外贸出口管理信息系统功能介绍(共17页)

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1、用友外贸管理信息系统简介用友外贸出口管理信息系统是一套以进出口贸易、内销贸易为中心的管理信息系统。使用该系统能够提高企业运行效率，规范企业内部管理。系统囊括了寄样管理、收样管理、业务磋商、业务成交（外销业务、内销业务）、报关商检、出运结汇、库存管理、核销退税、财务结算、统计分析、经理决策、项目管理、工作提醒、邮件管理等外贸企业运行和管理的各个环节，使得企业能有效迅速地实现规范化、信息化管理。是一套因地制宜、面向用户、简洁实用的外贸行业应用软件。 外贸管理信息系统是采用WINDOWS XP/WINDOWS 2000或更高操作系统为平台、基于微软.NET技术与微软 SQL SERVER数据库设计、

2、采用仿Windows权限组设计，使得企业可以安全、快速的构建一个高度人性化的企业管理信息系统。 外贸企业通过使用用友软件外贸管理信息系统实现公司管理的规范化、信息化。其中一方面使全公司业务运作通过计算机手段实现高效率、严规范；另一方面使公司管理内容更丰富、更有效。软件的设计充分考虑了这四方面的需求，以业务流转为第一主线，并在业务流中基于业务进行扩展为内销与外销业务流程分支，内销业务从采购询价、采购合同到物流管理、财务结算的全面软件管理，外销业务从客户询单、采购询价、外销报价、外销合同、采购合同、采购计划到报关商检、出运结汇、出运计划、仓库管理、核销退税、财务结算的全面软件管理，邮件管理，到单证

3、制作，货物出运，物流管理，财务结算，核销退税的全面软件管理；系统同时以内置财务核算为第二主线，从成本利润预算、成本利润结算、应收应付到统计分析、业绩考核、经理决策的高效信息处理。第三条主线以高度严密的权限分配管理、机动的流程控制机制及强大的数据汇总查询等功能，第四条主线以邮件管理为主线：包括了邮件收发、邮件签字、邮件多级备份、邮件分发、邮件群发、邮件归档、邮件和客户资料库链接、邮件提醒、邮件查找、邮件分类等功能从而共同实现公司管理层对企业整体规范化、网络化管理的目的。用友外贸出口管理信息系统特点一、 用友软件系统采用微软.NET技术和SQL SERVER数据库设计，软件的稳定性更加的可靠、安全

4、性得到更加的保障，执行效率得到充分的发挥，软件对今后的可扩展性得到更好的保证，始终和微软保持同一步伐。微软.NET技术是目前最流行的编程语言也是最实用的语言更是最新的语言，因此在技术方面都是最领先的，也因此解决了以前无法解决的技术问题，或是要经过多途径解决的才能达到的技术问题，微软.NET都可以方便、快捷解决方案。二、 数据录入界面可自由排版，采用所见即所得的方式输入数据与输出单证（如：合同模块可根据合同的性质由公司自由组合输入及输出的字段集），同时允许用户可以根据实际商品性质的不同而增加所需要的字段（如商品的颜色、克重、表面处理方式等），而不用再次修改软件。三、 权限设置参照WINDOWS权

5、限管理设置，系统采用分组式管理。系统权限具体分为管辖权限和使用权限。四、 系统提供所有业务模块数据与单证原样导入到Exce或是其他文档或是图片中。五、 决策支持 用友软件外贸管理软件不仅给操作员提供了明细报表，而且还给决策者提供了决策支持和分析的报表，和报价的分析和价格的走势情况以及应收、应付和资金占用的情况部门、员工可根据公司实际情况进行无限级划分。六、 系统签字采用方案式管理。业务员可以根据自己的实际签字路线一次性定义对自己业务的签字人，而不用每次做业务时重新申请。（如：出口合同中业务员A做的一个出口合同要由：部门经理、采购部经理、财务部经理、总经理四级签字时，业务员A只要设置一个签字方案

