会议礼仪简要论述

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1、会议的六六大功能能1传达达公司经经营理念念并使公公司目标标协调一一致召开会议议最主要要是为了了传达公公司的经经营理念念，统一一上下员员工的步步调，改改进公司司的缺失失，让公公司能够够更好。同时通通过会议议，集思思广益，把把大家的的意见统统一起来来使之成成为公司司即将遵遵循的一一个方向向，这样样才能众众志成城城，又快快又好的的将目标标变为现现实。2传达达决策者者信念决策者的的信念也也要通过过会议来来传达。比如，公公司今年年开始要要派发一一些红利利给所有有的员工工，而且且要根据据每位员员工完成成各项指指标的多多少而有有所不同同，这是是领导者者的一种种激励策策略，这这样的信信念就需需要利用用会议来来

2、隆重推推出，充充分吸引引员工，激激发员工工的工作作热情。3集思思广益共共同解决决问题与与危机集思广益益、共同同解决问问题与危危机是会会议的又又一个重重要功能能。当公公司突然然陷入困困境，下下面的人人没有对对策，领领导一时时之间也也拿不出出合理的的方案时时，就需需要大家家坐在一一起召开开会议，贡贡献自己己的想法法，设法法解决公公司所面面临的危危机。所所以，开开会可以以化危机机为转机机，这也也就是它它存在的的一个重重要原因因。4脑力力激荡，寻寻求创意意，突破破经营盲盲点会议功能能的第四四点是脑脑力激荡荡，开发发富有创创意的经经营理念念。一个个拥有良良好的生生产线、人员配配备和产产品的公公司，如如果

3、没有有足够的的创新意意识，依依然不能能称之为为是一个个好公司司。会议议就是产产生创意意的一个个良好场场所，通通过有效效的会议议，可以以进行头头脑风暴暴，不断断激发出出良好的的创意。5检讨讨、改进进缺失会议功能能的第五五点是全全面检讨讨和改进进公司的的缺失。如果你你的公司司今年的的业绩一一路下滑滑，你就就要马上上召开会会议，大大家讨论论一下所所以下滑滑的可能能原因，比比如：是是不是产产品不够够好，还还是管销销费用没没有有效效控制，或或者人员员的配备备有问题题。通过过会议，可可以将所所有可能能的原因因列举出出来，然然后再编编列成册册，一一一做出分分析，通通过分析析结果来来检讨和和改进公公司的有有关

4、缺失失。6达成成告知功功能达成告知知也是会会议的一一大功能能。比如如，今年年你的公公司的业业绩目标标是要达达到一亿亿的营业业额，通通过会议议，你可可以将这这个目标标清晰准准确地传传达给各各个相关关部门，号号召大家家加快生生产脚步步，争取取按时完完成任务务。这样样传达信信息要比比在布告告栏上公公布的效效果好得得多，而而且也显显得更为为郑重。会议进行行前的注注意要点点1是否否一定要要开会一般来说说，一定定要召开开的会议议至少应应该符合合下列条条件中的的一个：需要进行行信息交交换若要令部部门内部部和部门门之间在在工作上上配合默默契，就就需要召召开会议议来进行行信息的的交换；有时为为了客观观全面的的了

5、解情情况，得得出合乎乎实际的的结论，也也需要让让多个部部门或许许多人员员在一起起交换多多方面搜搜集的信信息，这这时也应应当开会会；另外外，如果果需要激激发出具具有创造造性和批批评性的的意见，从从而寻找找、分析析、解决决问题和和做出决决策时，也也同样需需要开会会。需要整合合不同意意见作为包含含着许多多个体的的团队，要要成为一一个整体体，就需需要整合合内部不不同的意意见，如如，让众众人接受受一个决决定、计计划和构构想；或或者重新新整合众众人混乱乱的观念念，确保保所有人人都对一一个问题题有一致致的理解解，这时时，就需需要开会会。另外外，如果果需要使使某个问问题尽快快获得各各方的反反应，或或是需要要全

6、面推推动、加加快已经经被延迟迟了的工工作，往往往也需需要开会会。涉及多方方面的工工作安排排如果决策策实施时时涉及多多个部门门、多个个人员时时，当然然也需要要召开会会议。比比如说，为为了让大大家明确确目前所所面临的的问题；处理涉涉及到不不同部门门的人事事问题；处理不不知道什什么人对对此应负负责，或或是需要要多人、多部门门对此负负责的问问题；安安排涉及及多个部部门人员员的工作作，以上上这些情情况均需需要召开开会议以以取得最最好效果果。2会议议议程不不可太过过冗长安排会议议议程会议的议议程如同同轨道，可可以令会会议在预预定的方方向上有有步骤、有计划划的进行行。一般般来说，会会议的议议程是有有一定模模

7、式的，大大多数的的会议议议程都需需要包括括主席的的开场白白、介绍绍基本情情况、自自由发言言、讨论论问题、整合意意见、得得出结论论和会议议结束等等几个部部分。以上就是是会议议议程一般般所要包包括的内内容，除除此之外外，还可可以根据据实际需需要对会会议的议议程进行行添加或或删减，比比如，有有的会议议结束时时可能需需要领导导发言，有有的会议议的议题题情况由由主席代代为介绍绍等。这这些，都都要视当当时具体体的情况况而定。各种会议议的长度度议程确定定之后，一一定要根根据会议议的类型型把握好好会议的的长度，一一般来说说日常的的例会需需要300900分钟；临时性性会议中中的短期期会议长长度为330分钟钟以内

8、、中期会会议长度度为3001220分钟钟、长期期会议长长度为11天以上上。3开会会地点的的安排开会地点点的选择择要切合合会议的的内容以以及形式式，还要要注意会会议的预预算、会会议的规规模及室室温、灯灯光、噪噪声等各各种因素素，而且且需要确确保与会会者的舒舒适度。一个让让与会者者感到不不适的地地方不会会给会议议带来良良好的效效果。公司内部部的会议议一般都都在公司司内举行行，但不不同类型型的会议议，举行行的地点点也有所所不同。公司的的例会，需需要有一一个固定定的会议议场所，最最好是一一间独立立、宽敞敞、明亮亮的房间间，里面面有必要要的布置置和设备备；公司司的高层层在主办办会议时时可以使使用公司司内

