如何了解部属的《工作职责》

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1、如何了解部属的工作职责 大纲n组织的基本概念组织的基本概念n职位分析职位分析n职位说明书职位说明书n实际演练实际演练组织的基本概念组织运作的原理 n组织运作是透过一群人，在不同功能部门组织运作是透过一群人，在不同功能部门里承担不同的任务与职责，完成组织的使里承担不同的任务与职责，完成组织的使命，促使组织不断成长与发展，创造最大命，促使组织不断成长与发展，创造最大利润，也给予组织内人员成长与发挥其才利润，也给予组织内人员成长与发挥其才能的空间。能的空间。n而任何一个组织皆须具备下列四大要素：而任何一个组织皆须具备下列四大要素：n明确的工作目标。明确的工作目标。n清晰的职位层次序列。清晰的职位层次

2、序列。n流畅的意见沟通路线。流畅的意见沟通路线。n有效的协调与合作体系。有效的协调与合作体系。组织设计的原则 n监督幅度监督幅度n剔除重复剔除重复n权责一致权责一致n授权原则授权原则n命令统一命令统一n名称统一名称统一n充实职能充实职能n职掌明确职掌明确n报告系统明确报告系统明确n组织弹性组织弹性n职能配置标准化职能配置标准化n程序方法标准化程序方法标准化n职位分析、职位说明书建立、职位评价作职位分析、职位说明书建立、职位评价作业的实施是提供公司一个检核及管理的工业的实施是提供公司一个检核及管理的工具，以有效地达成下列目的具，以有效地达成下列目的：n建立职级架构建立职级架构n评估与控制员额数目

3、评估与控制员额数目n落实部门职责划分落实部门职责划分n厘清个人工作之上下游关系厘清个人工作之上下游关系n建立人员征聘基准建立人员征聘基准n界定人员训练需求界定人员训练需求n订定绩效评估的评核标准订定绩效评估的评核标准n奠定薪资制度建立的基础奠定薪资制度建立的基础职位分析什么是职位分析？n职位分析是将企业组织内部各岗位工作的职位分析是将企业组织内部各岗位工作的内容、责任性质，以及员工应具备的基本内容、责任性质，以及员工应具备的基本条件，包括知识、能力等加以研究分析的条件，包括知识、能力等加以研究分析的过程，又称为工作分析过程，又称为工作分析n职位分析是一种在组织内所执行的管理活职位分析是一种在组

4、织内所执行的管理活动，专注于收集、分析、整合工作相关资动，专注于收集、分析、整合工作相关资讯，以提供组织规划与设计、人力资源管讯，以提供组织规划与设计、人力资源管理及其他管理机能的基础理及其他管理机能的基础职位分析的目的n是指全面了解、获取与工作有关的详细信是指全面了解、获取与工作有关的详细信息的过程息的过程n是对组织中某特定职务的工作内容和职务是对组织中某特定职务的工作内容和职务规范（任职资格）的描述和研究了解过程规范（任职资格）的描述和研究了解过程n是指定职务说明和职务规范的系统过程是指定职务说明和职务规范的系统过程n职务分析为确定职务内容提供了主要依据职务分析为确定职务内容提供了主要依据

5、n是任何为了证明人员选择方法和工作绩效是任何为了证明人员选择方法和工作绩效之间之间 关系的研究中所不可缺少的部分关系的研究中所不可缺少的部分职位分析带来的效益增加高附加价值的工作增加高附加价值的工作减少低效益的工作减少低效益的工作创造整体性整合效益的工作创造整体性整合效益的工作利用外部资源优化效益的利用外部资源优化效益的工作工作基本概念与相关术语要素要素任务任务职责职责职务职务职位职位要素要素职位分析的内容n职位分析在于了解工作的五大特征：职位分析在于了解工作的五大特征：n工作的输出特征工作的输出特征n工作的输入特征工作的输入特征n工作的转换特征工作的转换特征n工作的关连特征工作的关连特征n工

