河南信阳茶叶展览会策划方案综述

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1、会展策划与管理期末论文姓名： 郭莎莎 专业班级：2011级软件工程2班 学号：1390 所属学院： 信息技术学院 完成时间： 2013年12月 题目：2014年第25届中国茶都信阳茶叶展览会策划书选题意义 茶，是中华民族的举国之饮，茶叶也是中国的一大产业，然而通过调查和查阅资料可以发现，目前中国的茶叶行业形形势不容乐观，主要表现为茶农强，茶商弱。而中国茶都信阳，做为中国茶叶的一大重要产地，举办此次展览，不仅有助于打响自己的品牌，促进本市本省的经济发展。而且通过对茶叶的宣传，也可以促使茶叶逐步成为消费者的刚性需求，从而促进全国茶叶经济的发展，进而使中国的茶叶行业可以蒸蒸日上，持续发展。摘要 我国

2、是茶叶的主要产地，其茶文化在国际上也具有较高地位，加强茶叶的宣传推广，可以促进茶叶经济的快速发展。此文对当前茶叶行情和举办地市场做了分析，并对展览的具体内容作出了详细安排计划，以保证此次活动能顺利进行。3、 教师评语： 成绩： 指导教师签字： 年 月 日目录一、展会前期策划分析1（一） 茶叶市场背景分析11、茶叶行业分析12、举办地市场分析1（二）展会基本框架分析11、展会名称12、展会主题23、展会举办地点24、展览时间25、展会宗旨目的26、办展机构27、参展产品范围3（三）展会价格及初步预算方案31、交通费用32、住宿费用33、餐饮费用34、试听设备45、发布会46、各种服务费用4（四）

3、展会招展计划41、建立参展商数据42、展区、展位划分43、展位价格制定5（五）展会招商计划51、制定招商的方案52、招商分工53、招商渠道6二、 展会主体策划6（一）展会基本内容61、展会时间安排62、展会地点63、展会流程及相关活动计划6（二）展会的宣传推广计划71、媒体宣传72、户外宣传8（三）展会的进度计划81、展会策划工作：82、招商工作：83、宣传工作：8（四）展会的服务安排计划91、大会服务区域92、展台搭建、产品运输服务93、餐饮、住宿、旅游94、交通配套服务95、其他服务9三、 展会实施计划10（一） 展会的开幕策划及管理101、展会现场布置102、现场接待工作103、媒体的接

4、待和管理104、展会开幕10（二）展会的现场管理111、布展期间展会的现场管理112、开展期间展会的现场管理113、撤展期间展会的现场管理11（三）展会人员分工计划12（五）展会结算计划132014年第25届中国茶都信阳茶叶展览会策划书一、展会前期策划分析（一） 茶叶市场背景分析1、茶叶行业分析中国是茶叶原产地和第一生产、消费大国，有上千年的饮茶历史，茶叶已经融入到人们的生活中。现在的国内茶叶市场看似波澜不惊，实际上却是暗流涌动，众多茶叶企业亟待破茧而出。目前中国的茶叶种类多而繁杂，但是企业市场管理散乱无规则，没有标准。2、举办地市场分析信阳毛尖是中国十大名茶之一，在国内外茶博会上屡获殊荣，深

5、受广大客户的欢迎和高度赞誉。河南信阳也因信阳毛尖-中国十大名茶之一而著名。目前，随着信阳红、桐柏红、函谷红等的从无到有，从小到大，河南红茶一路走红，河南红茶正在从一个命题成长为一项大产业。凭借“信阳毛尖”绿茶的品牌优势，河南信阳在每年4月28日至30日举办的大型茶文化活动。盛会相继由中央电视台、人民日报、河南电视台、人民网主流媒体和网络媒体，以及香港商报等境外新闻媒体采访报道。从2010年第18届开始，信阳茶文化节正式更名为“中国茶都信阳国际茶文化节”。茶成了信阳的一大标签。（二）展会基本框架分析1、展会名称 中国茶都河南信阳茶叶展览会2、展会主题弘扬中原茶文化 发展河南茶产业 促进中国茶流通

6、3、展会举办地点河南信阳百花会展中心4、展览时间2014年4月28日-2014年4月30日5、展会宗旨目的此次展会的目的旨在宣传河南茶叶及中国茶文化，提高河南茶叶在全国的名气，打响河南茶叶的品牌，同时以茶为媒，以旅游为桥，茶叶搭台，经贸唱戏，广交朋友，通过与全国各地的名茶企业交流学习，调动河南省茶叶企业的进取积极性，提升他们的制造技术，加强品牌化观念，强化茶叶标准化生产，从而振兴茶叶经济，振兴信阳。6、办展机构主办单位：中华全国供销合作总社 河南省人民政府承办单位：中国国际茶文化研究会 中国茶叶流通协会海峡两岸茶业交流协会 中共信阳市委 信阳市人民政府协办支持：台湾区茶输出业同业公会 台湾省茶

