会议营销的运作流程

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1、1、会议营销的运作流程和运作方法会议营销的利弊会议营销的利弊主要体现在会议营销本身上，因为会议营销涉及的范围比较大，包括事件营销、活动营销、服务营销、数据库营销等等诸多营销范畴，要求相对比较高，任何一个环节的操作失误都将是成功的绊脚石，会议营销是众多营销的合练，利在于会议营销使销售环节加快，周转便利，是直接产生销售利润的最佳途径，弊是多功能营销的员工素质与法规的衔接工作，这是一项非常重要的工作，直接影响销售与市场的顺利与否！会议营销的真正意义会议营销看起来是十分简单，用通俗的话讲就是多功能营销，对传统营销的冲击非常大，也产生积极影响，如何使用？如何管理？员工素质？环境预测？外联关系？这些都是会

2、议营销必须解决的问题，如果没有准备好，就不要使用这样的一种营销模式，否则破坏性也比较大。会议营销的真正意义在于销售与渠道、销售与市场、销售与各方利益关系的客观综合效能的最大化。是现代企业对应市场的有效途径，会议营销等于是高科技下的航空母舰，对现代营销的作用可想而知。成本营销是现今销售中最大的问题，利益的回报是这个行业要求比较高的现象，可以通过理解与实践，也可以借鉴成功企业的会议营销模式，分析其中的利弊，从而真正意义上用好会议营销会议营销可分为三个步骤：第一步：广泛搜集特定消费者数据信息，建立数据库。通过各种渠道收集消费者信息，这些信息包括：消费者姓名、年龄、家庭住址、联系电话、家庭收入、健康状

3、况等，建立消费者档案数据库，并对这些数据进行分析整理，把消费者根据需求状况分类，确定目标消费人群。消费者数据信息搜集的渠道：A、熟人。如亲戚、朋友、同事、邻居等。B通过熟人转介绍。C陌生拜访。D通过各种活动搜集。第二步：会议营销的组织实施。确定会议的时间、地点后，针对目标消费人群发出邀请。会议营销主要以服务为主，以健康保健理念的宣传，免费的健康咨询、诊断以及消费者喜闻乐见的文娱活动来吸引目标人群参加；通过专家的推荐，使用消费者对产品良好效果的现身说法以及业务员一对一的沟通，来促成销售。第三步：跟踪服务。对购买的客户进行售后跟踪服务，指导使用，并对使用前后的效果进行比较，形成良好的口碑宣传。对未

4、购买的客户进行继续跟踪，通过一对一的沟通，消除其顾虑，促成销售。企业、团队、个人为了赚取利润、吸引目光、推销自己，不惜利用一切营销手段。面对现实的情况，一个有效的途径就是利用会议、论坛、研讨会或展会等来进行，即通过会议营销的方式。通过这种方式，可以有效的把企业、团队或个人的观点、理念、行为乃至产品传播给受众，从而达到提高自身知名度、树立自身形象和增加产品销量的目的。不论是国际会议或是国内研讨会，只要是一个执行成功的会议，自筹备期起的公关宣传推广、预算控制到会议当天的活动执行与安全掌控，再到会议闭幕后的访客分析于优缺点检讨等，均是属于环环相扣、步调紧凑的工作。一个成功的会议除了可以达成原会议举行

5、目的，更可提升形象，增加会议外围经济效益，甚至与其年度直接相关。所以，我们把这种形式称为会议营销。成功的会议营销所带来的总效益将超过原会议议程与目的，因此会议、论坛、研讨会、招商会、展会等形式为人们所热衷。那么如何经营一个会议，也即从会议主题的确定、会议的筹备与宣传、会场的布置到票务的销售和会议现场的掌控以及会后的分析检讨这么一个流程应该如何运作，怎样才能达到理想的经济效益和社会效益，也成为人们所关心的一个问题。会议，是一个比较宽泛的概念，论坛、研讨会、高峰会、展览会、招商会等，都可以算是会议的范畴，甚至营销中为了销售产品而组织的会议、俱乐部等形式也可算是会议的特殊形态，都属于商业性质的会议，

