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1、 机关应用文概说机关应用文概说概概 念念 机关应用文是国家党政机关、社会机关应用文是国家党政机关、社会团体企事业单位在公务活动中为处理各种事团体企事业单位在公务活动中为处理各种事务而使用的文字材料。务而使用的文字材料。特特 点点 使用和运转范围使用和运转范围各类机关各类机关 内容是有关公务的内容是有关公务的具有行政效力具有行政效力为机关立言为机关立言,以机关名义发布以机关名义发布应用文分类应用文分类应用文应用文公务文书公务文书私务文书私务文书通用公文通用公文专用公文专用公文法定公文法定公文普通事务文书普通事务文书 机关应用文概说机关应用文概说国家行政机关公文国家行政机关公文概 念 国家行政机关
2、公文(简称行政公文)是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力的标准体式的公务文书，也称法定公文。最根本特点最根本特点 具有法定效力具有法定效力 具有标准体式具有标准体式区别于区别于其他公文的显著标志之一其他公文的显著标志之一国家行政机关公文国家行政机关公文 按内容作用标准按内容作用标准-指挥性公文、知照性公文等指挥性公文、知照性公文等按行文方向标准按行文方向标准按种类标准：按种类标准：13种种 (国务院颁发的公文处理方法国务院颁发的公文处理方法的通知的通知)上行文上行文 下行文下行文 平行文平行文 分分 类类狭义的公文狭义的公文包括通用公文，专用公文。决定决定通知通知 通报通报 报告报告
3、 请示请示 批复批复 函函 纪要纪要意见意见决议决议公报公报条例条例规定规定命令命令议案议案公告公告通告通告行政党组织通用公文即法定公文通用公文即法定公文国家行政机关公文国家行政机关公文眉眉首首版版记记国家行政机关公文国家行政机关公文格格 式式 眉眉 首首份数序号份数序号 秘密等级秘密等级紧急程度紧急程度文件名称文件名称 发文字号发文字号 签发人签发人 位置：首页上端，占全页位置：首页上端，占全页1/31/3国家行政机关公文国家行政机关公文发文机关标识发文机关标识应当使用发文机关全称或标准化简称应当使用发文机关全称或标准化简称文件名称的组成文件名称的组成 发文机关全称或标准化简称发文机关全称或
4、标准化简称 +文件文件 如如 北京市人民政府文件北京市人民政府文件 联合行文时，主办机关排列在最前面联合行文时，主办机关排列在最前面国家行政机关公文国家行政机关公文发文字号发文字号组成组成 机关代字机关代字+年份年份+序号序号要求要求 每个机关都有代字；年份要写全称每个机关都有代字；年份要写全称 并加六角括号；序号不可编虚号，不加并加六角括号；序号不可编虚号，不加“第字。第字。如如 国发国发 2000 23号号位置位置 在首页发文机关下空两行在首页发文机关下空两行 联合行文，只标明主办机关的发文字号联合行文，只标明主办机关的发文字号国家行政机关公文国家行政机关公文签发人签发人 指本机关签发公文
5、文稿的领导人签名指本机关签发公文文稿的领导人签名 一经签发，公文正式生效一经签发，公文正式生效 上行文必须在公文首页标注签发人及姓名上行文必须在公文首页标注签发人及姓名 眉首局部与主体局部之间要用一条红色间隔线隔开 会签人会签人 指联合行文非主办机关的负责人签名指联合行文非主办机关的负责人签名 标标 题题主送机关：主送机关：正正 文文附件：附件：机关落款机关落款 成文时间成文时间(印章印章)(附注附注)格式格式 主主 体体 国家行政机关公文国家行政机关公文标题组成标题组成 发文机关标识发文机关标识 +事由事由 +文种文种 例：国务院开展第一次全国农业普查通知事由的写作事由的写作 内容上要概括主
6、要内容内容上要概括主要内容(事事)形式上用形式上用“关于关于的的 国家行政机关公文国家行政机关公文发文机关标识发文机关标识 +文种文种 事由事由 +文种文种 标题中除法规、规章名称加书名号外，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。一般不用标点符号。主送机关主送机关 指公文的主要受理机关，指公文的主要受理机关，即负责办理和答复公文的机关。即负责办理和答复公文的机关。位置位置 标题之下、正文之上，靠标题之下、正文之上，靠 左顶格书写，用冒号。左顶格书写，用冒号。上行文，一般主送机关是一个上行文，一般主送机关是一个普发性、周知性下行文普发性、周知性下行文,可以主送可以主送两个以上的下级
7、机关。两个以上的下级机关。主送机关必须使用主送机关必须使用全称或标准化的简称、统称。全称或标准化的简称、统称。国家行政机关公文国家行政机关公文国家行政机关公文国家行政机关公文正文正文 开头、主体、结尾开头、主体、结尾草拟公文：草拟公文：?方法方法?中共九条要求，中共九条要求，其中第其中第2条规定：条规定：情况确实，观点明确，情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词标准，标点正确，直述不曲，字词标准，标点正确，篇幅力求简短。篇幅力求简短。国家行政机关公文国家行政机关公文附件附件 附属于公文正文的文字材料两种形式两种形式 A 补充说明正文的材料
