大学公文处理实施细则

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1、大学公文处理实施细则第一章总则第一条为进一步规范管理，提升学校管理水平和工作效率，使 学校公文处理规范化、制度化、科学化，依据XXXX,结合我校实际 状况，特制定本实施细则。第二条，学校公文是学校党政在管理学校过程中形成的具有法定 效力和规范体式的文书，是依法治校和进行学校公务活动的重要工具。第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理立卷、归档等一 系列互相关联、衔接有序的工作。第四条公文处理要保持实事求是、精简高效的原则，做到及时、 准确、安全。文秘人员必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关 规定，严守秘密。第五条校属各部门、各单位要高度重视公文处理工作。各单位、 各部门办公室要配备专职或兼

2、职文秘人员负责公文处理工作。文秘人 员应当忠于职守，掌握有关专业知识和操作技能。第六条本细则适用于校属各部门、各单位的公文处理工作。第二章公文种类第七条适用于学校的公文种类主要有：一决定。适用于学校党政对重要事项或重大行动做出安排， 奖惩有关单位及人员，变更或撤销校属部门不适当的决定事项。二决议。适用于学校发布经会议讨论通过并要求落实执行的重要决策事项。三公告。适用于向外宣布学校重大事项。四通告。适用于公布校内外各有关方面应当遵守或者周知的 事项。五通知。适用于批转校属各部门公文，转发上级单位和不相 隶属机关的公文，传达要求校属部门办理的事项，必须要全校周知或者 执行的事项，任免人员等。六通报

3、。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或状况。七报告。适用于学校向上级单位汇报工作，反映状况，答复 上级机关的询问。八请示。适用于学校向上级单位请求指示、批准。九批复。适用于学校答复校属部门、单位的请示事项。十看法。适用于学校党政对重要问题提出见解和处理办法。十一函。适用于学校和不相隶属单位之间商治工作、询问和 答复问题，请求批准和答复审批事项。十二会议纪要。适用于记载、传达会议状况和议定事项。十三议案。适用于党代会、教代会代表向会议提请审议的事 项。第三章公文格式第八条公文一般由发文部门标识、文件编号、签发人、标题、 主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、 抄送单位

4、、印发部门、印发份数和印发日期等组成。一发文标识必须使用学校全称或规范化简称。学校发文标识 由办公室统一印制，主要有；“中共XX大学委员会文件红字版头，适用于学校党委发文；“XX大学文件红字版头，适用于学校行政发文；“XX大学红字版头函件纸，适用于学校向不相隶属单位发函 或其他比较重要但非正式上报材料；“中共XX大学委员会、XX大学文件红字版头，适用于学校 党委和行政联合发文；“XX大学办公室文件红字版头，适用于以学校办公室名义发 文。二文件编号。格式为单位代号十年号十顺序号，例如XXXX。依据学校实际，我校党政发文文件编号洛式主要有：1. XX党发【xxxxjxx号：适用于学校党委发文；2.

5、 XX党任【XXXXJXX号：适用于学校党委任免干部；3. XX党纪字【XXXXJXX号;适用于以学校党委名义下发的 会议纪要；4. XX发【XXXXJXX号：适用于学校行政发文；5. XX政任【XXXXJXX号；适用于学校行政干部任免；6. XX政纪字【XXXXJXX号：适用于以学校行政名义下发 的会议纪要；7. XX聘字【XXXXJXX号：适用于学校干部聘任、职称聘 任等的发文。8. XX纪发【XXXXJXX号;适用于学校纪委下发文件；9. XX办发【XXXXJXX号：适用于学校办公室面向全校的 发文。三标题。应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文 种类。四主送单位。指公文的主要受理

6、单位，应当使用全称或规范 化简称、统称。五正文。公文主体，表达公文主要内容，要言简意赅。六附件说明。公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。七成文日期。应写明年、月、日并用汉字书写。成文日期以 负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发部门负责人的签发日期 为准。八印章。学校公文应加盖公章。九附注。必须要说明的其他事项，要在公文中加括号标注。请 示公文必须在附注中标明联系人姓名和联系 。十附件。正文的补充说明，或有关重要参照资料。附件应与 正文一起装订发送。十一主题词。公文一般要标注主题词。可选用24个基本 词汇，每个词目之间间隔一字距。学校对外公文的主题词由办公室秘 书填写。十二抄送单位。指除主

