英文电子邮件的格式

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1、2021/3/10年年9月月20日日English in Electric Automation张玲张玲专业英语培训讲义专业英语培训讲义20132014学年第一学期学年第一学期电气工程及其自动化电气工程及其自动化2010-1,2010-2班班2021/3/10年年9月月20日日1 据调查，约有据调查，约有88%的互联网用户使用电子邮件，的互联网用户使用电子邮件，而在商务领域中约有而在商务领域中约有90%的员工通过电子邮件的形的员工通过电子邮件的形式来联系公务。式来联系公务。英文电子邮件的重要性英文电子邮件的重要性 商务英语电子邮件以其商务英语电子邮件以其方便快捷方便快捷，在现代商务，在现代商务

2、活动中起着重要作用。活动中起着重要作用。商务往来中的电子邮件代表着公司的商务往来中的电子邮件代表着公司的形象形象，显，显示着公司的示着公司的水平水平和和实力实力，直接影响到客户对公司的，直接影响到客户对公司的评估。所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占评估。所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。据着举足轻重的地位。2021/3/10年年9月月20日日2u 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式u 商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件的写作要求u 商务英语电子邮件写作注意事项商务英语电子邮件写作注意事项u 商务英语电子邮件常用句式商务英语电子邮件常用句式Conte

3、nts2021/3/10年年9月月20日日3商务英语电子邮件由五部分组成：商务英语电子邮件由五部分组成：u Address-收信人收信人Email地址、抄送收信人地址、抄送收信人Email地地址、密送收信人址、密送收信人Email地址地址u Subject-主题主题u Salutation-称呼、称呼、Opening-开头、开头、Body-正文、正文、Ending-结尾句结尾句u Complimentary Close-礼貌结束语礼貌结束语u Writers Full Name-写信人全名、写信人全名、Writers Title and Department-写信人职务及所属部门、写信人职务及

4、所属部门、Address-地址、地址、Tel-电话号码、电话号码、Fax-传真传真商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(1/15)2021/3/10年年9月月20日日4u Address 地址地址u 收信人地址收信人地址 To:u 抄送收信人地址抄送收信人地址 Cc:u 密送收信人地址密送收信人地址 Bcc:Cc:Carbon CopyBcc:Blind Carbon CopyTo:Cc:Bcc:多个收信人地址多个收信人地址用用半角半角的的逗号逗号或或者者分号分号隔开。隔开。商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(2/15)2021/3/10年年9月月20日日5u Subject

5、 主题主题(1/3)1.主题主题(Subject)框的内容应框的内容应简明简明地地概括概括信的内容，信的内容，短的可以是一个单词，如短的可以是一个单词，如 greetings；长的可以是；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整的句子，但长度一一个名词性短语，也可以是完整的句子，但长度一般不超过般不超过35个字母。个字母。YES：Supplier training NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(3/15)2021/3/

6、10年年9月月20日日6u Subject 主题主题(2/3)2.主题框的内容切主题框的内容切忌含糊不清忌含糊不清。NO：News about the meetingYES：Tomorrows meeting canceled3.视 信 的 内 容 是 否 重 要，还 可 以 开 头 加 上视 信 的 内 容 是 否 重 要，还 可 以 开 头 加 上URGENT或者或者FYI(For Your Information，供参考，供参考)例如：例如：URGENT:Submit your report today!商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(4/15)2021/3/10年年9月月

7、20日日7u Subject 主题主题(3/3)4.一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。个单词的首字母大写。YES：New E-mail Address Notification Detailed calculation NO：detailed calculation 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(5/15)2021/3/10年年9月月20

8、日日8u Salutation-称呼称呼(1/4)根据发信人的具体情况以及发信人与收信人之根据发信人的具体情况以及发信人与收信人之间的关系而定。间的关系而定。在同辈的亲朋好友或同事之间可以直呼其名，在同辈的亲朋好友或同事之间可以直呼其名，但但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。对长辈或上级最好使用头衔加上姓。Tom HanksDear/Hi Tom,Dear Mr Hanks,收信人的名字千万不要写错。收信人的名字千万不要写错。商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(6/15)Jennifer AnistonMiss/Mrs/Ms Aniston2021/3/10年年9月月20日日9u Sa

