应收应付管理系统的运用.ppt

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1、应收应付管理系统的运用,教学目的和学习目标： 了解应收、应付款管理子系统的基本功能；理解应收、应付款管理子系统的特点；熟练掌握应收、应付款管理子系统初始化设置的操作方法和日常业务处理及期末业务处理的操作方法。,学习重点和学习难点: 应收款管理子系统的初始化设置、日常业务处理和期末业务处理；应付款管理子系统的初始化设置、日常业务处理和期末业务处理。 课 型：新授课 主要教学方法：讲授（含多媒体教学和实验室实验） 课时：12节,任务一 认识应收款管理系统,应收款管理系统，通过发票、其他应收单、收款单等单据的录入，对企业的往来账款进行管理，及时、准确地提供客户的往来账款余额资料，提供各种分析报表，如

2、账龄分析表，周转分析、欠款分析、坏账分析、回款分析情况分析等，通过各种分析报表帮助用户合理地进行资金的调配，提高资金的利用效率。,一、应收款管理系统的功能,1、设置：提供系统参数的定义、用户结合企业管理要求进行的参数设置，是整个系统运行的基础；提供单据类型设置、账龄区间的设置和坏账初始设置，为各种应收款业务的日常处理及统计分析做准备；提供期初余额的录入，保证数据的完整性与连续性。 2、日常处理：提供应收单据、收款单据的录入、处理、核销、转账、汇兑损益、制单等处理。 3、单据查询：提供单据查询功能，各类单据、详细核算信息、报警信息、凭证等内容的查询。 4、账表管理：提供总账表、余额表、明细账等多

3、种账表查询功能；提供应收账款分析、收款账龄分析、欠款分析等丰富的统计分析功能。 5、其他处理：提供用户进行远程数据传递的功能；提供用户对核销、转账等处理进行恢复的功能；提供进行月末结账等处理。,二、应收款管理系统的特点,学生自学5分钟，具体内容见教材。,三、应收款管理系统的操作流程,任务二 应收款管理系统的应用,一 、应收款系统的初始化 系统初始化主要包括：账套参数的设置、初始设置、基础信息设置及期初数据录入等。,（一）系统启用 系统启用有两种方法：一是在建账完毕后直接进入系统启用设置进行应收款管理系统的启用；另一种方法是通过企业门户中的“基础信息”进入“系统启用”功能进行启用设置。 注意事项

4、： 各系统的启用会计期间必须大于或等于账套的启用期间。 只有系统管理员和账套主管有系统启用的权限。,（二）账套参数设置 操作步骤： 单击菜单条上的【设置】下的【选项】。 如下图所示，进行选项的设置。分别单击每个选项后边的下拉框以选择所需要的账套参数。,（三）初始设置,1、科目设置 由于本系统业务类型较固定，生成的凭证类型也较固定，因此为了简化凭证生成操作，可以将各业务类型凭证中的常用科目预先设置好。 （1）基本科目设置：用户可以定义应收系统凭证制单所需要的基本科目。应收科目、预收科目、销售收入科目、税金科目等。若用户未在单据中指定科目，且控制科目设置与产品科目设置中没有明细科目的设置，则系统制

5、单依据制单规则取基本科目设置中的科目设置。 （2）控制科目设置：进行应收科目、预收科目的设置。依据用户在系统选项中的控制科目依据选项而显示设置。可按客户分类、地区分类进行控制科目的设置。若单据上有科目，则制单时取单据上科目，若无，则系统依据单据上的客户信息在制单时自动带出控制科目。若控制科目没有输入，则系统取基本科目设置中应收、预收科目。,（3）产品科目设置：进行销售收入科目、应交增值税科目、销售退回科目设置。依据用户在系统初始中的销售科目依据选项而显示设置依据。可按存货分类、存货进行产品科目设置。若单据上有科目，则制单时取单据上科目，若无，则系统依据单据上的存货信息在制单时自动带出产品销售收

6、入科目、税金科目等。若产品科目没有输入，则系统取基本科目设置中销售收入、税金科目。 （4）结算科目设置：进行结算方式、币种、科目的设置。对于现结的发票及收付款单，若单据上有科目，则制单时取单据上科目，若无，则昔日依据单据上的结算方式查找对应的结算科目，系统制单时自动带出，若未输入，则用户需手工输入凭证科目。如下图所示。,2、账期内账龄区间设置,账期内账龄区间设置指用户定义账期内应收账款或收款时间间隔的功能，它的作用是便于用户根据自己定义的账款时间间隔，进行账期内应收账款或收款的账龄查询和账龄分析，清楚了解在一定期间内所发生的应收款、收款情况。,【操作步骤】 选择【设置】菜单下的【初始设置】项。

