民营企业的档案管理PPT课件

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1、民营企业的档案管理民营企业的档案管理12主讲内容主讲内容企业管理档案经济合同管理档案3企业管理档案企业管理档案4企业档案是指企业在日常工作中企业档案是指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动售、经济核算及科学研究等活动中直接形成有保存价值的真实记中直接形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像录。主要包括文字、图表、音像等。等。企业档案的含义企业档案的含义5民营企业档案的分类民营企业档案的分类序号序号内内 容容代号代号1 1企业管理性企业管理性档案档案A A2 2基建档案基建档案B B3 3科研档案科研档案C C4 4产品档

2、案产品档案D D6 5 5设备档案设备档案E E6 6会计档案会计档案F F7 7合同档案合同档案G G8 8员工档案员工档案H H9 9特殊载体档案特殊载体档案J J7n企业档案分类原则：企业档案分类原则：以全部档案为对象以全部档案为对象依据企业管理职能依据企业管理职能 结合档案内容和形成特点结合档案内容和形成特点8 保持档案材料的内部有机联保持档案材料的内部有机联系系方便管理与利用方便管理与利用协调统一、不随便改动协调统一、不随便改动9A 企业管理性档案企业管理性档案一、档案与文件的区别一、档案与文件的区别尚未办理完毕的文件不是档案，尚未办理完毕的文件不是档案，凡处在文书处理过程中的文件，

3、凡处在文书处理过程中的文件，都不能归档。都不能归档。对日后没有查考价值的文件不是对日后没有查考价值的文件不是档案档案。10二、件的含义二、件的含义单份文件，每份文件为一件；单份文件，每份文件为一件；各种报表、名册、图册、书刊、各种报表、名册、图册、书刊、会议记录等，一册（本）为一件；会议记录等，一册（本）为一件；11 正本与定稿为一件；正本与定稿为一件；正件与附件为一件；正件与附件为一件；正文与文件处理单为一件；正文与文件处理单为一件；原件与复制件为一件；原件与复制件为一件；转发件与被转发件为一件；转发件与被转发件为一件；12 来文与复文、去文与复文（具体来文与复文、去文与复文（具体包括请示与

4、批等）可作为组合件，包括请示与批等）可作为组合件，或各为一件。或各为一件。13三、归档的主要步骤和要求三、归档的主要步骤和要求文件材料归档可分为文件材料归档可分为11个步骤：个步骤：1 收集文件收集文件7 文件著录文件著录2 区分年度区分年度8 填备考表填备考表3 划分期限划分期限9 文件装盒文件装盒4 文件装订文件装订 10 打印目录打印目录5 文件排列文件排列 11 入库装箱柜入库装箱柜6 文件编号文件编号141、收集文件、收集文件把反映本单位主要活动的，应该把反映本单位主要活动的，应该归档的文件材料收集齐全、完整。归档的文件材料收集齐全、完整。（归档范围见书（归档范围见书P17-18）1

5、5 对不需归档的文件要进行剔除。对不需归档的文件要进行剔除。要注意要注意“帐外帐外”文件的收集，特文件的收集，特别是各种上报图表、花名册、本别是各种上报图表、花名册、本单位出版的书刊和外出开会带回单位出版的书刊和外出开会带回的会议文件等。的会议文件等。162、区分年度、区分年度 根据形成和处理文件的年度根据形成和处理文件的年度对归档文件进行区分，即不同对归档文件进行区分，即不同年度形成的文件材料要按年度年度形成的文件材料要按年度具体分开。具体分开。17 一般的文件材料，放在其形成一般的文件材料，放在其形成的年度归档。的年度归档。计划、预决算、总结、报告、计划、预决算、总结、报告、统计报表等，放

