奥克斯置业各公司人事管理制度

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1、奥克斯置业各公司人事管理制度一、 总则1、 目的：为进一步明确人事管理工作的各项职责及操作流程，促使人事管理工作更加规范，特制定本制度。2、 适用范围：奥克斯置业各公司所有员工。二、 入职管理1. 应聘者得到录取通知书后，应在通知书所规定时间到公司入职报道，并携带如下资料：1.1. 录取通知书1.2. 近期彩色一寸免冠照片一张1.3. 居民身份证1.4. 最高学历证书、学位证书原件1.5. 各种相关荣誉证书原件1.6. 资历、资格证书（或上岗证）1.7. 上家单位解除劳动关系证明原件2. 入职跟进公司引进的高管及关键人才，行政人事部必须根据入职跟进项目表安排做好入职前、入职时的准备及跟进工作。

2、3. 入职手续办理3.1. 员工将报到必备资料交各行政人事部查验备案，填写应聘信息登记表，录用人审批签字，若在原公司的竞业限制义务履行期，请如实告知行政人事部。3.2. 各行政人事部应办理好以下手续：3.2.1. E-HR入职，分配工号，办理考勤卡；3.2.2. 开具体检联系单（应届毕业生免于体检，外地公司参照宁波体检项目，自行确定医院要求入职者体检）；3.2.3. 后勤员工签订廉政承诺书；3.2.4. 办理公司短号；3.2.5. 发放入司告知书。3.3. E-HR员工信息登记：员工入职一周内，各行政人事部必须将员工个人基本信息、家庭情况、教育情况、培训情况、紧急联系人、工作经历等信息登记至公

3、司E-HR系统，要求所有信息登记完善。3.4. 家访政审：对特殊岗位、职务人员，各行政人事部在员工入职一个月内必须组织家访、政审，详见下表：序号人员分类项目家访政审1财务类人员2审计类人员3成本类人员4档案、资料管理类人员5公章管理员6总经理级秘书7保安类人员3.4.1家访：家访人员必须对家访对象进行实事求是调查，如实填写家访记录表；家访对象所提供的证件复印件必须当场验证原件；家访对象在公司所在地大市范围以外的，可委托当地其他公司进行家访；家访人员必须对家访结论签名承诺；免家访审批流程：行政人事部提案，各公司总经理审批，审批流程下发置业行政人事部备案，并放入员工二级档案袋备查；五职等以上或入司

4、两年以上员工免于家访。3.4.2政审：员工填写政审表，由户籍所在地村委或居委意见、原单位或镇（乡）政府意见、派出所意见，并交行政人事部核准备案。三、 档案管理1. 档案分类：档案分为一级档案和二级档案；一级档案指员工从学校或原单位调入的原始档案，公司可委托当地人才交流中心代为管理；二级档案指员工入司及工作过程中新建立的公司内部档案，以下简称档案（除特殊注明外）。2. 一级档案管理（以宁波置业为例，各外地公司可参照执行）：2.1. 定义：指员工从学校或原单位调入的原始档案，公司可委托当地人才交流中心代为管理。一级档案/户籍迁入：2.1.1. 应届毕业生转档（落户）流程：说明：应届毕业生毕业后，在

5、“报到证”规定报到日期内，将“报到证”与“户口迁移证”一并交至行政人事部相关人员，由行政人事部相关人员携带“劳动合同”及以上二证向鄞州区人才交流中心统一办理入档手续，办理完入档手续后行政人事部将“落户证明”返回至员工本人，由员工本人自行前往姜山派出所办理落户。2.1.2. 原在职员工转档（落户）流程（专科以上学历）说明：由员工本人填写专业及管理人员流动登记表，然后递交至行政人事部，由行政人事部申请公司盖章后向鄞州区人才交流中心进行申报，申报同意后返回“调档函”给员工本人至原档案存放地办理档案迁出手续，办理完迁出手续后将专业及管理人员流动登记表返回至行政人事部，再由行政人事部携带“劳动合同”“毕

6、业证书”“户籍证明或户口本”“鄞州区养老保险缴纳凭证”至鄞州区人才交流中心办理入档接收及落户手续。（注：大专学历的人员申报户口需由原户籍所在地提供无婚姻登记记录证明）2.2. 一级档案/户籍迁出2.2.1. 一级档案迁出：员工自行携带“解除劳动关系证明”“劳动合同”等前往鄞州区人才交流中心办理；2.2.2. 户籍迁出：员工离职时，各行政人事部必须提醒其在半年内将户口从奥克斯集体户中迁出。户籍迁出流程如下：行政人事部盖章行政人事部盖章行政人事部盖章说明：由员工本人至姜山派出所开具“户籍证明”后至将要迁往地派出所申请“迁移证”，办理完迁移证后回到行政人事部 “盖章”（作为同意迁出证明）后，至姜山派

