项目档案管理制度

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1、项目档案管理制度第一章 总 则第一条 为充分发挥绿城房地产集团有限公司（以下简称公司）项目档案在工程建设、管理、维护及综合验收中的作用，确保项目档案资料的完整、准确、安全和有效利用，根据中华人民共和国档案法等有关法律、法规，结合本公司实际，特制定本制度。第二条 项目档案是指公司开发房地产项目整个过程中形成的项目工程技术类档案资料。主要由建设工程前期文件资料、施工技术文件资料、竣工图、竣工测量文件资料、建设（施工）监理资料、声像资料等六个部分组成。第三条 综合管理部为公司项目档案管理的归口管理部门，负责项目档案管理及个分、子公司项目档案管理的指导工作。综合管理部、前期管理部负责工程前期文件的收集

2、、整理、归档工作；项目工程部负责施工技术资料、竣工图、竣工测量文件资料、建设（施工）监理资料、声像资料的收集、整理、审核、组卷等具体实施工作。第四条 本制度适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股项目公司、专业公司参照执行。第二章 档案的分类第五条 建设工程前期文件资料（一）可行性研究资料1、项目建议书及批复；2、可行性研究报告及批复；3、项目评估意见；4、环境影响报告书（表）；5、设计任务书、计划任务书；6、选址意见书。(二)基础、设计、施工前准备资料1、基础资料(1)工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明；(2)地形、地貌、

3、控制点、建筑物、构筑物、测量定位及观察记录；(3)水文、气象、地震等其他设计基础资料。2、设计文件(1)初步设计文件资料：总平面图、平面图、立面图、剖面图、设计说明书、工程概算、工艺设备初步设计；(2)技术设计：建筑、结构、给排水、采暖、通风设备等图样，说明书、工程预算、计算书、材料表等；(3)施工设计：施工图、施工说明、设计计算书、施工预算；(4)经过批准的施工图审查报告、施工图审查批准书。3、施工准备资料(1)征用土地批准文件及红线图；(2)拆迂文件、补偿安置协议书；(3)环保、卫生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蚁防治、城建档案等部门审查意见书及认可文件资料；(4)水、暖、电、有线电视

4、、煤气供应协议书；(5)建设工程规划(规划用地)许可证(附图、附件)，施工许可证；(6)工程项目参加单位(设计、勘察、施工、监理单位)工程项目材料的采购招标、投标、中标文件资料及合同、协议、工程质量监督委托书等。第六条 施工技术文件资料(一)开工报告，停工、复工报告；(二)施工组织设计、施工方案；(三)图纸会审纪要；(四)工程技术、质量、安全措施交底；(五)工程定位放线、测量记录、验线记录；(六)土壤试验记录、试桩记录、打桩记录、桩位复核记录、桩承载试验记录、桩位竣工总平面图；(七)地基验槽记录、地基处理记录、地基钎探记录；(八)基础、主体中间验收记录，构件吊装记录；(九)混凝土施工日记；(十

5、)技术复核记录；(十一)隐蔽工程验收记录(包括安装工程)； (十二)工程沉降观测、变形观察记录；(十三)主要建筑安装材料、设备出厂合格证、试验报告；(十四)构件合格证；(十五)砂浆、混凝土试块试验报告；(十六)水、暖、电气等设备工程检查、试验、运行调试记录；(十七)工程变更设计联系单；(十八)混凝土缺陷修补记录、补强记录；(十九)工程质量事故及处理材料；(二十)其他特种记录(沉井、沉箱等)；(二十一)单位工程竣工验收记录；(二十二)单位工程质量综合评定表；(二十三)分项、分部工程质量评定表；(二十四)竣工报告；(二十五)交工验收材料；(二十六)设计、勘察、施工、监理工程质量合格鉴定资料；(二十

6、七)施工技术总结，工程监理总结，工程试运行记录；(二十八)工程竣工验收会议纪要、备案表；(二十九)工程质量监督报告；(三十)工程质量保修书；(三十一)工程决算、决算审计。第七条 竣工图文件(一)建筑安装工程l、各类建筑、结构专业图；2、各类电气专业图；3、电信专业图；4、煤气专业图； 5、各类给、排水工程专业图；6、供热、冷专业图；7、有关消防、抗震、楼字智能、电梯、工艺等竣工图。(二)地下管线工程1、总平面图；2、纵断面图、横断面图、结点详图；3、构筑物结构图；4、各种管线特征点图；5、管网综合图。第八条 竣工测量文件资料(一)综合性资料1、竣工测量(地形、地下管线)技术资料；2、竣工测量施

