第五章 账务处理系统

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1、 5.1 5.1 帐务处理系统概述帐务处理系统概述v会计核算的基础方法包括：会计核算的基础方法包括：v设置账户设置账户v进行复式记账（有借必有贷，借贷必相等）进行复式记账（有借必有贷，借贷必相等）v填制凭证、审核凭证填制凭证、审核凭证v根据凭证登记各类明细账、日记账、总帐根据凭证登记各类明细账、日记账、总帐v成本核算、财产清查成本核算、财产清查v出具财务报表、编制财务会计报告等内容。出具财务报表、编制财务会计报告等内容。在电算化方式下，就把上面所提到的设置账户、编制在电算化方式下，就把上面所提到的设置账户、编制记账凭证、审核、记账统称为记账凭证、审核、记账统称为“账务处理账务处理”，完成帐务处

2、理工作的子系统就称为完成帐务处理工作的子系统就称为“账务处理子系统账务处理子系统”。1 1、手工方式下帐务处理程序、手工方式下帐务处理程序首先选择会计核算形式首先选择会计核算形式（原材料的计价方式、存货发出方式、坏账准备计（原材料的计价方式、存货发出方式、坏账准备计提方法、折旧计提方法、产品成本计算方法等）提方法、折旧计提方法、产品成本计算方法等）整理会计科目与账户余额整理会计科目与账户余额建账（日记账、明细账、总账）建账（日记账、明细账、总账）日常账务处理日常账务处理期末业务处理（对账、结账、总账）期末业务处理（对账、结账、总账）编制会计报表编制会计报表 电算化电算化“账务处理账务处理”数据

3、流程（数据流程（87页）页）3 3、电算化帐务处理程序与手工帐务处理程序的比较、电算化帐务处理程序与手工帐务处理程序的比较存在着差异：存在着差异：（1 1）帐务处理流程的灵活性不同；）帐务处理流程的灵活性不同；手工：呆板的处理流程手工：呆板的处理流程电算化：账簿自动生成电算化：账簿自动生成（2 2）会计数据的存储方式不同；）会计数据的存储方式不同；手工：纸质数据手工：纸质数据电算化：电子数据，后将需要的会计档案打印输出电算化：电子数据，后将需要的会计档案打印输出（3 3）会计数据与会计阅读方式不同）会计数据与会计阅读方式不同手工：纸质数据，方便读取手工：纸质数据，方便读取电算化：需要利用财务软

4、件读取数据电算化：需要利用财务软件读取数据（4 4）会计科目编码体系的严密程度不同；）会计科目编码体系的严密程度不同；手工：不需会计科目编码手工：不需会计科目编码电算化：严格的会计科目编码体系电算化：严格的会计科目编码体系（5 5）会计数据处理的规范性不同；）会计数据处理的规范性不同；手工：一级科目、账簿格式、会计核算方式需严格设手工：一级科目、账簿格式、会计核算方式需严格设 定，其他均可灵活处理，规范性不高；定，其他均可灵活处理，规范性不高；电算化：利用系统初始化做好规范要求电算化：利用系统初始化做好规范要求（6 6）会计处理结果的正确程度不同）会计处理结果的正确程度不同。手工：容易出差错手

5、工：容易出差错电算化：自动完成，大大提高准确性电算化：自动完成，大大提高准确性1 1、系统初始化：、系统初始化：财务分工、科目设置、初始余额、财务分工、科目设置、初始余额、汇率管理、凭证类型、客户设置、项目设置；汇率管理、凭证类型、客户设置、项目设置；2 2、凭证处理：、凭证处理：凭证录入、修改、查询、凭证录入、修改、查询、审核、汇总、过账；审核、汇总、过账；3 3、账簿输出：、账簿输出：结帐、账簿结帐、账簿 查询、账簿打印；查询、账簿打印；4 4、出纳管理：、出纳管理：现金日记账、银行存款日记账、银行对账；现金日记账、银行存款日记账、银行对账；5 5、往来部门等辅助核算：、往来部门等辅助核算

6、：往来销账、往来帐、部门账、往来销账、往来帐、部门账、项目账输出；项目账输出；6 6、期末处理：、期末处理：自动转账、调汇、结帐；自动转账、调汇、结帐；7 7、系统维护：、系统维护：数据备份、数据恢复。数据备份、数据恢复。记账凭证处理的主要功能：记账凭证处理的主要功能：凭证录入、修改、查询、审核、过账凭证录入、修改、查询、审核、过账凭证的处理（尤其是凭证的处理（尤其是“记账凭证录入记账凭证录入”）是）是日常账务处理中最频繁的工作。日常账务处理中最频繁的工作。记账凭证数据录入方式（记账凭证数据录入方式（9191页）页）前台处理方式前台处理方式 后台处理方式后台处理方式1 1、凭证录入的基本内容、