6、作的动态特征工作的动态特征工作分析的用途 n工作说明书建立工作说明书建立n工作流程之厘清工作流程之厘清n甄选标准之订立甄选标准之订立n教育训练之安排教育训练之安排n绩效目标之设定绩效目标之设定n工作职务之设计工作职务之设计n职务类别之订定职务类别之订定n生涯前程之分析生涯前程之分析n组织规划之基础组织规划之基础n人力需求之预估人力需求之预估n工作评价之基础工作评价之基础n奖惩标准之订定奖惩标准之订定何时做职位分析n建立一个新的组织建立一个新的组织n工作内容、性质发生变化工作内容、性质发生变化n重新定岗定员重新定岗定员n制度建立的需要制度建立的需要职位分析的前置作业n成立项目小组成立项目小组n外

7、部专家顾问、人力资源部、公司高阶主外部专家顾问、人力资源部、公司高阶主管管n准备相关资料准备相关资料n组织结构图、部门职责说明书、工作流程组织结构图、部门职责说明书、工作流程图图n设计相关工具及表格设计相关工具及表格n工作日志、调查问卷、访谈表、现场观察、工作日志、调查问卷、访谈表、现场观察、n工作说明书格式工作说明书格式谁来做工作分析n人力资源管理者人力资源管理者n组织内的主管人员组织内的主管人员n在职员工在职员工n透过三者的共同努力与合作来完成透过三者的共同努力与合作来完成一般部门在职位分析中起的作用 n员工及其直接上级主管需协同人力资源部员工及其直接上级主管需协同人力资源部门人员观察和分

8、析正在进行的工作，填写门人员观察和分析正在进行的工作，填写问卷、接受访谈等，然后编写出一份工作问卷、接受访谈等，然后编写出一份工作说明和工作规范。说明和工作规范。n最后，由承担工作的员工及其上级主管来最后，由承担工作的员工及其上级主管来审核和修改能反映出他们工作活动和职责审核和修改能反映出他们工作活动和职责的那些结论性描述。的那些结论性描述。常用的职位分析方法n问卷调查法问卷调查法n观察法观察法n工作日志法工作日志法n访谈法访谈法n关键事件法关键事件法职位说明书职位说明书的来源和目的n职务说明书是根据职务分析所得到的资料，职务说明书是根据职务分析所得到的资料，而对工作的职务、所负的责任、以及应

9、具而对工作的职务、所负的责任、以及应具备的条件所做成的书面文件备的条件所做成的书面文件n即：职位分析的直接结果，就是产生职位即：职位分析的直接结果，就是产生职位描述、职位规范，进而形成职位说明书描述、职位规范，进而形成职位说明书n目的：确认工作职责，并说明工作的范围目的：确认工作职责，并说明工作的范围和内容。和内容。职位描述和职位规范的编写n职位描述职位描述(Job Description)：对有关工作：对有关工作职责、工作活动、工作条件以及工作安全职责、工作活动、工作条件以及工作安全等方面的书面描述文件。等方面的书面描述文件。n职位规范职位规范(Job Specification)：全面反映

10、：全面反映对工作承担者在个性特征、技能以及工作对工作承担者在个性特征、技能以及工作背景等方面的要求的书面文件。背景等方面的要求的书面文件。职位描述与职位规范的区别n编写目的的区别：职位描述是以编写目的的区别：职位描述是以“工作工作”为中心为中心对职位进行深入的说明，为职位评价、职位分类对职位进行深入的说明，为职位评价、职位分类及人事管理提供依据。职位规范是在工作描述的及人事管理提供依据。职位规范是在工作描述的基础上，解释什么样的人才能胜任此一职位的工基础上，解释什么样的人才能胜任此一职位的工作，以便为招聘、培训、考核、选拔、任用提供作，以便为招聘、培训、考核、选拔、任用提供依据依据n内容范围的

11、区别：职位描述的内容很广泛，包括内容范围的区别：职位描述的内容很广泛，包括对职位的性质、特征、程序、方法的说明，而职对职位的性质、特征、程序、方法的说明，而职位规范的内容则主要涉及到该职位对任职人员资位规范的内容则主要涉及到该职位对任职人员资格条件的要求格条件的要求职位描述的价值n对员工：工作描述可以帮助员工了解工作对员工：工作描述可以帮助员工了解工作的内容及义务，并且让员工了解组织对他的内容及义务，并且让员工了解组织对他们的期望值。们的期望值。n对管理者：书面的工作描述可以尽可能地对管理者：书面的工作描述可以尽可能地减少在工作要求上与员工的冲突。当工作减少在工作要求上与员工的冲突。当工作描述

