行政管理手册(1)

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1、遵义众立装饰有限责任公司 行政管理手册行政管理手册遵义众立装饰工程有限责任公司目 录目 录资产管理制度一、图书：二、档案三、固定资产四、办公用品员工行为规范是个职业人汇集的地方，职业人就应该有职业人的行为和礼仪规范。作为职业人，每一名员工都可以并且应该做到以下规范：一、个人仪表维护1.仪容2.着装3.仪态二、相关场所行为1.办公室2.会议室3.办公楼走廊4.户外三、工作关系处理1.与上司2.与下属3.与同事4.与客户5.与异性四、禁止行为条例1.玩忽职守2.侵犯他人3.欺骗、盗窃、赌博4.煽动肇事五、常用礼仪规范1.通讯接待2.拜访3.会谈（谈判）4.餐饮车辆管理制度出差管理制度接待管理制度会

2、议管理制度印章管理规定文档管理实施办法采购管理制度附录附录1 客户接待单附录2 专题会议执行单36附录3 例会执行单附录4 特殊物品采购单附录5 一般物品采购单职 位 说 明 书行政部岗位职责资产管理制度一、图书：1制度的目的及适用范围1.1 制度的目的：为了更好地利用图书资源，方便员工借阅，也便于更好地管理图书。1.2 制度的适应范围：集团总部各部门、各设计分部、各外埠分公司。2.负责部门 公司行政部3.制度内容3.1部门如需要购买图书，应事先向行政部提交购书申请书面报告，报告中须列明购书用途、书名、数量、价格等内容；3.2行政部根据购书申请审核图书库存，如无，在购书申请上注明后上报总裁，待

3、总裁批准后，由行政部办理购书事宜；3.3图书购买后，行政部会同财务人员办理入库手续。依据入库单据，行政部进行图书登记工作；3.4行政部每月15日、30日对图书进行盘点，并将盘点表上报总裁；3.5各部门借阅图书必须有部门负责人签字确认后方可借阅（借阅时间不超过十天）；3.6部门保管人对图书负有保管责任，要认真记录借阅登记手续；3.7图书借阅者要爱惜图书，到期归还，并保证所借图书的完整、干净，若有损坏照价赔偿。3.8所借图书丢失，除照价赔偿外，另外按图书价格数额给予罚款。3.9借阅人如调动或离职，在交回所借图书后方可办理调动、离职手续。二、档案1、项目归档要求：一个项目完成之后归档内容要有电子版与

4、打印版各两套其中各个版本中的内容要包括：目录、合同、各个工作环节中的计划书、调研报告、成果报告、验收证明、作业过程中以时间为顺序的所有往来的商务要约。填写项目归档交接单，一式两份，档案交接人与资产管理员各执一份。2、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经相关主管批准。借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，因保管不慎丢失或毁损要及时追查，并报告主管部门及时处理。档案手册丢失一套处以5000元罚金，试用期员工查阅档

5、案只能在档案室，不得借出。档案分为电子版本及打印版本，不得外借电子版本，如有需要经公司常务副总批准方可借出，公司决策委员会领导除外，但应做好详细的借阅登记。三、固定资产资产借用为正常上班时间，如遇节假日借用资产，应由借用人在前一个工作日借出。要借用投影仪、相机、录音笔等请提前一天申请，也好提前做准备。归还时要保证清洁、设备内文件都已导出，否则造成文件丢失概不负责。对所借用资产请仔细检查有无缺损（失）情况，若发现应及时声明，否则归还时的资产缺失由借用人负责赔偿。公司的档案、照片档案、摄影资料、幻灯片、摄影器材、投影仪等贵重物品要精心使用、妥善保存，发生损坏及丢失须按原价2倍赔偿。 耐用品资产管理

6、规定 耐用品资产为企业赖以营利的主要器具，在企业财产中占有相当大的比例，拥有一定规模的资产是开展生产经营活动的前提和基础。资产结构是否合理，使用是否有效，管理是否严谨，直接关系到企业的经营成果。因此，加强资产的管理与监控，在企业的经营管理中具有非常重要的意义。 为了保证资产的安全和良好状态，充分发挥其使用性能，本着既有利于公司业务的开展，又符合勤俭办企业的原则，特制定本规定。 一、耐用品资产的范围及标准 凡由公司出资购置的单位价值在200元以上，使用年限在一年以上的物资设备都列入公司耐用品资产（其中包括固定资产）的范围。包括各种电子设备、仪器、通讯设备、运输工具、办公家具、机械设备等类别。 二

7、、耐用品资产的管理职能 行政部为公司耐用品资产（实物）管理的职能部门，负责承办资产的登记、购置、调配、使用管理、维护、更新处理、检查等各项管理工作。 三、耐用品资产的监督职能 财务部对耐用品资产管理进行监督。负责对其中的固定资产购置进行预算控制，对已批准的购置项目进行款项划拨，对固定资产购置实际支出费用的核准，对固定资产台帐的整理与核查管理，以及对固定资产折旧的计算。 四、耐用品资产使用管理责任制 耐用品资产管理实行部门经理负责制。各部门经理对本部门资产的数量、质量、管理制度落实情况需经常进行监督检查。 五、耐用品资产管理内容 资产的登记 本公司所有耐用品资产都必须进行登记，填写公司耐用品资产

