文档与档案实务

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1、文书是人人们在日日常生活活、机关关公务活活动中广广泛使用用的书面面材料，它它具有一一定的规规则、体体式。从从使用范范围来看看，文书书可划分分为私人人文书和和公务文文书两大大类。私私人文书书是指个个人、家家庭为自自身的需需要而形形成使用用的文书书，包括括家谱、房契、手稿、遗嘱和和书信等等；公务务文书即即公文，是是指政府府机关、社会团团体、企企事业单单位从事事公务交交往活动动的文书书。公文文是公务务文书的的总称。文件则则有两种种含义：一是指指政府机机关、社社会团体体和企事事业单位位的正式式发文；另一是是指反映映职能、政策、技术、活动等等具有保保存、查查考价值值的文字字或声像像材料，如如工作总总结、

2、会会议记录录、重要要活动的的录音、录像、照片等等。档案案是指使使用过的的、已经经办理完完毕、具具有保存存价值的的文书，把把它们挑挑选出来来按照一一定的规规则重新新整理、立卷、编排之之后，便便称之为为档案。文书书与档案案实务是是文员和和秘书重重要的、基本的的工作任任务。每每一个文文员必须须能够掌掌握并熟熟练操作作。1公务文文书的特特点和作作用公务务文书的的作者是是党政机机关、社社会团体体和企事事业单位位及其负负责人。公务文文书的这这些特定定的作者者必须依依据党和和国家的的方针、政策、法令，在在法定的的职责范范围内制制作文书书，不能能越权越越轨发布布公文。公务务文书体体现的是是领导机机关和职职能部

3、门门的工作作意图和和规定要要求，反反映各项项工作的的进程和和效果，其其内容具具有有效效性，其其中部分分还具有有权威性性。公务务文书在在制作上上应该按按常规的的格式和和各种类类的结构构写作，在在处理上上有一定定的程序序和制度度。包括括拟稿、审核、签发、缮印、收发、登记、批办、立卷、归档等等环节。撰制和和处理公公务文书书的全过过程，就就是文书书工作。2公务文文书的种种类与格格式21 公公文性文文书的种种类按照照20000年国国务院行行政机关关公文处处理办法法的规规定，国国务院所所规定的的行政公公文共有有13类类14种种：命令（令令）；决定；公告；通告；通知；通报；议案；报告；请示；批复；意见；函；

4、会议纪纪要。22 公公文的格格式（有有文件样样式）公文文的完全全格式包包括188项，但但多数公公文不完完全使用用格式，如如无密级级、附件件、注释释等。（11）版头头。将发发文机关关的全称称或规范范化简称称加上“文件”（也可可省去）二二字，用用红色大大字居中中套印在在公文首首页上端端。（22）发文文字号。由机关关代字、发文年年度、发发文顺序序号组成成，发文文年度加加括号。下方用用红线与与标题隔隔开。（33）印刷刷顺序号号。即公公文份数数的顺序序号，标标注在公公文首页页左上角角。（44）密级级。分绝绝密、机机密、秘秘密三级级，标注注在公文文首页左左上角、印刷顺顺序号下下方。（55）紧急急程度。“急

5、”或“特急”，标注注在公文文左上角角，密级级下方。（66）签发发人姓名名。标注注在发文文字号右右侧。此此项只在在报告和和请示中中出现。（77）公文文标题。一般由由发文机机关、事事由和公公文种类类组成。（88）主送送机关。指收受受、办理理公文的的单位，写写在正文文之前，标标题之下下，顶格格。（99）正文文。公文文的主体体部分，写写文章的的具体内内容。（110）附附件。正正文内容容的辅助助部分。其标题题置于正正文之后后、发文文机关名名称之前前。（111）发发文机关关。指制制作公文文的单位位，使用用机关的的全称或或规范性性简称。（112）成成文日期期。成文文日期以以公文签签发或会会议通过过日期为为准

