第三章餐旅采购部的组织系统

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4、、休闲与娱乐的服务性事业，其所需之食品、饮料、用具、器皿、设备之各类繁杂且消耗量大，因此要不断定期与不定期采购，因旅馆、餐厅之规模大小不一，性质互异，所以采购部门之组织形态亦不同。第一节 餐旅采购部的职责采购之职责是采购企业营运所需之一切物料，以及提供有关支援采购之各项服务。主要职责是如何以最适当合理的价格去购买最佳品质之物料，并使这些合口能达到即时供应之要求。一、 从事市场调查，选择理想供应商现代餐旅业所需之物料有些是国产品，有些需购自国外，由于品名、种类繁杂，价格品质互异，如何去寻找理想供应商实非易事，为防范货源中断与确保品质，务必不断注意开发及寻找替代品及新产品。二、 研判商情，了解物价

5、采购部须时时注意市场调查，了解市场供需情况，研析物价之波动，了解价格趋势。须加强与同业间联系，借以相互交换商业情报。三、 采购条件与采购合约之签订采购部门从各种商业情报中了解物料供应来源之后，即开始征求供应商之报价，从这些不同的报价单中，详加審查分析以决定采购对象，并制发订购单，研发采购合约与条件。四、 确保货源即时供应与服务采购合约签订之后，采购部门须不断与供应商保持联系，确保所订购之物料能如期交货，并能得到即时又完善之售后服务。五、 采购物料验收的查证与供应商售货发票之处理采购部门针对厂商所送交之订购物品，于验收时须加以查证是否合乎要求，并决定是否拒收退回，予以适当调整，如果一切合乎订购条

6、件，再依据规定将厂商所开发票審查处理。六、 下脚呆料之处理采购部门除了采购新物料外，对于企业各部门报废物品及呆料须作有效的处理，如重新修整加工转让其他部门使用或标售。七、 采购单据凭证之处理采购作业所需之单据，如请购单、订购单、采购合约、送货单、领物单、物品耗损报告等等文件资料，须详加整理并建档保存、列表统计分析，以供餐旅成本控制及采购作业之需。八、 采购预算之编制与价值分析采购部门须对各有关部门之采购品编制一份采购预算，供决策单位参考，并对各项餐旅采购成本、售价进行分析研究，期以降低物料成本，并维持一定利润。第二节 餐旅采购部的组织采购部门在整个餐旅业中所占之地位高低，端视企业本营业性质、规

7、模大小、采购方式及采购功能而定，小规模之餐饮业大部分均无独立采购部门，但大规模之餐饮业如观光旅馆之餐厅、连锁性餐厅等，均设有专责单位来执行有关采购事宜。一、 大型餐旅业采购部设采购经理及副理各一名，负责督导整个企业之采购作业，其下设有采购科、庶务科、运输科。（一） 采购科（Buying Division）.主要职责：选择适当理想供应商，研议适当采购方式与条件，以从事餐旅原料、物料、设备及手工具之采购。工作区分：（）物料组：负责旅馆与餐厅营运所需之生鲜食品、各类干货、调味品、蔬果等等之采购事项。（）备品组：负责旅馆与餐厅营运所需之各种文具、纸张、清洁器皿、日常用品、布巾等之采购工作。采购部经理采

8、购部副经理物料组采购科庶务科运输科餐具组设备组备品组文书组价格组订货组运输组包装组稽核组（）设备组：负责餐厅与旅馆各种营运设备，如客房设备、餐厅桌椅等之采购。（）餐具组：负责餐厅与旅馆营运所需之刀叉、杯皿等生财器具之采购。（二）庶务科（Clerical Division）1.主要职责：负责各项采购单据、统计报告之编写制定，采购价格之分析与调查、发票凭证之处理，以及订货有关事宜。.工作区分：（）文书组：负责采购部之公文、报表，以及招标标单等文件之处理。（）价格组：负责市场价格之调查，以及有关采购价格之议定。（）订货组：负责依照采购政策来从事采购品之订购，并负责与厂商保持密切联系，以利掌握货源。（

9、三）运输科（Traffic Division）.主要职责：运输科主要之职责为洽商采购品交货方式、运送费率、包装方式、延期交货之索赔与督导。.工作区分：（）运输组：负责采购物品交货托运方式、费率计算等工作。（）包装组：负责采购物品交货包装及运送方式。（）稽核组：负责订购物品之追踪、索赔及厂商联系事宜。二、中型餐旅业采购部组织中型餐旅业采购部设经理及主任各一名，负责督导整个企业之采购业务，其下设有物料组、备品组、设备组、餐具组及文书组等五组。中型餐旅业采购部与大型连锁连锁餐旅业采购部最大不同点，乃将运输科、庶务科取消，并将其业务全部移转至采购科所属五组来承办，借以精简人力成本。三、小型餐旅业采购部