9、lutation-称呼称呼(2/4)收信人是多个男性用收信人是多个男性用Messrs；多个女性用；多个女性用Mesdames,Mmes,或或Mses；有男有女，弄清楚每个人的称呼。；有男有女，弄清楚每个人的称呼。Messrs.Smith,Wyatt,and Fury有荣誉学位多不喜欢用一般的头衔。有荣誉学位多不喜欢用一般的头衔。Mses.Dicaprio,Lionel,and GreenMr.Harold Wright and Miss Margaret WrightDr./Prof./General/Senator Wright 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(7/15)202

10、1/3/10年年9月月20日日10u Salutation-称呼称呼(3/4)老外的名字有时有老外的名字有时有Jr.或或 Sr.,罗马数字罗马数字I，II等等Martin Luther King,Jr.John Parker,Sr.is the father of John Parker,Jr.George Bush Sr.George VIWhen George VI died,Elizabeth II succeeded to the throne.商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(8/15)2021/3/10年年9月月20日日11u Salutation-称呼称呼(4/4)如

11、果没有名字，或者是很正规的邮件，则可用：如果没有名字，或者是很正规的邮件，则可用：Dear Committee Member:Dear Colleagues:Dear Meeting Planner:To All Sales Reps:To Whom It May Concern:商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(9/15)Dear Madam or Sir:Dear Purchasing Agent:Ladies or Gentlemen:Dear Customers，2021/3/10年年9月月20日日12u Opening 开头开头(1/3)澄清你的意图澄清你的意图 在电子邮

12、件开头澄清你的来意非常重要，这样在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容。才能更好的引出邮件的主要内容。感谢读者是邮件感谢读者是邮件开场白的好办法开场白的好办法。感谢您的读者能让对方感到高兴，。感谢您的读者能让对方感到高兴，特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(10/15)记得要注意语法，拼写和标点符号，保持句子记得要注意语法，拼写和标点符号，保持句子简短明了且句意前后一致。简短明了且句意前后一致。2021/3/10年年9月月20日日13u Opening 开头开头(2/3)商务

13、英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(11/15)如果回复客户的咨询，向他们对公司的兴趣表示感谢如果回复客户的咨询，向他们对公司的兴趣表示感谢Thank you for contacting us.如果对方已经回复过你的一封邮件了，感谢回复如果对方已经回复过你的一封邮件了，感谢回复Thank you for your prompt reply.Thanks for getting back to me.如果你主动给别人写邮件，表明意图如果你主动给别人写邮件，表明意图I am writing to2021/3/10年年9月月20日日14u Opening 开头开头(3/3)商务英语电子邮件的

14、格式商务英语电子邮件的格式(12/15)如果有人给了你特别的帮助如果有人给了你特别的帮助Thank you for all your assistance.某个客户或是经理写对你的工作提出了一定的质疑某个客户或是经理写对你的工作提出了一定的质疑I truly appreciateThank you for your feedback.如果你询问一些信息，对方花了点时间才发送给你如果你询问一些信息，对方花了点时间才发送给你Thank you for providing the requested information.2021/3/10年年9月月20日日15u Body 正文正文 正文是电子邮

15、件的主要部分，大多把话题分成正文是电子邮件的主要部分，大多把话题分成几个小主题，每个小主题一段，每段一般只有一两几个小主题，每个小主题一段，每段一般只有一两句话。正文由两三个或三四个简短的段落构成。句话。正文由两三个或三四个简短的段落构成。商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(13/15)正文书写格式绝大多数采用正文书写格式绝大多数采用齐头式齐头式。齐头式是。齐头式是指正文中各部分都从每行的左边开始，这种格式便指正文中各部分都从每行的左边开始，这种格式便于打字和节省时间，提高工作效率。于打字和节省时间，提高工作效率。称呼和称呼和开头开头之间，段落之间，正文和信尾客套之间，段落之间，正文

