K3操作与实训采购模块

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1、K3操作与实训采购模块K3操作与实训采购模块K/3供应链系统K/3K/3供应链系统模块供应链系统模块q 采购管理系统采购管理系统q 进口管理系统进口管理系统q 销售管理系统q 出口管理系统q 质量管理系统q 仓存管理系统q 存货核算系统K3操作与实训采购模块采购模块的操作与实训采购模块的操作与实训n目的：掌握目的：掌握K/3采购系统日常业务处理工作，采购系统日常业务处理工作，熟悉业务的操作流程熟悉业务的操作流程n要求：要求：（1）根据以下业务资料进行采购系统各种）根据以下业务资料进行采购系统各种业务单据制作业务单据制作 （2）进行采购单据的审核）进行采购单据的审核 （3）进行采购发票的钩稽）进

2、行采购发票的钩稽 （4）掌握各种账表的查看技巧）掌握各种账表的查看技巧K3操作与实训采购模块采购采购采购系统采购系统外购入库单采购管理系统应付款管理系统仓存管理系统存货核算系统采购发票K3操作与实训采购模块业务处理供应商采购人员仓管人员会计答复报价等 采购处理 接收商品 财务处理订购订购签定合同签定合同（采购订单）（采购订单）开票开票（采购发票）（采购发票）发货发货（外购入库单）（外购入库单）钩稽钩稽（发票、入库单核对）（发票、入库单核对）凭证制作凭证制作付款付款（付款单）（付款单）采购申请采购申请（采购申请单）（采购申请单）入库核算入库核算 付款出纳采购系统采购系统采购系统采购系统采购系统采

3、购系统应付系统应付系统仓存系统仓存系统存货核算存货核算现金系统现金系统 入库通知入库通知（收料通知单）（收料通知单）采购采购价格价格控制控制K3操作与实训采购模块业务处理采购业务案例介绍采购业务案例介绍-采购价格采购价格 案例：案例：上海电线电缆厂对电源订货在上海电线电缆厂对电源订货在100个以内，报价个以内，报价为为10元，元，100个以上，报价为个以上，报价为9元。元。为了控制采购成本，绿色原野公司要求电源采为了控制采购成本，绿色原野公司要求电源采购的最高价格不得超过购的最高价格不得超过12元。元。K3操作与实训采购模块业务处理采购业务案例介绍采购业务案例介绍-普通采购业务普通采购业务 案

4、例：案例：采购部崔小燕采购部崔小燕-1、7月月5日拟采购鼠标、键盘各日拟采购鼠标、键盘各50个，拟采购单价为个，拟采购单价为10元。元。2、经过几轮询价，、经过几轮询价，7月月8日和苏州电子厂签定协议，采购鼠标、日和苏州电子厂签定协议，采购鼠标、键盘各键盘各50个，采购单价为个，采购单价为10元，并约定元，并约定12日到货。日到货。3、通知仓管人员准备收货。、通知仓管人员准备收货。仓库管理员何佳仓库管理员何佳-7月月12日收到苏州电子厂送来的日收到苏州电子厂送来的50个鼠标及键盘，当日入原料个鼠标及键盘，当日入原料仓。仓。会计满军会计满军-7月月13日收到苏州电子厂开来的增值税发票，金额日收到

5、苏州电子厂开来的增值税发票，金额1000元，税元，税额额170元。同时还有代垫的运费发票元。同时还有代垫的运费发票200元。元。主管人员主管人员-各业务主管人员负责审核所负责业务的所有单据。各业务主管人员负责审核所负责业务的所有单据。K3操作与实训采购模块业务处理供应商采购人员仓管人员会计答复报价等 采购处理 接收商品 财务处理订购订购签定合同签定合同（采购订单）（采购订单）开票开票（采购发票）（采购发票）发货发货（外购入库单）（外购入库单）钩稽钩稽（发票、入库单核对）（发票、入库单核对）凭证制作凭证制作付款付款（付款单）（付款单）采购申请采购申请（采购申请单）（采购申请单）入库核算入库核算

