哈佛经理会议准备23

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1、哈佛管理理技能培培训教程程：第十十一单元元 哈佛佛经理手手册 第第三章 哈佛经经理会议议准备第第三章 哈佛经经理会议议准备 会务准备备 主席席应如何何控制会会议以增增进其实实效?谈谈到控制制，管理理学界有有这么一一句脍灸灸人口的的名言，可可供作参参考：最最好的控控制便是是避免丧丧失控制制!为了了避免对对召开的的会议丧丧失控制制，主席席应在开开会之前前做妥准准备工作作。就一一般性的的会议而而言，开开会之前前的准备备工作至至少包括括下列八八项： (11)会议议目标的的设定； (22)与会会者的选选择； (33)会议议时间的的选择； (44)会议议地点的的选择； (55)会议议场地的的布置； (66

2、)议程程的指定定； (77)会议议通知的的派发； (88)开会会前的最最后审查查。 会议目标标的设定定 决定定召开会会议之后后的第一一项最重重要的准准备工作作，便是是设定会会议目标标。良好好的会议议目标应应符合四四项要求求： 1.会议目目标必须须用书面面列明 许多多会议主主持人在在规划会会议的时时候，都都以为没没有必要要将目标标写出来来。他们们常说他他们已将将目标记记在脑中中，而且且只要他他们时常常想起它它们，则则是否诉诉诸文字字，将不不会产生生任何实实质上的的差别。其其实，这这是一种种似是而而非的论论断。用用书面方方式写下下会议目目标，可可以产生生三种好好处：第第一、有有助于目目标内涵涵澄清

3、；第二、书书面目标标较不容容易被遗遗忘；第第三、当当目标种种类繁多多时，以以书面写写下比较较容易调调和它们们之间的的潜在矛矛盾。 2.会议目目标必须须切合实实际 所谓谓切合实实际，即即指具有有实现的的可能。但但是“会议目目标必须须切合实实际”这句话话，并不不意味会会议目标标应该是是容易实实现的。事事实上，一一种不是是轻易能能够实现现的目标标，对目目标的追追求者才才具有真真正的挑挑战性。这这即是说说，会议议目标不不但应具具有相当当的挑战战性，而而且也应应该有被被实现的的可能。 3.会议目目标必须须具体而而且可以以衡量 含糊糊笼统的的目标极极难充作作行动的的指南。例例如某单单位主管管因为感感到该单

4、单位产品品不良率率过高，而而决定开开会研讨讨降低产产品不良良率方案案。倘若若他将会会议目标标认为“探讨如如何降低低产品的的不良率率”，则该该目标肯肯定难以以充作与与会者提提供意见见的指南南，因为为他没有有具体地地指出产产品的不不良率应应降低多多少，以以及应在在多长的的时间内内达到这这个结果果。但若若他将会会议目标标改订为为“探讨如如何在十十月底之之前令产产品不良良率由目目前的55%降低低至3%”，则上上述缺点点将不复复存在。 4.会议目目标所表表明的必必须是“应实现现什么”，而非非“应做什什么”“应做什什么”是以主主席为本本位，而而“应实现现什么”则是以以成果为为本位。以以主席为为本位的的目标

5、，远远不如以以成果为为本位的的目标那那样具有有实效。例例如当会会议目标标被订为为“向员工工宣传新新的告假假程序”时，主主席可能能只会照照本宣科科一番而而草草了了事，但但若会议议目标被被订为“令员工工了解新新的告假假程序”，则主主席将不不能不关关心员工工对新的的告假程程序，是是否已真真正了解解。 与会人员员的选择择 会议目标标设定之之后，紧紧接着便便决定与与会的人人选。主主席原则则上只应应考虑邀邀请下列列两类人人士与会会： 1.对实现现会议目目标有潜潜在贡献献的人 会议议既然是是以目标标的实现现为导向向，因此此主席在在决定与与会者人人选之际际所应优优先考虑虑的，便便是邀请请对实现现会议目目标有潜

6、潜在贡献献的人参参与。但但这并不不意味这这些人非非出席会会议不可可，因为为主席有有时可以以在会议议之前约约见他们们，并征征求他们们的意见见。这样样做，将将可免除除他们出出席会议议。 2.能够因因参与会会议而获获得好处处的人 让这这些人参参与会议议，固然然有助于于会议功功能的发发挥，但但主席也也可故意意不邀请请他们参参与，而而只在会会议之后后，将开开会的结结果通知知他们。 主席席对于难难以分辩辩是否应应该邀请请的人士士，最好好能采取取“宁可邀邀请，而而不排斥斥”的原则则，邀请请他们参参加，以以免遗漏漏。 需要要特别留留意的是是，与会会者人数数不宜太太多。理理由有三三： (11)会议议的成本本非常

7、昂昂贵，因因此没有有必要出出席或列列席的人人士，尽尽量不要要让他们们参加。 (22)在定定好的会会议时间间内，与与会者人人数一多多，则每每一位与与会者的的平均参参与机会会将随之之减少。 (33)与会会者人数数一多，沟沟通将趋趋于困难难。例如如当与会会者只有有3个人人的时候候，沟通通渠道只只有6个个；与会会者增至至4个人人，沟通通渠道增增至122个；与与会者增增至8个个人，沟沟通渠道道增至556个；其余依依此类推推。沟通通渠道越越多，与与会者对对信息的的掌握能能力将越越低。 一般管理理者所公公认的较较理想的的与会人人数，是是577人。因因为在这这样的人人数下，不不但沟通通不致发发生困难难，而且且

8、与会者者普遍拥拥有较多多的参与与机会。倘倘若与会会人数甚甚多，譬譬如多至至20人人以上，主主席可以以视实际际需要而而采取分分组讨论论方式，处处理各种种议案。 一名员工工每次参参加企业业会议，都都会使公公司受到到某些方方面的损损失。因因此，实实用经济济学要求求每份邀邀请都必必须有建建设性作作用。假假如一个个人并非非必须参参加会议议，他的的时间就就能在其其它方面面为公司司多作贡贡献。而而且，没没有兴趣趣的出席席者会造造成妨碍碍。 要把每一一位参加加会议的的人都看看作资源源。资源源的利用用应按照照需要，而而不是多多多益善善。一间间拥挤不不堪的房房间可能能使参加加会议者者泄气、不不能实现现自己的的目的

