常用书面用语

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1、常用书面用语 书信历史悠久，其格式也几经变化。今天，按通行的习惯，书信格式主要 包括五个部分：称呼、正文、结尾、署名和日期。1. 称呼 也称“起首语”，是对收信人的称呼。称呼要在信纸第一行顶格写起，后加“：”， 冒号后不再写字。称呼和署名要对应，明确自己和收信人的关系。(具体可参见第四编应 酬称谓)称呼可用姓名、称谓，还可加修饰语或直接用修饰语作称呼。这里简要说明几条 细则：(1) 给长辈的信。若是近亲，就只写称谓，不写名字，如“爸”、妈”、“哥”、“嫂”等； 亲戚关系的，就写关系的称谓，如“姨妈、“姑妈”等。对非近亲的长辈，可在称谓前加名 或姓，如“赵阿姨”、“黄叔叔”等。(2) 给平辈的信

2、。夫妻或恋爱关系，可直接用对方名字，爱称加修饰语或直接用修饰语， 如“丽”、“敏华”、“亲爱的”等；同学、同乡、同事、朋友的信，可直接用名字、昵称或加 上“同学”、“同志”，如“瑞生”、“老纪”、“小邹”、“三毛”等。(3) 给晚辈的信。一般直接写名字，如“乐毅”、“君平”、“阿明”等；也可在名字后加上 辈分称谓，如“李花侄女”等；亦可直接用称谓作称呼，如“孙女”、“儿子”等。(4) 给师长的信，通常只写其性或其名，再加“老师”二字，如“段老师周师傅”、“宏 海老师”等。对于十分熟悉的师长，也可单称“老师”、“师傅”。假如连名带姓，在信首直 称“孙松平老师”、“王达夫师傅”，就显得不大自然且欠

3、恭敬。对于学有专长、德高望重的 师长，往往在姓后加一 “老”字，以示尊重，如“戴老、“周老”，亦可在姓名后加“先生” 二字。为郑重起见，也有以职务相称的，如“董教授”、“陈大夫”、“佟工程师”等。(5) 给一个单位或几个人的信，又不指定姓名的，可写“同志们”、“诸位先生”、“XX等 同志”等。给机关团体的信，可直接写机关团体名称。如XX委员会”、“XX公司”。致机 关团体领导人的信，可直接用姓名，加上“同志、“先生”或职务作称呼，亦可直接在机关 团体称呼之后加上“领导同志”、“负责同志”、“总经理”、“厂长”等。 如果信是同时写 给两个人的，两个称呼应上下并排在一起，也可一前一后，尊长者在前。

4、 上述五种场合， 有时还可按特殊对象，视情况加上“尊敬的、“敬爱的”、“亲爱的”等形容词，以表示敬重 或亲密之情。当然，这要用得适宜，如对好友称“尊敬的”，反而显得见外，对无特殊关系 的年轻女性贸然称呼“亲爱的”，那就有失检点了。2. 正文正文通常以问候语开头。问候是一种文明礼貌行为，也是对收信人的一种礼节，体现 写信人对收信人的关心。问候语最常见的是“您好!”“近好!”依时令节气不同，也常有所 变化，如“新年好!”“春节愉快!”问候语写在称呼下一行，前面空两格，常自成一段 问 候语之后，常有几句启始语。如“久未见面，别来无恙。”“近来一切可好？” “久未通信， 甚念!”之类。问候语要注意简洁

5、、得体。接下来便是正文的主要部分一一主体文，即写信人要说的话。它可以是禀启、复答、劝 谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁，也可以是叙情说理、辩驳论证等。这一部分，动笔之 前，就应该成竹在胸，明白写信的主旨，做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件 事，更要注意主次分明，有头有尾，详略得当，最好是一件事一段落，不要混为一谈。3. 结尾正文写完后，都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话，作为书信的结尾。习惯上，它被 称做祝颂语或致敬语，这是对收信人的一种礼貌。祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的 词，不要乱用。（可参见下节常用书信用语的“祝颂语”。）结尾的习惯写法有两种：（1）在正文写完之后，紧接着写

