空调企业原材料采购管理信息系统分析与实现

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1、某空调企业原材料采购管理信息系统分析与实现作者姓名： XXX 专业班级： XXXXXXXXXX指导教师： XX摘要本文以某空调企业空调事业部ERP系统实施中的采购管理模块的具体操作为实例。对空调原材料的采购业务流程进行分析，进而给出了针对某空调企业空调原材料采购业务管理信息系统设计方案。从采购过程中的询价、申请、审批、下单、出入库、缺料预警、供应商管理等多个方面出发，以面向对象的系统分析开发方法阐述了各个功能模块的详细设计与实现过程。以期达到建立一套顺应采购发展新要求的采购管理信息系统，最终实现采购业务的全自动化。该系统基于C/S 的模式，采用 C#和 SQLServer 进行开发。关键词：采

2、购；采购管理信息系统；面向对象方法；系统分析设计目录第 2 章项目概述.2.1项目开发的背景 .2.2项目开发的目标 .2.3项目开发的方法 .第 3 章系统总体规划.3.1.系统初步调查 .3.2.可行性分析 .3.3.组织机构调查 .3.4.系统逻辑业务规划 .3.5.系统数据类规划 .第 4 章系统分析 .4.1.系统详细调查 .4.2.需求分析 .系统面向的用户.系统管理员需求.供应商管理员需求.采购、计划员需求.仓管员需求.4.3.业务流程分析 .4.4.数据流程分析 .4.5.数据字典 .第 5 章系统设计 .5.1.模块结构设计 .5.2.数据库设计 .概念模型设计 .逻辑模型设

3、计 .物理模型设计 .5.3.编码设计 .5.4.输入输出设计 .1.输出设计 .2.输入设计 .5.5.人机界面设计 .登录界面 .系统管理主界面.供应商管理主界面.采购管理主界面.库存管理主界面.预警处理主界面.第 6 章系统实施.6.1. 系统配置 .软硬件配置.网络配置 .6.2程序设计 .6.2.1开发语言 .6.2.2代码设计 .6.3系统测试与调试 .功能测试 .性能测试 .系统调试 .第 7 章系统运行管理与评价.7.1. 系统的运行管理.系统运行的规章制度.系统运行情况的记录.7.2. 系统的运行维护.系统维护的内容.系统维护的过程.7.3. 系统的评价.经济指标评价.性能指

4、标评价.管理指标评价.结论 .致谢 .参考文献 .附录 .第1章前言采购已经发展成为一种可以为企业节约成本、 增加利润、获取服务的重要途径，它把握着整体供应链中的上游控制。 采购是任何生产活动和消费活动的先导，具有十分重要的战略地位。 国内外的跨国集团公司常常设立独立的采购中心进行集中式采购， 以减少采购渠道， 获得价格优势。 或者将采购业务外包给专门从事物流采购的第三方公司，以便专注于其核心业务的发展。从下游企业或各分公司提出采购申请，经企业内部管理层逐级审批，到采购中心进行具体的采购行为，准确迅速的信息交流与工总控制是非常关键的一环。实施采购管理信息系统是必然的选择。总之，物流供应已经成为

5、中国现代经济生活中的一个热点话题。采购环节处于整体供应链中“上游控制”的主导地位，因此对现代企业来说，采购已经发展成为一个战略环节，科学的采购管理已成为企业价值链中重要一环第 2 章项目概述2.1 项目开发的背景当前，我国企业采购流程不尽科学、采购机制不尽合理，究其原因，信息不畅和采购模式的落后是企业采购存在的根本问题。采购管理上的种种问题也引起了业界极大的关注，现代先进的采购模式受到足够重视的同时， 经了解市面上也出现了许多与采购相关的信息系统。主要分为一下几种。一是专门为某一类企业的采购管理系统，如超市采购、政府采购、饭店采购等，也有比较通用的采购业务管理软件。如恒达采购管理软件等。 还有

