公司采购管理制度

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1、深圳市湘劳人力资源开发服务有限公司 财务管理制度 SHENZHENXIANGLAORENLIZIYUANGONGSI CAIWUGUANLI采购管理制度1.总则则1.1为为规范公公司商务务采购工工作，特特制定本本制度。1.2本本制度适适用于公公司的商务采购购/招标标活动（含含办公用用品、工工程、设设备设施施维修/维护等等项目）。2. 采采购/招招标原则则2.1严严格执行行询议价价程序2.1.1 采采购/招招标活动动，必须须由项目目需求部部门拟定定工程、办公用用品、项项目的招招标书（含项目目完成时时间、质质量要求求及验收收标准等等）；2.1.2采购购/招标标活动，必必须有三三家以上上具备合合法资

2、质质的供应应商提供供报价，同时应应围绕供供应商资资信情况况进行背背景调查查，并如如实记录录；2.1.3在权权衡质量量、价格格、交货货时间、售后服服务、资资信、客客户群等等因素的的基础上上，由管管理部联联合采购购项目需需求部门门、财务务部进行行综合评评估，并并与供应应商进一一步议定定最终价价格及采采购/招招标要求求；2.1.4临时性性应急采采购/招招标的项目，须向公公司领导导电话汇汇报，经经授权确确认后，可以先先予实施施，但应应于项目目实施之之日起五五个工作作日内，补充完完善相关关审批程程序。2.2采采购会审、合合同会签签制度2.2.1采购购/招标标活动，必必须各相相关部门门共同参与与，调研研汇

3、总各各方意见见，形成成书面的的评估报告告，经公司领领导审核核，并确确认最终终中标单单位；2.2.2采购购业务负负责人根根据采购购项目招招标书相相关要求求，拟定定合作作协议，报公公司领导导审核；2.2.3 采采购业务务负责人人与中标标单位沟沟通并确确认合合作协议议，报公司司领导批批准后，予以执执行。2.3 职责分分离2.3.1采购购人员不不得单独独实施货货物、工工程项目目和服务务的验收收；2.3.2采购购/招标标过程中中，货物物质量、数量、交货等等问题的的解决，应由管管理部、项目需需求部门门根据合合同要求求及有关关标准，与供应应商协商商完成；2.3.3 财财务部负负责对项项目采购购/招标标过程中

4、中，相关关费用的审审核及评评估程序序合法性性的监控控。2.4 一致性性原则2.4.1采购购人员采采购的物物品或服务务必须与与采购单所所列要求求规格、型号、数量相相一致；2.4.2在市市场条件件不能满满足采购部门门要求或或成本过过高的情情况下，采购人人员应及及时反馈馈信息，由项目目需求部部门综合合评估，变更采采购单，经经公司领领导确认认后，再次向向供应商商发出采采购要约约。2.5廉廉洁制度度所有采购购人员必必须做到到：2.5.1自觉觉维护公公司利益益，努力力提高采采购质量量，降低低采购成成本，提提高采购购效率；2.5.2加强学学习，提提高认识识，增强强法治观观念；2.5.3廉洁自自律，不不能向供

5、供应商索索取或收收受回扣扣；2.5.4严格按按采购制制度和程程序办事事，自觉觉接受监监督；2.5.5工作认认真仔细细，不出出差错，不因自自身工作作失误给给公司造造成损失失；2.5.6努力学学习业务务，广泛泛掌握与与采购业业务相关关的新设设备及市市场信息息。3. 采采购程序序3.1供供应商的的选择3.1.1供应应商必须须具有合合法资质质（供应应商评估估过程中中，参与与投标单单位应提提交营业业执照、税务登登记证明明、组织织机构代代码证及及其他专专业资质质证明）；3.1.2对于经经常使用用的商品品或服务务，管理理部应较较全面地地了解掌掌握供应应商的管管理状况况、质量量控制、运输、售后服服务等方方面的

6、情情况，建建立供应应商档案案，做好好记录，会同相相关部门对供应应商定期期进行评评估和审审计；3.1.3在选择择供应商商时，必必须进行行询议价价程序和和综合评评估；供应商商为中间间商时，应调查查其信誉誉、技术术服务能能力、资资质、以往往的服务务对象及及客户评评价情况况，供应应商的报报价不能能作为唯唯一决定定的因素素；3.1.4为确确保供应应渠道的的畅通，防止意意外情况况的发生生，应有有两家或或两家以以上供应应商作为为后备供供应商或或在其间间进行交交互采购购。3.2采采购程序序3.2.1固定定资产及及其他零零星物品品的申请请，由各各使用部部门报管理部统统一申请请。根据据采购申申请流程程，由各各相关