6、“此致”，转一行顶格或空两格写“敬礼”。（2）不写“此致”，只是另起一行空两格写“敬礼V “安好”、“健康”、“平安”等词，一定 要另起一行空两格，不得尾缀在正文之后。也可以在正文结尾下另起一行写“祝你”、“敬祝”， 再空两格写上“安好”、“健康”等。4. 署名和日期在书信最后一行，署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。 如果是写给的亲属、朋友，可加上自己的称呼，如儿、弟、兄、侄等，后边写名字，不必写 姓。如果是写给组织的信，一定要把姓与名全部写上。而在署名之后，有时还视情加上“恭 呈”、“谨上”等，以示尊敬。上述自称，都要和信首的称谓相互吻合。日期一项，用以注明写完信的时

7、间，写在署名之后或下边。有时写信人还加上自己的 所在的地点，尤其是在旅途中写的信，更应如此。一）公文写作的语言特点来源：1. 经常运用介宾短语。如标题中常用的“关于”；文中涉及表述对象或范围时常用的“对、 对于、将、除了”；表述时间、地点时常用的“于、自、在”；表述目的原因时常用的“为、 为了、由于”；表述来源根据方式时常用的“由、遵照、根据、依据、通过、在、随着”等 等。这些短语多被用来充当定语、状语，起限制和修饰作用。2. 经常使用一些比较简洁、庄重、严谨的专用词语和文言句式。有已成为公文中的专用词 语，如：“贵、该、鉴于、至于、兹、兹因、悉、值此、如下、举凡、当即、拟请、经由业 经、并经

8、、亟应、末、而、则、审核、遵办、理应、势在、希、尚望、准予、定予、不胜、 为此、特此、此致、此布、凡者、是否得当、是否可行、为要以及“为此，特”等3. 经常使用所在部门的专业术语，以反映所在单位的业务特点。如经济部门的“产品、市 场、销售、合同”司法部门的“传讯、诉讼、勘验、拘传”军事部门的“训练、装备、动 员、指挥”；外事部门的“阁下、荣幸地、谅解、顺致敬意”科技部门的“选题、成果、网 络、检索”等等。4. 经常使用无主句、陈述句、祈使句。公文有专用格式，在条例、章程、规定、细则、守 则等法规性文件中，由于这些法规的执行人员、施行对象，是广泛而清楚明白的，经常使用 无主句，写上反而显得啰嗦。

9、常用的陈述句有，带助词“了”的表示完成时态的句式、表示 否定的陈述句式、不带判断词“是”的表示肯定的陈述句、带判断词“是”的表示肯定的句 式。常用的祈使句有，带命令语气的表示肯定的句式、带有请求语气的表示肯定的句式、带 有禁止语气的表示否定的句式。5. 经常使用联合短语充当各种句子成分。在各种公文中，联合短语经常被用来充当主语、 谓语、定语、状语、补语，这样可以省略句子成分中的一些重复部分，因而起到了简洁的作 用。（二）公文写作中的常用术语来源：在公文写作中，除了上文提到的眉首、主体、版记三部分里的已经讲到的一些常用术语 外，还常遇到的有以下这些：行文单位间以通报情况、请示问题、商洽事务等为目

10、的的文字往来过程称为行文。各单位 的行文关系应当根据各自的隶属关系和职权范围来确定。党政机关的行文分为三种:上行文， 平行文，下行文。行文应注意的问题是： 本着精简文件的原则，严格控制发文数量和范围，可发可不发的不发； 除特殊情况外，一般不越级行文； 不相隶属的机关，不应以隶属关系行文； 不要重复行文； 行文应有主次，注意分清主送与抄送机关； 联合行文的机关应是同级机关。 在报刊上公布的文件可作正式公文，不另行文。上行文指下级向主管上级报送的公文，使用的文种主要有请示、报告。平行文指平行单位或不相隶属的单位之间的发文，如函。下行文指上级对所属下级单位的发文，使用的文种主要有通知、指示、通报、决