6、应用于小企业的“进 - 销 - 存”系统的采购管理。 如用友通系列之业务管理解决方案中的采购流程处理。这类产品的特点是：简单易用、提供采购业务处理，如采购计划、订货、收获、退货、付款、查询、统计分析等。但这些系统只是将一个单一企业里的采购职能部门的具体工作信息化而已，帮助采购部门的用户将其繁琐的订单处理、收退货、查询跟踪等工作用系统来完成， 用户仅限于采购部门经理和采购人员。这些系统只是传统的采购模式下的信息化处理， 不能满足现代先进的多个企业或分公司集中化采购的需求。二是企业资源计划（ ERP）系统和供应链管理（ SCM）软件先的采购模块。如 SAP 系统的采购模块，能够处理采购活动建议、跟

7、踪采购订单、处理收、退货，维护供应商档案， 支持一揽子采购合同， 提供总计报告等。 他注重供应商的关系管理，整合各方面的采购信息，降低双方的信息成本。但是，现有的 ERP系统都不能很好地支持基于供应链的采购管理。虽然市场上也出现了一些供应链管理（ SCM）软件，如实达供应链管理软件、 Oracle 供应链管理等。这些供应链管理软件通常一定包括采购模块的处理。 但是就目前的的 ERP和 SCM软件下的采购模块虽然很诱人。但是都无法将采购管理的信息化做到“专” ，这样就带来的问题是，同样不能一套系统同时满足多家企业或多个子公司集中化的采购处理。 试想，一个第三方的采购服务商如果要使用 ERP采购模

8、块，则其下游所有的客户企业都必须不计成本地上线该模块才能有效配合， 即使这样，也无法很好地将所有客户的采购信息集成起来做统一的分析处理。 这样也就失去了集中化采购的部分意义。综上所述，在上述大背景下致力于专业的采购业务管理、满足现代化先进的采购模式特别是集中化采购所需、 建立一套与时俱进的采购管理信息系统， 将是一个非常有意义的研究。2.2 项目开发的目标本系统考虑系统组成各环的功能需求，基于使用成熟技术和实用化的原则，向企业提供一套先进的应用系统。这套系统应该具有最先进的技术特征；配置必要的数据库和应用服务程序； 组织完整的管理员操作界面。 软件系统的界面要美观 , 布局要合理，窗口的内容尽

9、量简单明了提供的信息 , 语言要通俗易懂 , 有层次感 , 分类要清晰明了 , 便于管理。主要需要实现下列目标：1. 建立一套顺应采购发展新趋势的采购管理信息系统完整的现代采购管理系统能有效地管理从需求预测，到采购决策、下订单、物流、库存和采购综合评价整条链。实现全过程的信息化、网络化，最大限度的满足生产需要、 降低采购物流成本， 实现采购目标。 本系统需要完善的是在供应商管理上能够对其价格合同、 信息档案、供货比例等信息化的管理而非手工繁琐且易错的操作。2. 加速库存商品周转速度，进而加速资金的周转速度，达到降低费用、提高经济效益的目的现代化的采购系统能够同时满足多家企业或多个子公司集中化的

10、采购处理，这样集团公司就可以进行统一采购，进行统一、灵活、快速、及时的配送，减少企业过多的进货环节，大大降低流通费用。3. 集中采购提高了企业的议价能力，并且能够保证子公司经营的商品质量以及获得更多的供应商的支持集中购买能够大大提高买方的议价能力，批量购买能够使企业获得比其它企业更低的价格， 并且能够获得更多供应商其它方面的支持， 如服务以及相应的资金支持和更好的销售条件保证等， 而更重要的是能够给予企业以更大的自主选择余地，从而保证商品的质量的同时使经营主体赢得市场。真正实现“子公司 - 集团采购部 - 供应商”在信息化平台上的无缝对接。4. 在信息化上保障对库存的实时更新，凸显计划的重要性

11、库存的实时更新能够保证物料链条不断， 可以提供表格、 饼图、柱状图来展现统计结果进而反映物料的动态变化。 系统不仅需要做到编制计划并且能够良好的切换计划功能，一旦订单取消会迅速更改脱节需求的计划， 以免造成物料呆滞。5. 对于我个人来说，将所学的系统开发专业的基础知识和以后将要从业的采购管理系统的业务技能结合起来，是完成有实际意义的工作。2.3 项目开发的方法在管理信息系统的长期实践中，由于管理信息系统种类很多，情况各异，研制的具体方法、 途径有多种， 从而形成了多种系统开发方法，如结构化生命周期法、原型法、 CASE方法、软系统方法和面向对象方法等。最常用的三种方法：结构化生命周期法、 原型