7、测方案；3、竣工测量技术总结及测量精度分析； ，4、竣工测量所用仪器的各种检测资料。(二)控制资料1、管线控制，加密控制点的观察手簿2、光电测距记录；3、水准观测手簿；4、平面、立面求算值的计算书；5、控制点分布略图、成果表。(三)地形测量资料l、地形及各种地下管线绘原图、印刷原图；2、图根点及碎部座标的观测手簿及成果计算书。第九条 建设(施工)监理资料(一)由施工单位提供的施工组织设计(施工方案)报审表；(二)监理规划、监理细则；(三)监理通知、不合格工程项目通知；(四)工程延期、费用索赔审批表；(五)工程部分暂停报告；(六)工程移交证书。第十条 声像资料。主要记录和反映工程开工、施工及竣工

8、各阶段中重大事件、主要环节的声像资料。如反映工程全貌的变化、方案论证、领导视察、隐蔽、基础施工局部(全貌)、重大技术和工艺施工、安装等有关照片、图像、录音材料及文字说明。第三章 档案的收集和归档第十一条 在项目建设过程中，综合管理部、前期管理部、项目工程部应在各自的职责范围内负责项目建设资料的形成、积累、整理和保管工作。及时将办理完毕或有关人员保存的文件资料收集齐全，加以整理，以确保资料的完整第十二条 有关人员在收集、整理档案资料时，应按城建档案技术标准严格把好质量关。 第十三条 档案资料上所反映的图形尺寸、材质、规格等内容须图物相符，做到字迹清楚、图面整洁、规格统一、反差良好、签字手续完备。

9、第十四条 凡由易褪色书写材料(如复写纸、热敏纸等)形成的文件资料应附复印件。第十五条 档案文件资料不得用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔)书写、绘制。第十六条 照片(含底片)和声像材料，要求图像清晰，声音清楚，解 说与画面同步，照片与声像材料的文字说明准确精炼；电子档案(软盘、光盘等)应符合国家有关标准。 第十七条 在整理档案资料时，遇下列情况，应要求责任部门进行重新制作：(一)一张图纸上改动部分超过图面35或改绘后致使图面混乱、模糊、分辨不清的图(表)；(二)使用破损、受过光照图面不清、纸张有明显油渍、水渍和有霉变的图纸或资料；(三)结构、工艺、平面位置(或局部)改变，无法

10、在原图上通过修改来反映的；(四)管线平面位置变动(长度超过总长的五分之一，线位平移超过2m)，构造形式改变，断面尺寸变化，竖向位置变动等；(五)未按施工图位置施工的管线工程。第十八条 所有竣工图应有竣工图章。竣工图章尺寸为70ram50ram，内容有：编制单位名称、编制人、技术负责人和编制日期。签字要求填写清楚、齐全，不得代签。第十九条 有关人员收集的设计、勘察、施工、监理等单位的档案资料须两套以上，原则以工程合同规定为准。第四章 档案的组卷和移交第二十条 组卷要遵循项目档案文件资料的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学、组卷合理。 ， 第二十一条 项目技术文件资料要按单

11、项工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、消防、环保顺序组卷；项目管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、竣工验收文件组卷。第二十二条 施工技术文件资料要按管理、依据、施工安装记录、检测实验、审定证明排列；竣工图按专业、图号排列；文字在前、图样在后。文字装订、图纸不装订。第二十三条 案卷文字材料要用线绳三孔装订；图纸统一折叠成四号图纸规格：297mm2lOmm。第二十四条 案卷必须填写卷内目录、备考表和封面、脊背；编写案卷页号，页号位置是文件资料正面右下角，双面书写文件资料背面为左下角。第二十五条 项目档案资料统一采用卷盒。外表尺寸为3lOmm220mm。厚度分别