9、部的的场地；公司间间的会议议根据会会议举行行的目的的而选择择不同的的地点；大型会会议，特特别是比比较正式式的会议议，其场场所要求求比其他他会议要要高一些些，但是是仍有不不少地点点可供选选择，比比如会议议中心、公共建建筑和高高校会堂堂等。4确定定合适的的开会时时间日常的例例会最好好选择在在周二至至周四88：000111：000或144：000166：000举行；临时例例会则要要选择与与会者都都感到方方便的时时间。还还有，如如果你将将会议安安排在111：000召开开，就要要特别注注意严格格控制好好会议时时间，这这样才不不会影响响与会者者的正常常安排。另外，紧紧急会议议召开时时间的选选择，一一般遵守

10、守“越快越越好”的原则则。会议议召开时时间的安安排要根根据与会会者的情情况来进进行，要要求一切切以与会会者为本本。5邀请请适合参参与会议议的对象象适合参与与会议的的人员应应该符合合如下条条件：有利于议议题的讨讨论与会议的的议题有有关，应应当是与与会者的的首要条条件；与与会者还还包括跟跟讨论题题目有直直接关联联的人、可以提提供专业业或独家家信息的的人、能能使讨论论更有效效率的人人。有利于会会议的顺顺利进行行与会者还还包括有有利于会会议顺利利进行的的人，比比如，对对会议的的协调作作用不可可或缺的的人、代代表着某某个团体体或群体体利益的的人等。有利于召召集者的的意愿召集者的的意愿是是会议召召开的一一

11、个决定定性因素素，于是是，那些些有利于于召集者者意愿的的人当然然也是与与会者的的理想人人选。以上三个个标准是是确定与与会者名名单的一一般标准准，当然然，有时时在一些些特别场场合下还还有其他他的标准准，但是是这三个个标准是是基础标标准，应应当在确确定名单单时首先先被执行行。6辅助助器材的的搭配公司的会会议室由由于需要要长期使使用，所所以应配配有常用用的辅助助器材，它它们主要要是一些些电子设设备：首先是照照明设备备，无论论采光效效果如何何，电灯灯的照明明度都不不应低于于办公室室的照明明度；其其次是扩扩音设备备，一般般有三四四个即可可，均匀匀分布在在会议室室内，扩扩音器的的功率要要和会议议室的大大小

12、相适适应，扩扩音设备备不但可可以提高高发言者者传递信信息的效效率，也也同样可可以帮助助主席或或发言者者在场面面混乱的的时候控控制局势势；再者者是投影影设备，一一般包括括电脑、投影器器、投影影幕以及及相关的的传导线线等，投投影器多多为可移移动型，可可在投影影幕前224米米处安装装；还包包括视听听设备，虽虽然现在在投影设设备一般般都可以以替代视视听设备备，但如如果条件件允许，还还是应当当有一套套视听设设备，包包括电视视机、影影碟机、功放机机、音箱箱等。决定开会会日期应应注意的的事项已经确定定要召开开会议之之后，接接下来要要做的就就是确定定召开会会议的准准确时间间。确定定会议时时间要考考察好一一些事

13、项项，如表表111所示，怎怎样才能能让所有有需要参参加会议议的人都都准时出出现在会会场，才才能让会会议顺利利进行。表111决定定开会日日期时应应注意的的事项决定开会会日期时时应注意意的事项项1开会时间间有无碰碰上外宾宾来访，或或公司出出货期、假日等等特殊时时期2应考虑出出席者的的工作状状况，可可有代理理人3辅助器材材的来源源4由谁负责责联络5主席、会会议记录录人员等等相关人人员的编编派6会议进行行时间预预计要多多久下面就表表111中的几几个要点点进行说说明：1确定定惟一的的联络人人要确定惟惟一的联联络人员员，而且且要自始始至终由由这个人人来联系系，千万万不要今今天这个个人负责责联系，明明天又换

14、换另外一一个，这这样会让让接到通通知的人人搞不清清到底是是哪一个个部门通通知开会会。2确定定主席要从会议议召集者者、参与与会议的的最高领领导、与与议题关关系最为为紧密的的人、现现场控制制能力较较强的人人和各方方面代表表均能接接受的人人中选定定合适的的会议主主席。3确定定会议记记录者好的会议议记录者者，除了了具备倾倾听、互互动、发发表意见见的能力力，而且且还要具具有良好好的组织织、综合合、比较较能力。在会议议过程中中，会议议记录者者有义务务适时帮帮助与会会者有系系统地陈陈述意见见及遵照照议程进进行讨论论。开会场所所的选择择一个好的的会议场场所要有有利于营营造会议议的气氛氛，为会会议进程程的顺利利

15、进行提提供种种种方便，不不合适的的会议场场所容易易导致与与会者的的分心，不不利于会会议任务务的顺利利完成。在开会前前做好有有关会议议场所的的一切准准备工作作，才能能让会议议的成功功有所保保证。这这些准备备包括确确定一个个在会议议期间可可以自由由使用的的场所，不不能出现现会议进进行了一一半，忽忽然被通通知不能能继续使使用的情情况；一一个好的的会议场场所一定定要具备备较好的的隔音设设施，否否则就会会如同身身处闹市市区，根根本无法法集中精精神来开开会；舒舒适宽敞敞、采光光通风良良好的会会场，有有利于让让与会者者放松心心情、集集中注意意力，有有利于激激发与会会者的创创意。表122开会会场所的的选择开会