6、都以展示、销售某种观点或产品为直接目的。会议营销的切入点会议营销的切入点在于消费与市场已经饱和，但产品适合于推广，功效能够接受考验，就从现有的市场已经在运作的企业与产品来看，比较能够有支撑的当数功能性的保健品，比如能够解决睡眠等。而一般的免疫调节产品就不适应，这与我们操作的市场消费心理有关，如果条件具备，运作会议营销就轻松些，成功的机会就比较大。如何运作会议营销会议营销也叫数据库营销，基本的要素也分三块：会议之前；会议之中；会议之后。会议之前是收集消费者名单，将适合自己产品功效的消费者通过不同渠道收集，要求名单真实、客观、实用，收集完名单后，确定时间地点进行会议营销中间部分的准备工作，比如现场

7、部分的布置、控制与实施，之后，将名单根据不同的状况进行分类处理，然后通知消费者到会议现场。会议之中是在现场进行促销活动，尽最大的效能去激发消费者的购买欲望，具体的做法与一般活动差不多，要根据企业文化、产品功效、服务对象、环境因素等等的改变而灵活运用。会议之后是将活动的消费者进行再次筛选，确定名单的有效性，做好服务营销工作是必要的前期准备，通过会议营销扩大宣传途径与宣传范围。2、流程具体内容贵宾室（1）根据任务要求，将家具、茶具、烟具、鲜花准备好。（2）室内四周摆放花草，屏风等装饰物。（3）设专人领位岗，主动礼貌迎宾、领位。（4）客人就座后，送茶送毛巾，或送饮料。（5）在客人谈话间歇时，添斟茶水

8、饮料。（6）等候服务时勤观察，不走动，不交谈。（7）贵宾进入会场，宴会厅，按领位服务流程引领。商务会谈（1）会议气氛庄严隆重，会场布置长会议桌或环形会议桌，桌上铺设会议桌台布，座椅用扶手椅，椅座与参加会议的人数相等，会场绿化高雅。（2）高规格的会议，要在会议桌中央安放会谈两国国旗，东道主国国旗在左。（3）会谈桌上必须准备文具、用品，为了保持会场安静，茶底盘上放一块折成四方的小毛巾或茶垫底。（4）凡属保密会谈，应按接待部门规定，严格遵守进入会场的时间。（5）参加会谈的服务员，必须严守国家机密。重要会议（1）按会议类型与规格，选择合适的会议厅。（2）按会议形式与人数，摆放会议桌和座椅。（3）按客户

9、要求，布置会场，挂条幅，设签到台，主席台，讲台，话筒等会议设施设备等，并适当布置花草。（4）准备会议所需的文具，用品，席位卡等。（5）准备会议期间的茶水，咖啡，点心等。（6）服务员站在门口迎接客人。（7）客人入座后，要及时送上茶水，毛巾等，做到热情服务，并保持安静。（1）会议开始后，服务员应退至一旁，并随时观察客人对茶水、饮料、酒等需求量，一般半小时添加一次，遇到举杯时，应及时送上酒杯。（9）会议结束，在门口送客道别感谢。贸易洽谈会（1）贸易洽谈会一般要选用一个餐厅陈列展品，陈列工作由承办单位负责，但餐厅要保证陈列品的安全。（2）还要根据要求，准备若干小型会议室，供洽谈业务，会议室要保持整洁卫

10、生，当中外双方业务人员洽谈时，要及时供应茶水，咖啡或饮料，派送小毛巾，热情服务，保持安静。（3）一般参加洽谈的客人对早、午餐要求从简，对晚餐要求丰盛些，因此在一日三餐的供应上，重点放在晚餐。（4）洽谈会期间，一般都要举行多次招待会或宴请，因此必1）根据接待单位选定的会议1）根据接待单位选定的会议须抓好宣传推销工作，提高菜肴质量和服务质量。签字仪式（要求签字台背面邻近墙上最好有要求签字台背面邻近墙上最好有（2）签字台铺设优质台布，桌上放两国的国旗和两套签字用文具,另备一个吸干墨水器,并在相应地位安放两把座椅,室，经全面清扫后，在厅的中央部位安放一长条形签字台,巨幅书画或用长屏风，二边放绿化，并准

11、备好会议音响设备。花放在中间。（3）在距离座约1米处，放置一排高低层踏脚板，以便签字双方人员站立合影。（4）应事先按要求准备好祝贺用的香槟和香槟杯，供双方签字交换文本后，及时送上举杯共贺，如时间和条件允许，双方举杯庆祝后，为客人派上一道小毛巾，待客人干杯后，要立刻用托盘将空酒杯撤去。茶话会（1）茶话会因其优点众多，故广泛风行，会议多设圆桌椅子，自由入座，不排席位。（2）茶话会应根据接待单位规定准备，一般只供应咖啡、红茶、绿茶、中西式点心、糖果、可乐。（3）客人边吃边谈，要随时观察客人对饮料的需求量，一般半小时添加一次，过程添加2-3次就差不多了。（4）茶话会中期和临近结束时，应各分送毛巾一次。