9、。 为了从每每个资源源得到最最大好处处，管理理部门既既不能把把与会者者的责任任和技能能认为是是当然的的，也不不能假定定其个人人目的和和公司的的目的一一致。人人们希望望从会议议得到的的东西往往往不是是会议主主持人所所确定的的会议目目标。 要把企业业会议看看成是一一个若干干个人的的群体，他他们必须须互相影影响以完完成某项项工作；不要单单纯问谁谁应当参参加，而而要问为为什么参参加。下下面是请请你考虑虑的一些些因素： (1)参参加会议议的人将将在多大大程度上上涉及会会议的行行动后果果? (2)这这个人在在中心议议题的专专门知识识方面，是是否确有有需要或或能有所所贡献? (3)这这个人以以前对这这种情况

10、况，有没没有经验验，或者者与所涉涉及的议议题或人人物是否否有特殊殊关系(例如代代表某一一特殊利利益的小小组)? (4)级级别或地地位是否否适合于于这个小小组?(下级职职员和他他们的上上司在一一起参加加的时候候，心理理上常会会不自然然，以至至于影响响他们反反应的质质量和真真实性。) (5)假假如要做做决议，这这个人是是否能做做(他不不应是一一个从属属的人，这这种人可可能缺乏乏完整的的全面知知识和适适当的权权威)?(6)他是否否具有行行政或法法律责任任来进行行审查或或决定? (7)为为帮助会会议开得得成功，这这个人能能不能通通过抵制制已知的的意见以以形成均均势，提提出一个个不偏不不倚的客客观见解解

11、，或发发挥评论论者或媒媒介者的的作用? (8)他他的才能能或职责责是否与与其他与与会者重重复? (9)由由于某种种理由，他他或她的的出席是是否会妨妨碍会议议的总体体成效? (10)是否时时间、工工作量及及其他因因素都能能使与会会者安心心参加全全部会议议，而不不是人在在心不在在? 出席人应应当提前前了解的的事项 1交通通(1)谁谁预定飞飞机票?是个人人，还是是公司? (2)如如果人们们自己预预定，他他们找谁谁?是否否用一个个负责人人的姓名名，以便便电话接接线员一一听就知知道? (3)他他们应计计划在什什么时候候到达? (4)预预定飞机机票何时时截止? (5)从从飞机场场到会议议场所是是否提供供交

12、通工工具?谁谁提供? (6)如如果不提提供交通通工具，个个人如何何自行安安排交通通? 2会议议场所要要几人同同住一室室吗? (1)如如果是这这样，能能否挑选选室友?还是和和生人同同住，以以便人人人都能多多结识一一些朋友友? (2)人人们能否否指定禁禁止吸烟烟的房间间(许多多场所现现有此种种房间)或不吸吸烟的室室友? (3)有有无健身身俱乐部部?游泳泳池?高高尔夫球球场或网网球场?其它娱娱乐设施施? (4)人人们是否否须自备备体育用用具? 3衣服服(1)会会议场所所设施在在门厅和和餐室是是否有衣衣着规定定? (2)公公司管理理部门要要求会议议期间何何种程度度地遵守守礼节或或不拘礼礼节? (3)娱

13、娱乐活动动，有精精致装饰饰的宴会会或宴会会是否需需要特别别衣着? 4会议议(1)人人们是否否应当携携带卷宗宗或顾客客记录? (2)会会前是否否有须完完成的任任务? 会议时间间的选择择 主席在选选择会议议时间时时，首先先应该考考虑的便便是自己己的时间间，此即即能令自自己获取取充分准准备以及及方便自自己作息息的时间间。这种种作法并并不表示示主席是是一位自自我中心心的人，因因为主席席既然是是会议成成败所系系的关键键性人物物，在选选择会议议时间时时，自然然应以适适合自己己的时间间为优先先考虑。这这是一种种实事求求是的作作法。其其次，主主席也应应该考虑虑方便与与会者出出席的时时间，以以及为与与会者所所喜

14、爱的的时间。倘倘若与会会者对会会议时间间有所不不满，则则会议目目标的实实现，势势必遭受受不利的的影响。 会议时间间必须包包括起止止时间。经经验显示示，绝大大多数的的会议都都只列明明开始的的时间，而而无结束束的时间间。这样样的作法法有两种种严重的的缺陷： (1)与与会者无无法对会会后的工工作预作作规划。 2)会议议的效率率势必降降低，因因为既然然没有终终止的时时间，本本来一个个小时可可以结束束的会议议，则可可能被拖拖到三个个小时才才结束，这这不幸应应验了帕帕金森定定律工作将将被延伸伸，以便便填满可可供完成成工作的的时间。为为了避免免上述两两种缺陷陷，每一一场会议议都必须须列明结结束时间间，而且且

15、都必须须按照这这个时间间准备结结束。就就算有些些会议譬如如说解决决问题的的会议难以以确切地地把握结结束时间间 但主席至至少应指指明会议议大约会会在哪一一个时间间结束。 为了避免免会议过过分冗长长，有些些管理者者故意将将会议安安排在距距午餐、某某种活动动或是下下班之前前不久举举行。这这是一种种可以考考虑采取取的方法法。 至于一场场会议到到底应为为时多久久，这虽虽无一致致的看法法，但多多数的管管理者均均同意，以以不超过过一个半半小时为为限，因因为一般般人能保保持注意意力集中中的时间间，最长长大概不不超过一一个半小小时。(这大概概也可以以说明何何以大多多数电影影的放映映时间，都都在一个个半小时时左右

16、。)但若会会议中所所探讨的的是极其其严肃的的或是极极其困难难的主题题，则一一场会议议的时间间以不超超过一小小时为宜宜。但这这并不是是说一场场会议不不能长到到两小时时以上，因因为一旦旦议案多多，则会会议时间间将不能能不相应应延长。但但须注意意的是：一场会会议的时时间超过过一个半半小时，则则中途应应腾出若若干时间间作休息息之用。 最后，我我们还想想提醒你你：例如如主席不不坚守原原定时间间主持会会议，则则宁可另另择时间间开会，而而不应轻轻易找人人代为主主持。重重要的会会议，更更特别要要遵守这这个原则则。 会议地点点的选择择 许多人在在从事会会议规划划时，都都以“方便”主席席的方便便以及与与会者的的方