6、在文件内容针统计报表等，放在文件内容针对的年度。对的年度。18长远规划，放在文件内容针对长远规划，放在文件内容针对的头一年。的头一年。多年的总结、报告，放在文件多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年。针对的最后一年。19 跨年度的案件，放在结案的一跨年度的案件，放在结案的一年。年。跨年度的会议，放在闭幕年。跨年度的会议，放在闭幕年。203、划分期限、划分期限准确地判定每一份文件和每一准确地判定每一份文件和每一组文件的价值，保管期限分别组文件的价值，保管期限分别定为永久（无限期）、长期定为永久（无限期）、长期（1650年）、短期（年）、短期（15年年以下）。（保管期限表见书以下）。（保管期限表

7、见书P25）214、文件装订、文件装订修裱破损或页幅过小的文件修裱破损或页幅过小的文件复制字纸模糊或易褪变的文件，复制字纸模糊或易褪变的文件，对以纯蓝墨水、红墨水、复写对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料及传字迹材料制成的文件材料及传真件等进行复制。真件等进行复制。22 超大纸张折叠超大纸张折叠 对报表、图样等纸张幅面大对报表、图样等纸张幅面大于于A4规格的文件，需要加以规格的文件，需要加以折叠。操作是要尽量减少折叠折叠。操作是要尽量减少折叠次数，文件页数较多时，宜整次数，文件页数较多时，宜整份折叠份折叠23 去除会生锈的金属物（

8、订书钉、去除会生锈的金属物（订书钉、曲别针、大头针等装订用品）。曲别针、大头针等装订用品）。24如果是组合件，按以下顺序进行如果是组合件，按以下顺序进行组合件内的文件排列：组合件内的文件排列：正本在前，定稿在后；正本在正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，复制前，附件在后；原件在前，复制件在后；译文在前，原文在后，件在后；译文在前，原文在后，转发文在前，被转发文在后；复转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。文在前，来文在后。25 装订装订 采用左侧、下侧对齐方式采用左侧、下侧对齐方式 对，用不锈钢钉装订或线装订。对，用不锈钢钉装订或线装订。26 不不锈锈钢钢钉钉27 三三点

9、点一一线线装装订订285、文件排列、文件排列由单位档案室集中归档的单位由单位档案室集中归档的单位:先将归档的文件材料按三个保先将归档的文件材料按三个保管期限分开，同一保管期限的管期限分开，同一保管期限的文件材料按照文件材料按照“机构时间机构时间”或时间先后排列。或时间先后排列。29由各部门分别整理归档的单位，由各部门分别整理归档的单位，先将归档文件按机构分开，在将先将归档文件按机构分开，在将同一机构的文件按三个保管期限同一机构的文件按三个保管期限分开，同一保管期限内按时间先分开，同一保管期限内按时间先后排列。后排列。尽可能将关系密切的同一活尽可能将关系密切的同一活动、工作、会议形成的文件材料动

10、、工作、会议形成的文件材料排列在一起。排列在一起。30 统计报表、简报、刊物、非诉统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料、来文与复文、讼性案件材料、来文与复文、去文与复文等成套性文件可集去文与复文等成套性文件可集中排列，该套文件内部按文件中排列，该套文件内部按文件形成的时间先后排列。形成的时间先后排列。31 同一保管期限文件的排列顺序应同一保管期限文件的排列顺序应保持相对稳定。保持相对稳定。326、文件编号、文件编号归档文件应逐件在首页上方空归档文件应逐件在首页上方空白处用红色印泥或黑色墨水端白处用红色印泥或黑色墨水端正、清晰地盖上档号章，并填正、清晰地盖上档号章，并填写有关栏目的内容。写有关

11、栏目的内容。全宗号全宗号类别号类别号期期 限限年年 度度机机 构构件件 号号33全宗号全宗号类别号类别号 A期期 限限永久永久年年 度度2005机机 构构件件 号号15全宗号全宗号：通常指国家综合档案：通常指国家综合档案馆给立档单位的代号（企业没馆给立档单位的代号（企业没有全宗号的，可不填写）有全宗号的，可不填写）34全宗号全宗号类别号类别号 A期期 限限永久永久年年 度度2005机机 构构件件 号号15类别号类别号：不同门类档案的代号，：不同门类档案的代号，如管理性档案为如管理性档案为A35全宗号全宗号类别号类别号 A期期 限限永久永久年年 度度2005机机 构构件件 号号15期限期限：档案

