人力资源档案管理基本知识讲义

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1、第一章 档案管管理基本本知识第一节 名 词 解 释1、什么么是档案案？ 答：国家家机构、社会组组织或个个人在社社会活动动中直接接形成的的有价值值的各种种形式的的历史记记录。2、什么么是档案案工作？答：管理理档案和和档案事事业的活活动。3、什么么是档案案统计？答：对反反映和说说明档案案及档案案工作现现象的数数量特征征进行搜搜集、整整理和分分析的活活动。4、什么么是归档档？ 答：办理理完毕且且具有保保存价值值的文件件经系统统整理交交档案室室或档案案馆保存存的过程程。5、什么么是案卷卷？答：由互互有联系系的若干干文件组组成的档档案保管管单位。6、什么么是档案案整理？ 答：按照照一定原原则对档档案实体

2、体进行系系统分类类、组合合、排列列、编号号和基本本编目，使使之有序序化的过过程。7、什么么是档案案立卷？答：将若若干文件件按形成成规律和和有机联联系组成成案卷的的过程。8、什么么是档案案实体分分类？答：根据据档案的的来源、形成时时间、内内容、形形式等特特征对档档案实体体进行的的分类。9、什么么是档号号？答：以字字符形式式赋予档档案实体体的用以以固定和和反映档档案排列列顺序的的一组代代码。10、什什么是文文件？答：国家家机构、社会组组织或个个人履行行其法定定职责或或处理事事务中形形成的各各种形式式的信息息记录。11、什什么是文文本？ 答：同一一文件由由于作用用不同而而形成不不同的版版本，可可分为

3、正正本、副副本、试试行本、修订本本、各种种文字文文本等。12、什什么是归归档文件件？答：在其其职能活活动中形形成的、办理完完毕、应应作为档档案保存存的各种种纸质文文件材料料。13、什什么是归归档文件件管理？答：将归归档文件件以件为为单位进进行装订订、分类类、排列列、编号号、编目目、装盒盒，使之之有序化化的过程程。14、什什么是全全宗号？答：全宗宗号是指指档案馆馆给立档档单位编编制的代代号。15、什什么是全全宗指南南？答：介绍绍和报道道立档单单位及其其所形成成档案情情况的一一种档案案检索工工具。是是向利用用者介绍绍和报道道全宗构构成者（立立档单位位）及其其所形成成档案情情况的工工具书。16、什什

4、么是专专题指南南？答：介绍绍和报道道某一专专题档案案情况的的一种档档案检索索工具。17、什什么是检检索工具具？答：检索索工具是是用于存存储、查查找和报报道档案案信息的的系统化化文字描描述工具具，是目目录、索索引、指指南等的的统称。18、什什么是索索引？答：索引引是指明明档案或或目录的的某种特特征，以以一定次次序编排排并注明明相应出出处的档档案检索索工具。19、什什么是编编目？ 答：按照照一定的的规则进进行档案案著录并并将条目目组织成成目录的的过程。20、什什么是案案卷目录录？答：案卷卷目录是是以全宗宗为单位位登录案案卷的题题名及其其他特征征并按案案卷号次次序编排排而成的的一种档档案目录录。21

5、、什什么是全全引目录录？答：全引引目录是是以全宗宗为单位位将案卷卷目录与与卷内文文件目录录相结合合按一定定次序编编排而成成的一种种档案目目录。22、什什么是分分类目录录？答：分类类目录是是依所分分类表按按照分类类标识以以一定次次序编排排而成的的一种档档案目录录。23、什什么是专专题目录录？答：专题题目录是是按照特特定专题题以一定定次序编编制而成成的一种种档案目目录。24、什什么是卷卷内目录录？ 答：登记记卷内文文件题名名和其他他特征并并固定文文件排列列次序的的表格，排排列在卷卷内文件件之前。25、什什么是电电子文件件？答：在数数字设备备及环境境中生成成，以数数码形式式存储于于磁带、磁盘、光盘等

6、等载体，依依赖计算算机等数数字设备备阅读、处理，并并可在通通信网络络上传送送的文件件。26、什什么是归归档电子子文件？答：指具具有参考考和利用用价值并并作为档档案保存存的电子子文件。27、什什么是电电子文件件逻辑归归档？答：在计计算机网网络上进进行，不不改变原原存储方方式和位位置而实实现的将将电子文文件的管管理权限限向档案案部门移移交的过过程。28、什什么是电电子文件件物理归归档？答：把电电子文件件集中下下载到可可脱机保保存的载载体上，向向档案部部门移交交的过程程。29、什什么是磁磁性载体体文件？答：磁性性载体文文件系指指以磁性性材料（如如磁带、软磁盘盘、录像像带、录录音带）为为信息载载体的文

7、文件。30、什什么是纸纸质档案案数字化化？答：利用用扫描技技术将纸纸质档案案转化成成计算机机可阅读读使用的的数字信信息的过过程。存存储格式式一般为为：TIFFF、JPEEG、CEB、PDF格式。31、什什么是音音像档案案？答：记录录声音或或影像的的档案，包包括照片片、影片片、录音音带、录录像带等等。32、什什么是照照片档案案？答：国家家机构、社会组组织或个个人在社社会活动动中直接接形成的的以静止止摄影影影像为主主要反映映方式和和具有保保存价值值的历史史记录。照片档档案一般般包括底底片、照照片和说说明三部部分。33、什什么是档档案编纂?答：按照照一定的的题目、体例和和方法编编辑档案案文献的的活动

8、。34、什什么是档档案编研研工作？答：以保保存的档档案资料料为主要要对象，以以主动提提供或报报道档案案信息内内容为主主要目的的，在深深入研究究的基础础上，围围绕一定定的题目目范围，对对档案文文献进行行筛选和和不同性性质、不不同层次次的加工工，使之之转化成成为不同同形式的的出版物物，供有有关方面面利用。35、什什么是组组织沿革革？答：系统统记述一一个机构构（地区区、行业业）体制制、职能能等基本本状况变变迁过程程的一种种档案参参考资料料。36、什什么是大大事记？答：按照照时间顺顺序简要要记述一一定范围围内所发发生的重重大事件件和重要要活动的的一种档档案参考考资料。第二节 综合档档案管理理37、档档