7、出所办理迁出手续。3. 二级档案管理（简称档案管理）3.1. 档案建立公司每位员工都有责任与义务确保自己的档案记录与现实相符，任何有关姓名、身份证号码、住址、学历、职称等方面的变更都应及时向行政人事部报备。员工档案应包括：劳动合同、身份证复印件、廉政承诺书、应聘信息登记表、照片、学历证复印件、学位证复印件、体检报告(特殊岗位的健康证)以及职称、技能证书复印件、原单位劳动合同解除证明，包括但不限于在司期间各阶段性考评资料以及违纪行为过失的处罚等；特殊岗位、职务人员档案还应包括家访记录表、政审表、保密协议、竞业限制协议等。员工入司三天内，各行政人事部必须将员工档案存入专用档案袋，并放置在专用档案柜

8、。3.2. 档案转接3.2.1. 员工进行公司间调动后，由调入公司行政人事部在员工办理调动手续后一周内向调出公司行政人事部取回调动人员的人事档案，调出公司行政人事部建立档案移交签收单，由双方经办人当场签字，以便查询。3.2.2. 员工离职后：各行政人事部将书面辞职报告与工作交接清单等资料一并放入档案后转入离职人员档案柜保存。3.3. 档案保管3.3.1. 档案由各行政人事部指定专人进行管理，必须统一编号后使用专用档案柜进行上锁保存。3.3.2. 离职员工的档案须保存2年以上，关键岗位保存3年以上，并建立离职员工档案登记表，以便查询。3.4. 档案借阅3.4.1. 档案查阅：必须经各行政人事部经

9、理审批同意，当场查阅，当场归还。3.4.2. 档案借用：人事档案为保密文件，一般不得复制或外带。如确因工作需要复制或外带，须事先登记在档案资料借阅登记表，并写明理由，报各行政人事部经理批准后，方可借用。3.5. 档案检查检查内容：员工档案资料是否齐全，存放是否整齐，编号是否混乱，档案柜是否上锁；检查时间：每月各行政人事部进行自查，每季度公司进行不定期抽查。四、 合同管理1. 劳动合同管理1.1. 劳动合同类别：普通合同、年薪合同、非全日制用工合同。1.2. 签订期限：后勤员工一般为三年以上，试用期为三至六个月；非全日制员工签订期限由各公司自行约定。公司出资培训、招（接）收的人员，已经按有关规定

10、与公司签订了培训协议的，在与公司订立劳动合同时，合同期不得短于服务合同或协议尚未履行的期限。1.3. 合同签订：企业实行全员劳动合同制，在平等自愿、协商一致的基础上双方签订书面劳动合同，确立劳动关系。1.3.1. 新签：公司在聘用员工时，应要求被聘用者出示终止、解除劳动合同证明或与任何用人单位不存在劳动关系的其它凭证，经证实确与其他用人单位没有劳动关系后，于报到后15天内到行政人事部办理好劳动合同签订手续。1.3.2. 续签1.3.2.1. 劳动合同到期预警规定：在员工合同将到期时，按照到期预警的时间规定，各行政人事部相关人员应发送合同到期预警通知至员工上级，并跟进员工的续签情况。劳动合同到期

11、预警时间规定见下表：职等/岗位类别预警时间备注8职等及以上到期前8个月发置业行政人事部经理备案各公司行政人事/财务系统负责人到期前6个月发置业行政人事部经理备案5、6、7职等到期前6个月4职等及以下到期前45天对于关键特殊岗位，各公司可根据具体情况确定合同提醒时间和提醒次数。1.3.2.2. 劳动合同期满前，各行政人事部必须出具书面的终止（续订）劳动合同意向通知书给员工本人，根据意向通知书反馈意见，行政部办理续订或终止手续。劳动合同续订时间见下表：职等续订时间8职等及以上到期3个月前5、6、7职等到期2个月前4职等及以下到期1个月前1.3.3. 变更：员工跨公司调动工作时，原劳动合同必须按照调