17、便，作作为选择择开会地地点的依依据。这这样做并并不妥当当，因为为“方便”只是选选择开会会地点的的诸种考考虑之一一。会议议地点选选择，至至少应顾顾及下列列七个条条件： (1)场场地必须须有空档档且可供供使用。 (2)场场地必须须够大以以便容纳纳与会者者及视听听器材。有有人认为为平均每每一位与与会者若若能拥有有1.55米2的的空间，才才算理想想。 (3)必必须拥有有包括桌桌椅在内内的适当当家具。会会议时间间愈长，所所使用的的桌椅愈愈应令与与会者感感到舒服服。不过过，却不不应该令令与会者者舒服到到无心开开会的地地步。 (4)必必须拥有有充足的的照明及及通风设设备。 (5)必必须能免免于声音音、电话话

18、、访客客等干扰扰，以防防与会者者分心。 (6)必必须令主主席及与与会者大大致方便便。 (7)成成本必须须低廉。 以上七个个条件之之中，前前四个可可视为任任何会议议地点的的必备条条件，缺缺一不可可，但后后三个条条件则往往往因相相互冲突突而无法法同时具具备。例例如为节节省开支支及令与与会者大大致方便便，主席席将会议议地点定定在与会会者办公公室的附附近。但但是，由由于会议议地点太太接近办办公室，就就会在会会议进行行中常有有电话或或访客的的干扰。此此外，与与会者也也常在会会议进行行中伺机机进出会会场。反反过来说说，倘若若为了令令与会者者专心开开会，主主席遂将将会议地地点改在在远离与与会者办办公的地地方

19、。但但是会议议地点遥遥远，不不但令与与会者感感到不便便，而且且也令会会议成本本因而提提高。许许多管理理者对会会议地点点的选择择都有这这样的共共同认为为：一般般性的会会议或是是为时较较短的会会议，原原则上应应在与会会者办公公室附近近召开，但但是特别别重要的的会议或或是为时时较长的的会议，则则应选择择远离与与会者办办公室的的地方召召开。 1选择择地点在其它条条件相同同的情况况下，如如果会期期短，最最佳会址址是大多多数参加加者旅途途最短的的地方。如如果会期期较长，那那么，旅旅途远近近就不如如主要商商业中心心或人们们常去的的地方重重要。 越来越多多的机构构发觉机机构外的的会址能能增加会会议成功功的机会

20、会。有些些企业报报告说，多多样化的的会议地地点能激激发兴趣趣，并为为常规功功能增加加新的方方面。而而且，它它为会议议的便利利、服务务工作和和可能安安排的项项目提供供更为广广泛的范范围。 2考虑虑利用会会议中心心一下子解解决许多多后勤问问题的好好办法是是在一个个会议中中心开会会(不要要混淆会会议中心心与大会会中心，后后者一般般要大得得多)。会会议中心心这个概概念在过过去十年年中已臻臻完美，现现在是开开两百人人以下会会议的主主要地方方。 美国典型型的会议议中心是是康涅狄狄格州南南贝里的的哈里森森会议中中心。各各种专家家讨论会会和专题题讨论会会在这里里各开二二天，平平均参加加人数为为201000人。

21、会会议在长长达一年年之前就就需预定定。设施施有先进进水平的的会议中中心和度度周末的的地方，备备有二十十间会议议室，每每间大小小从二十十到三千千平方英英尺不等等。座位位从十二二个到二二百二十十五个不不等，并并可安排排成剧场场式、教教室式、宴宴会厅式式或讨论论会式。 典型的中中心座落落在没有有大城市市的汽车车、飞机机和行人人交通干干扰的地地方。这这种中心心一般包包括供会会议用的的一所有有充足房房间的旅旅馆，一一个咖啡啡馆和一一个餐馆馆。可以以安排全全套会议议服务项项目，包包括就餐餐、客房房、会议议室、便便笺本、铅铅笔、标标准的视视听器材材、咖啡啡供应、以以及供娱娱乐使用用的设施施等。 注意：不不管

22、会议议主持人人是新手手还是行行家，他他都会发发觉和良良好的会会议中心心共事可可以减少少许多计计划难题题。由于于这种中中心适合合小型会会议，它它能估计计到主持持人的需需要，从从而减轻轻他所肩肩负的许许多细节节。而当当把所有有收据加加到一起起时，费费用不一一定更高高。会议议中心在在各国已已如雨后后春笋般般兴起，新新的中心心还在继继续开办办。最好好的一些些中心位位于大城城市附近近的老房房子里，但但是要仔仔细选择择。 3及早早提前预预定在计划开开始时就就预定地地点如有必必要，可可以是暂暂时性的的，这样样做有百百利而无无一弊。最最好的开开会地点点要及早早预定。最最受欢迎迎的开会会地点时时常要提提前五年年

23、预定。围围绕可供供使用的的场地和和设施设设计方案案，比物物色完全全适合于于既定方方案的设设施要容容易。 初步的寻寻找场地地可以通通过邮件件进行，条条件是你你能提供供你的要要求细节节的概要要和拟议议的各个个日期。招招标应包包括下列列各项： (1)活活动的一一般安排排(附上上以前类类似活动动的方案案有助于于场地管管理部门门参考)。 (2)开开会场地地的要求求分别别对圆桌桌讨论小小组、群群众大会会、陈列列区、宴宴会等提提出要求求；说明明每项占占用的具具体时间间，以及及参加的的人数等等。 (3)简简述拟议议的社交交活动。 (4)说说明是否否需要特特殊场地地、设备备、伙食食或人员员条件。 (5)套套房、

24、单单人房间间、双人人房间各各需若干干，并说说明与会会者住宿宿的天数数。 你在和场场地管理理部门初初步函商商时，最最好限于于要求下下列各项项：可供供多大场场地、价价格表及及平面图图。在预预定大会会地点时时，大多多数财务务细节是是可以磋磋商的。最最终预定定场地应应以亲自自视察建建筑物为为准，平平面图可可能靠不不住，亲亲自视察察实际结结构装置置。 4彻底底视察开开会场地地大会管理理人和会会议物质质安排的的负责人人应视察察拟议中中的会议议场地。适适当的核核对细目目应包括括下列各各项： (1)检检查考虑虑中的全全部会议议室或场场地。不不要认为为任何两两个房间间都一样样；要检检查每个个房间的的物质条条件，