12、的保管期限，分为：档案的保管期限，分为：永久、长期、短期永久、长期、短期36全宗号全宗号类别号类别号 A期期 限限永久永久年年 度度2005机机 构构件件 号号15年度年度：以四位阿拉伯数字标注：以四位阿拉伯数字标注文件形成年度的公元纪年。文件形成年度的公元纪年。37全宗号全宗号类别号类别号 A期期 限限永久永久年年 度度2005机机 构构件件 号号15机构机构：填写文件形成或承办部：填写文件形成或承办部门的简称或代号（不分机构编门的简称或代号（不分机构编档号的单位此栏可空）。档号的单位此栏可空）。38全宗号全宗号类别号类别号 A期期 限限永久永久年年 度度2005机机 构构件件 号号15件号

13、件号：以年度为界限，由档案室集中：以年度为界限，由档案室集中整理归档的，一个保管期限编一个大整理归档的，一个保管期限编一个大流水号，由各部门分别整理归档的，流水号，由各部门分别整理归档的，每个部门内按保管期限分别编三个流每个部门内按保管期限分别编三个流水号。件号应做到不重号，不空号。水号。件号应做到不重号，不空号。39不分机构编件号不分机构编件号年度年度期期 限限文件数量文件数量件件 号号2005永久永久45145长期长期2501250短期短期28512852005永久永久58158长期长期2101210短期短期280128040分机构编件号分机构编件号年度年度机构机构期期 限限文件数量文件数

14、量件件 号号2005办公室办公室永久永久50150长期长期2001200短期短期28012802005业务科业务科永久永久78178长期长期1851185短期短期2501250.41 在每年归档工作结束后，如发在每年归档工作结束后，如发现有其他应归档文件材料未归现有其他应归档文件材料未归档，可将该文件排在相应年度档，可将该文件排在相应年度已归档文件之后编目归档。已归档文件之后编目归档。427、文件著录、文件著录 把归档文件的有关项目把归档文件的有关项目录入档案管理系统。录入档案管理系统。著录项目必须准确、详细，以著录项目必须准确、详细，以提高利用文件的查准率、查全提高利用文件的查准率、查全率。

15、率。43 必须著录的项目有：文件题名、必须著录的项目有：文件题名、责任者、文号、成文日期、全责任者、文号、成文日期、全宗号（没有全宗号可留空）、宗号（没有全宗号可留空）、页数、件号、归档年度、保管页数、件号、归档年度、保管期限等。（见图样）期限等。（见图样）44全宗号全宗号类别号类别号年度年度保管期限保管期限机构机构 A2003 短短 期期归档文件目录归档文件目录件件号号责任责任者者文号文号题题 名名日期日期归档归档页数页数文件格文件格式式备备注注1从化从化市人市人民政民政府府从府从府2005X号号 关于关于的通知的通知2005-06-025件号：件号：以年度为界限，一个保管期限以年度为界限，

16、一个保管期限编一个大流水号。编一个大流水号。45全宗号全宗号类别号类别号年度年度保管期限保管期限机构机构 A2003 短短 期期归档文件目录归档文件目录件件号号责任责任者者文号文号题题 名名日期日期归档归档页数页数文件格文件格式式备备注注1从化从化市人市人民政民政府府从府从府2005X号号 关于关于的通知的通知200506-025责任者：责任者：制发文件的组织或个人，即制发文件的组织或个人，即文件的署名者或发文机关；联合发文文件的署名者或发文机关；联合发文的，可只著录第一责任者。的，可只著录第一责任者。46全宗号全宗号类别号类别号年度年度保管期限保管期限机构机构 A2003 短短 期期归档文件

