企业文档管理课件

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1、企业文档管理1企业文档管理企业文档管理 2012 2012年年4 4月月1717日日企业文档管理2课程简介课程简介 企业档案概论企业档案概论 企业档案的种类企业档案的种类 建立档案工作体系建立档案工作体系 企业档案整理工作企业档案整理工作 企业档案的排列企业档案的排列企业文档管理3企业档案概论企业档案概论 什么是企业档案？什么是企业档案？是在企业活动中形成的原始历史记是在企业活动中形成的原始历史记录，对今后具有一定的查考利用价值，保录，对今后具有一定的查考利用价值，保存起来的信息资料。存起来的信息资料。企业活动有生产技术活动、工作活企业活动有生产技术活动、工作活动、经营销售活动。动、经营销售活

2、动。从企业建立开始算起从企业建立开始算起 企业的各个部门都是参与者企业的各个部门都是参与者 各种载体形式各种载体形式企业文档管理4 企业活动中形成的信息资料只有处理完毕企业活动中形成的信息资料只有处理完毕才能转化为企业档案。才能转化为企业档案。只有对日后企业各项活动仍然具有一定的只有对日后企业各项活动仍然具有一定的查考利用价值的信息资料才有必要转化为查考利用价值的信息资料才有必要转化为企业档案。企业档案。只有进一步系统整理、保存的基础上才能只有进一步系统整理、保存的基础上才能最后地转化为企业档案。最后地转化为企业档案。企业文档管理5 企业档案的作用：企业档案的作用：可作为企业活动的稽凭可作为企

3、业活动的稽凭；（关键问题、法；（关键问题、法律案件、维权的佐证，企业发展的见证）律案件、维权的佐证，企业发展的见证）可作为进行生产活动的重要依据和凭证可作为进行生产活动的重要依据和凭证；（提高办公效率）（提高办公效率）可作为提高企业管理水平的必要前提；可作为提高企业管理水平的必要前提；可作为提高企业经济效益的重要条件；可作为提高企业经济效益的重要条件；可作为实现企业现代化的重要前提。可作为实现企业现代化的重要前提。企业文档管理6企业档案的种类（归档范围）科技档案、文书档案、经营销售档案、计科技档案、文书档案、经营销售档案、计划档案、统计档案、物资供应档案、技术划档案、统计档案、物资供应档案、技

4、术管理档案、劳动工资档案、会计档案和人管理档案、劳动工资档案、会计档案和人事档案。事档案。企业档案的本质属性是作为原始记录保存企业档案的本质属性是作为原始记录保存下来的企业档案。下来的企业档案。企业文档管理7做好企业档案管理的几个必备要素做好企业档案管理的几个必备要素 领导重视领导重视 经办人员具体操作经办人员具体操作 掌握标准规范掌握标准规范企业文档管理8建立档案工作体系建立档案工作体系 1、企业档案管理原则：、企业档案管理原则：集中统一保管集中统一保管 2、工作体系图、工作体系图档案部办公室工程部策划部张李王赵周陈企业文档管理93 3、有领导分管、有领导分管 高层负责人高层负责人-中层负责

5、人中层负责人4 4、有部门负责、有部门负责 有条件的可以设置专职部门，或者在某部有条件的可以设置专职部门，或者在某部门下设置档案管理职责门下设置档案管理职责5 5、有经办人员、有经办人员 有条件的可以设置专职人员，或者明确兼有条件的可以设置专职人员，或者明确兼职人员职人员企业文档管理106 6、落实岗位责任、落实岗位责任7 7、规定工作流程、规定工作流程 归档时间，档案归口归档时间，档案归口8 8、形成制度、形成制度纳入公司总制度纳入公司总制度各种业务制度各种业务制度9 9、纳入考核、纳入考核企业文档管理11 企业档案工作的企业档案工作的“三列入、四参加、四同时三列入、四参加、四同时”档案工作

6、三列入：档案工作三列入：1 1、列入单位年度计划和议事日程、列入单位年度计划和议事日程 2 2、列入单位年度经费计划、列入单位年度经费计划 3 3、列入有关人员的岗位责任制、列入有关人员的岗位责任制 档案部门四参加：档案部门四参加：1 1、参加产品、参加产品/业务定型会业务定型会 2 2、参加行业、参加行业/科研课题研究会科研课题研究会 3 3、参加设备开箱验收会、参加设备开箱验收会 4 4、参加基建工程竣工验收会、参加基建工程竣工验收会档案的收集档案的收集企业文档管理12 四同时：四同时：1 1、下达计划任务同时提出文件材料的归档要求；、下达计划任务同时提出文件材料的归档要求；2 2、检查计