8、登记表,对每一项资产按使用部门分类保存，并统一编号、张贴标记。 资产台帐的建立 1、根据公司现有的耐用品资产情况，由行政部组织有关人员进行清查，填写公司资产清查汇总表，整理后存档。每半年按财务部固定资产台帐，逐一对公司的固定资产进行对照核查。 2、根据需要并经领导批准配发的各类办公设备，有关人员必须做到精心爱护、正确使用，保证机器设备处于良好的工作状态。当各部门经理及相关负责人发生工作变动时，必须按耐用品资产登记表对所负责管理资产进行清点，准确无误后，交接双方在登记表上签字确认，对资产的管理权利与职责同时发生转移，若帐物不符，则由原负责人对不符事项作出解释，并办理相关赔偿、登记工作然后交接。

9、资产的购置 1、公司各部门应根据实际工作情况，需要购置资产时，须填写公司资产购置审批表。由行政部审核情况、确认价格，上报总裁审批签字后方可购置。 2、购置权限：行政部为资产的购置部门。原则上其他部门无权购置，遇特殊情况时可由其他部门购置，但必须由行政部派人监督执行。 3、购置程序：行政部在总裁批准后的三个工作日内，按要求进行购置。购置的设备由行政管理部门负责验收，审核实物与发票所列数量是否相符，设备性能、质量是否符合技术要求，是否与申报内容相符。审验合格后由经手人及验收人在原始单据上签字，报至财务。财务部按单据结算。 4、资产购置后，行政部应及时将新购资产登记至公司耐用品资产登记表并编号备案。

10、 资产的维修、更新和报废 1、耐用品资产在使用过程中，由于磨损会发生故障或局部损坏。为了恢复和保持资产的良好使用性能，必须经常保养及时修理。凡对保养修理有明确规定的机器设备，则按规定执行。使用部门应及时向行政部提出设备维修申请，由行政部负责检修，对于发生费用的报请领导批准后进行。 2、当资产使用到一定程度时，就丧失了使用价值，使用部门要及时提出更新申请，由行政部核实情况，提出审批意见报有关领导批准后方可进行更新重置。 3、对报废资产的处置。资产的报废由行政部提出申请，报财务部审核，报总裁审批。报废资产的变卖收入统一交财务部门按会计制度处理，不得挪作它用。行政部在公司耐用品资产登记表中进行注销。

11、 资产的调配 资产的调配由行政部协助使用部门负责办理。对调入、调出的资产，使用部门与主管部门互相配合，确保正常移交。 资产的盘点 每半年对公司所有的耐用品资产进行清查盘点。由行政部负责实施，汇总报表由财务部进行审核，呈报总裁审阅。 对资产非正常损坏的处置“非正常损坏”是指除正常磨损和自然力作用以外的原因使资产造成的损坏，一般是由于使用人的过失造成的。当发生资产非正常损坏后，责任人必须写出详细的书面报告，所属部门根据责任人过失的性质，造成损坏的严重程度，提出具体处理意见，包括行政处分、经济赔偿、辞退、追究刑事责任等，报公司领导审批后执行。 资产的保险保险只针对固定资产，为了在固定资产遭到意外损坏

12、时减轻公司的损失，对那些易受意外损坏的（例如汽车）必须到保险公司投保。四、办公用品1、资产管理员应及时检查办公用品，以每月集中采购一次为原则，将购买计划汇总交采购主管，由采购主管负责将所需办公用品购回。2、公司新聘工作人员的办公用品，由行政部根据人员岗位需求配备办公用品并提供办公用品清单及文件柜钥匙，以保证新聘人员的正常工作,离职时如不能归还，扣除100元。3、除不能回收的一次性办公用品可以继续领取外，其他办公用品因个人丢失或其他原因（非正常使用寿命的）不再发放，由个人自己负责解决。 4、资产管理员要做到办公用品库存适当、开支适当、库存完好，要建立账单，严格执行出入库手续，每月定期与财务对帐保

13、证帐实相符。物品出库必须填写“办公用品领用单”，由领取人员签字。5、各种小件（如订书针、装订条、装订页、胶水、回形针、笔芯、剪刀等）将在指定地点放一个专用柜子直接用就可以了，用完之后请放回原位。 员工行为规范是个职业人汇集的地方，职业人就应该有职业人的行为和礼仪规范。作为职业人，每一名员工都可以并且应该做到以下规范：一、 个人仪表维护1. 仪容女性仪容指甲不宜过长，涂指甲油时宜用淡色系；淡妆上岗，不宜把头发染成怪异颜色；不宜用过于浓烈、刺鼻的香水。男性仪容不提倡留胡须，不允许刺青和纹身；定期修剪鼻毛，禁止在鼻子上打孔和戴饰物头发的长度不宜过耳遮目，不宜剪怪异发型或染成怪异颜色； 不宜留长指甲；

14、注意颈部和耳部的卫生。眼镜眼镜要保持清洁；工作场所不宜戴墨镜。2. 着装服装服装要经常保持清洁，衣服破损应及时修补或更换；上班时间不允许敞胸露怀；上班时间不得将外衣脱下穿着内衣；如无特殊情况，衣袖不可挽起，袖口应扣紧。鞋袜女士鞋跟高度不宜超过4厘米；不要随意脱鞋；不应赤脚穿鞋；不应钉金属鞋掌；不准穿拖鞋上班。配饰领带图案应根据场合、个人气质而定；领带打好后，长度应到皮带扣处；领带应平整、清洁，不应破损或歪斜松弛；领徽、胸针等饰物应与场合、身份相适宜；女士在工作中应尽量减少佩带首饰，基本原则为：少而精，简洁大方，兼顾形体；男士不允许佩戴耳饰和过于花哨的手链等饰物。胸牌员工上班时间和与客户沟通时要