16、场所所的选择择1在会议时时间内可可自由使使用的场场所2隔音效果果良好3会场须舒舒适宽敞敞4采光通风风良好5没有其他他干扰源源6最好有窗窗帘，在在放投影影资料时时才能看看清楚7安静不嘈嘈杂，空空调良好好8插座电源源及白板板、麦克克风等要要齐全总而言之之，开会会场所一一定要选选在安静静合适的的场所，必必须要具具备足够够的自由由空间，必必须要配配备好必必需的辅辅助器材材，这样样才能为为会议的的成功保保驾护航航。道具、视视听器材材的准备备在开会日日期以及及开会场场所确定定好之后后，接下下来要做做的就是是对道具具、视听听器材的的准备工工作。具具体准备备的物品品如表113所所示，只只有当这这些物品品都准备

17、备齐全之之后，才才能保证证会议的的顺利进进行。表133道具具、视听听器材的的准备道具、视视听器材材的准备备1桌、椅、名牌、免洗杯杯、饮料料2黑白板、万能笔笔、粉笔笔、板擦擦3签到簿、名册、原子笔笔4投影机、幻灯机机、电池池、录音音带、镭镭射指示示器或指指示棒5白纸、目目录、议议程、会会议资料料、产品品下面就表表133中的几几个要点点进行说说明：1签到到簿、名名册、原原子笔准备签到到簿是举举行会议议时必不不可少的的一项工工作，除除名册以以外还应应准备原原子笔，因因为有的的与会者者来参加加会议的的时候，会会忘记带带笔，等等到要做做记录的的时候就就会产生生不必要要的麻烦烦，所以以不仅要要事先准准备好

18、原原子笔，还还要保证证充足供供应。举行会议议之前，必必须准备备好开会会人员的的名册簿簿。当需需要有人人发表意意见时，主主席可以以依名册册点将，被被点到的的与会者者就不得得不公开开发表自自己的意意见或建建议，可可以充分分体现会会议的公公开性，所所以在开开会时最最好要有有一个名名册。2会议议议程的的相关资资料会议议程程确定之之后，一一定要准准备好与与议程相相关的辅辅助资料料，例如如，讨论论财务问问题时会会涉及到到收支结结算表，这这就需要要在会前前将此表表影印出出来，并并给与会会者人手手一份，等等到讨论论有关收收支结算算表时，大大家就可可以通过过此表来来适时查查看有关关数据的的对错，这这样才能能保证

19、议议程的准准确性，才才能让会会议达到到预期的的效果。【自检】请帮助这这些会议议的组织织者选择择合适的的会议长长度：会议：30分分钟以内内3090分分钟301200分钟一天一天以以上会议：30分分钟以内内3090分分钟301200分钟一天一天以以上会议：30分分钟以内内3090分分钟301200分钟一天一天以以上会议：30分分钟以内内3090分分钟301200分钟一天一天以以上【本讲小小结】传达公司司经营理理念、整整合大家家的意见见；传达达决策者者信念；集思广广益共同同解决问问题；脑脑力激荡荡、寻求求创意、突破经经营盲点点；检讨讨改进缺缺失；达达成告知知功能是是会议的的六大功功能。要想让会会议的

20、六六大功能能得到充充分的发发挥，就就要做好好以下几几点：首首先要确确定会议议召开的的必要性性、会议议举行的的地点和和时间、会议的的议程和和与会者者的名单单；其次次，要了了解决定定开会日日期时应应注意的的事项；再次，要要做好开开会场所所的选择择；最后后，还要要做好道道具、视视听器材材的准备备。随着经济济全球化化的加速速发展，国国与国之之间的界界限越来来越少，跨跨国经济济已是大大势所趋趋。随着着跨国企企业的增增多，跨跨国会议议的地位位也日渐渐重要，许许多企业业在国内内接待外外宾的机机会也相相应的越越来越多多，跨国国会议也也就成为为企业展展现自身身内涵的的一个新新舞台。要想安安排一次次成功的的跨国会

21、会议，需需要从以以下两个个方面入入手：会前的准准备安排接待待人员跨国会议议与一般般会议相相比，最最大的特特殊性就就在于与与会者来来自不同同的国家家，所以以，与会会人员之之间存在在的最大大障碍就就是语言言沟通的的障碍。没有很很好的语语言沟通通，自然然也就无无法形成成令双方方甚至多多方都满满意的决决议。因因此，跨跨国会议议的接待待人员就就显得非非常重要要。跨国会议议的接待待人员主主要分为为两种，他他们各司司其职，承承担着整整个会议议的沟通通协调工工作。1一般般性服务务事项接接待人员员负责一般般性服务务事项的的接待人人员，即即普通接接待人员员。普通通接待人人员必须须熟悉他他国语言言和国际际礼仪，他他

22、们可以以承担一一般性的的引导工工作，通通过自身身的服务务让外宾宾在陌生生的环境境中感觉觉到亲切切和舒适适。2专业业的口译译人员专业的口口译人员员则必须须非常擅擅长外语语，他们们可以流流利的用用外语与与外宾进进行即时时交流。他们还还具有一一个重要要的素质质，那就就是精通通相关的的专业术术语，能能够准确确地实现现两种甚甚至多种种语言的的相互转转换，以以保证双双方的经经济利益益。会场布置置会场的布布置既要要符合国国际标准准，又要要体现出出本国特特色。以以海报为为例，就就可以一一边用外外宾国家家的语言言，一边边用本国国语言，这这样的“双剑合合壁”相信可可以很好好地烘托托出一种种良好合合作的气气氛。跨国

23、会议议中桌椅椅的排列列与公司司内部的的会议排排列是一一样的，会会议桌一一般以马马蹄状的的为主，座座位安排排以右为为主、以以左为辅辅，门口口的位置置安排自自己公司司的人员员，外宾宾要安排排在会议议主席旁旁边以示示尊贵。大型会会议的会会场门口口处应有有接待处处或签到到处；在在会场的的两边有有工作台台，提供供材料或或饮水；如果需需要进行行录像，在在会场的的中央偏偏前放置置摄影机机。另外外，还要要注意安安全出口口的畅通通和卫生生间位置置的提示示。接待外宾宾的细节节要想举行行能令外外宾印象象深刻的的跨国会会议，首首先要做做好的工工作就是是搜集有有关外宾宾生活习习惯的种种种信息息，充分分了解不不同国家家的