7、 在左边的树型结构列表中点击“账期内账龄区间设置”。增加：点击工具栏中的 增加按钮，即可在当前区间之前插入一个区间。插入一个区间后，该区间后的各区间起止天数会自动调整。 修改：修改输入的天数，系统会自动修改该区间以及其后的各区间的起止天数。最后一个区间不能修改和删除。 删除：点击工具栏中的删除按钮，即可删除当前区间。删除一个区间后，该区间后的各区间起止天数会自动调整。最后一个区间不能修改和删除。,3、逾期账龄区间设置,逾期账龄区间设置指用户定义逾期应收账款或收款时间间隔的功能，它的作用是便于用户根据自己定义的账款时间间隔，进行逾期应收账款或收款的账龄查询和账龄分析，清楚了解在一定期间内所发生的

8、应收款、收款情况。,【操作步骤】 选择【设置】菜单下的【初始设置】项。 在左边的树型结构列表中点击“逾期账龄区间设置”。 增加：点击工具栏中的 增加按钮，即可在当前区间之前插入一个区间。插入一个区间后，该区间后的各区间起止天数会自动调整。 修改：您可以修改您输入的天数，系统会自动修改该区间以及其后的各区间的起止天数。最后一个区间不能修改和删除。 删除：您可以点击工具栏中的删除按钮，即可删除当前区间。删除一个区间后，该区间后的各区间起止天数会自动调整。最后一个区间不能修改和删除。,4、报警级别设置,提供用户进行报警级别的设置。 （1）在“初始设置”对话框中，单击【报警级别设置】。 （2）在“报警

9、级别设置”对话框中，序号由系统生成，从01开始，用户不能修改和删除；用户直接输入级别名称、比率；起止比率系统会根据用户输入的比率自动生成相应的区间。,5、单据类型设置,用户可将自己的往来业务与单据类型建立对应关系，达到快速处理业务进行分类汇总、查询、分析的效果。 （1）在“初始设置”对话框中，单击【单据类型设置】。 （2）根据实际情况进行增加或修改。,6、坏账准备设置,坏账初始设置是指用户定义本系统内计提坏账准备比率和设置坏账准备期初余额的功能，它的作用是系统根据用户的应收账款进行计提坏账准备。 （1）在“初始设置”对话框中，单击【坏账准备设置】 （2）输入提取比例、期初余额、坏账准备科目以及

10、对方科目。 （3）单击【确认】按钮，系统弹出“储存完毕”信息。 （4）单击【确定】按钮，完成设置。,（四）基础信息设置,在应收款管理系统中，基础信息的设置方法与系统控制台、总账等系统的设置方法完全一致，而且各系统的基础信息是共享的，相同的基础信息不必重复进行设置。,（五）期初余额,通过期初余额功能，用户可将正式启用账套前的所有应收业务数据录入到系统中，作为期初建账的数据，系统即可对其进行管理，这样既保证了数据的连续性，又保证了数据的完整性。 初次使用本系统时，要将上期未处理完全的单据都录入到本系统，以便于以后的处理。当进入到第二年度处理时，系统自动将上年度未处理完全的单据转成为下一年度的期初余

11、额。在下一年度的第一个会计期间，可以进行期初余额的调整。,1、录入期初余额,操作步骤： （1）点击【设置】-【期初余额】，在期初余额明细表中，输入需要增加的单据名称、单据类别后，点击【确认】按钮，系统会将出现空白单据，用户可进行录入。 （2）录入期初余额，包括未结算完的发票和应收单、预收款单据、未结算完的应收票据。,（3）引入合同金额，点击【引入】按钮，可以同时对会计分录的科目、项目加以选择，然后点击【是（Y）】对引入加以确认，系统会将应收系统启用月之合同管理系统的应收类合同结算单金额全部生成应付系统的期初余额。 （4）期初余额录入或引入后，可与总账系统进行对账。 （5）在日常业务中，可对期初

12、发票、应收单、预收款、票据、合同结算单进行后续的核销、转账处理。 （6）在应收业务账表中查询期初数据。,2、期初对账,应收款管理系统与总账系统的期初余额应完全一致。当完成全部应收款期初余额录入后，通过“对账”功能可将应收款管理系统与总账系统期初余额进行核对。 操作步骤： 在期初余额主界面中点击【对账】按钮，屏幕上列示出应收款管理系统各控制科目与总账的对账结果。,二 、应收款管理系统的日常业务处理,日常处理是应收款管理系统的主要组成部分，是经常性的应收业务处理工作。日常业务处理主要包括：应收单据处理、收款单据处理、核销处理、付款单导出、票据管理、转账处理、坏账处理、制单处理。,（一）应收单据处理