9、案管理理的工作作内容是是什么？答：档案案的收集集、整理理、保管管、鉴定定、统计计和提供供利用等等活动。38、企企业档案案部门依依法应履履行哪些些职责？答：（11）贯彻彻执行档档案法等等有关法法律、法法规和方方针政策策，制定定本企业业文件材材料归档档和档案案保管、利用、鉴定、销毁、移交等等有关规规章制度度；（2）统统筹规划划并负责责本企业业档案的的收集、整理、保管、鉴定、统计和和提供利利用工作作；（3）指指导本企企业各部部门文件件材料的的形成、积累、整理和和归档工工作；（4）监监督、指指导本企企业所属属机构（含含境外机机构）的的档案工工作。39、违违反档档案法的的行为有有哪些？答：（11）损毁毁

10、、丢失失属于国国家所有有的档案案的；（2）擅擅自提供供、抄录录、公布布、销毁毁属于国国家所有有的档案案的；（3）涂涂改、伪伪造档案案的；（4）擅擅自出卖卖或者转转让档案案的；（5）倒倒卖档案案牟利或或者将档档案卖给给、赠送送给外国国人的；（6）不不按规定定归档或或者不按按期移交交档案的的；（7）明明知所保保存的档档案面临临危险而而不采取取措施，造造成档案案损失的的；（8）档档案工作作人员玩玩忽职守守、造成成档案损损失的。上述违反反档案案法行行为的都都将依法法给予行行政处分分。40、档档案工作作人员应应具备哪哪些基本本素质？答：企业业档案工工作人员员应当忠忠于职守守，遵纪纪守法，具具有相应应的档

11、案案专业知知识和业业务能力力。41、完完成档案案工作任任务的条条件是什什么？答：（11）行之之有效的的管理体体制；（2）设设置相适适应的档档案机构构；（3）具具有一定定数量的的有较高高素质、结构合合理的档档案干部部队伍；（4）制制定一系系列规章章制度、标准、规范；（5）配配备较完完善的库库房、设设备、提提供充足足的经费费。42、完完成档案案工作任任务的手手段是什什么？答：（11）行政政手段：通过行行政命令令、规定定，采取取行政措措施贯彻彻落实有有关规范范、标准准；（2）法法律手段段：依法法治档，维维护档案案工作的的正常秩秩序；（3）经经济手段段：奖励励机制推推动档案案各项工工作；（4）宣宣传教

12、育育手段：提高档档案意识识；（5）指指导咨询询手段：通报有有关法规规、标准准、政策策，答疑疑解惑、交流、具体指指导。43、档档案的主主要属性性有哪几几方面？答：档案案的属性性是指档档案在社社会中表表现出来来的固有有特征、特点，它它具有原原始记录录性、信信息性、文化知知识性等等几个方方面的主主要属性性。（1）原原始记录录性是档档案的基基本属性性档案是人人们从事事社会实实践活动动的历史史记录转转化而来来的，是是历史的的原始记记录，它它直接、客观地地记录了了形成者者的真实实活动情情况，具具有原始始记录性性。历史史怎样发发展，人人们怎样样活动，档档案就怎怎样记载载。（2）档档案的信信息属性性第一，档档

13、案信息息是用文文字、图图表、声声象的方方式将人人类从事事的社会会实践活活动直接接记录在在一定载载体上，是是原始的的固定信信息，能能使事物物的原貌貌和真象象再现，为为人们提提供依据据性、凭凭证性的的信息。第二，档档案信息息是直接接信息和和间接信信息的统统一，处处于“中介状状态”。档案案作为信信息的载载体，一一方面，对对于信息息的形成成者来说说，它是是接收者者和信息息库，不不断存贮贮、积累累信息；另一方方面，对对于档案案利用者者来说，它它又是信信息源，不不断输出出传递信信息，处处于中介介状态。第三，档档案信息息面广量量大，内内容丰富富。它与与人们的的社会实实践活动动同步产产生，随随着社会会的发展展

14、与日俱俱增，是是取之不不尽、用用之不竭竭的信息息源泉。（3）档档案的知知识属性性知识是人人类对自自然和社社会运动动形态与与规律的的认识与与描述，是是人们在在社会实实践中积积累起来来的经验验。档案案是人类类认识和和改造世世界的历历史记录录，是人人类知识识的结晶晶。44、档档案工作作的“三纳入”制度的的具体内内容有哪哪些？答：（11）纳入入企业各各项工作作计划；（2）纳纳入企业业领导工工作议程程；（3）纳纳入有关关人员岗岗位责任任制。45、档档案工作作的“四参加”制度的的具体内内容有哪哪些？答：（11）档案案部门或或人员参参加产品品鉴定会会；（2）参参加科研研课题审审定会；（3）参参加基建建项目验

15、验收会；（4）参参加设备备开箱验验收。46、档档案工作作的“四同步”制度的的具体内内容有哪哪些？答：（11）下达计计划任务务与提出出项目文文件材料料的归档档要求同同步；（2）检检查项目目计划进进度与检检查项目目文件材材料形成成情况同同步；（3）验验收与鉴鉴定项目目文件材材料同步步；（4）上上报登记记和评审审奖励项项目与档档案部门门出具项项目文件件材料归归档情况况证明同同步。47、归归档制度度由哪几几部分内内容构成成？答：由三三部分构构成，即即归档时时间、归归档范围围、归档档案卷质质量要求求。48、档档案工作作一般应应制定哪哪些规章章制度？答：一般般应建立立如下档档案工作作制度：（1）档档案管理

16、理规定；（2）文文件材料料形成、积累、归档制制度；（3）文文件材料料归档范范围及保保管期限限表；（4）档档案工作作岗位责责任制；（5）档档案工作作考核办办法；（6）档档案借阅阅利用制制度；（7）档档案分类类编号方方案；（8）档档案库房房管理制制度；（9）档档案鉴定定销毁制制度；（10）档档案保密密制度；（11）档档案统计计制度；（12）科科技图样样修改补补充制度度；（13）特特殊载体体档案管管理制度度等。49、什什么是文文件资料料的归档档？答：归档档是文件件资料转转换为档档案的过过程，是是办理完完毕具有有保存价价值的文文件经系系统整理理交档案案部门保保存的过过程。已完成承承办过程程既文件件资料