7、划进度同时检查文件材料形成情况；、检查计划进度同时检查文件材料形成情况；3 3、评审鉴定成果同时验收档案材料的完整、准确、评审鉴定成果同时验收档案材料的完整、准确、系统情况；、系统情况；4 4、上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提、上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核，档案部门同时出具专题归档情况证明。职考核，档案部门同时出具专题归档情况证明。企业文档管理13规档时间和要求规档时间和要求 规档制度（这是收集和整理工作的基础）规档制度（这是收集和整理工作的基础）归档制度的内容包括归档要求、归档范围、归档归档制度的内容包括归档要求、归档范围、归档时间、时间、归档份数、和归档手续五个部

8、分。归档份数、和归档手续五个部分。归档要求：（归档要求：（P43)P43)一是归档工作由相应文件形成的部门承一是归档工作由相应文件形成的部门承担；担；二是归档的文件材料有利于长久保存；二是归档的文件材料有利于长久保存；三是归档的文件材料必须完整、准确、三是归档的文件材料必须完整、准确、系统，并有有关负责人签字或盖章；系统，并有有关负责人签字或盖章；四是档案人员有责任监督、指导有关人四是档案人员有责任监督、指导有关人员做好文件材料的归档工作。员做好文件材料的归档工作。企业文档管理14 归档范围：凡是直接记述和反映本单位生产、经营归档范围：凡是直接记述和反映本单位生产、经营、管理活动的，具有现实和

9、长远保存价值的文件材、管理活动的，具有现实和长远保存价值的文件材料都应该列入归档范围。料都应该列入归档范围。归档时间：归档时间一般有以下几种：归档时间：归档时间一般有以下几种：1 1、在一项活动结束后归档；（科技文档）、在一项活动结束后归档；（科技文档）2 2、按年度归档；文书文件材料一般在第二、按年度归档；文书文件材料一般在第二年的年的3 36 6月份归档。部分专业科技档案也按年月份归档。部分专业科技档案也按年度归档。（会计档案按年）度归档。（会计档案按年）3 3、随时归档。声像、实物、电子档案等。、随时归档。声像、实物、电子档案等。企业文档管理15 归档份数：归档份数：一般视情况确定归档份

10、数，对那些一般视情况确定归档份数，对那些重要的、利用比较频繁的文件应适当多归档几重要的、利用比较频繁的文件应适当多归档几份，要考虑对原件的保护，应多归档几套副本份，要考虑对原件的保护，应多归档几套副本。还要考虑上报和专业档案馆的需要，以及有。还要考虑上报和专业档案馆的需要，以及有关部门存档的需要。关部门存档的需要。因此，确定归档份数时，不能作出因此，确定归档份数时，不能作出笼统的规定，而应从具体的情况和具体的需要笼统的规定，而应从具体的情况和具体的需要来确定归档份数。来确定归档份数。企业文档管理16规定注意事项规定注意事项 归档手续：检查档案质量、数量和备考表的归档手续：检查档案质量、数量和备

11、考表的填写，除接收档案填写，除接收档案 外，还要同时接收立卷说明（包括外，还要同时接收立卷说明（包括立卷时间、组织、整理的内立卷时间、组织、整理的内 容、方法及有关情况说明）和相应的目录，填写档容、方法及有关情况说明）和相应的目录，填写档案交接记录。案交接记录。企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。，具有相应的档案专业知识和业务能力。企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。归档的文

12、件材料应完整、准确、系统。文件书写归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。企业文档管理17企业档案整理工作企业档案整理工作 是按其内容和形式特征进行系统性和条理是按其内容和形式特征进行系统性和条理性分类、组卷、加工、排列、编目过程，性分类、组卷、加工、排列、编目过程，由零乱到规范的过程。由零乱到规范的过程。目的就是揭示文件之间的有机联系，便于目的就是揭示文件之间的有机联系，便于档案管理和利用。档案管理