15、按规定佩带胸牌；胸牌不准随意修改、涂抹或转借他人，如有丢失或损坏应及时补办。3. 仪态站立抬头挺胸、腰板挺直、微收下颌；男士：两腿并拢或平行分开与肩同宽，双手自然下垂于身体两侧或在身前、身后交叠；女士：脚跟并拢、两脚呈V字分开，或成丁字步站立，身体微向前倾，双手在身前自然交叠。行走双目平视、双肩平稳，步态稳重、步履均匀，双手自然摆动；男士与女士同行时，相跟距离不可太近，男士居左或道路的外侧；与位尊者同行，以右为尊。坐姿男士：上身挺直、两肩放松，抬头挺胸、正视对方，两脚、两膝平行分开且比肩稍窄； 女士：收拢裙角、慢慢坐下，坐定后上身微微前倾，两脚、两膝并拢，向左或向右稍倾，双手自然放于膝上； 入

16、座后不要歪斜身体或抖动腿脚，不要把腿翘到桌子上；二、 相关场所行为1. 办公室办公用品摆放整齐；便条纸不允许到处粘贴；废纸不允许乱扔；公文包、背包不允许摆在台面上；自备水杯，尽量不使用一次性的纸杯、塑料袋和一次性用品，降低对环境的污染；没有定稿的资料最好不要打印；不允许在办公时间闲聊；不允许在办公时间吃零食（包括早餐）；请不要高声喧哗；各类娱乐活动、打打闹闹、高歌猛笑最好在业余时间进行；不要泡网聊天或玩游戏；累了困了，请在午饭后在自己的桌子上趴一会，千万不要在上班时间趴在桌子上；办公场所禁止吸烟；不允许坐在办公桌上；各类文件注意分类存放，防止丢失；讨论重要或保密事务时应考虑适当环境；无论开门与

17、否都要先敲门，经过允许后方可进入；离岗或下班时注意收拾台面、座椅归位，关闭电器、电脑主机、显示器、门窗、电灯，这样既节约能源，也确保了安全。2. 会议室会议前必须将手机调试到振动、静音状态或启用其他功能；不做与会议无关的事情；不允许随意跑动、打闹或喧哗；不允许吸烟、吃零食、打瞌睡等；离开时带走废纸、垃圾，座椅归位。3. 办公楼走廊遇见同事及客人应主动点头示意、打招呼，并礼貌让道；不宜在走廊内长时间交谈。4. 户外维护环境卫生，不允许随地吐痰、乱丢垃圾；禁止破坏环境的不良行为，如践踏草坪、随意张贴、涂鸦、悬挂等。三、 工作关系处理1. 与上司协助上司做好工作，服从工作安排；主动跟上司反馈情况、交

18、流体会； 对上司的询问应迅速回应，回答应简明扼要。2. 与下属对下属应做到不争功、不诿过、多鼓励、多商量； 凡事以理服人、以德服人；关心和体恤下属。3. 与同事维护良好的人际关系，创造融洽的工作氛围；尊重同事、体谅他人、分工合作；向同事寻求工作帮助时应考虑对方是否方便；尽量不向同事借款。4. 与客户交往时应遵守企业的规章制度；主动、热情、亲切、诚恳，真诚地为客户着想；认真听取客户意见，对客户要求响应迅速；主动沟通、灵活处理，避免发生一切冲突；保守企业机密，在客人询问有关涉密问题时应委婉拒绝并简要解释。5. 与异性男女平等，不应带有性别歧视；对女性同事应主动给予必要帮助；在工作中应保持单纯的工作

19、关系；禁止任何场合、任何形式的性骚扰。四、 禁止行为条例1. 玩忽职守禁止工作时间擅自离岗；禁止滥用职权谋取私利；禁止遗失或损毁重要文件或工具；严禁泄露企业机密和客户商业秘密；严禁在工作时间睡觉；严禁酒后上岗。2. 侵犯他人严禁对同事、客户有攻击性的行为；禁止对同事、客户恶意诽谤、攻击或侮辱。3. 欺骗、盗窃、赌博禁止伪造、变动自己或者其他员工的相关记录、证卡；禁止逃避工作失误责任、不及时汇报、隐瞒事实真相；严禁私自使用、转借企业有效证照；严禁将公有财产私自带出企业；严禁偷窃或蓄意损坏企业及他人财物；严禁组织、参与赌博，严禁为赌博者提供场所、赌资、处理善后等。4. 煽动肇事严禁没有事实依据制造

20、谣言，挑拨事端；禁止毫无根据传播谣言，以讹传讹；严禁以不正当方式组织、煽动可能给企业或他人造成损失的活动。五、 常用礼仪规范1. 通讯电话服务工作是公司内外联系的窗口，体现着公司形象和声誉。为提高公司的整体素质水平以及为客户服务的质量，特对集团公司所有部门的电话使用进行规范，具体内容要求如下： 1、讲普通话，吐字清晰，语速适中，语言亲切温和，简明扼要；2、标准用语： 首先使用：您好！遵义装修公司，xxx部xxx(姓名)为您服务；然后待对方讲明来电意图进行应答；在对话中使用“您好、请您稍等、请问您贵姓、您的通讯方式、XX不在有事代为转达、对不起、谢谢、再见”等礼貌用语；3、电话接转：前台总机：如