17、内内容所反反映的事事项等经经研究讨讨论，已已做出结结论或批批示、批批注的文文件材料料才能作作为档案案保存。档案是文文件资料料的精华华，是经经人们鉴鉴别、筛筛选后作作为对日日后各项项工作活活动有一一定的参参考、凭凭证等价价值而保保存的文文件材料料。按照一定定的原则则和规律律，经过过分类、组卷、编号、排列、编目等等整理，移移交到档档案部门门集中保保管和提提供利用用的文件件资料。50、文文件材料料转换成成档案需需具备哪哪些条件件？答：（11）文件件材料运运转、承承办完毕毕的；（2）对对生产、建设、经营管管理等各各项工作作有查考考、凭证证、依据据作用的的；（3）经经过分类类、组合合排列、编号、基本编编

18、目等系系统整理理的。51、归归档文件件的整理理原则是是什么？答：遵循循文件的的形成规规律，保保持文件件之间的的有机联联系，区区分不同同价值，便便于保管管和利用用。52、归归档文件件的质量量要求是是什么？ 答：（11）归档文文件：应应为原件件，文件件材料归归档后不不得更改改；（2）永永久、长长期的电电子文件件：必须须形成一一份纸质质文件归归档；（3）字字迹清楚楚，图样样清晰，图图表整洁洁，签字字认可手手续完备备；（4）需需永久、长期保保存的文文件不应应用易褪褪色的书书写材料料（红色色墨水、纯蓝墨墨水、圆圆珠笔、复写纸纸、铅笔笔等）书书写、绘绘制；（5）复复印、打打印文件件及照片片的字迹迹、线条条

19、和影像像的清晰晰及牢固固程度应应符合设设备标定定质量的的要求；（6）录录音、录录像文件件应保证证载体的的有效性性；（7）长长期存储储的电子子文件应应使用不不可擦除除型光盘盘。53、各各类文件件材料应应何时归归档？答：各职职能部门门形成的的管理性性文件材材料，一一般应在在办理完完毕后的的第二年年上半年年归档；工业企业业产品、非工业业企业业业务项目目、科研研课题、基建项项目文件件材料在在项目结结束后三三个月内内归档，时时间长的的项目可可分为阶阶段、分分单位项项目归档档；外购设备备仪器或或引进项项目的文文件资料料在开箱箱验收或或接收后后先登记记，待安安装调试试完后，随随即与安安装调试试中形成成的文件

20、件材料一一起归档档；单位负责责人和职职工外出出参加公公务活动动形成的的文件材材料，应应在公务务活动结结束后及及时交有有关人员员归档；会计文件件材料在在会计年年度终了了后归档档，由财财务部门门保管一一至三年年，向档档案部门门移交；实行文挡挡一体化化或采用用计算机机辅助设设计技术术形成的的电子文文件应即即时归档档；下列文件件材料应应随时归归档：（1）没没有及时时归档的的零散文文件材料料；（2）变变更、修修改、补补充的文文件材料料；（3）设设备仪器器的维修修文件材材料；（4）产产品、设设备更换换的新零零部件文文件材料料；（5）机机构变动动或职工工调动、离岗时时留在部部门或个个人手中中的文件件材料；（

21、6）应应归档的的非纸质质载体材材料；（7）其其他临时时活动中中形成的的文件材材料。54、文文件材料料的保管管期限如如何划分分？答：文件件材料的的保管期期限依据据其查考考利用价价值的大大小进行行划分，可可分为永永久、长长期和短短期。凡凡是反映映本单位位主要职职能活动动和基本本历史面面貌，本本单位需需要长久久利用的的材料应应定为永永久（50年以上上）保存存；凡是是在相当当长的时时间内本本单位需需要查考考利用的的，应定定为长期期（16年至50年）保保存；凡凡是在较较短时期期内本单单位需要要查考利利用的，应应定为短短期（15年以下下）保存存。各单单位应依依据有关关的规定定和标准准，结合合单位的的实际，

22、制制定本单单位各类类文件材材料的保保管期限限表。55、文文书档案案以“件”为单位位进行整整理应遵遵循的原原则是什什么？整整理工作作有哪些些工作程程序？排排列文件件顺序的的要求是是什么？答：（11）整理理工作遵遵循的原原则：遵遵循文件件的形成成规律，保保持文件件之间的的有机联联系，区区分不同同价值，便便于保管管和利用用；（2）整整理工作作程序：分类、组合、排列、编号、编目、装订、装盒；（3）排排列文件件顺序的的要求：应在分分类方案案的最低低一级类类目内，按按事由结结合时间间、重要要程度等等排列。56、电电力企业业档案分分类规则则0-5类的文文件材料料以“件”为单位位进行整整理时，采采用哪种种分类

23、方方案为宜宜？答：较适适宜的分分类方案案：年度度问题保管期期限。57、如如何进行行案卷编编目？答：按照照一定规规则进行行档案著著录并将将条目组组成目录录的过程程，包括括案卷目目录、卷卷内目录录和备考考表。（1）案案卷目录录：是档档案部门门管理、统计、检索、报道档档案内容容、成分分等的基基本检索索工具，亦亦是立卷卷单位与与档案部部门交接接档案的的依据和和凭证（可可作为移移交目录录）。其其项目包包括案卷卷序号、档号、保管期期限、案案卷题名名等；（2）卷卷内目录录：卷内内目录排排列在卷卷内文件件首页之之前，其其作用是是为了介介绍卷内内文件材材料的内内容、成成分、制制发机关关、文件件编号、时间、题名等