25、以以发现不不合适的的照明或或通风、不不方便的的休息室室、妨碍碍安静的的通道或或出口、不不恰当的的场地分分配及其其他问题题。如果果怀疑一一个房间间是否能能容纳会会议要求求的座位位数字，就就坚持试试摆以核核对容量量。 (2)随随意抽查查一个单单人房间间、一个个双人房房间和一一个套房房的设备备。特别别要警惕惕所谓“二等”设备，因因为有些些旅馆把把客人分分为社会会的和参参加会议议的。检检查家具具、床铺铺的质量量以及全全面清洁洁情况。 (3)检检查登记记，会议议管理以以及其它它后勤所所在地。要要便于进进来的客客人寻找找，便于于到达所所有的会会议地点点，并有有加锁的的储藏处处。 (4)检检查膳食食供应。要

26、要求提供供过去的的各种菜菜单。在在没有旅旅馆人员员陪同下下，检查查每一个个餐厅的的一般伙伙食。注注意服务务质量和和员工态态度。 (5)假假如被指指定的房房间不在在同一层层楼，则则须检查查电梯的的服务情情况。参参加者来来往于各各会议室室是否会会发生困困难、造造成延迟迟以及使使会议停停顿。 (6)检检查可得得到的服服务项目目、营业业时间和和社交与与娱乐活活动的费费用。 (7)确确定来往往于会场场及社区区之间有有无交通通及停车车便利。 5签订订书面合合同会议和大大会已经经成为许许多旅馆馆和会议议中心的的重要收收入来源源。他们们渴望获获得你的的业务，渴渴望使你你满意。大大型会议议几乎每每一个方方面都可

27、可以谈判判：房租租、宴会会费用、会会议场地地、宣传传邮件以以及其它它大量细细节，都都可以讨讨价还价价。 一旦谈妥妥一切细细节，极极为重要要的是把把口头协协议变成成书面形形式，分分别详列列每项具具体安排排。你的的最终合合同或协协议应包包括如下下的细节节： (1)确确定全部部会议场场地，包包括每个个房间的的名称及及可供使使用的时时间。餐餐桌座位位安排、视视听器材材以及其其它设备备的图表表都应草草签并附附于协议议书。 (2)确确定保证证的客房房间数、房房费表以以及如果是是美国式式包括括的伙食食及服务务。如有有可能，应应列入开开会团体体大多数数人的到到达和离离去日期期、房租租起算和和退租日日期以及及不

28、受约约束的客客房退房房日期。 (3)确确定由旅旅馆提供供的免费费商品和和服务(例如会会议室及及其布置置，特别别装饰，欢欢迎会的的音乐和和酒，飞飞机场接接机，特特别的娱娱乐活动动，工作作人员伙伙食，电电影放映映员及其其他额外外人员)。 (4)确确定小费费安排，包包括用餐餐、整理理房间的的女工、共共同使用用的侍者者及其他他人员的的拟议小小费费率率或者在在房间全全部帐单单上增加加一定的的百分比比作为服服务小费费。 (5)确确定任何何特殊安安装或改改装，增增加特别别人员、服服务或设设施，并并明确开开支怎样样负担。 (6)确确定预定定和开票票手续，包包括你的的单位为为宾客承承担财务务责任的的限度。 (7

29、)建建立个人人信贷，并并列明应应向参加加者个人人直接收收取的费费用。 (8)指指定可以以取消预预定而不不向你单单位收费费的一段段时间或或最后期期限。 将协议细细节不管多多么细微微写成成书面合合同的重重要性，无无论怎样样强调也也不为过过分。随随着会期期临近，应应经常与与场地管管理部门门保持联联系。人人员、旅旅馆装修修或其它它变更都都可能对对会议计计划产生生重大影影响。密密切联络络会有好好处。 6选定定地点和和时间的的重要性性没有一个个时间或或一个地地点对所所有的会会议都是是最佳的的，但是是对每一一个集会会来说，都都有它的的最佳时时间和最最佳地点点。要确确定一个个大家都都方便的的时间，应应在安排排

30、之前和和主要的的参加者者联系。任任意安排排的会议议对一些些参加者者可能不不便；在在这种情情况下，或或者是他他们的正正常工作作，或者者是会议议本身会会遭到损损失。每每日的不不同时间间对机警警程度和和精神集集中程度度会有影影响：下下班以后后开会容容易身心心疲倦、与与个人计计划冲突突，而饭饭后立即即开会则则正赶上上感受能能力低的的时候。 还要记住住，拖长长开会时时间导致致效果递递减，那那些以鼓鼓励创造造性思维维为目的的的会议议尤为如如此。 一般说来来，少开开会比多多开会好好，但是是“开足够够的会”的含义义，取决决于实用用目的。当当会议目目的是协协调或检检查时，定定期安排排比随时时召开好好：在重重要项

31、目目的最后后阶段，则则每天开开会可能能是恰当当的。 7会议议室会议效果果常常受受到会议议地点和和物质享享受的影影响。你你自己的的办公地地点可能能是最自自然也是是最易于于利用的的地点，但但它不一一定最有有助于达达到会议议的目的的。选择择会议地地点应当当包括对对如下因因素的评评估： (1)理理想的会会址对绝绝大多数数与会者者来说，应应该是旅旅程最短短的(不不要受级级别影响响而忽视视大众的的便利)。 (2)首首先要考考虑没有有打扰、噪噪音和其其他使人人分心的的因素。许许多业务务会议安安排在远远离办公公室的地地方，以以摆脱日日常事务务，达到到集中注注意力于于会议的的目的。不不用说，适适当的通通风装置置

32、，空气气流通，照照明度，音音响效果果和温度度调节，这这些都是是促成有有效的会会议气氛氛必不可可少的主主要条件件。 (3)与与会者座座椅的舒舒适程度度和他的的注意力力持续时时间之间间有明显显的相互互关系。假假如会议议地点是是租来的的，应检检查那里里的设施施和器材材。便于于圆桌会会议参加加者的器器材，对对大多数数会议有有好处。同同样重要要的是也也应该有有能使人人精神振振奋的设设施。 会议议程程的拟定定 顾名思义义，议程程即是会会议的程程序表。议议程所涵涵盖的除除了足以以实现会会议目的的各种议议案之外外，尚包包括与会会者姓名名、会议议时间以以及会议议地点等等项目。 主席在编编排议程程的时候候，最好好

