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1、西华大学办公自动化系统使用管理规定（试行）为规范“办公自动化系统”（以下简称“OA系统”）的使用和管 理，保证OA系统的安全、稳定和高效运行，以优化管理手段和提高 办公效率，根据有关规定，结合我校实际，制定本规定。第一章总则第一条党委办公室和校长办公室是学校OA系统的综合管理部 门，负责对OA系统的全面监管和对OA系统公文处理的日常管理；网 络管理服务中心是OA系统的技术保障部门，负责从技术上对OA系统 进行管理和维护，并提供必要的技术支持；人事处是OA系统中组织 机构和人员信息的管理部门，负责对OA系统的组织机构和人员信息 的审查、调整、添加和注销等管理工作，凡新登记使用OA系统的各 单位人
2、员信息均需报人事处审核。第二条学校每位工作人员都要熟练掌握OA系统的使用方法； 除另有规定外，学校有关公文的处理、会议和活动的通知以及需要周 知事项的公告等各项日常办公及单位内部的各项日常办公，都必须在 OA系统上进行。第三条电子公文与纸质公文具有同等效力。学校全面实现办公 自动化后，纸质文件只作为上报及存档等使用。电子公文的办理分为 发文和收文办理，其工作流程与纸质公文工作流程基本相同。第二章使用规范第四条 在OA系统上发布公告、通知等公共信息实行谁发布谁 负责的原则。发布人应保证发布的信息完整、准确，并对所发布的内 容负责。第五条 用户名是每位工作人员的唯一标识，个人密码是安全的 保证。O
3、A系统提供了用户自我更换密码的功能，用户在首次登录OA 系统后应修改自己的初始密码，同时根据需要及时更换（建议每月定 期更换密码），不得向他人泄露，防止他人非法使用。如因密码泄漏 造成的损失，由本人负责。如发现登录、签字或签章等密码被盗用， 相关部门或人员应立即向网络管理服务中心报告，必要时向学校网络 信息安全保护工作领导小组报告并备案。学校将严厉追究盗用人员的 相关责任，情节严重者将追究法律责任。第六条 工作人员上班时应登录OA系统，下班时关闭系统，形 成的信息由各部门专人管理并与考勤挂钩。工作人员要保证文件处理 的响应时间，原则上一般文件为3个工作日，急件为1个工作日，特 急件随到随办。如
4、有外出、请假等特殊原因，须委托相关人员代为办 理或在异地登录OA系统进行办公。各单位文档管理员在上班期间应 随时查看系统最新信息，并及时处理。第七条 工作人员使用OA系统应严格执行保密制度。秘密级别 以上的文件按原有的手工模式进行处理，暂不通过网络进行办理。第八条 工作人员要及时将OA系统中的重要文件备份到个人计 算机中，防止数据丢失，造成损失。网络管理服务中心系统管理员应 对OA系统的所有数据进行备份，建立数据备份档案，详细记录数据 备份的时间、内容，并在系统发生问题时恢复数据。第九条 工作人员向OA系统上传的资料必须先通过杀毒软件扫 描，严防带有病毒的资料在OA系统上传播。第十条OA系统中
5、的个人邮箱，应经常进行清理，及时删除处 理过的邮件，降低对系统服务器资源的占用，确保系统的稳定和高效 运行。第十一条OA系统将自动对各部门工作人员的使用情况进行记 录，并对每位工作人员文件的处理周期、处理件数、延误情况进行记 录，记录数据将作为相关考核的依据。第五章日常办公第二十三条公告管理各部门起草的面向全校发布的公告，经部门领导审核后，可在 OA系统上发布。第二十四条会议管理会议主办部门相关人员填写会议通知或方案，描述会议相关信 息，与校长办公室联系确定会议室，提交部门领导审核或学校领导审 批后由该部门相关人员发布。第二十五条公文管理发文和收文按照本规定第三章和第四章规定的程序和要求办理。
6、第二十六条调查及讨论区管理工作人员可在OA系统上发布调查及讨论，但发布调查及讨论的 内容应是积极健康的，发布人并对发布的内容负责。第二十七条协同办公单位人员需要与部门内部或其他部门人员传递文件、资料以及交 流、沟通消息等，可通过新建协同实现。第二十八条短消息沟通OA系统提供了在线呼叫系统，可通过该呼叫系统发送短消息， 进行点对点的信息及时沟通。第六章权限管理第二十九条 用户权限由校长办公室和网络管理服务中心负责 管理和维护。第三十条 用户名、起始登录密码、签字密码和公章密码由网络 管理服务中心设定后通知用户。第三十一条 用户权限分校级、部门级、科级、员工级四级管理， 另设系统管理员、系统分级管
7、理员和文档管理员权限。（一）员工级权限（公文发起权）/ （普通权限）1、协同工作（新建事项、待发事项、已发事项、待办/已办；2、表单应用（表单查询、表单统计）；3、公文管理（起草公文）；4、电子邮件（新邮件、收邮件、发邮件、草稿箱、垃圾箱、查 找邮件）；5、文档管理（我的文档；有权查看单位文档、项日文档、他人 文档中被授权的文件夹或文档；并对该文档进行借阅、综合查询；对 文件夹进行共享操作）；6、日程/计划/会议（我的计划、计划管理、日程安排、会议管理）；7、公共信息（查看公告、查看调查、讨论区）；8、综合办公（车辆申请、办公设备申请、办公用品申领、图书 资料借阅）（二）科级权限（公文/公告/
8、调查发起权）在员工级权限基础上，科级增加以下权限：1、公文管理（起草公文、来文登记等）；2、公共信息（发布公告、发布调查）；3、项日管理（项日建立权限）。（三）校级/部门级权限：（全部功能）在员工级权限基础上，校级/部门级增加以下权限：1、公文管理（起草公文、来文登记、公文督办等）；2、公共信息（发布公告、发布调查等）；3、项日管理（项日建立权限）。（四）文档管理员（包括分级文档管理员）权限：在员工级权限 基础上，文档管理员增加以下权限：1、表单应用（被授权为表单管理员的文档管理员）（表单模块 设置、表单统计设置、表单流程绑定）；2、公文管理（起草公文、来文登记、公文归档等）；3、文档管理（文件的分类归档存储、文档的借阅、文件夹的共享、单位文档、项目文档的管理等）4、公共信息（发布公告、发布调查、公共信息管理）；（五）系统分级管理员权限：在员工级权限基础上，系统分级管 理员增加以下权限：系统管理（本单位人员添加及授权等）。第八章附则第三十二条本规定由校长办公室负责解释。第三十三条 本规定自2006年9月7日起实施。
西华大学办公自动化系统管理规定