12、动时间开具解除（终止）劳动合同证明书，并及时与新调入公司签订劳动合同。1.3.4. 解除/终止：员工离职时，必须在正式离职日期按离职的真实原因开具解除（终止）劳动关系证明书及失业证明，以解除/终止劳动关系。2. 聘用协议：对退休返聘、特聘专家、顾问等人员，公司与其签订聘用协议。3. 保密协议/竞业限制协议3.1. 保密协议签订对象：公司经营管理类、技术研发类、财务类、销售类及其他负有保密义务的人员（公司通常指4职等以上所有员工）；3.2. 竞业限制协议签订对象：公司高级管理人员、高级技术人员等其他负有竞业限制义务的人员（公司通常指7职等以上综合管理类、4职等以上工程技术类人员）。4. 合同/协

13、议签订审批流程：各行政人事部合同传递员填写合同签订审批表，经审批人批准后盖章；年薪合同、聘用协议、补充协议等经法务部审核后，审批人批准后盖章。合同/协议审批盖章流程请参照流程权限手册，除宁波置业以外的其他公司按效率优先原则，可选择书面或EHR系统报批。五、 试用转正管理1. 5职等及以上：按公司绩效考评制度执行。2. 4职等及以下：员工试用到期前15天，由行政人事部对该员工的试用表现进行360度考评，并将考评结果反馈至员工本人、直接上级、行政人事部负责人。员工在E-HR系统中填写转正申请报告，报相关领导审批。六、 调动管理1. 公司间调动：员工填写内部竞聘报名表，向欲调入行政人事部申请，经初试

14、基本条件合格后，经调出调入部门负责人、调出调入行政人事部负责人、总经理审批同意后允许调动。2. 公司内调动：员工向本公司行政人事部申请，经初试基本条件合格后，经调出调入部门负责人、总经理审批同意后允许调动。3. 部门内调动：本人申请，部门负责人审批。4. 调动流转规定：4.1. E-HR流转：员工本人在E-HR系统人事调动流程中提交调动申请；4.2. 书面流转：员工填写公司间调动单或公司内调动单，并由调入调出考勤、财务部、行政人事部、信息管理部等相关部门责任人会签确认后交调入行政人事部备案。七、 离职管理1. 员工辞职1.1. 离职申请：员工本人提出辞职，须至少提前1个月向其部门主管领导提出书

15、面辞职申请。1.2. 离职面谈：部门领导收到员工的离职申请后，与辞职员工进行沟通，并第一时间告知行政人事部，行政人事部收到员工离职信息后，组织相关人员进行离职面谈。并将面谈结果反馈给离职员工部门主管领导确认。1.3. 离职审批：离职审批流程按各公司权限手册审批。1.4. 批准人同意离职后，离职员工办好交接工作和移交手续，在EHR系统中提交“离职会审”流程或填写员工离职会签单。1.5. 离职会签部门主要包括：信息管理部（个人ID和相关电脑资料注销）、考勤管理（出勤天数计算，考勤卡和上岗证上交）、物业管理（住宿退房及费用结算）、财务部（借款结算、工量具归还）、行政人事部（上交书面离职报告、工作交接

16、清单、手机短号，终止社保关系，开具劳动关系解除、失业证明等）。1.6. 工资福利结算。辞职员工领取工资、享受福利待遇的截止日为正式离职日期。2. 公司辞退2.1. 员工严重违反公司规章制度的，在证据确凿的情况下，公司可以辞退员工，并报行政人事部备案。2.2. 员工不能胜任本职工作的，经过考核、调岗、培训还是不合格的，部门可提前一个月提出辞退申请，经行政人事部审核，审批人（与员工辞职审批人同）批准后执行。2.3. 员工在收到被辞退通知后，需办好交接工作和移交手续，在EHR系统中提交“离职会审”流程，提交书面“离职报告”和“工作交接单”，在EHR系统中提交“离职会审”流程或办理书面离职会签后，行政

17、人事部方可开具相关离职证明。3. 自动离职连续3天未履行任何请假手续而无出勤记录的人员，视作旷工，按自动离职处理，各部门须一周内上报员工自动离职情况表至行政人事部备案。八、 附则此制度自生效之日起此前所有相关制度均废止。本制度是公司人力资源管理制度的组成部分，原则上一年修订一次，由置业行政人事部负责定期修订、解释并监督施行，各二级公司共同执行。九、 附表 录取通知书应聘登记表入职跟进项目表入司告知书体检联系单廉政承诺书家访记录表政审表 保密协议竞业限制协议档案移交签收单 档案借阅登记表专业及管理人员流动登记表合同到期预警通知书终止（续订）劳动合同意向通知书劳动合同盖章审批单内部竞聘报名表公司间调动会签单公司内部调动单离职面谈记录表员工自愿离（退）职会签单工作交接单培训费用扣款情况单员工自动离职情况表解除（终止）劳动合同证明书解除（终止）劳动关系证明书失业人员登记证明书