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1、制造企业采购管理中存在的问题与对策摘要：采购是制造企业的一项重要业务，由于采购内容复杂、金额占比较高，加强内部控制才能降低成本支出。文章从制造企业内部控制的重要意义出发，指出采购业务内部控制存在的问题和原因，并阐述了相关解决对策，以供同行参考。采购是产品生产的一个重要环节。对制造企业而言，将内控理念引入采购业务中，一方面还能获得准确的采购数据，另一方面能压缩采购成本，积极应对相关风险。以下结合实践，探讨了采购业务内部控制存在的问题及解决对策。一、制造企业内部控制的重要意义(一)提高财务会计核算水平面对激烈的市场竞争，企业为了站稳脚跟，可能超限使用职权，甚至出现违规违法行为。对制造企业而言，这种
2、情况不仅会阻碍自身发展，还会产生不良社会影响。通过内部控制，能掌握一手财务信息，发现会计管理的不足之处，避免出现财务造假、违规操作、超限行权等行为，为后续的会计核算、成本控制等工作打下基础。(二)加快财务会计信息化建设信息时代，信息技术改变了人们的生产和生活，在各行各业均有所应用。对制造企业而言，传统的财务管理模式不再适用，对内部控制工作提出新的要求。在此背景下，加快财务会计信息化建设，重视财务核算，使用新型技术和工具，能推动各项工作顺利进行。如此，企业的财务管理效率明显提升，有助于升级转型，向现代化企业更近一步。二、制造企业采购业务内部控制存在的问题(一)采购合同问题从采购合同来看，存在的问
3、题有：(1)采购价格高。签订采购合同前，采购人员对采购市场不了解，没有进行调研；或者招标过程不规范，导致供应商给出的价格高于市场平均价格。(2)招标环节舞弊。个别供应商不正当竞争，向采购人员行贿，了解采购价格底线；或者在供货时以次充好，获得经济利益的最大化。(3)合同条款执行不力。以其中的违约条款为例，实际执行时没有严格落实。例如：供应商没有按时交货，影响到企业的生产活动，造成企业的经济损失。(二)采购计划问题企业采购前，物资部门会根据本年度的物资耗用情况，以及下年的合同签订情况，来编制物资需求计划，指导采购活动进行。编制物资需求计划时，对数据的采集和分析不全面，计划内容不合理，也没有向采购部
4、门汇总。采购部门在采购环节，没有结合实际库存和经营状况，就可能盲目采购、采购成本过高，或者库存数量大，不仅降低了存货周转率，还会占用现金。(三)供应商问题从供应商的角度看，存在的问题有：(1)选择供应商时，对其实力、信誉、经验不了解，没有深入调查生产能力、研发能力、服务能力，甚至没有进行资质审查。如此，供应商可能提供质量差、价格高的产品，或不满足企业的实际需求，或后期供货不及时。(2)企业手里的供应商资源，没有进行分类和维护，尤其是正在合作的供应商，没有进行跟踪了解，双方的交流沟通少，供应商出现异常情况，企业无法第一时间知晓。(3)对于潜在供应商，企业的信息采集和主动交流不到位，缺少开发渠道，
5、再加上信息反馈不及时，可能失去潜在的优质合作伙伴。(四)付款环节问题在采购付款环节，存在的问题有：(1)针对结算付款单据，没有进行严格审核，采购合同上的金额和实际入库金额、发票上的金额有出入。(2)付款流程把控不严格，付款时间节点和比例，与合同规定的内容不一致。(3)未进行供应商对账管理，不了解供应商的账务情况，甚至存在账务处理错误的情况，导致企业资金受损，影响企业的形象和信誉。(五)业务监督问题采购业务执行期间，需要开展相应的监督工作，确保按照规范流程操作。实际工作中，企业有专门的采购部门，但相应的监督工作不到位，体现在：(1)财务部、质检部、上级部门的监管，是对已经完成的采购业务进行审核，
