优化资产采购系统

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1、6SIGGMA优优化资产产采购系系统项目目计划书书一、 项目名称称: 优优化资产产采购系系统二、 项目目的的: 资资产采购购从金额额上来讲讲，是行行政后勤勤部第二二大费用用支出项项目，需需要加强强管理；从客户户满意度度上来讲讲，采购购业务的的客户满满意度一一直处于于较低的的水平，有较大大的改进进空间。本项目目主要通通过优化化采购周周期、降降低采购购成本、提升采采购质量量三方面面提升采采购业务务的水平平，提高高客户满满意度。三、 项目目标标（交付付物）：1. 项目总结结报告（附数据据、项目目各项指指标评测测）2. 经项目组组审核过过的采购购周期子子项目报报告3. 经项目组组审核过过的价格格折扣子

2、子项目报报告4. 标准化的的资产采采购流程程5. 标准化的的供应商商管理体体系（含含选择及及评估流流程）四、 项目范围围（POOS） 为了降降低公司司运营成成本，提提升资产产采购业业务的运运作水平平，自220011年9月17日220022年5月月31日,在联想想集团有有限公司司京区平平台实施施优化资资产采购购系统项项目。项项目将需需工时118166工时，资金投投入共计计28330000元(与与节电项项目一起起，详细细数据见见第八条条资源需需求)，项目预预期使资资产采购购周期平平均缩短短26%、采购折折扣率在在现有基基础上再再提升33%的比比例，采采购合格格率提升升2个百百分点。具体项项目指标标

3、如下：采购种类类项目指标标实施前实施后外部采购购采购周期期平均（平均） （最最长）通用类12.55天7天 99天通用类（家具）47.5542天 444天通用类(签合同同)16天10天 112天 通用类(签合同同)（家家具）51天45天 447天通用类（采购组组） 20天15天 118天通用类（采购组组）（家家具）55天50天 553天通用类（招投标标） 35天28天 332天通用类（招投标标）（家家具）70天63天 667天专用类(审批建建帐周期期)4.5天天2.5天天内部采购购采购周期期办公用机机9天5天 77天C类内部部领用（有现货货）11天5天 99天C类内部部领用（订单生生产）-服务务

4、器41天35天 339天C类内部部领用（订单生生产）- 其其他27天20天 229天外部采购购通用类资资产（详详见附件件四）折扣率现现状折扣率目目标家电类10. 8%13%照/摄相相器材类类25.22%29%计算机外外设类7.5%11%办公设备备类32%35%专用类资资产（详详见附件件五）折扣率现现状折扣率目目标网络设备备17%18%软件54%60%外设18%20%电力设备备14%20%生产设备备18%20%仪器仪表表17%20%通讯视频频8%15%五、 项目组成成员及其其职责姓 名职责倡导者（发起人人）李淑明1、项目目预算及及全体人人员的管管理；2、批准准任命lleadder及及项目的的时间

5、、成本、工作范范围；3、指导导、培训训项目lleadder；项目管理理者北京厂制制造技术术发展处处Teamm Leeadeer彭代莲江建兵1、 对项目的的最终结结果负责责；2、 负责对项项目组成成员所需需6siigmaa知识和和工具进进行培训训和指导导；3、 牵头制定定项目计计划并推推动项目目按计划划实施；4、 负责项目目组成员员在项目目工作中中的绩效效考核。核心成员员熊久红赵萱协调资源源，将66SIGGMA的的推进与与处内其其他业务务及项目目融合起起来；将将项目组组成员表表现列入入绩效考考核。刘靖赵卉负责子项项目“提升采采购价格格折扣及及一次到到货合格格率”。负责价价格折扣扣指标的的建立及及

6、数据收收集；供供应商考考评体系系的确立立、渠道道梳理；组织与与供应商商的谈判判和签约约；可打打包采购购资产的的梳理及及数据提提供；拟拟定招投投标文件件并组织织招标；客户需需求分析析；找标标杆；对对价格折折扣率、采购合合格率指指标负责责。赵卉卉负责专专用类资资产采购购流程的的优化。杜青负责子项项目“缩短采采购周期期”。采购周周期各项项指标建建立及数数据收集集；客户户需求分分析；优优化通用用类资产产采购流流程；建建立采购购流程中中各岗位位的作业业标准；对采购购周期指指标负责责。赵雪峰负责收货货环节的的控制及及数据收收集，一一次到货货合格率率及返修修率数据据的提供供。李秀芳负责收集集汇总专专用类采采

7、购周期期负责汇汇总专用用类采购购周期数数据；审审核内外外部采购购原始数数据，优优化建帐帐环节及及信息化化系统。其他项目目组成员员刘凤姣负责报销销环节的的优化及及数据收收集。杨振营 赵英刚刚潭丽华 陈霆蒋克平 李秀云云冯凤英 张聪杰杰陈晓真 郭欣按规范填填写原始始数据收收集表单单，辅助助自己的的直接主主管完成成项目职职责。六、 项目推进进计划WBS DICCTIOONARRY（见见附件二二）项目甘特特图（见见附件六六）标注里程程碑资产采购购项目里里程碑制表日期期: 220011/9/11 制制表人: 江建建兵 负责人人:杜青青、刘靖靖、赵卉卉里程碑交付物完成日期期责任人最终成果果1000%1 项

