《高效会议管理技巧》分享汇总

《《高效会议管理技巧》分享汇总》由会员分享，可在线阅读，更多相关《《高效会议管理技巧》分享汇总（22页珍藏版）》请在装配图网上搜索。

1、高效会议管理技巧分享一、会议的种类按人数分类 团体会议 一对一会议按开会方式分类按开会目的分类 面对面会议 宣布人事安排、讲解政策的会议 电话会议 当众表扬或批评别人的会议 视频会议 临时处理突发事件的会议 固定的团队会议 集思广益的会议二、会议效率不高的原因及具体表现项 次原因具体表现（1）时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘， 无心开会。（2）地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断， 无法正常进行。（3）开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。（4）主持人的技能会议主持人缺乏影响力、 说服力， 被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。（5）参会者

2、的技能参会者发言混乱， 既不知如何表意， 又不知如何引退， 致使会议失败。（6）会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7）开会的原因、目开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，的和结果致使会议毫无意义、宣告失败。三、预防性管理效率不高的原因预防性管理措施时间会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后，避免安排在周一或周五。地点地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行。开会对象的选择事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须会议参加者、可以旁听者和可选择参加者几类。主持人的技能选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。参会者的技

3、能参会者一定要具有倾听能力。会议的准备工作一定要提前做好具体的准备工作。开会的原因、目的和在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的结果参会者。四、高效会议的八大特征1 会议时间安排的规范上午 8-9 点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。上午 9-10 点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。上午 10-12 点或下午1-3点之间， 最适合调动员

4、工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。下午 3-5 点之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。2 会议规范本身会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款：所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。超过 1 小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。所有与会者都要准备在会上发言。准时开始，准时结束。各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。意见不同是好事，议论才能面面俱到，

5、甚至有人扮“黑脸”。会议结束2-3 天后，所有与会者应拿到会议记录。所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。必要时请第三方监控，以保证会议质量。3固定的会议流程规范五、开会前的准备工作1无需开会的“五个如果”图 3-1 不需开会的“五个如果”如果还有比开会更好的方法，即如果能够通过一些看似原始的方法达到与开会同样的目的，就无需举行会议，例如写纸条、打电话或发邮件等。这些方式可能在感觉上不如开会那么痛快淋漓，然而却简洁有效，对于一些问题的解决具有经济实用的优势。如果你是唯一可以做决策的人，那么一定不要浪费自己和他人的时间，召开耗时长久的所谓会议。首先，因为他人的参与可能只能把问题变得更糟；其

6、次，决策既然只能由你做出，就无需聚集他人集体讨论，结果又全盘推翻他人意见，这种做法只会既不利于解决问题，又容易令自己陷入尴尬境地。会议成本是一个绝对不容忽视的问题，一定要做好会议成本的预算，不能用高昂的会议成本来换取某些会议的发生，因为长此以往公司必然会不堪重负、得不偿失。2必须开会的“五个如果”图 3-2必须开会的“五个如果”“听取部门汇报工作”最好采用会议的形式，不能用每周或每月交一次书面报告的方式取代。定时交书面报告往往会流于形式，往往会使公司上下形成为了交报告而交报告的不良风气，使公司内部缺乏沟通， 使问题和建议无法顺畅流通，长此以往， 后果不堪设想。 因此， 每月一定要召开正式的会议

7、，听取部门汇报工作，使各种信息在公司内部高效流通。表扬和批评是两种很好的激励方式，而当众的表扬和批评具有更强的影响力。采用会议的形式表扬或批评，有利于充分发挥表扬或批评的作用。在大会上当众表扬“明星员工”可以树立标杆，充分发挥榜样的好作用，有效推动竞争；当众批评某些情节严重的错误行为，有利于警醒员工，避免同类事情再度发生。当你给某一个项目小组，或者给你的部门分配任务时，一定要举行会议，不能采用邮件或者其他书面形式。因为分派任务意味着要达到团结上下、协作完成任务的目的，只有通过会议把任务公共化、明确化，才能促进协作，从而保证任务的及时完成。六、准备工作的作用1) 1H 5W图 3-3 1H 5W

8、1H 5W是指会议准备工作需要特别注意的6 个方面，用英文缩写表示为1H 5W。2) 特殊提醒根据统计调查显示，会议人数最多不应超过9 个，最为合适的人数是5 至 7 人。这个人数既能够防止人数太少，不能集中反映群体思想，又能避免因为人数过多，从而造成一部分人的消极参与。当然，会议的合适人数应该根据会议的议题、重要性具体决定。3) 会议准备工作核对单会议的具体准备工作相当于会议的硬件，因此必须要面面俱到。将这些具体的工作一一列出就是一张会议准备工作核对单。这张核对单虽然数目繁多，然而却是会议成功的有效保证。会议准备工作核对单1、了解会议的目的2、是否一定要开会3、确定会议的形式4、安排会议的议