33、能遵守守以下两两个原则则： (1)按按照议案案的轻重重缓急编编排处理理的先后后次序，这这即是说说越紧要要的事项项越应排排在议程程的前端端处理，越越不紧要要的事项项则越应应排在议议程的后后端处理理。这样样做的一一个好处处便是：就算在在预定的的会议时时间内无无法将全全部议案案处理完完毕，但但起码较较紧要的的议案已已被处理理过。那那些较不不紧要的的议案，则则可另择择时间处处理，或或是并入入下次会会议中再再予处理理。 (2)每每一个议议案应预预估所需需的处理理时间并并明白地地标示出出来。假假如能这这样做，则则主席可可让某些些人只参参与与他他们有关关的某些些特定议议案的讨讨论。这这即是说说，假如如议程中

34、中明示几几点几分分到几点点几分被被分配于于探讨某某一议案案，则主主席可以以故意让让某些人人迟到(即令某某些人在在涉及他他们的议议案被讨讨论之前前几分钟钟才进入入会场)，也可可以故意意让某些些人早退退(即令令某些人人在涉及及他们的的议案被被讨论过过之后离离开会场场)。这这样做，显显然可以以节省与与会者的的时间。不不过，会会场的秩秩序将不不免受到到干扰。因因此，主主席只能能有限度度地容许许迟到或或早退。 有些主管管在主持持会议时时并不准准备议程程，这是是一种很很坏的习习惯。议议程不仅仅能够规规范会议议的内容容，而且且也足以以约束沟沟通的次次序与沟沟通的节节奏。一一旦会议议欠缺议议程，则则会议的的内

35、容势势必不确确定，沟沟通的次次序势必必杂乱，沟沟通的节节奏势必必太快或或太慢。换换句话说说，欠缺缺议程的的会议是是注定不不具实效效的。为为了改变变这种不不良的习习惯，每每一个机机构都应应考虑采采取政策策性声明明，严格格要求拟拟妥议程程之后才才准许开开会。 为让与会会者对会会议及早早作准备备包括括心理准准备及实实质准备备议程程应随会会议通知知事先发发给与会会者。 虽然并非非所有会会议都需需要正式式的议程程，但是是与会者者至少应应当事前前有所了了解，以以便做好好准备。议议事日程程是受到到尊重还还是被忽忽视，这这与管理理部门对对它的利利用程度度是成正正比的。 但书面的的议程有有另一个个重要好好处：会

36、会议领导导者将集集会的目目标写成成书面的的议程，有有助于会会议目的的的具体体化。这这样，议议程就能能使会议议按照既既定轨道道进行，让让主持人人能集中中他的精精力去处处理参加加会议人人员彼此此之间的的相互影影响。 拟定议程程的责任任通常落落在会议议领导人人的肩上上。但是是，人们们一般对对他们参参加创造造的事情情才愿意意予以支支持。提提前参与与能使那那些参加加会议的的人依照照拟定的的议程把把问题看看得更清清楚。下下面是可可能有助助于鼓励励与会者者参加的的一些建建议： (1)对对将要讨讨论的问问题要求求及早思思考。 对问题题的解决决或处理理，有哪哪些看起起来是行行得通的的? 哪些是是显而易易见的危危

37、险? 所要讨讨论的问问题其最最后结果果可能意意味着什什么? (2)如如果时间间允许，把把参加会会议者的的建议合合并到暂暂定议程程里，提提前分发发，以征征求补充充意见。 (3)提提前向与与会者简简明介绍绍会议的的目的，并并要求他他们做一一些具体体工作，例例如抽样样调查员员工意见见，汇集集统计数数字，或或搜集背背景资料料。 会议常因因野心过过大的计计划而在在一开始始就注定定失败。下下面是制制定实际际可行的的目标的的一些建建议： (4)可可能的话话，把议议程的话话题限制制在同一一个主题题范围内内。这有有助于从从容进行行，同时时使必须须参加企企业会议议的人数数减到最最少。假假如议程程中有不不同主题题，

38、可以以分别安安排为两两个小会会进行。 (5)假假如这些些主题之之间没有有关系，要要力求少少安排一一些话题题。因为为要使与与会者从从他很感感兴趣的的问题转转到兴趣趣不高的的问题上上，而又又始终全全神贯注注，是很很困难的的。 (6)设设法将议议程话题题限制为为一个主主要的讨讨论项目目，辅之之以不需需大量准准备的次次要项目目。 (7)不不把某些些特殊的的(有势势力的)管理人人员的“心爱项项目”列入议议程。 (8)提提前分发发每一项项议程话话题的附附件，以以节省开开会时间间。这样样就可以以确定：每一项项拿到会会上讨论论的话题题在会前前都已向向与会者者简明介介绍。这这是一种种利用以以前会议议记录实实际可

39、行行的方法法。 (9)在在议程上上要表明明会议开开多长时时间。与与会者知知道会议议不允许许超过时时间，就就会更加加积极。 (10)对那些些非常有有争议的的、极为为复杂的的或小组组完全不不熟悉的的话题，要要安排充充分的时时间。 (11)要记住住注意力力的持续续时间是是有限度度的。对对一位实实业家来来说，有有效的会会议一般般持续一一个小时时，当会会议进行行了一个个半小时时，就接接近效果果递减的的临界线线了。 (12)假如会会议必需需开到两两小时以以上，应应安排中中间休息息时间。 (13)假如可可能，要要留出会会后交谈谈和娱乐乐的时间间。 会议通知知的派发发 很多会议议召集人人，常常常为送发发适当的

40、的会议通通知而头头痛。这这可能是是因为他他们的疏疏忽所造造成，也也可能是是因为他他们太过过匆促地地决定召召开会议议，以致致欠缺足足够时间间作妥善善的斟酌酌所造成成。 一份良好好的会议议通知，在在内容上上至少应应包括下下列五项项： (1)开开会的时时间(包包括日期期及起止止时间)。 (2)开开会地点点。倘若若开会地地点并非非与会者者所熟悉悉，则应应附上确确切的位位置图及及交通路路线图。 (3)会会议的目目标。 (4)与与会者须须事先准准备的事事项。 (5)其其他与会会者的姓姓名。 一般的会会议通知知最好是是在开会会前一个个星期寄寄到与会会者手中中，因为为现代人人在安排排各种活活动时，多多半提早早