24、风土土人情、生活禁禁忌，这这样才能能有的放放矢，有有理、有有效地安安排好会会议的相相关事宜宜，让外外宾的中中国之行行充满愉愉快的记记忆，从从而从侧侧面促进进交易的的成功。1外宾宾生活习习惯外宾的生生活习惯惯包含许许多方面面的内容容，这里里重点介介绍饮料料和食物物的禁忌忌。饮料饮料是每每个人生生活的必必需品，每每个国家家的人因因为生活活环境的的不同而而拥有不不同的饮饮料习惯惯。英国国人和美美国人都都喜欢喝喝咖啡，但但是，与与咖啡相相比，英英国人更更喜欢饮饮茶。他他们喜欢欢喝下午午茶，尤尤其是红红茶。日日本人也也喜欢喝喝茶，他他们喜欢欢的茶种种是乌龙龙茶。一般的外外国人喝喝矿泉水水的比例例很高，他

25、他们喜欢欢喝质感感较强的的矿泉水水，尤其其是比较较注重矿矿泉水的的品牌。所以，如如果为外外宾准备备矿泉水水，最好好选择那那些国际际上比较较认同的的品牌。食物禁忌忌接待外宾宾要了解解各国饮饮食的禁禁忌。例例如：日日本人不不吃鸽子子；韩国国人特别别喜欢吃吃泡菜，三三餐中惟惟有泡菜菜是不可可以缺少少的；回回教徒不不吃猪肉肉，不吃吃无鳞无无骨的海海鲜，如如：乌贼贼、水母母、海参参等；天天主教徒徒在吃面面包时有有一点儿儿特别的的禁忌，那那就是小小餐包不不可以倒倒放着，倒倒放是不不尊重人人的表现现。2迎宾宾准备鲜花的选选择迎接外宾宾鲜花是是不可或或缺之物物。每种种花都有有自己的的花语，送送花给外外宾要会会

26、挑选合合适的花花种。如如果你接接待的是是一位欧欧美的女女性，千千万不要要送给她她一大把把鲜红的的玫瑰，因因为玫瑰瑰是用来来传递爱爱意的；也不要要送百合合花或者者菊花，许许多国家家把这两两种花专专门用在在吊唁的的场合；黄玫瑰瑰也不适适合送给给外宾，因因为它的的花语是是绝交。为了很很好的传传递友谊谊，会议议接待人人员最好好能多多多了解有有关花的的知识，这这样才能能送出合合适的鲜鲜花。胸花的佩佩戴为外宾佩佩戴胸花花也有讲讲究，如如果你要要为男士士佩戴胸胸花，最最好充分分利用男男士西装装的胸口口袋，把把花梗从从那个口口袋插进进去，那那样不会会损坏对对方西装装的衣料料；为女女士佩戴戴胸花时时，除非非是非

27、常常厚的面面料，一一般千万万不要随随便戳洞洞。夏天天为女士士佩戴胸胸花时，不不要别在在胸前，以以免倒挂挂，而是是要将花花别在女女性的肩肩部。接机牌的的装饰在机场迎迎接外宾宾往往需需要一块块接机牌牌，接机机牌的主主要作用用是引导导来宾。除了引引导，接接机牌还还可以成成为展现现公司文文化的一一个小小小窗口。为了给外外宾留下下美好的的第一印印象，一一定要对对接机牌牌进行一一定的装装饰。最最好不要要使用常常见的白白纸板，而而要使用用彩色的的纸板。缤纷靓靓丽的色色彩既醒醒目又热热情，非非常适合合迎宾。另外，纸纸板上还还要清晰晰的用相相关语言言写出来来宾的名名字。也也可以对对接机牌牌进行个个性化装装饰，比

28、比如，在在接机牌牌的下半半段悬挂挂两个铃铃铛，当当旅客出出来时，就就轻轻摇摇晃牌子子，铃铛铛发出的的细碎而而悦耳的的声音很很容易吸吸引旅客客的注意意力，从从而可以以有效缩缩短寻找找的时间间，也能能带给宾宾客愉悦悦的感觉觉。3沿途途报喜不不报忧从机场到到目的地地，往往往会经过过一些规规划较好好的地区区，也会会经过一一些未经经规划的的地方。规划较较好的地地区，如如国家的的重大建建设项目目，这些些地方可可以大力力宣扬，但但如果是是未经规规划的地地方，比比如比较较脏乱的的地方，最最好避重重就轻，一一带而过过，而不不要一直直阐述：“这个是是我们最最脏的地地方了，你你看看脏脏成这个个样子”俗俗话说家家丑不

29、可可外扬，所所以负面面的消息息不必太太过于招招摇。4安排排外宾住住宿营造良好好的住宿宿氛围安排工作作人员或或者请饭饭店代为为准备鲜鲜花、水水果，可可以为男男宾准备备一小瓶瓶洋酒，女女宾则是是包装精精美的小小盒巧克克力，并并在桌上上附上一一张短笺笺，祝他他（她）在在中国这这段时间间，能有有个美好好的回忆忆，并告告知桌上上的点心心，是一一份小小小的心意意，外宾宾才敢享享用。此此外，房房间的气气味也很很重要，建建议尽量量在外宾宾的房间间里摆放放香水百百合之类类的花材材，当外外宾推开开房门的的时候就就感受到到一股清清香，带带来一天天的好心心情。房房间最好好向阳，窗窗外的景景致也要要好。提供相关关资料为