17、目录归档文件目录件件号号责任责任者者文号文号题题 名名日期日期归档归档页数页数文件格文件格式式备备注注1从化从化市人市人民政民政府府从府从府2005X号号 关于关于的通知的通知200506-025文号：文号：文件的发文字号，如文件的发文字号，如“从府从府2005X号号”47全宗号全宗号类别号类别号年度年度保管期限保管期限机构机构 A2003 短短 期期归档文件目录归档文件目录件件号号责任责任者者文号文号题题 名名日期日期归档归档页数页数文件格文件格式式备备注注1从化从化市人市人民政民政府府从府从府2005X号号 关于关于的通知的通知2005-06-025题名：题名：即文件的标题，一般应照实抄录

18、，不做随即文件的标题，一般应照实抄录，不做随意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容，意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容，无法揭示文件的实际内容或成份，应加拟或重拟，无法揭示文件的实际内容或成份，应加拟或重拟，附于原题之后，外加附于原题之后，外加“”号号48全宗号全宗号类别号类别号年度年度保管期限保管期限机构机构 A2003 短短 期期归档文件目录归档文件目录件件号号责任责任者者文号文号题题 名名日期日期归档归档页数页数文件格文件格式式备备注注1从化从化市人市人民政民政府府从府从府2005X号号 关于关于的通知的通知2005-06-025日期：日期：指文件形成日期。指文件形成日期。4

19、9全宗号全宗号类别号类别号年度年度保管期限保管期限机构机构 A2003 短短 期期归档文件目录归档文件目录件件号号责任责任者者文号文号题题 名名日期日期归档归档页数页数文件格文件格式式备备注注1从化从化市人市人民政民政府府从府从府2005X号号 关于关于的通知的通知2005-06-025页数：页数：指归档文件的有效页面数，文指归档文件的有效页面数，文件处理单也要统计页数。件处理单也要统计页数。50全宗号全宗号类别号类别号年度年度保管期限保管期限机构机构 A2003 短短 期期归档文件目录归档文件目录件件号号责任责任者者文号文号题题 名名日期日期归档归档页数页数文件格文件格式式备备注注1从化从化

20、市人市人民政民政府府从府从府2005 号号 关于关于的通知的通知2005-06-025备注：备注：用以标注归档文件的变化情况用以标注归档文件的变化情况或参见档号。或参见档号。518、填写备考表、填写备考表 盒内文件情况说明：主盒内文件情况说明：主要用于填写本盒文件缺损、修要用于填写本盒文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。可暂不填写。52 整理人：由负责本盒文件整理归整理人：由负责本盒文件整理归档的人员签名。档的人员签名。检查人：由负责本盒文件归档质检查人：由负责本盒文件归档质量审核的人员签名。量审核的人

21、员签名。日期：填写归档的年、月、日。日期：填写归档的年、月、日。539、文件装盒、文件装盒将整理好的归档文件按照编号将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒，文件松紧要顺序装入档案盒，文件松紧要适当，盒满为限。同一盒内同适当，盒满为限。同一盒内同一年度，同一保管期限。一年度，同一保管期限。54 在档案盒的背脊上填上以下项在档案盒的背脊上填上以下项目：全宗名称、全宗号、类别目：全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构（不分号、年度、期限、机构（不分机构的单位可空）、起止件号。机构的单位可空）、起止件号。（详见下图）（详见下图）55全全宗宗名名称称全宗号全宗号类别号类别号年年 度度机机 构构期期

22、 限限起止件号起止件号档档案案盒盒背背脊脊式式样样公公司司全宗号全宗号类别号类别号A年年 度度2005机机 构构期期 限限短短 期期起止件号起止件号 128已已填填好好的的档档案案背背脊脊事事例例5610、打印目录、打印目录按不同的保管期限打印并装订按不同的保管期限打印并装订归档文件目录，一式一份。归档文件目录，一式一份。“档案目录档案目录”由由“归档情况登归档情况登记表记表”、“归档说明归档说明”、“归归档文件目录档文件目录”三部分组成。三部分组成。57（1）目录夹封面）目录夹封面全宗名称全宗名称公司公司全全 宗宗 号号类类 别别A期期 限限短期短期年年 度度200558（2）目录夹背脊）目

