ERP系统供应链操作手册(采购管理)

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1、UFS/QP/2-D2/QR/15最终客户操作手册（模板）某新材料科技股份公司供应链项目用户操作手册采购管理目录1.系统登陆说明.21.1客户端系统进入.21.11客户端控件安装.31.集采操作使用说明.52.1物资需求申请.52.2需求汇总平衡.82.3请购.102.4采购订单.112.5采购入库152.6采购发票.192.7应付款单审核.242.8主付款单.272.9单据核销.322.10凭证生成343.自采操作使用说明.353.1物资需求申请.353.2需求汇总平衡.383.3请购.393.4采购订单.403.5采购入库.443.6采购发票.483.7应付款单审核.533.8主付款单.5

2、63.9单据核销.593.10凭证生成.611.系统登陆说明1.1客户端系统进入在运行UFIDA用友软件NC管理软件5.01时，建议使用IE6.0以上版本的浏览器。第一次登陆服务器时系统会自动安装NCClient.exe，IE的相关设置要求：IE的安全设置为自定义级别，启用下载和运行ActiveX。安装完JRE后，用户可以将下载ActiveX安全设置为禁用。如下图1：图11.11客户端控件安装UFIDA用友软件NC管理软件5.02提供基于java技术的客户端应用。运行客户端后系统自动连接服务器。在IE中输入应用服务器地址为：确认安装JAVA控件安装完毕后如下图系统登录账套：金川集团NC帐套公司

3、：兰州金川金属材料技术公司（或者直接输入公司编码402）日期：系统默认服务器的当前时间，可修改用户：手工输入，建议使用数字和字母密码：手工输入。连续三次密码输入错误，用户将被锁定，需要系统管理员解锁。确认登录，如下图1.集采操作使用说明2.1物资需求申请【操作岗位】：采购业务员【操作内容】：物资需求申请单的填制、修改、送审【操作方法】：A、进入ERP/NC系统,双击【供应链】-【采购管理】-【物资需求申请】B、点击【增加】，维护请购部门、请购人、所需何种物资及其数量等信息。物资需求申请单内主要项目说明：表头：需求类型：集采选择毛需求；计划类型：点击放大镜选择类型。申请日期：请购日期一般默认为系

4、统当前登录日期，可修改；请购人：参照点选相关请购人员，也可自动带入当前操作人所对应的业务员；不能为空；申请部门：点选请购人后，自动带出；不能为空；表体：存货编码：参照点选需请购的物料，后面的存货名称、规格、计量单位自动带出；不能为空；数量：所需物料数量；不能为空；需求公司：默认为当前登录公司，可修改；需求库存组织：对应需求公司选择，不能为空(可以直接输入编号40201)；需求日期：默认为系统当前登录日期，可修改，不能为空；采购岗位：根据实际情况人员岗位可以录入。C、请购单内信息维护完毕后，点击【保存】D、单据保存完毕并确认无误后，点击【执行】下的【审核】，提交到上级领导那里进行审批2.2需求汇

5、总平衡【操作岗位】：采购业务员【操作内容】：物资需求申请单审批结束后，由请购员参照物资需求申请单、修改、送审，相关领导审批后，需求汇总平衡库存即可生效。【操作方法】：A双击【供应链】-【采购管理】-【需求汇总品衡】-【查询】-【确定】。【操作描述】：按照上图所示1.、2、3、4注：以上为需求公司操作。【操作岗位】：采购业务员【操作内容】：需求汇总平衡【操作方法】：双击【供应链】-【采购管理】-【需求汇总品衡】-【查询】-【确定】【操作描述】：参见上图1、2、3、4。即可。2.3请购【操作岗位】：采购业务员【操作内容】：请购单维护【操作方法】A、双击【供应链】-【采购管理】-【请购】-【查询】-

6、【确定】。点击【审核】。2.4采购订单【操作岗位】：采购业务员【操作内容】：参照采购订单生成库存采购入库单，并确认入库数量【操作方法】：A、双击【供应链】-【采购订单】-【订单处理】-【维护订单】-【增加】-【请购单】点击【确定】点击【确定】。点击【维护】-【修改】。点击【保存】-【审核】采购订单单内主要项目说明：表头：公司：材料公司材料采购。采购组织：可选择相应的供应公司点击放大镜选择。订单日期：请购日期一般默认为系统当前登录日期，可修改；供应商：参照点选相关供应商不能为空；业务类型：自动带出部门；采购员：点击放大镜参照，不能为空；采购部门：点击放大镜参照，不能为空；（或者完成采购员点击回车