11、定、决议、 命令、批复等。制文程序一般专指对公文的制作流程。制作公文的程序是：（1）拟稿，即撰写公文，是制文的基础和首要程序。重要的公文应由领 导人亲自动笔或主持撰写，一般日常公文则由秘书部门或业务部门拟稿，通常是“谁主管的 事，谁拟稿”。拟稿的步骤：首要的是明确使用的文种、发送对象、主题及行文的目的要 求；收集有关材料，进行调查研究；安排结构，拟写提纲；落笔起草，反复检查，使 其成文。（2）核稿，即公文起草成形送交领导人签发之前，对公文的观点、文字、内容、体 式所作的全面检查与修正工作，主要由各单位的办公室秘书或主任负责，一般叫“把口”或 “把关”，就是保证公文的质量。核稿的着跟点是：是否需

12、要制发文件，是否符合国家法制要求，是否体现了党和国家的方针、政策和上级的要求，措施、办法是否行之有效，结论是 否正确，结构、用语是否符合公文的特点要求，公文的体式是否规范等。（3）签发，是形成 公文的最后一个关键环节。公文经过领导人核准签发即成定稿。会议讨论通过的文稿，可由 办公室主任代行签发，涉及本单位带全局性的公文，应由主要负责人签发，一般公文可由分 管副职签发。（4）缮印、校对与用印。缮印指依据定稿誉抄、打印或排印成正式文本，校对指根据定稿校正缮印中的差错，用印指加盖印章，公文盖印一般应加盖在成文日期处。稿本是指同一公文在撰写、审核、印制过程中形成的在形式、内容、作用上有所不同的文 稿、

13、文本。包括草稿、定稿、正本、副本、存本、试行本及各种文字本。草稿 是文件的原始稿件，供作修改、讨论和审阅用，不具有任何法定效力。文件一般只有 一次写成的草稿，重要的文件需要反复讨论修改，可以形成几次或几十次草稿。定稿是经过审问，由负责人签发或会议正式讨论通过的完成稿。定稿是文件的标准稿本， 是进行缮印的依据。经过多次草拟形成的文件，最后一稿并由领导审批签署的才为定稿。已 经正式发布的文件，日后又重新修改时，须保留原来的定稿，不可以将原来的定稿作为草稿 在上面修改，而应利用复制件作为草稿，进行修改补充，并重新报有关领导签批。原稿即定稿。它是与正式印发件相对而言的。核稿文件形成草稿，在送领导审批签

14、发之前，或已经过一定审批手续的稿件，在正式印制 之前，由秘书人员进行全面、认真校核的过程称为核稿。核稿是帮助领导审核把关，以保证 文件质量的重要措施，也是秘书人员发挥参谋助手作用的一个重要方面。核稿一般是从以下 几方面对文件进行检查：是否准确无误地体现了领导机关的意图，是否符合党的方针、政 策和国家的法律、规章，是否注意到同有关文件的衔接；提出的措施和办法是否符合实际、 切实可行；审批手续是否完备，涉及两个以上部门工作的事项，是否经过有关部门协商取 得一致意见，并且经过会签；文稿是否结构严谨、条理清楚、观点鲜明、提法准确，文字 表述是否简明通畅，标点符号是否正确，人名、地名、时间、数字、引文等

15、是否经过认真核 对；发文形式、密级确定、发至级限、传达范围等技术处理是否符合规定。核稿工作是一 项政策性、技术性很强的工作，承办人员应当有较好的素质，一般来说应具备以下条件： 具有一定的马克思主义理论水平；熟悉党的方针、政策；熟悉以往发布的文件；知识 面宽并有相当的文字能力；尤其要具有高度的政治责任感和严肃认真的工作态度。清样经过初步核稿的文件，如果有较大改动，在送有关部门征求意见或送领导审批之 前，应作打印处理，所产生的清楚的稿样称作清样。清样在送有关部门征求意见后，可能还 会有较大改动，需要再次印制成清样才能送批。因此，有些重要文件，要反复印几次清样才 行。注意：这里说的清样与印刷版上打出