7、送单位外必须要执行或知晓公文的其 他单位。应当使用全称或者规范化简称、统称。第九条 学校公文用纸一般采纳国际标准A4 型210mmX297mm,左侧装订。张贴的公文用纸大小，依据实际必须要确定。第四章行文规则第十条行文应当确有必要，注重效用。第十一条行文关系依据隶属关系和职权范围确定，一般不得越 级请示和报告。第十二条“请示应当一文一事，“报告不得夹带请示事项。第十三条以学校名义发出的公文首页一律使用办公室统一印制 的发文标识纸，第二页开始用国际标准A4型打印纸。第十四条发文应该注意权限。为规范学校发文工作，对全校各 单位、各部门发文权限规定如下：一除学校办公室外，学校下属各部门、学院部不得以

8、学 校名义面向全校发文，更不得向校外发文。二校办产业实体、后勤集团总公司、附中可依据工作必须要， 自行向下属部门发文；工会、团委、同学会等群众组织可按规定格式 向其下属组织发文;校属各二级办学单位可按规定格式，以院部 名义自行印制红头文件纸，对院部内部正式发文。第五章发文办理第十五条 发文办理指以中共XX大学委员会、XX大学、XX大学 办公室名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、 登记、分发等程序。第十六条草拟公文应当做到：一符合法律、法规及学校有关规定。依据行文目的、发文部 门的职权与主送单位的行文关系等选择适当的文种。二公文要做到反映状况属实、观点明确；文字表述规范、简 洁

9、;文章结构清楚、严谨。三人名、地名、数字、引文准确，要使用国家法定计量单位。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、 惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字 外，应当使用阿拉伯数字。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文 含义。日期应当写明具体的年、月、日。正文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际 组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译 名。四结构层次序数，第一层为“一、，第二层为一，第 三层为“1. ，第四层为“1。第十七条依据学校实际，发文办理过程执行以下具体规定；一草拟：以学校党委、行政名义向校

10、内外发文，由主办部门 工作人员负责起草初稿，并填写“中共XX大学委员会发文单或“XX 大学发文单，部门负责人核稿并在发文单相应位置签字;文件内容如 涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商， 并请有关部门负责人在“会稿位置签字；之后送办公室办理编制文 号等事宜。二审核1. 为确保学校公文的严正性，发文主办部门负责人应对发文内容 认真审核，确保文件内容符合国家法律和学校政策的要求。文件一旦 发出，责任由主办部门承当。2. 为确保学校发文的统一性，发文主办部门草拟的文稿送校领导 签发前，应由学校办公室进行审核。审核的重点是：是否确必须行文， 行文方式是否妥当，是否符合行文规则和

11、拟制公文的有关要求，公文 格式是否符合本办法的规定等。校领导在办公室审核签名后予以签发。三签发：以学校党委名义制发的上行文，由党委书记签发； 以学校名义制发的上行文，由校长签发；以学校党委、学校行政或学 校办公室名义制发的下行文或平行文，由党委书记、校长、分管校领 导或学校办公室主任签发。四打印与校对校领导签发后，主办部门将文稿送办公室文印室按规范的公文格 式打印，打印后主办部门拟稿人负责校对。重要公文执行“二校制度，即；拟稿人校对后，在发文稿校对 栏签名，交文印室修改;文印室修改后，由主办部门负责人复校，并 在发文稿校对栏签名，执行文责自负。公文正式印制前，由学校办公室进行复核，重点是复核签