7、将会自动弹出）。表体：存货编码：自动带出；数量：自动带出；含税单价：根据采购货物的价格输入，可修改；使用部门：自动带出；扣税类别：默认应税外加，可修改，不能为空；到货信息-收货公司为需求公司。采购政策-收票公司为需求公司。备注：以上为供应公司。2.5采购入库【操作岗位】：库房管理员【操作内容】：根据质量检验部门将采购物品入库。【操作方法】：A、双击【供应链】【库存管理】【入库业务】【采购入库】，进入采购入库单维护界面，先选择业务流程B、点击查询，录入查询条件，找到已签字的入库单据点击【确定】采购入库单内项目说明表头：单据号：可按用户定义编号规则自动生成，用户可修改。单据日期：自动带入系统日期。

8、仓库：录入入库仓库。库存组织：必须录入业务所属库存组织，录入仓库后自动带出。业务流程：指定入库的业务流程。收发类别：指定入库的入库类别。库管员：可录入库管员信息。采购部门、采购员：可录入采购部门和采购员信息。供应商：录入采购的供应商。是否退库：打勾表示此事务为退货事务，便于提供后续的退货统计。表体：存货编码：参照输入存货编码，系统可自动携带名称、规格、型号、主计量单位等信息。辅计量单位：可参照输入该存货已有换算的辅计量单位，对于进行辅计量库存跟踪管理的存货必须输入。系统自动查找换算率显示。自由项：参照输入该存货预定义的自由项及值，进行自由项跟踪。自由项管理存货必须输入。失效日期：用户可输入入库

9、批次的生产日期或失效日期，系统会根据存货保质期自动计算另一项。用于进行效期的管理。实收数量、实收辅数量：录入入库数量或辅数量，系统会根据换算率自动换算。当换算率为固定换算时，修改任意项，系统均计算另一项，公式为：辅数量=主数量*换算率。当换算率为可变换算时，修改其中一项不会引起另一项的修改。单价、金额：录入入库存货的成本单价或金额，系统会根据数量自动换算。公式为：金额=主数量*单价。入库日期：自动按系统日期显示，用户应录入实际入库日期，是系统先进先出的依据。点击【保存】-【签字】。2.6采购发票【操作岗位】：采购结算员、会计岗【操作内容】：根据供应商开来的发票和实际入库数量，维护采购发票的相关

10、信息【操作方法】：A、双击【供应链】-【采购管理】-【采购发票】-【维护发票】节点，进入发票维护界面，并且选择业务流程B、点击【增加】下的【库存采购入库单】，进入采购入库单查询界面注：查询界面中一定要注意选择，入库日期，最好控制在当日（查询范围最好不要超过一月）点击【确定】点击【单据维护】-【修改】。采购发票单据内项目说明表头：发票号：按采购发票的编号规则生成一个默认的单据号，可以修改，采购发票号在公司代码内可不是唯一的。发票日期：是指供应商开出发票的日期，可修改。票到日期：是指系统收到发票的日期，采购日期将以此为准，系统取当前日期。发票类型：是为了报税而设置的内容，如普通、专用等，发票类型是

11、用户定义的，此处参照输入。发票类型对系统后续的处理不产生任何影响。业务类型：材料公司材料采购，系统自动带出。供应商：输入，如输入的供应商为一次性供应商（散户），则必须为散户输入相关的名称等信息。如为根据订单生成的采购发票，则取订单的发票方做为默认值。如为根据采购入库单生成的采购发票，取采购入库单的来源采购订单上的发票方为默认值，发票方为空时，取订单上的供应商。再此单据供应商是系统自动带出的。采购部门：执行采购任务的部门，参照输入。如根据订单生成，取订单的采购部门。采购员：执行采购任务的业务员，参照输入。如根据订单生成，取订单的采购员。表体：存货编码：参照存货档案输入，可以直接输入编码。此单据自

12、动带出。存货名称、规格、型号、产地：根据存货编码从存货基本档案中自动带出，用户不可修改此单据自动带出。计量单位：存货档案中定义的主计量单位，此数据项用户是不能修改的。此单据自动带出。发票数量：是指针对主计量单位的数量，输入，如根据订单生成，数量受订单数量容差控制。数量不限制数字的范围。当存货为非劳务或费用属性时，数量不可为零，此单据自动带出。单价：是针对主计量单位的单价，当数量为零时，单价可为零，如根据订单生成发票，系统取订单单价，否则输入。不能小于零。发票单价受订单单价容差控制。金额：单价*数量。不能为空。当数量为零时，可不遵守单价*数量。含税单价：是净含税单价，根据单价换算，可输入。不能为