30、外宾选选择了一一个舒适适的住宿宿环境后后，还要要为其准准备以下下资料，让让其对自自己身边边的服务务人员、自己的的行程以以及饭店店的情况况等都了了如指掌掌，产生生宾至如如归的感感觉。图211 为为外宾提提供的相相关资料料正像图221所所示，接接待人员员的资料料是外宾宾资料夹夹中的第第一份资资料，这这份资料料包括接接待人员员的姓名名、照片片、联系系方式、专长等等。第二二份资料料是会议议期间的的具体行行程安排排，比如如第一天天干什么么、第二二天干什什么等等等，每天天的行程程都介绍绍得清清清楚楚。这些行行程中还还包括拜拜会地点点、旅游游地点的的简介、自由活活动时间间的长短短，以及及探访相相关好友友等的

31、时时间安排排。第三三份资料料就是外外宾所住住饭店的的资料，这这份资料料注明饭饭店内各各种消费费场所的的地点。其中，还还应包括括一张用用中文和和外文书书写的饭饭店位置置卡，当当外宾外外出迷路路时可以以求助他他人。最最好也能能够准备备一张简简便的地地形图，使使外宾能能够方便便的了解解酒店周周围的商商业设施施，方便便外宾的的生活。兼顾到外外宾的家家眷外宾如有有家眷陪陪同，别别忘了另另外安排排轻松有有趣的文文化行程程，如参参观博物物馆、民民俗村等等活动。女性家家眷一般般喜欢采采购，外外宾对他他国具有有本国特特色的商商品通常常较为感感兴趣，例例如外宾宾来到中中国，可可以带他他们去采采购中国国的丝绸绸、民

32、间间工艺品品等。5派送送礼物外宾来到到中国参参加跨国国会议，主主办公司司一般都都要送给给外宾一一些合宜宜的礼物物，一方方面表现现出中国国企业的的好客之之情，另另一方面面也是为为了加强强感情联联系。赠送外宾宾礼物要要把握两两个主要要原则：首先要要体现我我国的传传统，其其次要弘弘扬我国国的国粹粹。所谓谓礼轻情情义重，送送礼切忌忌送太重重、易碎碎的物品品，比较较合适的的礼物有有竹制品品、手工工艺品，比比如中国国结、印印章等，这这些物品品中国特特色比较较鲜明，而而且富含含情义。也可根根据各国国人民对对礼物的的不同喜喜好来赠赠送礼品品，比如如日本人人喜欢洋洋酒、腌腌制食品品，一对对包装精精美的蜡蜡烛台对

33、对欧美人人士来说说也是不不错的选选择。【自检】以下是跨跨国会议议前接待待外宾需需要做好好的准备备工作，请请以此为为标准检检测一下下贵公司司上次接接待外宾宾时工作作的准备备情况：相关资料料准备情情况接待人员员资料已解决决还未外宾饮食食喜好资资料已解决决还未编写新闻闻稿已解决决还未准备行程程表已解决决还未一般业务务安排安排茶点点和饮食食已解决决还未登记安排排已解决决还未宣传袋已解决决还未视听设备备已解决决还未翻译服务务已解决决还未保卫人员员和停车车场已解决决还未接待工作作已解决决还未如果解决决率80%，就说说明贵公公司的准准备工作作比较充充分。如果解决决率80%，那您您下次就就要多多多努力！【本讲

34、小小结】跨国会议议，对于于会议礼礼仪、接接待礼仪仪、餐桌桌礼仪等等等国际际礼仪，皆皆须涉猎猎吸收，才才能有“礼”走遍天天下。要想举行行令外宾宾印象深深刻的跨跨国会议议，首先先要做好好的工作作就是搜搜集有关关外宾生生活习惯惯的种种种信息，通通过这些些信息充充分了解解不同国国家的风风土人情情和生活活禁忌，这这样才能能有的放放矢，有有理、有有效地安安排好会会议的相相关事宜宜。跨国会议议的接待待人员主主要分为为两种，一一种是负负责一般般性服务务事项的的接待人人员，即即普通接接待人员员；另一一种则是是非常专专业的口口译人员员。他们们各司其其职，承承担着整整个会议议的沟通通协调工工作。开会应有有的态度度1

35、开会会之前针针对主题题提出自自己的见见解参与会议议的每个个人都需需要考虑虑提出具具有建设设性的意意见，最最好能够够在开会会之前针针对主题题把自己己的见解解整理出出来，做做到胸有有成竹。需要注意意的是要要在适当当的时候候，以适适当的方方式贡献献自己的的创意。比如，轮轮到自己己发言时时，直接接、正面面地提出出自己的的看法；从别人人的观点点引申，提提出自己己的看法法；综合合多个人人的观点点，提出出自己的的看法；同意他他人的观观点；针针对别人人的观点点，提出出不同的的意见；以设问问的形式式，提出出自己的的看法。2对出出席者一一视同仁仁，不分分上下对出席会会议的其其他与会会者应该该一视同同仁，不不要因为

36、为你与他他的私人人问题，就就将他所所提的意意见一概概否决。开会的的目的在在于集思思广益、共同解解决问题题，而不不是制造造问题，因因此，与与会者要要彼此尊尊重，公公私分明明，绝对对不要存存有个人人私心，要要对出席席者一视视同仁，不不分上下下，这样样才能达达到开会会的目的的。3不受受利害及及感情影影响除了要明明确自己己的责任任以外，保保持一个个良好的的心态对对与会者者来说也也同样重重要。所所谓良好好的心态态，主要要就是开开放的心心态。以以开放的的心态参参加会议议，就会会减少一一些抱怨怨和摩擦擦，收获获就会增增多。反反之，如如果带着着抵触情情绪来参参加会议议，那么么，参加加会议就就会成为为一种痛痛苦

37、。所所以，参参加会议议要不受受利害及及感情影影响。4对事事不对人人，不因因个人喜喜好而区区别对待待他人参加会议议还要做做到对事事不对人人，要能能容纳其其他与会会者的意意见，而而且要认认真考虑虑他人的的意见。这就需需要与会会者有一一个宽广广的胸怀怀，时时时抱着这这样的信信念：参参加的会会议必然然对我有有用；即即使会议议比较烦烦人，但但既来之之，则安安之；不不要把对对某人的的好恶带带入会议议讨论中中来；在在会上应应做到就就事论事事，不要要牵扯其其他；适适当的发发表自己己的观点点。5服从从众人决决议开会时，如如果大家家一致表表决通过过了某项项决议，在在一般情情况下，即即使你还还有反对对意见，也也只能