6、，写写于公文文末尾，发发文机关关右下方方。（113）机机关印章章。用印印位置在在发文日日期上面面，上不不压正文文，下要要骑年盖盖月。除除有特定定版头的的普发性性文件外外，正式式行文都都应加盖盖机关印印章。（114）注注释。校校注于成成文日期期之下，主主题词之之上的偏偏左位置置。它是是对正文文中有关关名词术术语的注注解，用用以说明明正文中中不便于于说明的的事项。（115）阅阅读（发发送）范范围。加加括号标标注在成成文日期期的左下下方。（116）主主题词。概括地地表述公公文内容容和归档档的规范范词，标标引在公公文最后后一页的的下端，抄抄报、抄抄送单位位上端。（117）抄抄送单位位。包含含抄报、抄送

7、、抄发单单位。（118）印印发说明明。内容容包括公公文制发发部门、印发日日期、印印发份数数。3. 文书书处理的的内容和和方法文书书处理的的内容和和基本任任务包括括：（11）发文文：从文文书起草草、修改改、审核核、签发发到印制制、发出出的一系系列处理理环节。（22）收文文：从来来文的签签收、登登记、分分办、传传阅、拟拟办、批批办到承承办、催催办以及及答复的的一系列列处理环环节。（33）管理理：平时时管理、发挥公公文的效效用，公公文保密密的一系系列管理理环节。（44）立卷卷归档：整理立立卷、归归档保存存的处理理环节。31 收收文处理理文秘秘人员收收到文书书以后，必必须按照照一定的的程序对对所收文文

8、书进行行处理，这这些程序序包括：（11）签收收和拆封封。文秘秘人员在在送来的的文书书投递单单或送送文登记记簿上上签字，需需要认真真核对和和清点，做做到四个个“查清”： 查清信封封或封筒筒上的收收文机关关名称，是是否确属属本机关关的收文文，以防防错投、错收； 查清信封封号码与与递送人人在签收收登记簿簿上所登登的号码码是否一一致； 查清文件件封口是是否破损损，包装装是否牢牢固； 查清文件件的登记记件数与与实有件件数是否否相符。 文书书人员只只是对写写明由本本机关或或本部门门收启的的封件进进行拆封封；写明明某某领领导人“亲收”、“亲启”的封件件，则应应由领导导人本人人拆封或或由其委委托的人人代拆。拆

9、封封文件要要细心，不不要撕毁毁封内文文件，要要将封内内的文件件取干净净，然后后检查文文件是否否齐全。对于重重要作者者的亲笔笔信封，应应予以保保存。对对封内文文件的发发文机关关、发文文日期不不详的，应应根据封封皮上的的发文机机关和邮邮戳日期期予以注注明。（22）登记记。对文文书进行行登记，便便于进行行收文数数量统计计及以后后的查考考利用。收文登登记的形形式分为为簿册式式、联单单式和卡卡片式三三种。登登记项目目主要有有：顺序序号、收收到日期期时间、来文单单位、来来文字号号、标题题、密级级、份数数、承办办单位、签收、复文号号、归入入卷号、备注等等。（33）分送送。分送送的原则则是： 属于方针针政策性

10、性的，关关系本机机关工作作全局的的指挥性性文件或或重大问问题的请请示、报报告之类类的文件件，均应应先送办办公部门门负责人人或机关关领导审审阅或处处理； 属于机关关日常事事务性的的已有明明确分工工的文件件，或早早有批示示规定和和有规可可循的例例行公文文，按主主管业务务的分工工范围分分送给有有关部门门或承办办人阅办办； 分送给机机关领导导阅批的的文件，要要先填好好“公文处处理单”，连同同文件一一并送批批； 便函、请请柬、介介绍信、广告、启事等等，不作作登记，直直接交具具体负责责人办理理； 在文件份份数少，阅阅办阅知知部门（或或领导）多多的情况况下，应应按先办办理、后后阅知，先先主办、后协办办，先正

11、正职、后后副职的的次序分分别审阅阅处理。在进行行文件传传阅时，应应以文秘秘人员为为轴心，进进行轮辐辐式传阅阅，即一一位领导导阅后直直接退回回给文秘秘人员，注注销后再再由文秘秘人员送送给另一一位领导导阅读，而而不是让让领导与与领导之之间直接接传阅。 （44）拟办办。文件件的拟办办是指文文秘人员员对来文文的处理理提出初初步意见见或建议议，供领领导人批批办时参参考。为为方便领领导人查查阅有关关政策性性文件，文文秘人员员可将有有关文件件（预先先标出需需要参阅阅的内容容）或文文件的摘摘要卡片片连同公公文一并并送上。（66）批办办。是指指机关领领导人对对送批的的文件如如何处理理所作的的批示。签署在在公文文

