公司采购管理与内控流程

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1、公司采购管理与内控流程 一、管理与风险控制目标通过对公司采购管理与内部门控制，确保公司的物资及 服务采购行为合法合规，严控采购的审批权限；确保请购事 项明确，请购依据充分、合理，规范审批流程；确保验收环 节的严谨；保证付款方式合规和付款程序符合相关规定；确 保供应商的选择符合采购质量、价格、技术规格等要求。二、风险识别公司缺乏有效的采购管理与内部门控制规则，可能使 得公司在采购过程中存在以下风险：（一）采购行为违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、 经济损失和信誉损失；（二）采购未经审批或超越授权审批，可能因重大差错、 舞弊、欺诈而导致损失；（三）请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范， 可

2、能导致企业资产损失、资源浪费；（四）验收环节不规范，可能造成账实不符或资产损失； （五）付款方式不恰当、执行有偏差，导致企业资金损失或信用受损；（六）供应商选择不恰当，影响采购的质量、价格。 三、采购管理与风险控制流程图采购内控流程需求部门1 请购申请采购部门5 确定采购方式8 确定供应商财务部门2 预算审核流部门会签3 请购审核6 采购方式审核9 采购结果审核公司管理层4 请购申请 审批7 采购方式 审批10 采购结果 审批11 与供应商签订 采购合同12 采购13 验收14 付款申请15 付款审核16 付款审批 17 付款审批19 供应商后评估 18 账务处理四、采购管理与风险控制点编号控

3、制点描述责任部门或责任岗位对应风险控制点文档控制点测试 方法控制级别1请购申请需求部门根据市场情况、销售意向、库存请购依据不（XX）01.01.01情况，提出请购申请 或采购计划， 由部门 负责人确认。申请中 明确采购类别、质量 等级、规格、数量、 相关要求和标准、到需求部门充分、不合 理，相关审 批程序不规 范、导致企 业资产损 失、资源浪申购审批表检查请购报 告内容是否 完整，是否 有部门负责 人确认。A货时间等。费。2预算审核市场经营部、财务 部、项目管理部走立市场经营部、请购申请不检查请购报（XX）01.02.01项预算审核流程，审 核请购申请是否在预财务部、项在预算范围 内，导致超申

4、购审批表告提出的采 购货物是否A算范围内目管理预算请购。已有预算。部3请购会签审核编号（XX）01.03.01控制点描述会签部门及相关职能 部门，对采购部门提 出的采购申请进行审核。责任部门或责任岗位需求部门、市场经营部、财务部、风险管理部对应风险审批超越授 权权限，可 能因重大差 错、舞弊、 欺诈而导致 损失。控制点文档申购审批表控制点测试 方法检查请购报 告的审批表 是否有相关 人员签名以 及审批意见。控制级别B4请购申请审批审批超越授 权权限，可检查请购报 告的审批表（XX）01.04.01不同级别的领导根据 权限进行审批。公司管理层能因重大差 错、舞弊、申购审批表是否有公司 管理层签名

5、A欺诈而导致 损失。以及审批意 见。5确定采购方式 采购部门根据采购物 质类型确定是否属上 级公司集中采购，如 属上级公司集中采购，按上级公司集中检查请购申（XX）01.05.01采购流程办理采购； 如属本公司自行采 购，根据采购金额、 物资的具体情况确定采购部门采购成本过 大，导致企 业受损。采购方式审批请是否完 整、详尽， 是否有采购 部门负责人B采购方式，并由采购 部门负责人确认。在 确定采购方式时同时 进行供应商是否黑线 企业经商的认证。签字。6采购方式会签审核会签部（XX）01.06.01会签部门，对采购部门提出的采购方式进 行审核。门（市场经营部/需求部门/法 律/审计/审批不严

6、谨，可能导 致企业损失。采购方式审批表检查采购方 式是否符合 公司采购管 理办法相关 规定。B财务部编号控制点描述责任部门或责任岗位对应风险控制点文档控制点测试 方法控制级别7采购方式审批审批超越授 权权限，可检查采购方（XX）01.07.01不同级别的领导根据 权限进行审批。公司管理层能因重大差 错、舞弊、采购审批表式是否有主 管领导的审B欺诈而导致 损失。批意见。8确定供应商若供应商在公司供应 商目录范围内的，采 购部门根据其符合性 确定供应商；若供应商不在公司目录范围检查供应商（XX）01.08.01内的，采购部门根据 采购性质及金额的大 小分类为“招标、比 选、询价、定向采购 （又称单

7、一来源采采购部门（市场经营部/需求部门）供应商的选 择不恰当， 影响采购质 量、价格。供应商目录、供应商审批表是否在供应 商目录，供 应商审批表 上是否有部 门负责人的A购）、竞争性谈判、电 商采购、其他方式采 购”七种采购方式进行采购确认。9采购结果会签审核（XX）01.09.01采购结果以商务评审 形式提交会签部门经理审核。会签部门（市场经营部/需求部门）审批不严 谨，可能导 致企业损失。采购结果审批表检查采购过 程是否符合 公司采购管 理办法相关 规定。B10采购结果审批审批超越授（XX）01.10.01不同级别的领导根据 权限对商务评审流程进行审批。公司管理层权权限，可 能因重大差 错

