文件编制标准

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1、 Q/AFT有限责任公司企业标准Q/AFT WJG01022013文件编制标准20130000发布 20130000实施有限责任公司 发布文件名称：文件编制标准 文件编码：Q/AFT WJG01022005制订部门：综合管理部起 草 人： 日 期：审 核 人： 日 期：审 核 人： 日 期：审 核 人： 日 期：批 准 人： 日 期：1 范围本标准规定了文件的分类、编码、格式等编制管理要求。 本标准适用于AFT公司各类文件的编制管理工作。2 文件分类及代码2.1 按管理性质分 ：见表1表1. 文件分类与代码（性质）序 号分 类代 码序 号分 类代 码1组织机构与人员JR9质量ZL2厂房设施CS

2、10销售XS3设备SB11用户投诉TS4物料WL12自检ZJ5卫生WS13行政XZ6验证YZ14安全管理AQ7文件WJ15环境管理HB8生产SC16其它QT2.2 按文件类型分： 可分为标准、记录两大类，其中标准分为管理标准、技术标准和工作标准。按其表现形式，还可继续划分。划分结果及代码见表2。表2. 标准代码序号标准类别标 准 形 式序号标准类别标 准 形 式名 称代码名 称代码1管 理-G3工 作生产岗位SOPZ2技 术产品工艺规程J质量检验监测规程产品和物料质量标准辅助岗位或部门SOP验证规程设备SOP安全生产SOP环境管理SOP3 文件编码3.1 标准标准编码形式如下，其中符号“”代表

3、大写字母，符号“”代表数字，符号“”、“”为间隔符号。 Q/AFT （.） 含义分别为：Q/AFT：AFT公司企业标准：管理性质代码（见表1） ： 文件类型代码（见表2）： 为编制部门按文件性质进行文件细分规定的流水代码；对于管理类文件，生产管理、质量管理、设备动力管理、行政管理、安全管理、环境管理的细分流水代码分别见表3、表4、表5、表6、表7、表8；对于操作类（不包括设备SOP）工作标准类文件，生产制造部门、质量管理部门、设备动力部门细分的流水代码分别见表9、表10、表11；对设备SOP细分的流水代码见表12；对于技术类文件细分的流水代码见表13；对于安全管理和环境管理SOP细分的流水代码

4、见表14、表15。（.）： 环境体系/安全标准化文件分类要素号： 同一个性不同子个性的编号，至少2位（环境管理文件编号以环境管理体系要素顺序为原则，按先程序文件后SOP的顺序排列）： 为编制年代，亦表示版本号。表3：生产管理类文件细分的流水代码文件类别名称细分代码名 称细分代码工艺过程017-ACCA生产线11工艺卫生02他啶酯生产线12作业计划03异辛酸钠生产线13综合统计04三嗪环生产线14技术进步05AE活性酯生产线15生产调度06生产技术资料07生产实验08其 他09表4：质量管理类文件细分的流水代码文件类别名称细分代码名 称细分代码质量职能01其 他03质量检验02表5：设备动力管理

5、类文件细分的流水代码文件类别名称细分代码名 称细分代码设备01基建施工06动力能源02厂房、设施07计量03设备动力资料08仪表04其 他09电气（汽）05表6：行政管理类文件细分的流水代码文件类别名称细分代码名 称细分代码文件标准化01人力资源管理07决策及辅助决策02档 案08劳动保护03综合事务19计算机、办公设施04员工生活10财务05其 他11党群组织06表7：安全管理类文件细分的流水代码 文件类别名称细分代码名 称细分代码安全管理标准化手册01程序文件02表8：环境管理类文件细分的流水代码文件类别名称细分代码名 称细分代码环境管理手册01程序文件02表9：生产制造工作标准类文件细分

6、的流水代码文件类别名称细分代码名 称细分代码7-ACCA生产线通用10三嗪环生产线通用407-ACCA生产线各岗位1三嗪环生产线各岗位4他啶酯生产线通用20AE活性酯生产线通用50他啶酯生产线各岗位2AE活性酯生产线各岗位5异辛酸钠生产线通用30说明：1、代表按工艺过程顺序的工序代码； 2、 作为各生产线的第1个工序。异辛酸钠生产线各岗位3表10：质量管理工作标准类文件细分的流水代码文件类别名称细分代码名 称细分代码原辅材料检验11辅料、包装材料15中间物料检验12专项检验16成品检验13质量检查、监测17水质检验14其 他18表11：设备动力工作标准类文件细分的流水代码文件类别名称细分代码名

7、 称细分代码设备动力通用10设备动力部各岗位1说明：1、代表按工艺过程顺序的工序代码；2、 作为设备动力的第1个工序。表12：设备SOP类文件细分的流水代码文件类别名称细分代码名 称细分代码泵、电机等运转设备01灭菌、消毒设备06反应罐、储罐容器02检测仪器、仪表07塔器03办公设备08电气（汽）04其 他09电梯、叉车等运输设备05表13：技术类文件细分的流水代码文件类别名称细分代码名 称细分代码工艺规程10质量标准(原辅材料)31验证规程（产品工艺）21质量标准(中间物料)32验证规程（关键设备）22质量标准(成品)33验证规程（工艺用水）23质量标准(工艺用水)34验证规程（空调系统）2

