常用公文写作要点

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1、要点壹、通知（二）总体结构（1）标题。写明发文机关名称、事由和文种。（三）颁发、转发、批转公文的通知这三种通知的正文均比较简短，最简单的形式就是指出谁，经谁批准，为何原因，根据什么，制定了壹个什么公文，现将公文发（转发）给谁，怎样执行（或从何时开始施行）。稍复杂壹点的就是于上述简单形式的基础上，对被印发、转发的公文或其所针对的事物进行评价分析，说明意义，指出执行中需注意的事项，或者对这些公文中的规定、要求等提出补充性意见。注意事项于撰拟颁发（或印发）公文的通知时应注意，必须认真交代这壹规范性公文的有效生成过程，特别是于当这壹过程本身就是法定的情况下。于撰拟转发公文的通知时应注意，评价被转发的公

2、文时不得随意发表批评性意见。于撰拟批转公文的通知时应注意，通知本身就是壹个批示，能够对批转对象提出包括批评性意见于内的各种评价意见。颁发（或印发）、转发、批转公文的通知均以颁发、转发、批转对象作为附件，均有对这些公文的执行要求。于执行”二字之前往往均有壹些限定修饰成份，应注意精确恰当地选择词语，根据实际需要正确使用认真遵照”切实遵照”参照”参考”研究”参酌”酌情”等含义有显著差别的字句，以保证公文的有效性。（四）指示性通知指示性通知指用于传达要求下级机关办理和有关单位需要共同执行的事项的通知。这种通知的发送对象虽不只是下级机关，但因其内容为更高层次机关的指示精神，因而仍具指示性。指示性通知的正

3、文壹般包括：行文的依据（客观情况、上级要求等）或目的意义;上级指示的精神及其具体化，如政策规定，工作任务及安排；执行要求及有关注意事项，如步骤、方法、时间要求、政策界限、方案执行情况的方式和期限等。后俩部分内容常需以分条列项目的方式表达，每条的开端大均以简短文字对主要内容加以概括（主题句），其后再予阐述发挥使之具体化、明确化。撰拟指示性通知时应注意：必须于文中指明行文依据，指明公文中的政策、规则、要求是上级的指示；语气应肯定；内容应具体明确，应使受文者通过阅读公文能对：做什么工作，为何要做，具体怎样做，依照何种要求和标准，以何种方法去做等获得明确的认识，要拿过来就能干，就能有效果；避免壹刀切、

4、绝对化的提法，注意给其留有因地制宜、实事求是处置问题的余地。（五）知照性通知知照性通知指用于转达要求各有关方面周知（只需要知晓而不要求直接执行）的事项的通知。这种通知的发送对象更为广泛，级别方面的限制也不严格，对下级对平级，甚至对壹部分上级均可发送。正文主要包括：形成该事项的过程、原因、根据；事项的具体内容（性质、状态）。为简化正文，有时以附件（如任免名单、公章印模、组织章程等）对事项的内容作细致交代。撰拟知照性通知时应注意：制发这类通知主要是于依法依制履行程序手续，为保证其有效性往往需对履行这些法定程序手续的情况予以说明，故此类内容不得随意略去；公文只需受文者了解事项的情况，因此，壹般不需对

5、事项加以议论评价，只求明确地反映事项的有关性质、状态，文中壹般也不涉及直接的执行要求。二、批复（壹）特点批复是用于答复下级机关请示事项的下行文。其主要特点是：具有法定的权威性和执行性，批复意见就是指示，下级机关务必遵守执行；具有被动性，批复是针对下级机关报送的请示被动制发的；具有明确的针对性，批复的内容需针对请示事项予以明确答复，不涉及其他问题。（二）总体结构（1）标题。写明发文机关、事由、文种，必要时也可于标题中标明“同意”批“准”和否的态度，如民政部关于同意福建省撤销崇安县设立武夷市的批复。（2）主送机关。壹般只为报送请示的机关。（3）正文。（4）发文机关和成文日期。（三）正文主要有三方面

