帮助员工有效沟通

《帮助员工有效沟通》由会员分享，可在线阅读，更多相关《帮助员工有效沟通（8页珍藏版）》请在装配图网上搜索。

1、帮助员工工有效沟沟通 无论论从事什什么职业业，会计计师、工工程师、培培训师，还还是投资资顾问，员员工多半半要在沟沟通上花花掉大部部分的时时间。沟沟通做得得比较好好的员工工一般会会被委以以重任，会会不断升升职，会会获得事事业上的的成功。而而那些沟沟通得不不够好的的员工就就得不到到这些。因因此，对对企业来来说，当当务之急急是要确确保员工工掌握了了有效沟沟通的方方式与方方法。 不幸幸的是，信信息沟通通渠道越越来越多多，员工工对于如如何有效效沟通却却越来越越茫然。根根据一项项研究，普普通知识识型员工工每天需需要管理理2000多条信信息；339%的的知识型型员工平平均每天天有六次次或六次次以上要要被信息

2、息打扰；27%的员工工必须分分心去处处理大量量信息；而有119%的的员工表表示，他他们收到到的信息息太多，已已经难以以招架。 信息为何何泛滥造成成这种所所谓“信信息泛滥滥”的原原因有很很多，也也各不相相同，总总的来说说有以下下几种。 沟沟通方式式因人而而异。公公司无法法强行要要求员工工使用什什么样的的沟通工工具，因因为这是是一个因因人而异异的决定定。 沟沟通工具具日渐增增多。每每一种新新技术，都都是对原原有工具具的丰富富。在电电子邮件件被广泛泛使用的的时候，传传真机并并没有惨惨遭淘汰汰。所以以现在员员工至少少可以使使用166种信息息交流方式式，从普普通的邮邮局信件件到即时时通讯工工具，可可谓五

3、花花八门。 地地理位置置各不相相同。住住在不同同国家的的人在使使用沟通通工具方方面具有有不同的的偏好。例例如，在在美国，由由于有多多个时区区，因此此人们喜喜欢用电电子邮件件来沟通通；而英英国只有有一个时时区，所所以人们们更爱用用手机。 工工作负担担越来越越重。普普通知识识型员工工平均每每周要应应对177个项目目，而每每个项目目都需要要沟通。 工工作安排排日渐灵灵活。远远程工作作以及其其他非传传统的工工作安排排，已经经使人们们越来越越需要保保持联系系并随时时获取信信息。 公司规规模有大大有小。公公司规模模越大，越越可能催催生各式式的信息息交流系系统。 邮件为何何堆积信息息交流系系统的膨膨胀已经经

4、很成问问题了，而而电子邮邮件所带带来的麻麻烦也不不应小觑觑。最近近做的一一项研究究表明，员员工收到到的电子子邮件中中，有三三分之一一与正在在做的工工作没有有关系。如如果公司司有1000位员员工，那那么每年年处理这这些无关关信息总总共就要要花掉115,0000个个小时，或或者说4420,0000美元。如如果员工工数量增增加到55,0000人，那那么工作作效率方方面的损损失就会会达到7750,0000个小时时，等价价于2,1000万美元元。与此此同时，随随着电子子邮件的的大量使使用，面面对面交交流这种种非常重重要的沟沟通方式式，尤其其是在传传达坏消消息以及及劝说他他人时应应该采用用的方法法，现在在

5、却用得得越来越越少了。 那么么工作中中的电子子邮件为为什么会会增加呢呢？除开开垃圾邮邮件的因因素之外外，主要要原因有有以下几几个方面面。 员员工将电电子邮件件抄送给给所有他他们能够够想到的的人，确确保大家家都知道道他们答答应的事事情已经经做了。 主主管不想想和员工工当面交交涉。负负面的绩绩效评估估报告，甚甚至是解解雇信，都都已经通通过电子子邮件的的方式向向员工传传达了。 员工收收到电子子邮件后后，不假假思索地地“回复复所有人人”而不不是“回回复”，结结果把邮邮件回复复了所有有收到原原始邮件件的人，而而不只是是目标收收件人。 员工对对原始邮邮件不做做任何编编辑修改改就直接接回复，因因此很多多邮件