21、来电直接要求转某部门，应答“请稍候”进行转接；如对方不知，简单问明来电事由，告知对方转接部门并进行转接；处理无人接或占线的电话，主动提议是否需要给受话者留言或请稍后再打来。直线电话：接听来电，明白来电事由，找何人，如未听清对方电话内容应先致歉，请对方重复。如来电所找人员不在，要向对方讲明，请对方再打或记录留言。来电人员单位/个人、姓名，如需回电还需问明对方电话号码。4、电话应答：各部门人员应努力学习业务，扩大知识面，在电话服务中为客户提供方便。客户咨询来电：问明客户基本情况（房屋地址，方便客户就近洽谈）房屋面积、客户姓名、联系电话。简要向客户讲解公司近期促销活动情况。邀请客户至相关设计部门进行

22、洽谈。客户询问路线：请问您现在所处位置（或您的房屋所在方位），按公司下发的各部门标准地址及乘车路线回答如何到达指定位置。客户投诉来电：员工接听投诉电话应保持平和的心态，多听少说，尤其不能推托责任，避免向客户表露情绪，避免与客户纠缠以往的不快，避免向客户陈述公司内部的运作细节。员工应耐心听客户讲述完毕，对由于我们的工作或产品质量问题给客户所带来的不便及不满，应给予真诚的道歉。接听者应清楚了解客户投诉对象、投诉原因、期望如何解决，并应认真做好电话记录，根据相应情况立即进行处理。对无法当场解决的问题，要给客户一个带确切时间的答复，按规定程序进行反映，并在该时间内给客户一个处理方案。谁接客户投诉谁记录

23、，电话记录一律交监察部备案，由监察部进行监督、催办。对外业务电话：各部门工作人员简明扼要进行解答，重要事务必须进行记录。公司部门间电话：公司各部门间事务处理电话同对待客户电话一样进行接待。5、电话记录：遇上级行业主管部门、政府职能部门、市场管理部门、公司重要业务、客户投诉等电话必须进行记录，记明日期、时间、来电部门、联系电话、事由等要素，立即进行转告或处理，并追寻处理结果。6、电话使用十不准：不准大声喊叫，怪声怪调；不准消极抵触，态度生硬；不准随意许诺，答而不应；不准推诿不理，隐瞒不报；不准滥打私人电话；非职权范围能解决的问题，不准说：“我不管”； 非本部门业务问题，不准说：“跟我没关系”；

24、非自己能解决的问题，不准说：“我没办法解决”；对用户咨询的问题而自己无法确定时，不准说：“不清楚”；对客户投诉或要求维修问题，不准说：“直接和工长联系”；7、处罚：对因接听电话不规范，给公司各项工作带来不良后果者进行处罚。客户直接投诉接电话人的，以客户投诉为准进行处罚，每次罚款100元。无法确定接电话直接责任人的，对部门经理或主管进行处罚，罚款同上。公司行政部、监察部将对电话服务进行不定期抽查，对检查不符合规范的，直接对责任人给予罚款20元，并责令其改正。接待接待人员对来访者，应起身相迎。对上级、长者、客户来访，应起身上前迎候；正在接待来访者时，有电话打来或有新的来访者，应尽量让他人接待，以避

25、免中断正在进行的接待； 对来访者的无理要求或错误意见，应有礼貌地拒绝，不要说过激的语言刺激来访者，使其尴尬。2. 拜访拜访前先预约，内容包括时间、约会地点及面谈事件；如预约的时间和地点有所改变，不要忘记提前提醒对方；准备好笔记本、名片、文具或设备等；递送名片时正面要对着对方，双手各持名片一角递上，同时报出自己企业名称和自己的姓名；用拇指和食指双指接名片；将对方名片妥善收好，以示尊重，不能将对方的名片放入裤袋；决不允许折叠或玩弄对方的名片；互赠名片时，右手递，左手接；最好在约定时间内完成访谈，控制拜访时间。3. 会谈（谈判）与会者应体现良好的综合素质，谈判前应整理好自己的仪容仪表。正式会谈应穿着

26、整洁、庄重，男士应刮净胡须，穿西服必须打领带，女士穿着不宜太暴露，不宜穿细高跟鞋，应化淡妆；会谈要形成文字结果，哪怕没有文字结果，也要形成阶段性的决议，落实到纸面上，还应该有专人负责相关事物的跟进。4. 餐饮在预定时间到达，是基本的礼貌；入席时，应先让客人入席就座；尊重宗教的饮食禁忌和客人的饮食习惯；尽可能安静地吃，不要啜食、咂嘴，或在吞咽和咀嚼时弄出其他的声响；鱼刺、肉骨、果核、用过的牙签和餐巾纸等物，不能直接堆置桌上，应用手取放在放残渣的盘碟内，也不要低头吐在盘碟内；在席间说话时，切忌把餐具当道具，随意乱舞，或是用筷子敲打碗碟桌面，用筷子指点他人；提议干杯时，应起身站立，右手端起酒杯，或者