6、内容：指明针对的来文（时间、发文字号、标题等），简要交代形成答复意见的过程；应对方请求回答是否同意或批准有关要求，或应对方请求提出解决工作问题的指导性意见，如不能批准时，需说明理由，只部分同意或批准时，除说明理由外仍要提出具体修正、补充的意见，应对方请求发表指导性意见时，具体写法可参照指示或指示性通知；常以“此复”特“此批复”等结束，有时也以提出请对方复文的要求作结，如请对方汇报有关情况，答复有关疑问等。（四）撰写要求第壹，于批复前必须进行充分的调查研究工作。第二，批复的意见应明确、具体、可行。第三，态度必须明朗，应有问必答，对所有要求答复的问题均有所交代。第四，内容较复杂，事项层次较多时，可

7、分条列项表达各项具体意见。最后，应注意保持公文的高度针对性，不涉及对方请示问题之外的其他事务和问题。关于电冰箱客户定牌为“牡丹牌”请示方案的批复X分公司：你司XX号文，关于电冰箱客户定牌为牡丹牌”请示方案，经研究，同意客户要求，使用定牌“牡丹牌”出口1200台，特此报复。希履约。X市X公司XX年X月日X分公司关于港商方面提出电冰箱定牌问题的请示公司：78P4201合约项下，我同香港益民公司签双门无霜电冰箱1200台。该项业务属带料加工性质。签约时双方协商，暂把商标定为“天坛牌”。最近港商方面提出“天坛牌”商标推销起来有困难，希望改为“牡丹牌”，标牌形状、图案亦由他们提供。可否同意，请批复。分公

8、司年月日用于下级机关向上级机关请求指示或批准。（壹）总体结构1标题。写明发文机关名称、事由和文种。2主送机关3正文。4发文机关和成文日期。（二）正文行文的依据、原因；待解决的问题及初步方案，不只壹个方案时的倾向性意见及其理由；行文要求，即请上级复文的要求，常用“当否，请示。”当“否，请批复。”请“审核批复。”妥“否，请鉴核批示。”等惯用的结尾词语表达。（三）撰写要求第壹，请示必须是向上级有所呈请，请其给予答复时才能使用，而且不能处处均请示，必须满足壹定条件时才能行文。第四，未获上级批复前，不能将公文抄送给自己的下级。第五，陈述理由时要客观充分，但不要讲空泛的大道理，更不能以教训人，强加于人的语

9、气来陈述。关于劳教审批政策问题的请示方案（1990年7月20日）公安部：壹、公发19909号文件下列条款适用范围是否包括那些于农村作案的农业人口？第壹条第三款“卖淫或嫖娼被公安机关查处俩次之上（含俩次）的，应予以劳动教养。”；第二条第二款“但对被公安机关查处俩次之上（含俩次）的屡教不改者，应予以劳动教养。”；第五条第壹款“以赌博手段设局骗钱数额巨大的，屡教不改的赌博分子，以及为赌博活动提供场二、人大常委会通过的关于处理逃跑或者重新犯罪的劳改犯和劳教人员的决定中规定对劳教人员解除教养三年内犯罪，外逃后五年内犯罪的，从重处罚。但对逃跑后五年内再未发现犯罪的是否再予追究未作规定。我省有壹劳教人员于八

10、六年被处于劳动教养三年后，闻风逃跑，至今已四年，返乡后经审查没有发现新的违法犯罪事实，现是否仍要执行原决定？上述请示，务必速予答复，以便执行。省公安厅劳教审批办四、方案方案用于于工作中，根据需要或要求，向上级机关汇报工作，反映情况，答复询问方案的主要特点是：受方案制度的影响，为各机关普遍经常使用；壹般可制发于事后，也可制发于事前或事中；不具备强制复文的性质。（二）总体结构（1）标题。写明发文机关名称、针对时间或事由、文种。（2）主送机关。（3）正文。（4）发文机关和成文日期。（三）方案正文正文主要包括：行文的根据（应要求仍是有了情况主动汇报）或概要点明公文所要涉及的情况或问题；陈述具体情况和问