12、处理单单的“领导批批示”一栏中中。批明明传达的的范围、方法和和时间；或批明明承办部部门、人人员和期期限、要要求；或或提出具具体措施施和步骤骤。批办办应写明明姓名和和日期。文秘人人员根据据批示内内容，拟拟定办文文程序。（66）承办办。指机机关有关关部门或或人员按按照来文文的要求求，或领领导批办办意见进进行具体体工作或或办理复复文。对对公文的的办理，可可以由受受文单位位或个人人承担，也也可以由由其他单单位或个个人承担担。方式式有：传传达承办办、专案案专办、答复承承办等，承承办应该该注重时时效，分分清主办办与协办办，分清清复文与与不复文文。（77）催办办。指文文秘人员员对必须须办理答答复的文文件，根

13、根据承办办时限的的要求，及及时地对对文件承承办的情情况进行行督促和和检查。要明确确责任，谁谁负责谁谁催办，可可采用递递交催办办单、电电话催办办或派人人催办的的办法，并并作好催催办记录录。（88）注办办。文秘秘人员在在文件件处理单单上或或文尾的的下角注注明公文文办理的的结果，内内容有承承办单位位、时间间、结果果、承办办人、回回复的方方法、日日期等项项。32 发发文处理理文秘秘人员人人员根据据单位需需要向外外或向内内发文，包包括两种种情况：向外单单位或者者本单位位的各部部门发出出文件，称称为制发发；将收收到的文文件转送送至有关关部门，称称为转发发。其一一系列程程序即为为发文处处理过程程。（11）拟

14、稿稿。是文文件承办办人根据据领导的的交拟或或批办意意见草拟拟文稿的的过程。（22）核稿稿。是指指拟稿人人员的上上级负责责人对初初稿的审审查和核核实。要要做到“六查”： 查是否需需要行文文，以什什么名义义行文。 查文稿内内容与法法律、法法规和政政策以及及上级政政府的有有关规定定是否一一致，与与平行机机关和本本部门已已有的规规定是否否矛盾。 查要求和和措施是是否明确确具体，切切实可行行。 查涉及其其他部门门或地区区职权范范围的问问题是否否协商一一致并经经过会签签。 查文字表表达是否否准确、简练、条理清清楚，标标点使用用是否正正确，文文字书写写是否规规范。 查公文格格式是否否符合规规定。 核稿稿一般

15、先先对文稿稿进行通通读，看看出其主主要意图图和存在在问题，然然后对文文稿逐字字逐句细细审。如如果发现现问题，则则可退回回，或协协商，或或修改。（33）签发发。指机机关领导导人对文文稿的最最后审定定、签字字发出。一般由由主要领领导人或或具体分分管的副副职领导导人签发发，也可可由文秘秘人员长长、办公公厅（室室）或部部门负责责人签发发。联合合发文或或内容涉涉及到其其他部门门的公文文，要实实行会签签。签发发时应在在发文稿稿纸的签签发一栏栏写明意意见，亲亲署姓名名、日期期。（44）编号号。已经经签发的的文件，由由文秘人人员统一一编排发发文字号号。发文文字号的的机关代代字是统统一编制制，且长长期稳定定。由

16、领领导人签签署的公公布性公公文可按按领导人人的任职职期限连连续编号号，其他他公文一一般按年年度编排排序号。（55）缮印印，指对对已经签签发的文文件定稿稿进行誊誊清、复复印或排排版印制制。急件件要先打打印，保保密件应应指定专专门的印印刷单位位打印，并并派人监监印和履履行签字字手续。（66）校对对，指将将文件的的誊写稿稿、打印印稿或清清样按定定稿核对对校正。校对有有单人校校、双人人校、多多人校、通校。普通文文件应两两校一读读，重要要文件三三校一读读，校对对符号及及其用法法应该按按照中中华人民民共和国国专业标标准执执行。公公文印好好后还应应认真校校对，以以保万无无一失。（77）用印印，是指指在完成成