12、为20ram，30ram，40ram，50ram等四种。第二十六条 项目档案数量一般为两套。一套由公司留存；另一套报送城建档案馆。第二十七条 在项目完成综合验收后6个月内，综合管理部应主动与当地政府城建部门联系，办理项目档案移交手续。并配合城建档案馆对移交档案资料的清点、审核、整理、立卷，入库等工作。第二十八条 移交项目档案时应如实填写移交书，移交书等相关文件资料均应归入公司文书档案。第五章 附 则第二十九条 本制度由综合管理部负责解释和修订。第三十条 本制度自印发之日起施行。特种档案管理办法第一章 总 则第一条 为保证绿城房地产集团有限公司(以下简称公司)特种档案收集、归档、保管的有序、完整

13、与安全，更好地利用特种档案为公司管理与发展服务，特制定本办法。第二条 本办法中的特种档案，是指公司在经营管理活动中直接形成的，具有保存价值的，一般以非纸质材料为信息载体的历史资料。第三条 本办法中的特种档案主要分为声像档案、电子档案、实物档案三大类。第四条 综合管理部为公司特种档案的归口管理部门。第五条 本办法适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股项目公司、专业公司参照执行。第二章 档案收集第六条 特种档案的内容与范围(一)声像档案声像档案是指公司在经营活动中形成的，具有保存价值的以音响、影像等方式记录，并辅以文字说明的历史资料。包括照片、录音带、录像带等，其中照片档案由底片、照

14、片及文字说明构成。具体收集范围：(1)反映公司的主要职能活动和工作成果；(2)公司领导、各级党政领导和著名人物参加的与公司有关的重大活动；(3)公司组织或参加的重要会议公司领导参与的外事活动等；(4)记录公司重大事件和其他特殊现象；(5)反映公司各楼盘建设的情况；(6)其他经典楼盘的调研资料；(7)公司广告宣传内容；(8)其他具有保存价值的声像资料。(二)电子档案电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案，其存储介质主要有磁盘(硬盘、软盘)、磁带、光盘和U盘等。电子档案一般要求纸质文件和电子文件双套归档。具体收集范围(1)公司行政管理与业务管理活动中形成的各种文本文件（

15、2）利用计算机辅助设计等技术形成的具有查考利用价值的图形文件和模型文件；（3）公司使用的各种数据文件；(4)设备运行所需要的操作系统。(三)实物档案实物档案是指公司在经营活动中，形成的一些反映公司工作史实的实物材料，如锦旗、奖杯、牌匾及其他具有历史和纪念意义或保存价值的实物材料。第七条 综合管理部负责公司特种档案的收集工作，公司其他职能部应配合做好特种文件的整理、收集工作。公司声像资料的形成主要由策划部负责，包括各种范围内声像资料的拍摄、制作、整理和提供工作。第八条 收集时间(一)综合管理部应随时查询、收集特种文件。(二)职能部门应在工作完成后的一个月内将基础材料整理成符合收集要求的特种资料，

16、其中电子档案需一式二份(一份供存档，一份供调阅)，相应的文字资料应同时交综合管理部。第九条 收集要求 (一)特种文件与相关的文字说明要收集齐全，及时归档。照片档案的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等；磁带(软盘)盒上应标明软件名称、文件数、编制部门、编制日期、密级等；录音带盒上应标明讲话人姓名、职务、主要内容、讲话时间、录制日期和密级等；录录象带盒上需标明摄制时间、摄制部门、规格、制式、密级等；奖杯、牌匾等应写明背景情况。 (二)电子文件必须是可读文件，若有加密，应告知密码。(三)所有准备归档的特种文件必须在有关的设备上演示检测，运转正常才能归档。 (四)资料提供部门应同时提供

17、文件目录清单。 (五)对重要声像资料、电子文件，应尽可能采用存储空间小、稳定性好，利于长久保存信息的特种载体形式，如光盘等。 (六)综合管理部确认归档资料符合要求后，应填写移交清单一式两份，由双方经办人签字，一份由部门保存，一份由综合管理部保存并作登记。第三章 档案整理第十条 特种档案的整理包括分类编号、组合排列和编目立档。第十一条 档案人员在将特种文件归档前，应首先填写特种文件目录清单登记并验收合格后，在录音、录像带、磁盘、光盘以及实物等形式的档案上贴上标签，按照年代问题分类，按内容编号(同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编同一案卷号，然后每盘再依次编排序号)，写明相关内容；最后将具有共同主