24、等，便于于利用者者根据所所需项目目进行查查阅、检检索。项项目填写写内容包包括文件件序号、责任者者、文件件编号、日期、文件题题名、页页号；（3）备备考表：备考表表排列在在卷内末末页之后后，其作作用是用用以说明明卷内文文件材料料的情况况，即卷卷内文件件材料状状况的记记录单。项目填填写内容容包括立立卷人、检查人人、检查查日期、互见号号。58、如如何加盖盖档号章章？答：（11）单份份文件材材料装订订的案卷卷，需在在卷内每每份文件件材料上上加盖和和填写档档号章。项目内内容包括括档号、序号等等；（2）盖盖于文件件的右上上角或上上方的空空白处，无无空白处处时，亦亦可盖于于文件反反面右上上角。59、档档案文件

25、件装订的的基本要要求是什什么？答：装订订时应做做到文件件右下页页边齐整整，无倒倒页；破破损的需需进行修修复；去去掉留存存在文件件材料上上的金属属物；参参差不齐齐的应折折叠为统统一幅面面，装订订后的案案卷做到到整体美美观结实实耐用。60、卷卷盒脊背背如何填填写？答：填写写项目包包括档号号、保管管期限、案卷题题名。档号：目目录号、分类号号、案卷卷号（暂暂用铅笔笔填写，移移交后由由接受单单位统一一正式填填写）；保管期限限：已确确定的案案卷留存存年限；案卷题名名：由立立卷人拟拟写的案案卷题名名（需与与案卷目目录中的的题名相相一致）。61、案案卷封面面如何填填写？答：填写写项目包包括立卷卷单位、起止日日

26、期、保保管期限限、档号号、案卷卷题名、密级。62、如如何准确确拟写案案卷题名名？答：拟写写案卷题题名应简简明、准准确地揭揭示卷内内科技文文件材料料的内容容。其结结构应完完整、文文字宜简简练。应应避免因因堆砌组组合每份份文件材材料的题题名繁琐琐冗长，同同时也要要杜绝因因过于笼笼统而造造成查找找不便的的困难。拟写案卷卷题名后后，不要要急于正正式填写写在填充充面或卷卷盒的脊脊背上，可可临时写写在稿纸纸上，待待案卷经经过审查查、调整整，经“加工”确定无无误后，再再正式填填写。63、如如何编写写页号？答：案卷卷内以有有书写内内容的页页面编写写。页号号编写位位置，正正面在右右下角，反反面在左左下角。案卷内

27、内页号顺顺序均从从“1”开始，用用阿拉伯伯数字依依次标注注，不装装订的案案卷，以以件为单单位，各各件页号号均从“1”起编写写。成套图纸纸或印刷刷成册的的文件自自成一卷卷的，原原目录可可替代卷卷内目录录，不必必重新编编写页号号。两张以上上小幅面面文件托托裱在同同一页纸纸上的，按按一页编编写页号号。案卷封面面、卷内内目录、备考表表不编写写页号。64、备备考表中中的“互见号”应填写写哪些内内容？答：互见见号应填填写反映映同一内内容而形形式不同同且另行行保管的的档案保保管单位位的档号号。档号号后应注注明档案案载体形形式，并并用括号号括起。65、基基本建设设项目档档案的图图纸怎样样折叠？答：底图图的保管

28、管要求是是“严禁折折叠”，所以以，这里里所说的的图纸指指的是蓝蓝图。蓝蓝图机械械强度比比较好，往往往幅面面大小不不一，一一般采用用折叠的的方法保保存。根根据GB/T111822220000科学学技术档档案案卷卷构成的的一般要要求的的规定，图图纸折叠叠具体要要求为：（1）采采用“手风琴”式折叠叠法；（2）图图面朝里里，减少少对图样样的磨损损；（3）尽尽量避免免在重要要的图样样处有折折痕；（4）不不同幅面面的图纸纸，要统统一折叠叠为国际际标准A4型（2977mm2100mm）大小小；（5）采采用折角角等方式式将图纸纸的标题题栏露在在右下角角。66、科科技档案案与科技技资料的的区别？答：（11）由于

29、于科技档档案与科科技资料料同本单单位科技技、生产产活动的的关系不不同，区区分时，首首先要分分析是否否本单位位科技、生产生生活的直直接形成成材料，是是否直接接反映本本单位的的科技、生产活活动的真真实面貌貌。科技技档案材材料主要要是由本本单位自自己编制制形成的的，但与与本单位位科技、生产活活动有直直接关系系的其它它单位提提供的、转让的的、引进进的、移移交的科科技文件件材料，也也都应视视为科技技档案材材料，而而不是资资料。（2）从从科技档档案与科科技资料料的使用用价值和和作用的的不同来来分析。科技档档案具有有工作考考查和历历史凭证证的作用用，而科科技资料料仅具有有一定的的参考作作用，不不能起查查考和

30、凭凭证作用用。科技技档案是是原始的的第一手手材料，损损失后无无法弥补补，而科科技资料料是复制制来的资资料，损损失后尚尚可收集集复制。（3）科科技档案案与科技技资料从从来源，整整理方法法到管理理办法均均有所区区别：科科技档案案主要是是本单位位按归档档制度归归档的科科技文件件材料；科技资资料则是是从外单单位通过过交流、复制和和购买而而得到的的。整理理时科技技档案要要求遵循循自然形形成规律律，保持持材料之之间的有有机联系系和成套套性；科科技资料料没有这这种有机机联系。管理时时科技档档案要比比科技资资料严密密和完善善得多。67、科科技档案案工作的的基本任任务是什什么？答：科技技档案工工作是以以科技档档

31、案为研研究对象象和管理理对象的的一项专专门业务务工作。科技档档案工作作的基本本任务是是：按照照一定的的原则和和要求，科科学地管管理科技技档案，积积极地开开发科技技档案信信息资源源，及时时准确地地提供科科技档案案为经济济建设和和科技研研究工作作服务，为为党和国国家的各各项工作作服务。科技档案案工作的的基本任任务，主主要是通通过科技技档案的的收集、整理、鉴定、保管、利用等等各项业业务工作作来完成成的。其其中收集集、整理理、鉴定定、保管管、统计计等业务务工作，是是为科技技档案的的科学管管理和开开发利用用创造条条件的基基础工作作。而对对科技档档案进行行开发利利用，充充分发挥挥科技档档案的作作用，为为发