41、一个星星期作规规划，而而且一个个星期的的时间大大概足以以做好开开会前的的各种准准备工作作。超过过一个星星期的会会议通知知比较容容易被遗遗忘，因因此当你你有必要要发出超超过一星星期的会会议通知知时，你你最好能能在开会会前两、三三天设法法再向与与会者提提醒开会会时间。除除非是紧紧急会议议，否则则不要发发出短过过一星期期的会议议通知，因因为太匆匆促的通通知，不不但令与与会者来来不及作作好会前前的准备备工作，而而且也很很容易令令他们觉觉得会议议召集人人把他们们当作“呼之即即来”的人物物看待! 会场的布布置 布置会议议场地，应应考虑会会议的性性质及与与会人数数的多少少。例如如在提供供信息的的会议里里，倘

42、若若人数众众多，则则以不设设桌子的的戏院式式安排或或是设桌桌子的教教室式安安排较为为理想。在在解决问问题的会会议里，假假如人数数不多，则则最理想想的安排排是让每每一位与与会者均均环绕桌桌子而坐坐，这样样可方便便每一个个人跟其其他的人人进行多多项沟通通。再如如在培训训会议里里，如人人数不多多，则可可令与会会者坐在在马蹄型型的桌子子的外圈圈，这样样不但便便于与会会者与主主席之间间的沟通通，而且且也便于于与会者者跟与会会者之间间的交流流。但若若人数众众多，则则最好是是将与会会者分成成若干小小组，每每一小组组各聚在在同一桌桌子周围围。这种种安排的的好处在在于方便便分组讨讨论及综综合讨论论。 座位编排排

43、与会议议成效的的高低具具有密切切的关系系。除了了座位的的安排之之外，在在布置场场地时，你你仍须注注意以下下几项： (1)应应先决定定准不准准在会场场吸烟。倘倘若准于于吸烟，则则应准备备烟灰缸缸。倘若若不准吸吸烟，则则不能让让烟灰缸缸在会场场中出现现。此外外，你最最好能在在会场中中张贴不不准吸烟烟的标志志或文字字。当与与会人数数众多时时，你也也可以按按实际需需要，将将座位区区分为吸吸烟区及及非吸烟烟区。 (2)如如与会者者之间彼彼此并不不熟悉，则则应考虑虑是否事事先准备备姓名卡卡片。 (3)准准备视听听器材。黑黑板(白白板)、白白报纸、甚甚至幻灯灯机、投投影机与与放映机机等应该该被视为为一般会会

44、议可借借用的基基本工具具。但要要特别注注意的是是：幻灯灯机、投投射机与与放映机机所投谢谢出来的的文字或或图形，应应让全部部与会者者都能看看清楚，而而且它们们应准备备就绪以以便随时时启用。 (4)除除非是较较长的会会议(超超过一个个半小时时的会议议)，否否则尽量量不要提提供茶点点，以防防与会者者分心。 (5)当当议程甚甚短且无无需作记记录时，可可考虑采采取站立立的方式式开会。 不论你对对会议的的规划有有多详尽尽，不论论你对会会议的准准备工作作有多周周全，倘倘若在开开会前你你对会场场不作最最后的审审视，你你都可能能会功亏亏一篑。墨墨飞法则则之中有有一则很很具警惕惕性：假假如有任任何事情情可能出出纰

45、漏，则则一定会会出纰漏漏，而且且就在最最不应该该出纰漏漏的时候候出纰漏漏。基于于此，在在开会前前的半个个小时至至一个小小时，你你最好是是亲自或或是派人人到会场场审视以以下四件件事是否否作好： (1)座座位是否否按原定定计划编编排? (2)视视听器材材是否准准备妥当当?如果果用幻灯灯机或投投影机，则则其焦距距是否已已事先调调整妥当当?如用用放映机机，则其其焦距、音音量等是是否已调调妥?如如用麦克克风，其其声音效效果是否否事先已已调好?幻灯机机、投影影机及放放映机是是否已备备妥额外外的灯泡泡?你自自己或是是在场的的助手是是否懂得得对视听听器材作作简单的的维修工工作?(3)会议有有关的资资料是否否齐

46、全?这包括括准备会会中派发发的资料料、姓名名卡片、张张纸、 铅等等。 (4)必必要的时时候，再再致电与与会者提提醒他们们开会时时间及地地点。特特别是在在会议通通知已发发出去很很久的情情况下，开开会前的的提醒功功夫，颇颇能产生生实效。 许多业务务会议中中途搁浅浅，因为为物质上上的不舒舒适影响响思考和和倾听。如如果会议议室没有有外部干干扰和噪噪音，空空气流通通，温度度控制适适当，思思维就能能最好地地发挥作作用。理理想的会会议室应应该是座座位不拥拥挤，视视线好，听听得清楚楚，照明明要明亮亮而不耀耀眼。这这种综合合的环境境条件比比你想象象的难以以找到。 桌椅和发发言人讲讲台的实实际布置置不仅取取决于开

47、开会的人人数，而而且取决决于会议议的目的的： 拍卖会：其座位位安排要要求全部部听众能能看清楚楚喊话人人及他手手中所拿拿的东西西。由于于这种会会议往往往处于独独断独行行，不需需等待反反应或小小组讨论论，因此此座位布布置可采采用下述述两种形形式： (1)剧剧场式。选选用现成成的礼堂堂，或将将椅子排排成一行行一行。开开会的时时间长短短是至关关重要的的。要知知道即使使是最好好的剧院院，备有有最舒适适的座位位，也很很难期望望观众集集中注意意力超过过两个半半小时， 包括中间间休息半半小时。 (2)教教室式。如如果需要要作记录录，或者者是超过过两小时时的会，就就用带写写字板的的椅子或或布置成成排桌子子。两个