23、录夹背脊全宗号全宗号机机 构构类别号类别号A期期 限限短期短期年年 度度200559（3）填写归档情况登记表）填写归档情况登记表年度年度保管期限保管期限件数件数保保 管管接接 收收备注备注单位单位姓名姓名单位单位姓名姓名2002永久永久502003永久永久752004永久永久23.单位名称：单位名称：公司公司归档情况登记表归档情况登记表60（4）拟写归档说明，内容包括：）拟写归档说明，内容包括：l本年度立档单位主要工作概况，本年度立档单位主要工作概况，l本年度内设机构及单位领导人变本年度内设机构及单位领导人变化情况化情况l本年度管理性档案（文书）归档本年度管理性档案（文书）归档情况情况 61公

24、司二三年归档说明公司二三年归档说明一、主要工作概况一、主要工作概况（此部分内容可在本单位年终总结内抽出主要内容填写）（此部分内容可在本单位年终总结内抽出主要内容填写）二、机构、领导人变化情况二、机构、领导人变化情况1、本公司内设、本公司内设5个部门（个部门（、.）共有职工）共有职工人。人。2、领导人变化情况、领导人变化情况 任总经理任总经理 任财务总监任财务总监 任技术总监任技术总监三、本年度文书归档情况三、本年度文书归档情况 本公司本年度企业管理档案归档按照有关规定，收集齐全，本公司本年度企业管理档案归档按照有关规定，收集齐全，严格划分保管期限，及时归档，编制了档案目录，共归档严格划分保管期

25、限，及时归档，编制了档案目录，共归档308件，其中永久件，其中永久108件，编号件，编号1108件；长件；长100件，编号件，编号从从100件；短期件；短期100件，编号件，编号1100。二四年二四年月月62全宗号全宗号类别号类别号年度年度保管期限保管期限机构机构 A2005 短短 期期归档文件目录归档文件目录件件号号责任责任者者文号文号题题 名名日期日期归档归档页数页数文件格文件格式式备备注注1从化从化市人市人民政民政府府从府从府2005x号号 关于关于的通知的通知2005-06-025（4）打印归档文件目录）打印归档文件目录63装订装订“档案目录档案目录”如果每年文件数量不多，形如果每年文

26、件数量不多，形成目录页数较少，可将若干年成目录页数较少，可将若干年度的同一保管期限的归档文件度的同一保管期限的归档文件目录装入一本目录夹中（每年目录装入一本目录夹中（每年的归档文件须另起一个流水的归档文件须另起一个流水号）。号）。64 具体装订时，先放置具体装订时，先放置“归档情归档情况登记表况登记表”，再按时间先后顺，再按时间先后顺序将若干年的序将若干年的“归档说明归档说明”排排在前面，在按顺序接排相应年在前面，在按顺序接排相应年度的归档文件目录。度的归档文件目录。6511、入库装箱柜 室库内档案箱柜装具应排列有室库内档案箱柜装具应排列有序，统一编号。有利于提供利序，统一编号。有利于提供利用

27、。用。66一般要求采用分保管期限排架一般要求采用分保管期限排架方法，这种方法便于档案按年方法，这种方法便于档案按年度、保管期限进行检索。档案度、保管期限进行检索。档案存放方式采用竖放方式，从上存放方式采用竖放方式，从上到下，从左到右有序排列存放，到下，从左到右有序排列存放，它的优点是便于存放和拿取档它的优点是便于存放和拿取档案。案。67G 企业经济合同管理类企业经济合同管理类经济合同档案是本企业对各类企经济合同档案是本企业对各类企业和客户授信活动中形成的，反业和客户授信活动中形成的，反映信用业务工作情况并且有保存映信用业务工作情况并且有保存价值的文件材料的总称。主要指价值的文件材料的总称。主要