16、和信尾客套话之间一般话之间一般空一行空一行。2021/3/10年年9月月20日日16u Ending 结尾结尾 在邮件结束之前，应再次感谢收信人。在邮件结束之前，应再次感谢收信人。商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(14/15)u Thank you for your patience and cooperation.或或 Thank you for your consideration.u If you have any questions or concerns,dont hesitate to let me know.或或 I look forward to hearing f

17、rom you.2021/3/10年年9月月20日日17u Complimentary Close 礼貌结束语礼貌结束语(1/2)结尾致意要留意，弄清大家的关系才选择用词。结尾致意要留意，弄清大家的关系才选择用词。商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(15/15)Very Formal 非常正规的非常正规的(例如给政府官员的例如给政府官员的)Respectfully yours,Yours respectfully,Formal 正规的正规的(例如客户公司之间例如客户公司之间)Very truly yours,Yours very truly,Yours truly,2021/3/10

18、年年9月月20日日18u Complimentary Close 礼貌结束语礼貌结束语(2/2)商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(16/15)Less Formal 不太正规的不太正规的(例如客户例如客户)Sincerely yours,Yours sincerely,Sincerely,Cordially yours,Yours cordially,Cordially,Informal 非正规的非正规的(例如朋友，同事之间例如朋友，同事之间)Regards,Warm regards,With kindest regards,With my best regards,My best

19、,Give my best to Mary,Fondly,Thanks,See you next week!2021/3/10年年9月月20日日19u Signature 签名签名 邮件的末尾加上签名档，附加必要的个人信息。邮件的末尾加上签名档，附加必要的个人信息。商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(15/15)签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。行。Local Organizing CommitteePhone:+7-3822-491-776Fa

20、x:+7-3822-492-410E-mail:isdeiv2012hcei.tsc.ru2021/3/10年年9月月20日日20u 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式u 商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件的写作要求u 商务英语电子邮件写作注意事项商务英语电子邮件写作注意事项u 商务英语电子邮件常用句式商务英语电子邮件常用句式Contents2021/3/10年年9月月20日日21商务英语电子邮件写作应遵循的五商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则原则u Correctness 准确准确u Conciseness 简洁简洁u Complete 完整完整u Clarity 清楚清

21、楚u Courtesy 礼貌礼貌五五C原则原则(1/14)2021/3/10年年9月月20日日22u Correctness 准确原则准确原则 由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确性对商务管理与沟方的权利、义务关系，其准确性对商务管理与沟通至关重要。通至关重要。具体而言，不仅电子邮件的英语具体而言，不仅电子邮件的英语语法语法、标点标点符号符号和和拼写拼写要做到要做到准确无误准确无误，电子邮件，电子邮件内容内容还要还要叙述准确叙述准确，以免引起误会纠纷。，以免引起误会纠纷。五五C原则原则(2/14)2021/3/10年年9月月20

22、日日23u Conciseness 简洁原则简洁原则(1/3)简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句简单句子子和和简短词语简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要简明扼要为第一要务。为第一要务。在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句句法特征法特征是是句子结

23、构简单明了句子结构简单明了，有大量，有大量省略句省略句和和不完不完整句整句。其。其词汇特征词汇特征是是用语简洁用语简洁，语言简明扼要语言简明扼要。五五C原则原则(3/14)2021/3/10年年9月月20日日24u Conciseness 简洁原则简洁原则(2/3)为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语。略语。UPlsFYIInfoQtyBTWPostscriptASAP/asapFOBL/CIMOFAQPS五五C原则原则(4/14)As soon as possibleFree on BoardLetter of CreditIn my opinio

24、nFrequently asked questions2021/3/10年年9月月20日日25u Conciseness 简洁原则简洁原则(3/3)u It is very difficult to sell manhole covers in France.This product must have the quality certificate issued in France.u Price：FOB Shanghai USD 1.96PCu Hope you can accept it.舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征