17、的文件件上加盖盖机关印印章。要要注意： 文件用印印时，必必须以机机关领导导人或部部门负责责人签发发的文件件原稿为为依据，经经核对无无误后始始得用印印。 文件用印印要端正正、清晰晰，要端端正地盖盖在成文文日期上上方，上上不压正正文，下下要骑年年盖月。 文件用印印一定要要与制发发文件的的机关、部门或或单位相相一致。 要核实份份数，超超过份数数的不能能盖印。 （88）登记记。一切切发出的的文件，均均应进行行登记，主主要是为为了便于于对文件件的管理理和查找找等。发发文登记记用簿式式登记，项项目为：顺序号号、发出出日期、发文字字号、文文件标题题、附件件、成文文日期、密级、缓急时时限、份份数、主主送机关关

18、、抄送送机关、签收人人、归卷卷日期、归入卷卷号。（99）分发发。指对对准备发发出的文文件进行行分装和和发送。应注意意： 分装之前前先要看看发文稿稿纸注明明的发送送单位、密级、有无附附件等。入封文文件要折折叠平整整，并略略短于信信封长度度。 邮政编码码、地址址、名称称要在发发送文件件的信封封上写准准确。机机关的名名称要写写全称或或者通用用的简称称。 发文如系系密件、急件、亲启件件必须分分别注明明，文件件的封口口要用浆浆糊或胶胶水封实实，不要要用书钉钉封口，绝绝密文件件应盖专专用密封封章或贴贴密封签签。 文件装封封后，应应及时发发送。 收文处理理程序4. 文书书管理的的内容和和要求文秘秘人员在在做

19、好收收文和发发文的基基础上，要要进行文文书管理理，内容容包括对对文书的的数量管管理、质质量管理理、时效效管理、保密管管理，以以及文书书的立卷卷与归档档管理等等，使得得各种文文书既方方便查找找、调阅阅，又妥妥善归类类，不遗遗失，不不泄密。41 文文书数量量、质量量、时效效管理文书书数量管管理的要要求是精精简文件件，可发发可不发发的文件件坚决不不发，可可以面谈谈、电话话的书面面记录代代替行文文，或在在报刊杂杂志上公公布，以以代替层层层行文文。文书书的质量量管理要要求保证证文书在在内容上上正确、可靠，符符合政策策和事实实；在文文字上、格式上上准确、规范，不不出差错错。文书书的时效效管理要要求尽可可能

20、缩短短文书处处理每一一道环节节的周期期，不延延误、不不推诿，及及时反馈馈和办理理。42 文文书的保保密管理理文书书保密管管理的内内容包括括：确定定密级和和保密期期限。应应该区分分国家秘秘密、商商业秘密密、组织织内部秘秘密等，列列入保密密范围的的公文，应应在产生生的同时时，由制制文机关关确定密密级和保保密范围围，密级级和保密密期限的的变更和和解密。由于客客观形势势变化，或或从全局局衡量公公开后更更有利于于工作的的，应及及时变更更密级、期限和和解密。还包包括密级级和保密密期限的的标注、密件的的缮印和和校对，密密件的传传递，密密件的签签收、登登记和传传阅，密密件的保保管和复复制、密密件的清清退，密密

21、件的销销毁等环环节。43 文文书立卷卷与归档档文秘秘人员对对已经办办理完毕毕的文书书，挑选选具有保保存价值值的，按按照某种种规律组组成案卷卷即为文文书立卷卷。立卷卷有利于于文书的的完整与与安全，是是进行档档案管理理的基础础，也便便于日后后对文书书的查考考和利用用。5. 档案案收集的的对象和和制度文秘秘人员及及档案部部门人员员通过一一定的途途径，将将分散在在单位各各处的已已经办理理完毕的的，但有有保存、查考价价值的文文书、声声像等资资料集中中起来即即为档案案收集。应该收收集的文文书资料料大致有有以下几几类： 重要的会会议资料料，如会会议通知知、报告告、决议议、总结结、会议议纪要、会议简简报、会会

22、议记录录、领导导人讲话话、重要要发言、录音带带、照片片等； 上级下发发的与本本单位业业务有关关的决议议、决定定、命令令、条例例、规定定、计划划等； 代上级单单位撰写写的已被被采用的的重要文文件的定定稿； 本单位的的与上、下级单单位的请请示、批批复、报报告等公公文性文文书； 反映主要要业务活活动的报报告、总总结、工工作计划划、统计计报表、信访工工作材料料； 与有关单单位签订订的合同同、协议议书及其其他来往往文书； 干部任免免、职工工奖励、处分以以及职工工劳动、工资、福利等等方面的的文件材材料； 本单位及及下属单单位成立立、合并并、撤消消、更改改名称、启用印印信的文文件材料料； 反映历史史沿革、重