12、法、面向对象方法， 在所有这些开发方法中没有任何一种方法能适用于所有类型的系统， 而且有些类型的系统至今仍缺少一套行之有效的开发方法。在本文的项目中，综合以上三种方法的优点和不足，决定在需求分析阶段使用原型化方法， 在系统分析和设计阶段使用结构化方法，在程序开发中使用面向对象方法，以这样的形式将三种方法结合起来开发本项目系统。第 3 章系统总体规划采购管理管理系统的总体规划是其生命周期中第一个阶段的工作， 其质量直接关系到系统建设的成败。 接下来，本论文会对项目系统从初步调查、 可行性分析、逻辑业务规划、 数据类规划以及系统开发的进度安排上进行总体规划， 便于从全局上把握好这个系统的整个过程。

13、3.1. 系统初步调查通过与系统用户的反复交流之后逐步明确用户需求，初步了解到整个系统的功能结构和业务流程。这个系统大体需要实现系统管理模块、供应商管理模块、采购计划管理模块、库存管理模块、缺料预警模块。整个系统的实现还需要依赖后台对原始数据进行一系列的处理、录入系统。以上这些是对系统的初步了解，详细调查将在系统分析部分讨论。3.2. 可行性分析1. 技术可行性从软件角度来看， 目前的软件技术发展的已经比较成熟， 无论是数据库还是应用程序都可以实现系统功能。各种语言包括 C#、 JAVA等均能完成程序代码并实现信息系统功能。各种数据库包括 SQLSever，Oracle 等均能为企业搭建数据库

14、；从硬件角度来看， 系统所要用到的硬件均可以以较为低廉的价格购买， 满足系统要求。从人员角度来看， 本系统的用户是制造型企业的采购部人员， 懂得基本微机操作即可，无须另聘专人即可使该系统正常实施运行。从技术角度来看，开发技术和数据库技术已经具备了完备、 成熟的理论和体系结构。 所以本系统的开发在技术上完全可行。2. 经济可行性在经济上，用此系统加强了企业采购的管理效率，此项目系统中， 可以将总公司 - 分公司、公司 - 供应商以及公司内部之间实现无缝对接， 直接影响是提高周转库存、加速资金的周转速度， 方便公司用户对供应商进行有效管理， 进而产生非常可观的经济效益。3. 运行可行性本项目系统具

15、有友好的界面，操作简单，帮助信息详尽， 工作人员只需经过简单的培训之后就可以熟练操作；系统运行环境的服务器采用 visualstudio 开发平台， WEB服务器采用 IIS ，客服端只需配置浏览器就可以运行该系统，这样的运行环境都是很好配置的。从以上三方面的分析， 可以得出该系统在技术上得到了保证， 投入使用可带来很好的经济效益，且在运行方面较为简单。 因此，本项目系统可进行开发工作。3.3. 组织机构调查该系统能够在公司总部、 分公司以及供应商的采购中心运行， 该企业下属多个部门，其中与采购部门有直接关联的由生产部门、 仓储部门、财务和质检部门。其采购主要架构及功能大致如下： 供应链管理中

16、心下设采购部和计划部， 采购部下设采购开发课、 成本控制课， 采购开发课主要是制定采购策略， 供应商开发及日常管理； 对供货比例、 价格的确定和稽查； 对新品送样跟进以及交货异常的支持等。成本控制课主要是对空调整机成本的走势统计以及监控分析； 新品成本的目标设定与监控分析等。 而供应链下设的计划部主要设有生产计划课以及采购计划课，生产计划课负责对工厂产能的落实与调配， 对销售订单的评审以及月度预测的跟进， 对计划达成率、 订单达成率的监控与保障等。 采购计划课需要对采购订单的下达与跟踪、生产齐套保障、物料周转控制、原材料库存控制以及 PSI 跟进处理等。本论文项目系统对应的组织结构图，如图3-

17、1 所示：某空调制造企业生产部门财务部门供应链管理中心质检部门仓储部门采购部计划部采购开发成本控制生产计划采购计划图 3-1 系统的组织结构图3.4. 系统逻辑业务规划本论文项目系统的逻辑业务规划图，如图3-2 所示：系统管理登录用户管权限管供应商管理登录供应商管采购管理登录采购管理库存管理登录库存管理预警处理登录预警处理图 3-2 逻辑业务规划3.5. 系统数据类规划经过上面逻辑业务的规划之后，对本项目系统的数据类进行规划。采用实体分析的方法，建立相对稳定的数据模型结构，而对一些需求零散、随机的信息，放在系统分析和设计阶段考虑。按照实体分析方法设计的数据类有：1. 用户基本信息数据类：该类数