27、用右手拿起酒杯后，再以左手托扶杯底，面带微笑，目视其他人特别是自己的祝酒对象；碰杯的时候，应该让自己的酒杯低于对方的酒杯，表示你对对方的尊敬。用酒杯杯底轻碰桌面，也可以表示和对方碰杯；如果你不善于饮酒，当主人向你敬酒时，可以婉言谢绝，如主人请求你喝一些酒，则不应一味推辞，可选淡酒或汽水喝一点作为象征，以免扫大家的兴。作为敬酒人，应充分体谅对方，在对方请人代酒或用饮料代替时，不要非让对方喝酒不可。车辆管理制度1、 公务用车需提前向行政部申请登记，注明用车人、目的地、事由，行政部在科学协调的基础上，签发出车单（例如：用车人方向一致时，尽量协调时间，能共用一辆车时尽量不派两辆车），要保证业务人员优先

28、用车，财务押款、送款保障用车。2、 接待公司重要客户，需要体现公司形象的，请使用公司内部车辆，除此以外一般因公用车，均优先使用公共交通(空调车地铁等)。3、 由于车辆有限，用车人需提前一天至前台处登记用车,标明事由、时间、地点等。如临时用车，须向行政部说明，行政部予以安排。4、 司机及用车部门应依下列程序使用车辆： 各部门可选择车辆执行各项公务，用车人申请出车单，说明用车人、目的地、事由，并经部门经理签字批准。 行政部填写出车单一式两份。 用车人应如实认真填写时间、事由、行驶起止地点及起止里程表数 用车人用车完毕，填写完出车单，由司机签字确认。5、 如因业务情况紧急用车,公司无法安排的情况下,

29、用车人需向分公司总经理申请,经分公司总经理同意后,方可打车,其它情况原则上不允许打车；出租车票于当日报销, 如有特殊情况当日未能报销者，最长延期2日，过期后，行政部不予受理。6、 乘车人应爱护车内设施，保持车内卫生，禁止在车内吸烟、吃零食、扔纸屑、说脏话、与司机闲聊等行为，并协助驾驶员安全完成任务。7、 办公地与办事地之间，距离2公里以内的不予报销打车费；8、 司机严格依据出车单出车,不得改变用途和路线，确有需要改变时，必须及时报告行政部。9、 用车完毕后，由司机填写车辆行驶记录，并由用车人签字确认。10、 司机每月一日前,填报车辆使用和维修月报表，行政部每月三日前填报车辆使用和维修月统计表。

30、11、 必须落实下班后车辆停放公司制度，特殊情况不能回公司停放时，必须经总经理批准。车辆停放后，必须检查车辆门窗是否关好、锁好。如因司机工作疏忽而给公司带来的经济损失由司机本人承担。12、 用车人和司机必须如实填报,凡弄虚作假的,按有关规定处以50-100元罚款。出差管理制度1、 员工出差，分“长途出差”与“短途出差”两种，需一天以上才能往返者，称为“长途出差”，凡能于当天往返者，称为“短途出差”。2、 长途出差 出差人员于出差前应填具“项目出差申请单”，呈项目经理、行政主管核签后，报总经理批准，复印件交人力资源部备案。 出差人员可凭核准后的“项目出差申请单”向财务部申请预支差旅费。 出差人员

31、在返回后，需将本次出差的沟通情况作简报，向项目组全体成员和部门经理、总经理汇报，汇报内容包括但不限于：达成哪些共识、存在哪些问题、下一步工作的计划。没有提交出差报告，差旅费一律不予报销。3、 短途出差 出差人员于出差前应至少向部门经理口头报告，并填写“因公外出申请单”交前台。 出差人员返回后，应按实际支出的交通费与其它费用，填写“差旅费报销单”时应按规范填写清楚，经项目经理签字、行政主管审核后，呈财务部报销，报销需经总经理签字审批。4、 员工到国外出差，酌情特办。5、 出差之前应做好充分的准备工作。明确出差的目的、目标、工作内容，需要客户配合的事项；需在公司内先作一次提案的演练；带好正装、胸牌

32、，检查笔记本电脑、投影机等会议用品是否正常以及PPT文档是否能顺利打开；提前借款；到前台落实好过程中的吃、住、行等事项；提前与客户书面落实此次出差要解决的问题。6、 出差过程中应注意保管好随身携带的财物，若发生财物丢失问题，由当事人自己负责。7、 出差过程中最好少饮烈酒，若因出差人员过度饮酒所引起的一切后果，由当事人自己负责。8、 出差人员出差过程中应注意带好必备衣物，防止感冒生病，也应注意适当休息，严禁出入任何色情场所；女员工出差严禁夜间单独外出；若公司派车前往，路上切记系好安全带，否则一切后果自负。9、 出差人员不得挪用出差公款，要诚实开具正规发票，不得多开慌报。10、 所有出差人员，务必

33、随时做好出差工作日志，并如实填写出差人员工作日志表，呈项目经理和事业部经理签字确认。11、 出差回公司后应在3个工作日内完成报销工作，报销须将差旅费报销单和出差人员工作日志表一并交财务部，财务部需严格审核无误后签字并予以报销；严禁在报销过程中采取任何不正当手段，一经发现，立即除名，并追回公司损失。公司一概不报销出差过程中的医药费、游玩费、礼品费及超出预算部分的费用。若合同中规定食宿问题由客户解决，则公司不再报销餐费、住宿费和交通费。 关于酒店的预定： 尽量让前台或当地客户帮助预订。 酒店预订标准城市级别分公司总经理一般员工一类城市（上海、重庆、广州和深圳）三星级标准每日不得超过260元/间二类