23、要活活动的大大事记、剪报、照片、录音带带、录像像带以及及编辑的的出版物物等； 财产、物物资、档档案等的的交接凭凭证； 不相隶属属单位颁颁发的需需要本单单位贯彻彻执行的的条例、规定、通知等等； 下级单位位报送的的报告、统计报报表等。 不需需要收集集和归档档的材料料有以下下几类： 重份文件件（特别别重要文文件保留留二、三三份，其其他只需需一份，但但同一文文件的草草稿、定定稿不算算重份）； 无查考价价值的事事务性、临时性性文件（如如一般会会议的临临时通知知、洽谈谈工作的的介绍信信、节假假日的放放假通知知等）； 未经签发发的文电电草稿、一般文文件的历历次修改改稿、铅铅印文件件中除主主要领导导人亲笔笔修

24、改稿稿和负责责人签字字的最后后定稿之之外的各各次核对对稿； 无特殊保保存价值值的信封封，一般般性表态态、询问问、建议议的群众众来信； 单位内部部互相抄抄送的文文件材料料； 本单位负负责人兼兼任外单单位职务务所形成成的文件件材料； 不需贯彻彻执行和和无查考考价值的的会议文文件材料料； 下级单位位任免、奖惩非非本单位位员工的的材料； 越级和非非隶属单单位抄送送的不需需办理的的文件材材料； 外单位征征求意见见的文件件未定稿稿。 文秘秘及档案案人员在在收集档档案时，应应该做到到：（11）严格格执行收收发登记记制度和和立卷归归档制度度。认真真做好文文书的登登记、清清退和归归档工作作，仔细细核对、检查各各

25、种细节节。（22）注意意收集零零散文书书。除了了规范的的归档制制度以外外，文秘秘人员和和档案人人员要留留心收集集散落在在外、在在个人手手中的文文书，并并配合一一定的控控制、奖奖惩措施施，以补补充归档档制度的的不足。（33）落实实归档工工作的岗岗位责任任制。文文秘人员员和档案案人员要要掌握好好收文过过程中的的阅办环环节，及及时收回回文件；在发文文过程中中，注意意收全文文件的定定稿、存存本和附附件；专专人负责责收集外外出带回回的文书书；仔细细收集本本单位的的各种行行政和业业务文书书。6. 立卷卷归档的的标准和和做法61立卷卷归档要要求文书书部门和和或其他他业务部部门把已已经处理理完毕的的文书整整理

26、立卷卷，定期期移交给给单位档档案室或或档案人人员集中中保存，并并应该形形成一定定的制度度。包括括三方面面：（11）归档档范围。凡是本本单位业业务活动动中办理理完毕的的具有保保存价值值的各种种文件材材料，均均应归档档；（22）归档档时间。办理完完毕的文文件材料料，应该该在第二二年上半半年内交交由档案案室或档档案人员员归档。特殊文文件可根根据具体体情况适适当延长长时间；（33）归档档要求。凡是应应归档的的文件，必必须分类类立卷，排排列有序序，表格格齐全，填填写无误误，编号号科学和和符合要要求。62 文文书立卷卷标准文秘秘或档案案人员把把文书按按照某些些共同特特征组合合成案卷卷，称为为“立卷特特征”

27、，通常常可以按按照以下下几种特特征立卷卷：（11）按问问题特征征立卷。将反映映同一问问题的文文书组成成案卷。这种方方法能反反映对某某一方面面或某一一具体问问题的相相互联系系和处理理情况，运运用最广广泛。如如“关于某某型号产产品”可以将将开发设设计、工工艺安排排、加工工制造、商标包包装、产产品销售售、附加加情况等等方面资资料组合合在一起起立卷。（22）按作作者特征征立卷。以同一一作者为为标准将将有关材材料组合合成卷的的方法。，这些些作者可可以是法法定组织织或某一一机构，可可用于上上级来文文和本单单位文书书的立卷卷工作，反反映同一一作者的的活动和和文书来来源、行行文关系系以及文文书的重重要程度度。