7、凭证录入的基本内容 前提：设置前提：设置“凭证类别凭证类别”找到填制凭证功能的方式：找到填制凭证功能的方式：双击双击8000现金 在输入会计科目时，在输入会计科目时，系统会自动检查科目是否系统会自动检查科目是否已设置；已设置；系统会自动检查输系统会自动检查输入的科目是否为最末一级入的科目是否为最末一级科目科目如果编制记如果编制记账凭证过账凭证过程中，发程中，发现科目未现科目未定义，软定义，软件会提供件会提供输入过程输入过程中增加明中增加明细科目的细科目的功能。功能。插入、删除，如何来办？插入、删除，如何来办？插入、删除，如何来办？插入、删除，如何来办？3 3、辅助性凭证输入功能（、辅助性凭证输

8、入功能（9393页）页）辅助核算中再做讲解辅助核算中再做讲解1 1、记账凭证查询、记账凭证查询双击双击 2 2、记账凭证修改、记账凭证修改 （1 1）错误凭证的）错误凭证的“无痕迹无痕迹”修改。修改。有两种状态可以进行有两种状态可以进行“无痕迹无痕迹”修改。修改。凭证输入后，未审核签字；凭证输入后，未审核签字；凭证虽已通过审核，但还未记账。凭证虽已通过审核，但还未记账。（2 2）错误凭证的）错误凭证的“有痕迹有痕迹”修改。修改。红字冲销法、补充登记法红字冲销法、补充登记法作废作废/恢复恢复凭证作废后，必须整理凭证（编号！）凭证作废后，必须整理凭证（编号！）凭证复制凭证复制凭证冲销凭证冲销5.2

9、.3 5.2.3 记账凭证审核与过账记账凭证审核与过账1 1、凭证审核、凭证审核 指审核人员依照会计制度和会计软件的要求，指审核人员依照会计制度和会计软件的要求，对已输入的记账凭证的相关内容进行检查和核对。对已输入的记账凭证的相关内容进行检查和核对。与原始凭证内容是否相符；与原始凭证内容是否相符；经济业务是否正确；经济业务是否正确；会计分录是否正确；会计分录是否正确；记账凭证中相关内容是否齐全。记账凭证中相关内容是否齐全。【关键点【关键点】涉及到涉及到“现金现金”与与“银行存款银行存款”的凭证，的凭证，需由出纳人员的签字。如何设置？需由出纳人员的签字。如何设置？正常状态下只有正常状态下只有“制

10、单制单”的签字。的签字。首先，选定出纳人员，赋予首先，选定出纳人员，赋予“出纳出纳”、“出纳签字出纳签字”权限权限 后，以出纳人员身份登录后，以出纳人员身份登录“企业门户企业门户”5.2.3 5.2.3 记账凭证审核与过账记账凭证审核与过账2 2、凭证过账、凭证过账 即把会计凭证中的相关内容登记到各账户的账即把会计凭证中的相关内容登记到各账户的账簿中去的一种会计核算方式。由软件系统自动完簿中去的一种会计核算方式。由软件系统自动完成成 。未审核的凭证不能记账；未审核的凭证不能记账；记账前进行数据备份；记账前进行数据备份；第一次记账前要进行试算平衡，不平衡不能记第一次记账前要进行试算平衡，不平衡不

11、能记账；账；记账过程中不允许进行其他的操作，也不得中断记账过程中不允许进行其他的操作，也不得中断系统运行；系统运行；记账功能随时可以运行；记账功能随时可以运行；凭证经过记账后，不能直接修改，只能采用凭证经过记账后，不能直接修改，只能采用“有有痕迹痕迹”修改。修改。日常帐务输出包括：日常帐务输出包括：屏幕显示输出屏幕显示输出 打印输出打印输出 磁盘复制输出磁盘复制输出 数据备份和数据上报报表时常使用的形式数据备份和数据上报报表时常使用的形式 利用网络传输输出利用网络传输输出 单位分支机构向上级报账或报表单位分支机构向上级报账或报表输出内容一般分为两类：输出内容一般分为两类：基本会计核算数据，包括

12、各类凭证、账簿；基本会计核算数据，包括各类凭证、账簿；各类辅助核算帐簿数据各类辅助核算帐簿数据常用的输出形式常用的输出形式电算化帐务系统中输出的内容包电算化帐务系统中输出的内容包括：记账凭证、总分类账、明细括：记账凭证、总分类账、明细分类账、多栏账、日记账、平衡分类账、多栏账、日记账、平衡表、现金日报表等各种账表。表、现金日报表等各种账表。5.4.1 5.4.1 凭证输出凭证输出 5.3.2 5.3.2 总帐输出总帐输出 两种账簿格式：两种账簿格式：传统的三栏式总帐，包括借、贷、余三栏；传统的三栏式总帐，包括借、贷、余三栏；包括全部发生额与余额的发生额与余额对照表。包括全部发生额与余额的发生额