18、据反映用户的用户名、 真实姓名、用户描述、密码、工号、部门等信息；2. 角色管理数据类：该类数据记录角色的角色名、角色描述等信息；3. 供应商管理数据类：该类数据记录供应商的基本信息， 供应商名称、代码、联系人、联系方式等信息；4. 资料管理数据类： 该类数据记录基本资料的信息， 如物料信息、 仓库信息等；5. 订单管理数据类：该类数据记录订单的基本信息，如订单号、物料编码、供应商编码、单据日期、数量、仓库号、采购员姓名等；6. 库存预警管理数据类：该类数据记录物料的库存的基本信息， 如物料编码、供应商编码、采购数量、库存数量、缺料需求量等。第 4 章系统分析在空调原材料采购管理信息系统的开发

19、过程中，需要通过系统分析才能把对系统功能和性能的总体概念描述为具体的系统需求说明，便于整个系统开发工作的进行。接下来，通过系统详细调查、业务流程分析、数据流程分析和系统数据分析之后，确定出本项目系统的逻辑模型，对系统进行功能性详细分析为下一章的系统设计提供详细的参考方向。4.1. 系统详细调查系统详细调查的主要任务是收集系统所要用到的数据，因为在后期的系统设计阶段要用到许多的数据， 资料收集是进行系统分析的前提，资料收集的方法有实地调查，填写问卷，交流交谈等。经过和该系统用户的当面交流之后，可知：1. 整个采购管理信息系统从原始数据的初始化开始到数据传输表现层包含的所以功能有系统管理基础资料设

20、置、 供应商管理基本信息初始化、 采购计划管理采购单据以及库存管理入库出库查询、物料统计分析缺料预警等。2. 在整个采购管理系统的开发过程中会涉及到得一些术语需要对其进行说明定义，这些术语在系统分析和系统设计中有助于加快理解系统的业务过程，从而准确的画出业务流程图和数据流程图。其主要涉及到的术语及说明如下：? 预处理 : 对基础数据设置，包括一些数据的基本格式规范等。? 采购计划： 是指计划部下采购计划课根据工厂排出的生产计划进而下达合理时间内的物料采购计划的过程。? 供货比例：是指同一种物料并非是由独家供货，多家供应商分别承担供货的比例，其总和为 100%。? 送货通知单：是指我司下达采购计

21、划后形成采购订单，供应商在信息化平台上就可打印出双方承认的送货通知单，由仓管员签收，账务员核实后录入到系统。? 缺料预警 : 是对采购计划、现有库存统计分析后结合安全库存量形成物料缺料监控警告的过程。3. 在预处理对初始资料的录入中要求供应商、 物料编码的唯一性， 并且在物料 BOM单中对物料大类小类严格区分对应，不能混淆。4. 整个原材料采购管理系统的总体流程如下 :开基础资料设置系统管理预处理资料管理采购单据下采购订单采购管理库存管理预警处理送货通知单报检入库、出库统计分析结图 4-1 采购管理系统总体流程图4.2. 需求分析系统面向的用户本论文项目系统面向的用户分为四类： 系统管理员、供

22、应商管理人员（供管）、原材料采购人员（采购员） 、仓库管理人员（仓管）以上四类用户使用系统做什么，具体阐述如下：1. 系统管理员使用该系统对用户信息、 用户组信息、 用户密码信息、 用户角色权限、在线用户进行管理；2. 供应商管理人员使用该系统主要是对合格供应商的基本信息进行维护、（包括删除已有供应商、更新供应商信息、添加引进的供应商评估工作） 、对供应商合同协议进行在线维护 （包括采购合同、 供货保障协议、 质量保障协议的在线查阅编辑更新等功能） ；3. 原材料采购计划人员使用该系统主要编制采购计划、 下达采购订单、 追料回复以及对采购订单的基本维护，对缺料预警及时处理等工作；4. 仓库管理