16、来的校样不是一个概念。正本正本是指对定稿内容完整再现的具有法定效用的正式文本。其外形特征是：格式 正规、有印章等有效标志。试行本 是规范性公文正本的一种特殊形式，即试验推行本，在规定的试验推行期间具有正 式公文的法定效用。其外形特征是：一般在文种后用括号注明“试行”字样。暂行本也是规范性公文正本的一种特殊形式，在规定的暂行期间具有正式公文的法定效用。 其外形特征是：在公文标题的文种之前加注“暂行”字样。副本是公文的复制本或正本的复份，供知照、存查用。作为正文复份的副本与正本在外形 上基本无区别，但在使用目的、送达对象上与正本有所不同。正本送达主送机关，供对方直 接办理，副本送抄送机关了解内容或

17、由本机关留存备查、归档等，副本具有与正本一样的法 定效用。作为正本复制体的公文副本，不具备保存正本公文的全部特征，如没有印章、签署 者亲笔署名等，因而不具备正式公文的法定效用，只能供参考、备查用。修订本 是指原来已经发布生效的公文，经重新修正补充再发布的文本。自修订本发布 生效日起，原文本宣告作废。它也是规范性公文正本的一种特殊形式，其外形特征是：基本 与正本相同，只是需在上面做出稿本标记，如标明“修订本”字样等。送审 又称呈批，即将经过认真校核确认无误的文稿报送有关领导审批签发。送审时， 应以简要文字说明核稿中的重要情况和需要领导决断的疑难问题。同时，要附送原件和重要 的征求意见稿清样。文稿

18、送出后，要掌握批转去向，适时催询审批结果，免得贻误工作。签发签发即签署，是形成文件的最后一个关键环节。文件经过领导人核准签发即可生 效。签发人代表机关或部门，对文件从政治到文字上都负有完全责任。签发是领导人履行职 权的一种形式。因此，签发人只是对本身领导职权范围内的有关文件才有权签发，核稿工作 是一项政策性、技术性很强的工作，承办人员应当有较好的素质，一般来说应具备以下条件： 具有一定的马克思主义理论水平；熟悉党的方针、政策；熟悉以往发布的文件；知 识面宽并有相当的文字能力；尤其要具有高度的政治责任感和严肃认真的工作态度。清样经过初步核稿的文件，如果有较大改动，在送有关部门征求意见或送领导审批

19、 之前，应作打印处理，所产生的清楚的稿样称作清样。清样在送有关部门征求意见后，可能 还会有较大改动，需要再次印制成清样才能送批。因此，有些重要文件，要反复印几次清样 才行。注意：这里说的清样与印刷版上打出来的校样不是一个概念正本正本是指对定稿内容完整再现的具有法定效用的正式文本。其外形特征是：格式正 规、有印章等有效标志。 试行本 是规范性公文正本的一种特殊形式，即试验推行本，在 规定的试验推行期间具有正式公文的法定效用。其外形特征是:一般在文种后用括号注明“试 行”字样。暂行本也是规范性公文正本的一种特殊形式，在规定的暂行期间具有正式公文的法定 效用。其外形特征是：在公文标题的文种之前加注“

20、暂行”字样。副本是公文的复制本或正本的复份，供知照、存查用。作为正文复份的副本与正本在 外形上基本无区别，但在使用目的、送达对象上与正本有所不同。正本送达主送机关，供对 方直接办理，副本送抄送机关了解内容或由本机关留存备查、归档等，副本具有与正本一样 的法定效用。作为正本复制体的公文副本，不具备保存正本公文的全部特征，如没有印章、 签署者亲笔署名等，因而不具备正式公文的法定效用，只能供参考、备查用。修订本 是指原来已经发布生效的公文，经重新修正补充再发布的文本。自修订本发布 生效日起，原文本宣告作废。它也是规范性公文正本的一种特殊形式，其外形特征是：基本 与正本相同，只是需在上面做出稿本标记，