13、与余额对照表。用户选择确认所要输出的总帐的限定条件 系统按设定条件输出所选范围内的总分类账 通过账页格式的选择操作，显示它的账页格式 联查所属的当月明细科目所对应的明细账 5.3.3 5.3.3 明细账与日记账输出明细账与日记账输出1 1、明细账输出、明细账输出 5.3.4 5.3.4 多栏账输出多栏账输出 5.3.5 5.3.5 账证联查账证联查在记账凭证中查看凭证其他信息；在记账凭证中查看凭证其他信息；v科目汇总表中联查专项明细账；科目汇总表中联查专项明细账；v查询日记账时联查凭证和总帐；查询日记账时联查凭证和总帐；v查询总帐时联查明细账和凭证；查询总帐时联查明细账和凭证；v查看明细账及辅

14、助账时，联查凭证和总帐查看明细账及辅助账时，联查凭证和总帐。5.4 5.4 期末结转与结帐期末结转与结帐 系统进行结帐，主要完成以下系统进行结帐，主要完成以下工作：工作：检查并停止本期各科目的各检查并停止本期各科目的各项数据处理工作；项数据处理工作；检查各科目的本期发生额和检查各科目的本期发生额和累计发生额信息；累计发生额信息；检查本期各科目期末余额并检查本期各科目期末余额并将余额结转至下期期初。将余额结转至下期期初。5.5 数据维护5.5.1 5.5.1 数据备份数据备份1 1、主要有以下几个作用：、主要有以下几个作用：（1 1）保留有关会计档案）保留有关会计档案 （2 2）保护系统数据安全

15、）保护系统数据安全 （3 3）保留重要操作内容）保留重要操作内容5.5.1 5.5.1 数据备份数据备份2 2、备份时需注意的问题、备份时需注意的问题 （1 1）日常数据备份通常在关机之前进行，并采用）日常数据备份通常在关机之前进行，并采用双备份的方式，将两份备份资料存放于不同的地方。双备份的方式，将两份备份资料存放于不同的地方。（2 2）作为会计档案的备份资料上要注明备份的时）作为会计档案的备份资料上要注明备份的时间和责任人。间和责任人。（3 3）对于实行单机系统的单位，数据输入人员与）对于实行单机系统的单位，数据输入人员与系统管理员或账套管理员都应具有备份权限。实行系统管理员或账套管理员都

16、应具有备份权限。实行网络系统（网络系统（C/S F/SC/S F/S）的单位，数据备份可由专门）的单位，数据备份可由专门人员负责。人员负责。5.5.1 5.5.1 数据备份数据备份3 3、备份操作、备份操作 （1 1）选择备份路径；）选择备份路径；（2 2）输入备份文件名。）输入备份文件名。5.5.2 5.5.2 数据恢复数据恢复1 1、通常在以下情况下需要进行相应的恢复操作：、通常在以下情况下需要进行相应的恢复操作：（1 1）硬盘上的数据被非法破坏；）硬盘上的数据被非法破坏；（2 2）如果需要查询已删除（清除）的历史数据时，）如果需要查询已删除（清除）的历史数据时，可将往年的数据恢复到硬盘上

17、。可将往年的数据恢复到硬盘上。*有些软件中不允许同时存放多个备份的数据：有些软件中不允许同时存放多个备份的数据：【方法一】将机器内当前数据备份；【方法一】将机器内当前数据备份；【方法二】新建一个账套，把历史数据恢复进去。【方法二】新建一个账套，把历史数据恢复进去。5.5.2 5.5.2 数据恢复数据恢复2 2、注意的问题、注意的问题 （1 1）恢复操作是个不可逆的过程，一旦进行数据恢）恢复操作是个不可逆的过程，一旦进行数据恢复，就把账套中原有的数据覆盖了。复，就把账套中原有的数据覆盖了。（2 2）恢复操作时一个不留痕迹的修改过程，也是一）恢复操作时一个不留痕迹的修改过程，也是一个篡改机内数据的途径。所以，要加强防范。个篡改机内数据的途径。所以，要加强防范。期末结转业务1、应付工资借：管理费用总经理室 9260 财务部 8230 制作费用 8120 营业费用 5630 贷：应付工资 31240期末结转业务2、应付福利费借：管理费用总经理室 1296.4 财务部 1152.2 制作费用 1136.8 营业费用 788.2 贷：应付工资 4373.6期末结转业务3、计提累计折旧借：管理费用总经理室 13756 财务部 12750 制作费用 999 营业费用 996 贷：应付工资 28491期末结转业务