6、付款出纳采购系统采购系统采购系统采购系统采购系统采购系统应付系统应付系统仓存系统仓存系统存货核算存货核算现金系统现金系统 入库通知入库通知（收料通知单）（收料通知单）采购采购价格价格控制控制K3操作与实训采购模块业务处理采购申请单采购申请单 采购申请单是各业务部门或计划部门根据主生产计划、物料需求计采购申请单是各业务部门或计划部门根据主生产计划、物料需求计划、库存管理需要、销售订货、或零星需求等实际情况，向采购部门提划、库存管理需要、销售订货、或零星需求等实际情况，向采购部门提请购货申请、并可批准采购的业务单据。采购申请也可以由采购部门统请购货申请、并可批准采购的业务单据。采购申请也可以由采购

7、部门统一汇总输入或系统自动合并。一汇总输入或系统自动合并。采购申请单可以手工录入，也可以从采购申请单可以手工录入，也可以从库存缺货查询录入，或物料配套查询库存缺货查询录入，或物料配套查询生成，或根据计划自动生成，或根据销售订单关联生成生成，或根据计划自动生成，或根据销售订单关联生成单据中的单据中的建议采购日期是扣除了提前期的采购到货日期建议采购日期是扣除了提前期的采购到货日期系统提供采购申请单合并功能，合并时可以直接合并和按需求日期合并系统提供采购申请单合并功能，合并时可以直接合并和按需求日期合并采购申请单通过下推可以生成采购订单采购申请单通过下推可以生成采购订单K3操作与实训采购模块业务处理

8、供应商采购人员仓管人员会计答复报价等 采购处理 接收商品 财务处理订购订购签定合同签定合同（采购订单）（采购订单）开票开票（采购发票）（采购发票）发货发货（外购入库单）（外购入库单）钩稽钩稽（发票、入库单核对）（发票、入库单核对）凭证制作凭证制作付款付款（付款单）（付款单）采购申请采购申请（采购申请单）（采购申请单）入库核算入库核算 付款出纳采购系统采购系统采购系统采购系统采购系统采购系统应付系统应付系统仓存系统仓存系统存货核算存货核算现金系统现金系统 入库通知入库通知（收料通知单）（收料通知单）采购采购价格价格控制控制K3操作与实训采购模块业务处理采购订单采购订单 采购订单是企业采购部门根据

9、各种采购申请单制定，并交给供应商资料作为订货依据的单据。采购订单是采购订货业务工作中非常重要的一个管理方式，通过采购订单可以直接向供应商资料订货并可查询采购订单的收料情况和订单执行状况。此单据用户可以不填制，单据生成后要审核。采购订单是根据采购申请单制定并提交给供应商的订货单据采购订单可以手工录入，或通过关联采购申请单、采购合同以及销售订单生成订单中的单价、折扣可以根据一定规则自动获取根据采购申请单生成采购订单时，按照供应商供货信息中的供货比例自动进行数量分配K3操作与实训采购模块业务处理供应商采购人员仓管人员会计答复报价等 采购处理 接收商品 财务处理订购订购签定合同签定合同（采购订单）（采

10、购订单）开票开票（采购发票）（采购发票）发货发货（外购入库单）（外购入库单）钩稽钩稽（发票、入库单核对）（发票、入库单核对）凭证制作凭证制作付款付款（付款单）（付款单）采购申请采购申请（采购申请单）（采购申请单）入库核算入库核算 付款出纳采购系统采购系统采购系统采购系统采购系统采购系统应付系统应付系统仓存系统仓存系统存货核算存货核算现金系统现金系统 入库通知入库通知（收料通知单）（收料通知单）采购采购价格价格控制控制K3操作与实训采购模块业务处理收料通知单收料通知单收料通知单是采购部门在物料到达企业后，登记由谁验收、由那个仓库入库等情况的详细单据，便于物料的跟踪与查询企业中存在一些受托加工物料

11、，这些物料的暂时处置权虽然在本企业，但所有权还在委托单位。这些物料只计算数量、不需要核算成本，称为代管物料。收料通知单和退料通知单可以帮助企业处理代管物料的业务。一般来说，收料通知单可以通过手工录入、订单确认、采购发票关联、由销售出库单自动生成等多途径生成。K3操作与实训采购模块业务处理供应商采购人员仓管人员会计答复报价等 采购处理 接收商品 财务处理订购订购签定合同签定合同（采购订单）（采购订单）开票开票（采购发票）（采购发票）发货发货（外购入库单）（外购入库单）钩稽钩稽（发票、入库单核对）（发票、入库单核对）凭证制作凭证制作付款付款（付款单）（付款单）采购申请采购申请（采购申请单）（采购申