23、人员使用该系统主要是查询库存、 根据送货通知单准确更新库存量，以及对物料缺料做出统计分析等工作。系统管理员需求1. 概述需要提供对系统用户的管理界面， 实现增加、删除、修改、查询用户的功能，为用户设置使用本系统的权限，以及在线用户监控的功能。2. 用户组管理要求系统提供对具有相同权限的用户设定用户组的功能，以便系统管理员实现职责：增加和删除用户组，以及给用户组设置权限；增加和删除普通用户，以及给普通用户设置权限。3. 用户管理要求系统提供一个系统管理员名和初始密码；要求系统提供用户的基本信息的增加、删除、修改、查询功能，可以设定用户的姓名、 工号、部门等基本信息；系统管理员可以给普通用户分配权

24、限到功能点，权限分为两种， 查看和控制。 只有查看权限的用户就只能看此功能点的运行信息、告警信息。拥有功能点控制权限的用户可以管理该功能点，同时有查看该功能点信息的权限。4. 密码管理要求系统自动生成新增用户的默认密码，系统管理员和普通用户都可以修改自己的密码。5. 在线用户监控要求系统提供在线用户信息的监控功能，记录用户每一次登录到系统中的起始和结束时间，展现当前正在使用系统的用户ID 和姓名等信息。供应商管理员需求1. 概述需要提供对公司合作供应商进行有效的管理的界面，实现添加、删除、修改、查询供应商信息的功能， 并且能够对与供方重要相关的资料如价格合同协议等实现在线管理，与供方协同。2.

25、 供应商资料管理要求系统对我司录入的供应商资料（供应商名称、供应商代码、公司地址、联系人、联系方式）实现添加、删除、修改、查询的功能、维护供应商基本信息。其中需要保证供应商编码的唯一性。3. 供方合同协议管理要求系统能够提供在线查阅供应商的价格合同、 质量保障协议、 供货保障协议，除了基本的维护功能（草拟合同协议、上传下载等）还能对这些资料实现传阅共享，使供方、我司有权限用户均能够随时查询、下载。采购、计划员需求1. 概述需要系统提供采购计划、 采购过程管理、 订单管理界面， 采购员能够根据计划部门提供的采购计划，通过审核后下达采购订单给相应供管维护过的供应商，并且实时对采购过程进行管理监控，

26、一旦出现缺料要及时处理。 同时采购员还需要对系统订单进行管理2. 采购计划管理采购员根据库存部门发来的库存单， 生产部门提供的外购清单， 采购员制定月采购计划。 将采购计划交与审核部门审核， 审核通过的采购计划， 作询报价请求操作，采购计划可分为基于工作令的采购计划和非工作令的采购计划 （非工作令物料通常指零星物料或一次性使用） 。若未通过的计划返还采购员进行调整重新制定。3. 采购过程管理当通过审核后（审核物料采购订单的过程一般分为需要手工下单的物料和通过系统下单的物料， 手工下单需得到相关部门领导审核通过，而一般通过系统下单的只需要在系统中可查询到供管员对其物料供应商已经进行维护即可），按

27、照系统提供的供应商供货比例，选择供应商及采购数量，生成采购订单。4. 订单管理采购订单及采购合同只是表现形式不一样， 数据相同。合同比订单多了条款等附加信息，故下将合同订单作为一张单据。 订单（合同）一式四份，文档留底，给供应商一份、财务一份，订单跟踪员一份。订单跟踪员读取采购订单信息，查询到货日期将至及到货日期已过货未到的订单所属的供应商， 发送催询单，并对未按时到货的供应商作“过期”评价记录。仓管员需求1、概述需要系统提供仓库管理员对仓库物料库存实时更新、对出库入库有清晰的记录功能、并且能够通过统计分析，根据设置的安全库存，做到缺料预警功能。2. 库存查询系统提供仓库库存的查询， 包括仓库

28、代码、名称、仓管员、物料代码、名称、库存量等基本信息3. 出库入库管理原材料进厂后，仓库员必须依“送货通知单”的内容，核对供应商送来的物料名称、数量、规格和送货单并点清数量无误后，将收货日期及实收数量填记于“入库单”内给予入库，如发觉所送来的材料与“采购订单”上所核准的内容不符时，应即时通知采购， 成品材料进厂后， 仓库人员依 送货通知单单 核对材料名称、数量、规格并清点数量及件数，并将收货日期及实收数量填于“入库单”内。对于客户确认之后， 短缺货物时应按实际收货数量为准入库，收货数量比客户发货单上数量少时， 不予入库， 等货全到齐后方可给客户入，同样为了最大化的减少成本， 实现零库存， 对于