9、程5、决定会议的时间6、确定会议的主持人7、决定会议的地点8、研究会场如何布置9、确定出席人数10、安排出席者座位11、是否准备会议名签12、是否安排交通工具13、是否安排与会者住宿14、是否发出了会议通知15、确定视听教材16、确定辅助教材17、准备会场周边位置图18、是否要求与会者准备资料19、确定自己人的相关资料20、是否安排会后娱乐项目并做好事先通知4) 主持人的准备工作主持人的 4 个准备工作SWOT分析图 3-4 SWOT分析SWOT是以上四个英文单词的缩合形式。其中， “S”和“ W”代表主持人自身具有的主持优势和劣势；而“ O”和“ T”则是指你所进行的这次会议主持工作对你周围

10、的环境（也包括你自身）可能带来的机会或是威胁。七、成功会议的五种策略1) 如何做开场白2) 如何达成决议 决策方式彼德德鲁克决议法： 彼德德鲁克是世界著名的管理大师，他通过多年的学习研究，总结出了达成协议的如下步骤。通过这些步骤的有效执行，能够顺利达成协议。3) 4 种群体决策4) 4 种团队决策法5) 如何圆满结束会议八、会议中的沟通与反馈技巧1) 3 种沟通图画1沟通漏斗图 5-1沟通漏斗这样的漏斗现象时时刻刻发生在我们周围，真的非常可怕。所以，一定要掌握一些沟通技巧，争取让这个漏斗漏得越来越少。2沟通金三角图 5-2沟通金三角沟通金三角反映的是一种换位思考的思维模式。只有开会沟通的双方采

11、用换位思考的方式，使谈话双方都站在对方的角度上，设身处地的为对方考虑，才能真正体会彼此的意思，也才能实现成功的沟通，所以沟通的关键在于换位思考。3沟通的冰山模式图 5-3沟通的冰山模式沟通的冰山模式反映了两个人或者两组人在谈话时，谈的是同一个话题，但是大家说出的内容只是冰山露出水面的部分，而对方真正想表达的东西大部分隐藏在水面以下。冰山露出水面的部分只占整个冰山体积的 5% 20%，隐含在水面以下的冰山体积，即对方真正想说却没说出的内容则占到80% 95%。2) 有效沟通原则3) 造成沟通困难的因素4) 如何建立信任九、会议中的反馈技巧1) 反馈的两种方式2) 反馈的两种类型图 5-4反馈的两

12、种类型正面指导反馈 积极的反馈是一种正面的强化指导，即一般意义上的表扬。成功的正面指导反馈一定要具有以下特征：具有肯定行为价值、描述特定的行为、真心的、及时、经常、逐渐减少。建设性反馈是一种劝告指导，即一般意义上的批评。批评要非常注意方式，既要达到反馈的目的，又不能伤害别人的自尊。下面介绍2 种效果较好的建设性反馈：3) 反馈时的特征4) 如何接受反馈十、主持人的会议管理技巧1) 倾听的技巧1倾听的礼节2倾听的具体方法3倾听的误区倾听容易陷入以下误区，一定要格外注意：4“倾听”小总结如果用两句日常用语来总结倾听的技巧，那你可以经常使用“我也有相同的经历”“如果是我的话”这两句话进入倾听状态，同

13、时也能使会谈者充分感受到你正在倾听。其实，这两句话的作用在于它可以使你置身于一种既合适表达自己感受，又能与别人融洽沟通的情境中，如此一来，身为主持人的你，当然能够在会议主持中游刃有余。2) 会议中的说话技巧会议中主持人要学会使用以下几种说话技巧：展示。即主持人使用流利的话语把自己的想法展示给大家。探询。与会者面对主持人的展示发言会持有许多不同意见，这时候主持人要用一些经典的探询式问话来了解与会者的意见，例如：“后来呢？” “那结果怎么样呢？” “那你到底什么意思呢？”“你能再给我们讲清楚一点吗？”评论。与会者回答完主持人的探询问话之后，主持人将对与会者的回答作出评论，如“我明白你的意思了”“我

14、认为问题是 .”这样两者的沟通就可以顺畅进行了。建立。评论之后需要采用“建立”的说话技巧。“建立”就像搭积木一样，是指主持人将与会者表达的思想按照层次逐级归纳，从低级到高级，由初级协议至中级协议再到最终达成一致。“建立”经常使用的问话是“我们讨论完第一个问题了，接着我们再进一步，第二个问题您怎么看？”“那我们再深一步，你如何看待这个问题的成因呢？”“我们进一步具体怎么解决这个方案呢？”测试理解情况。在会议中总有一些人表示反对意见，对于这些反对意见作为主持人的你可能没听明白，或者你认为大家可能没有听明白，这时候就要采用“测试”的问话方式，来测试一下大家的理解情况。例如“刚才这位先生的发言大家都清