12、（5）茶话会的迎宾和送客一般都由接待单位代表在入口迎送。3、会议营销实战操作流程会议营销分为会前、会中、会后3步曲：1. 会前：要做好会前内外的准备工作1. 1会前的内部准备工作A.会前要制定好会议的日期以及会议的主题（一般情况下要根据产品的特点以及节日内容而定，偏重于感情色彩较浓的内容为主，我们在设计主题的要主要造势与煽情。以便于我们在会场营造会议气氛，拉近距离，消除顾客防御心理）B提前将会议精神贯彻到每一位营销员心里，以便于按主题开展工作C根据会场的容量，定出邀请到会人数，以及该场会议的预期销售额与个人销售任务。D.将出席会议的主讲专家的特长交代给每一工作人员，（给工作人员信心和强力包装邀

13、请专家）这有利于促进销售（增加销售谈判的话资与信心）1. 2会前的外部准备工作A会务组必须在会前协调好相关会议事宜，每天公报准备进度（包括场地的敲定、备货、相关教学设备、礼品、会场用品等绝对不许出错）B.每一个员工在明确会议精神，个人任务的前提下进行客户家访。家访时必须作笔录，彻底了解被访人的基本情况。最好以表格的形式填写，对重点客户要在表格上做重点记号，以便于专家在现场做更细密的促销工作。C员工在家访邀请的过程中，主管要随时监控，了解情况，给预指导以便保证到会率和现场销售。1.3邀请原则：A.会议前2天所有工作人员（会务组、营销部、专家组等）要提前开一个摸底会，一切准备就绪之后，员工开始打敲

14、定电话。B邀请时要按领导布置的数量邀请C.没炒熟的不请D.没把握的不请。E.必须上门邀请。一会中的运营流程：1会场要严格按照会议流程进行，现场营销经理坐镇，一切有会务组操作。2. 员工要微笑自信的接待好顾客，并合理安排新老顾客的作为。3. 会议开始，员工要坐在自己的顾客中间，也可以整齐的站在指定地点4. 在听讲时员工要配合现场气氛，带头鼓掌，带头感伤或快乐并要注意照顾好自己的顾客5促销时机要把握好顾客的心理（其基本原则就是一吓、二拉、三推外加专家、权威的医学促销”6切记，无论现场是否有销售，工作人员都应该像入场一样，面带微笑将顾客送出会场。二.会后运营流程：A.营销部做总结统计工作（交流成交与

15、失败的原因，不是客观的讲，而是要将细节、过程将出来，供给大家借鉴）B会务组同时做总结（流程是否合理、现场气氛是否以达到预期效果，主题是否贴切鲜明）C.营销经理、主管、会务主管、专家开总结会，并预备下一次会议D员工要做好会后具体执行工作：会上有销售的要做好售后服务，并利用老顾客发展新顾客会上没有销售的要电话回访，家访绝对不可冷落。也许他是我们下一位购买顾客。会议营销目标市场的搜集一目标选择原则：有病、有钱、有意识、有知识（有的产品需要贾宝玉消费者又有钱又有闲）二目标来源途径：1科普讲座、药店、医院、社区公寓和公园2. 媒体互动（电台营销）3单位全体员工（退休和在职）4老顾客转介绍三目标级别赛选：

16、1. A类：有意向购买者2. B类：无意向但有意识具备购买条件3. C类：无意向又不具备条件，但是可以列会者会议营销的控场原则：一内容要紧凑，不拖拉，丰富多彩二.动静结合三.专家讲解时间不超过30分钟，在20分钟以内最好，要用通俗的语言讲解不要讲太多术语。专业术语可以画龙点睛作为点缀，专家的演讲要起到当头棒喝的作用（哦，原来如此）四会议开始就要调动气氛拉近距离有了气氛客人坐住之后开始进入正题一一了解病情的来龙去脉，表示理解生病的苦难推出产品的优势与科学适用性可举例说明产品的优秀或者现身说法一一描绘健康人的美好生活阐述有钱不等于有健康，但是健康可以带来财富（讲故事）宣读今天的促销原则五.会议营销成功与否与一批懂业务，会做人的，有责任心的好员工是分不开的，要做到细致第一就会成功第一。