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1、1,第七讲 秘书任职标准 与素质优化,主讲人：山东教育学院中文系,2,任职标准与素质优化,绪 论,【教学目的】 通过学习，使学生了解秘书任职标准，明确秘书任职标准与素 质优化的区别与联系的。理解前者是秘书任职的条件，后者是秘 书素质的发展，是在职秘书更高层次的素质追求。 【教学重点和难点】 本章教学重点是正确理解秘书任职标准与素质优化的区别与联 系以及在职秘书应有的更高层次的素质追求 【教学内容】 第一节秘书任职标准 第二节秘书素质优化,3,任职标准与素质优化,第一节 任职标准,秘书的任职标准既是秘书人员的努力方向，也是对秘书工 作的评价标准，同样也是考量秘书晋升的客观要素。,（一）秘书的业务
2、能力 1、办事能力 2、交际能力 3、表达能力 4、操作能力 （二）秘书的知识结构 知识结构，是指人们所学的知识在头脑中的有机联结与组合，也是一个人知识层次的构成的情况。 1、秘书应具备的基本知识 2、专业知识 （三）秘书的职业道德 秘书工作从属性、服务性、事务性、繁琐性、艰苦性等特点，决定了秘书必须拥有较高的人格，恪守职业道德。,4,任职标准与素质优化,第一节 任职标准,【思考与练习】 1、简述一位合格秘书应具有的工作能力、知识结构与职业道德。 2、结合实际谈谈如何成为一名优秀的企业秘书？,5,任职标准与素质优化,第一节 任职标准业务能力,（一）秘书的业务能力 1、办事能力 “知识面广，头脑
3、清楚，思维敏捷，手脚勤快，经验丰富”。办事能力是多种能力综合成的，如理解和领会能力，分析能力，应变能力。 2、交际能力（查看） 3、表达能力 包括口头表达能力与书面表达能力，能说会道是秘书的“看家本事” 4、操作能力 办公自动化 、驾驶、 摄影技术等,美国“全美秘书协会”章程提出的秘书必备的9个条件（查看） 1991年，西方国家为联合国秘书长选定了协定的条件： 具有领导和组织众多国家职员的管理能力，能流利使用联合国两种的工作语言，具有作为领导人物感人的魅力和有沟通人际交流思想的能力。,回主页,鲍威尔说话秘诀：（查看）,6,任职标准与素质优化,第一节 任职标准业务能力,全美秘书协会标准： 1、像
4、心理学家一样善于观察和理解他人； 2、像政治家一样有灵敏的头脑； 3、像外交家一样有潇洒的风度； 4、有调查各种棘手问题的丰富经验； 5、有良好的速记能力以及文字功夫； 6、熟读各种商业往来中的法律关系； 7、能熟练地使用各种办公自动化机器； 8、具备相当的金融和税务方面的知识； 9、能熟练地对各种文件资料进行整理归类。,返回,7,任职标准与素质优化,第一节 任职标准交际能力,秘书部门是沟通上下左右的枢纽部门，秘书每天都要接触各种人，与他们相处。秘书只有善于交际，才使人容易接近，也容易被人依赖，办事的成功率才高。 人的社会性决定了人际交往的必要性，人际关系是在双向的、互惠的，积极主动的交往中形
5、成为发展。交往方法的正确与否往往影响工作的成败，美国成人教育家戴尔卡耐基在调查了无数明显巨商、军政要员之后认为，一个人事业的成功，只有15%是由于他的专业技术，另外85%要靠人际关系和处世技巧。,返回,8,任职标准与素质优化,第一节 任职标准表达能力,急事慢慢地说， 大事想清楚再说， 小事幽默的说， 没把握的事情小心的说， 做不到的事不乱说， 伤害人的事坚决不说， 没有发生的事不要胡说， 别人的事谨慎的说， 自己的事怎么想就怎么说， 现在的事做了再说， 未来的事未来说。,返回,美国前国务卿鲍威尔,9,任职标准与素质优化,第一节 任职标准知识结构,（二）知识结构 美国赖特秘书工作手册中说：“一位
6、秘书，常常被认为是一位万能博士是一位心理学家、政治家、外交家，一位饱学之士作家，机械师，上司的私人财务出纳，跑街女郎与办公桌的清理人。 秘书要胜任工作，必须有胆识，有口才，秘书不必是哪门知识的专家，但应是具备广搏知识的“杂家”。 知识结构，是指人们所学的知识在头脑中的有机联结与组合，也是一个人知识层次的构成的情况 。 秘书的知识结构应是： （1）秘书应具备的基本知识 基础知识是所有秘书工作人员赖以工作，学习的基础，是吸收其他专业知识，相关知识和发展各种能力的前提条件。 （2）知识结构（查看）,返回,10,任职标准与素质优化,第一节 任职标准专业知识,返回,A、秘书工作专业知识 主要包括：秘书学
7、、文书学、档案管理学、办公室现代化知识等。 B、秘书人员所在行业的专业知识 秘书在特定专业待业中工作，要得心应手必须懂得这方面的知识才能当一个同行的辅助管理者。 例：商务秘书应具备的行业专业知识包括：行政管理学，商业企业管理学、企业市场营销学、物价学、统计学等。 C、建立最佳知识结构的方法 * 博与精相结构 * 理论与实践相结合 * 定向积累与灵活调节相结合。 D、秘书知识的更新 秘书一定要努力地积累知识，成为广学博闻，专业精深的人才。,11,任职标准与素质优化,第一节 任职标准职业道德,返回,（三）秘书的职业道德 秘书工作从属性、服务性、事务性、繁琐性、艰苦性等特点，决定了秘书必须拥有较高的
8、人格，崇高的品德。 （毛主席对人品的要求） 一、热爱工作，甘于平凡 二、不辞劳苦，不计报酬 三、自尊自重，克已奉公 四、谦虚谨慎，平等待人 五、严守机密，提高警觉,12,任职标准与素质优化,第一节 任职标准职业道德,返回,毛泽东看重人品，喜欢老实人 在毛泽东身边工作的人员都知道，毛泽东喜欢老实人。毛泽东身边工作人员，大都老老实实，勤勤恳恳。毛泽东不喜欢的是自作主张，做事事先不报告，爱出风头，喜欢投机钻营的人。 毛泽东曾批评陈伯达我和你相处这么多年，不牵涉到你个人，你从来不找我。”可见，毛泽东对陈的油滑心态是多么深刻的洞察和鄙弃。胡乔木在1959年庐山会议和文革中以基本上“过关”，主要也还在于毛泽东平时对胡乔木印象不错，认为胡乔木是个老实人。说乔木跟他一二十年“总还是一介书生”。这句话颇为传神，也说明毛泽东对人的诚实是看得很重的。,
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