32、展生生产力和和经济建建设科技技研究工工作服务务，则是是整个科科技档案案工作的的目的。68、科科技档案案工作的的性质是是什么？答：科技技档案工工作是一一项以科科技管理理为中心心内容的的专业性性和服务务性的工工作，是是坚持科科学态度度，提高高科学技技术管理理水平的的重要环环节，也也是国家家科学技技术事业业的一个个组成部部分。69、如如何确定定科技档档案案卷卷的排列列顺序？答：（11）案卷卷之间的的排列顺顺序科研类：课题准准备立项项阶段研究实实验阶段段总结鉴鉴定阶段段成果申申报奖励励阶段推广应应用阶段段等。基建类：项目依依据性文文件材料料基础性性文件材材料工程设设计（含含初步设设计、技技术设计计、施

33、工工设计）工程施施工工程监监理工程竣竣工验收收等。设备类：设备依依据性文文件材料料外购设设备开箱箱验收（自自制设备备的设计计、制造造、验收收）设备安安装调试试随机文文件材料料设备运运行设备维维护等。以上为一一般科技技档案案案卷的排排列顺序序。电力力企业档档案案卷卷之间的的排列顺顺序，在在电力力企业档档案分类类表（6-9类）的的类目设设置已基基本排定定，基本本可按表表中的类类目设置置的先后后顺序进进行排列列。（2）案案卷内文文件材料料之间的的排列顺顺序管理性文文件材料料：按问问题的重重要程度度和事项项、事物物发展过过程的先先后顺序序排列。文字和图图纸：按按文字在在前，图图纸在后后的顺序序排列。译

34、文和原原文：按按译文在在前，原原文在后后的顺序序排列。70、一一个立档档单位有有哪此变变化不影影响全宗宗的划分分？答：（11）立档档单位名名称的变变更；（2）立立档单位位领导关关系的改改变；（3）立立档单位位内部组组织机构构的调整整；（4）立立档单位位工作地地点的变变迁；（5）立立档单位位短期停停止活动动以后又又恢复。71、档档案统计计工作的的内容有有哪些？答：有档档案的登登记和统统计两部部分。包包括档案案的收进进、移出出、整理理、鉴定定、保管管数量和和状况的的登记，档档案利用用情况的的登记，档档案机构构、人员员与档案案构成、管理和和其它专专门问题题的统计计。72、提提供利用用档案主主要有哪哪

35、些方式式方法？答：提供供利用档档案主要要有如下下方式方方法：（1）设设立阅览览室；（2）档档案的借借阅；（3）咨咨询服务务；（4）制制发档案案的复制制品；（5）通通过编印印目录、索引、文摘、简介等等进行档档案信息息的报道道或交流流；（6）编编辑文件件汇集；（7）编编写参考考资料；（8）制制发档案案证明；（9）举举办档案案展览。73、怎怎样进行行档案的的编研？答：编研研工作必必须遵循循一定的的原则，具具体应该该符合下下列要求求：（1）档档案编研研应该充充分考虑虑社会（企企业）需需要，为为企业的的中心工工作服务务；（2）实实事求是是地维护护档案内内容的真真实性，绝绝不允许许歪曲和和篡改档档案的现现

36、象发生生；（3）遵遵守国家家的有关关规定，编编研工作作的开展展应得到到相应部部门的同同意，公公布档案案文件要要经过批批准。同时，档档案编研研是一项项研究性性很强的的工作，涉涉及档案案知识、历史知知识和其其他多方方面的知知识，档档案编研研对维护护历史真真实面貌貌有重要要意义，所所以档案案编研还还必须坚坚持实事事求是的的科学态态度，编编研过程程中尊重重历史，尊尊重档案案原件的的记载，尊尊重档案案编研的的严肃性性。74、全全宗指南南的结构构及编制制原则是是什么？答：（11）全宗宗指南由由封页、正文、备注三三部分组组成。封页包括括：全宗宗指南名名称、时时间、全全宗号。正文包括括：全宗宗构成者者沿革，全

37、全宗内档档案情况况简介，全全宗内档档案内容容与成分分介绍。备注包括括：本全全宗指南南的编制制情况，有有关全宗宗内档案案的补充充说明。（2）编编制原则则：应客客观、准准确、真真实，语语言简练练、文字字表达清清楚。75、组组织沿革革主要包包括哪些些内容？答：（11）单位位成立、合并和和撤消时时间；（2）单单位名称称改变、地址迁迁移；（3）单单位的隶隶属关系系及主要要职能（含含性质特特征、职职权范围围、主要要工作与与任务等等）；（4）单单位领导导人员的的任免；（5）内内部组织织机构及及所属单单位的设设置、变变化情况况，责任任人姓名名等；（6）单单位人员员编制情情况。76、大大事记主主要包括括哪些内内

38、容？答：大事事记主要要有时间间和记实实两部分分内容构构成。时间就是是按照年年、月、日时间间顺序逐逐条记述述事实，即即通常讲讲的“以时系系事”。记实是指指记载单单位主要要的职能能活动，展展示单位位发展概概貌的大大事和要要事的事事实。记记载的事事实应即即不遗漏漏大事、要事，也也不必事事无巨细细全部罗罗列。大事记记记述的大大事、要要事一般般是指：（1）本本单位隶隶属关系系的变化化，体制制、机构构的调整整，规模模的扩大大或缩小小，人事事的任免免和调动动等；（2）本本单位制制定的重重要制度度、办法法，下达达的规划划、计划划，采取取的重大大生产技技术决策策和措施施；进行行的扩建建、改建建任务等等；（3）本

39、本单位内内召开的的各类重重要会议议和参加加国家、地方或或上级机机关的重重要会议议，在会会议上提提出汇报报、建议议、提案案和受奖奖等；（4）本本单位的的生产、经营、基建、科研、职工教教育、文文艺体育育、职工工福利等等方面的的成果和和重大的的质量、安全事事故等；（5）本本单位某某个时期期的重点点工作，如如本单位位整顿、设备和和基建设设施普查查、打击击经济和和刑事犯犯罪等活活动；（6）国国家、地地方或上上级机关关的领导导对本单单位的重重要指示示、批示示以及检检查工作作时的讲讲话或其其他活动动等；（7）重重大的外外事活动动，如外外宾来本本单位参参观、考考察、协协助工作作，进行行技术交交流；签签订重要要