21、如标明“修订本”字样等。送审 又称呈批，即将经过认真校核确认无误的文稿报送有关领导审批签发。送审时，应以简要文字说明核稿中的重要情况和需要领导决断的疑难问题。同时，要附送原件和重要 的征求意见稿清样。文稿送出后，要掌握批转去向，适时催询审批结果，免得贻误工作。 签 发签发即签署，是形成文件的最后一个关键环节。文件经过领导人核准签发即可生效。签 发人代表机关或部门，对文件从政治到文字上都负有完全责任。签发是领导人履行职权的一 种形式。因此，签发人只是对本身领导职权范围内的有关文件才有权签发，不得越权。 传 达范围指可以听到宣读文件的人员范围。文件需要传达到哪个范围，一般都是根据临时情 况确定的，

22、文件中应当注示清楚。（三）公文中的常用词语下边介绍一些公文写作中的常用语按语或称“案语”。以发文单位的名义对所发文件、材料加以指导、说明的一种公文形式。 按语对下级的工作具有指导作用。按语可分为四类： 说明性按语，说明材料来源和编发原因，或特别说明何人要发和发至什么范围； 提示性按语，指出材料的中心、要点或提纲挈领地介绍其内容； 批示性按语，对下发单位作出指示，提出具体要求； 评论性按语，对编发的材料进行评论，表明意见和态度。针对全篇材料的按语，一般置于 正文之前，注明“编者按”或“按”；针对材料的某一部分的按语，一般夹在文中，加括号 注明。表态用语 公文中表示作者意见、态度的词语。据表态用语

23、的轻重程度可分两类：明确表态 用语，如“应、应该、同意、不同意、责成、批准、支持、反对、不妥、照办、请核查、照 此办理、遵照执行、贯彻执行、迅当办理、业已颁布、组织实施、贯彻落实、取消、禁止、 取缔、作废、阅处、存查、存疑、存档、”等；模糊表态用语，如“原则同意、原则批准、 似应、拟应、拟同意、研究执行、参照执行、供参考、可借鉴、酌情处理、酌情执行”等。 称谓用语公文中表示对机关、单位、集体、个人不同人称称呼的词语。一般性称谓用语用 于上对下、下对上、平行机关或不相隶属的机关、单位之间，如“本（厅）、我（厅）、该（厅）、 你（厅）、本署、各有关部门”等。表示尊重的称谓用语多用于下对上、不相隶属

24、的机关、单 位之间，如“贵（厅）、XX长”等。党内一般称“XX同志”。承启用语公文中承上启下的词语。常用于通知、决定、报告、计划、规章制度等文种。其 特点是：前以一介词结构承接上文，后用一固定的结构形式引起下文，如“根据特作如 下决定”“为了提出如下意见”“为此、对此”等。承启用语的上文一般较简短，下文是 文中内容的主体部分，并多用条款形式表达。告知词语指公文中表示告诉使知晓的用语。如“见告、速告、电告、转告、收悉、得悉、 已悉、示知、下情上达、上情下达”等。 公布词语指公文中表示将法令、文告、指示、 事项等公开发布，对大众宣告的用语。如“公布、发布、颁布、颁发、颁行、布告、明令”简称用语指公

25、文中经过简化的词语。其作用是可使行文简洁，内容概括鲜明，便于掌握和 记忆。地名、机关名称使用简称必须是规范化的简称，如“中共中央”。事物名称使用简称 用语有三种方式：节缩式，如“外长”。(2) 统括式，如“不抓辫子，不扣帽子、不打棍子”简称为“三不主义”。(3) 选点式，如“九一八事变”“南昌起义”等。结尾用语公文中表示全文结束的词语。不同的文种结尾用语也不同。如请示的结尾 用语可用“以上请示当否，请批复”“妥否，请批示”“上述意见如果可行，请批准”等；报告的结尾用语可用“以上报告如有不当，请指示”“以上报告如无不当，请批转各地执 行”等。另外，像“请批示、请核示、盼复、函复、为荷、为要、为盼