6、，在以后做出口合同时自动加载，并允许再修改）。七、 消息。系统采用MSN消息内核与SQL数据管理式消息的结合，保证系统内部消息的实时性与可记录性。八、 提醒。系统提醒提供系统内部提醒与自定义提醒管理两种基本提醒数据来源。如：合同要求签字时，自动提醒签字人员，在签字完成时自动提醒合同业务员与下一签字人员；自定义预期未收汇提醒、业务未采购提醒、预期未核销等。九、 项目跟踪：每个模块里的项目跟踪，我们软件把每个环节作为一个项目来管理，如外销合同签订后接下去需要做那一些步骤，然后 可以跟据要求制定项目需要跟踪的信息，假如没有完成，系统会进行提示等。十、 计划管理：所有环节地加了，计划的管理，在软件的采

7、购和出运环节中增加了计划的功能，以解决业务部和采购部以及单证部的部门之间存在的衔接问题十一、 财务。系统采用票票清式财务收付管理，并支持业务中的预收款与预付款录入。总体分为：收入、成本、费用、应收、应付，五个基本数据页。十二、 桌面管理：软件桌面，该功能能够让软件像一个大的平台，用户今天要做的事情和汇率，收款，付款的情况根据自己的权限直接可以在 桌面上形成，避免用户去查找今天要做什么事情，这样容易忘记并且可以和实际报表相互连接。十三、 邮件管理：邮件管理包括了，邮件收发、邮件签字、邮件多级备份、邮件分发、邮件群发、邮件归档、邮件和客户资料库链接、邮件提醒、邮件查找、邮件分类等对工厂的管理。系统

8、支持可扩展式工厂业务管理，可根据实际业务再开发。十四、 汇率实施管理：汇率的实时功能，假如客户端能上网，则软件中所有的汇率能够跟网上的银行一致十五、 资料库。系统采用分配权限管理，可以根据实际情况分配业务员的实际查看与使用资料库。十六、 报表。系统采用自定义报表设计，可根据用户实际需要进行自由设置，而不用更改软件。十七、 搜索。系统采用仿WINDOWS的搜索功能，进行多条件组合模糊查询。十八、 单证。系统分为结汇单证和报关单证两大单证制作点，进行客户单证与报关单证的制作分离。十九、 库存管理。系统提供商品入库与商品出库管理，并可以由实际需要进行报表查询。二十、 远程。系统可以实现远程操作管理。

9、用友软件外贸管理信息系统流程用友软件外贸管理信息系统结构图用友软件外贸管理信息系统结构图收寄样管理业务操作运单操作财务管理业务资料邮件管理决策分析系统信息寄样管理客户询价出运计划收汇管理商品管理邮箱帐号管理报价分析公司管理收样管理采购询价发货通知书开票通知书国外客户邮件管理报价走势分析部门员工样品管理外销报价结汇单证采购发票国内客户邮件黑名单外销合同分析使用权限组打样管理外销合同报关单证费用发票基本资料邮件白名单外销合同走势查看权限组信用证登记核销管理付款申请竞争对手邮件分发设置采购分析权限设置采购合同商品入库采购付款邮件审批设置采购走势默认设置采购计划商品出库费用付款邮件群发出运分析模板管理

10、外销报表出运计划报表快件付款应收汇明细报表审核流程设置采购计划报表出运报表出口退税应收分析自动编码设置采购报表领单清单应收报表应付明细报表桌面与提醒设置催收清单应付报表应付分析数据库维护逾期清单利润报表应付费用报表入库报表资占报表应付费用分析出库报表利润报表库存统计资占分析外贸管理信息功能介绍一、 系统功能模块简介1. 系统信息a) 公司信息登陆公司抬头信息，可登记多个公司抬头。b) 部门员工管理系统使用人员的部门结构信息。c) 使用权限组d) 查看权限组e) 权限设置f) 默认设置g) 模板管理h) 审核流程设置i) 自动编码设置j) 桌面与提醒设置k) 数据库维护二、 基本资料a) 贸易方