12、中所包含的义务没有做到时，管理者描述中所包含的义务没有做到时，管理者就有了采取纠正行动的依据。就有了采取纠正行动的依据。职位规范的价值n对员工：职位规范可让员工了解每一职位对员工：职位规范可让员工了解每一职位所需具备之最低任职要求，从而依自己有所需具备之最低任职要求，从而依自己有兴趣之职系或职位，订定相关职业生涯发兴趣之职系或职位，订定相关职业生涯发展规划。展规划。n对管理者：有一清晰标准之招聘标准，可对管理者：有一清晰标准之招聘标准，可提高人员选拔及任用之适任性。提高人员选拔及任用之适任性。职位说明书的失败原因 n员工及部门主管因工作忙碌，配合意愿低，为免员工及部门主管因工作忙碌，配合意愿低

13、，为免麻烦，仅以口头约定代替，不落书面文字麻烦，仅以口头约定代替，不落书面文字 n工作描述撰写不清，和实际工作内容差异太大工作描述撰写不清，和实际工作内容差异太大n修改增删不便，工作变动后或因职位之更替频繁，修改增删不便，工作变动后或因职位之更替频繁，其内容早不合实际，流于形式其内容早不合实际，流于形式n对工作说明书编制过程之相关理念不清楚，格式对工作说明书编制过程之相关理念不清楚，格式及形式无法充分发挥其功能，导致误用及形式无法充分发挥其功能，导致误用n对工作说明书与整个管理制度之联结，欠缺系统对工作说明书与整个管理制度之联结，欠缺系统性之构想，无法有效支持其它制度之设计，限制性之构想，无法

14、有效支持其它制度之设计，限制其可能之功能发挥。其可能之功能发挥。职位说明书職位職位代碼代碼職位職位類別類別所屬所屬單位單位職位職位層次層次職職位位描描主要主要負責負責部分部分支持支持述述 1.1.職位資格職位資格職職位位2.2.職能標準職能標準基基非常非常重要重要重要重要一般一般本本規規范范職位職位專長專長類別類別內部夥伴內部夥伴其他其他操作操作技能技能知識知識職能項目描述職能項目描述職位名稱職位名稱所屬處所屬處/部門部門1.1.面對內外部客戶面對內外部客戶A主管職主管職 B管理行政職管理行政職 C技術職技術職 D生產職生產職B1非專業人員非專業人員/助理助理 B2專業人員專業人員 B3基層主

15、管基層主管/資資深專業人員深專業人員 B4中階主管中階主管/高級專案人員高級專案人員外部顧客外部顧客2.2.工作內容與職責概述工作內容與職責概述要達成的目的要達成的目的請詳細描述請詳細描述按重要順序依次列出每項職責及其目標按重要順序依次列出每項職責及其目標負責程度負責程度職責範圍職責範圍(請以動詞開始請以動詞開始)部門部門(或單位、職位或單位、職位)教育程度與教育程度與專專業類別業類別(科系科系)培訓培訓/證照要求證照要求資歷與經驗資歷與經驗技能技能主要主要製製表表人人主管主管簽章簽章(人格特質人格特質)A行政管理類 D工業工程類 E電子類M機械類 S軟件設計類 I資訊管理類O其他 (可複選)

16、填写职位说明书的一般原则n以简洁而直接的方式填写职位说明书，用以简洁而直接的方式填写职位说明书，用词力求简单词力求简单n系针对系针对“职位职位”，而非针对，而非针对“个人个人”n主管仍有权指定其他相关的职责或工作主管仍有权指定其他相关的职责或工作n职位说明书的长度并不能表示该职位的重职位说明书的长度并不能表示该职位的重要程度要程度n职位规范中需避免种族、性别、年龄、身职位规范中需避免种族、性别、年龄、身体残疾方面的歧视。体残疾方面的歧视。基本资料n职位名称：本职位现行职位名称。如：人力资源职位名称：本职位现行职位名称。如：人力资源专员、系统分析师、行政助理、财务经理等。专员、系统分析师、行政助