13、空。参照入库单生成采购发票时，如果入库单进行了价格结算，且采购发票的币种为本币，则取价格结算单上的“本币含税单价”作为发票的“含税单价”。税率：默认为表头税率，表头无税率，则默认为存货对应税率，可修改。根据订单生成的发票，税率取订单税率。价税合计：是指此笔交易的总价款。总是等于金额+税额。E、采购发票维护完毕后，点击【保存】按钮，将单据保存F、单据保存完毕并确认无误后，点击【审核】确认发票，系统自动将发票金额传送到应付管理，生成采购应付单2.7应付款单审核【操作岗位】：财务负责人【操作内容】：应付款单据审核，并形成应付款挂账【操作方法】：A、系统自动将发票金额传送到应付管理，生成采购应付单，双

14、击【财务会计】【应付管理】【单据处理】【单据管理】-【查询】，进行采购应付单查询B、点击查询，选择查询条件，查询相应的采购应付单C、将需要审核的应付单前面的勾打上，点击【审核操作】下的【审核】应付单内项目说明：单位、单据号、期初单据：在系统自动填充不能修改。交易对象类型：下拉框进行选择。客商、单据日期、部门、业务员：点击选择按钮输入。币种、本币汇率：点击选择按钮选择输入或直接输入，不得为空。收支项目：为客户自己定义的费用收支项目，如有相关费用发生，可点击选择按钮输入，如没有相关费用发生时，也可不输。原币金额、本币金额：直接输入往来业务的金额。存货相关项目：如输入了存货相关项目；则可建立往来款项

15、与存货的对应关系，也可不输。结算信息相关字段：结算方式、票据类型、票据号、收款银行账号、付款银行账号、管理账户等字段是结算信息，在业务信息页签中可以录入，并支持带入结算信息页签。2.8主付款单【操作岗位】：出纳、财务负责人、采购负责人【操作内容】：付款单据维护【操作方法】：A、双击【财务会计】【应付管理】【单据处理】【单据录入】，进入付款单录入界面B、点击【单据类型】，选择付款类型点击【确定】。C、点击【增加】进入应付单录入界面。D.参照应付单完成付款单。点击保存。付款单内项目说明：公司、单据号：在系统自动填充不能修改。客商、单据日期、部门、业务员：点击选择按钮输入。结算方式：点击选择按钮输入

16、。币种、本币汇率：点击选择按钮选择输入或直接输入，不得为空。收支项目：为客户自己定义的费用收支项目，如有相关费用发生，可点击选择按钮输入，如没有相关费用发生时，也可不输。原币金额、本币金额：直接输入往来业务的金额。存货相关项目：如输入了存货相关项目；则可建立往来款项与存货的对应关系，也可不输。结算信息相关字段：票据类型、票据号、收款银行账号、付款银行账号、管理账户等字段是结算信息，在业务信息页签中可以录入，并支持带入结算信息页签。E.点击【单据管理】-【查询】-【确定】点击【审核】。2.9单据核销【操作岗位】：财务会计【操作内容】：应付单预付款单核销。【操作方法】：点击【财务会计】-【日常业务

17、】-【单据核销】-【手工核销】点击【查询】-【确定】。点击【核销】2.10凭证生成【操作岗位】：财务会计【操作内容】：凭证生成【操作方法】：3.自采操作使用说明3.1物资需求申请【操作岗位】：需求申请填报（领料员）【操作内容】：物资需求申请单的填制、修改、送审【操作方法】：A、进入ERP/NC系统,双击【供应链】-【采购管理】-【物资需求申请】B、点击【增加】，维护请购部门、请购人、所需何种物资及其数量等信息。物资需求申请单内主要项目说明：表头：需求类型：集采选择净需求；计划类型：点击放大镜选择类型。申请日期：请购日期一般默认为系统当前登录日期，可修改；请购人：参照点选相关请购人员，也可自动带

18、入当前操作人所对应的业务员；不能为空；申请部门：点选请购人后，自动带出；不能为空；表体：存货编码：参照点选需请购的物料，后面的存货名称、规格、计量单位自动带出；不能为空；数量：所需物料数量；不能为空；需求公司：默认为当前登录公司，可修改；需求库存组织：对应需求公司选择，不能为空(可以直接输入编号40201)；需求日期：默认为系统当前登录日期，可修改，不能为空；采购岗位：根据实际情况人员岗位可以录入。C、请购单内信息维护完毕后，点击【保存】D、单据保存完毕并确认无误后，点击【执行】下的【审核】，提交到上级领导那里进行审批3.2需求汇总平衡【操作岗位】：采购业务员、采购主管、部门负责人、财务负责人