6、属于事后控制，而在采购前期的市场调研、价格比选、合同签订、供应商审核等方面不重视。(2)不论是询价、下单，还是入库验收，均由采购人员全权负责，违背了不相容职务相分离的原则，易出现舞弊行为。三、采购业务内部控制问题的原因(一)制度本身不完善采购业务有完善的内部控制，才能保证内控工作有序开展，制度本身不完善，就会带来诸多问题。一是制度设计人员能力有限，即使内部控制系统再完善，在他人眼中依旧会有缺陷，是随着采购业务不断改进的。二是制度制定后，需要人员执行操作，不同人员对制度的理解有差异，会有不同想法，也可能引起问题。三是企业处于不断发展变化中，随着内外部环境、市场、经营战略的改变，内控制度也应该改变
7、。尤其是信息技术的发展，为内控制度和系统提出新的挑战。(二)内控执行力不高从人力资源的角度看，企业领导不重视内部控制，内控意识薄弱，落实过程流于形式，也会带来问题。例如：一些领导重视销售、轻视采购，认为产品有销路就能保证业务持续发展，会导致采购环节出现风险。另外，对企业员工的教育宣传不到位，对内部控制的理解有偏差，将内部控制等同于“找错”、“管人”，执行起来阻力重重，甚至流于形式。四、针对采购业务内部控制问题的解决对策(一)采购合同内部审计第一，企业签订采购合同前，对合同内容进行审计，以虚假采购、虚增采购成本为重点，看有没有相关问题；了解企业库存量，库存量不足才能采购，否则库存积压占用大量资金
8、。第二，对合同条款进行审计，应该从产品型号、质量、价格、运距、服务等方面进行分析，确保物美价廉，满足实际供货需求。第三，严格招投标管理，招标活动开展后，和中标供应商积极沟通协商，通过议标的方式最大程度上降低采购成本。(二)合理制定采购计划采购部门制定采购计划时，应该树立全局观和前瞻意识，综合考虑生产计划、库存管理、市场价格等因素。确定年度采购量，并以月为单位执行最佳采购数量，如此操作一方面能防止过量采购，降低库存成本，避免占用大量流动资金；另一方面能合理控制采购周期，和企业的生产计划相吻合，否则不仅会增加库存，还会增加采购工作量。(三)加强供应商管理第一，选择供应商时，应结合企业的发展现状和规
9、划，设置合适的准入制度，从资质、财务、生产能力、服务能力等方面进行资格审查，满足条件的才能进行合作。第二，规范招投标过程，通过审查的供应商才能投标，遵循公平、公正的原则，实现阳光采购。第三，对供应商进行跟踪，实施日常考核管理，供应商交付的物料，质检部门均应该登记并检查；采购部门负责考核交货周期和服务质量，最后得出综合成绩，根据成绩高低决定供应商的去留。如果物料质量有问题，或交货时间延迟，就淘汰供应商；如果物料质量良好，交货时间准确，可给予一定的奖励，推动企业和供应商双方共同进步。(四)优化采购付款流程在支付采购款环节，应加强往来账款管理，优化付款流程。第一，审核各类单据发票，重点有两个：一是合
10、同内容和实际物料是不是符合，二是合同金额和发票金额是不是符合，不相符的话就将单据或发票退回，进行更改修正。第二，完善付款审批流程，根据合同中明确的付款方式和时间，由采购部门制定付款计划。付款申请提交至财务部，财务人员予以核实，如果是货到付款，要确保货物已经入库；如果是预付款，看是否和合同约定内容一致，督促供应商及时供货。第三，企业和供应商之间，采用定期对账制度，及时发现账务处理中的问题并纠正，防止采购资金长期占用，降低坏账风险。(五)调整采购业务岗位对采购业务岗位进行调整，核心是不相容职务相分离，方法包括：(1)采购计划申请和审批要分离，降低采购计划盲目性。(2)供应商询价和确定价格要分离，以便企业公平公正选择供应商，避免舞弊现象。(3)采购合同的编制和审批要分离，保障企业利益。(4)入库验收活动和会计账务处理要分离，由不同人员执行，保证账实相符，避免出现以次充好、劣质物料。(5)付款申请和审批人员要分离，防止出现多付、少付、重复付款等情况，提高账务信息的准确性。五、结束语综上所述，内部控制能提高财务会计核算水平，加快财务会计信息化建设。制造企业的采购业务中，内部控制工作存在一些问题，原因主要是制度本身不完善、内控执行力不高。文章从采购合同内部审计、合理制定采购计划、加强供应商管理、优化采购付款流程、调整采购业务岗位5个方面阐述了解决对策，希望为实际管控活动提供参考借鉴。
制造企业采购管理中存在的问题与对策