48、个人一张张2米的桌桌子才适适于工作作以及安安放玻璃璃杯、饮饮水瓶和和烟灰缸缸如果果需要的的话。(记住要要使吸烟烟者与不不吸烟者者分开来来坐。)桌与桌桌之间要要保持适适当距离离，以便便开会时时座椅的的搬动和和参加者者的走动动。 解决问题题的会或或培训会会：这类类会要求求参加者者彼此看看得见以以及看得得见主持持人或任任何展示示。这种种会往往往要求“共同负负担”领导，座座位的安安排要便便于鼓励励个人参参与和小小组讨论论。具有有高度领领导能力力的人能能成功地地领导一一个二十十五人的的讨论小小组，但但多数权权威人士士同意七七至十二二人的小小组效果果最佳。参参加者团团坐桌旁旁最为舒舒适。座座位布置置建议如

49、如下三种种方式： (1)圆圆桌式如每每个小组组限于八八人以下下，而且且无需使使用黑板板或其它它展示品品，就可可用此种种形式。主主要的好好处是参参加者能能彼此看看得清楚楚。桌子子不一定定是圆桌桌。一张张长方形形桌，主主持人坐坐在桌子子的一头头，便于于使用黑黑板或其其它展示示品。但但坐在桌桌子另一一头的人人稍有不不利。 (2)马马蹄形式式U字字形可能能是最普普遍的形形式。这这种形式式需要三三张或三三张以上上的桌子子排成UU字形，主主持人坐坐在离UU字型一一端稍远远的第四四张桌子子。 对于一个个十二人人的会来来说，这这种形式式的座位位布置需需要一间间最小为为6米9米的的房间。 (3)VV字形式式这比

50、比U字形形差些，但但往往是是唯一实实际可行行的解决决方法。这这种斜向向排列可可以更清清楚地看看清主持持人及展展示品，但但坐成直直行的参参加者就就不能彼彼此看得得很清楚楚。 讨论会：参加者者如彼此此认识，讨讨论会的的效果就就会更好好些。如如果参加加者彼此此陌生，则则主持人人和参加加者都可可用易于于看见的的名牌。 如果你的的方案要要求分别别开几次次会或分分别有几几个讨论论小组，就就让每次次会议的的主持人人或发言言人书面面提出其其特殊要要求。负负责物质质安排的的人就可可以汇制制核对清清单，详详细列明明每次会会议需要要的家具具和设备备，并提提供给每每个发言言人一份份以便核核实。这这个清单单在房间间备妥

51、后后，还可可以仔细细检查。 会议座位位的安排排 一般人走走进餐厅厅、音乐乐厅、戏戏院或球球场，都都会刻意意地选择择最有利利的位置置。但奇奇怪的是是，当他他们走进进教室或或会议室室，却往往往会选选择极其其不利的的位置。在在教室内内，他们们尽量坐坐在远离离讲台的的位置，以以便置身身于教师师的视野野之外!在会议议室内，他他们多半半选择令令主席及及其他与与会者忽忽视他们们存在的的死角地地带! 何以一般般人会那那样不重重视会议议室内的的座位呢呢?理由由大概有有二：第第一、参参与会议议的人多多半不了了解会议议对他们们的事业业到底有有多重要要，他们们至多只只是把会会议当作作日常工工作的一一部分看看待；第第二

52、、他他们认为为置身在在不显眼眼之处较较为安全全，也较较为舒服服。这是是严重的的错误!在前文文中我们们已说过过，会议议是说服服他人接接受你的的意见的的一种场场合，也也是令你你获取成成功的一一个途径径。因此此，会议议室内的的座位应应审慎选选择。下下列的几几个原则则，可供供你参考考采行： (1)切切忌选择择令人忽忽视你的的存在的的位置。你你应选择择容易令令人特别是是令主席席看得得见你的的地方，因因为能令令人看得得见才能能引人注注意，能能引入注注意才能能受人认认知，能能受人认认知，才才能发挥挥影响力力。假如如会议桌桌是长方方形的，则则你最好好是坐在在面对主主席的会会议桌的的另一端端，或坐坐在接近近主席

53、的的左右两两边，以以便增加加你跟主主席沟通通的机会会。倘若若会议桌桌是带有有双翼的的长方形形桌子，而而主席坐坐在长方方形一边边的中央央，则你你应选择择双翼末末端的位位置，因因为在这这样的位位置你可可以通过过桌面与与主席交交谈，而而不必通通过其他他与会者者的头部部与主席席交谈。倘倘若会议议桌是方方形的或或圆形的的，则你你应坐在在面对主主席的位位置。 (2)平平常多观观察主席席在会议议中的举举动。假假如主席席有咨询询邻座者者意见的的习惯，则则要争取取这个可可以扮演演“顾问”的角色色的位置置，以增增加对主主席的影影响力。 (3)在在任何会会议场合合，你的的顶头上上司若坐坐在你跟跟主席之之间的位位置，

54、则则对你是是极端不不利的，因因为主席席如果朝朝你这方方向发问问，你的的顶头上上司势必必抢走你你答复的的机会。你你应调整整位置，最最好是坐坐在你的的顶头上上司的对对面，因因为一来来主席与与你对话话的机会会不会被被你的顶顶头上司司所垄断断，二来来，你在在顶头上上司发言言之后再再为他作作补充时时，不但但全场的的视线集集中于你你，而且且你可跟跟顶头上上司一唱唱一和地地增加对对其他与与会者的的影响力力。 (4)倘倘若会议议桌上摆摆置投影影机、放放映机等等视听器器材，则则不要坐坐在该等等器材之之后，以以免令自自己的位位置被贬贬低到该该等器材材之下。 (5)倘倘若你想想在会场场中选择择有利的的位置，则则切记

55、：不能迟迟到! (6)不不论你如如何选择择有利的的位置，有有一点你你必须随随时留心心：那就就是千万万别坐在在主席的的位置上上! 设备准备备 视听器材材 每个会议议都应有有效果。如如果列入入引起视视觉和听听觉兴趣趣的东西西，成就就可能更更大些。 弗兰克是是一位保保健用品品厂的市市场营销销经理。在在工作人人员会议议上他提提出了许许多建议议和意见见，但很很少被照照办。艾艾德是同同一个厂厂的另一一位市场场经销经经理，他他的成绩绩就较好好，弗兰兰克问他他的老前前辈为什什么会这这样。 老前辈说说：“你的投投入是好好的，但但你只是是说说而而已。你你提出的的是一般般的意见见和想法法而不是是具体建建设。艾艾德则