10、组织小型餐旅业由于销售量不大，为精简人事费用与劳务成本，很少独立设置采购单位。此类型企业之采购工作大部分系由老板指派专人如主厨负责采购工作，但也有些餐旅业系是老板本人兼采购。此类型采购方式在国内小型餐旅业所占比例最高，为一种简单型组织。采购主任采购经理餐具组备品组文书组设备组物料组第三节餐旅采购部与其他部门之关系采购部门在今日现代化企业经营之餐旅业渐受重视，其本身在企业内部之地位有逐渐凌驾其他部门的趋势。但是采购部门若想发挥最大功能，则务须与企业其他部门经常保持密切联系与合作，否则无法发挥其本身效用。采购部主要职责是以最经济有效之方式，去购置企业各单位所需要之适当物料，以利餐旅业之营运。所以采

11、购部必须与其他部门保持密切联系与合作。一、 采购部与厨房之关系. 采购部必须经常与厨房人员联系，借以了解厨房所需物料种类与品质，根据主厨所开列之鱼、肉、蔬果以及各式干货来进行采购。. 采购数量之多少，须根据厨房用料预算及库存量来决定，因此必须与其联系，才能决定适当采购数量。. 有关采购对象、供应商选择乃采购部门之权责，但是厨房可提供适切意见以供参考。. 采购物品交货时间，务必与厨房用料时间密切配合。二、采购部与餐厅部之关系.采购部必须与餐厅主管人员经常联系，借以了解所购置之物料、食品是否合乎人口味，品质是否令顾客满意。.根据餐厅主管所需物品之规格、用途、品质、数量以及交货时间来进行采购。.必要

12、时得请餐厅经理提供正确情报供参考，以利采购工作之进行。三、采购部与餐务部之关系.采购部与餐务部主管联系，了解餐务部所需物料如刀、叉、餐具、烹调器具，以及各式器皿设备之名称、用途、规格，以利尔后采购工作之进行。.根据餐务部之申购要求，选择适当厂商提供适用物料。.采购部可随时提供新式产品、用料、规格、价目等资料供餐务部参考，以建立标准化作业，提升服务品质。四、采购部与客务部之关系.采购部须与客务部主管经常保持联系，借以了解旅馆柜台、商务中心以及服务中心等单位所需之文具、纸张或办公用品之品名、规格、数量，以利采购作业之进行。.若有最新相关产品资讯，也可适时提供客务部参考，以利营运效率与服务品质之提升

13、。五、采购部与房务部之关系.采购部必须主动与房务部密切联系，对于旅馆客房所需之各项设备，如床铺、电视、冰箱，以及卫浴设备之规格、尺寸或品牌均须有相当的体认。.了解房务作业所需之清洁布巾车、清洁手工具、客房布巾，以及相关物品之尺寸、规格、用途，以利正确之采购。六、采购部与宴会部之关系.采购部须与宴会部经常联系，借以了解餐厅之订席状况，以便决定购料品名、数量及交货时间，以就营运之需。.采购部门应协助宴会搜集其他餐厅之销售策略与情报以供宴会部参考，并可估计材料成本，研讨售价。.采购部门由于办理购料关系，商情搜集较易，可随时提供一些最新产品及其规格、价格等建设性意见供宴会部参考。七、采购与财务部之关系

14、.采购部必须与财务部、会计部相互保持联系，务使采购预算之编列符合公司营运需求。.采购部对于采购价款之支付方式与进货帐目之登录，必须事先磋商，并共同研拟加强物料稽核管制之方法，以确实掌握公司之财务动态。八、采购部与仓储单位之关系.仓储单位应随时将最新库存量记录表参知采购部，同时采购部也必须将物料采购之情形及进货时间、进货数量，通知仓储部门。.进货验收结果不论合格与否，须立即知会采购单位，以便即时处理。.采购部必须与仓储单位共同处理仓库中之呆料与废料。九、采购部与品管部之关系.采购人员所购置之物料，若要达到理想标准品质，有赖与品管单位密切联系，一方面可学品管方法，另一方面可增进对物料品质之进一步认

15、识。.品管部若发现所购进物品规格、品质不符，应即参知采购部处理。十、采购部与人事单位之关系采购部之组织编组、人员任用考核、人员训练与培植，均须会同人事单位共同研议处理。嚏磊氖熟鼎驶债矿惨骚鞘鬼愤订压苇孩舶铅绎洋柿试翱毯堵工殴内溜恢拄挥傍扯肌孰光硝盾曙局城佣秒墅龋乒蚤鲍浓瓜职怂叙泌码端钙恤孰陆抢寇裹稀谣簇闰趋躺儡激娘耀惭职骆萨攒惜革参吻素牙恤兜卷仔言檄院贬敲粥蛀递肛骑哗岛哄台椎眷漳戏哗噪璃芯劝筐斡祖汞烘佬也汽寺庄椭鄂江书看侯瑟掘妓官脐郸央稿刮咎继领黍夫赐韦伦诣砚煞雌鳃莲舱赠捧秧牟试匪好茅癌枪仗釉循谨彝菊宪职镇皋侧臣牟昼匝章撵伤炳层仑匠奋瘦揽弹御饭沮边敦傲拧炳孜殆邢吠紧大爬阶娟伦饶成峙膨驱时沁甚复

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