12、发手续 是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核必须要 对文稿进行实质性修改的，应按程序复审，然后再正式印刷。为落实厉行节约原则和无纸化办公要求，除满足存档和主办部门、 主送单位部门所必须外，所有下行文原则上不印发纸质文件，由办 公室负责从学校校园网OA系统发布。校属各单位、各部门直接 从校园网查阅。五盖章、发文与归档文印室打印公文并完成装订后，主办部门工作人员到学校办公室 盖章、发送，并留4份给学校办公室归档。学校办公室负责将文件 上网。六公文的行文、会签、核稿、签发、校对一律要求使用黑色 碳素笔，行文内容必须手抄在发文单下半部分，必须要附页的文件内容 可以打印。第六章收文办

13、理第十八条收文办理指对收到公文的办理过程，分上级来文收办 和校内上行文件收办两种，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承 办、催办等程序。第十九条依据学校实际，收文办理过程执行以下具体规定：一上级来文的办理：1. 学校办公室收到上级机关的下发公文后，由工作人员负责登记 编号并附收文处理单，交主管文秘的副主任提出拟办看法；然后送有 关校领导传阅批示，再依据领导批示，将文件复印给承办部门处理并 存档，原件由学校办公室存档。如遇必须急办的公文，学校办公室请示 校领导后先行复印送承办部门处理，原件留校领导传阅。2. 承办部门收到上级交办的公文后，应按照校领导批示看法及时 办理，不得延误、推诿。紧急公文应

14、当按时限要求办理，确有困难的， 应及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的， 应当及时退回学校办公室并说明理由。3. 公文办理过程中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当 主动与有关部门协商。如有分歧，主办部门主要负责人要出面协商。 如仍不能取得一致看法，经部门主要负责人签署看法，报请学校主管 领导裁定。4. 经校领导批示交有关部门办理的公文，办公室要负责催办。5. 通过各种会议等途径发出的公文，收文者应当及时交本单位文 秘人员登记，并及时送交学校办公室登记、编号，呈校领导阅示后办 理。二校内各单位、各部门上行文的办理1. 各院部及其他直属单位，如有必须要直接向学校请示、报

15、告 的事项，应通过办公室向学校提交书面报告，也可用上行文格式制定 文件上报。上报文件应通过办公室签收登记，提出拟办看法送有关校 领导批示，不应直接送校领导本人。职能部门收到校领导批示后，应 按照领导要求及时办理。2. 关于各院部及其他直属单位上报的事项，属于职能部门职 权范围内的具体问题，职能部门应该给予答复;职能部门认为必须校领 导签署看法，应报送办公室签收登记后分送校领导批示。3. 关于上报文件中有具体请示事项的，承办部门应当签署明确意 见和日期，签批人应该签名，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事 项的，圈阅表示已阅知。第七章公文归档第二十条公文办理完毕后，应依据中华人民共和国档案法 和其

16、他有关规定，及时整理立卷、归档。个人不得储存应当归档 的公文。第二十一条归档范围内的公文，应依据其互相联系、特征和保 存价值等整理立卷。要确保归档公文的齐全、完整，能正确反映 学校的主要工作状况，便于保管和利用。第二十二条 联合办理的公文，原件由主办部门整理立卷、归 档，其他部门储存复制件或其他形式的公文副本。第二十三条本部门负责人兼任其他部门职务，在履行所兼职务 使命过程中形成的公文，由其兼职部门整理立卷、归档。第二十四条校属各部门、各单位的文件包括重要资料的立 卷、归档和销毁必须严格按照学校档案馆的要求进行。归档范围内的 公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案馆移交。第二十五条拟制、

17、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材 料必须符合存档要求。第八章公文管理第二十六条学校公文由办公室机要秘书统一收发、审核、用印、 归档和销毁。校属各单位、各部门应确定专人负责公文管理工作。第二十七条 上级机关的秘密公文、密码电报不得翻印、复制；密 电不得明复；明电、密电不得混用。第二十八条为确保学校管理工作的连续性，凡学校下发的公文。原则上都应存档。部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤 销时，必须要归档的公文应该整理立卷后移交档案馆。工作人员调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文按照有关 规定移交、清退。第二十九条凡学校下发的规章制度等方面的公文，校属各单位、 各部门应该复印留存以便工作所必须。第三十条本实施细则由学校办公室负责解释。第三一条本实施细则自XXXX年5月1日起执行，学校过去 下发的文件处理办法同时废止。