28、（33）按文文种特征征立卷。按照同同一文种种名称为为标准将将文书组组合成卷卷。不同同的文种种具有不不同的适适用范围围和作用用，立卷卷可反映映单位的的不同活活动方式式，但有有时单独独以这种种标准分分成“会议纪纪要卷”、“通知卷卷”等无实实际意义义，应与与其他形形式的立立卷标准准组合使使用，如如“某某公公司的经经济合同同卷”、“某某公公司的销销售网点点报告卷卷”等等，才才会具有有实际使使用价值值和便于于查找。（44）按时时间特征征立卷。以文书书形成或或文书内内容的时时间为标标准组合合立卷。工作性性计划的的形成时时间要早早于内容容时间，而而工作总总结的内内容时间间又早于于形成时时间。类类别较广广的材

29、料料不适合合用形成成时间立立卷，适适合用于于内容针针对的时时间性强强，针对对的时间间比较明明确的文文书。一一般公文文以成文文日期为为标准；计划、总结等等以内容容针对的的时间为为标准；跨年度度办理完完毕的公公文，以以办结时时间为标标准；跨跨年度的的往来文文书，以以本单位位发文或或复文时时间为标标准；涉涉及到专专业性的的文书以以专门年年度为标标准，如如教学年年度等。（55）按地地区特征征立卷。以文书书的地区区、地点点和部位位因素为为标准组组合立卷卷，将涉涉及同一一地区的的文件组组成案卷卷，可以以反映该该地区的的工作情情况和有有关地区区问题的的处理。其作者者往往是是领导一一个区域域的单位位，对下下属

30、机构构来文的的组卷。如“某公司司广东地地区销售售情况表表”。（66）按通通讯者特特征立卷卷。以本本单位与与外单位位就某些些问题的的往来文文书为标标准立卷卷。如问问函与复复函，请请示与批批复等用用通讯者者特征立立卷。如如“某合资资企业与与某国某某企业就就开展商商务活动动的往来来函件”。按通通讯者特特征组卷卷与作者者不同，只只有两个个作者就就某共同同问题进进行工作作联系、磋商所所形成的的往来文文件才可可以列入入，而不不包括两两个作者者各自的的其他发发文。立卷卷的六个个特征的的运用，是是文件之之间联系系的具体体体现，文文件之间间的联系系是多方方面的，不不可能只只采用一一种固定定的模式式组卷。因此在在

31、运用六六个特征征立卷时时，需要要运用两两个或两两个以上上的特征征组合每每一个案案卷。63 立立卷类目目的编制制立卷卷类目也也叫案卷卷类目，是是指在一一年的实实际文书书尚未形形成以前前，根据据单位各各项活动动和文件件形成的的规律，对对一年内内可能产产生的文文书按照照立卷要要求和方方法事先先编制成成的一个个立卷规规划，事事先拟制制出来的的归卷条条目。立卷卷类目主主要由类类名和条条款两部部分组成成：（11）类名名。即类类别，是是综合概概括归卷卷文件材材料的类类属名称称，如工工交类、城建类类、财贸贸类、生生产类、技术类类、销售售类、广广告类等等等。（22）条款款。即条条目，是是类名之之下按照照立卷要要

32、求和方方法概括括出来的的一组文文件的总总标题。条款款顺序排排定以后后，依次次编上顺顺序号。如第一一类第一一条为“11”、第二二类第二二条为“22”等等。立卷卷类目的的类别和和条款的的排列呈呈表格式式，是平平时文件件归卷的的“索引表表”，指导导文件“对号入入座”、“定点归归宿”。6. 4 平时归归卷工作作文秘秘人员或或文书人人员依照照已经编编好的立立卷类目目，将已已经处理理完毕的的文件，随随时按类类目上的的对应条条款归入入卷内，即即为平时时归卷工工作。要要做到：（11）注意意做好文文件材料料的收集集工作；（22）对已已经归卷卷的文件件材料，要要进行定定期检查查和调整整；（33）事先先预编的的立卷

