专案组ProjectOrganization

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1、專案組織Project Organization2012 吳明泉1專案組織1 專案組織對專案的影響2 組織結構3 專案組織型態之選擇4 專案參與者的角色5 專案辦公室課程大綱22012 吳明泉2專案組織專案的分類依不同委託者、執行者及客戶 個人、同學、朋友、家庭:自己需求專案 同組織：內部需求專案 同功能部門(Functional Department)跨部門 跨組織:外部需求專案同學的作業及報告，選擇的是以上的何種專案？複雜度有何不同?2012 吳明泉3專案組織組織結構特性 組織結構包括：所涉及的活動範圍及主要部門 管理層級與報告關係 每一部門的工作型態和責任 職權和溝通的動線 組織基於專業

2、分工劃分其所屬次級單位 可能分工方式包括功能、地域、產品、顧客、流程、以及專案。2012 吳明泉4專案組織 組織結構、文化、專案管理系統、專案管理辦公室、專案組織成熟度都會對專案產生影響。組織文化與型態會影響專案達成目標的能力。組織文化至少包括：-共享遠景、價值、常規、信念與期望 -政策、方法與程序 -授權關係一覽表 -職業道德 -工作時數資料來源:PMBOK Guide第四版與專案管理基礎知識與應用實務 2012 吳明泉5專案組織組織結構組織結構專案特性專案特性無或很少無或很少有限有限低度到中低度到中度度中度到高中度到高度度高度到幾高度到幾乎完全乎完全無或很少無或很少有限有限低度到中低度到中

3、度度中度到高中度到高度度高度到幾高度到幾乎完全乎完全功能經理功能經理功能經理功能經理混合混合專案經理專案經理專案經理專案經理兼任兼任兼任兼任全職全職全職全職全職全職兼任兼任兼任兼任兼任兼任全職全職全職全職資料來源:PMBOK Guide第四版2012 吳明泉6專案組織 優點：-層級分明，員工有明確主管-充分利用組織資源，避免重覆與浪費-有效利用功能部門專業人員，能提高各項專業技能-員工職業生涯有保障 缺點：-員工分屬各部門，無法全心投注於專案-專案成員為兼職性，流動率高，權責劃分不易-橫向聯繫少-不同部門利益衝突時，專案經理權限難以協調資料來源:專案管理基礎知識與應用實務 2012 吳明泉7專

4、案組織職員職員職員職員職員職員職員職員職員職員職員職員職員職員職員職員職員職員三長間協調三長間協調專案運作專案運作資料來源:參考PMBOK Guide第四版2012 吳明泉8專案組織職員職員職員職員職員職員職員職員職員職員職員職員職員職員職員職員職員職員資料來源:參考PMBOK Guide第四版組織內部組織內部專案協調專案協調2012 吳明泉9專案組織 優點：-專案成員為全職，有明確責任與任務，易於指揮管理-部門基於專案而設，成員明瞭專案目標-主權在專案經理，管理靈活、回應快速，確保專案成功-專案經理主導，避免與功能經理溝通中專案目標失真 缺點：-專案間互相獨立，資源不易共享，造成成本偏高-專

5、案人員只重視專案所需專業知識，團隊間不易共享經驗，不利於專業技術提昇-專案成員缺乏職涯保障，擔心專案結束失去工作資料來源:專案管理基礎知識與應用實務 2012 吳明泉10專案組織職員職員職員職員職員職員職員職員職員職員職員職員職員職員職員職員職員職員專案團隊內部溝通協調專案團隊內部溝通協調資料來源:參考PMBOK Guide第四版專案經理直屬於總經理或執行長專案經理直屬於總經理或執行長2012 吳明泉11專案組織 優點：-靈活、回應快速 -專案經理調動功能部門資源容易-多個專案同時進行時，容易整合資源-專案結束時程原回歸員工能部門，不必擔心失業 缺點：-員工分屬各部門，無法全心投注於專案-專案

6、成員為兼職性，流動率高，權責劃分不易-橫向聯繫少-專案經理負荷大，需處理專案工作，還需與功能經理溝通協調-專案成員接受多重領導，專案經理與功能經理衝突時無所適從-不同部門利益衝突時，專案經理權限難以協調，會影響目標達成資料來源:專案管理基礎知識與應用實務 2012 吳明泉12專案組織職員職員職員職員專案經理專案經理職員職員職員職員職員職員職員職員職員職員職員職員資料來源:參考PMBOK Guide第四版專案經理隸屬於功能經理下專案經理隸屬於功能經理下專案溝通協調專案溝通協調透過功能經理透過功能經理2012 吳明泉13專案組織專案經理專案經理專案經理專案經理專案經理專案經理職員職員職員職員職員職