13、,1、单据录入 操作步骤： 在“应收款管理系统”的“日常业务处理”菜单中，单击【应收单据录入】。 选择单据名称：销售发票；单据类型：销售专用发票；方向：正方。单击【确认】按钮，单击【增加】按钮，输入相关信息，如图所示。单击【保存】按钮，完成单据录入。,2、应收单据审核,应收单据审核可在单据录入完成后，在“其他应收单据录入”窗口直接单击【审核】按钮进行审核，也可在“单据明细表”窗口选中需审核单据，然后单击“单据明细表”窗口中的【审核】按钮进行审核。应收单据只有经过审核后，才能生成相应凭证。,操作步骤： （1）在“应收款管理系统”的日常处理菜单中，单击【应收单据审核】，如图所示。 （2）输入过滤条

14、件，单击【确认】按钮，出现应收单据列表，选中所需单据，单击【审核】按钮。,（二）收款单据处理,收款单据处理主要是对结算单据（收款单、付款单即红字收款单）进行管理，包括收款单、付款单的录入、审核。 提示： 收款单处理与应收单处理类似。 单据审核后不能恢复，必须重新录入。 已审核或已生成凭证的应收单不能删除。,（三）核销处理,在月末结账之前，要进行应收款的核销。系统提供两种批量核销方式：手工核销和自动核销。 操作步骤： （1）在“应收款管理系统”的“日常处理”菜单中，单击【核销处理】-【手工核销】或【自动核销】，出现过滤窗口。 （2）输入过滤条件，单击【确认】按钮。 （3）进行单据核销、金额核销，

15、单击【保存】按钮。,（四）票据管理,在此对银行承兑汇票和商业承兑汇票进行管理，记录票据详细信息记录及票据处理情况。票据管理包括查询应收票据、转让、贴现、计息等。 注意： 如果要进行票据科目的管理，必须将应收票据科目设置为应收受控科目。 票据转出台，将不能再对其进行其他处理。,（五）转账处理,在日常处理中，经常会发生如下四种转账处理的情况：一是应收冲应付，即将某客户的应收款冲抵某供应商的应付款；二是预收冲应收，即将某客户的预收款冲抵该客户的应收款；三是应收冲应收，即当一个客户为另一个客户代付款时，发生应收款冲应收款的情况。四是红票对冲，即将某客户的红字应收单与其蓝字应收单、收款单与付款单中间进行

16、冲抵。,应收冲应收的操作步骤如下： （1）在“应收款管理系统”的“日常处理”菜单中，单击【转账】-【应收冲应收】，（2）确认转账日期。 （3）选择“转出客户”与“转入客户”。如图所示。 （4）单击【过滤】按钮，系统将自动列示“转出客户”所有未核销的应收款单据。 （5）单击【确认】按钮，屏幕显示“是否立即制单”对话框，单击【否】，暂不生成凭证。,（六）坏账处理,系统提供多种计提坏账的方法，如应收余额百分比法、销售余额百分比法和账龄分析法。在此，我们主要介绍应收余额百分比法的坏账处理。 坏账处理有：坏账计提、发生、收回处理等。,（1）坏账计提 在“应收款管理系统”的“日常处理”菜单中，单击【坏账处

17、理】-【坏账准备】按钮。 单击【确认】按钮，确认此次操作。 （2）坏账发生：是在应收账款不能收回时进行的确认。 选择【坏账处理】菜单下的【坏账损失】项，屏幕会出现“坏账发生”的主界面，如图所示。,（七）制单处理,制单即生成凭证，并将凭证传递至总账记账。系统在各个业务处理的过程中都提供了实时制单的功能。除此之外，系统提供了一个统一制单的平台，可以在此快速、成批生成凭证，并可依据规则进行合并制单等处理。,操作步骤： （1）在“应收款管理系统”的“日常处理”菜单中，单击【制单处理】，进入制单查询。 （2）输入过滤条件，则进入制单界面。 （3）单击【确定】按钮，出现“应收单制单”对话框，选择凭证类别和