11、式 根据公司情况建立贸易方式信息。b) 收汇方式 根据公司情况建立收汇方式信息。c) 价格术语根据公司情况建立价格术语信息。d) 币别 根据公司情况建立币别信息。e) 计量单位 根据公司情况建立计量单位信息。f) 运输方式 根据公司情况建立运输方式信息。g) 国家 根据公司情况建立国家信息。h) 港口 根据公司情况建立港口信息。i) 省份 根据公司情况建立省份信息。三、 业务资料a) 产品信息以商品分类树式管理商品信息，并提供搜索查询功能进行定位；分人员权限进行管理；b) 产品分类 根据公司的产品实际情况进行分类，可以按照商品信息分大类，大类分子类、子类再可以分小类;可以按公司实际情况进行分类

12、c) 客户管理客户管理包括了国外客户信息、供应商信息、采购商信息等，可以分人员权限进行管理，提供搜索查询功能进行定位；d) 联系人信息 建立客户管理的多联系人，和客户管理相互联系e) 客户分类 根据客户管理给客户进行分类，根据客户管理需求进行分类，如把客户分类成国外客户、供应商等。f) 客户来源 客户来源是指客户管理中的所有客户信息主要来源方向，是来源广交会还是其他什么地方。g) 客户级别 根据公司实际情况进行对客户分级别，公司客户按照级别对客户进行重点跟踪，也做为公司的管理者的正确决策分析等。h) 仓库信息 根据公司情况建立仓库信息。i) 货代公司根据公司情况建立货代公司信息。j) 船公司

13、根据公司情况建立船公司信息。k) 快件公司 根据公司情况建立船公司信息。l) 海关编码 最新的全套海关编码资料。四、 样品管理a) 收样登记用于管理与登记往来客户寄样的样品信息提供收样商品报表、收样费用报表支持b) 寄样管理登记寄客户/工厂样品信息；提供寄样商品报表、寄样费用报表支持五、 外贸出口管理a) 客户询价国外客户对贸易公司进行的询价登记，也许客户试通过邮件、传真、电话进行询价，公司进行登记、进行分析客户的询价情况和成交情况，客户询单为数据的源头，业务可以根据该客户询单进行采购询价和外销报价活动。b) 外销报价业务员根据采购询价内容进行报价；可根据公司实际的报价单信息打印的模板而不用修

14、改软件；提供可设置的盈亏测算表支持；提供多级方案式签字设置。用于制作外销报价单。c) 出口合同业务员根据外销定单或外销报价信息制作出口合同；可根据公司实际的出口合同信息打印的模板而不用修改软件；提供可设置的盈亏测算表支持；提供多级方案式签字设置；提供报表支持；提供收汇提醒、业务执行提醒等支持；用于制作出口合同。d) 信用证登记外销合同的信用证信息。六、 采购管理a) 采购询价根据客户询单内容进行采购询价；可根据公司实际的询价单信息打印模板而不用修改软件；用于制作采购询价单。b) 采购计划 根据外销合同来安排采购，并且提醒相应的人员进行提醒。c) 采购合同业务员根据出口合同制作采购合同；可根据公

15、司实际的采购合同信息模板而不用修改软件；提供多级方案式签字设置；提供报表支持；提供生产跟踪提醒等支持；用于制作采购合同。七、 出运管理a) 出运计划根据外销合同来安排出运计划，并且提醒相应的人员进行提醒。b) 发货通知 用于增加、删除、打印需要工厂发货的通知。c) 报关单证用于制作报关单证，包括发票、箱单等必须单证；可根据公司实际的报关单证信息打印的模板而不用修改软件；d) 单证制作用于制作结汇单证，包括发票、箱单等必须单证；可根据公司实际的单证制作信息印的模板而不用修改软件；提供收汇及出运报表支持；提供收汇等提醒。e) 核销管理管理核销单库、领用、回单、送交单、核销、退税；提供逾期核销单报表

16、查询八、 仓库管理a) 商品入库登记商品/样品入库信息；提供多级签字；提供报表支持；制作入库单；b) 商品出库登记商品/样品出库信息；提供多级签字；提供报表支持；制作出库单；九、 财务管理a) 国外收汇 用于管理与登记收汇国外客户水单的信息。b) 工厂开票通知书 用于通知工厂开增值税发票的具体抬头、品名、数量、单价、金额的信息。c) 采购发票 用于登记收到的国内费用的登记。d) 付款申请业务员/单证员根据采购合同执行情况提出付款申请；提供多级方案式签字设置。e) 采购付款 根据收到工厂的增值税发票付给工厂的货款。f) 费用支付 根据收到国内费用的发票，支付相应的收款单位。g) 快件费用支付 根