6、长长得成了了拉洋片片，既无无用处，读读起来又又费力。 管理层层认为，电电子邮件件比其他他信息沟沟通方式式的成本本更低，因因此应该该取代所所有其他他的沟通通渠道。 建立沟通通部门谁应应该负责责建立并并指导员员工在公公司内部部的信息息沟通方方式呢？是人力力资源部部门，IIT部门门，还是是邮件收收发室？在很多多公司，可可能的结结果是，没没有人对对此负责责。 今天天，公司司对沟通通缺乏统统一管理理的惟一一可能的的解释就就是：管管理层认认为这不不值得去去管理。他他们认为为，员工工之间采采取什么么方式传传递信息息属于鸡鸡毛蒜皮皮的小事事，帮助助员工有有效沟通通是非生生产性的的活动，投投入时间间、资金金或人

7、力力等资源源又不会会提高利利润。 大错错特错！许多公公司最关关键的成成功要素素，无论论是生产产率还是是创新，其其核心就就是沟通通。沟通通才是创创新的基基础！ 现在在你知道道是怎么么回事了了。也就就是说，除除非有人人负起责责任来，否否则信息息泛滥现现象是不不会好转转的，它它只会变变得更糟糟。 话虽虽如此，重重要的还还是要成成立沟通通部门，让让其负责责公司的的信息沟沟通任务务。公司司希望所所有员工工能够分分享共同同的理念念、目标标、信仰仰、知识识和信息息，而沟沟通部门门就是这这一任务务的正式式执行机机构。这这是沟通通人员的的工作，这这是他们们的专长长，在帮帮助公司司其他人人掌握沟沟通技巧巧方面，没

8、没有人比比他们更更有资格格了。 沟通通不属于于IT部部门的工工作范畴畴。ITT部门的的任务是是确保电电缆连接接正确，让让那些二二进制代代码能够够畅通无无阻地传传输。也也不是人人力资源源部门的的工作，人人力资源源部是要要吸引和和留住公公司需要要的人才才。 实施四个个步骤将整整个公司司的沟通通任务交交给沟通通部门绝绝不是一一项简单单的工作作，必须须认真进进行规划划。沟通通部门可可能会利利用现有有资源来来处理大大部分工工作，但但是你可可能还需需要增加加人手和和预算以以做好这这项新工工作。 向沟沟通部门门委以负负责沟通通工作的的任务，包包括四个个重要步步骤：第第一步要要确立目目标；第第二步要要制定战战

9、略；第第三步要要设立可可衡量的的分目标标；最后后是拿出出具体的的实施方方案。 1、确立立目标。将沟通工作交付给一个部门时，首先应该为这个部门确立工作目标。这一目标与沟通计划中的目标非常类似，是你所追求的总体的、最终的目标。下面列举一些例子。 解决电电子邮件件问题。改改善电子子邮件的的使用现现状，使使其成为为提高工工作效率率的工具具，而不不是影响响效率的的绊脚石石。 改进员员工的沟沟通习惯惯。无论论是对个个人还是是对公司司的成就就而言，沟沟通的影影响都是是巨大的的。 解决总总体沟通通问题。提提供沟通通的工具具，以及及使用这这些工具具的方法法，既能能够满足足公司的的需求，也也是公司司创新和和提高效

10、效率的基基础。 2、制定定战略。先来看看第一个目标，也就是改进公司内部电子邮件的使用情况。当然，各家公司都要根据自己独特的环境、能力和文化来制定不同的战略，所以切勿拘泥于所举的这些例子。但这些例子可以帮助你了解如何阐述战略。这些战略将是下一步设立可衡量的分目标的基础。 对最佳佳实践进进行认可可和奖励励。 鼓励和和强化期期望的行行为模式式。 采用能能解决问问题的技技术手段段。 制定政政策以缓缓解最严严重的问问题。 3、细化化目标。分目标是指执行各条战略所能得到的可衡量的结果。拿上述鼓励和强化期望的行为模式这一条来说，你可能会为它设立以下具体目标。 对所有有员工进进行沟通通方面的的培训。 在每一一