7、商业同业公会联合会、河南省茶文化研究会 河南省茶叶协会 贵州省茶叶协会 河南省茶叶商会 安徽省茶叶行业协会 云南省普洱茶协会 湖南省茶业协会 云南省茶业协会江西茶业联合会 贵州省绿茶品牌发展促进会浙江省茶叶产业协会 云南省茶叶商会广西省茶业协会 江西省茶叶协会 广东省茶业行业协会 山西省茶叶学会遵义市茶叶流通协会 昆明市茶叶行业协会杭州市茶叶产业协会 黄山市茶叶行业协会 宁德市海峡茶业交流协会 普洱市茶叶协会 六安市茶叶产业协会 安溪铁观音同业公会都匀市茶产业办公室 谷城县农业局茶叶办公室福安市茶业协会 福鼎市茶业协会丹寨县茶产业中心 乐业县茶叶办执行承办：信阳茶文化节组委会办公室7、参展产品

8、范围六大茶类：绿茶、红茶、白茶、黄茶、青茶(乌龙茶)、黑茶(普洱茶);再生茶类：花(草)茶、紧压茶、萃取茶、浓缩茶、果味茶、保健茶、茶饮料、茶食品、茶日化品;茶具产品：紫砂、陶瓷、茶盘、煮茶器、冲茶具、玻璃器皿、根雕艺术等;茶叶包装：茶叶盒设计、制作印刷、金属制罐、袋泡茶包装机等;茶叶机械：茶园管理机械(采茶机、茶园耕作机、修剪机、灭虫器、茶树专用肥等),茶叶生产加工机械、茶叶灌装机、色选机、杀青机、揉捻机、保鲜贮藏技术设备、烘干机、除湿机、抽湿机、发酵设备、检测技术、认证等;茶叶销售：茶秤量、喷码打印、防伪标签等;泡茶水：矿泉水、纯净水、瓶装水、直饮水及净水设备等;茶工艺及其他：茶工艺品、茶

9、家具、茶枕及茶叶市场、茶庄、茶馆、茶书画、音像制品、媒体等。（三）展会价格及初步预算方案1、交通费用两辆巴士：1500（元/天）*3（天）*2=9000元2、住宿费用300元/天*4天*50=6000元3、餐饮费用（1） 早餐3000(元/顿)*3(顿)=9000元（2） 午餐及晚餐 自助餐 4000(元/顿)*6(顿)=24000元（3） 酒水费 2000(元/天)*3(天)=6000元（4）会场茶歇 咖啡、绿茶、西式点心、水果等 5000元4、试听设备 15000元5、发布会 10000元6、各种服务费用 40000元总计：124000元（四）展会招展计划1、建立参展商数据 通过行业企业名

10、录收集、通过商会和行业协会收集、通过政府主管部门收集、通过专业报刊收集、通过同类展会收集、通过外国驻华机构收集、通过专业网站收集、通过电话黄页收集2、展区、展位划分此次展览共搭建约150个国际标准展位，划分本市展区和国际展区、国内展区，实行统一管理。标准展位内配置一块楣板、一张桌子、两个折椅、一个插座、两只射灯。每个县（区）分配4-8个标准展位。特装展位由茶事活动处提供光地,参展单位提前申报，统一安排，自行搭建，设计方案（包括立面图、用电量及电路图等）提前五日交茶事活动处审核批准，特装展位光地使用按400元/每平方米收取费用。1、主展场展览面积15万平米，室内4万平米，室外11万平米；2、展厅

11、内以茶叶茶具为主；3、展厅主通道以包装 茶材料 茶叶等为主；4、前广场以文化互动和茶表演活动为主；3、展位价格制定标准展位3米*3米4000元一个（三天） 光地展位400元/平方（三天）特殊展位3米*3米 5000元一个（三天）（五）展会招商计划1、制定招商的方案展会展品的主要消费市场的地域分布状况和需求情况；展览题材所在行业及其相关产业在全国的分布状况；相关产业在各地区的发展现状；各有关产业的企业结构及分布情况2、招商分工各办展机构合作的展会的招商分工：共同遵守招商原则，做好各单位的招展地区或行业及重点目标观众的划分，对招商费用的预算和支付办法的规定，对重点目标观众的邀请和接待安排，有一个主