12、请单）入库核算入库核算 付款出纳采购系统采购系统采购系统采购系统采购系统采购系统应付系统应付系统仓存系统仓存系统存货核算存货核算现金系统现金系统 入库通知入库通知（收料通知单）（收料通知单）采购采购价格价格控制控制K3操作与实训采购模块业务处理外购入库单外购入库单 外购入库单，又称收货单、验收入库单等，是确认货物入库的书面证明，外购入库单也是财务人员据以记账、核算成本的重要原始凭证。外购入库单，又称收货单、验收入库单等，是确认货物入库的书面证明表体中的单价按照相应的价格规则进行携带，但当外购入库核算完成后，系统会根据采购发票、费用发票核算出相应的单位入库成本，此入库成本会反写到入库单的单价中审

13、核后的外购入库单可以在存货核算系统中进行入库核算，确认采购成本如果是采购退货，则在外购入库单据中选择红字K3操作与实训采购模块业务处理供应商采购人员仓管人员会计答复报价等 采购处理 接收商品 财务处理订购订购签定合同签定合同（采购订单）（采购订单）开票开票（采购发票）（采购发票）发货发货（外购入库单）（外购入库单）钩稽钩稽（发票、入库单核对）（发票、入库单核对）凭证制作凭证制作付款付款（付款单）（付款单）采购申请采购申请（采购申请单）（采购申请单）入库核算入库核算 付款出纳采购系统采购系统采购系统采购系统采购系统采购系统应付系统应付系统仓存系统仓存系统存货核算存货核算现金系统现金系统 入库通知

14、入库通知（收料通知单）（收料通知单）采购采购价格价格控制控制K3操作与实训采购模块业务处理采购发票采购发票 采购发票是企业采购物料时供应商开据的发票，是财务上非常重要的一种原始单据。采购发票在形式上分为专用和普通两种，它们的区别在于专用发票涉及增值税，而普通发票不涉及，具体选择可以按用户实际情况选择。不管是专用发票还是普通发票也分两种，即蓝字、红字发票，它们的生成方式也有所不同。蓝字发票是真正的采购发票，而红字采购发票则是指退货发票。普通发票在格式上只比专用发票少了几个与增值税有关的项目其他操作相同。费用发票是运输单位开给购货单位、加工单位开给来料单位等，据以付款、记账、纳税的依据多张入库单可

15、对应一张开票，一张入库单也可拆单对应多张发票如果是采购退货，则在采购发票单据中选择红字K3操作与实训采购模块业务处理供应商采购人员仓管人员会计答复报价等 采购处理 接收商品 财务处理订购订购签定合同签定合同（采购订单）（采购订单）开票开票（采购发票）（采购发票）发货发货（外购入库单）（外购入库单）钩稽钩稽（发票、入库单核对）（发票、入库单核对）凭证制作凭证制作付款付款（付款单）（付款单）采购申请采购申请（采购申请单）（采购申请单）入库核算入库核算 付款出纳采购系统采购系统采购系统采购系统采购系统采购系统应付系统应付系统仓存系统仓存系统存货核算存货核算现金系统现金系统 入库通知入库通知（收料通知

16、单）（收料通知单）采购采购价格价格控制控制K3操作与实训采购模块业务处理钩稽钩稽 在企业的采购业务开展过程中，并不是一张发票严格地对应一张入库单，经常可能是一笔采购业务，企业分多次收货入库，而供应商汇总开出一张发票，为了正确核算出每一次采购的成本，需要将每次的采购发票和外购入库单进行钩对。或者运输途中发生的运费需要由企业承担，也需要将运费发票和入库单进行钩对。钩稽即是将入库单的数量与发票进行核对，是核算入库成本的依据。K3操作与实训采购模块业务处理钩稽钩稽采购发票和外购入库单钩稽的条件是：（1）两者供应商相同，）两者供应商相同，（2）两者单据状态必须是已审核、尚未完全钩稽（即钩稽状态是）两者单