18、题内容的特种文件组成案卷，集中编放。第十二条 录音、录像等声像档案应有相应的文字说明，主要项目包括编号、收到日期、录制日期、内容、责任者、录制单位、录制地点、放送时间、技术状况、数量、备注等。实物档案的标签上应写明编号、实物名称、数量、特征、来源、获得者以及必要的说明。第十三条 照片一般将一项内容整理为一卷，内容相近的也可组成一卷。照片的编号，应先编每卷的卷号，再编每卷的页号，再编卷内照片的序号。照片的分类号、底片号、参见号应在文字说明栏中写清。底片要先进行分类，再编号登入目录登记簿中。一张底片或一组密不可分的底片为一个保管单位，编一个底片号。底片号按收到的先后次序编号登记保管。底片目录登记簿

19、包括如下项目：分类号、底片号、简要内容、拍摄者、拍摄地点、拍摄时间、底片数量、技术状况、底片来源、收到日期、备考。其中底片号是上述项目中最重要的一项，编写在乳剂面的右上角，同时在保存的纸袋外面打上底片号。第十四条 电子文件按其形成规律和自身特点可划分为文本文件、图像(纸)文件、数据文件和命令文件四部分。 文本文件应分门别类加以管理，可建立子目录系统加以分类；图像(纸)文件、命令文件应根据成套性原则按项目加以整理；数据文件根据其相关性加以整理。第十五条 特种档案根据涉及公司商业秘密情况分为“秘密”、机密，绝密”三级。档案人员在编目立档时应标明密级，并妥善保管好档案资料，严防外泄。第四章 档案保管

20、第十六条 特种档案的保存应保证通风，避免高温潮湿，注意防火、防尘、防污染。第十七条 照片档案的保管形式区别于一般的纸质文书档案，应采用规格统一的专用保存相册。大张照片档案可单独存放，但需在卷内目录的备注栏中注明“大张照片”。底片应存放在特制的底片袋内。第十八条 录音带、录像带、摄像带应立放在专用的磁带架上，磁带库必须避免强日光照射，避免放在磁场附近。第十九条 归档的两套电子档案应分别存放，一套封存，一套提供利用。电子档案按保管单位顺序号加以排列，每一盘、带都应贴上标有盘带号、保管单位名称的标签，便于存取。磁带和光盘都应垂直存放。磁带存放应避免使用铁皮柜。第二十条 电子档案应建立磁性载体档案检测

21、、保养卡，定期记录维护情况。第二十一条 实物档案作为特殊的载体，应有专门的陈列器具，不同的实物材料可采用不同的排列与存放方法。第二十二条 特种档案的销毁必须经过鉴定，报主管领导审批后，由综合管理部负责登记、销毁。第五章 档案利用第二十三条 公司应建立特种档案借阅、利用制度，严格审批手续。并根据档案的机密程度，确定利用范围。一般的特种档案借阅需填写(调阅档案审批单)，经综合管理部负责人同意后方可办理；密级档案见保密管理制度。第二十四条 特种档案原版原则上不得借离档案室。如有特殊需要，经综合管理部负责人批准后，方可限期外借。利用率高的特种档案可将复制件外借。外单位借用或复制特种档案，由档案室负责有

22、偿办理。如在借用中造成损坏，由借用单位负责赔偿。第二十五条 归档保存的特种档案，任何人不得私自抽出、清洗、消磁和涂改。第六章 附 则第二十六条 本办法由综合管理部负责解释和修订。第二十七条 本办法自印发之日起施行。报刊资料管理规定第一条 为加强绿城房地产集团有限公司(以下简称公司)的报刊资料管理工作，本着“合理节约、有效利用”的原则，特制定本规定。第二条 报刊资料管理包括报刊资料的订阅、分发、利用、清理等工作。第三条 综合管理部为公司报刊资料的归口管理部门。第四条 报刊资料的订阅(一)各部门应根据工作需要适量订阅，在每年1 1月底前将需要订阅的报刊资料名称报综合管理部。(二)综合管理部将各部门