33、类类目，要要注意调调整修改改；（44）可以以确定组组卷的，也也可以提提前进行行编目装装订；（55）一些些文件不不便归卷卷，可单单独设立立一个卷卷夹，注注明“待归文文件”。6. 5 年终组组卷简称称组卷，指指年终或或次年年年初对归归卷的各各个条款款内的文文件材料料进行调调整立卷卷、卷内内文件排排列和编编号以及及拟写案案卷标题题等一系系列工作作。平时时归卷只只是粗略略地将文文件材料料按条款款归类，不不等于立立卷，在在组合案案卷前要要作细致致的调整整。（11）调整整立卷。是指在在平时归归卷的基基础上，详详细检查查每一条条款中所所积累的的文件材材料，进进行适当当地调整整，并且且最后确确定组合合案卷的的

34、一项工工作。（22）卷内内文件排排列和编编号 卷内文件件排列，指指将每个个案卷内内的文件件按照一一定的规规律和顺顺序进行行系统化化排列，可可以按时时间、问问题、重重要程度度、文号号、作者者、地区区、通讯讯者、文文种名称称、人名名的姓氏氏笔画或或拼音字字母等顺顺序进行行排列。 卷内文件件的编号号。应当当用阿拉拉伯数字字给卷内内文件编编页号，以以固定它它们的排排列顺序序。 （33）拟写写案卷标标题。案案卷标题题是案卷卷的名称称，也称称案卷题题名，是是对卷内内全部文文件内容容的总概概括。 案卷标题题的结构构及标法法。通常常应当标标明卷内内文件作作者、问问题、名名称三个个基本部部分，中中间用“关于”、

35、“的”来连接接，例如如“某某省省府关于于农村工工作的决决定、通通知”。 标明明卷内文文件的作作者，可可用通用用的简称称，如“本局”、“本公司司”、“本厂”等。标明明卷内文文件的问问题是案案卷标题题的核心心，必须须使问题题概括得得全面、准确、简练。标明明卷内文文件时间间。一般般的案卷卷标题不不需标明明时间，只只有计划划、报告告、总结结、预决决算和重重要文件件以及跨跨年度文文件组成成的案卷卷才需要要标明时时间，针针对的时时间要准准确，不不可随意意简化。标明明卷内文文件通讯讯者。可可将问题题要素插插入通讯讯者此方方与彼方方之间，并并将同一一性质的的机关概概括为总总称，例例如“某某市市航运公公司就制制

36、止货轮轮搭客问问题与某某某线各各航运公公司的往往来文书书。”标明明卷内文文件涉及及的地区区。对于于同属较较大地区区范围的的若干作作者，可可以用大大的地区区概念加加以概括括，如“某某地地区各县县关于减减轻农民民负担情情况的报报告”；可以以列举一一二个后后加“等”字，如如“某某地地区行署署关于某某某、某某某等五五个县（市市）防汛汛救灾情情况的调调查报告告。” 案卷标题题的拟写写要注意意： 政治治上的正正确性；文字字表达要要精练通通顺，概概括准确确；案卷卷标题的的基本结结构要力力求完整整，合乎乎语法，标标点符号号要正确确。6. 6 案卷的的编目与与装订编目目成卷指指在组合合案卷的的基础上上，对卷卷内

37、文件件进行编编目、装装订，以以及案卷卷的排列列、编号号等一系系列工作作。（11）案卷卷的编目目。指在在卷内文文件排列列编号的的基础上上，填写写卷内文文件目录录、备考考表和案案卷封皮皮等工作作。（22）案卷卷的装订订与装盒盒。一般般来说，案案卷都需需要进行行装订，对对于某些些特殊珍珍贵的手手稿、照照片、图图纸在不不便于进进行装订订时，也也可以采采用卷盒盒、卷袋袋进行保保管。案卷卷装订的的要求是是：整齐齐、牢固固，不影影响阅读读。在装装订之前前，要去去掉文件件上的金金属物，以以防年久久锈蚀文文件。注注意不要要有倒置置、脱漏漏的页张张。凡书书写未留留装订线线的要补补贴加边边，残破破的文件件要修补补裱

