢驗項項目。(C) 各檢驗項目之品品質標準或可可接受範圍。4) 檢驗單位就檢驗驗結果評定樣樣品係正常或或異常，並就就檢驗情形加加以說明，以以供呈核及收收用與否之參參考。6. 入庫記帳檢驗合格時，品品管單位應將將檢驗結果通通知倉儲單位位，並即登入入料件管制制

17、卡進料欄欄內，辦理入入庫，並於備備註欄註明收料單之之號碼。7. 請款辦理入庫後，倉倉儲單位應將將驗收單據（驗收單）、發票等轉轉送採購單位位辦理請款。8. 索賠1) 若檢驗不合格時時，則依核示示結果辦理退退換貨、扣款款或索賠之手手續。2) 依與合約不符符作業規定定辦理。第2節 控制重點1) 驗收作業應依照照材料檢驗相相關規定辦理理。2) 發票之原物料名名稱、規格、數數量、金額與與送貨單或驗收單單必須相符符。3) 原料驗收，必須須會同驗收單單位與採購單單位辦理。4) 如已分批收料，倉倉儲人員應在在訂購單採購單上上註明分批收收料日期、數數量，以影本本送採購人員員。5) 不合格之原物料料應通知採購購單

18、位退回或或扣款。第3節 相關資料採購單、送貨單、發票、進出廠登記記簿、訂訂購單、進貨檢驗報報告單、料料管制卡卡、進貨貨單、驗驗收單等。第1節 作業程序1) 逾期未交貨之交交易，應去電電寄函催辦辦。2) 違約情形若須經經法律途徑解解決時，交由由公關單位提提出告訴。3) 延期交貨之購置置，按合約規規定罰款。4) 所交貨品之品質質、規範如不不符合但仍可可使用者，亦亦屬違約情形形，如因急需需而不能等候候更換，改以以減價收貨時時，則由採購購人員將計算算處理方式填填入不履行行合約處理單單，始可減減價收貨。5) 將不履行合約情情形及處理過過程，記入不履行合約約處理單，並並核算不履行行合約對公司司之損失，列列

19、入供應商往往來紀錄。第2節 控制重點1) 各項違約是否依依供應商管理理規定及合約約規定處理。2) 貨品因檢驗不合合格退回更換換者，其交貨貨日期應以調調換補送貨品品到達日期為為準。3) 所交貨品之品質質、規格與合合約不合，但但可使用者，如如因急需勉予予驗收使用，應應經有關單位位主管事前認認可，按規定定扣款或減價價(折讓單)處理理。4) 如因檢驗不合格格退回更換，或或因故申請延延期交貨，必必須事前報請請公司有關主主管同意，並並確定逾期罰罰款或其他處處理辦法。5) 如因非人力所能能抗拒之災害害而申請逾期期免罰者，是是否有事後立立即檢具之認認可證件。6) 因事實無法依採採購合約所訂訂裁決者，其其違約案

20、件處處理方式必須須經有權人員員批准。第3節 相關資料不履行合約處處理單折折讓單等。第1節 作業程序1. 請款1) 倉儲單位於辦理理收料手續完完妥並經品管管單位檢驗合合格後，應將將各項單據及及發票（扣扣抵、收執二二聯）轉送採採購單位請款款。2) 採購單位收到倉倉儲單位轉來來之請款憑證證，批上採購購材料單價，經經主管簽核後後轉財會單位位核對審核。2. 核對財會單位依上述述之程序詳細細審核，若有有不合規定或或異常之情事事者，應反映映之。3. 記帳1) 請款條件審核無無誤後，開立立應付憑單單，製作傳傳票，記入帳帳冊。2) 於每月固定日期期整理應付付憑單交由由出納單位開開出支票。4. 開立支票1) 出納

21、單位收到支支出傳票後，應應注意其支付付程序是否已已齊備。2) 除現金支付外，原原則以抬頭劃劃線禁止背書書轉讓之支票票支付。3) 支票送蓋印鑑時時，應在支出出傳票或應應付憑單註註明銀行戶號號、支票號碼碼及日期。4) 支票之到期日應應與付款條件件相符。5) 若有廠商特別要要求以非禁止止背書轉讓之之支票支付時時，應報備主主管核准後辦辦理之。6) 將支票號碼、到到期日、帳號號，填於應應付憑單內內。5. 蓋印1) 將填妥支票送印印鑑保管人員員審核、蓋章章、簽字。2) 須先審核各項憑憑證是否齊全全，始可蓋章章、簽字。6. 領款付款之時間，出出納單位可視視作業狀況而而排定之，其其方式：1) 以掛號郵寄。2)

22、 定期（如每個月月之5、200日等）。3) 隨時。第2節 控制重點1) 出納付款時，應應嚴格核對支支付憑證上之之金額數目，領領款人身份與與印鑑必須相相符；如有疑疑問，應於查查詢後始能支支付。2) 支付款項，除有有特殊理由，得得以現金支付付外，其餘一一律開立抬頭頭劃線支票；如受款人堅堅持免劃線或或抬頭，應即即聯絡資材部部或經辦人員員。經其同意意並保證無誤誤後，准予免免填，必要時時，得呈報董董事長核准。3) 出納人員支付各各項貨款及費費用，支票或或現款均應交交予受款人或或廠商，公司司人員不得代代領；如因特特殊原因必須須代領者，應應經主管核准准。4) 支付手續應俟支支付單據審核核完妥，並經經財會人員

23、編編製傳票後始始得為之。5) 請購案交貨延期期罰款暨品質質不良罰扣之之列計，須經經過詳細核對對，確認合理理。6) 已屆法定或約定定支付期限，尚尚未支付者，應應追查其原因因並簽報催辦辦情形。7) 支票送蓋印鑑時時，應在支出出傳票或應應付憑單上上，註明銀行行戶頭、支票票號碼及日期期。8) 已付款原始憑證證是否蓋付付訖章，支支付傳票背後後是否有領款款人簽章，以以免重複付款款或冒領情事事發生。9) 領款日期與列帳帳日期相隔甚甚久者，應查查明其原因。第3節 相關資料發票、應應付憑單等等。第1節 作業程序1) 將購買實際數量量及金額與標標準成本或預預算比較，分分析差異原因因是否合理。2) 計算不良品比率率是否過高，及及分析是否有有人為疏忽。3) 大宗用料之採購購應分析其成成本是否合理理。4) 分析庫存呆廢料料原因與變化化情形，並通通函各單位。5) 分析採購數量時時機及運送方方式是否經濟濟。6) 對各項差異原因因，作通盤檢檢討並擬對策策改善之。7) 研究各項購置成成本及方法，是是否有再降低低之可能。第2節 控制重點1) 差異如係人為因因素造成，當當追查並懲戒戒或獎賞。2) 材料品質不良造造成公司之損損失，在許可可範圍外者，必必須索賠。3) 國外購置應利用用避險方法，使使成本固定或或將匯率變動動損失降4) 至最低。