25、，缩略语的使用，不完整句的选择，反映属的句法特征，缩略语的使用，不完整句的选择，反映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。文体，更为口语化。五五C原则原则(5/14)2021/3/10年年9月月20日日26u Complete 完整原则完整原则 商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像报盘、询问贸易提供读者所需要的信息，尤其像报盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才

26、能达到良好的因为只有包含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。沟通效果。邮件是否完整，可以用邮件是否完整，可以用5W1H来检验，即来检验，即who，when，where，what，why 和和 how。五五C原则原则(6/14)2021/3/10年年9月月20日日27u Clarity 清楚原则清楚原则(1/2)商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。具体表现在：用词准确。具体表现在：u 结构方面结构方面u 语法方面语法方面尽量使用短段落，必要时使用主题句。尽量使用短段落，必要时使用主题句。用词要肯定准确，切忌使用语义模糊、模棱用词要肯定准确，切

27、忌使用语义模糊、模棱两可的词或词组，以免产生歧义，造成误解，两可的词或词组，以免产生歧义，造成误解，延误商务沟通和贸易。延误商务沟通和贸易。五五C原则原则(7/14)2021/3/10年年9月月20日日28u Clarity 清楚原则清楚原则(2/2)u The figures show a significant increase.u We will deliver your goods soon.u The figures show a year-on-year increase of 15%.u We will deliver your goods on Dec 10th.五五C原则原则

28、(8/14)2021/3/10年年9月月20日日29u Courtesy 礼貌原则礼貌原则(1/6)商务英语电子邮件应遵循措词商务英语电子邮件应遵循措词婉转婉转、礼貌礼貌的的原则。鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败，原则。鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败，买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，使对方容易接受。在写电子邮件时，可以通过使使对方容易接受。在写电子邮件时，可以通过使用用虚拟语气虚拟语气、委婉语气委婉语气等方法迂回地表达观点，等方法迂回地表达观点，提出要求。提出要求。五五C原则原则(9/14)2021/3/10年年9月月20日日30u

29、 Courtesy 礼貌原则礼貌原则(2/6)u If it is not for the larger orders we receive from a number of our regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price.u Not for the larger orders we receive from a number of our regular customer,we cannot quote for supplies even at that price.虚拟语气虚拟语气

30、：要不是我们接到许多老客户的大量定：要不是我们接到许多老客户的大量定单，我们尚不能给这些货物报如此低的价格。单，我们尚不能给这些货物报如此低的价格。五五C原则原则(10/14)2021/3/10年年9月月20日日31u Courtesy 礼貌原则礼貌原则(3/6)u I would appreciate it if you could give me your best quotation for CIF shanghai.u Give me your best quotation for CIF shanghai.委婉语气委婉语气：如果你能报出成本加运费到上海的：如果你能报出成本加运费到上海

31、的最低价，我将非常感激。最低价，我将非常感激。虚拟语气和委婉语气的使用，缓和了商务谈判的语虚拟语气和委婉语气的使用，缓和了商务谈判的语气，既明确了自己的立场，又使对方的面子免于受损，气，既明确了自己的立场，又使对方的面子免于受损，语气自然诚恳，礼貌得体，易为对方接受。语气自然诚恳，礼貌得体，易为对方接受。五五C原则原则(11/14)2021/3/10年年9月月20日日32u Courtesy 礼貌原则礼貌原则(4/6)u It has to be stressed that shipment must be effected within the prescribed time limit,a

32、s a further extension will not be considered.u We have to stress that you must effect shipment within the prescribed time limit,as a further extension will not be considered.表示批评、建议、要求时，用被动语态可以避表示批评、建议、要求时，用被动语态可以避免直接触及施动者免直接触及施动者(自己或对方自己或对方)，使口气更加婉转。，使口气更加婉转。五五C原则原则(12/14)2021/3/10年年9月月20日日33u Cour