8、目总结结报告（附数据据、项目目各项指指标评测测）2 经项目组组审核过过的采购购周期子子项目报报告3 经项目组组审核过过的价格格折扣子子项目报报告4 标准化的的资产采采购流程程5 标准化的的供应商商管理体体系（含含选择及及评估流流程）6. 渠道现现状分析析报告20022/055/01120022/055/01120022/055/01120022/055/01120022/055/25520022/055/255江建兵杜青刘靖杜青/赵赵卉刘靖赵卉/刘刘靖中期目标标75%1. 采购周期期新数据据采集及及分析报报告 2. 修订后的的资产采采购流程程，通过过审批3. 采购技能能培训教教材，实实施培训训

9、4. 采购周期期指标分分析报告告（应达达到平均均周期再再次缩短短:通用类类2天、专用类类1天、内部领领用1.5天）5. 采购价格格折扣、采购合合格率指指标的跟跟踪报表表6. 价格折扣扣等指标标的分析析报告（指标包包括价格格折扣、采购合合格率，此时价价格折扣扣应已达达到项目目预期即即提升了了3个百百分点）7. 供应商季季度评估估报告20022/033/01120022/033/01120022/033/01120022/033/01120022/033/01120022/033/01120022/033/011杜青杜青杜青杜青刘靖/赵赵卉刘靖/赵赵卉赵卉/刘刘靖中期目标标50%1. 对确立为为谈

10、判对对象的供供应商的的考察报报告2. 与供应商商签署的的合作协协议3. 大金额采采购招标标的标书书样本及及招标报报告4. 建立优化化后采购购周期的的新的数数据采集集体系5. 对于新采采购流程程的宣贯贯培训教教材，培培训实施施6. 审批完的的新流程程，投入入实施20022/011/01120022/011/01120022/011/01120011/122/01120011/122/01120011/122/011赵卉/刘刘靖赵卉/刘刘靖赵卉/刘刘靖杜青杜青杜青中期目标标25%1. 采购周期期数据采采集体系系（指标标定义、数据收收集表单单、收集集制度、测算方方法等） 2. 采购流程程优化的的需求

11、调调研报告告3. 梳理完的的流程（以对流流程进行行了优化化，并向向上报批批）4. 新流程下下采购周周期的分分析报告告（应达达目标周周期平均均缩短:通用类类3天、专用类类1天、内部领领用2.5天）5. 价格折扣扣率、采采购合格格率指标标的收集集体系（指标定定义、数数据收集集表单、收集制制度、测测算方法法等）6. 通用类价价格折扣扣现状及及改进目目标报告告7. 专用类价价格折扣扣现状及及改进目目标报告告8. 通过报批批的供供应商管管理规范范9. 供应商原原始数据据分析报报告（通通过分析析数据,确立下下一阶段段的谈判判对象及及谈判计计划）10. 客户需求求报告20011/100/30020011/1

12、00/30020011/100/30020011/100/30020011/099/30020011/099/30020011/099/30020011/100/30020011/100/30020011/100/300杜青杜青杜青/赵赵卉杜青赵卉/刘刘靖刘靖赵卉刘靖赵卉/刘刘靖赵卉/刘刘靖七、 项目标志志第四项项项目描述述中的各各项指标标均达成成，并给给出第三三项项目目交付物物中的55项交付付物即标标志着项项目的成成功。八、 项目资源源需求及及收益预预测资源需求求：项目目从20001年年9月17日开开始至220022年5月月31日结结束，预预计投入入工时118166工时、 资金投投入： 与节

13、电电项目一一起共需需资金：共计22830000元元 外部培培训（咨咨询公司司）200万元； 内部培培训（二二次培训训及采购购技能培培训）：3万元元； 差旅费费（2人人6次）：4880000元活动费（项目中中期及终终期，顺顺利完成成项目计计划和目目标时使使用）：50000元收益预测测：直接收益益：价格格折扣的的提高节节约了采采购成本本 -20000万*3%=60万万 从20001年年5月份份以后每每年可节节约-220000万万*3%=6660万间接收益益：采购购周期平平均缩短短了266%，审审批环节节的签字字人次减减少，可可大大节节约 采购购的人工工成本；采购合合格率的的提高也也会有效效降低人人

14、工成本本；以上上指标的的改善会会大大提提高采购购业务的的客户满满意度。对部门持持续改善善的贡献献：1. 形成了标标准化的的资产采采购流程程及供应应商管理理体系2. 摸索了66siggma项项目管理理的方法法，积累累一定的的经验，可供其其他业务务处参考考；3. 培养了一一些具有有6siigmaa理念、善用66siggma工工具解决决问题的的团队，为后续续推动66siggma的的应用起起到促进进作用；九、 项目的柔柔性：时时间（最最小） 资源 （中） 范围围（最大大）十、 项目风险险管理计计划资产采购购项目风风险表表1风险号严重度发生的频频度可探测程程度总体威胁胁1流程审审批时间间长HHHH2原始