11、期的员员工刊物物中介绍绍有关沟沟通方面面的小窍窍门。 发起一一次增强强沟通意意识的活活动。 4、设计计方案。这一步是任何战略性的沟通计划中沟通者最乐意做的事情，也是他们将沟通工作落到实处的一步。具体方案就是实际要做的事，例如，以下是增强沟通意识的一些活动。 在公司司公告板板或是在在摆放于于食堂和和休息室室桌上的的卡片上上宣传相相关内容容。 开发一一种在线线有奖游游戏，并并在公司司内部网网上传播播。 举办一一次评选选员工的的最佳沟沟通实践践的活动动。 整合所所有的沟沟通工具具，帮助助经理人人推行沟沟通计划划。 完成两大大任务沟通通者最熟熟悉的工工作是制制作正式式的沟通通材料。虽虽然这项项工作很很

12、有趣，能能看到结结果，也也很重要要，但是是不要以以为信息息传递出出去了，大大家就会会消化吸吸收并依依照执行行。 要记记住重要要的一点点，和员员工沟通通的惟一一原因是是要最终终影响他他们。这这样，就就需要把把这一环环节的工工作放到到整个沟沟通管理理工作这这一大环环境中去去考虑。 这样样说并不不意味着着沟通材材料的重重要性就就降低了了。这些些材料能能够突出出公司在在沟通方方面所下下的功夫夫，向员员工传达达沟通的的重要意意义，并并起着一一种强化化意识和和行为的的作用。认认识到这这一点后后，再来来看看你你都可以以运用哪哪些沟通通工具在在公司推推行有效效的沟通通举措。 沟通通计划需需要将下下面的两两个任

13、务务结合在在一起。 其一，要要改变沟沟通文化化。企业业文化无无外乎是是指事物物的存在在方式以以及行事事方法，而而变革文文化意味味着要改改变行为为模式、道道德准则则以及对对成功与与失败的的界定。这这种变革革在本质质上通常常是循序序渐进的的，很少少因推行行某项计计划就能能一蹴而而就。还还记得质质量改进进这个概概念吗？有多少少员工曾曾经把它它仅仅看看作是“本本月项目目”？又又有多少少公司真真正将戴戴明质量量控制计计划的原原则融入入企业的的上上下下下？ 其二，要要让员工工把注意意力放在在问题以以及解决决方案上上。若想想激励员员工改变变自己的的行为方方式，需需要把问问题讲清清楚，同同时提出出解决问问题的

14、办办法，还还要告诉诉员工他他们为此此应该做做哪些努努力。畏畏首畏尾尾地做事事是无法法产生效效果的，必必须大张张旗鼓地地行动起起来！要要把这一一行动看看作是变变革企业业文化的的漫漫征征程的起起点。虽虽然进展展到某一一阶段后后，当初初的宣传传口号和和标语可可能会消消失，但但是变革革沟通文文化必将将持续地地进行下下去。 现行行的一些些沟通渠渠道，比比如时事事通讯、视视频杂志志、电子子邮件公公告、季季度会议议，以及及企业内内部网上上的新闻闻报道等等，都是是变革沟沟通文化化的最有有力的工工具。既既然这些些工具已已经做了了足够的的宣传，再再继续向向员工强强调养成成良好沟沟通习惯惯的重要要性就有有点老生生常

15、谈了了。因此此在运用用这些工工具大力力宣扬变变革的同同时，也也要开始始倡导企企业期望望的行为为方式，力力争改变变现状。 联手其他他部门尽管管沟通工工作是由由沟通部部门负责责，但是是仅靠一一个部门门的努力力是做不不好的，还还必须要要有其他他部门的的参与和和努力，包包括：培培训和发发展部门门、人力力资源部部门、管管理层，以以及信息息技术部部门。 如果果员工没没有好的的方法，就就掌握不不了好的的沟通行行为。这这就是培培训和发发展部门门的作用用所在。根根据企业业在沟通通问题上上的轻重重程度，可可以同培培训部门门一起制制定一个个要求所所有员工工必须参参加的培培训计划划，也可可以开设设沟通方方面的课课程，