33、tesy 礼貌原则礼貌原则(5/6)u As you(seem to)take advantage of our leniency in this matter,we now have to give you the final notice.使用使用半动词半动词表示说话人对所说事情的推测，从表示说话人对所说事情的推测，从而使话语的肯定语气趋于缓和。而使话语的肯定语气趋于缓和。五五C原则原则(13/14)半动词在功能上介于主动词与助动词之间半动词在功能上介于主动词与助动词之间,本本身带有词义，但词义模糊。身带有词义，但词义模糊。seem appear be likely to2021/3/10

34、年年9月月20日日34u Courtesy 礼貌原则礼貌原则(6/6)u Unfortunately we are not hiring any new staff at the moment.u I am afraid that we will be unable to meet your order on time due to problems with our supplier.如果是写一些坏消息或是道歉，你就应该写的如果是写一些坏消息或是道歉，你就应该写的礼貌而得体，并说明问题的原因。礼貌而得体，并说明问题的原因。五五C原则原则(14/14)2021/3/10年年9月月20日日35u

35、 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式u 商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件的写作要求u 商务英语电子邮件写作注意事项商务英语电子邮件写作注意事项u 商务英语电子邮件常用句式商务英语电子邮件常用句式Contents2021/3/10年年9月月20日日36u Some tips 文法文法(1/8)切忌主客不分或模糊切忌主客不分或模糊例子：例子：Deciding to rescind the earlier estimate,our report was updated to include$40,000 for new equipment.应改为：应改为：Deciding to

36、rescind our earlier estimate,we have updated our report to include$40,000 for new equipment.问题：问题：decide 的的主语主语是是 we,而而不是不是 report注意事项注意事项(1/12)2021/3/10年年9月月20日日37u Some tips 文法文法(2/8)句子不要凌碎句子不要凌碎例子：例子：He decided not to audit the last ten contracts.Because of our previous objections about complianc

37、e.应改为：应改为：He decided not to audit the last ten contracts because of our previous objections about compliance.问题：问题：第二句是第一句的原因，应合并成为一句第二句是第一句的原因，应合并成为一句注意事项注意事项(2/12)2021/3/10年年9月月20日日38u Some tips 文法文法(3/8)结构对称结构对称例子：例子：The owner questioned the occupants lease intentions and the fact that the contra

38、ct had been altered with ink markings.应改为：应改为：The owner questioned the occupants lease intentions and ink alterations of the contract.问题：问题：and 连接两个相同的成分，结构应对称连接两个相同的成分，结构应对称注意事项注意事项(3/12)2021/3/10年年9月月20日日39u Some tips 文法文法(4/8)单复数前后一致单复数前后一致例子：例子：An authorized person must show that they have secur

39、ity clearance.应改为：应改为：Authorized persons must show that they have security clearance.问题：问题：an person 与与 they 矛盾矛盾 注意事项注意事项(4/12)2021/3/10年年9月月20日日40u Some tips 文法文法(5/8)动词和主语要呼应动词和主语要呼应例子：例子：This is one of the public-relations functions that is under-budgeted.应改为：应改为：This is one of the public-relati

40、ons functions,which are under-budgeted.问题：问题：functions 与与 is 矛盾矛盾 注意事项注意事项(5/12)2021/3/10年年9月月20日日41u Some tips 文法文法(6/8)时态和语气不要转变太多时态和语气不要转变太多affect 动词，动词，effect 名词；名词；operative（计划、法律等）实施中的，起作用的（计划、法律等）实施中的，起作用的operational（机器、设备等）正常运转的，可使（机器、设备等）正常运转的，可使用的；军事行动的用的；军事行动的affect 和和 effect，operative 和和

41、 operational选词要正确选词要正确注意事项注意事项(6/12)2021/3/10年年9月月20日日42u Some tips 文法文法(7/8)标点要准确标点要准确拼写要正确拼写要正确大小写要注意大小写要注意非必要的话，整个词不要都大写，除非要骂人。非必要的话，整个词不要都大写，除非要骂人。MUST change to OS immediately.要强调的话，用要强调的话，用底线底线，斜体斜体或者或者粗体粗体。注意事项注意事项(7/12)2021/3/10年年9月月20日日43u Some tips 文法文法(8/8)地址上的数字直接用阿拉伯数字，除了地址上的数字直接用阿拉伯数字，