17、据状态必须是已审核、尚未完全钩稽（即钩稽状态是部分钩稽或未钩稽）；部分钩稽或未钩稽）；（3）对于受托入库采购方式的单据钩稽时，两者的采购方式必须）对于受托入库采购方式的单据钩稽时，两者的采购方式必须一致；一致；（4）对于委外加工类型的入库单进行钩稽时，两者的业务类型必）对于委外加工类型的入库单进行钩稽时，两者的业务类型必须一致；须一致；（5）两者都必须是以前期间或当期的单据；）两者都必须是以前期间或当期的单据；（6）两者的物料、辅助属性、本次钩稽数量必须一致；）两者的物料、辅助属性、本次钩稽数量必须一致；一张发票可以与多张入库单钩稽，多张发票也可以与一张入库单钩稽，同样，多张发票可以与多张入库

18、单钩稽。K3操作与实训采购模块回顾:普通采购业务流程图采购申请单采购申请单采购订单采购订单收料通知单收料通知单外购入库单外购入库单采购发票采购发票 其中，蓝色单据在采购系统处理，也是最基本的业务流程。采购申请单、收料通知单可以根据企业需要选择是否使用。该流程体现的实际业务是：货先到，发票后到，最后付款，同时入库单和发票都在同一个期间入帐，处理相对简单。需要注意的是：如果发票和入库单不在同一个期间入帐，则仓库帐和财务帐可以存在不一致的情况，为了保证帐实相符，此时需要财务根据入库单进行估价入帐。付款单付款单K3操作与实训采购模块业务处理采购业务案例介绍采购业务案例介绍-暂估入库暂估入库 案例：案例

19、：采购部崔小燕于采购部崔小燕于2006-7-20日向西安电子厂购买音箱日向西安电子厂购买音箱100个，单价个，单价50元元（不含税）；（不含税）；2006-7-25货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员何佳入原料仓，发票本月未到。何佳入原料仓，发票本月未到。K3操作与实训采购模块暂估入库n行政部人员李萍于行政部人员李萍于2008年向王码公司订购乙材年向王码公司订购乙材料料1000公斤，单价公斤，单价100元（不含税价）。元（不含税价）。2008年年1月月11日货到，当日行政部门通知仓库入库，日货到，当日行政部门通知仓库入库，仓管人员高起检验合格后入

20、库（原材料仓）仓管人员高起检验合格后入库（原材料仓）n业务流程：业务流程：收料通知单收料通知单外购入库单外购入库单采采购发票（下月发票到后做）购发票（下月发票到后做）K3操作与实训采购模块业务处理采购业务案例介绍采购业务案例介绍-单先到货后到单先到货后到 案例：案例：采购部崔小燕于采购部崔小燕于2006-7-20日向长安高科技公司购买主板日向长安高科技公司购买主板100个，单价个，单价200元（不含税）；元（不含税）；2006-7-25日收到长安高科技公司开出的增值税发票，日收到长安高科技公司开出的增值税发票，2006-7-30日货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员何佳入原料日货到，当日

21、采购部门通知仓库入库，仓库管理员何佳入原料仓。仓。采购申请单采购申请单采购订单采购订单收料通知单收料通知单外购入库单外购入库单采购发票采购发票付款单付款单 该流程体现的实际业务是：先收到发票后收到商品，最后付款。该种情况下，企业在没有收到订购的货物时一般不会先付款，只有在商品入库后才会办理付款手续。K3操作与实训采购模块单先到货后到n行政人员李萍于行政人员李萍于2008年年1月月25日向南方公司订日向南方公司订购甲材料购甲材料100公斤，单价公斤，单价30元（不含税价）。元（不含税价）。2008年年1月月27日收到南方公司开出的增值税发日收到南方公司开出的增值税发票，次日货到，行政部门通知仓库