40、合同，本本单位人人员出国国学习、参观、考察等等；（8）其其他大事事、要事事。77、大大事记中中大事时时间的编编写应注注意那几几个问题题？答：（11）大事事时间必必须考证证，标示示明晰，尽尽量避免免错误或或含混不不清；（2）大大事时间间应标示示具体，尽尽量写清清年、月月、日。日不清清的附于于月末，月月不清的的附于年年末，年年不清的的一般不不记；（3）某某些大事事持续时时间较长长，并且且在大事事记中作作为一个个条目编编写，其其时间可可以概括括书写，也也可以标标明起止止日期；（4）大大事时间间一般应应以公元元纪年为为准，否否则应注注明其它它纪年形形式。78、企企业、科科技事业业单位档档案管理理考核标

41、标准中中“五率”如何计计算？答：（11）归档率=实际归归档项目目数/应归档档项目总总数1000%；（2）完完整率=每个已已归档项项目中实实际有的的档案材材料的份份数/每个已已归档项项目中应应当有的的档案材材料的总总份数1000%；（3）准确确率=每个已已归档项项目中实实际准确确的档案案材料的的份数/每个已已归档项项目中应应当有的的档案材材料的总总份数1000%；（4）查查全率检出相相关档案案数/库存所所有相关关档案数数1000%；（5）查查准率检出相相关档案案数/检出档档案总数数1000%。第三节 专门档档案管理理79、什什么是电电子文件件的移交交？ 答：电子子文件的的移交是是对归档档电子文文

42、件按有有关规定定进行认认真检验验。在检检验合格格后将其其如期移移交至档档案馆等等档案保保管部门门，进行行集中保保管。在在已联网网的情况况下，归归档电子子文件的的移交和和接受工工作可在在网络上上进行，但但仍需履履行相应应的手续续。80、电电子文件件的移交交、接收收检验项项目有哪哪些？答：文件件形成单单位在移移交电子子文件之之前，档档案保管管部门在在接受电电子文件件之前，均均应对归归档的载载体极其其技术环环境进行行检验，合合格率达达到1000%时方可可进行交交接。检检验项目目如下：载体有有无划恨恨，是否否清洁；有无病病毒；核实归归档电子子文件的的真实性性、完整整性、有有效性检检验及审审核手续续；核

43、实登登记表、软件、说明资资料等是是否齐全全；对特殊殊格式的的电子文文件，应应核实其其相关的的软件、版本、操作手手册等是是否完整整。检验结果果分别由由移交单单位、接接受单位位填入归归档电子子文件移移交、接接受检验验登记表表的相相应栏目目。对检检验不合合格者，应应退回原原形单位位重新制制作，并并再次进进行检验验。81、如如何对电电子文件件进行鉴鉴定？答：电子子文件的的鉴定工工作，应应包括对对电子文文件的真真实性、完整性性、有效效性的鉴鉴定及确确定密级级、归档档范围和和规定保保管期限限。归档前应应由文件件形成单单位按照照规定的的项目对对电子文文件的真真实性、完整性性和有效效性进行行检验，并并由负责责

44、人签署署审核意意见，检检验和审审核结果果填入归归档电子子文件移移交、接接收检验验登记表表。如如果文件件形成单单位采用用了某些些技术方方法保证证电子文文件的真真实性、完整性性和有效效性，则则应把其其技术方方法和相相关软件件一同移移交给接接受单位位。电子文件件的归档档范围参参照国家家关于纸纸质文件件材料归归档的有有关规定定执行，并并应包括括相应的的背景信信息和元元数据。电子文件件保管期期限和密密级的划划分工作作，参照照国家关关于纸质质文件材材料密级级和保管管期限的的有关规规定执行行。电子子文件的的背景信信息和原原数据的的保管期期限应与与内容信信息的保保管期限限一致。应在电电子文件件的机读读目录上上

45、逐件标标注保管管期限的的标识。82、归归档电子子文件怎怎样整理理？答：（11）归档档电子文文件的整整理按DA/T222归档的的要求进进行；（2）归归档电子子文件以以件为单单位整理理；（3）同同一全宗宗内的电电子文件件按照年年度保管期期限机构（问问题）或或保管期期限年度机构（问问题）等等分类方方案进行行分类；（4）按按电子文文件类别别代码相相对集中中组织存存储载体体；（5）电电子文件件的著录录应参照照DA/T188进行著著录，同同时按照照保证其其真实性性、完整整性和有有效性的的要求补补充电子子文件特特有的著著录项目目和其他他标识（责责任者、操作者者、背景景信息、元数据据等）；（6）将将著录结结果

46、制成成机读目目录和纸纸质目录录。83、电电子文件件鉴定工工作应包包括哪些些内容？答：应包包括对电电子文件件的真实实性、完完整性、有效性性的鉴定定及确定定密级、归档范范围和划划定保管管期限。84、如如何对电电子文件件进行归归档？答：电子子文件的的归档，按按照鉴定定标识进进行。电电子文件件的归档档可分两两步进行行，对实实时进行行的归档档先做逻逻辑归档档，然后后定期完完成物理理归档。归档时时，应充充分考虑虑电子文文件的技技术环境境、相关关软件、版本、数据类类型、格格式、被被操作数数据、检检测数据据等技术术因素。85、电电子文件件归档有有哪些要要求？答：电子子文件归归档的总总要求：文件形形成部门门或信

47、息息管理部部门应定定期把经经过鉴定定符合归归档条件件的电子子文件向向档案部部门移交交，并按按档案管管理要求求的格式式将其存存储到符符合保管管期限的的脱机载载体上。具体要要求：（1）凡凡在网络络中予以以逻辑归归档的电电子文件件，均应应定期完完成物理理归档；（2）把把带有归归档标识识的电子子文件集集中，拷拷贝至耐耐久性好好的载体体上，一一式3套，一一套封存存保管，一一套供查查阅使用用，一套套异地保保存。对对于加密密电子文文件，则则应在解解密后在在制作拷拷贝；（3）推推荐采用用的载体体，按优优先顺序序依次为为：只读读光盘、一次写写光盘、磁带、可擦写写光盘、硬磁盘盘等。不不允许用用软磁盘盘作为归归档电