15、数数据不准准确HHMH 核心心成员流流失HMLH相关部部门协调调失败HMHM5成员渎渎职MMHM表2风险号预防行动动应急行动动起动信号号起动人员员1领导层在在流程讨讨论的关关键阶段段介入沟通，启启动临时时性操作作办法流程签批批在计划划时间内内无结果果刘靖/杜杜青2加强数据据采集过过程的监监控抽查查力度核对原始始数据抽查时发发现5%数据不不符刘靖/赵赵卉/杜杜青3加强沟通通、明确确项目意意义及对对自身影影响，准准备后备备人员后备人员员接手核心成员员流失熊久红获得上层层领导支支持上层协调调项目组协协调失败败江建兵5培训和教教育，建建立监督督检查机机制，准准备后备备人员沟通，后后备人员员接手未按计划

16、划完成阶阶段目标标江建兵十一、 团队公约约1、 计划阶段段1.1 沟通形形式：会会议、邮邮件1.2 参加人人员：核核心成员员-熊久红红、赵萱萱、杜青青、刘靖靖、赵卉卉、李秀秀芳、赵赵雪峰1.3 完成时时间：220011年9月月17日日1.4 成果：经批准准的总项项目计划划书、各各自职责责的甘特特图。2、 实施跟踪踪阶段2.1 在计划划完成时时间内对对进展进进行交流流，遇困困难或新新问题时时随时沟沟通；2.2 由各任任务的责责任人按按时完成成实施各各阶段的的回顾及及分析报报表，提提交江建建兵；2.3 由江建建兵汇总总阶段成成果，提提交倡导导者。3、 对项目计计划和目目标的调调整：调整流程程：如因

17、因特殊原原因需对对计划或或目标进进行调整整，核心心成员以以数据为为基础提提出理由由和建议议，经项项目组讨讨论，评评估影响响，达成成一致后后交项目目管理者者和倡导导者批准准，只有有经项目目管理者者和倡导导者批准准后的变变更方可可生效。4、 项目文件件管理4.1 需要存存档的文文件：凡凡是与项项目相关关的具有有保存或或参考价价值的文文件，如如不同版版本的项项目计划划书、项项目原始始数据记记录表格格、流程程文件、管理规规定文件件、调查查报告、分析文文件；项项目成员员参加会会议考勤勤记录、项目会会议纪要要等。4.2 文件存存档的方方式：电电子、纸纸质5、 沟通机制制5.1 会议：l 核心成员员每周五五

18、上午99：30010：30召召开一次次例会，进行项项目进展展回顾，并商讨讨解决存存在的问问题；必必要时组组织临时时会议；l 向倡导者者汇报：两周一一次，遇遇重要问问题的决决策时，组织临临时会议议；l 会议的通通知、会会议室及及仪器等等的预订订和准备备、会议议纪要等等由核心心成员轮轮流负责责；l 因故不能能参会者者，需征征得项目目LEAADERR的同意意；l 会议纪要要在会后后一个工工作日内内发相关关人员。5.2电电话/邮件：随时将将本人所所负责的的工作进进展通报报项目组组全体核核心成员员。6、 项目组成成员的绩绩效考核核6.1 比重：根据参参与程度度的不同同，占个个人绩效效考核的的一定比比例（

19、该该比例应应不低于于个人季季度工作作计划中中6siigmaa项目工工作所占占的比重重）；6.2 依据：个人计计划是否否按时按按标准完完成；是是否对项项目各项项资料和和成果进进行认真真整理归归档；会会议、活活动是否否按时参参加，是是否积极极发表意意见；遇遇问题时时是否及及时交流流；是否否学会使使用6ssigmma工具具及PRROJEECT软软件。6.3 方式：以参与与评价的的方式体体现在季季度绩效效考核表表中。7、 团队成员员承诺：7.1 使用6ssigmma语言言、团队队协作、知识与与经验共共享。7.2 严格按计计划推进进，出现现突发事事件及时时沟通汇汇报，收收集准确确数据。8、 争议解决决：

20、在项项目执行行过程中中，如果果出现争争议首先先由TEEAM LEAADERR与项目目组核心心成员进进行协调调评判，不能解解决争端端则上交交项目管管理者及及倡导人人处理。十二、 项目计划划确认和和批准项目成员员对本项项目计划划的签字字确认：SPONNSORR批准本本项目计计划：附件：附件一：技术术术语定义义及收集制度度附件二：资产采采购项目目WBSS表 附件三：采购周周期现状状过程图图（家具具和通用类资资产采购购过程图图、内部部领用过程图图（研发发成品类类）、专专用类资资产采购购过程图图）附件四：通用类类价格折折扣现状及目标标数据附件五：专用类类价格折折扣现状状及目标标数据附件六：资产采采购各子项目甘特图