11、题（时间、地点、人物、背景、经过、结果等）且对其性质进行概要分析；对有关工作或问题作概括总结，分析存于问题的原因，表明努力方向；结语，请上级指出问题的方案则为：“如有不当，请指正”。其他方案则以“特此方案”此“方案”等结尾词强调行文目的（四）撰拟工作方案时应注意第壹，方案中不能带呈请事项，不能要求上级务必给予批示第二，应根据行文的目的和上级的实际需要组织文字，突出重点情况和问题，重点讲按制度规定和上级要求或上级关心的新情况、新经验、新问题，淡化次要内容。第三，应及时行文，以便于上级能掌握即时信息，及时指示方向，纠正错误，解决问题。第四，对有关数字、数据的陈述务必真实、准确、全面，以免上级以此为

12、依据制定决策时造成失误。第五，于撰写答复询问的方案时，要注意针对性，首先要指明所针对的来文日期和来文询问的内容，然后扣住上级提出的问题明确作答，不要涉及无关的情况和问题。五、意见意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见能够是上行文，也能够是下行文,仍能够是平行文。下行的意见正文和指示或指示性通知相类似。上行的意见正文和工作方案有相近之处。正文主要包括：行文的根据（应要求仍是有了情况主动汇报）或概要点明公文所要涉及的情况或问题；陈述具体情况和问题且对其性质进行概要分析；建议（要求谁，何时，做什么，怎样做，方法、措施、期限、考核指标等），；结语，可提出转发建议：之上意见，如无不当，请批转（单位

13、）执行。”作为下行文的意见，文中有明确贯彻执行要求的，下级机关要遵照执行，没有明确要求的，下级机关可参照执行（壹）特点用于记载和传达贯彻会议主要精神和议定事项。其主要特点是：会议纪要是对会议情况和议定事项的完整而系统的记载，壹般制成于会议后期或会议结束之后；所记载和传达的会议议定事项，反映了主持单位和和会单位（人员）的共同意志和法定的权威性，因此，对于有关的和会单位或下属单位具有约束力，如认为必要，有权要求有关的受文单位予以遵守或执行；具体每壹份纪要的性质取决于会议的内容性质和印发会议纪要的目的要求，因此，会议纪要整体上壹般兼具知照性、参考性、规范性、协议性、指导性、执行性等多种性质。（二）总

14、体结构（1）标题。需写明会议名称和文种（纪要），如全国统战工作会议纪要。（2）成文日期。壹般用圆括号标注于标题正下方。（3）正文。（4）署名。必要时由和会各方或其代表签具机关名称、职务、姓名等。（三）正文议决性会议纪要的正文主要包括：导语，概述会议基本情况，如目的、会名、会址、会期、和会者、主持人、主要发言人、方案人、主要议程、会议总体效果等（例行性会议可省略其中的某些内容）；议决的事项，即和会各方共同确认的于完成壹个共同目标过程中各方承担和享受的责任、义务、权利、利益，或就某个问题形成的壹致认识等；提出号召、要求，或提出执行议定事项的措施要求等。消息性会议纪要的正文主要包括：导语；就会议议题

15、和会各方发表的认识、意见;提出号召、希望、展望，或提出壹个新问题，有时则以向有关方面致谢，或对下次会议作出原则性安排作结。（四）撰写要求第壹，公文中的主体部分（议定事项或有关方面的认识和意见）大均采用分条列项的形式。议定事项壹般以壹个事项或壹个具体问题为壹条或壹项。反映有关各方认识和意见的内容，既能够逐壹介绍围绕同壹问题形成的各种具体意见，也能够按发言次序，以发言人为单位逐个将各个方面的主要意见集中予以反映。第三，要纪“要”。七、函（壹）特点行政系统的函用于平级和不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准；党的机关使用的函用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属