19、【操作内容】：物资需求申请单审批结束后，由请购员参照物资需求申请单、修改、送审，相关领导审批后，需求汇总平衡库存即可生效。【操作方法】：A、双击【供应链】-【采购管理】-【需求汇总品衡】-【查询】-【确定】。【操作描述】：按照上图所示1.、2、3、43.3请购【操作岗位】：领料员【操作内容】：请购单维护【操作方法】A、双击【供应链】-【采购管理】-【请购】-【查询】-【确定】。点击【审核】。3.4采购订单【操作岗位】：采购业务员【操作内容】：参照采购订单生成库存采购入库单，并确认入库数量【操作方法】：C、双击【供应链】-【采购订单】-【订单处理】-【维护订单】-【增加】-【请购单】点击【确定】

20、点击【确定】。点击【维护】-【修改】。点击【保存】-【审核】采购订单单内主要项目说明：表头：公司：材料公司材料采购。采购组织：可选择相应的供应公司点击放大镜选择。订单日期：请购日期一般默认为系统当前登录日期，可修改；供应商：参照点选相关供应商不能为空；业务类型：自动带出部门；采购员：点击放大镜参照，不能为空；采购部门：点击放大镜参照，不能为空；（或者完成采购员点击回车将会自动弹出）。表体：存货编码：自动带出；数量：自动带出；含税单价：根据采购货物的价格输入，可修改；使用部门：自动带出；扣税类别：默认应税外加，可修改，不能为空；到货信息-收货公司为需求公司。采购政策-收票公司为需求公司。3.5采

21、购入库【操作岗位】：库房管理员【操作内容】：根据质量检验部门出具的检验结果，参照库存采购入库单生成，进行入库。【操作方法】：A、双击【供应链】【库存管理】【入库业务】【采购入库】，进入采购入库单维护界面，先选择业务流程B、点击查询，录入查询条件，找到已签字的入库单据注：自采与集采到采购入库单查询条件输入时是有区别的。看上图与集采的查询条件进行对比。点击【确定】采购入库单内项目说明表头：单据号：可按用户定义编号规则自动生成，用户可修改。单据日期：自动带入系统日期。仓库：录入入库仓库。库存组织：必须录入业务所属库存组织，录入仓库后自动带出。业务流程：指定入库的业务流程。收发类别：指定入库的入库类别

22、。库管员：可录入库管员信息。采购部门、采购员：可录入采购部门和采购员信息。供应商：录入采购的供应商。是否退库：打勾表示此事务为退货事务，便于提供后续的退货统计。表体：存货编码：参照输入存货编码，系统可自动携带名称、规格、型号、主计量单位等信息。辅计量单位：可参照输入该存货已有换算的辅计量单位，对于进行辅计量库存跟踪管理的存货必须输入。系统自动查找换算率显示。自由项：参照输入该存货预定义的自由项及值，进行自由项跟踪。自由项管理存货必须输入。失效日期：用户可输入入库批次的生产日期或失效日期，系统会根据存货保质期自动计算另一项。用于进行效期的管理。实收数量、实收辅数量：录入入库数量或辅数量，系统会根

23、据换算率自动换算。当换算率为固定换算时，修改任意项，系统均计算另一项，公式为：辅数量=主数量*换算率。当换算率为可变换算时，修改其中一项不会引起另一项的修改。单价、金额：录入入库存货的成本单价或金额，系统会根据数量自动换算。公式为：金额=主数量*单价。入库日期：自动按系统日期显示，用户应录入实际入库日期，是系统先进先出的依据。点击【保存】-【签字】。3.6采购发票【操作岗位】：采购结算员、会计岗【操作内容】：根据供应商开来的发票和实际入库数量，维护采购发票的相关信息【操作方法】：A、双击【供应链】-【采购管理】-【采购发票】-【维护发票】节点，进入发票维护界面，并且选择业务流程B、点击【增加】

24、下的【库存采购入库单】，进入采购入库单查询界面注：查询界面中一定要注意选择，入库日期，最好控制在当日（查询范围最好不要超过一月）点击【确定】点击【单据维护】-【修改】。采购发票单据内项目说明表头：发票号：按采购发票的编号规则生成一个默认的单据号，可以修改，采购发票号在公司代码内可不是唯一的。发票日期：是指供应商开出发票的日期，可修改。票到日期：是指系统收到发票的日期，采购日期将以此为准，系统取当前日期。发票类型：是为了报税而设置的内容，如普通、专用等，发票类型是用户定义的，此处参照输入。发票类型对系统后续的处理不产生任何影响。业务类型：材料公司材料采购，系统自动带出。供应商：输入，如输入的供应