56、提提供数字字和图表表。”一位生产产经理反反复告诫诫他的工工人在拿拿危险化化学品时时要遵循循安全操操作规程程，但不不是所有有的人都都听他的的话。后后来他弄弄到了一一些受化化学品损损伤而变变形的人人手相片片。他在在下一次次安全会会议上出出示了这这些相片片，而且且人人都都明白了了。 两家企管管顾问公公司竞争争一家大大企业的的业务，一一家放幻幻灯片来来说明他他们的服服务。另另一家用用一台能能把形象象放映在在大屏幕幕上的电电脑，就就地展现现了图表表显示示了客户户的商业业战略的的潜在利利益。第第二家企企管顾问问公司给给人更好好印象，因因而得到到了这笔笔业务。 一位为包包装设备备厂的服服务经理理告诉他他的服

57、务务代理人人员，对对他们为为许多顾顾客安装装的新型型机械“要提防防一种模模糊的呼呼呼转动动声”。许多多代理人人没有注注意这种种声音，结结果是没没有做预预防性检检修，以以致发生生了代价价很高的的机器损损坏。服服务经理理变得聪聪明了，他他用录音音带录下下了呼呼呼转动声声音，并并在职工工会上放放音。现现在服务务代理人人确切知知道了应应该注意意听什么么声音。 1视听听器材往往往有利利于沟通通假如你在在一个会会议上讲讲话而又又未能使使人理解解，就考考虑视听听器材吧吧。一个个简单的的图表能能改变局局面。 在拿破伦伦垮台后后的岁月月里，许许多法国国人不相相信他的的失败，他他们认为为如果真真相大白白，一定定是

58、拿破破伦被骗骗投降和和流放。他他们拒绝绝承认拿拿破伦在在多年光光辉胜利利之后会会犯错误误。一位位叫查尔尔士约瑟夫夫迈纳德德的法国国工程师师知道拿拿破伦曾曾犯严重重错误，并并试图揭揭穿关于于这位大大帝完美美无缺的的神话。 没有人相相信他的的话，因因此他创创作了一一个视觉觉形象。这这个形象象由一张张地图和和一条能能够活动动穿过各各个不同同国家的的黑色谱谱带组成成。往右右转动时时，谱带带宽度表表示在每每个地理理位置上上的部队队人数。九九月，拿拿破伦进进入洗劫劫一空的的莫斯科科时，他他的军队队有100万人用宽宽的谱带带表示。当当他撤退退时，黑黑色谱带带向西路路动(与与地图下下面的日日期和温温度相连连接

59、)。移移至波兰兰时黑色色谱带狭狭得可怜怜，表示示蹒跚撤撤退的帝帝国军队队只剩下下1万人人生还。拿拿破伦战战术上的的错误导致致军队的的一步步步惨败被生生动地表表现出来来了。这这个视觉觉形象被被认为是是从来没没有过的的最佳统统计图表表。这对对管理人人员和企企业主管管的教训训是明显显的。当当沟通既既有困难难而又重重要时，加加一点额额外的东东西图解、照照片或任任何一种种视听器器材来帮帮助说明明、分析析、解释释或视听听答辩。 在会议上上，要用用言语以以外的东东西使人人理解，包包括事实实和数字字的文件件会有所所帮助，但但也会分分散注意意力，因因为每个个人都单单独阅读读文件，翻翻动的图图表、幻幻灯片、录录象

60、带和和其它视视听器材材可以把把所有目目光和听听力在同同一时间间内都集集中到共共同思考考的问题题上。而而且，视视听形象象能使人人们产生生更深刻刻、更持持久的印印象。研研究表明明，感官官摄入越越多，就就越能理理解、记记忆和重重视所传传达的要要点。写写在黑板板上的事事实，比比仅仅高高声说的的事实给给人的印印象深刻刻。用线线型、柱柱型和圆圆型图表表象征性性地说明明的事实实，比幻幻灯片显显示的数数字或文文字更能能牢固地地印在人人们的记记忆中。彩彩色的形形象比黑黑白的形形象能博博得人们们更大的的注意。图图书、照照片和电电影能够够传达文文字或图图表所不不能传达达的真实实印象。 你刺激其其他人感感官的方方式越

61、多多阅读读，听说说话，观观察象征征性的典典型，观观看情景景，倾听听声音等等你产产生的影影响就越越大。作作为会议议取得成成就的一一种方式式，仅仅仅讲话往往往是不不够的。 2大量量可供选选择的视视听器材材范围不断断扩大的的从低技技术到高高技术的的视听媒媒体能使使你扩大大影响和和实现目目标。 (1)黑黑板。 (2)翻翻动的图图表。 (3)幻幻灯片和和电影胶胶片。 (4)投投影机。 (5)录录像带和和电影。 (6)电电子黑板板。 (7)电电脑传送送的电视视演出。 (8)其其它。 个人电脑脑越来越越多地使使用于生生产幻灯灯片及其其它电视视影像，包包括电脑脑动画。有有电视影影像的影影像带，还还有移动动式装

62、置置，使你你能携带带到顾客客所在地地作任何何视听表表演。 除专业供供应来源源外，你你也可以以自行创创作你想想要的视视听项目目。 3“最最好的”视听器器材是哪哪些?(1)使使媒体与与团体的的大小相相配。给给予听众众和观众众的印象象要适中中，对于于在经理理办公室室的一对对一的会会晤而言言，标准准大小的的翻动图图表可能能过甚；而在旅旅馆的舞舞厅里，给给一个大大团体在在十九英英寸的电电脑屏幕幕上放影影像，又又可能不不足。除除了传送送正确的的图像外外，你想想要确保保视听器器材产生生感性反反应的作作用。是是否每一一个人以以至那些些视力与与听力很很弱的主主管人都都能看清清和听到到? 对二至五五人的小小组，八八又二分分之一英英寸的宣宣传性小小册子或或小型的的翻动图图表很适适用。录录音带和和电影搭搭配的放放映装置置也很适适用。移移动的或或标准的的程度控控制器是是很好的的直观器器材，适适用于人人数极少少的小组组。每个个人都能能看