17、据寄样信息、收样信息支付给快件公司的费用。h) 出口退税 出口的核销退税的登记。十、 决策支持通过外销报价分析、外销报价价格走势、外销合同分析、外销合同价格走势、采购合同分析、采购合同价格走势、出运发票分析、应收汇民心报表、应收汇分析、应付款明细报表、应付款分析、应付款明细报表、应付费用分析、利润明细报表、资占分析表进行对数据的分给公司管理者做经验的分析做参考。十一、 邮件管理a) 公共邮件帐户管理 用于管理公共帐户收发的服务器与帐户信息。b) 私有邮件帐户管理用于管理私有帐户收发的服务器与帐户信息。c) 邮件管理 用于邮件收发、邮件群发、邮件提醒、邮件处理。d) 邮件白名单 用于管理邮件私有

18、白名单。e) 邮件黑名单 用于管理邮件私有黑名单。f) 邮件分发规则设置 用于添加、删除自动分发规则。g) 邮件审批设置 邮件审批设置。h) 邮件管理管理者对操作者所有的邮件往来查看、管理。i)内销管理信息系统流程用友外贸出口信息结构图外贸出口管理信息系统结构图收寄样管理业务操作业务资料邮件管理决策分析系统信息寄样管理工厂采购商品管理邮箱帐号管理内销分析公司管理收样管理内销商品入库国外客户邮件管理报价走势分析部门员工样品管理货款支付国内客户邮件黑名单内销合同分析使用权限组打样管理内销定单基本资料邮件白名单内销合同走势查看权限组内销发货通知书竞争对手邮件分发设置销售分析权限设置内销商品出口邮件审

19、批设置内销走势默认设置内销发货结算邮件群发发货分析模板管理国内收款应收汇明细报表审核流程设置应收分析自动编码设置应付明细报表桌面与提醒设置应付分析数据库维护应付费用报表应付费用分析利润报表资占分析用友出口管理信息系统给管理者解决的几点问题用友软件外贸管理信息系统是一套面向进出口贸易型企业或工厂的强大、高效的管理信息系统。系统包括了业务磋商、业务成交、业务执行、样品跟踪、仓库管理、财务管理、综合报表及经理决策支持、邮件管理等功能。用友软件管理信息系统能使企业快速、有效地实现信息化、网络化管理。所以用友软件外贸管理信息系统软件是一套以管理为主的MIS系统，在管理这一大块用友软件软件为公司的管理问题

20、提供解决方案主要有如下几点：1、 数据的统一管理：对商品资料库、客户资料库、工厂资料库三大资料库的统一管理，建立起公司的统一资料库管理，逐渐地把散落在员工手上的资料统一集中管理，变为公司的原始资料。这样，即使员工离开了公司，由于所有的业务资料都保存在数据库中，也不用担心公司数据的流失，更有利于公司的经营管理。2、 资料库的完整性：用友软件管理软件包括了进出口业务的所有流程，数据流涉及了业务部门、采购部门、单证部门、储运部门、质检部门、核销退税部门、财务部门、经理部门等。公司经过多年的运转以后，所有的资料都可以在数据库中得到良好的管理，数据的完整性可以得到有效的保障。3、 权限的设置：用友软件管

21、理软件内核包括了二维的权限管理。首先把公司的员工分级别（可以根据公司的实际情况自由设定）如：把公司的员工分为经理级别（公司级别）、部门级别、员工级别，设置好后就可以确定该员工在公司的管理权限。然后对进行部门分类（也可根据公司的实际情况自由设定）如：分为业务部、财务部、单证部、出运部、质检部、仓储部等，各个部门能够使用软件中的哪些模块由公司分配，例如，业务部：公司只把业务磋商和业务成交等模块分配给业务部，用业务部门口令和密码进入软件后，软件只开放相应的模块，其它模块业务部门无法进入；公司的员工的权限也是如此设置。员工使用的公司分配的模块，进行权限的横向设置。用友软件软件可以根据公司的实际要求设置