18、制单日期，双击选中要制单的单据。 （4）单击【制单】按钮，出现“凭证填制”对话框，进行制单。,三、账表管理、取消核销及期末处理,“用友ERP-U8.61”具有账表管理功能，该功能提供账表的查询功能，即业务账表、统计分析和科目账查询。用户只须要输入相关查询条件，系统会自动列出满足条件的记录，其中科目查询中还可以对满足条件的记录进行凭证和总账的联查。,（一）账表管理,分为我的账表、业务账表查询、科目账表查询、统计分析业务账表查询主要提供业务总账、业务余额表、业务明细账、对账单的查询。,操作步骤如下： 单击【账表管理】-【业务账表】-【业务明细账】，显示业务明细账查询条件对话框，输入查询条件即可。如

19、图所示。,（二）取消操作,该功能主要用于对原始单据进行了审核、对收款单进行了核销等操作后，发现操作失误，将其恢复到操作前的状态。 操作步骤： （1）单击【其他处理】-【取消操作】。如图所示。 （2）输入取消操作条件，单击【确定】按钮，显示取消界面。,（三）期末处理,1、月末结账 如果当月业务已全部处理完毕，就须要执行月末结账功能。只有月末结账后，才可以开始下月工作。,操作步骤： 单击【其他处理】-【月末结账】。如图所示。 双击结账标志一栏，选择结账月进行结账。 在处理情况都是“是”的情况下，单击【确认】按钮，可开始结账。 在“结账成功”提示对话框中，单击【确定】按钮，在月末处理对话框中出现“已

20、结账”标志。 单击【下一步】按钮，显示月末处理的类型情况。,2、取消结账,在执行了月末结账功能后，发现该月还须要处理有关业务，运用该功能能够取消最近月份的结账状态。 操作步骤： 单击【期末处理】-【取消月结】。 选择需要取消结账月份，双击结账标志一栏，点击【确认】按钮，执行取消结账功能。 注意： 如果当月总账系统已经结账，那么不能执行应收系统取消结账功能。,任务三 认识应付款管理系统,应付款管理系统，通过发票、其他应付款、付款单等单据的录入，对企业的往来账款进行综合管理，及时、准确地提供供应商的往来账款余额资料，提供各种分析报表，帮助用户合理地进行资金的调配，提高资金的利用效率。,一、应付款管

21、理系统的功能,1、设置：提高系统参数的定义，提高单据类型设置、账龄区间设置，提高期初余额的录入。 2、日常处理：提高应付单据、付款单据的录入、审核、核销、转账、汇兑损益、制单等处理。 3、单据查询：提高各类单据、详细核算信息、报警信息、凭证等内容的查询。 4、账表管理：提高总账表、余额表、明细账等多种账表查询功能；提供应付账龄的分析、付款账龄分析、欠款分析等丰富的统计设计功能。 5、其他处理：提供用户进行远程数据传递的功能；提供用户对核销、转账等处理进行恢复的功能；提供进行月末结账等处理。,二、应付款管理系统的操作流程,应付款管理系统操作流程与应收款管理系统操作流程基本一致。其操作流程如图所示

22、。,任务四 应付款管理系统的应用,一、应付款管理系统初始化 系统初始化包括：账套参数的设置、初始设置、基础信息设置及期初数据录入等。 （一）系统启用 1、启用 系统启用有两种方法：一是在建账完毕后直接进入系统启用设置，进行应付款管理系统的启用；另一种方法是通过企业门户中的“基础信息”进入“系统启用”功能进行启用设置。 2、启动与注册 启动应付款管理系统时，可以选择从“开始”菜单启动；也可以先注册进入企业门户，然后通过企业门户进入应付款管理系统。,（二）设置账套参数,操作步骤： 单击【设置】-【选项】，出现三个标签：常规、凭证和预警。 单击【编辑】按钮，在【常规】、【凭证】、【权限与预警】选项中

23、设置相应条件，单击【确定】按钮，账套参数设置成功。,（三）初始设置,初始设置分为四类：设置科目、账龄区间设置、报警级别设置、单据类型设置。 操作步骤： 单击【设置】-【初始设置】。 分别在【科目设置】、【账龄区间设置】、【报警级别设置】、【单据类型设置】选项设置条件后，单击【推出】按钮，完成初始设置。,（四）基础信息设置,在“用友ERP系统”中，应付款管理系统基础信息的设置方法与应收款管理系统的设置方法相同。,（五）期初数据录入,初次使用本系统时，要将上期末处理完全的单据都录入到本系统，以便于以后的处理。当进入第二年度处理时，系统自动将上年度未处理完的单据转成为下一年度的期初余额。在下一年度的