22、入库，仓管票，次日货到，行政部门通知仓库入库，仓管人员高起验收入库（原材料仓）。人员高起验收入库（原材料仓）。n业务流程：采购订单业务流程：采购订单采购发票采购发票收料通知收料通知单（从采购发票获取）单（从采购发票获取）外购入库单外购入库单K3操作与实训采购模块货到单未到n行政部人员李萍于2008年1月3日向南方公司订购甲材料1000公斤，单价20元（不含税价）。2008年1月10到货，当日行政部门通知仓库入库，仓库管理员高起经检验合格后入库（原材料仓）。2008年1月10日南方公司开出增值税发票。n 业务流程：采购申请单采购订单收料通知单外购入库单采购发票K3操作与实训采购模块单货同到n行政

23、部人员李萍于2008年1月20日向王码公司订购乙材料100公斤,单价110元(不含税价)。2008年1月25日货到，当日行政部门通知仓库入库，仓管人员高起入原材料仓。同时收到王码公司开出的增值税发票。n业务流程：采购申请单采购订单收料通知单外购入库单采购发票K3操作与实训采购模块单先到货后到n行政人员李萍于2008年1月25日向南方公司订购甲材料100公斤，单价30元（不含税价）。2008年1月27日收到南方公司开出的增值税发票，次日货到，行政部门通知仓库入库，仓管人员高起验收入库（原材料仓）。n业务流程：采购订单采购发票收料通知单（从采购发票获取）外购入库单K3操作与实训采购模块业务处理采购

24、业务案例介绍采购业务案例介绍-退货退货 案例：案例：仓库管理员何佳发现仓库管理员何佳发现7月月13日向苏州电子厂购买入库的键盘日向苏州电子厂购买入库的键盘10个有质量个有质量问题，采购人员决定于问题，采购人员决定于7月月13日从材料库退货。日从材料库退货。7月月14日苏州电子厂开出日苏州电子厂开出红字增值税发票。红字增值税发票。红字外购入库单红字外购入库单红字采购发票红字采购发票退款单退款单退料通知单退料通知单原收料通知单原收料通知单K3操作与实训采购模块退货业务n仓管人员高起发现2008年1月25日向王码公司购入的乙材料有质量问题，决定并于2008年1月29日从原材料退货。2008年1月30

25、日王码公司开出红字增值税发票。n业务流程：红字外购入库单红字采购发票K3操作与实训采购模块业务处理采购业务案例介绍采购业务案例介绍-分次收到货物分次收到货物 案例：案例：采购部崔小燕于采购部崔小燕于2006-7-21日向长安高科技公司购买主板日向长安高科技公司购买主板200个，单价个，单价190元元（不含税）；（不含税）；2006-7-25日收到长安高科技公司发来的主板日收到长安高科技公司发来的主板100个，同日仓库入个，同日仓库入库，库，2006-7-28日再次收到长安高科技公司发来的主板日再次收到长安高科技公司发来的主板100个，同日仓库入库，个，同日仓库入库，2006-7-30日收到长安

26、高科技公司开来的增值税发票。日收到长安高科技公司开来的增值税发票。采购申请单采购申请单采购订单采购订单收料通知单收料通知单1外购入库单外购入库单1采购发票采购发票付款单付款单外购入库单外购入库单2。收料通知单收料通知单2。该流程体现的实际业务是：先分次收货，再根据汇总的发票进行付款。注意单据的多次关联操作。K3操作与实训采购模块收到部分货物n行政部人员李萍于2008年1月6日向强发公司订购A、B产品各1000件，单价各为500、800元（不含税价）。2008年1月8日收到强发公司发来A、B产品各500件，行政部通知仓库入库，仓管人员高起验收入库（原材料仓）。n业务流程：采购订单收料通知单外购入

27、库单K3操作与实训采购模块业务处理采购业务案例介绍采购业务案例介绍-代管物资代管物资 案例：案例：2006-7-25日收到广州省电力仪器制造有限公司发来的代管物资日收到广州省电力仪器制造有限公司发来的代管物资CPU 100片，入代管库。片，入代管库。收料通知单收料通知单退料通知单退料通知单 该流程一般适用有长期业务关系的商家，代为暂时保管商品。代为保管商品时，一般只核算商品的数量，不关注商品的质量或价格。在系统中则是通过虚仓管理来与正常的商品出入库操作进行区分。K3操作与实训采购模块代管物资业务代管物资业务n2008年年1月月30日收到南方公司发来的代管日收到南方公司发来的代管物资甲材料物资甲