22、成网状的权限管理，在设置完成以后，公司的员工就可以根据在公司中担任的角色分配到一定的管理权限，使用到一定的模块，从而达到有效管理数据的目的。4、 数据流的管理：用友软件管理软件提倡公司团体的合作精神，所以软件中部门工作分配的比较清楚，如业务员的工作是最大限度的寻找客户源，客户联系，协调关系，进行合同谈判等，其它部门尽最大能力给业务部门提供支持，给客户提供更优质的服务。业务员采用跟单制，但是业务员不需要去咨询其他员工，只要查看软件就可以知道自己的业务走向，也就是说，不需要人员的控制，业务部门做好以后数据会自动流转到下一个环节，并且与公司的流程主线相互配合控制。这样就可以达到数据的充分利用、共享，

23、并且可可以使各部门职责明确，可以达到环节上的控制，提高员工的工作效率。这一环节的实现就如同工厂的生产流水线式的管理。5、 签字管理：用友软件管理软件的签字管理不是纯粹的签字功能，而是以方案的性质进行业务管理。如某一票业务需要经过公司部门经理、公司经理、财务经理等一系列的签字才能展开，那么软件可以设置这票业务必须经过这些管理部门的签字方案；而另一票业务可能只需要部门经理签字就可以了，相应的，软件可以设置这票业务只要部门签字的方案。另外，我们的软件签字可以在业务员开始起草业务合同的时候，要求业务员做一份业务预测数据，预测这票业务的成本、费用、收入等，得出这票业务的预测利润，作为公司签字的凭证。6、

24、 资金的管理：用友软件管理软件中加入了业务核算功能，通过公司的财务人员完成某一发票号向下产生的应收、应付、成本、费用、收入等科目的业务实际收支情况，和业务员的预测进行比较分析，公司经理可以根据预测利润和实际利润分析该业务员的业务综合素质情况，也可以通过该功能管理，充分的了解到业务财务的实际往来情况。而这些数据才是真正体现业务数量和质量的重要数据。7、 报表的统计：用友软件管理软件的报表包括：基本资料统计、报价统计、外销统计、采购统计、仓库统计、出运统计、财务统计、核销统计等。这类统计报表可以按照公司的实际情况来自由设置格式，并可按照需求进行不同的组合模式的统计。如，公司可以统计在某一段时间内所

25、有的合同数据；也可以统计一段时间内某一部门的合同数据；亦可以统计某一时间段内某个员工的合同数据；甚至可以统计某一时间段内某一员工对某一个客户或是某一个商品的合同数据；根据这些统计的数据，软件可以通过生成各种图表，进行更直接有效的分析，为经理的分析和公司的决策提供帮助。8、 决策分析，通过决策分析，公司管理者非常清晰了解到公司的商品需求走势、客户需求走势、公司有多少的应收款、应付款、公司的利润、公司最大的费用产生点、公司最大的出错点、资金占用比例等决策分析了解到公司最重要的客户群体、公司最重要畅销的商品、公司最大的漏洞、公司最需要解决的问题等。9、 项目管理：公司管理者通过该模块可以了解到公司的

26、在手合同多少、合同的执行情况、公司将有多少款项要收、多少的应付款、公司的利润情况等等。10、 管理层和操作层的分开管理：用友软件外贸管理软件采用层次的管理模式，第一层数据库层，把公司的所有数据进行统一存放管理，在操作者的电脑上机会是没有数据的。所有的数据都是存放在公司的服务器上。第二层软件层（管理层）用友软件外贸软件通过该层次解决外贸管理的所有关系，包括软件的权限关系、数据的逻辑关系、数据的流程关系、数据的责任关系、数据的签字关系、数据运算关系、数据报表关系等等相关的复杂管理关系都是通过软件层来解决，第三层操作层，独立的操作层，把操作者现有的操作模式搬入软件、提供工作效率不会给操作者带来麻烦，