48、子子文件长长期保存存的载体体；（4）存存储电子子文件的的载体或或装具上上应贴有有标签，标标签上应应注明载载体序号号、全宗宗号、类类别号、密级、保管期期限、存存入日期期等，归归档后电电子文件件的载体体应设置置成禁止止写操作作的状态态；（5）特特殊格式式的电子子文件，应应存储载载体中同同时存在在相应的的查看软软件；（6）将将相应的的电子文文件机读读目录、相关软软件、其其他说明明等一同同归档，归归档电子子文件应应以盘为为单位填填写；（7）对对需要长长期保存存的电子子文件，应应在每一一个电子子文件的的载体中中同时存存有相应应的机读读目录；（8）归归档完毕毕，电子子文件形形成部门门应将存存有归档档前电子

49、子文件的的载体保保存至少少一年。86、归归档电子子文件的的保管除除应符合合纸质档档案的要要求外，还还应符合合哪些条条件？答：（11）归档档载体应应做防写写处理。避免擦擦、划、触摸记记录涂层层；（2）单单片载体体应装盒盒，竖立立存放，且且避免挤挤压；（3）存存放时应应远离强强磁场、强热源源，并与与有害气气体隔离离；（4）环环境温度度选定范范围：1720；相对对湿度选选定范围围：35%45%。87、磁磁性载体体文件的的归档要要求有哪哪些？答：（11）磁性性载体文文件形成成部门负负责对需需要归档档的磁性性载体文文件进行行整理、编辑，根根据本单单位情况况，待项项目结束束后将磁磁性载体体文件按按照GB

50、19889-119800、GB 75774-119877和GB 94116.11-19988转换成成标准格格式，一一式两份份（A、B盘），及及时向档档案部门门移交归归案；（2）归归档的磁磁性载体体文件必必须是可可读文件件。必须须在有关关的设备备上演示示或检测测，运转转正常，无无病毒、清洁、无划伤伤，确保保文件的的完整性性和内容容的准确确性；（3）归归档使用用的录音音（像）带带。软磁磁盘的性性能质量量，应分分别符合合GB 73009-119877、GB/T 1143006-119333的规定定；（4）同同一项目目同一类类别的磁磁性载体体文件应应存储在在同种磁磁性载体体上；（5）应应建立的的磁性载

51、载体文件件目录清清单与磁磁性载体体档案一一同归档档；（6）归归档的磁磁性载体体应由文文件形成成部门编编制归档档说明。88、照照片档案案收集的的范围？答：（11）记录录本单位位主要职职能活动动和重要要工作成成果的照照片：领领导人和和著名人人物参加加与本单单位、本本地区有有关的重重大公务务活动的的照片和和本单位位组织或或参加的的重要外外事活动动的照片片；（2）记记录本单单位、本本地区重重大事件件、重大大事故、重大自自然灾害害及其他他异常情情况和现现象的照照片；（3）其其他具有有保存价价值的照照片。89、照照片档案案收集的的要求是是什么？答：（11）对属属于收集集与归档档范围的的照片，应应按照规规定

52、定期期向本单单位档案案机构或或档案工工作人员员归档，集集中管理理，任何何单位或或个人不不得据为为已有；（2）对对存有真真伪疑义义的照片片应采取取必要措措施进行行鉴定；（3）对对反映同同一内容容的若干干张照片片，应选选择其主主要照片片归档。主要照照片应具具备主题题鲜明、影像清清晰、画画面完整整、未加加修饰剪剪裁等特特点；（4）底底片、照照片、说说明齐全全；（5）底底片与照照片影像像应一致致；（6）对对无底片片的照片片应制作作翻拍底底片；对对无照片片的底片片应制作作照片；（7）照照片档案案的移交交和收集集符合有有关标准准的要求求。90、照照片档案案分类排排列要求求是什么么？答：在全全宗内按按保管期

53、期限年度问题进进行分类类。跨年年度且不不可分的的照片，也也可按保保管期限限问题年度进进行分类类。分类类方案应应保持前前后一致致，不应应随意变变动。在分类方方案的最最低一级级类目内内，按问问题结合合时间、重要程程度等进进行排列列。为便便于提供供利用，照照片排列列及入册册时应同同时考虑虑不同保保密等级级照片的的定位。91、照照片档案案的编号号有何规规定？答：照片片编号是是固定和和反映每每张照片片在全宗宗内分类类与排列列顺序的的一组字字符代码码，由全全宗号、保管期期限代码码、册号号、张号号或全宗宗号、保保管期限限代码、张号组组成。92、照照片档案案的著录录项目包包括的内内容？ 答：照片片档案目目录的

54、著著录项目目包括：照片号号、底片片号、题题名、时时间、摄摄影者、备注、参见号号、册号号、页号号、组内内张数、分类号号、项目目号、主主题词或或关键词词、密级级、保管管期限、类型规规格、档档案馆代代号、文文字说明明等。93、归归档照片片的说明明主要包包括哪些些内容？答：归档档照片的的说明应应体现事事由、时时间、地地点、人人物、背背景、摄摄影者等等六要素素。“事由”即照片片影像所所反映事事件、事事物的情情由；“时间”即事件件发生或或事物变变化、产产生的时时间和拍拍摄时间间；“地点”即被摄摄物所在在的具体体地点；“人物”即照片片影像上上主要人人物的姓姓名、身身份；“背景”即对揭揭示照片片影像主主题具有

55、有一定作作用的背背景；“摄影者”即照片片的拍摄摄单位和和拍摄人人。94、照照片档案案的目录录有几类类？答：照片片档案目目录种类类包括册册内目录录、基本本目录、分类目目录、主主题目录录、摄影影者目录录等。95、照照片档案案的基本本目录、册内目目录有何何要求？答：照片片档案基基本目录录的必备备项目是是：照片片号、题题名、时时间、摄摄影者、底片号号、备注注，可根根据需要要增加项项目。基基本目录录的条目目应按照照片号排排序。册内照片片目录为为选择性性目录。其组成成项目是是：照片片号、题题名、时时间、页页号、底底片号、备注。册内目目录的条条目应按按照片号号排序。册内目目录位于于册内最最前面。96、照照片