25、商为一次性供应商（散户），则必须为散户输入相关的名称等信息。如为根据订单生成的采购发票，则取订单的发票方做为默认值。如为根据采购入库单生成的采购发票，取采购入库单的来源采购订单上的发票方为默认值，发票方为空时，取订单上的供应商。再此单据供应商是系统自动带出的。采购部门：执行采购任务的部门，参照输入。如根据订单生成，取订单的采购部门。采购员：执行采购任务的业务员，参照输入。如根据订单生成，取订单的采购员。表体：存货编码：参照存货档案输入，可以直接输入编码。此单据自动带出。存货名称、规格、型号、产地：根据存货编码从存货基本档案中自动带出，用户不可修改此单据自动带出。计量单位：存货档案中定义的主计量

26、单位，此数据项用户是不能修改的。此单据自动带出。发票数量：是指针对主计量单位的数量，输入，如根据订单生成，数量受订单数量容差控制。数量不限制数字的范围。当存货为非劳务或费用属性时，数量不可为零，此单据自动带出。单价：是针对主计量单位的单价，当数量为零时，单价可为零，如根据订单生成发票，系统取订单单价，否则输入。不能小于零。发票单价受订单单价容差控制。金额：单价*数量。不能为空。当数量为零时，可不遵守单价*数量。含税单价：是净含税单价，根据单价换算，可输入。不能为空。参照入库单生成采购发票时，如果入库单进行了价格结算，且采购发票的币种为本币，则取价格结算单上的“本币含税单价”作为发票的“含税单价

27、”。税率：默认为表头税率，表头无税率，则默认为存货对应税率，可修改。根据订单生成的发票，税率取订单税率。价税合计：是指此笔交易的总价款。总是等于金额+税额。E、采购发票维护完毕后，点击【保存】按钮，将单据保存F、单据保存完毕并确认无误后，点击【审核】确认发票，系统自动将发票金额传送到应付管理，生成采购应付单点击【保存】。点击【送审】。3.7应付款单审核【操作岗位】：财务负责人【操作内容】：应付款单据审核，并形成应付款挂账【操作方法】：A、系统自动将发票金额传送到应付管理，生成采购应付单，双击【财务会计】【应付管理】【单据处理】【单据管理】-【查询】，进行采购应付单查询B、点击查询，选择查询条件

28、，查询相应的采购应付单C、将需要审核的应付单前面的勾打上，点击【审核操作】下的【审核】应付单内项目说明：单位、单据号、期初单据：在系统自动填充不能修改。交易对象类型：下拉框进行选择。客商、单据日期、部门、业务员：点击选择按钮输入。币种、本币汇率：点击选择按钮选择输入或直接输入，不得为空。收支项目：为客户自己定义的费用收支项目，如有相关费用发生，可点击选择按钮输入，如没有相关费用发生时，也可不输。原币金额、本币金额：直接输入往来业务的金额。存货相关项目：如输入了存货相关项目；则可建立往来款项与存货的对应关系，也可不输。结算信息相关字段：结算方式、票据类型、票据号、收款银行账号、付款银行账号、管理

29、账户等字段是结算信息，在业务信息页签中可以录入，并支持带入结算信息页签。3.8主付款单【操作岗位】：出纳、财务负责人、采购负责人【操作内容】：付款单据维护【操作方法】：B、双击【财务会计】【应付管理】【单据处理】【单据录入】，进入付款单录入界面D、点击【单据类型】，选择付款类型点击【确定】。C、点击【增加】进入应付单录入界面。D.参照应付单完成付款单。点击保存。付款单内项目说明：公司、单据号：在系统自动填充不能修改。客商、单据日期、部门、业务员：点击选择按钮输入。结算方式：点击选择按钮输入。币种、本币汇率：点击选择按钮选择输入或直接输入，不得为空。收支项目：为客户自己定义的费用收支项目，如有相

30、关费用发生，可点击选择按钮输入，如没有相关费用发生时，也可不输。原币金额、本币金额：直接输入往来业务的金额。存货相关项目：如输入了存货相关项目；则可建立往来款项与存货的对应关系，也可不输。结算信息相关字段：票据类型、票据号、收款银行账号、付款银行账号、管理账户等字段是结算信息，在业务信息页签中可以录入，并支持带入结算信息页签。E.再次点击【单据管理】-【查询】-【确定】点击【审核】。3.9单据核销【操作岗位】：财务会计【操作内容】：应付单预付款单核销。【操作方法】：点击【财务会计】-【日常业务】-【单据核销】-【手工核销】点击【查询】-【确定】。点击【核销】3.10凭证生成【操作岗位】：财务会计【操作内容】：凭证生成【操作方法】：