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1、重大会议筹备工作备忘手册为进一步提高工作效率、规范我局办会制度，现结合工作实际，制定本工作手册。一、会议通知1、落实会场、会议时间、会议规模；2、核定会议名称，印发会议通知，明确会议要求（统一着装等）；3、确定参会人员、人数统计名册（陪同人员、是否用餐住宿、路线图等）；4、会前催核，落实回执。二、文字材料1、发言稿（开幕词、主持词、领导讲话稿、闭幕词）；2、会议方案、会议手册、新闻通稿等有关文件；3、签到单、入场卷、代表证。三、会场布置1、横幅、标语、会标、彩球、拱门、地毯、氦气球、彩旗、幕布背景；2、签到台、签到牌、指示牌、标识牌、欢迎牌、宣传牌、挂图、盆景；3、座位牌、鲜花、胸花、茶水、水
2、果、面巾纸、纸张、钢笔； 4、会场座位布局；（座谈式、宣讲式）5、较长会议安排茶点、休息室。四、设备工具1、电脑（PPT）、投影机、激光笔、屏幕、摄像设备（视频会议）； 2、录音设备（会议记录）、照相机、录像机；3、空调设备、灯光设备、防雨防晒工具；4、投票箱、计数设备、奖牌、证书、责任书、纪念品(提前)；5、音响设备（话筒类型和数量、音量、音质）。五、餐饮住宿1、菜单核定（口味、标准、形式）、准备酒水；2、人员、桌数、房间核定（就餐证、住房卡）；3、主桌安排（座位牌）、高级房间安排（身份证）；4、烟酒、饮料、水果、特产购置；5、KTV、麻将、沐足、游绿道、摘荔枝等休闲安排；6、确定就餐、休闲
3、时间。六、嘉宾邀请1、邀请嘉宾名册；2、邀请函；3、邀请人员安排；4、嘉宾座位、就餐、休息等招待安排；5、文件材料、礼品。七、车辆安排1、人员接送（安排机票、车票、领导迎送）；2、停车指引（车辆通行证、领导车位安排）；3、安排中巴、引路车。八、其他应注意事项1、劳务费、会议补贴费、宣传交际费、通信费、会场租用费、资料费、设备用品费、餐饮住宿费、交通费等；2、会议保卫、应急抢救、交通管制、移动厕所；3、宣传策划、聘请主持人和司仪、邀请新闻媒体；4、会务分工：秘书组、资料组、组织协调组、宣传组、后勤组、保卫组等；5、会前提前到场，反复检查准备情况；会后检查会场，带回物品。工作项目： 落实时间：经办部门：办公室二一一年七月一日
重大会议筹备工作备忘手册