42、除了One127 Ninth Avenue,North 390 Veterans Boulevard,Carlstadt,NJ 070725 Park Avenue One Wingren Plaza 556-91 Street 注意事项注意事项(8/12)2021/3/10年年9月月20日日44u Some tips 文体文体(1/3)可读性可读性-多用短句多用短句注意段落的开头注意段落的开头一般来说，重要或强调的事情都放在信件或段落一般来说，重要或强调的事情都放在信件或段落的开头。的开头。u Because he was unable to attend the meeting perso

43、nally,he forwarded his congratulations on cassette tape.注意事项注意事项(9/12)2021/3/10年年9月月20日日45u Some tips 文体文体(2/3)轻重有分轻重有分同等重要的用同等重要的用 and 来连接，较轻放在次要的句子里。来连接，较轻放在次要的句子里。转接词转接词要留神要留神but,therefore,also,for example,furthermore,moreover 修饰词的位置修饰词的位置要小心要小心例子：例子：He could only reimburse the cost after July 15

44、.注意事项注意事项(10/12)2021/3/10年年9月月20日日46u Some tips 文体文体(3/3)句子开头不要含糊不清的代词句子开头不要含糊不清的代词例子：例子：These decisions have been a big disappointment to the committee members.They have delayed further action.开头少用开头少用this,that,it,they,或或 which。用语要肯定准确，切忌含糊用语要肯定准确，切忌含糊立场观点一致，少用被动句立场观点一致，少用被动句注意事项注意事项(11/12)2021/3/1

45、0年年9月月20日日47u Some tips 格调格调式样和句子长度不要太单调式样和句子长度不要太单调弱软的词弱软的词(e.g.was,were,is,are.)可以加强一点可以加强一点u Bayer products are highly effective in.u Bayer products excel in.口语化比较受欢迎口语化比较受欢迎u This information will be sincerely appreciated.u We sincerely appreciate your information.注意事项注意事项(12/12)2021/3/10年年9月月20

46、日日48u 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式u 商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件的写作要求u 商务英语电子邮件写作注意事项商务英语电子邮件写作注意事项u 商务英语电子邮件常用句式商务英语电子邮件常用句式Contents2021/3/10年年9月月20日日49u Greeting message 祝福祝福 Hope you have a good trip back.How are you?How is the project going on?祝旅途愉快。祝旅途愉快。你好吗你好吗?项目进行顺利吗项目进行顺利吗?英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(1/16)2021/

47、3/10年年9月月20日日50u Initiate a meeting 发起会议发起会议(1/2)I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XXX project.I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A.我想跟你电话讨论下报告进展和我想跟你电话讨论下报告进展和XXX项目的情况。项目的情况。我建议我们今天下午就我建

48、议我们今天下午就A项目的发展计划开会讨项目的发展计划开会讨论一下。论一下。英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(2/16)2021/3/10年年9月月20日日51u Initiate a meeting 发起会议发起会议(2/2)Wed like to have the meeting on Oct 30.Same time.Lets make a meeting next Monday at 5:30 PM S.L.C.time.十月三十号，老时间开会。十月三十号，老时间开会。下周一盐湖城时区下午五点半开会。下周一盐湖城时区下午五点半开会。英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(3/1

49、6)2021/3/10年年9月月20日日52u Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨询信息咨询信息/反馈反馈/建议建议(1/4)Shall you have any problem accessing the folders,please let me know.Look forward to your feedbacks and suggestions soon.如果存取文件有任何问题请和我联系。如果存取文件有任何问题请和我联系。期待您的反馈建议期待您的反馈建议!英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(4/16)2021/

50、3/10年年9月月20日日53u Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨询信息咨询信息/反馈反馈/建议建议(2/4)Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule.What is your opinion on the schedule and next steps we proposed?谢谢你，希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。谢谢你，希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。你对计划方面有什么想法你对计划方