8、、舞弊、采购审批表检查采购方 式是否有主 管领导的审B欺诈而导致 损失。批意见。11与供应商签订合同编号控制点描述责任部门或责任岗位对应风险控制点文档控制点测试 方法控制级别合同未遵循 相关法律法（XX）01.11.01采购部门和供应商签 订采购合同。合同的 签订、履行流程及其 控制应符合合同管理内控流程。采购部门规，导致合 同无效或无 法履行；合 同条款不规 范,不完整,显 失公允，损合同文本检查合同文 本是否符合 法律法规； 合同内容是 否完整。A害我方利益。12采购（XX）01.12.01采购部门根据采购合 同进行采购，并建立 采购登记信息表。采购部门采购行为违 反国家法律 法规，遭受

9、外部处罚、 经济损失和 信誉损失。采购合同、付款发票、采购登记信息表检查付款发 票是否和采 购合同的金 额相符,以及 采购登记信 息表是否完整。B对于零星采购的办公采购行为违 反国家法律采购发票、物品清检查采购物 品清单与发（XX）01.12.02用品等物品，参照公 司对此类物品的采购采购部门法规，遭受 外部处罚、单、办公等物票是否对 应，是否按C管理管理办法。经济损失和 信誉损失。品的采购管理照采购管理 办法执行。办法13验收验收部门在合同约定 的检验期间内对采购采 购 合同 、 材检 查 合 同 （协议）、供商品的品种、规格、数质证货企业提供（XX）01.13.01量、质量和其他相关 内容

10、进行实地验收， 出具检验报告、计量 报告和验收证明。涉 及软件开发的采购需采 购 部门、需求部门、软件 测 试部验 收 程 序 不 规范，可能造 成 账 务 不 符 或资产损失。明 、 合格 证 、运 单 、提 货 通知 单 、的 材 质 证 明、合格证、 运单、提货 通知单等原 始单据与待B软件测试部门参与验 收。验 收 证明 、 计量报告验收货物之 间 是 否 相 符，是否有编号控制点描述责任部门或责任岗位对应风险控制点文档控制点测试 方法控制级别验收证明和 计量报告。14付款申请采购部门对采购合同（协议）约定的付款条 件以及检验报告、计量采 购 合同 （ 协（XX）01.14.01报告或

11、验收证明等相 关凭证的真实性、完整 性、合法性及合规性进 行严格审核，填写付款 申请单，由部门负责人 签字确认后提交财务采 购 部门付 款 方 式 不 恰当、执行有 偏差，导致企 业 资 金 损 失 或信用受损。议）、检验 报告 、 计量 报告 、 验收 证检查付款申 请是否有采 购部门负责 人签名。A部进行审核。并提供与 实际购买内容一致的 发票。明 ； 付款申请15付款审核财务部对采购发票、采 购 合（XX）01.15.01结算凭证等相关凭证 的真实性、完整性、合 法性及合规性进行严 格审核，确保采购发 票与采购合同内容一 致，确认无误后提交市 场 经营部、财务部相 关 财 务 凭 证 作

12、 假 或 者 缺失，导致企 业 资 金 损 失 或信用受损。同 （ 协议）、采 检查付款申 购 发 请是否有财 票 、 结 务部负责人 算 凭 签名。 证 ； 付A公司管理层审批。款申请16付款审批（XX）01.16.01不同级别的领导根据 权限进行审批。公 司 管理层审 批 超 越 授权权限，可能 付 款 申 因重大差错、 请 审 批 舞弊、欺诈而 表 导致损失。检查付款申 请审批表是 否有公司管 理层签名以 及 审 批 意见。A17账务处理检查是否有（XX）01.17.01财务部依据申批后的 付款申请进行账务处 理。财务部账 务 处 理 缺 乏依据，导致 损失。付 款 申请 审 批表付款凭

13、证， 以及对应的 付款审批表A是否完整。编号控制点描述责任部门或责任岗位对应风险控制点文档控制点测试 方法控制级别18供应商后评估 采购部门按年度牵头 组织对本年度供应商（XX）01.18.01进行后评估，对采购次 数达十次以上或采购 金额累计达 50 万元的 供应商进行重点后评 估，采购需求部门协助 实施，评估结果作为后采 购 部门、需求部门服 务 质 量 监 督不到位，导 致 供 应 商 后 续 服 务 质 量 不合格供 应 商评 估 反馈表检查供应商 评估反馈表 是否有采购 部门、需求 部门签字确 认B续供应商选用的依据。五、参考文件1.中华人民共和国民法典2.香港联交所企业管治常规守则3.xx 公司内部风险控制管理实施细则4. 财政部等五部委联合发布的企业内部控制基本规范 和企业内部控制应用指引5.中华人民共和国招标投标法六、备注（一）本文所指采购是企业外购商品并支付价款的行为； （二）采购部门：具有采购责任的部门；（三）验收部门：具有验收责任的部门；（四）采购方式：招标、比选、询价、竞争性谈判、电商 采购、定向谈判以及其他符合国家和行业有关规定的采购方 式。