12、要负责单位，考虑各单位的长处， 一家办展机构主办的展会的招商分工：确定招商人员的名单；明确各招商人员负责的地区范围和重点目标市场；制定各招商人员的信息沟通和工作协调办法；对重点目标观众要制定统一的接待安排计划3、招商渠道（1）专业媒体-投放广告（2）大众媒体-投放广告（3）行业协会或商会-利用其强大号召力（4）国内外同类展会-现场推广本展会或争取合作机会二、 展会主体策划（一）展会基本内容1、展会时间安排 河南信阳茶叶展览会每年举办一次，从阳历4月28日开始，展览持续三天。布展时间:2014年4月25日-2014年4月27日展览时间:2014年4月28日-2014年4月30日撤展时间:2014

13、年5月1日2、展会地点信阳百花会展中心3、展会流程及相关活动计划 （1）4月28日 8：00-8：30 展商及工作人员到场，检查现场的安排是否完备，对不足的地方及时进行整理 8：30-9：00 开幕式嘉宾及媒体记者入场 9：20-12：00 第二十一届中国信阳国际文化节开幕 唱响茶文化的的大型舞蹈表演为此次活动揭开序幕。主要领导发表讲话宣布茶文化节开幕并进行剪彩仪式，之后播放信阳关于此次活动的宣传片、展示信阳这一年的发展视频，并有简单的文艺表演节目 13：00-15：00 召开新闻发布会，各个参展商对自己的参展项目进行详细讲解 （2）4月29日 百花会展中心开放茶叶展览，内容有来自中国各地的名

14、茶、茶文化及产地介绍，并有现场茶艺表演。 场内活动 对茶品种进行参观、对精品茶具进行参观 场外活动 经销商和购买商参观茶园、对周围名胜风景区进行参观如鸡公山、南湾湖、汤泉池、灵山等 19:00 召开各个茶学者和专家代表会讨论关于茶的现状，做大茶文化和如何弘扬茶文化座谈会！ （3）4月30日 会展中心内 茶艺文化表演，观众品茶，然后给以评价。 会展中心场外 各种具有信阳特色的节目：信阳灶戏、信阳彩色泥塑叫吹、信阳花挑等 16：00；由河南省省长宣布活动闭幕 17:00-19:00整理展会现场 20:00-22:00晚上进行经销商和购买商的招待会，并举行晚宴（二）展会的宣传推广计划1、媒体宣传通过

15、河南省与本市及周边省市的主要报纸、杂志、电视、广播等进行全方位的报道宣传。信阳日报、信阳晚报、信阳广播电视台开设专版、专栏、专题宣传信阳茶叶展览会；信阳广播电视台从20日起每天滚动播出50次字幕广告，欢迎广大市民参观此次展会。展会期间，各个网络媒体做实时报道，会刊杂志对各个参展商做详细介绍深入展馆对参展企业，特别是省外知名茶企、茶商和观众进行现场采访。2、户外宣传（1）在本市主干道、高速公路出入口、社区、楼宇、城市LED、公交车身等户外广告进行宣传。（2）印制参观券和茶叶文化宣传册，以邮寄、派送等方式，送达目标观众群体和广大市民。（3）茶叶展览会参观直通车，免费开通22路、25路公交至百花会展

16、中心，方便广大市民的参观。（三）展会的进度计划1、展会策划工作：2014年2月1日-2014年3月1日 完成展会整体策划方案、招商手册、邀请函、宣传广告、工作分工表等系列前期准备文件的制作2、招商工作：2014年3月3日正式召开了动员大会，正式启动招展、招商计划2014年3月4日-2014年3月20日 实施招展计划2014年3月22日-2014年4月22日 实施招商计划，发放邀请函给茶叶相关方面的专家，邀请其参展3、宣传工作：需与信阳宣传委会建立密切的沟通联络机制，在各个合作企业的网上报道本次茶展内容。计划从4月月中旬每天提供一片800字左右的新闻通稿报道本次会展总体情况、参展品牌、展会活动等

17、（四）展会的服务安排计划1、大会服务区域大会服务区域人员主要由举办商安排，各个参展商安排在每个展位安排一到两个人共同参与工作。2、展台搭建、产品运输服务展台搭建主要由各个参展商安排人员实施工作，举办方安排部分人员协助参展商的展台搭建工作；产品由各个参展商安排物流运送到展览地点3、餐饮、住宿、旅游住宿：信阳锦江国际大酒店、信阳万豪大酒店餐饮：早餐由信阳锦江大酒店提供，午餐和晚餐由信阳汉丽轩自助餐厅提供旅游：举办方租巴士按指定路线，带领参展者游览信阳市附近名胜古迹4、交通配套服务飞机：客商可以从全国各地乘飞机至武汉天河国际机场，再从武汉乘动车或大巴至信阳;火车：客商可以从全国各地乘火车至信阳火车站