28、指企业的生产经营、销售合同及客企业的生产经营、销售合同及客户管理档案。户管理档案。68 根据企业的实际情况可设置为经根据企业的实际情况可设置为经济合同、客户管理档案类。济合同、客户管理档案类。69合同材料的分类整理合同材料的分类整理1可按合同形成的地区排列。可按合同形成的地区排列。2可按合同形成的时间顺序进可按合同形成的时间顺序进行排列。行排列。70 3可按合同形成的内容种类进可按合同形成的内容种类进行排列。行排列。71类目标识编制：类目标识编制：（1）适用中小型企业、合同适用中小型企业、合同材料不多：材料不多：G 1 1 案卷号（顺序号）案卷号（顺序号）目录号（第目录号（第1本目录）本目录）

29、大类代字大类代字 （企业经济合同管理（企业经济合同管理 类）类）72（2）适用大中型企业，合同、客）适用大中型企业，合同、客户材料较多的户材料较多的7374 根据本单位的实际工作中产生的合同材料而定，类目设置可增可减。75 4.合同档案保管期限分为长期（1650年）和短期（115年）。765、合同档案的整理、合同档案的整理（1）单份合同的整理）单份合同的整理（2）以卷的形式整理的方法）以卷的形式整理的方法 a.卷内文件排列卷内文件排列 b.编页码编页码 c.拟写案卷标题拟写案卷标题 77顺顺序序号号文号文号责任者责任者题题 名名 日期日期页号页号备注备注1公公司司 合同合同2002.02.05

30、1.卷内文件目录卷内文件目录全宗号全宗号目录号目录号G1.1案卷号案卷号1d.填写卷内目录填写卷内目录78案卷封面案卷封面公司公司 公司与公司与公司签定公司签定合同、协议书合同、协议书自自 2002年年2月至月至2005年年2月月保管期限保管期限长期长期本卷共本卷共 1件件 23页页归档号归档号全宗号全宗号目录号目录号G1.1案卷号案卷号13e.编制封面编制封面79 80 f.案卷装订案卷装订 g.入盒入盒 h.编制编制“档案目录档案目录”81卷卷号号归档号归档号题名题名起止起止日期日期卷内卷内页数页数保管保管期限期限备备注注13 公司与公司与公司公司签定签定合同、协议书合同、协议书2002.

31、02.10-2005.02.2023长期长期案卷目录案卷目录案卷目录式样案卷目录式样82全宗名称全宗名称公司公司全全 宗宗 号号目目 录录 号号G1.1起止年度起止年度2002-2005“档案目录档案目录”封面式封面式样样83全宗号全宗号目录号目录号G1.3年年 度度2002-2005案卷号案卷号1-50保管期限保管期限长期长期“档案目档案目录录”背背脊式样脊式样84 谢谢 谢谢例：会计档案目录会计档案目录顺序号：同一本目录内流水编号顺序号：同一本目录内流水编号会计档案目录会计档案目录类别：案卷所属类别类别：案卷所属类别会计档案目录会计档案目录卷（册、袋）标题：概括案卷的卷（册、袋）标题：概括

32、案卷的内容，例：内容，例：公司公司2003年财务报告年财务报告会计档案目录会计档案目录起止时间：起止时间：会计档案目录会计档案目录保管期限：根据会计档案保管期保管期限：根据会计档案保管期限表确定限表确定会计档案目录会计档案目录卷内张数：案卷内的张数卷内张数：案卷内的张数企业员工档案目录企业员工档案目录卷号：卷号：1企业员工档案目录企业员工档案目录题名：题名：员工档案员工档案企业员工档案目录企业员工档案目录卷内页数：卷内页数：10企业员工档案目录企业员工档案目录保管期限：定期保管期限：定期来自来自 中国最大的资料库下载中国最大的资料库下载 来自来自 中国最大的资料库下载中国最大的资料库下载来自来自 中国最大的资料库下载中国最大的资料库下载来自来自 中国最大的资料库下载中国最大的资料库下载来自来自 中国最大的资料库下载中国最大的资料库下载来自来自 中国最大的资料库下载中国最大的资料库下载来自来自 中国最大的资料库下载中国最大的资料库下载来自来自 中国最大的资料库下载中国最大的资料库下载