38、私私下保留留，在会会议中一一定要服服从众人人的决议议。会议议强调的的正是集集体的力力量，奉奉行的是是少数服服从多数数的原则则，这一一点每位位与会者者都要谨谨记于心心。6通力力合作以以期在短短时间内内完成工工作当你的意意见不被被采纳时时，千万万不要意意气用事事，不要要抱着“反正我我的意见见你们都都不采纳纳，随你你们吧！”的心态态。这种种做法非非但不利利于会议议的顺利利进行，而而且也不不利于你你的个人人发展。通力合作作，以期期在短时时间之内内圆满完完成工作作，这是是会议的的一个精精髓所在在，所以以，当你你的意见见被否定定时，你你要多检检讨自身身，主动动向大家家靠拢，探探讨一下下自己意意见的缺缺失在

39、哪哪里，这这样才能能和大家家一起尽尽快尽好好的完成成工作。出席者应应遵守的的礼节与会者礼礼节1尊重重会议的的整体功功能出席者应应该尊重重会议的的整体功功能。在在会议中中，任何何有关的的问题都都可以当当众提出出，但是是最好不不要论及及与会议议议程无无关的话话题。因因为这些些话题的的出现会会误导会会议的方方向，影影响会议议的正常常进行，可可能还会会导致会会议的决决议无法法按时达达成。另外，还还要切记记会议是是沟通和和交流的的场所，是是求同存存异的场场所，如如果出现现了不文文明的行行为，对对参与会会议的每每个人来来说都是是羞耻之之事，应应该极力力避免。2遵守守会议规规定开会时无无论是发发言还是是其他

40、行行动都要要严格遵遵守会议议规定。比如，会会议还没没有进行行到第二二项议程程的讨论论，你就就不可以以擅自举举手提出出：“我觉得得第二条条怎么怎怎么样”，这种种行为明明显违背背了会议议议程的的规定。所谓欲速速则不达达，其实实按照顺顺序行事事的效率率是最高高的，这这样可以以在最短短的时间间内解决决问题。所以，一一定要认认真遵守守会议的的规定。3出席席者彼此此尊重出席者要要相互尊尊重，不不要在会会议进行行中看会会议以外外的资料料，更不不可以将将自己工工作内没没完成的的部分拿拿到会议议中继续续进行。要保证证在你的的桌面上上只能有有与议程程有关的的参考资资料，其其他的都都不应该该带进去去，这是是对其他他

41、与会者者的一种种尊重。4关掉掉所有通通讯器材材在参加会会议时，要要关掉所所有的通通讯器材材。可以以带电脑脑进入会会议室，但但是电脑脑中的内内容必须须要跟会会议有关关，绝对对不允许许带电脑脑进去上上网聊天天或是打打游戏。试想如如果所有有与会者者的手机机都开着着，凡是是用电脑脑的人都都在打游游戏聊天天，会议议的严肃肃性何存存？会议议本身的的意义何何在？主主席的威威严何在在？5发言言要征询询主席许许可开会发言言是与会会者的义义务之一一，但是是在履行行这项义义务时要要注意按按章行事事。当你你需要发发言时，请请你举手手示意，先先征询会会议主席席的许可可然后再再进行发发言。会会议主席席是会议议的主持持和管

42、理理者，整整个会议议的议程程均在他他的调控控之中，充充分尊重重会议主主席，先先与其做做好沟通通，非常常有利于于会议的的顺利进进行。6不随随便离席席走动或或打电话话所谓既来来之则安安之，一一旦会议议正式开开始，与与会者就就不能随随便离席席，即使使你对会会议的议议题毫无无兴趣，也也要耐着着性子认认真开会会。在会会议中随随便离席席走动或或打电话话，很容容易扰乱乱会场的的秩序，也也会分散散会议主主席的注注意力，所所以，这这些行为为是严格格禁止的的。认真真参与会会议，不不乱走乱乱动是与与会者素素质的一一种体现现，它可可以充分分反映出出与会者者对会议议以及其其他与会会者的尊尊重。7不要要随便打打断别人人讲

43、话一些与会会者在没没有理解解发言者者意思或或者不等等发言者者说完一一个问题题，就频频频提出出问题，打打断别人人的讲话话。这种种行为经经常会将将发言人人和会议议主席置置于十分分尴尬的的境地。一方面面，出于于礼貌和和碍于情情面，发发言人不不得不中中断谈话话，回答答这些直直率的提提问，有有时还得得再一次次重复自自己的观观点；另另一方面面，这样样的作法法会将会会议拖入入不断重重复的陷陷阱而使使会议的的目标无无法完成成。克服频频频发问的的倾向很很简单，一一方面要要注意倾倾听，不不要由于于自己的的原因而而造成听听不清发发言，另另一方面面即使有有不太清清楚的地地方，可可以先记记录下来来以便会会下了解解，或者

44、者抓住重重点在发发言者的的讲话告告一段落落时再进进行提问问。主席职责责1协调调气氛主席的角角色是“群体中中的一位位”与领导导的双重重结合，每每一位会会议主席席对此都都要有明明确的认认识。在在会议中中，要保保证每个个与会者者都能达达到最好好的发挥挥，当出出现由于于某些原原因造成成部分与与会者对对议题讨讨论情绪绪冷淡的的情况时时，会议议主席就就要及时时采取措措施，激激励与会会者，使使会议气气氛活跃跃起来。2引导导会议方方向主席的职职责之一一，就是是在讨论论有了离离题的倾倾向，尤尤其是发发言者意意见太偏偏激时，能能够引导导大家的的情绪趋趋于冷静静，以寻寻找契机机尽早纠纠正偏差差，争取取让与会会人员和