23、需订阅的报刊资料名称汇总，提出初步意见报总经理审批。(三)根据总经理审批意见，综合管理部指定专人负责办理公司报刊资料的订阅工作。 (四)公司报刊资料订阅清单须一式两份，一份留存综合管理部，另一份反馈给各部门。第五条 报刊资料的分发 公司订阅的报刊资料由综合管理部指定专人负责统一分发。分发人员应认真检查每日报刊资料分送情况，避免错送漏发。第六条 报刊资料的整理公司的所有报刊资料应及时上架，装订整齐。装订夹上报纸不多于10天不少于5天，杂志保持2期。公司销售部存放的报刊资料应不少于30天，杂志保持3期。阅览室应根据需要确定。过期的报刊应根据利用情况进行整理并区别摆放，专业性期刊应存放整齐。第七条

24、报刊资料的保管与利用 报刊资料是公司了解市场信息的重要途径之一，各部门应对公司经营管理有参考价值的报刊资料妥善归类并加以利用，对于有保存价值的报刊资料应及时剪辑整理成册(详见信息管理制度)。第八条 报刊资料的借阅借阅报刊资料应经管理人员同意，并及时归还。管理人员对借出的报刊资料应及时催要，避免期刊数量不全，信息查找困难。第九条 报刊资料的清理非专业性报刊资料应及时清理，专业性报刊资料可一个月进行一次清理。专业性报刊资料中有长久保存价值的应另行存放。第十条 本规定适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股项目公司、专业公司参照执行。第十一条 本规定由综合管理部负责解释和修订。第十二条

25、本规定自印发之日起施行。规章制度制定程序管理规定第一章 总 则第一条 为使绿城房地产集团有限公司（以下简称公司）各项规章制度的制定有据可依，根据国家法律、法规和公司实际，特制定本规定。第二条 本规定中的规章制度，是指由公司制定的、在公司内普遍适用的、具有约束力和强制力的规范性文件。第三条 综合管理部负责组织起草并审核公司各类规章制度草案，负责组织修订各类规章制度；各职能部门负责与本部门职能相关的管理制度草案的起草。第四条 制定公司规章制度必须以国家相关法律、法规为依据，并结合公司实际，不得与国家法律、法规和公司章程相抵触。第五条 本公司适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股项目公

26、司、专业公司参照执行。第二章 制度计划的编制第六条 公司制定规章制度应编制年度规章制度订立计划。对于条件尚未成熟而又需要用制度的形式加以规范的事项，可列入制定规章制度的调研计划。第七条 公司各职能部门因工作需要制定制度的，应在每年年末订立计划并提交综合管理部。综合管理部对各部门上报的计划进行汇总，编制年度规章制度制定计划的草案，逐级上报，经公司领导审定后实施。第八条 承担制度起草任务的公司各职能部门必须按照年度计划要求完成起草任务，因特殊情况不能按时完成的，必须向综合管理部作出书面说明。第九条 因特殊情况需要调整年度计划的，由综合管理部在报经公司分管领导审定后组织落实。第三章 制度草案的起草第

27、十条 规章制度的草案应当由提出计划的相关部门负责起草；内容涉及两个以上部门的，应当由提出计划的部门会同相关职能部门共同起草；综合性的制度由综合管理部组织有关部门起草。第十一条 规章制度的起草可以组织专门小组，也可指定专人。综合管理部法务人员对起草工作及时进行指导。第十二条 各部门起草规章制度，必须符合下列要求：（一） 起草的规章制度不得与国家法律、法规和公司章程相抵触；（二） 起草的规章制度必须符合公司实际和发展情况，切实可行；（三） 起草的规章制度应结构规范、条文清晰、逻辑严密、概念准确、语言精练。第十三条 制度起草过程中，起草部门应当充分征求相关部门的意见，做好沟通协调工作，对意见分歧较大的内容，应在上报制度草案时予以说明。第十四条 制度草案拟定后，各起草部门应写出草案的起草说明。起草说明一般包括以下内容：（一）制定的必要性。主要说明某方面的管理现状、存在问题，制定这方面管理规范所要达到的目的。（二）制定的依据。主要说明所依据的法律、法规、政策及公司现行的相关制度、规范等。（三）起草的过程。主要说明起草过程中征求意见、调查研究和沟通协调的情况。（四） 主要内容说明。（五） 相关部门意见。第十五条 各职能部门所起草的制度草案，须经本部门分管领导审阅后，交综合管理部统一审核。