对内行文：备忘录

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1、金和康年国际大酒店金和康年国际大酒店备忘录金和康年国际大酒店备忘录MEMORANDUMMEMORANDUMTo致送：General Manager/总经理JINHE(HR)JINHE(HR)(2014)001(2014)001From发出：Human Resources/人事部Subject 事由：关于酒店行文规范的修改报告关于酒店行文规范的修改报告Date日期：January 21.2014，2014 年 1 月 21 日CC抄送：酒店各部门Content 本文内容一、总则为保证酒店行政文件格式的规范、统一、严肃、整洁，使得酒店各类文件流转及管理规范化，结合实际情况制定本规范。其适用于酒店所

2、有部门及人员。二、行文分类（一）对外行文：发往金和天下集团、金晖置业有限公司以及与本酒店有往来关系的所有单位的行文；（二）对内行文：包括金和康年国际大酒店行政文件、金和康年国际大酒店人事文件等行政人事部发文及各部门内部互通文件。三、行文准则（一）对外行文如工作函，须以由酒店相关高层领导审批或盖章后抄送至相关单位；（二）酒店内部行文如备忘录，代表酒店立场的重要决定、规范、办法、细则、制度、通知、通报等公文由酒店总办或行政人事部行文，总经理或董事长签批后颁布；如代表各部门立场的通知等由各部门自行行文，由发文部门负责人签字，后总经理或董事长签批后再进行抄送；1金和康年国际大酒店（三）各部门严格按照文

3、件种类性质及格式拟文；（四）部门间相互递发的文件，一般情况下冠以部门的名称；（五）呈批文件如需审批后发有关部门的，应标明抄送的部门；（六）酒店内部行文除行政办签发的文件外，其它重要的文件应抄报总经办备档；（七）部门之间可以联合行文；（九）所有须审批的行文无相关领导签字的视作无效文件；（八）酒店内部主管级以上人事任免，均有行政办起草签发；（九）各部门的文件不能存放在电脑桌面，必须分类进行存档，并做好登记备案，酒店和部门的重要文件须设置密码，未经酒店领导和部门批准任何人不许下载和外传；（十一）所有须抄送的行文应设有专门签收栏；（十二）所有内部呈批文审批后原件存放总经办，复印件发给拟报部门及其它抄送

4、部门；（十三）除总经办及行政人事部外其它部门不得对外正式行文；（十四）酒店总经办是酒店本部行文处理的管理机构，主管酒店内部文件处理工作并指导下级部门的行文处理工作。行文正式印制前，必要时总经办可对其进行审核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一规范等。四、行文格式文件一般由店标、事宜、呈送（报）人（部门）、抄报人、抄送部门、承办部门、部门编号、起草日期、标题、文号、正文、附件等组成，具体形式附后。五、行文要求2金和康年国际大酒店（一）行文格式的印刷、用纸要求1、汉字从左至右排列；2、通常均采用国际标准A4 型纸张出稿，除非需张贴的文件可使用A3 型纸张；3、各类文件的

5、组成项目要齐全清楚、排列科学、符合标准；4、当页无正文只有签批栏的要写“此页无正文”；5、办公室内部文件打印使用正反面，呈董事长以及对外文件使用新纸。（二）文件标题及文字要求1、标题以准确、简要、清楚为原则；2、文字要符合行文规范，并做到观点明确，条理清楚，文字简练，无错别字，保证文件质量。3、标题为宋体二号加粗，正文为宋体四号、行距为 1.5 倍行距、页眉左上角为酒店店标，右上角为金和康年国际大酒店字样，字体为宋体小一号。（三）文件成文日期的确定原则1、以最高管理人员签批日期为准，成文日期必须写请年月日；2、多部门联合行文的，以最后签发部门经理的签发时间为准；3、会议纪要以开会日期为准。六、

6、文件发文流程（一）所有行文必须经相关领导审阅签批或盖章后才能发出或张贴；（二）例会纪要需总经理签字方可下发；（三）一般情况下行文由部门负责人签收；（四）具体收发流程附表一。3金和康年国际大酒店七、文件的存档和销毁、已处理完毕的文件，收、发部门必须进行分类存档，做到查找方便；、对于无保存价值的文件，每年进行清理后经部门负责人审定后予以销毁，不得作为废纸处理；、涉及到财务、工程、人事、保安等技术档案（资料、报表、凭证、图纸等），有关部门每年整理档案，必要时交总经办长期保存。八、本细则自发布之日起施行。妥否，请批示附件：1、备忘录 2、对外行文 3、各部门英文称谓汇总Director of Huma

7、n Resources/人事总监General Manager/总经理4金和康年国际大酒店金和康年国际大酒店备忘录金和康年国际大酒店备忘录MEMORANDUMMEMORANDUM附件 1：（对内行文：备忘录）To致送:(英文)/（中文）（领导称谓）JINHE(JINHE(部门编号部门编号)(2014)001(2014)001From发出：(英文)/（中文）（发出部门）Subject 事由：关于关于的报告的报告Date日期：（英文）,（中文）Submit 抄报：(英文)/（中文）（领导称谓）CC抄送：(英文)/（中文）（抄送部门）Content 本文内容正文（四号宋体）(英文)/（中文）(英文)

8、/（中文）（发出部门负责人签字）（审批人签字）注：签批人根据实际情况进行设置5金和康年国际大酒店附件 2：（对公司外部行文，如工作函）金和康年国际大酒店金和康年国际大酒店工作函工作函(标题二号宋体加粗标题二号宋体加粗)正文（四号宋字体）酒店部二年月日（印章）6金和康年国际大酒店附件 3：（各部门英文称谓）一、各部门全称及编号1、总办：General Manager Office/GM2、人事部：Human Resources/HR3、财务部：Financial Department/FN4、采购部：Purchasing Department/PD5、营销部：Sales&Marketing De

9、partment/S&M6、客房部：Housekeeping Department/HSKP7、前厅部：Front Office/F.O8、餐饮部：Food&Beverage/F&B9、安保部：Security Department/SEC10、康体部：Entertainment Department/ENT11、工程部：Engineering Department/ENG二、部分称谓英文翻译董事长：Board Chairman总经理：General Manager人事总监：Director of Human Resources财务部经理：Chief Accountant采购部总监：Director ofPurchasing营销部总监：Director of Sales and Marketing前厅部经理：Front Office Manager安保部经理：Security Manager7金和康年国际大酒店客房部经理：Housekeeping Manager工程部总监：Director ofEngineering餐饮总经理：General Manager ofFood&Beverage注：部分未列出职位或分部门翻译请自行查找。8