8、 B 实际上是公文的主体(如转发通知的附件)方式方式 左空二字标识左空二字标识“附件，冒号，附件，冒号，然后注明附件的顺序和名称然后注明附件的顺序和名称 附件序号用阿拉伯数字，附件附件序号用阿拉伯数字，附件名称后不加标点符号名称后不加标点符号附件说明附件说明 在正文之后注明附件说明国家行政机关公文国家行政机关公文印章 印章是作为机关权力象征的图章，它是公文合法生效的标志之一?方法?规定“除会议纪要和以电报形式发出的外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。用印要求：上不压正文，下要骑年盖月国家行政机关公文国家行政机关公文成文日期成文日期 一般
9、情况下是公文的生效日期要求要求 必须写公元全称，汉字书必须写公元全称，汉字书写写 如如 “二二OO三年九月十六日三年九月十六日 位置位置 正文右下方右空4字 公文以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。国家行政机关公文国家行政机关公文版记局部版记局部 主题词、抄送机关、主题词、抄送机关、印发机关和时间三项内容印发机关和时间三项内容主题词抄送机关印发机关 印发时间国家行政机关公文国家行政机关公文主题词主题词 是确切表达公文主题的标准化名词是确切表达公文主题的标准化名词 或名词性词组或名词性词组?方法?规定 公文应当标注主题词，上行文按照上级机关的要
10、求标注主题词抄送机关抄送机关 除主送机关外除主送机关外 需要执行或知晓公文的需要执行或知晓公文的 其他机关其他机关国家行政机关公文国家行政机关公文以下情况应用抄送以下情况应用抄送 向下级机关或本系统的重要行文，应当抄送直接上级机关 受双重领导的机关向上级行文，应当写明主送机关和抄送机关 上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关 因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关要求要求 使用全称或标准化简称、统称使用全称或标准化简称、统称国家行政机关公文国家行政机关公文行文规那么行文规那么公文在运行过程中应遵循的各公文在运行过程中应遵循的各种规那么种规那么1、行文关系根
11、据隶属关系和职权范围确定行文关系根据隶属关系和职权范围确定隶属隶属关系关系上下级上级主管业务部门下级主管业务部门同一组织同一组织 系统中系统中非隶属非隶属 关系关系同一组织系统中的同级机关同级机关非非同一组织系统的任何机关任何机关2 2、一般不得越级请示和报告、一般不得越级请示和报告国家行政机关公文国家行政机关公文3 3、关于部门行文、关于部门行文 一般不得向下一级政府正式行文，只一般不得向下一级政府正式行文，只能用函的形式。能用函的形式。须经政府审批的事项，经政府同意也须经政府审批的事项，经政府同意也可由部门行文，文中应当注明经政府同意。可由部门行文，文中应当注明经政府同意。属于主管部门职权
12、范围内的具体问题，属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。应当直接报送主管部门处理。部门之间对有关问题未经协商一致，部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。不得各自向下行文。4 4、部门内设机构除办公厅、部门内设机构除办公厅(室室)外不得对外正式行文外不得对外正式行文 国家行政机关公文国家行政机关公文5 5、关于联合行文、关于联合行文6 6、关于报送公文、关于报送公文 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示、“意见和“报告。属于主管部门职权范围的具体问题，属于主管部门职权范围的具体问题，直接报送其处理。直接报送其处理。7 7、正确处理主送和抄送、正确处理主送和抄送国家行政机关公文国家行政机关公文主送机关主送机关 与与 抄送机关抄送机关 向下级机关的重要行文，同时抄送向下级机关的重要行文，同时抄送上级机关上级机关 一头主送一头主送 与与 多头主送多头主送 不宜用抄送的情况不宜用抄送的情况 请示不得抄送其下级机关请示不得抄送其下级机关 凡与办理公文无关的一律不予抄送凡与办理公文无关的一律不予抄送国家行政机关公文国家行政机关公文8 8、请示应当一文一事、请示应当一文一事9 9、报告不得夹带请示事项、报告不得夹带请示事项报告是报告是“阅件阅件 ，请示属于，请示属于“办办件件
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