8、4质量标准(辅料、包装材料)35验证规程（除菌过滤）25其 他40验证规程（检验方法）26表14：安全管理SOP细分的流水代码文件类别名称细分代码文件类别名称细分代码安全管理SOP03其他04表15：环境管理SOP细分的流水代码文件类别名称细分代码文件类别名称细分代码环境管理SOP03其他043.2 记录 记录编码形式如下，其中符号“”代表大写字母，符号“”代表数字。 R 含义分别为：R： 表示记录文件： 管理性质代码（见表1）：第1位为使用部门代号（下见表 ），后3为流水号。某一管理性质代码下记录流水号；对于生产管理部门、7-ACCA生产线、他啶酯生产线、异辛酸钠生产线、三嗪环生产线、AE活

9、性酯生产线，分别从000、101、201、301、401和501开始，以后的生产线依次类推 使用部门生产/研发管理质量管理设备动力管理物控管理经营管理代 号12345使用部门财务管理行政/综合管理人力资源管理安全管理环境管理代 号6789104 文件格式4.1 封面 “标准”设立封面，“记录”不设封面。封面格式（字体、字号等）见附录A。4.2 表头标准及记录(台帐类除外)，均使用表头。标准类文件示例见本文件表头，记录类文件表头格式如下。记录表头格式记录名称： 记录编码： 版本号：制定部门：起 草 人： 审 核 人： 批 准 人：注：版本号格式为XX（前1位为总修订版本号，在进行重大变动时才予以

10、变更，从1开始；后1位为修订流水号，从0开始）。4.3 标准类文件正文开头格式4.3. 1管理类文件1、 范围本标准规定了等要求； 本标准适用于的管理。2、 管理组织或目的3、 定义4、 内容5、 6、 4.3.2 程序类文件1、 目的建立一个.的标准操作程序。2、 适用范围本标准程序适用于岗位操作的管理。3、定义4、 职责 人员对本标准程序的执行负责。4、 程序（或内容或控制方法）5、 相关/支持性文件6、 管理记录 7、附录注：后三项为可选择项。4.4 纸型使用A型幅面纸张，一般为A4，非标准或批生产、包装、检验类等记录也允许使用B型或16开幅面纸张。4.5 字体汉字字体为宋体，西文字体为

11、Arial Narrow，表头公司名称字体为黑体。4.6 字号4.6.1 标准按Kingsoft WPS 软件字号标准，表头公司名称为小3号字，表头其他部分及正文为小4号字，表格为5号字，个别特殊情况为兼顾美观，表格内字号可选小5号字，但必须清晰可辨；对于不设表头的记录，其记录标题为小二号黑体。4.6.2记录按Kingsoft WPS 软件字号标准，编码为小四号字，名称为小2号字，正文为小4号字。个别特殊情况为兼顾美观，表格内字号可选5号字，但必须清晰可辨。4.7 页边距4.7.1 文件、记录应留有一定的页边距，保持文档美观。4.7.2 文件的页边距。以A4纸型为例，上、下、左、右页边距分别设

12、为2.5cm、2.5cm、3.2cm、1.8cm(不左装订时也可设左右页边距均为2.0cm)；其它纸型页边距一般设为2.0cm。4.7.3 记录的页边距。以16开纸为例，上、下、左、右页边距分别设为2 cm、1 cm、1.5 cm、1.5 cm或2.5cm、1cm、2cm、2cm。个别特殊情况可兼顾美观。4.7.4 可根据需要，在记录表格的下方设置页码。如“第页”。4.8 内容层次区别一般层次不超过4层，各层次间分别以“.”间隔。若特殊情况必须超过4层的，自第4层起可以以英文小写字母为序编制。4.9 计量项目与单位文件中的计量项目必须按规范书写，如“pH”等，单位必须规范使用“SI”制单位及其

13、缩写、符号。4.10安全/环境管理记录只标注记录编码，不设表头；若引用原有记录则按原记录格式执行。4.11安全/环境管理记录编制标准与其他记录相同（除4.10）。5 文件要求5.1 标题、类型、目的、原则应有清晰的陈述，以与其他文件相区别。5.2 内容确定，描述准确，简练易懂，不含歧义，条理清晰，操作性强。5.3 形式美观，间距合理。需手工填空的部分，应留有合理空间。5.4 文件制订、审查（审核）、批准必须签名，标注日期，表头审核、批准栏不得有空项，若有空项须用横线标注。正式文件不允许使用手抄本。5.5 需手工填写参数或记录内容的必须：5.5.1 内容真实、准确、及时；5.5.2 字体工整、清

14、晰；5.5.3 记录整洁，无破损、无卷曲；5.5.4 同类记录使用同种书写工具（钢笔、圆珠笔或碳素笔），除物料记帐必须使用红色外，其他同类记录必须保持书写颜色一致，且书写颜色仅限于黑、蓝二色。5.5.5 记录中，无间断空项。连续空项若该栏目之前有内容，可自停止时起标注类似“停车”字样；若整栏空项，可与栏头字体排列方向平行划去栏头。间断空项必须划横线表示无此项内容。注意内容数值为“0”的项目，不是空项，其值必须填写“0”。5.5.6 记录有误，必须按规范修改。即，单线划去错误数据，在旁填写正确数据、修改日期并签名，错误数据必须保证清晰可辨。5.5.7 记录、复核人员必须在规定处及时由本人签名，签名必须为姓名全称。5.5.8 凡是涉及信息流转、指令发放和审批事项等内容的管理类文件，在编制时必须同时绘制流程图，并纳入标准的附录。绘制流程图必须按公司要求使用统一的绘图软件。6 附录A（标准的附录）附录A（标准的附录） (Arial Narrow 小初)Q/AFT有限责任公司企业标准(黑体 三号)(Arial Narrow 小四)Q/AFT 标准名称(黑体 小二)发布 (Arial Narrow 小四) 实施有限责任公司 发布(黑体 小三)8