15、楚了吗？”或者说“您刚才是说的这个意思，我理解对了吗？”这就是测试的说话方式，用其来保证大家真正弄懂一些意见的实际含义。总结。在测试完理解情况之后，就需要总结，即把大家的意见集中，例如：“刚才大家讨论非常好，我来总结一下你们说的是一、二、三”。排除与引进。排除是指拒绝某些与会者继续发言，引进指邀请某些与会者发言。具体是指当主持人碰到那些说话容易滔滔不绝，或是说话总是跑题的发言者时，要将其关在门外， 即将其排除” 。“排除”的具体方法是： “您这个观点太好了，那么您对下一个问题怎么看？”或是“你这个问题回答得非常好，您旁边那位有什么见解呀？后边那位有什么见解呀？”用这种问话可以达到一举两得的效果

16、，其一是可以把你想排除的人排除出去，其二则可以让那些还没发言的人得到发言的机会。这其二“把别人带进来”就是所谓的“引进”。简而言之，排除的是滔滔不绝的人，引进的是沉默不语的人。这是两种很好的说话技巧，这两种技巧通常是连用的。就程序提出建议。主持人就会议程序提出一些建议，主要的目的是掌控会议时间。一个会议进行到一定时间时，主持人就要根据实际情况说：“好，这个程序我们现在进行到第二步了，那我建议我们马上转入第三步的程序”、“我们讨论这几个方案到底哪个适用？”。十一、如何对待会议中的意外情况1) 与“ Cicada 蝉”相遇2)与“ Shark鲨鱼”相遇3) 与“ Donkey 驴”相遇4)遭遇“

17、Rabbit Tracking兔子般追踪”5) 与“ Crab 螃蟹（跑题者） ”相遇十二、主持人与参会者的守则与责任1) 主持人的守则与责任1具体的守则与责任2主持人作为矛盾调停者的失败表现2) 参会者的守则与责任1参会者 10 大守则2参会者的责任表 8-1参会者责任一览表时间参会者的责任开会前根据个人的观点研究问题依据提供的资料准备论证的材料记下开会的日期、时间、地点做好在会议中尽量表达的心理准备开会中倾听他人的意见积极发表自己的见解关注正在讨论的事项与主持人密切配合以达到会议目的开会后会议达成了什么结果还有哪些事情未完成分配给自己的任务如何完成3) 如何处理会议中的冲突十三、会议记录1

18、) 会议记录者的功能会议记录者主要有4 种功能。会议记录者特别重要。会议记录在会议中的重要性仅次于主持人，他也是导致一个会议成败的关键。会议记录者的一个主要功能是记录和维持议程所设计的程序。这一功能主要表现在会议的事后跟踪这个部分。会议记录者在会议的过程中主要负责记录、维持会议的议程所设计的程序，可以起到“和事佬”的作用。会议记录者还有协助主持人做好会议总结与归纳的功能。比较落后的工作方法是指派秘书或普通的文员去做会议记录，现在则流行指派那些有潜力做主持人的员工去做这项工作。因为这样做可以帮助公司培养后备人才( 这里专指那些将来可以去做主持人的人才) 。而且，在这个问题上，主张要由不同的员工轮

19、流担任会议记录者，而不是由固定的部门秘书来专职担任，因为这一做法有助于锻炼一群人，而不是一个人。观察预防功能。会议记录者的观察预防功能是比较容易被忽视的一大功能。简单来说，会议记录者可以以一个旁观者的角度来观察会议中是否存在一些误区，同时可以从旁对主持人做出提醒。例如，可以清楚地观察在会议中哪些人发言过长，哪些人尚未发言，并对这些情况做好相关纪录，以此来提醒主持人。当然，最主要的观察预防功能体现在他可以警醒主持人避免走入以下3 大会议误区：第一误区社会性懈怠社会性懈怠是一个心理学上的名词，它指的是一种群体的无所谓状态。以会议为例，许多会议决议的产生通常都要使用“全体通过”这个名词，其实这个名词

20、代表的意义并不是真正的全体意见一致，而是一种群体性的漠视结果。大多数人对于主持人或发言者提出的问题不感兴趣或是不予理睬，听之任之，从始至终好像是在一种参会状态，实际是处在一种参与的假象中。对于这种会议误区，身在其中的主持人和对答者均不易察觉，只有站在第三者角度上的会议记录者可以清楚看到，因此，它可以针对此种情况适时做出提醒，避免会议作出少数人的决议，从而失去了开会的真正价值。第二误区从众心理从众心理就是大家都用一种声音说话。 参会者之所以会用一种声音说话， 不是因为站在真理的角度上，而主要是因为规范性的从众压力。例如某个小团体或是很有权威的某个人的影响力很强，他们的想法因为他们的影响力而对很多