18、，火车站到百花会展中心展会期间有免费巴士;出租车：百花会展中心距火车站打的5元可到，距市中心打的6元即到;公共交通：可乘22路，25路到市行政服务中心站下即到。5、其他服务节目表演由举办方负责联络能代表当地文化特色的表演者参与活动，为大家进行表演。三、 展会实施计划（一） 展会的开幕策划及管理1、展会现场布置现场主要有矿泉水，背景板、条幅、红地毯、胸花、现场音响设备、摄像机、维持秩序人员。主席台前摆放一排鲜花，桌子上每个位子对应一瓶矿泉水。背景板上贴一张大型展会宣传海报，要体现出展会的主题，地点和时间。视频设备主要用于视频播放，须有相关专业人员控制。受邀嘉宾需要佩戴胸花入场，按照已安排好的座位

19、依次就坐。维持秩序人员身着制服，严格维护会场秩序。2、现场接待工作现场由专门的礼仪人员，身着红色旗袍，负责展会接待工作。入场门口安排四名礼仪负责迎宾工作。场内分散安排40名礼仪以安排嘉宾入座和解答问题。3、媒体的接待和管理展会开始前，工作人员安排媒体记者进场，并指定各个媒体的活动范围和休息场所。4、展会开幕展会开幕时间：2014年4月28日 09：20展会开幕地点：河南信阳市百花会展中心展会开幕式内容：大型歌舞、领导讲话、嘉宾讲话、宣布开幕、剪彩仪式、放礼炮、文艺节目（二）展会的现场管理1、布展期间展会的现场管理各部门分工合作，搭建展会展台的工作先进行，然后会场布置，主席台，主板海报的张贴、地

20、毯的铺设、礼炮的摆放、文艺人员的安排等。展会开始前再核实一遍有没有失误与不到位的人员，其次安排一些人现场来回巡逻，发现问题能随时随地解决2、开展期间展会的现场管理布置好开幕现场、观众登记处、相关活动现场和其他客服务网点 （1）展会注册及入场管理：展会注册登记提前准备好注册表、设有登记柜台、设置赐名片处、按身份不同与以分类登记 （2）展会证件与门票管理：设有参展商证、筹展证、专业观众证、贵宾证、媒体证、工作人员证、车证、专业观众凭专业观众证参观，普通观众凭门票（15元/位）参观 （3）展会设备设施管理：提供灯光设备、投影仪、音响、办公设备等进行租赁 （4）展会现场的安全管理：消防安全、人员安全、

21、展品安全、公共安全 （5）展会现场的知识产权保护工作：设立知识产权办公室 （6）展会现场的相关活动管理： （7）展会现场的其他服务：商务服务、餐饮服务、清洁服务3、撤展期间展会的现场管理（1）展位的拆除：展会结束前提前安排好拆迁公司，在展会结束一个小时或半个小时前安排人员到位，做好准备工作。（2）参展商租用展具的归还（3）参展商展品的处理和回运4.展品出馆控制5.展场的清洁（三）展会人员分工计划1、现场指挥部： 总指挥： 1名 副总指挥：5名2、各组负责人设置及工作职责（1）综合服务组 组长：对成员的工作进行分配和详细安排 成员：根据组长的安排，在自己的岗位完成自己的任务主要工作职责：A、负责

22、茶展主办单位及嘉宾单位邀请；B、负责门票赠工作；C、负责门票的销售、兑换、人员统计等工作；D、负责班车及线路的确定和管理工作；E、负责与参展商和批发商的联系；F、负责文件起草、上报和归档工作；G、负责财务管理，收支预算；H、会议组织、接待工作。（2）招商组 组长：5名 成员：10名主要工作职责：A、展厅内及外广场等展位招商工作；B、招商品牌统计、汇总、跟进工作：C、海关、商检等优惠政策申报工作；D、展费收取工作。（3）宣传组 组长：5名 成员：15名主要工作职责：A、制定展会策划方案、宣传方案；B、媒体关系维护，最大限度刊发新闻通稿、软文；C、广告位设立；D、配合参展商提供促销方案；E、广告设计制作；F、参展商布展设计审核工作；G、手提袋、会刊、门票、海报、等DM材料广告招商工作。（4）布展组 组长：5名 成员：20名主要工作职责：A、展位划线、展位详规；B、展场现场管理工作； C、消防、保险等工作；D、区内交通管理部门的协调工作；E、现场安全管理。（五）展会结算计划展会结束后一个工作日内，项目经理将对展会期间发生的各项费用进行汇总，形成展览服务项目结算表，与主承办单位核实确认后，分别送交双方领导签字，由乙方在三个工作日内结清尚未支付的款项。