企业通讯管理制度

《企业通讯管理制度》由会员分享，可在线阅读，更多相关《企业通讯管理制度（4页珍藏版）》请在装配图网上搜索。

1、企业通讯管理制度 x第一条：为了提升企业的经营管理，节约成本费用，加强对企业多个通讯工具的管理，特制订本制度。第二条：本制度所指多个通讯工具包含电话总机、电话分机、直线电话、传真机、移动电话和为职员配置的电子邮箱等。第三条：企业的多个通讯工具关键是作为方便和外界沟通、方便开展业务，企业不提倡职员利用企业的通讯工具进行私人用途。第四条：电话总机的管理电话总机由行政部的前台人员负责值守，全部外线电话均需由前台人员负责接转。前台人员的接听电话必须使用标准用语。标准用语以下：接听外线电话时，应说“您好！迎海集团，请问您找哪位？”；当对方告诉分机号码时，应说“请稍等！”；假如分机占线时，应说“对不起，电

2、话占线，请您稍后再打过来”前台人员接听内线电话时，应说“您好，前台”。第五条：电话分机的管理企业依据职职员作需要和电话分机的资源情况，为每一位职员提供一部电话分机。职员应电话分机铃响三声内接听，接听业务电话应简练明了，接听电话时应使用统一礼貌用语“您好，（职员姓名）”。讲电话时声音不可太大，以免影响她人。电话分机通常不开通长途直拨功效，总监级以下职员因为工作实际需要而开通长途直拨功效的，须提出书面汇报，经部门经理初审、主管领导审核后，报企业总裁同意后方可开通。对已开通长途直拨功效的电话分机，由职员个人负责长途功效的使用管理。不得借予她人拨打长途电话，一经发觉，除由其个人赔偿所发生的长途话费外，

3、还可视情况严重，停止其电话分机长途直拨功效并按企业奖惩条例给对应的处分。职员因临时工作需要打长途电话的，须填制长途电话申请单，经部门经理初审核，主管领导审批后，递交行政部经理签字后到前台挂拨，或由前台拨通后接入职员的分机上。拨打长途电话时，必须使用ip特服号（如17909、17951），以节约费用。禁止利用企业电话聊天。职员在上班时间如拨打或接听私人电话，应长话短说，以免造成电话线路的繁忙，时间不得超出三分钟。严禁职员利用企业电话（包含分机和直线电话）进行拨号上网、拨打声讯台或信息台查询非业务信息。未经企业或电话全部人的同意，拨打长途电话。一经发觉，除由其个人赔偿所发生的长途话费外，还可视情况

4、严重，给记过以上的处分，直至开除。电话已开通长途直拨功效的职员一经离职，行政部应立刻通知前台将该职员的长途直拨功效关闭，同时做好登记。第六条：直线电话的管理总监级以上的高级管理人员和总裁办主任、总裁助理，能够依据工作需要，申请配置一部直线电话，如需要开通中国长途功效的，应一并提出申请。申请配置直线电话，一律报集团董事长同意。第七条：传真的管理企业传真机由前台负责管理，收发传真时应由前台人员负责操作。前台人员发送传真完成后，应检验是否有文件遗漏在传真机旁；传真接收完成后，应马上将传真文件交给收件人。职员因为工作需要而发送传真的，应填制传真申请单，经部门经理对传真内容进行初步审核，并报主管领导审批

5、。主管领导审批后应将传真申请单递交行政部经理签字，再由前台人员操作发送。对发送保密性高的文件，可由前台人员进行指导，由职员个人亲自发送，并提前以电话方法通知收件人现场接收。对包含企业重大机密的文件不宜使用传真机发送，以免泄密。对传真收发业务频繁或所收发的资料保密要求较高的部门或个人，能够申请配置专用的传真机。职员不得利用企业传真机收发私人资料、文件。第八条：移动电话的管理企业不为职员购置移动电话，但对职员因办理公务所发生的移动电话费用（简称移动话费），按具体情况给一定金额的报销限额标准。标准上，集团主任级及下属企业副经理级以下通常职员，不得申请报销移动话费，特殊工作岗位或确实因为业务需要的除外

6、。企业对移动话费实施“职员提出报销申请、企业核定报销限额、限额内实报实销，超支部分职员自负”的管理方法，即：主任级以上的管理职员依据实际工作需要，向企业提出报销移动话费的书面申请，企业依据职员职务、岗位和业务的特点，和企业的移动话费报销限额参考标准表，核定具体的报销限额。对在限额以内的移动话费，由企业据实报销；对超出报销限额的，企业只按限额标准进行报销，超支部分不再补发给职员，而由其个人负担。核定移动话费报销限额的步骤为：主任级以上的管理职员可依据实际工作需要，写出书面的报销申请，由部门经理出具审定意见后，报主管领导审批。在企业的限额参考标准内，主管领导能够直接同意。对超出企业要求的限额参考标准的，还需要报企业总裁同意。对经理级以上的管理职员，除需报主管领导同意外，一律报企业总裁审批。总裁、副总裁的移动话费报销标准由董事长核定。