7、部部门审核核，并经公公司领导导批准后后，方可交管理部部采购人人员实施施采购。3.2.2采购购/招标标活动，应严格格遵循采采购申请请流程及及标准要要求，由由各相关关部门审审批。项目采采购申请请中如果果要素不不明确者者，应予退回。3.2.3采购询询价、综综合评估估、会签签合同，由管理理部协调调财务及采购/招标项项目需求求部门共共同完成成，报公公司领导导批准。项目需需求部门门负责采采购物品品的功能及及适用性性（必要要时可商商请外部部相关专专业人士士予以协协助）检检查；3.2.4财务务部门负负责预算算控制、价格调调查、合合同付款款条款的的审核，管理部部负责合合同风险险条款的的审查、合同条条款的谈谈判，

8、付付款申请请、索赔赔、采购购档案的的建立，市场信信息的收收集。同同时，与与供方和和生产厂厂联系货货物接送送的时间间、方式式、到货货情况、质量反反馈及确确认售后后服务事事宜。3.2.5采购过过程中发发生变化化时，项项目需求求部门出出具采购购变更申申请，由由公司领导导签字确确认后，交管理部采购人人员执行行。3.2.6采购/招标项项目需求求部门、管理部负责出具具接收报报告。3.2.7 相相关表格格后附。3.3付付款程序序3.3.1管理理部根据据付款计计划提出出申请，根据财财务付款款申请流流程，由由部门负负责人签签字，后后附付款款明细单单据、合作协协议，交给财财务部审审核，并并经公司司领导批批准后，由

9、财务务部办理理付款手手续；3.3.2 大大宗采购购行为（采购/招标单单价在5500元元以上），应要要求供应应商提供供开户行行及银行行账号信信息，优优先考虑虑银行转转账支付付，原则则上不予予现金结结算；3.3.3付款款前，必须须向供应应商索要要发票，核对发发票内容容是否和和合同一一致，并并填写发发票明细细单，部部门负责责人签字字，财务部部审核，公司领领导批准准后，由由财务部部核销。4. 违违约处理理4.1 采购人人员应积积极跟进进项目采采购/招招标项目目，确认认项目交交付期，如可能能出现延延期，管管理部应及时通通知相关关部门；4.2货货物出现现质量问问题后，由使用用者提出书面面意见，报部门门负责

10、人人审核，交管理理部处理理。管理理部接到到意见后后，将情情况上报报公司领领导，并并按投诉诉做紧急急处理，及时以以书面形式式报给供供应商，并电话话通知，要求供供应商换换货、退货或变变更服务务；4.3 合作作协议中，应应明确合合作双方方权利、义务、违约责责任，及及仲裁和和解约条条款；4.4 管理部部与供应应商协商商不成的的，或造造成损失失的，由由财务部部核算损损失，管管理部负负责追索索；追索索不成，由法院院裁决。5. 审审计监督督5.1 财务部部负责对对采购全全过程进进行财务务监督、核查和和审计；5.2在在采购询询价、议价价、合同同签订、合同执执行和采采购结算算过程中中，除有有管理部部、采购项项目

11、需求求部门及及相关领领导参与与外，财财务部门门要全程程参与；5.3 采购人人员要自自觉接受受审计及及针对采采购活动动的监督督和质询询；对采购购人员在在采购过过程发生生的违犯犯廉洁制制度的行行为，将将按公司司有关制制度予以以制裁；情节严严重，触触犯法律律者，移移送公安安机关处处理。 管 理 部部20100-7-20附表一、合同同报批表表：合同报批批表（付付款类）合同类别别：付款款类 申申报类别别：申报报时间： 合同同编号：以下由申申报部门门填写合同名称称内容提要要合同标的的规格与数数量价格比较较参考报价价一付款方式式报价单位位参考报价价二付款方式式报价单位位参考报价价三付款方式式报价单位位签约对

12、方方合同签订订价付款方式式单位名称称法人代表表洽谈人姓姓名职 务务电 话话业务状况况资信情况况合同责任任人 签签 名： 年年 月 日以下由各各部门责责任人和和公司领领导签署署意见使用部门门意见 签签 名： 年年 月 日管理部意意见 签签 名： 年年 月 日总经理意意见 签签 名： 年年 月 日注：本表表须附以以下材料料一并报报送有关关部门：1、签约约对方单单位营业业执照复复印件、相关资资质证明明、许可可证复印印件等：2、合同同对方洽洽谈人法法人授权权委托书书。附件二、项目目/工程程采购申申请单：深圳市湘湘劳人力力资源开开发服务务有限公公司 财务务管理制制度SHENNZHEENXIIANGGLAOORENNLIZZIYUUANGGONGGSI CAIIWUGGUANNLI项目/工工程采购购申请单单申请部门门申请人申请时间间申请事由由编号项目名称称规格/型型号数量/单单位单 价总金额需求时间间备 注12345678910金额总计计（元）部门负责责人意见见管理部意意见财务部意意见总经理意意见备注：1、项目目采购过过程中，应严格格履行“先申请请，后采采购”的原则则，未经经授权的的采购行行为，由由采购人人员承担担全部责责任；2、费用用报销时时，应将将本表单单作为附附件，附附于费费用报销销单后后，否则则不予报报销。第 8 页 共 8 页