21、个体产生一种强大的压迫力，迫使许多个体同意其决策。这种误区也需要类似会议记录者这样的第三者来观察发现，并帮助大家及时预防。第三误区团体极化团体极化指的是会议的讨论有时会趋于极端化，或者极好或者极坏。无论是哪种情况，都不利于形成客观的决议。会议记录者的客观立场能够帮助克服这种误区。2) 谁能胜任会议记录者3) 对会议记录的 10 大建议1. 重要的会议应录音下来，从而使整理会议记录时有依据。2. 除非有必要，定期召开的会议通常不用录音。因花费时间记下的详细发言内容，可能毫无用武之地。3. 大多数会议都能指定一个会议记录者。主席最好不要兼任此项工作。此外，会议记录者最好由与会者轮流担任。4. 会议

22、记录者的笔记最好要流畅，易于了解，同时不失真。笔记最好用电脑打出来，方便参阅。5. 会议记录者的责任还包括：要及时指出令人困惑的发言，请该发言人解释清楚。适时做总结，协助讨论进行。向与会者确认各议案的排序是否无误。6. 会议记录内容包含：讨论过程中所达成的各种共识（要不厌其烦地向与会者确认每个结论都无误）有哪些证据支持次议案的通过，及反对意见如何分派工作的详细情形及完成日期。7. 会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页的长度。8. 会议记录应有组织地整理如下：标题，会议目标，主席名字，缺席及出席人名单应列在会议记录起头处。使用列点或简短的一段文字，名数与会者重点工作分派情形及完成日期

23、记录无误。通过此决议的评估标准（如有必要） 。9. 会议记录者应与主席共同修正会议记录者错误的部分。10. 将此份会议记录发送给与会者。十四、团队会议的误区会议记录者除了记录会议的内容外，还必须负责监督整个会议的过程，保证会议决策的正确性和规范性。团队会议的误区主要有以下三点：1：社会性懈怠2：团队思维3：团队极化团队思维产生的原因有：1：达成一致的时候，没有考虑所有的信息；2：可能是团队有很强的凝聚力和特别强的领导，他占主导地位，逼着大家都往一个方向思考；3：更重要的是来自规范性的从众压力，使得学员不得不同意最终的决策，而不是内心的。在会议结束之前，主席发言5 到 7 分钟总结之后，会议记录

24、者发给参会人会议评估单，评估这个会质量的好与坏。例如会议核对单的条款如下：1：你认为这会议有必要吗？2：你认为你作为参会者，你的出席有必要吗？评价会议好坏的标准：1：主持人准备了议程没有？请大家评议一下。2：开会的目的清楚吗？3：会议记录者有没有？4：会议议程照章进行了吗？5：是否适时整合了与会者的意见呢？6：工作分配是否得当呢？十五、会后跟进1) 作为参会者的会后跟进人们会以时间紧，任务急为借口，会后不再考虑开会过程中的各种情形，对于那些认为与自己无关的会议则更是如此。其实，会后的回顾能帮助自己反思并澄清一些事情，从会议中得到更多的收获，这是一种良好的习惯。2) 作为主持人的会后跟进3) 自

25、我评定主持人及参会者自我评定单具体表现是否存在以下问题（ 1）别的员工曾误会我的意思有无（ 2）与别人谈话时我经常离开话题本意跳到别的话题有无（ 3）如果主持一个会议，我会让参会人员先了解会议内容有无（ 4）面对一些人说话时我很紧张有无（ 5）在会上，总是只有我一个人说话，没有成员参与有无（ 6）谈话结束时，我会问员工是否明白我的意思有无（ 7）我分派工作后他们从不提问有无（ 8）我总是把一件事的前因后果澄清给别人有无（ 9）如果我表达的意思很复杂，令人难以明白，我会事先考虑有无（ 10）我总是会问：大家还有什么问题吗？有无4) 怎样提高下次会议的质量1) 只有必要时才开会。2) 召集会议之前及早着手准备是有效会议的关键。3) 制订出色的会议议程并事先分发。4) 时间是宝贵的，开会是要花钱的; 准时开会，才能准时结束。5) 经常加以归纳 , 有意识地把握会议的方向。6) 注意力集中在政策和行动上 , 别让意外事件让你陷入困境。7) 会议记录应阐明最后的结论。8) 会议成功只有用结果来衡量。9) 注重结果，但更强调实施所有的决定。10) 作为主持人，要劝阻冗长的发言, 鼓励沉默的人发言 , 阐明糊涂的观点 , 删除重复的话题。5) 关于习惯1. 什么是习惯2. 如何改变旧时的习惯3. 如何把习惯变成技巧及行为