16、关系的有关主管受内容繁简轻重差别的严格限制；内容也较单纯，壹般为壹函壹事；三是同样具有公文的法定效（1）标题。要求写明发文机关、事由和文种（函或复函），有时也可省略发文机关。（2）主送机关。（3）正文。（4）发文机关和成文日期。依格式正规、郑重的程度，函有公函、便函之分；依行文主动和否，函又有发函、复函之别。格式正规、郑重、涉及相对重要问题的是公函；相对灵活些（略去标题、发文字号等）且涉及壹般请求的是复函。发函正文主要包括：行文的目的和原因，即为什么要提出协商讨论有关问题或提出请求批准的项；需要询问、商议或批准的具体问题和事项，向对方介绍自己、介绍自己的意愿和方案，陈述有关理由、依据和背景材料

17、；提出希望或要求，如请复文”请予批准”望予合作等。有时以此致”特此函告”等结尾词作结。向对方请求批准的发函的正文和请示的组成情况相近。复函的正文主要包括：指明所针对的来函（标题、文号、时间等）；答复询问，表明态度、立场和解决问题的办法，提出疑问，陈述有关理由、情况；提出希望要求或致谢。有时以特此函复”等结尾词作结，答复对方请求批准事项的复函，其正文组成和批复相近。（四）撰写要求第壹，行文郑重，体现平等、坦诚精神，相互尊重，不强加于人，同时又不过于委婉。忌讲空泛的大道理，忌寒暄客套。如受文者不是个人时，壹般毋用敬礼”等词。第二，表达应概括、简约、明了。第三，正确使用专用词和惯用语。敬辞、感盼词语

18、等于函中的应用频率较高，如为盼”为感”为荷”是荷”谨致谢忱”盼复”候复”请示复”等，使用时应正确加以选择，以有分寸地正确而贴切地表达意图。国务院批转建设部、国家文物局关于审批第三批国家历史文化名城和加强保护管理请示的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：国务院同意建设部、国家文物局关于审批第三批国家历史文化名城和加强保护管理的请示，现转发给你们，请研究执行。于建设具有中国特色社会主义的宏伟事业中，既要重视物质文明建设，又要重视精神文明建设。我国的历史文化名城体现了中华民族的悠久历史、灿烂文化和光荣革命传统，保护历史文化名城是社会主义精神文明建设的重要内容。各地区、各部门要

19、按照中华人民共和国文物保护法、中华人民共和国城市规划法等有关法规和本通知的要求，切实处理好历史文化名城的开发建设和保护抢救工作的关系，把历史文化名城保护好、建设好、管理好。国务院XX）年月X0国务院关于地方税务机构管理体制问题的通知XXXXXXXXX年实行税务机构分设以来，工商税收壹直保持了较高的增长幅度，新的财税体制得到了巩固和完善。地方税收工作也取得全面进展，于保证地方财政收入，促进地方经济发展等方面发挥了重要作用。但最近壹个时期，壹些地方冲击国家统壹税法、干扰税收执法的问题比较突出；地方税务机构人员急剧膨胀，管理体制也不够规范。这种情况发展下去，将对进壹步深化财税体制改革、推进税收征管改

20、革以及地方税务机构的建设带来不利影响。为加强以地方税务机构的领导，规范和完善地方税务机构管理体制，现就有关问题通知如下：壹、对省（自治区、直辖市）以下地方税务局实行上级税务机关和同级政府双重领导、之上级税务机关垂直领导为主的管理体制，即地、市以及县（市）地方税务局的机构设置、干部管理、人员编制和经费开支由所于省（自治区、直辖市）地方税务机构垂直管理。本通知下发后，凡过去有关规定和本通知精神不符的，壹律以本通知为准。国务院XX年十月二十壹日国务院关于组建国家电力公司的通知根据建立社会主义市场经济体制和中华人民共和国国民经济和社会发展九五”计划和2010年远景目标纲要的要求，为有利于转变政府职能、