24、第一个会计期间里，可以进行期初余额的调整。 应付款管理系统期初数据录入包括录入期初采购发票、期初应付单、期初预付款和应付票据。,操作步骤： 单击【设置】-【期初余额】，系统弹出“期初余额查询”对话框。 单击【确认】按钮，系统打开“期初余额明细表”。 单击【增加】按钮，系统弹出“单据类型”对话框，选择需增加的期初单据类型，然后单击【确认】按钮。 在录入完成应付款的期初余额后，即可进行“期初对账”工作，在“期初余额表”中，单击【对账】按钮，系统弹出期初对账结果窗口。,二、日常业务处理,应付款业务的日常处理是应付款管理系统的重要组成部分，应付款的日常处理主要包括应付单据的处理、付款单据处理、核销处理

25、、转账、票据管理和制单处理。,（一）应付单据处理,1、应付单据录入 操作步骤： 点击【应付单据处理】-【应付单据录入】，选择新增单据名称-采购发票，点击【增加】按钮，即可进行采购发票的录入。如图所示。,2、审核应付票据 应付单据的审核即把应付单据进行记账，并在应付单据上填上审核日期、审核人的过程。已审核的应付单据不允许修改及删除了。 操作步骤： 单击【日常处理】-【应付单据处理】-【应付单据审核】，弹出“单据过滤条件”对话框。 录入过滤条件，单击【确认】按钮，系统会列出所有满足条件的记录。双击需要进行审核的记录“选择”项，直至“选择”项变为“Y”,在单击【审核】按钮进行审核。,3、修改应付单据

26、 （1）单击【日常处理】-【应付原单据处理】，选择“应收单录入”选项，弹出“付款单录入”窗口。 （2）单击【上张】、【下张】按钮，找到未审核的单据，直接单击【修改】按钮修改单据，完成之后单击【保存】按钮保存。也可以在单据审核时，打开没有被审核的单据，执行修改操作。,（二）付款单处理,1、付款单据录入 操作步骤：点击【付款单据处理】-【付款单据录入】，点击【增加】即可进行付款单的录入。如图所示。,2、付款单据审核 与“应付单据审核”类似。 操作步骤： 点击【核销处理】-【手工核销】或【自动核销】，输入过滤条件，系统显示单据核销界面，用户也可通过在【付款单据录入】界面点击【核销】按钮，即可进入核销

27、界面。,（四）票据管理,系统提供“票据管理”功能来完成商业承兑汇票和银行承兑汇票的处理。它的主要功能是记录票据详细信息和记录票据处理情况。 票据录入操作步骤： 点击【票据管理】，在票据管理主界面，点击【增加】按钮，系统显示票据增加界面，如图所示。,（五）转账处理,转账处理包括预付款冲抵应付款、应付款冲抵应收款、应付款冲抵应付款和红票对冲的处理等。,现介绍应付款冲抵应付款的处理。 操作步骤： （1）单击【转账】菜单下的【应付冲应付】 （2）在货款、其他应付款、预付款和合同结算复选框中选择需要处理的单据。 （3）输入完成后，单击【过滤】按钮，系统会将该准出户所有满足条件的单据全部列出。 （4）输入

28、完有关信息后，按【确认】按钮，系统会自动地进行转出、转入处理。按【取消】按钮，系统将会取消上述操作。,（六）制单处理,制单即生成凭证，并将凭证传递至总账系统，既可实时制单，又可统一制单。 操作步骤： 单击【日常处理】-【制单处理】，进入制单查询界面。,三、账表管理及其他,学生自学5分钟,本章小结,应收款管理系统，通过发票、其他应收单、收款单等单据的录入，对企业的往来账款进行管理，及时、准确地提供客户的往来账款余额资料，提供各种分析报表，如账龄分析表，周转分析、欠款分析、坏账分析、回款分析情况分析等，通过各种分析报表帮助用户合理地进行资金的调配，提高资金的利用效率。 应付款管理系统，通过发票、其

29、他应付款、付款单等单据的录入，对企业的往来账款进行综合管理，及时、准确地提供供应商的往来账款余额资料，提供各种分析报表，帮助用户合理地进行资金的调配，提高资金的利用效率。 本章主要讲述了应收款和应付款管理系统的基本功能、特点及操作流程。主要介绍了应收款和应付款管理系统初始化设置、日常业务处理、期末处理等主要内容和操作方法。,课后练习题答案,一、单选题: 1.B 2.A 3.A 4.D 5.A 6.D 7.D 8.C 9.B 10.B 二、多选题: 1.AC 2.AD 3.BC 4.AB 5.ABCD 6.ABCD 7.ABCD 8.CD 9.AB 10.ABCD 三、判断题: 1.错 2.错 3.对 4.对 5.错 6.错 7.错 8.对 9.对 10.对,