34、城市（天津、其他省会和特区城市）三星级标准每日不得超过200元/间三类城市（普通地级、县级城市）三星级标准每日不得超过140元/间备注：1、董事长个人单独出差不受上述限制2、公司员工与公司董事长出差, 董事长出差级别待遇与员工等同,具体由行政部安排。2、各部门员工与上级领导出差,上级领导的出差待遇与员工的出差待遇等同。 3、员工出差在异地严格按照出差制度控制费用支出,出差回公司报销差旅费员工需将各项费用列支明细单,于出差回来后的2个工作日内整理好票据,填写报销单,逾期行政部不予签字报销。 关于用餐： 外出出差相当辛苦，吃好、喝好很重要，但一定要注意卫生，尽量不要到街边小摊处用餐，不吃生海鲜，不

35、暴饮暴食。公司对出差人员进行餐费补贴，标准为每人每日50元（凭正规发票报销）。 出差过程中，需请客户有关人员用餐的，需提前报经总经理同意后，按照不超过平均每人每餐60元的标准实报实销；用餐完毕后一定要开发票，并在发票背后记下饭店电话及同去的同事姓名、客户姓名及人数。 关于打车： 出差前往北京机场、火车站一律由公司统一安排车辆（返回亦同），严格禁止打车前往；特殊情况，需经车辆主管批准（应尽可能安排出差人员先乘公汽在某处集合，然后再合打一辆出租车前往）。未经车辆主管允许，私自打车前往者，公司一律不予报销。 抵达目的地，尽量让客户来接；返回亦可请客户送至车站或机场，这样既安全又节约了公司成本；不然，

36、一定要打车，不得乘公共汽车（仅限于异地出差）。 出租车票报销规定：一定要有票据，并在车票后注明出发地、到达处及打车事由、日期、报销人和同行者姓名。若无同行者，则以项目经理审核签字为准。 关于交通工具： 100公里以内的短途出差，由公司派车； 100-400公里的出差，一律乘坐豪华大巴或火车硬座； 400-1000公里的，可订火车硬卧或打折机票； 1000公里以上的，原则上也尽量提前两天预订打折机票。 关于与客户洽谈及提案： 每一次与客户洽谈和提案之前务必做好充分的准备，不能敷衍了事，须经项目经理及部门经理会签后方可提案。若未取得各负责人的会签单，私自提案所造成的一切损失及产生的差旅费均由当事人

37、自负。如果项目经理或部门经理其中有一人不在，需同时向两人说明情况，并获得其中一人的书面认可后方可出差前往。 所有的项目建议书和合同所涉及到的服务内容、作业流程、费用预算、进度及付款等条款，均要获得总经理的签字认可。出差人员工作日志表出差人： 部门： 自年月日年月日出差日期工作地点交通费住宿费伙食费其它费用费用合计工作内容说明起迄长途市内月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日费用合计报销金额（小写） 元报销金额（大写）万 千 佰 拾 元 角 分整预借金额补领金额退还金额项目经理事业部经理总经理会计出纳领款人签字接待管理制度接待管理规定1、 编号填写遵义总经办JWZB遵义行政

38、部JWXZ遵义人资部JWRZ遵义财务部JWCW遵义广告公司JWGG遵义优特公司JWYT遵义环境工程公司JWHJ北京品牌营销顾问有限公司JWPP 部门代号存档序号填写时间：日填写时间：月填写时间：年JWZB05 08 01 0001此编号的意义为：总经办2005年8月1日填表，序号为0001号。2、“预订酒店名称”及“是否订票”项，请认真填写，如有订票，请注明，如果费用由客户支付，请在“借款预算”一栏中的“住宿费”、“订票费”注明费用0元，如公司支付，请注明预计费用。3、 工作内容一栏中，主要安排客户与公司人员的工作沟通，其中“餐费”一项，上午早餐，中午午餐，下午晚餐，晚上夜宵，如不产生费用项，

39、请注明0元。4、 借款预算一栏，“预计费用总计”为必填项，“实际发生费用”由行政部负责最终填报。5、 如有补充不全面的，请在备注一栏标注。会议管理制度会议管理规定1、 例会分公司例会与部门例会，每周举行一次，公司例会参加人员为部门经理及以上员工，部门例会参加人员为部门全体员工。2、 公司例会召开时间为每周一早上9点，部门例会召开时间由各部门经理根据工作安排自行确定，但必须在每周三之前。3、 专题会议需提前两天申请，经部门经理与行政总监审批后召开，审批应根据会议是否有召开的必要，以是否有利于工作与提高效率为原则，有其他更有效方式的不得召开会议。例会执行单一式两联，公司例会行政总监与人力资源总监各

40、留存一联，部门例会部门经理与行政总监各留存一联。4、 专题会议执行单一式两联，行政总监与申请人各留存一联。5、 会议结束时，参会人员要在会议执行单上签字，执行人还应在会议决议执行部分签字。6、 会议结束后，行政总监负责跟踪落实各项会议决议，未能及时完成会议决议的要提前汇报，阐明原因。行政总监对因工作延误而给公司造成损失的应追究当事人责任。7、 部门内例会程序参照会议流程，除需交行政总监一联例会执行单备案外，其它程序都在本部门内部完成。8、 会议纪律：a) 无故未到会者按当天旷工处理。b) 迟到1分钟之内者，罚站5分钟；迟到1分钟以上者站听。c) 会议期间未关手机，来电响铃并影响开会者或在会议室