21、实行政企职责分开、深化电力工业体制改革，国务院决定组建国家电力公司。国家电力公司按照有关法律法规和政企分开等原则组建。该公司由国务院出资设立，采取国有独资的形式，是国务院界定的国有资产的出资者和国务院授权的投资主体及资产运营主体，是运营跨区送电的经济实体和统壹管理国家电网的企业法人，按企业集团模式运营管理。国家电力公司成立后，电力工业部继续行使对电力工业的行政管理职能，原由该部承担的国有资产运营职能和企业运营管理职能移交给国家电力公司。国家电力公司不具有政府行政管理职能，接受电力工业部等有关部门的行政管理和监督。中国电力企业联合会履行对电力工业的行业管理和服务职能。根据政企分开和精兵简政的原则

22、，各省、自治区、直辖市电力局（公司）按照国务院的部署，于条件成熟时，将现承担的行政管理职能移交给地方政府综合经济管理部门，同时接受地方政府的指导和监督。地方各级政府均不再设电力专业管理部门。国家电力公司组建方案和国家电力公司章程已经国务院批准，现壹且印发，请认真贯彻执行。电力工业部应会同中央机构编制委员会办公室加强对这项工作的指导，保证组建工作的顺利进行。国务院XX年十二月七日X市工商行政管理局关于工商行政管理机关如何依据现行法规对个体客运行业进行监督管理的请示国家工商行政管理局：上壹年开始，于对个体客运出租车行业管理的问题上，我局和客运管理部门产生了认识上的分歧。其主要原因于于我局依照城乡个

23、体工商户管理暂行条例的规定，对个体客运行业履行了运营资格审查、核准登记发照、收缴管理费、监督其客运运营活动、查处违法违章行为等方面的监督管理职责。而我市客管部门却以建设部、公安部、国家旅游局（88）建城字第35号文件城市出租汽车管理暂行办法第三条“对城市客运出租汽车应贯彻多家运营、统壹管理的原则”为依据，提出客运行业要独家管理，对个体客运出租汽车的欺行霸市、强拉顾客、哄抬运价、欺骗群众等违法违章行为，必须由客管部门查处，工商行政管理机关无权过问。这不仅干扰了我们的正常管理工作，而且影响了工商行政管理职能作用的充分发挥，特别是我市即将颁布地方性法规长春市客运出租汽车管理办法，迫切需要明确工商行政

24、管理机关管理客运行业的职权。为此，特请示国家局给予答复：工商行政管理机关依据城乡个体工商户管理暂行条例的规定管理个体客货运输业，依法履行哪些职责？如何理解“多家运营、统壹管理”的原则？城乡个体工商户管理暂行条例及其实施细则的规定可否作为处罚个体客货运输行业运营者的依据？之上请示，恳请速批示。X市工商行政管理局XX年二月二十日X市X局关于调查处理A县水利系统40名工人更改年龄、突击退休补员问题的方案X市人民政府：XX年11月14日，关于询问A县水利系统40名工人更改年龄、突击退休补员壹事处理情况的来文收悉，现将调查处理结果方案如下：XX年X10月20日接李X等同志反映A县水利系统40名工人更改年

25、龄、突击退休补员问题的来信后，我局局长X同志、市劳动服务公司经理X同志立即赴A县进行调查。经查证明群众反映情况属实，该县水利系统从19年10月5日至15日，办理退休的40名工人全部未到退休年龄。原因主要是本人弄虚作假，而其所于25个乡的乡政府未经认真调查即发给改大年龄的证明信，县水利局明知其中有假，却大开绿灯，为他们办了退休手续。于这40人中，最少的改大了11个月，最多的改大了23岁。中共A县委、县政府对该事极为重视，且立即采取了果断措施：（壹）暂停办理水利系统的工人退休、子女补员手续；（二）对已办退休、补员的要逐人进行审查，凡不符合政策规定，弄虚作假办了退休、补员手续的要坚决纠正；（三）对参和作假者给予严肃处理。根据A县委、县政府的指示，我局已责成该县水利局将其招收的40名子女全部清退；已办退休手续的40名工人全部于年12月1日前返回原岗位上班工作。同时，经研究决定给予具体参和此事的同志以警告处分。此事处理的结果已于A县报纸上公布。特此方案市局年月日