16、让让员工自自愿参加加（或者者经理人人可以选选送某些些员工参参加）。这这类课程程不宜过过长，内内容应该该包括：问题是是什么；这些问问题是如如何影响响公司和和员工的的；良好好的沟通通习惯应应该是怎怎样的（这这应该占占课程770%的的内容）；遵循新新措施有有什么奖奖励；以以及达不不到要求求有什么么惩罚。 对员员工的奖奖励和认认可则由由人力资资源部门门来负责责。除了了大多数数认可工工作之外外，颁发发多少奖奖金，增增加多少少功绩，如如何进行行绩效评评估，以以及其他他的奖励励方案，都都是由人人力资源源部门来来定夺的的。 要和和人力资资源部门门一起弄弄清楚，奖奖励和认认可的关关键因素素是什么么，哪些些因素对

17、对员工的的行为影影响最大大。要想想办法将将信息沟沟通方法法纳入这这些计划划当中。例例如，大大多数企企业的绩绩效评估估都是由由经理人人通过填填写表格格来完成成的。这这种表格格列出了了不同绩绩效考核核标准。应应该在这这些标准准中再加加入一项项：为实实现改进进沟通的的目标及及战略而而付出的的努力。 在有有些公司司，人力力资源部部门可能能不愿意意为了一一个单独独的项目目而更改改现行标标准。这这就是为为什么获获得公司司领导和和IT部部门的支支持是如如此重要要。 公司司领导在在沟通项项目上不不能只说说不做，而而应该不不遗余力力地给予予支持。从从现有沟沟通渠道道到全体体员工大大会，他他们可以以通过多多种途径

18、径提供支支持。而而最重要要的一点点是，沟沟通项目目一旦确确立，领领导就得得让大家家知道必必须全力力以赴。 为处处理好信信息泛滥滥问题而而采取的的许多措措施都将将涉及新新技术和和增强现现有功能能。所以以你需要要和ITT部门联联手，才才能将这这些想法法转化为为现实。 做好准备备工作在变变革开动动之前，必必须先把把正确的的工具准准备好。质质量改进进就是一一个很好好的例证证。员工工必须具具备特定定的工具具才会接接受质量量改进的的原则，否否则质量量改进就就是空中中楼阁。比比如，有有专门制制定目标标和实施施方法的的小组；有合适适的模板板提供给给员工，让让他们能能够在实实际工作作中运用用这些原原则；有有规范

19、化化的语言言，这些些通用语语言基本本上是一一些缩略略语，如如DIRRTFTT，表示示“Doo Itt Riightt Thhe FFirsst TTimee”（一一举到位位），但但是也包包括一些些定义，例例如将“质质量”定定义为“符符合要求求”；另另外，将将质量改改进目标标写进绩绩效期望望中，也也就是说说，员工工的工资资将直接接与他们们改进质质量的工工作表现现挂钩。 内部部沟通也也一样。你你可以向向员工反反复强调调内部沟沟通存在在问题有有多严重重；造成成的损失失有多大大；对利利润、效效率和竞竞争力的的伤害有有多深。你你也可以以列出所所有员工工做错的的事情。但但是，如如果员工工没有做做好事情情的

20、资源源，一切切努力都都是白费费。另外外，对于于一些复复杂的事事情来说说，这些些方法还还必须比比员工目目前使用用的处理理方法更更加得心心应手才才行。 原文经许许可摘自自Sheel HHolttz所著著Corrporratee Coonveersaatioons: A Guiide to Craaftiing Efffecttivee annd AApprroprriatte IInteernaal CCommmuniicattionns一书书。Shhel Holltz 登记220044年版权权。该书书由位于于纽约的的美国国国际管理理协会的的分支机机构AMMACOOM出版版。赵建建伟译。 该书书英文版版可向新新加坡MMcGrraw-Hilll EEduccatiion（AAsi