17、理、财务经理等。n职位代码：系统中本职位之代码职位代码：系统中本职位之代码n职位类别：本职位为管理职或专业职，及其工作职位类别：本职位为管理职或专业职，及其工作性质为何性质为何n所属处部门：本职位所属之职能组织。如：人所属处部门：本职位所属之职能组织。如：人力资源部。力资源部。n所属单位：本职位所属最小功能单位，如：训练所属单位：本职位所属最小功能单位，如：训练课、电子工程课课、电子工程课n职位层次：本职位所属之专业及能力阶层职位层次：本职位所属之专业及能力阶层职位描述n面对内外部客户面对内外部客户n内部伙伴内部伙伴n外部顾客外部顾客n工作内容与职责概述工作内容与职责概述n职责范围职责范围n负

18、责程度：主要负责部分支持负责程度：主要负责部分支持n要达成的目的要达成的目的职位规范n职位资格职位资格n教育程度及专业类别：本职位需具备之学历及专教育程度及专业类别：本职位需具备之学历及专业业n职位专长类别职位专长类别n培训证照要求：与本职位工作相关所需必备之培训证照要求：与本职位工作相关所需必备之培训经历或专业证照培训经历或专业证照n资历与经验资历与经验n职位标准职位标准n主要知识技能项目描述重要程度主要知识技能项目描述重要程度n操作技能项目描述重要程度操作技能项目描述重要程度n其他人格特质项目描述重要程度其他人格特质项目描述重要程度职位设计的主要原则n因事设岗原则：职位设置应按照企业各部门

19、职责因事设岗原则：职位设置应按照企业各部门职责范围来设定职位，而不应该范围来设定职位，而不应该“因人设岗因人设岗”，“职职位位”和和“人人”的关系应是的关系应是“设置设置”和和“配置配置”的的关系关系n职位的规范：职位名称及职责范围均应加以规范，职位的规范：职位名称及职责范围均应加以规范，且职位名称应该很接近工作内容的性质且职位名称应该很接近工作内容的性质n最少职位数原则：考虑到最大限度地节约人力成最少职位数原则：考虑到最大限度地节约人力成本，并尽可能地缩短职位之间讯息传递时间本，并尽可能地缩短职位之间讯息传递时间n人事相宜原则：根据职位对人的素质要求，选择人事相宜原则：根据职位对人的素质要求

20、，选择相应的工作人员，并将人安排到合适的职位上。相应的工作人员，并将人安排到合适的职位上。职位说明书实例职位说明书实例n人事行政助理人事行政助理nDSP软件工程师软件工程师n产品专员产品专员实际演练职位类别nA主管职主管职 nB管理行政职管理行政职 nC技术职技术职 nD生产职生产职职位层次nB1非专业人员非专业人员/助理助理：单纯从事执行性、操：单纯从事执行性、操 作性之工作作性之工作nB2专业人员专业人员：需具备策划、思考能力，能：需具备策划、思考能力，能独立进行工作独立进行工作nB3基层主管基层主管/资深专业人员：需至少具备在资深专业人员：需至少具备在该专业领域该专业领域3年以上工作经验

21、年以上工作经验nB4中阶主管中阶主管/高级项目人员：需至少具备在高级项目人员：需至少具备在该专业领域该专业领域5年以上工作经验年以上工作经验面对内外部客户n指担任本职位者在执行工作时，不论对公司内、指担任本职位者在执行工作时，不论对公司内、外，以文字或口头，透过沟通、协调、接洽之表外，以文字或口头，透过沟通、协调、接洽之表达方式，进行其正常而合理接触之必要性，进而达方式，进行其正常而合理接触之必要性，进而形成良好之人际关系及工作关系，有助其任务之形成良好之人际关系及工作关系，有助其任务之完成。完成。n内部伙伴：指本职位因工作需要，需与公司内所内部伙伴：指本职位因工作需要，需与公司内所属单位以外