51、面有什么想法?下一步我们应该怎么做下一步我们应该怎么做?英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(5/16)2021/3/10年年9月月20日日54u Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨询信息咨询信息/反馈反馈/建议建议(3/4)What do you think about this?Any question,please dont hesitate to let me know.Any question,please let me know.Please contact me if you have any questi

52、ons.Please let me know if you have any question on this.英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(6/16)2021/3/10年年9月月20日日55u Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨询信息咨询信息/反馈反馈/建议建议(4/4)Your comments and suggestions are welcome!Feel free to give your comments.Please let me know what you think.Do you have an

53、y idea about this?It would be nice if you could provide a bit more information on the users behavior.英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(7/16)2021/3/10年年9月月20日日56u Give feedback 意见反馈意见反馈Please see comments below.My answers are in blue below.I add some comments to the document for your reference.请看下面的评论。请看下面的评论。我的回

54、答已标蓝。我的回答已标蓝。我就文档添加了一些备注，仅供参考。我就文档添加了一些备注，仅供参考。英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(8/16)2021/3/10年年9月月20日日57u Attachment 附件附件(1/2)I enclose the evaluation report for your reference.Please find enclosed a copy of our price list.Please find the attached report you will need for tomorrows meeting.我附加了评估报告供您阅读。我附加了评估报

55、告供您阅读。随函附寄我公司价目表一份。随函附寄我公司价目表一份。随信附上你明天开会所需的报告，请查收。随信附上你明天开会所需的报告，请查收。英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(9/16)2021/3/10年年9月月20日日58u Attachment 附件附件(2/2)Attached is the design document,please review it.Attached please find todays meeting notes.For other known issues related to individual features,please see attach

56、ed release notes.设计文档在附件里，请评阅。设计文档在附件里，请评阅。今天的会议记录在附件里。今天的会议记录在附件里。其他个人特征方面的信息请见附件。其他个人特征方面的信息请见附件。英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(10/16)2021/3/10年年9月月20日日59u Point listing 列表列表(1/2)Today we would like to finish following tasks by the end of today:1.2.Some known issues in this release:1.2.Our team here reviewe

57、d the newest SCM policy and has following concerns:1.2.英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(11/16)今天我们要完成的任务今天我们要完成的任务:1.2.声明中涉及的一些问题声明中涉及的一些问题:1.2.我们阅读了最新的供应链管理政策我们阅读了最新的供应链管理政策,做出如下考虑做出如下考虑:1.2.2021/3/10年年9月月20日日60u Point listing 列表列表(2/2)Here are some more questions/issues for your team:1.2.The current status is

58、 as following:1.2.Some items need your attention:1.2.英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(12/16)以下是对你们团队的一些问题以下是对你们团队的一些问题:1.2.目前数据如下目前数据如下:1 2以下方面需提请注意以下方面需提请注意:1.2.2021/3/10年年9月月20日日61u Raise question 提出问题提出问题I have some questions about the report XX-XXX.For the assignment ABC,I have the following questions:英语电子邮

59、件常用句式英语电子邮件常用句式(13/16)我对我对XX-XXX报告有一些疑问。报告有一些疑问。就就ABC协议协议,我有以下几个问题我有以下几个问题:2021/3/10年年9月月20日日62u Proposal 提议提议For the next step of platform implementation,I am proposing.I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future.英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(14/16)关于平台启动的下一步计划关于平台启

60、动的下一步计划,我有一个提议我有一个提议我建议我们就一周项目开一个电话会议。我建议我们就一周项目开一个电话会议。2021/3/10年年9月月20日日63u Thanks note 感谢信感谢信Thank you so much for the cooperation.I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project.Thanks for your attention!Your kind assistance on this are very much appreciated.Really

61、appreciate your help!英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(15/16)2021/3/10年年9月月20日日64u Apology 道歉道歉I sincerely apologize for this misunderstanding!I apologize for the late asking but we want to make sure the correctness of our implementation ASAP.英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(16/16)对造成的误解我真诚道歉对造成的误解我真诚道歉!很抱歉现在才进行询问，但是我们需要尽快核实执很抱歉现在才进行询问，但是我们需要尽快核实执行信息。行信息。