45、和发言者者本人都都能愉快快的接受受。多数数会议都都存在离离题现象象，对于于这个常常见的问问题，会会议主席席应当有有一定的的处理经经验和方方法。及及时、有有效的处处理，可可以为会会议节省省大量的的时间和和与会者者的精力力。3化解解冲突与会者本本身若能能自行化化解意见见冲突，则则创造高高效率的的会议就就不会是是一件难难事。必必要的话话，主席席应公开开处理互互相冲突突的意见见，但要要极力避避免引起起与会者者间的对对立。主主席在化化解冲突突前，应应该对持持相反意意见的两两方分别别有清楚楚的了解解，并提提出折中中方案应应对。4有效效结束会会议结束会议议的一般般步骤包包括：判判断结束束会议时时机、简简短的

46、报报告此次次会议的的决定、宣布会会议结束束、向与与会者再再次表示示感谢和和与会者者的退场场安排。很显然，已已经得出出决议，完完成预定定目标的的会议可可以结束束了。对对于还没没有得出出决议的的会议，可可以参照照当时的的情况判判断；在在宣布会会议结束束前，需需要将此此次会议议的决定定简短的的向所有有与会者者进行报报告，以以表现这这个会议议决定是是公开透透明的；会议结结束时，会会议主席席应向全全体与会会者表示示感谢；如果与与会者人人数较多多，就需需要对与与会者的的退场次次序进行行安排。【自检】根据你参参与会议议的经验验，如果果你在开开会时遇遇到了以以下的情情况，你你认为应应该如何何应对才才是正确确的

47、行为为？1一提提出观点点就遭到到了别人人的反对对。立即反反驳不予理理睬有礼貌貌的提醒醒他让自自己把话话说完请求主主席维持持会场秩秩序2别人人反对自自己的观观点时，有有人身攻攻击的语语句。反唇相相讥不予理理睬提醒他他注意礼礼貌继续就就议题讨讨论3虽然然会议中中有自己己感兴趣趣的议题题，但似似乎会议议主席反反对议题题的通过过。继续准准备放弃准准备寻找同同盟在会前前请示会会议主席席阅览4自己己想在会会上提出出一个观观点，但但未受到到会议主主席的示示意。擅自站站起提出出保持沉沉默暂时压压下，等等下次申申请发言言等会后后再向会会议主席席提出【本讲小小结】除了外表表的美丽丽，在任任何时候候尊重他他人、遵遵

48、守礼仪仪也是一一种美丽丽。对每每一位参参加会议议的人来来说，展展现自己己的美好好一面不不仅能给给他人留留下良好好的印象象，更能能有效推推进会议议的进行行。人是会议议的主导导因素，每每个参加加会议的的人都要要抱着正正确的态态度，这这些态度度包括积积极贡献献自己的的创意，对对出席者者一视同同仁、不不分上下下，不受受利害及及感情牵牵动，对对事不对对人、不不因个人人喜好而而区别对对待他人人，服从从众人决决议，通通力合作作以期在在短时间间内完成成工作。质询的礼礼节质询是会会议的一一项重要要内容，一一般情况况下，与与会者遇遇到质询询时总会会显得比比较紧张张，甚至至害怕。其实，质质询完全全是一种种有理有有据

49、的行行为，它它的存在在是为了了让会议议的议题题更加明明确，让让会议更更容易达达成一致致。只要要每位与与会者了了解和掌掌握了质质询的礼礼节，就就会明白白应该使使用何种种技巧来来正确应应对，质质询也就就不会成成为可怕怕之事了了。1不要要同时提提出两个个以上的的问题质询也就就意味着着要提出出问题，所所以，质质询的第第一个礼礼节就是是不要同同时提出出两个以以上的问问题。即即使你目目前确实实有许多多问题，但但是一次次只能提提出一个个问题，而而且是一一对一的的提问。这样能能让被质质询者集集中思路路地回答答你的问问题，有有利于解解答你心心中的疑疑问。如果一次次提出多多个问题题，一时时之间会会令对方方不知所所

50、措，更更不利于于解决问问题。一一对一的的提问方方式既可可以表现现出你对对对方以以及问题题本身的的尊重，也也是一种种有礼貌貌的表现现。2质询询要在两两分钟内内说完会议主席席要提前前做好会会议各项项议程的的时间段段的分配配，要专专门留出出一定的的时间供供与会者者提出质质询。而而且要事事先明文文规定，每每位提问问者必须须让自己己的提问问在两分分钟内完完成，从从而空出出更多的的时间让让被提问问者回答答。若不事先先做好时时间分配配，质询询这个环环节恐怕怕就会被被省略掉掉，因为为过于冗冗长的会会议会让让与会者者丧失提提问的兴兴趣。而而如果质质询时间间过长，也也会拖延延会议的的进程。3避免免只回答答是或不不

51、是回答问题题时不能能只说“是或不不是，好好或不好好”，应简简短说明明因由。回答要要简洁明明了、有有理有据据。要一一针见血血地指出出某某提提案为什什么好或或为什么么不好；另外，回回答问题题不要过过于直截截了当，尽尽量婉转转并留有有余地，不不要一棍棍子将人人打死。比如你你可以说说“因为我我觉得这这个会影影响到我我们公司司的某一一些项目目，所以以我个人人认为我我们是不不是可以以采用其其他的方方案会更更好”。4不要要重复提提出同样样的质询询开会时不不要重复复提出同同样的问问题。有有些人为为了表现现自己，即即使同样样的问题题已经有有人提出出，他还还是会不不厌其烦烦的再提提出一次次。这种种行为实实属多余余

52、，而且且也很不不明智，别别人提过过的问题题已经失失去了再再问的意意义，你你应该构构思其他他的问题题。而且且，这种种重复提提问还会会占据会会议的时时间，影影响他人人提问，实实在是损损人又不不利己。5勿大大声无理理的问话话或坚持持己见少数服从从多数是是会议规规则中的的一条，它它强调的的是一种种集体的的声音，压压制的是是个别不不同的声声音。所所以，如如果你的的意见与与绝大多多数人的的想法相相左，你你就要试试着去接接受大家家的意见见，而不不是坚持持己见。如果你因因为自己己的意见见不被认认同而脸脸色难看看甚至在在会议中中大喊大大闹，那那不仅于于事无补补，而且且还会让让其他与与会者觉觉得你没没有风度度、气