41、接打电话者一次罚款50元；d) 因故不能到会，但未按要求请假者一次罚款50元。9、 本制度由行政部负责解释与修改，经董事长批准后生效，自公布之日起实施，本制度施行后，凡其他相同的规章制度或与之相抵触的规定自行废止。印章管理规定第一章 总则第一条 本规定就北京阔达建筑装饰工程有限责任公司(以下简称公司)使用印章的制发、更改、废止、管理及使用方法做出规定。第二条 使用公司印章的有：北京阔达有限责任公司所属的设计分部以及公司所属的分支机构及与总部有关部门。第三条 公司印章的管理部门为总裁室。第二章 制定、改刻与废止第四条 公司印章的制定、改刻与废止由公司印章管理部门向总裁提请，并写明制作与废止印章的

42、名称、种类、规格、使用范围、管理责任者以及理由。公司及各分支机构需更换印章时，由总部总裁室负责办理。如有需要增刻、更换、废止印章时，须由印章管理部门向公司总裁提请，批准后方可办理,并及时办理登记备案手续；第五条 印章丢失或损坏时，保管者和管理责任者必须及时向总裁办公室报告，并书面写明理由，总部总裁室必须尽早采取防范与补救措施；第三章 种类及保管公司的公章由总裁室负责保管，财务(发票)专用章、法人人名章由公司财务部专人保管，合同章、工程章由监察部专人负责保管，分公司印章由分公司总经理指定专人负责；第四章 登记第六条 公司所有印章必须在总部总裁室注册登记，并由总裁室分类备案（各种印章的印记，保管部

43、门、保管责任人转移或交接，保管责任人签字等）；第七条 印章的使用要建立严格的使用登记制度，加盖公司公章或涉及公司利益需盖公司合同章的文件应先填写用印申请单见附表（一），由印章管理者报总裁审批，用印后在印信登记簿上登记。登记内容包括印章使用时间、使用单位、事由、发往单位、经手人，详见附表（二）。常规用印或需再次用印的文件，则无需填写用印申请单，在印信登记簿上登记后直接用印。总裁室定期对印章使用部门的印章使用登记进行检查，对不符合规定的使用情况及时向公司领导上报并及时予以处理。第五章 使用权限第八条 使用权限具体规定：(一)凡涉及公司整体利益的文件用章，如涉及投资、贷款、担保、赔款、开办新分支机构

44、、工商注册、新产品报批、资金巨大的广告等事项的合同、协议，必须经总裁审批后方可盖章。(二)财务部正常业务所需，财务文件、报表等文件用章，由财务经理批准报总裁审核批准后，方可盖章； (三)公司内部发文有总经理亲笔签字的可直接盖章；(四)公司各部门涉外合同，必须将合同内容与印信使用申请一同报总裁审核批准，并将审批同意有总裁签字的合同内容原件交予印章保管人员办理，同时填写对外合同协议审核单，见附表（三）；第六章 检察及处罚第九条 总部总裁室对印章的使用和保管进行监督、检查。对违反规定使用印章者，给予严重处分，并追究其法律责任。第十条 印章应由保管责任人妥善保管，使用完毕应立即收存。如未收存造成被盗用

45、或丢失，给予严重处分，给予300元的罚款；外出使用公司印章，应保管人陪同携带，如发生丢失，给予500元罚款，情节严重者追究其法律责任。附表（一）用印申请单单位申请日期用印类别份数文件名称及说明印鉴留存经理申请人附表（二）北京阔达印信使用登记簿序号时间用印单位印信种类用印（信）事由发往单位经手人附表（三）北京阔达装饰对外合同协议审查单名称审查内容提交文件提交人提交时间总裁意见负责人签字时间文档管理实施办法为加强集团公司各部门文档的管理，全面落实公司文件的实施与贯彻，完善文件的系统整理及存档，特制定以下文档实施办法，请各部门遵守执行：一、文档的签发：1、 各部门如须有以文档方式向各部门传达的文件，

46、最后定稿后，将文件文本及电子文本交由总裁室进行编号制作。2、 将制作好的文件交至总裁秘书处，呈送领导审阅、签发。3、 已经审阅、签发的文件，由行政部根据内容要求统一打印、发放到有关职能部门、各设计分部。4、 各部门不得自行向任何部门下发任何文件。二、文档的接收：1、传阅文件：a、各职能部门于当日传阅完毕。b、所有传阅文件，如不能及时下发至设计分部，可由行政部先以传真方式进行传达。c、各设计分部所有传阅文件最迟于每周二下班前，全部传阅完毕。d、如遇紧急文件，可立即派专人下发。2、非传阅文件：a、各职能部门于当日下发完毕。b、各设计分部由行政部先进行内容通知，最迟于二日内下发完毕。c、如遇紧急文件

47、可派专人进行下发。3、外埠分公司文件于当日进行传真发送。4、文件接收责任人为各部门经理、主管、助理，如都不在的情况下，可由部门员工代收后，负责人必须进行补签。三、文档级别：1、文件最后标注紧急、正常、限时三种级制，如须限时应标注所限时间。2、如须指定专人接收，文件下发前，应通知行政部。四、文档内容的传达与落实：1、各部门接到文件后，应尽快组织部门员工传达并在文件传达单上签字。2、如公司有重要内容通知各职能部门的，于当日传达到部门员工，分部于二日内传达到个人。3、文件传达单应和该文件共同存档，五、由行政部、监察部不定期对部门文件的保管、传达情况进行检查，如有缺损、丢失情况对部门负责人记过失行为一

