秘书工作者知识结构的组成

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1、秘书工作者知识结构的组成 对于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面：基础知识、专业知识、相关知识一、基础知识秘书工作者知识的第一个层次，是秘书工作者必备的知识和前提条件。秘书工作者的知识面要广，基础知识要扎实。为此秘书工作应掌握以下三个方面的知识。1.科学文化知识基础知识的基础，包含语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。尤其要注意语言文字和历史知识的提升，重视历史知识的学习，能够让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。2.马列主义理论知识哲学、政治经济学、党的建设、邓小平理论、有实践中不停地学习，才能提升理论修养。3.政策法规知识这是作为秘书工作者必备的知识，包含

2、党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识，尤其要重视后者的学习。因为它在平时的工作中接触最多的知识。二、专业知识是秘书工作者知识结构的关键或是主体，也是区分于其它领域的知识结构的方面。1.理论知识，是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职员作的主要前提，总的理论，也是秘书工作的基础理论知识，秘书指导思想。分门别类的理论，包含文书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的理论。2.业务知识，秘书工作中各个步骤的操作常识，基础技能，操作规范，公文的起草等。3.行业知识，秘书工作者所在机关的行业的基础知识。三、相关知识秘书工作者的辅助知识，它包含以下多个方面的知识。1.新

3、的学科知识，社会科学和自然科学，是相关知识中的一个主要内容，包含行为科学、系统论、控制论、信息论。2.管理学知识，行政管理，领导科学，决议等方面的知识。3.社会交往知识，社会关系学，公共关系学，人际关系学等，方便秘书工作者在工作能够提升本身的交际能力，信息沟通能力。4.心理学知识。四、社会知识国际知识，目前国际的基础问题，世界格局，政治，经济，军事，思想，科技，文化等方面知识的改变及发展情况。我国知识，国情，民情，民俗，民风等。怎样提升秘书的办公效率作为一名出众的秘书，要有效利用工作时间，提升办公效率应该从下几方面开始：1、明确自己的工作任务和职责;2、要区分常规工作和很规工作;3、动脑筋思索

4、，分清工作的轻重缓急，判定工作的前后次序，主要的工作、紧急的工作先做，科学的有序的一项一项地完成工作任务。4、巧妙地利用部分方法，合理分配精力，精明地利用时间，以提升效率;5、使用办公辅助手段帮助组织工作;6、安排工作要适应整个步骤的正常运转，不间断、延误或降低团体的整体效益;7、要遵照组织制订的规章制度和相关工作的承接期限，不能只凭个人想象和兴趣安排工作;8、秘书应尽可能坚持记工作日志，经过时间和活动的具体统计，认真分析、评定自己利用时间的有效程度。秘书基础礼仪礼仪是一门综合性较强的行为科学，是指在人际交往中，自始至终地以一定的、约定俗成的程序、方法来表现的律己、敬人的完整行为。因为地域和历

5、史的原因，各地域、各民族对于礼仪的认识各有差异。在长久的国际往来中，逐步形成了外事礼仪规范，也叫涉外礼仪。涉外礼仪就是大家参加国际交往所要遵守的通例，是约定俗成的做法。它强调交往中的规范性、对象性、技巧性。伴随中国改革开放脚步的加紧，大家在生活和工作中外事交往增多，了解涉外礼仪的内容和要求，掌握和外国人交往的技巧则显得尤为主要。人和人之间有接触才有了解，有了解才能沟通，有沟通才会互动，这是三个主要的程序。接触是前提。接触了以后才会了解，逐步了解以后才轻易沟通。所谓沟通是双向了解，我了解你，你也了解我。那么从国际交往的角度来看，宏观上涉外礼仪有三个基础要求：第一个要求尊重为本，要强调自尊自爱，要

6、尊重自己的职业，要尊重自己的单位.第二个方面的理念就是要善于表示。在国际交往中，接待外国客人。第三个方面是要强调接待三声：“来有迎声，问有答声、去有送声”。自我介绍、介绍她人、名片的制作和使用、和外国好友交换礼品、宴请外国好友等等需要使用的部分常规的礼仪。从而在衣食住行访谈送等方面，使大家对涉外礼仪有一个全方面地了解。她认为，和人交往要尊重为先，尊重他人就是尊重自己，发觉他人的优点，实际上就等于肯定自我，那说明你宽容，说明你谦虚，说明你好学。因此在国际交往中，要善于发觉他人的所长。秘书会议礼仪按参会人员来分类，会议基础上能够简单地分成企业外部会议和企业内部会议。企业外部会议，能够分成产品公布会

7、、研讨会、座谈会等。会议的分类：外部会议、内部会议、公布会、工作例会、研讨会、部门会、座谈会、计划总结会。内部会议包含定时的工作周例会、月例会、年底的总结会、表彰会，和计划会等等。我们以外部会议为例，讲一讲商务礼仪中需要关注的部分细节。我们将会议分成会议前、会议中、会议后。1.会议前在会议前的准备工作中，我们需要注意以下这几方面：when-会议开始时间、连续时间where-会议地点确定who-会议出席人what-会议议题others-接送服务、会议设备及资料、企业纪念品等。when-时间，你要告诉全部的参会人员，会议开始的时间和要进行多长时间。这么能够让参与会议的人员很好地安排自己的工作。wh

8、ere-地点，是指会议在什么地点进行，要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。who-人物，以外部用户参与的企业外部会议为例，会议有哪些人物来参与，企业这边谁来出席，是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。what-会议的议题，就是要讨论哪些问题。others-会议物品的准备，就是依据这次会议的类型、目标，需要哪些物品。比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。2.会议中在会议进行当中，我们需要注意以下这几方面：会议主持人主持会议要注意：介绍参会人员;控制会议进程;避免跑题或议而不决;控制会议时间。会议座次的安排会议座次的安排分成两类：方桌会议和圆桌会议。通常情况下会

9、议室中是长方形的桌子，包含椭圆形，就是所谓的方桌会议，方桌能够表现主次。在方桌会议中，尤其要注意座次的安排。假如只有一位领导，那么她通常坐在这个长方形的短边的这边，或是比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位置。假如是由主客双方来参与的会议，通常分两侧来就坐，主人坐在会议桌的右边，而客人坐在会议桌的左边。还有一个是为了尽可能避免这种主次的安排，而以圆形桌为布局，就是圆桌会议。在圆桌会议中，则能够不用拘泥这么多的礼节，关键记住以门作为基准点，比较靠里面的位置是比较关键的座位，就能够了。3.会议后在会议完成以后，我们应该注意以下细节，才能够表现出良好的商务礼仪。关键包含：会谈要形成文字结果，哪怕没有文字结果，也要形成阶段性的决议，落实到纸面上，还应该有专员负责相关事物的跟进;赠予企业的纪念品;参观，如参观企业，或厂房等。假如必须，合影留念。