27、因此大大缓解了管理和操作者之间的矛盾。也给公司管理者在管理上尽量不用去改变公司的现有的模式。11、 远程控制：用友软件管理信息系统基于MICROSOFT .NET技术构建并与SQL SERVER完美结合，采用C/S与B/S相结合的构架，系统可在WINDOWS 2000、WINDOWS XP等以上平台运行。系统可选择Client/Server或者Terminal/Server运行模式，达到信息的有序共享和规范管理。也可以通过广域网和INTERNET网络实现远程使用。12、 邮件管理：通过邮件管理软件和业务软件的相互配合达到邮件的统一管理，可以管理到每一个业务员给客户从开始邮件联系的所有邮件，业务

28、员离开了公司，业务员不能把邮件删除，其他业务员接手的时候非常清晰的了解该客户的所有邮件联系的全过程，以达到更好的业务效果。用友软件外贸管理信息系统服务流程用友软件网络科技有限公司从事外贸软件开发有着多年的经验，有着众多的外贸客户群体。因外贸公司所出口的商品不同，管理的理念不同对软件的要求也是不同的，在我们的众多的客户中也是没有一个客户购买我们的商品化软件，或多或少都是要经过二次修改，才能真正符合外贸公司的需求的。在此情况下软件的实施和服务就显得尤为重要了。根据这种特殊的情况，为了提高工作效率、缩短实施时间、提高软件的成功率、减少不必要的开支我们按如下的服务流程进行：1、 软件磋商（包括软件的试

29、用、售前演示）。2、 合同签定：经过软件的试用、比较、演示后定好合同。3、 调研：双方定好合同后，在三个工作日内用友软件网路科技有限公司公司派技术人员到外贸公司办公现场进行调研活动。4、 开发内容确认：用友软件外贸软件公司人员根据调研的内容，整理成文档的形式发给项目负责人确认。（并且明确开发时间）5、 软件开发：根据确认内容进行开发软件、并且把客户的模板格式等内容加入到软件中。6、 软件测试：用友软件网络科技有限公司进行开发好软件进行详细的测试。7、 实施通知：软件经过详细测试以后确认没有问题后，技术人员发项目实施书给客户，定好实施的时间、实施的内容等事宜。8、 实施：派技术人员到客户办公现场

30、进行安装、讲解、培训工作。9、 调整：在实施的过程中如需要软件调整，技术人员在客户现场马上进行软件调整。10、 试用：用友软件网络科技有限公司技术人员在客户办公现场进行安装、讲解、培训、调整后经客户确认软件的流程、功能都符合公司的实际情况后，客户进行试用。在试用期中如有问题用友软件网络科技有限公司技术人员根据需求进行调整。11、 使用：软件经过试用期以后客户正式开始使用软件。12、 一年免费维护期：在软件正式开始使用后的一年中如果软件还需要进行调整，用友软件网络科技有限公司进行软件调整。13、 后续服务：软件经过一年的维护、软件没有问题后进入后续维护期，维护内容包括软件的不限制版本的升级、出现

31、软件问题终身免费解决、终身免费技术支持服务。附：以上服务流程只是一般的服务流程、具体的客户还需双方根据实际情况定好服务流程另：用友软件网络科技有限公司还有相应的生产管理软件和ERP软件和用友软件外贸管理软件相互结合、配套使用。另：后续扩展合作开发：一、网站和业务软件连接方案产品发布功能描述：把业务软件中的商品信息按分类、级别等相关数据发布到公司网站上，客户(网页浏览者)可以根据需要搜索查询相关类别、级别的商品。实现：在业务软件中实现产品信息的打包、上传，在网页上打开产品信息包，并更新相应的商品信息。商品可以根据分类进行发布，并可以根据客户相应级别查看商品。网络订单功能描述：在客户浏览网页时，可以根据自己的需要，选择相应商品给公司发送要样单，并生成相应的站内消息与Email通知公司相关人员。客户订单信息反馈功能描述：结合业务软件系统，把相关订单信息经过整理发布到公司网站上。客户可能根据相应的登陆名及密码访问或查询相应的订单信息。工厂信息反馈功能描述：结合业务软件系统，工厂可以自主报价输入到网站，并可以通过网页消息和Email通知公司相关人员，下载相关信息并更新业务系统报价。工厂可以根据订单生产过程中实际情况反馈相应的信息到网站，经过公司相关人员审核后可更新到网站或更新业务软件相关信息。