48、次，如有部门员工对下发文件不清楚、不知道的，应检查文件传达单的签字，未签的对其负责人及相关人员记过失一次。六、文档的保存：1、各部门设专人管理文档，单独存放，设有卷标、目录等，以备查验。2、总裁办公室作为文件的保存者，要有完整文档资料，并有目录、卷首，保证查阅时准确、方便，并有文件借阅记录。3、 行政部每年1月15日前，将去年的各种文件完整装订成册，将电子版文件，制成光盘保存并设专人管理。4、各部门于2月1日前将配所有保存的去年文档，全部上交行政部，由行政部将继续执行的装订成册后再次下发。七、所有过期、失效文件，统一交回行政部后，统一审核、销毁，任何部门无权销毁任何文件。八、此办法自频布之日起

49、实施。附： 文 件 传 达 单部 门：在编人员： 名负责人：文件编号：文 件 标 题大 致 内 容签 字：备 注采购管理制度1、 采购物品分类说明：物品分类定义适用表单备注一类物品有库存的物品一般物品采购单物品分类以合格供应商名录与库存物品明细帐为准，库存物品明细帐中有的物品为一类物品，库存物品明细帐中没有但合格供应商名录中有的为二类物品，合格供应商名录中没有的为三类物品。二类物品没库存但也属于经常购买的物品特殊物品采购单三类物品非常用物品特殊物品采购单2、 一类物品的采购申请由资产管理员提出，二类物品与三类物品的采购申请由使用部门提出。采购申请至少提前一周提出，映美303T墨粉、感光鼓、传送

50、带及加热辊的采购申请需要提前两周提出。3、 二类物品的采购由行政总监指定采购人与司机根据合格供应商名录共同采购；三类物品采购由贺霞与司机共同采购，专业性强的物品由专业人员配合贺霞采购。4、 资产管理员对一类物品应建立库存明细帐，财务部每月核对库存明细帐，保证帐实相符 。5、 资产管理员分部门与公司建立领用记录，具体分类如下：品牌公司、广告公司、服装公司、工程公司、财务部、行政部、人力资源部、总经办。按月分别统计各部门/公司的办公用品总支出，制作报表上报行政总监。6、 财务部每半年确定一遍合格供应商，每样办公用品要指定2-3家供应商。7、 资产管理员应保证合理库存量，一类物品的采购以月度采购为主

51、，尽量减少日常采购次数。8、 五千元以上的采购申请必需由董事长审批签字。9、 处罚规定：a) 在采购过程中发现弄虚作假者，根据情节严重处以罚款200元直至开除，情节极为恶劣者依法追究刑事责任。b) 给公司造成经济损失的另处以损失5倍的罚款。c) 相关审核人员不认真审核，没有及时发现问题的与弄虚作假者处以相同处罚。10、 本制度由行政部负责解释与修改，经董事长批准后生效，自公布之日起实施，本制度施行后，凡其他相同的规章制度或与之相抵触的规定自行废止。附录附录1 客户接待单编号： 申请日期： 年 月 日 客户信息姓名职务联系方式工作单位航班号（火车车次/汽车车次）：出发地到达地人数预计天数出发时间

52、到达时间业务关系行政部接站信息接待负责人部门联系方式接站人车型出发时间接待牌内容预订酒店名称携带物品返程时间是否订票是 否送站人/车型工作内容时间地点参加人员准备物品工作内容餐费第一天上午中午下午晚上第二天上午中午下午晚上第三天上午中午下午晚上借款预算膳食费 礼品费 住宿费 过路费 停车费 订票费 其它费用 预计费用总计 元 实际发生费用 元备注项目经理审批行政总监审批总经理审批注：1、该接待单一式三份，由填单人，行政部接待主管、财务部负责人各存一份。2、由行政部负责通知需配合部门。3、该单应提前一天提出申请，作为客户接待借款及报销费用的依据。如因特殊原因，该单为事后补填，填写费用金额以实际支

53、出为准。附录2 专题会议执行单编号： 年 月 日会议主题会议提议发起人时间地点参会人会议内容是否要提前两天发给参会人是否会议内容报告人时间1234准备物品投影仪 白板 音响 茶水 笔 本 公司简介 光盘 礼品 其他（请注明： ）讨论重点123部门经理 行政总监会议决议共识 分歧参会人签字会议决议执行执行内容预定完成时间执行人签字完成时间123注：所有签字人员视为认可会议决议，并承担相应责任。附录3 例会执行单编号： 年 月 日会议部门会议时间参会人地点会议决议共识分歧参会人签字会议决议执行执行内容预定完成时间执行人签字完成时间123456789注：所有签字人员视为认可会议决议，并承担相应责任。附录4 特殊物品采购单编号： 年 月 日申请（申请人填写）申请人申请原因申请部门物品名称规格型号申请数量所询公司所询报价所询电话备注：申请人签字： 年 月 日审批部门/分公司主管审批人签字： 年 月 日 行政部审核人签字： 年 月 日董事长签字： 年 月