56、档案案的保管管要求和和措施是是什么？答：（11）贮存存库房应应保持整整齐、清清洁，应应有严格格的使用用和存放放规则；（2）照照片档案案入库前前应进行行检查。对受污污染的照照片、底底片应进进行必要要的技术术处理，防防止受污污染的照照片、底底片入库库；（3）接接触底片片的人员员应戴洁洁净的棉棉质薄手手套，轻轻拿底片片的边缘缘；（4）底底片册、照片册册应立放放，不应应堆积平平放，以以免堆在在下面的的底片、照片受受压后造造成粘连连；（5）珍珍贵的、重要的的、使用用频率高高的底片片应进行行拷贝，异异地保存存。拷贝贝片提供供利用，以以便更好好地保存存母片；（6）每每隔两年年应对底底片、照照片进行行一次抽抽

57、样检查查，不超超过五年年进行一一次全面面检查。若温、湿度出出现严重重波动，应应缩短检检查的间间隔期。检查中中应密切切注意底底片、照照片的变变化情况况（卷曲曲、变形形、变脆脆、粘连连、破损损、霉斑斑、褪色色等），亦亦应注意意包装材材料的变变质问题题，并做做好检查查记录，若若发现问问题，应应查明原原因，及及时采取取补救措措施。97、数数码照片片的归档档要求是是什么？答：（11）数码码照片图图像一律律采用RGB彩色模模式；（2）数数码照片片的文件件格式为为JPEEG格式，文文件名即即为图片片编号；（3）为为便于储储存和保保证数码码图片的的清晰度度，照片片的有效效分辨率率为28000220000pix

58、x，每张张图片大大小为1.55MB左右；（4）数数码照片片必须经经过筛选选应具备备主题鲜鲜明、影影像清晰晰、画面面完整、未加修修饰剪裁裁等特点点，具有有使用价价值和历历史意义义。98、数数码照片片组卷的的要求是是什么？答：（11）数码照照片的案案卷，原原则上以以7000MB/CD-R光盘为为一保管管单位，每每一保管管单位的的初始分分类为工工程机组组号；非非工程类类数码照照片初始始分类一一律按照照年度；（2）数数码照片片档案应应编制完完整的案案卷目录录和检索索目录，作作为台帐帐和检索索利用；（3）数数码照片片档案说说明包括括：专业业分类编编号、拍拍摄时间间、拍摄摄主体说说明、拍拍摄背景景、摄影影

59、者、拍拍摄地点点六要素素；（4）精精选后数数码照片片按目录录顺序加加洗五寸寸一份放放入专用用册内，册册内目录录与数码码照片说说明一致致，每张张照片注注明六要要素；（5）所所有数码码照片和和Worrd文档目目录刻入入光盘；数码照照片排列列顺序、编号与与卷内目目录一致致，放入入专用袋袋内，粘粘贴在数数码照片片册最后后一页上上归档。99、什什么是会会计档案案？答：会计计档案是是指会计计凭证、会计帐帐薄和财财务报告告等会计计核算专专业材料料，是记记录和反反映单位位经济业业务的重重要史料料和证据据。具体体包括：（1）会会计凭证证类：原原始凭证证、记帐帐凭证、汇总凭凭证、其其他会计计凭证；（2）会会计帐薄

60、薄类：总总帐、明明细帐、日记帐帐固定资资产卡片片、辅助助帐薄、其他会会计帐薄薄；（3）财财务报告告类：月月度、季季度、年年度财务务报告，包包括会计计报表、附表、附注及及文字说说明，其其他财务务报告；（4）其其他类：银行存存款余额额调节表表、银行行对帐单单、其他他应当保保存的会会计核算算专业资资料、会会计档案案移交清清册、会会计档案案保管清清册、会会计档案案销毁清清册。100、会计档档案移交交时间如如何规定定的？答：各单单位每年年形成的的会计档档案，应应当由会会计机构构按照归归档要求求，负责责整理立立卷，装装订成册册，编制制会计档档案保管管清册。当年形成成的会计计档案，在在会计年年度终了了后，可

61、可暂由会会计机构构保管一一年，期期满之后后，应当当由会计计机构编编制移交交清册，移移交本单单位档案案机构统统一保管管； 移交本单单位档案案机构保保管的会会计档案案，原则则上应当当保持原原卷册的的封装。个别要要求拆封封重新整整理的，档档案机构构应当会会同会计计机构和和经办人人员共同同拆封整整理，以以分清责责任。101、会计档档案借阅阅的规定定是什么么？答：各单单位保存存的会计计档案不不得借出出。如有有特殊需需要，经经本单位位负责人人批准，可可以提供供查阅或或者复制制，并办办理登记记手续。查阅或或者复制制会计档档案的人人员，严严禁在会会计档案案上涂画画、拆封封和抽换换。各单位应应当建立立健全会会计

62、档案案查阅、复制登登记制度度。102、销毁会会计档案案的规定定有哪些些？答：保管管期满的的会计档档案，可可以按照照以下程程序销毁毁：（1）由由本单位位档案机机构会同同会计机机构提出出销毁意意见，编编制会计计档案销销毁清册册，列明明销毁会会计档案案的名称称、卷号号、册数数、起止止年度和和档案编编号、应应保管期期限、已已保管期期限、销销毁时间间等内容容；（2）单单位负责责人在会会计档案案销毁清清册上签签署意见见；（3）销销毁会计计档案时时，应当当由档案案机构和和会计机机构共同同派员监监销。国国家机关关销毁会会计档案案时，应应当由同同级财务务部门、审计部部门派员员参加监监销。财财务部门门销毁会会计档案案时，应应当由同同级审计计部门派派员参加加监销；（4）监监销人在在销毁会会计档案案前，应应当按照照会计档档案销毁毁清册所所列内容容清点核核对所要要销毁的的会计档档案；销销毁后，应应当在会会计档案案销毁清清册上签签名盖章章，并将将监销情情况报告