7、員職員職員職員職員職員職員專案團隊內溝通協調專案團隊內溝通協調資料來源:參考PMBOK Guide第四版專案經理隸屬於專案經理辦公室或高階主管專案經理隸屬於專案經理辦公室或高階主管2012 吳明泉14專案組織例題Ans:D答案分析：在功能式組織裏，每個參與專案的人員都有明確的功能主管，所以，當專案經理或專案成員遇到問題時，就須先將問題上報給各自的功能主管，並由這些功能主管們協商後，再將協商結果下達給專案經理或自己的部門成員。反之，在專案式組織中的溝通則是由專案經理主導。當專案在不同的組織結構中執行時，其溝通模式是否相同？A.是，都是由功能經理來主導專案的溝通。B.不是，在功能式組織中，專案經理

8、還是專案溝通的主要人物。C.是，都是由專案經理來主導專案的溝通。D.不是，在功能式組織中，專案的溝通須仰賴功能經理。資料來源：長宏專案管理顧問公司2012 吳明泉15專案組織例題Ans:D答案分析：John Woods的專案預算都掌握在功能經理，這現象意味著此組織為功能式組織。組織結構往往會影響專案能分配到的資源多寡。John Woods是ABC組織中的專案經理，但是其權限很小，可使用的資源也很少，專案預算都掌握在功能經理的手上。請問，John所處的是什麼樣的組織?A.強矩陣式組織B.弱矩陣式組織C.平衡矩陣式組織D.功能式組織資料來源：長宏專案管理顧問公司2012 吳明泉16專案組織 選擇專

9、案組織型態之準則：-建立新專案之頻率(頻率次數如何？母公司涉入專案相關活動之程度)-專案期程(最近的專案期程多長)-專案的規模(人力及資源涉入之層級，與公司中其他活動的資源關係)-關係的複雜度(功能部門涉入專案的程度及關係)資料來源:專案管理基礎知識與應用實務 2012 吳明泉17專案組織專案團隊高階主管贊助者/發起人專案經理專案成員專案成員專案成員專案管理團隊客戶顧客/使用者管理的機關受影響的單位支援的功能經理功能成員利害關係人資料來源：長宏專案管理顧問公司專案組織182012 吳明泉 整合者、溝通者、決策者、激勵者、福音傳播者、變革代理人。尤其在溝通花費最多時間。在預算及時間限制內，交付符

10、合技術規格及利益目標之最終成果。三種特質：-知識(knowledge)：專案經理需具備專案管理相關知識的能力-績效(performance)：專案經理要具備將專案管理知識執行，達成專案績效的能力。-個人能力(personal)：指執行專案或相關活動的行為表現與個人效力(personal effectiveness)，包括態度、人格特質與領導專案團隊達成目標的能力。資料來源:PMBOK Guide第四版與專案管理基礎知識與應用實務 2012 吳明泉19專案組織 專案技術師 合約管理者 專案規劃及控制者 專案會計師 聯絡者、協調者 現場、品質管理者、監工 功能部門技術代表、功能經理 專案助理 專案

11、發起人或贊助者.資料來源:PMBOK Guide第四版與專案管理基礎知識與應用實務 2012 吳明泉20專案組織例題Ans:B答案分析：專案經理約花80%以上的時間在溝通上。下列哪一項是專案經理最常從事的活動？A.領導B.溝通C.協商D.控制 資料來源：長宏專案管理顧問公司2012 吳明泉21專案組織(PMO)為使專案更有效達成任務而提供對專案的指導與支援的單位。愈趨向專案式組織架構，成立PMO的機率愈高。專案經理向PMO彙報，PMO再直接彙報給高階主管。功能：-提供裝備與資料的專案團隊發展中心(人員管理與技術訓練，包括專案經理之訓練與輔導)。-溝通協調、資訊發佈、協助專案衝突與問題解決。-協

12、助專案人力資源整合、後勤與行政支援。-專案經理、贊助人、功能經理及其他利害關係人間集中化溝通管道。資料來源:PMBOK Guide第四版與專案管理基礎知識與應用實務 2012 吳明泉22專案組織例題Ans:B答案分析：專案管理辦公室是公司中集中和協調管理其管轄的各個專案的實體。它主要負責：與母公司或顧客整體經營目標相關聯的專案和子專案的整體規劃，包含：執行之優先順序、輕重緩急和執行方式.等。_是公司中集中和協調管理其管轄的各個專案的實體，且是各專案經理的輔導站，並可統一協調各專案之間的溝通。A.專案經理B.專案管理辦公室C.專案管理團隊D.利害關係者資料來源：長宏專案管理顧問公司2012 吳明泉23專案組織HW1專案簡介與章程 專案簡介：請選定小組的專案題目，略述題目內容，贊助者是誰？專案團隊如和贊助者是什麼關係，同組織或跨組織?專案組織：請暸解教科書第二章內容，說明分組專案團隊應應納入那些人員，採何種專案組織型態較宜，請繪一組織架構圖為什麼？專案團隊各成員職權？扮演那些角色？專案管理簡介242012/9/21