28、材料100公斤，入代管仓。公斤，入代管仓。n业务流程：通过收料通知单做代管仓入库。业务流程：通过收料通知单做代管仓入库。K3操作与实训采购模块业务处理采购业务案例介绍采购业务案例介绍-受托代销受托代销 案例：案例：1、2006-7-25日收到受托方广州省电力仪器制造有限公司发来的飞利浦显示器日收到受托方广州省电力仪器制造有限公司发来的飞利浦显示器200台，单价台，单价1000元。元。2、2006-7-28日代销给江门电器公司日代销给江门电器公司150台，单价台，单价1500元。元。3、2006-7-30日把未销售完的显示器日把未销售完的显示器50台退回给受托方广州省电力仪器制造有台退回给受托方

29、广州省电力仪器制造有限公司。限公司。收料通知单收料通知单外购入库单外购入库单采购发票采购发票付款单付款单销售出库单销售出库单销售发票销售发票收款单收款单退料通知单退料通知单 该流程体现的实际业务是：收到代销商品时，先放入代管仓。根据实际销售的数量情况，先做同样数量的采购入库，同时再做销售出库，未销售完成的商品退回给受托方。K3操作与实训采购模块受托代销业务n（1）2008-1-25日收到受托南方公司发来的A产品100件，单价500元/n（2）2008-1-28日代销给天达公司50件，单价700元。n（3）2008-1-30日把未销售完的A产品50件退回给受托南方公司。n业务流程：收料通知单外购

30、入库单采购发票销售出库单销售发票退料通知单K3操作与实训采购模块处理方法：（1）收到受托商品时，做一张收料通知单，注意此时的仓库应当是待检仓，如没有建立代检仓，则要先增加待检仓。（2）销售受托商品时，要从待检仓转出相同数量的商品，先做外购入库单，入库单必须选择（待检仓）收料通知单关联，入实仓，同时生成采购发票（此发票是与委托方的结算发票），还有要做一张实际的销售发票和销售发出单，发到目标客户。（3）当还有受托商品要退回到受托方时，只要再做一张退料通知单，从待检仓发回受托方。操作要点：待检仓只核算数量，不核算金额。K3操作与实训采购模块业务处理采购业务案例介绍采购业务案例介绍-委外加工委外加工

31、案例：案例：一款新式的框架外壳一款新式的框架外壳NEW由镀锌钢板加工而成，由镀锌钢板加工而成，2007-7-5日何佳从原料仓领日何佳从原料仓领料镀锌钢板料镀锌钢板100公斤，发送到西安电子厂采用新工艺进行加工。公斤，发送到西安电子厂采用新工艺进行加工。2007-7-15日日将加工好的物料框架外壳将加工好的物料框架外壳NEW90个送回半成品仓。同日加工单位开来加工发个送回半成品仓。同日加工单位开来加工发票金额票金额1800元，以及发生运费元，以及发生运费400元（可抵扣税金元（可抵扣税金40元）元）该流程体现的实际业务是：委托伙伴代为加工商品，提供加工商品的原材料，并支付一定的加工费用。委外加工

32、生委外加工生产任务单产任务单委外加工发出委外加工发出采购发票采购发票(加工费加工费)付款单付款单委外加工入库委外加工入库费用发票费用发票(运费等运费等)K3操作与实训采购模块进口基础设置基础设置多级审核多级审核供应商资料供应商资料国别国别港口港口保险保险HS编码编码物料物料K3操作与实训采购模块业务处理采购申请单采购申请单进口订单进口订单收料通知单收料通知单外购入库单外购入库单进口单证进口单证付款单付款单 案例：案例：采购部崔小燕采购部崔小燕1、7月月21日和日和JEAN COOP COMPANY签定进口协议，进签定进口协议，进口口CPU50个，采购单价为个，采购单价为$100元，并约定元，并约定30日到货，采用航空运输方式。对日到货，采用航空运输方式。对方要求采用信用证付款方式。方要求采用信用证付款方式。仓库管理员何佳仓库管理员何佳7月月30日收到日收到JEAN COOP COMPANY送来的送来的50个个CPU，当日入原料仓。当日入原料仓。会计满军会计满军7月月31日收到日收到JEAN COOP COMPANY发来的进口单证。发来的进口单证。