工程采购分包及合同管理优秀做法

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1、工程采购分包及合同管理优秀做法采购管理的重要性工程行业的采购，狭义的采购是指建筑工程材料、工程设备的采购；广义上还包括工程（建设）项目实施单位的采购、工程项目服务等的采购。目前很多管理规范的企业都设置了专业的采购管理部门，有些企业的采购管理部门既做狭义的采购、也做广义的采购。有些企业将工程（建设）项目实施单位的采购、工程项目服务等放在工程（项目）管理部门里面。不管其采购的组织机构如何设置，其管理的职能是一样的。本文站在广义的工程采购的视角，和大家探讨有关工程采购。采购是工程项目成本控制的源头，工程项目大部分的成本是在采购阶段确定和实际消耗掉的。采购的方式一般来说，所有的采购都采取公开招标、邀请

2、招标的方式确定。为什么采购要以招投标的方式进行呢而不是直接指定对应的单位呢首先，这是基于我国的建筑市场法制化、规范化管理的要求。最新的中华人民共和国招标投标法（12月28日起施行）第三条明确规定：在中华人民共和国境内进行下列工程建设项目包括项目的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料等的采购，必须进行招标：（一）大型基础设施、公用事业等关系社会公共利益、公众安全的项目；（二）全部或者部分使用国有资金投资或者国家融资的项目；（三）使用国际组织或者外国政府贷款、援助资金的项目。前款所列项目的具体范围和规模标准，由国务院发展改革部门会同国务院有关部门制订，报国务院批准。法律或者国务

3、院对必须进行招标的其他项目的范围有规定的，依照其规定。其次，通过招标，可以使工程造价更加趋于合理、便于发包方有效控制；第三，从发包方视角看，可以选择到合适的或自己想要的合作单位；第四，招投标制有利于规范价格行为，遵循公开、公平、公正的原则，有利于采购从业人员的廉政廉洁，可以有效遏制建筑领域中的腐败现象。业主在选择对工程项目进行发包的时候，一般采取公开招标的方式；工程总承包方在选择工程分包单位时（施工单位、设备材料供应商），一般采取邀请招标的形式。当然还有些特定的具有唯一性、专利性的供应商采购还可采取单一来源采购等方式确定分包单位。采购的管理采购的管理分两个层面：一是公司管理层面，二是实施操作层

4、面。1、公司管理层面（1）首先要建立采购管理体系，作为指导采购工作的规范性文件，其中涉及到采购的流程、职责分工、合格供应商库（长名单）的建立、短名单的确定、招投标程序等内容。（2）企业层面要需要构建合格供应商库，也即俗称的“长名单”。为什么要建立采购“长名单”“长名单”的建立是工程采购管理的基础性工作，是为了保证采购行为的合法、合理性。以工程总承包项目采购为例，在实际操作中，大多会选择邀请招标的方式。我国招标投标法第十七条规定：招标人采用邀请招标方式的，应当向三个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。而在选择投标方的时候，为了避免暗箱操作、符合国家的相关审

5、计要求，同时也为了保障发包方的利益。在选择的时候，需要对投标方的制造能力、装备、人力、业绩、信誉等进行审核，而这些工作可以通过建立采购“长名单”解决，从而提高快速选择合适、合格供应商的工作效率。合格供应商库的建立，必须严格进行资格预审、考察等，如遇发包方指定的和/或首次合作的，也要严格进行资格预审、考察，审核合格的方可纳入。合格供应商的管理是动态的，有配套的淘汰机制，在业务活动实践中发现有新的适宜的合格供应商，应及时补充，每个工程项目结束后，要对施工单位、设备材料供应商进行评价；发现有信誉、能力下降的原合格供应商，应从合格供应商名单中删除。（3）邀请招标的对象，也即俗称的“短名单”，必须来源于

6、“长名单”。通过以上合格供应商库的管理，可以减少不必要的支出和采购管理部门的工作量，提高采购效率。（4）招标的程序一定要合法。在采购过程中公司的招投标委员会、纪委等还需要全过程参与监督，以保证整个招投标过程的合法性，同时也规避了公司的风险。该走的程序、该有的资料，必须要有对应的文字记录，避免低级错误的出现，这也是审计规范的需要。2、实施操作层面2.1设备材料采购（1）在采购工作实施过程中，采购人员除了要熟悉整个招投标流程外，还要适当的了解设备材料规格、技术要求、行业规范等等，否则他很难将技术要求传达给供应商。（2）对于重大设备材料，采购人员还要做好现场的监造及检查工作，以保证质量、到货期。（3

7、）材料到场后，要做好四方（分别是业主方、监理方、总包方、分包方）签证交接等工作。（4）关键设备的安装、调试。采购人员与技术人员要做好与设备厂家的沟通问题，必要时应要求设备厂家免费上门指导维护；过程中，现场施工经理要配合做好设备的复核及监督工作。2.2施工分包采购（1）重点做好分包招标标底价的编制。工程经济人员要熟悉和了解项目所在地的工程建设标准定额。工程分包招标标底属于公司机密，要做好保密工作。（2）招标文件编制完成后，必须组织进行评审，以便于准确的把握相关技术和商务招标条件，避免错漏项。笔者参加过很多项目的招标、评标工作，很多招标文件漏洞百出，导致分包方报价不均衡、不合理，也不利于准确的通过

8、评标选择合适的分包商。（3）确定合适的合同计价方式。是采用固定总价、固定单价还是混合计价方式等。需要根据自身的管控能力以及项目的特点来选择。采购合同的管理比较成熟的公司，都会形成标准化的合同文本，一般按照标准合同文本来进行合同的签约。1、合同谈判要注意分技术谈判和商务谈判，要注意双赢、合理的工期、合理的费用等原则。2、合同评审要注意各个部门都要参与，市场经营、工程（项目）管理、技术、质量安全、财务、法务等，都应该站在各自的视角进行评审，并提出意见。3、合同实施要注意变更、签证和索赔管理。所有的变更、签证一定要走公司的审批流程；合同索赔分为工期索赔、款项索赔，索赔也有很多技巧，有句话叫“索而不赔”，后续有机会再和大家深入探讨。4、注意在合同中约定进度里程碑节点，根据节点付款。同时设立对分包商奖罚的条款，一般奖罚对等，如提前一天奖励多少、延迟一天处罚多少，最多多少金额封顶。在实施过程中项目部要注意文档资料的收集整理，为奖罚做好资料准备。5、还要注意在合同中对QHSE条款进行约定，做好现场的防护措施及文明施工的管理要求；以及对现场人员的违章处罚措施等，都需要在合同中约定，否则现场总包方对施工分包方人员违章处罚没有依据。以上是笔者在工程采购、分包及合同管理的实际工作中的一些感悟，希望对大家的工作有所帮助。