22、之那些人员进行联系及合作属单位以外之那些人员进行联系及合作n外部顾客：指因工作需与公司外部单位或人员之外部顾客：指因工作需与公司外部单位或人员之必要接触对象必要接触对象n具体写明接触内容，如资料交换、谈判沟通、协具体写明接触内容，如资料交换、谈判沟通、协调等调等职责范围n条理分明：职位之主要工作职责明确而肯定。条理分明：职位之主要工作职责明确而肯定。n工作职责应以重要程度为顺序排列工作职责应以重要程度为顺序排列n每一要点之开始，要以肯定之动词开始每一要点之开始，要以肯定之动词开始n每一行动动词后均应有其受词，以及可能之行动每一行动动词后均应有其受词，以及可能之行动目的及结果。目的及结果。n如：

23、培训专员：执行公司教育训练活动，以提高如：培训专员：执行公司教育训练活动，以提高员工之专业及管理技能员工之专业及管理技能n叙述现在应该做的工作，而非过去是怎么做的，叙述现在应该做的工作，而非过去是怎么做的，也不是将来要怎么做或将来计划要做的工作也不是将来要怎么做或将来计划要做的工作n不得有否定的词句不得有否定的词句n避免使用缩写或简称避免使用缩写或简称n避免含糊、不明确的词句，如设法、尽力、避免含糊、不明确的词句，如设法、尽力、尝试等。尝试等。n避免使用技术性的词句或文字避免使用技术性的词句或文字n避免使用叙述式的填写方式避免使用叙述式的填写方式n避免使用避免使用“得得”或或“偶尔偶尔”等文字

24、等文字提供参考之动词n督导、分析、执行、评估、协助、审核、督导、分析、执行、评估、协助、审核、参加、收集、整合、协调、拟订、指导、参加、收集、整合、协调、拟订、指导、编辑、检查、维护、操作、调查、规划、编辑、检查、维护、操作、调查、规划、采购、修订、记录、提供、研究、训练、采购、修订、记录、提供、研究、训练、实施、发放、追踪、观察、比较、提供、实施、发放、追踪、观察、比较、提供、等等等等教育程度及专业类别n教育程度：指担任本职位最低必要之教育教育程度：指担任本职位最低必要之教育层次，而非填写者目前之教育程度。如初层次，而非填写者目前之教育程度。如初中、高中、专科、本科、硕士等。中、高中、专科、

25、本科、硕士等。n专业类别：如专业类别：如“电机系电机系”、“会计系会计系”、“资讯管理系资讯管理系”，或较大弹性之，或较大弹性之“工商管工商管理相关科系理相关科系”、“机械工程相关科系机械工程相关科系”等，等，如能与职位描述所需专业类别越相近越好。如能与职位描述所需专业类别越相近越好。职位专长类别nA：行政管理类：行政管理类nD：工业工程类：工业工程类nE：电子类：电子类nM：机械类：机械类nS：软件类：软件类nI：资讯管理类：资讯管理类nO：其他：其他经历与经验n指担任本职位所需之必要该专业或相关经指担任本职位所需之必要该专业或相关经验年数，以便能有相应具备之工作经验，验年数，以便能有相应具

26、备之工作经验，执行其日常工作，并能达成任务目标。执行其日常工作，并能达成任务目标。n若本职位需有主管工作经验，则需注明需若本职位需有主管工作经验，则需注明需具备之担任主管经验年数。具备之担任主管经验年数。主要知识技能操作技能n指担任本职位需已具备的专业知识及能力；指担任本职位需已具备的专业知识及能力；因工作之难易度及复杂度不同。因工作之难易度及复杂度不同。n需具备之知识技能如：需具备之知识技能如：Oracle资料库撰写、资料库撰写、C+程序设计、人力资源管理技能等程序设计、人力资源管理技能等n需具备之操作技能（需以手动操作为主）需具备之操作技能（需以手动操作为主）如：电脑如：电脑Microsoft Office操作技能、水电操作技能、水电管线装配技术、管线装配技术、人格特质n担任本职位所需具备之较重要，且与工作担任本职位所需具备之较重要，且与工作相关之人格特质，如：相关之人格特质，如：财务人员严谨的、细心的、正直的财务人员严谨的、细心的、正直的业务人员具弹性、高挫折容忍力、善沟通业务人员具弹性、高挫折容忍力、善沟通研发人员专心一致、有创造力的研发人员专心一致、有创造力的生产技术人员可靠的、有条理的生产技术人员可靠的、有条理的演讲完毕，谢谢观看！