13、和利用。企业文档管理18全宗卷全宗卷全宗概念：全宗是一个独立的机关、企事业单位全宗概念：全宗是一个独立的机关、企事业单位或人物在社会活动中形成的档案整体。或人物在社会活动中形成的档案整体。按全宗整理，是整理档案的科学方法。任何按全宗整理，是整理档案的科学方法。任何档案都必须按全宗整理，这称为全宗原则。档案都必须按全宗整理，这称为全宗原则。全宗卷概念：在管理某一全宗过程中形成的，能全宗卷概念：在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。专门案卷。它是在管理档案过程中产生的，记载了档案它是在管理档案过程中产生的，记载了

14、档案工作的基本情况，反映了立档单位的历史演变，工作的基本情况，反映了立档单位的历史演变，是人们熟悉档案，做好档案管理工作的一种有效是人们熟悉档案，做好档案管理工作的一种有效管理工具。每个单位档案室均应建立全宗卷。管理工具。每个单位档案室均应建立全宗卷。企业文档管理19全宗卷的构成：全宗卷的构成：档案收集：档案整理：档案鉴定：档案保管：档案统计：档案利用：档案管理新技术的应用：企业文档管理20全宗卷全宗卷的主要内容：全宗卷的主要内容：档案收集：档案收集：档案交接文书、移交目录、征集记录，档案来源和价值说明等；其中主要是：档案交接登记表企业文档管理21 日期 序号文（图）号题名年度页数保管期限密级

15、备注 移交人签名 接收人签名 档案交接登记表档案交接登记表企业文档管理22全宗卷 全宗卷的主要内容：全宗卷的主要内容：档案整理：档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等；档案整理加工登记表档案整理加工登记表时时 间间 单位单位或个或个人人内容内容数数 量量备备 注注卷卷件件页页 企业文档管理23全宗卷 全宗卷的主要内容：全宗卷的主要内容：档案鉴定：档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等；档案保管：档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢修与修复情况报告等；企业文档管理24 检查时间

16、：检查时间：检查内容：检查内容：发现的问题：发现的问题：（如破损、丢失、借阅等）（如破损、丢失、借阅等）改进的措施及效果：改进的措施及效果：检查人：检查人：注：检查时间是指检查的具体日期，一般每年检查一次注：检查时间是指检查的具体日期，一般每年检查一次。档案安全检查记录表档案安全检查记录表企业文档管理25全宗卷 全宗卷的主要内容：全宗卷的主要内容：档案统计：档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等；全宗档案基本情况统计表统统计计时时间间门门类类档案数量档案数量开放数量开放数量所所属属年年代代载载体体形形态态语语种种价价值值备备注注卷卷件件卷卷件件 企业文档管理26 时

17、时 间间收收进进方方式式移移出出方方式式来来源源或或去去向向内容摘要内容摘要起起止止年年度度数量数量备备 注注卷卷件件盘盘张张合合计计永永久久长长期期短短期期合合计计永永久久长长期期短短期期 注：注：1.1.时间为收进、移出时间；时间为收进、移出时间；2.2.方式是指接收、寄存、捐赠、购买、征集方式是指接收、寄存、捐赠、购买、征集或转移、销毁等；或转移、销毁等；3.3.来源或去向是指档案的形成者、移交者或在何处保管；来源或去向是指档案的形成者、移交者或在何处保管；4.4.内容摘要是指档案门类等；内容摘要是指档案门类等；5.5.备注填写说明档案状况、附件等。备注填写说明档案状况、附件等。档案收进

18、移出登记表档案收进移出登记表企业文档管理27档案利用情况登记表企业文档管理28全宗卷 全宗卷的主要内容：全宗卷的主要内容：档案利用：档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等；企业文档管理29档案利用效果登记表档案利用效果登记表 姓姓名名 利用利用部门部门 利用利用日期日期 档号档号 利利用用内内容容 利利用用目目的的 利利用用效效果果 档档案案利利用用效效果果登登记记表表企业文档管理30 全全 宗宗 指指 南南 （-年）年）全宗号：全宗号：*立档单位：立档单位：编写时间：编写时间：年年月月全宗指南封面格式：全宗指南封面格式：企业文档管理31 立卷又称组成保管单位，是指按照立卷又称组成保管单位，是指按照企业档案整理的原则，将处于相对零乱状企业档案整理的原则，将处于相对零乱状态的企业档案系统化、条理化，组成一卷态的企业档案系统化、条理化，组成一卷、一盒或一袋的有机组合体的一项整理业、一盒或一袋的有机组合体的一项整理业务工作。务工作。