53、量量狭小，甚甚至会因因此而处处处树敌敌，使自自己处于于孤立的的境地，与与其如此此，还不不如顺应应“民意”。司仪角色色扮演司仪是协协助会议议主席控控制会议议的人，其其职责最最主要是是读议程程和唱名名，并且且提醒主主席会议议的重点点，所以以只有在在进行下下一个议议题时，才才会开口口，大部部分时间间都是由由主席讲讲话。一一个称职职的司仪仪，不应应该喧宾宾夺主，抢抢走主席席的光彩彩，而是是大家各各司其职职，令会会议开的的有声有有色。一一名合格格的会议议司仪应应具备以以下九大大特性：1具有有专业知知识司仪这个个职位是是为勇于于尝试的的人准备备的，一一个优秀秀的司仪仪很容易易迈向管管理阶层层。司仪仪要具备

54、备相关的的专业知知识，培培养自我我的多元元化智慧慧，这样样才能得得到公司司的重视视。司仪仪绝不单单纯是一一个简单单的服务务人员，而而是会议议很重要要的一个个组成部部分，没没有扎实实的专业业知识作作后盾，就就无法在在会议中中有理有有据的辅辅助主席席工作，也也不可能能当选司司仪。参与会议议的主席席、司仪仪和群众众，都要要好好的的扮演自自己的角角色，大大家通力力合作，才才能把会会议开得得尽善尽尽美。2要清清楚自己己的定位位身为一名名司仪，一一定要对对自己的的定位有有一个清清醒的认认识，这这样才能能在开会会时做好好本职工工作。司司仪主要要是用来来协助会会议主席席掌控会会议，所所以，适适当的补补充和提提

55、醒主席席是司仪仪的主要要职责。但是，还还要切记记不可喧喧宾夺主主。当你发现现会议主主席的讲讲话超过过了预定定的时间间，就要要使用不不落痕迹迹的方式式，自然然的提醒醒主席。比如，写写一张小小纸条，若若有若无无的放在在主席的的桌上；当主席席忘记了了会议的的某个议议题，你你要用合合适的语语言提醒醒主席，比比如“主席对对不起，五五分钟前前你提到到的那个个议题，你你要不要要补充一一下”？这样样既尊重重了主席席，又提提出了议议题。3要注注意着装装司仪必须须要注意意着装，这这是对司司仪的一一个基本本要求。除会议议主席外外，最能能吸引大大家注意意力的就就是司仪仪。得体体的着装装更能体体现良好好的气质质，让人人

56、见之顿顿生尊重重和喜爱爱之情；着装不不得体，势势必让会会议的严严肃性和和功能的的发挥大大打折扣扣，与会会者甚至至会怀疑疑组织者者的眼光光和能力力。所以以，司仪仪一定要要认真着着装。4要充充满活力力在会议进进行中，除除会议主主席之外外，最引引人注目目的焦点点就是司司仪。在在宣读会会议章程程时，司司仪若是是面无表表情、呆呆若木鸡鸡，与会会者的心心情就会会受到不不良的影影响，会会议气氛氛也会随随之变得得死气沉沉沉，更更会影响响到会议议的顺利利进行。所以，司司仪人员员在宣布布会议要要点时一一定要充充满活力力，用自自己的活活力感染染与会者者，让会会议在轻轻松的环环境中顺顺利进行行。5具有有应急能能力并会

57、会缓和气气氛红花还要要绿叶配配，如果果说会议议主席是是一朵红红花，那那司仪就就是当之之无愧的的绿叶。二者是是相辅相相成的关关系。司司仪要具具备较强强的应急急能力，当当主席经经验不足足，临危危慌乱时时，司仪仪就要立立即挺身身而出、灵活应应对，帮帮主席打打好圆场场；司仪仪还要具具有很好好的调节节气氛的的能力，当当与会者者与主席席发生争争执、僵僵持不下下的时候候，司仪仪要善于于用一两两句幽默默的话语语缓和会会场上紧紧张的气气氛。6要有有适当的的肢体语语言肢体语言言的作用用很大，比比起一般般的语言言，它显显得更为为生动和和有力。司仪要要会适当当使用肢肢体语言言，充分分调动与与会者的的情绪、调节会会议的

58、气气氛。如如果始终终都只是是一味地地照本宣宣科，恐恐怕很难难把会议议开好。适当的的语言搭搭配适当当的肢体体语言才才能有效效的协助助主席将将会议顺顺利的进进行下去去。【自检】请据实填填写下表表。在一般会会议中，您您是否能能处理好好会议质质询？ 是 否在质询过过程中，以以下几点点你做到到了吗？ 是 否1不要同时时提出两两个以上上的问题题是 否否2质询要在在两分钟钟内说完完是 否否3避免只回回答“是”或“不是”，应简简短说明明因由是 否否4不要重复复提出同同样的质质询是 否否5勿大声无无理的问问话或坚坚持己见见是 否否【本讲小小结】质询是会会议的一一项重要要内容，它它的存在在是为了了让会议议的议题题更加明明确，让让会议的的与会各各方更容容易达成成一致。只要每每位与会会者了解解和掌握握了质询询的礼仪仪，就会会明白应应该如何何质询，以以避免质质询中的的尴尬。司仪是为为勇于尝尝试的人人准备的的，在会会议过程程中，其其职责是是协助会会议主席席控制会会议，具具体说就就是读议议程和唱唱名，并并且提醒醒主席会会议的要要点。担担任司仪仪的人必必须具有有扎实的的专业知知识，明明确自己己的定位位并充满满活力，以以保证会会议顺利利进行。