38、糊，大大张的文文件要折折叠以后后才能装装订。（33）案卷卷排列与与编号。指案卷卷经过编编目装订订以后，将将一个年年度、一一个组织织机构的的案卷进进行系统统化排列列、编号号，以固固定其顺顺序。 案卷的排排列。案案卷先按按保管期期限分开开，即按按永久、长期、短期分分别排列列。也可可按重要要程度、作者、名称、时间、地区等等体现条条理化和和一定的的规律。 案卷的编编号。编编号的顺顺序如：永久卷卷150、长期卷卷511000、短期期卷10011500、副卷卷15112000。 6. 7 案卷归归档（11）案卷卷目录的的编制。案卷目目录的项项目有“案卷号号、立卷卷类目号号、案卷卷题名、卷内文文件起止止日期

39、、卷内文文件份数数、页数数、保管管期限、备注”等等。编制制案卷目目录一般般两种方方法：一一种由各各部门的的公文立立卷人员员编制移移交目录录，然后后由档案案室汇总总编排卷卷号，编编制正式式的案卷卷目录。二是由由机关档档案室通通盘组织织，指导导各部门门的文书书立卷人人员统一一分类，编编排卷号号，直接接编制案案卷目录录。（22）文件件检索工工具的编编制。文文件检索索工具指指用来查查找、利利用文件件材料的的目录、卡片等等等。其其编制内内容主要要有： 文号索引引，又叫叫文件作作者目录录。目录录设置的的项目一一般有：文件作作者（加加标题）、文号、文件日日期、所所在卷页页号。 文件分类类目录，又又叫文件件综

40、合分分类目录录。设置置的项目目一般有有：类别别、顺序序号、文文件作者者（加标标题）、文号、文件日日期、卷卷页号，并并加封面面和底页页。一年年编制一一本，编编制号后后付印装装订成册册。 案卷的归归档 （33）文书书部门立立好的案案卷，必必须逐年年移交给给档案室室集中保保管，称称为“归档”。 归档范围围，也即即文书立立卷的范范围，指指机关在在工作活活动中形形成和使使用的文文件以及及其他有有关的材材料（包包括照片片、图表表、印模模、录音音带、录录像带等等）。 归档时限限。一般般应在第第二年上上半年向向档案部部门移交交档案。 归档要求求： 应归归档的文文件材料料必须齐齐全、完完整；文件件和电报报按其内

41、内容的联联系，合合并整理理、立卷卷；归档档的文件件材料，要要保持它它们之间间的历史史联系，区区分保存存价值、分类整整理、立立卷，案案卷标题题应简明明确切。机关关档案室室在接收收案卷时时，应按按照以上上要求对对案卷检检查验收收。移交交目录一一式二至至三份，一一份经签签字后留留公文处处理部门门使用，另另外一至至二份交交机关档档案室保保存。7. 档案案的保管管和利用用文秘秘或档案案人员通通过收集集，得到到各种信信息档案案，为方方便管理理和检索索，需要要对其进进行鉴定定，主要要有档案案价值鉴鉴定、文文书立档档单位鉴鉴定、文文书内容容鉴定、文书完完整程度度鉴定、文书责责任者鉴鉴定、文文书时间间鉴定、文书

42、题题名鉴定定、文书书稿本鉴鉴定、文文书外在在特征鉴鉴定和记记录性文文书价值值鉴定等等。为了了完好、长久保保存档案案，需要要采取一一些保护护措施，进进行妥善善管理。包括对对档案保保管期限限的确定定。文书书档案的的保管期期限分为为永久、长期（116至550年）、短期（115年以以下）三三种。文文书管理理人员为为了掌握握档案的的基本情情况，还还必须对对档案进进行数量量的登记记、统计计和分析析研究，以以期更好好地提供供利用。档案案的利用用途径和和方式有有以下几几种：（11）设置置档案室室，提供供档案原原件或复复制件，方方便借阅阅或直接接阅读。（22）通过过一定的的制度和和手续，提提供档案案外借，如如借阅证证制度、催还续续借制度度和调离离认可制制度等。（33）根据据档案原原件制发发各种复复制本，实实行档案案的有偿偿交流，提提供档案案利用率率。（44）利用用所藏档档案中的的有关记记载和资资料，对对申请者者提供核核实某种种事实的的书面证证据。（55）以档档案为依依据，文文秘和档档案人员员对查询询者的有有关问题题进行专专业性的的解答，提提供咨询询服务。（66）将档档案目录录印制成成册，分分发到有有关部门门，以交交流信息息。举办办档案展展览，充充分发挥挥档案的的作用。