29、收获量比送货通知单数量多时，原则上也不予入库，紧急特殊情况除外。当出库使用部门领用材料时，由领用经办人员开立 领料单 经主管签字后，向仓库办理领料，仓库必须执行“见单发料”的原则，只有在收到领料单之后，仓库方可发料。发料内容须与“领料单”内容一致，不能出现多发、少发、错发的现象。各类材料的发出，原则上采用先进先出法。物料出库时必须有领料单，禁止先出库后补单，库成品库存出货时必须开出库单。4. 统计分析系统应满足仓管员对采购计划、库存查询以及统计分析的功能，仓管员需要每日导出库存、 采购计划， 统计分析出日缺料需求， 缺料需求 =计划需求量 +安全库存量 - 现有库存量。4.3. 业务流程分析通

30、过对用户的详细需求分析和业务过程分析得知，该系统主要需要完成的业务有系统管理、供应商管理、采购计划管理、库存管理、缺料预警具体的业务流程分析如下：1. 业务流程图中使用的基本符号，如下说明：? 业务处理单位或用户，它代表了某项业务参与的人或物；? 数据存储或存档，是一种数据的载体，作为档案来保存的；? 业务数据流动及方向，它表达了业务数据的流动方向；? 各类单证、报表，它表明了数据的载体；? 业务功能描述，表明了业务处理功能。其业务流程图基本符号，如图 4-2 所示：业务处理用户存档数据流单证、报表业务功能描述图 4-2 业务流程图基本2. 系统的高层业务流程图，如图4-3 所示：系统管用户信

31、息表系统管理用户权限表理员用户信息供管供应商资料供应商管理资料报表采购员采购计划采购计划管理送货通知单统计报表预警处理催询单仓管送货通知单库存管理统计报表系统管理员供管供应商采购员图 4-3 系统业务流程图3. 经过进一步的调查分析，系统管理主要实现功能如下：? 增加、删除、修改和查询用户信息；? 增加、删除角色，并且为角色设置权限， 初始化默认角色： 超级管理员、供管、采购员、仓管员；? 增加、删除、修改功能模块数；? 提供用户信息的更改。其系统管理业务流程图，如图4-4 所示。用户信息表用户管理用户信息报表用户管理用户信息系统管系统管理员理员密码管理角色分配单用户组管理角色分配报表角色分配

32、信息图 4-4 系统管理业务流4. 供应商管理主要实现功能如下：? 供管员对合格供应商的资料进行日常管理，查询、添加、删除、修改供应商的基本信息? 对供应商进行日常维护，尤其是物料价格的维护? 供管需要实现对采购合同、质量协议、供货保障协议等合同协议在线管理，上传下载、查阅修改等其供应商管理业务流程图，如图4-5 所示。合同协议维护合同协议评估资料列表供管资料管理供应商资料供管价格维护图 4-5 供应商管理业务流5. 采购管理主要实现功能如下：? 采购计划管理， 计划员根据生产课提供的生产计划以及查询仓库库存量合理编制采购计划，通过审核部门的审核后形成采购计划列表? 采购员根据采购计划进行采购

33、管理形成正式的采购订单然后根据供货比例和价格因素将相应的订单发送给供应商? 采购员随时需要对订单进行管理（更该、删除） ，而对于缺料没有及时供货的提前发送催询单与供应商沟通其采购管理业务流程图，如图4-6 所示。生产计划采购计划采购订单计划管理员库存清单送货通知单采购管理采购供应商员催询单订单维护图 4-6 采购管理业务流程图6. 库存管理主要实现功能如下：? 库存查询：供管员可以根据物料、供应商等信息实时查询库存，物料的基本信息等? 出入库管理：根据送货通知单和领料单需对物料出库、入库进行管理，生成入库出库单? 统计分析：根据库存列表进行统计分析，为预警提供基本信息。其库存管理业务流程图，如图 4-7 所示。送货通知单出库单仓管员出入库管理入库单领料单物料信息表统计分析统计分析结果采购员