26、、申报备查、待备案、 请核准、见复、查复、此复、示复、请复、请复示、盼予答复、切切此布、此令、此据、请 照办、请予审批、望予审批、函告、专此函达、特再重申、特再函询、谨致、谨报、特先函 商、特先联系“等也都是常用的结尾用语。经办词语指表示通过或责成有关人员或部门加以办理的词语。如：经、经查、经与、经 向、经管、径送、径自、径与、径向、后经、业经、均经、现经、拟经、一经、业于、接办、 接洽、存档、查阅、查禁、拟建、拟定、拟订、悉数、悉心、责令、责成、承转、定夺、 开 起用语公文中用在正文的全篇或段落的起首开端表示行文目的、依据、原因、背景等的词 语。如“兹、兹因、兹悉、兹就、兹据、兹经、兹介绍、

27、兹定于、兹有兹派、兹聘、欣闻、 欣悉、欣逢、欣值；据报、据了解、据核实、据、根据、依据；际此、值此；关于、为了； 按照、遵照、依照、查、奉；现将、前接、倾奉、顷接、倾据、倾闻、近接；悉、敬悉、均 悉、经由；由于、鉴于、随、随着”等。模糊语言根据正确反映公文思想内容的需要，有 意识地运用模糊性的语言达到表述上的准确性的写作方法。在公文写作中，正确地运用模糊 语言，可提高语言表述的准确性、概括性，给一些问题的阐述留有回旋的余地。模糊语言一 般运用于：表述内容是带有模糊性的概念；暂时无法实施但又必须说明的内容；需要留有回 旋余地的内容；类举的事例不能全部列出的内容等。常见的模糊语词有：(1) 表示时

28、间的，如“现在、最近、近日、近几天、前几天、今年以来、正在、一度、上午、 早晨、中午、下午、晚上、适当时候”等等；(2) 表示范围的，如“每、各、有的、部分、少数、一些、个体、某种、某些、有关、以上、 以下、等、多数、大多数、主要、绝大多数”等；(3) 表示程度的，如“一般、比较、适当、很、极、显著、逐步、有所、进一步、基本上、 大体上、普遍、几乎、原则上、酌”等；(4) 表示频率的，如“经常、多次、不断、反复、接连、再次、往往、三令五申、连续”等。 判断词语 公文中表示肯定或否定决断的用语。如“系、显系、纯系、确系、果系、均系、 均为、不予、不当、不妥、不法、不宜、不符、不力、为好、为宜、为

29、妥”等。批语上级 机关对下级来文或有关资料的指示性语句。按用途可分为：批复下级请示的批语；批转下级 报告的批语；批示有关资料的批语。批转用语公文中表明对下级来文批示意见或向下批转、转发公文的词语。常用的有“批 示、审批、阅批、核阅、阅示、核示、批转、转发、颁发、印发、发布、公布、周知、函发、 下发、下达”等。谦敬用语公文中对行文对象表示礼仪、敬重的用语。多用于公文的开头或结尾处。按使 用范围可分为：各种行文通用的，如“请、奉告、奉悉、奉送、奉还、谨、谨悉、敬悉、谨 启、拜托、拜会、拜读、承蒙、光临、光顾、缅怀、不胜、惠于、鼎力支持、大力协助”； 上行文常用的，如“奉、呈送、报请、拜谒、见示、见

30、教、见谅、；平行的领导机关之间使 用的，如“函邀、函请、拟”等。期请用语公文中表示作者某种期望和请求的词语。多用于上行文，有时也用于平行文和 下行文。常用的期请用语有“请、敬请、恳请、即请、提请、报请、拟请、送请、务请、提 请、呈报、上报、报批、报送、希、望、希望、即希、尚希、尚祈、尚盼、切望、热望、务 希、恳予、希予、希将、希能、盼、切盼、如蒙”等。强调用语公文中表示突出强调的用语。如“必须、必需、务必、务须、务期、务请、特 此、特予、特请、均须、均应、切记、切实、切勿、切切、非经、不得、严禁、严词、鉴于、 基于”等。审核词语指公文中表示审查核实的用语。如“审核、审查、审阅、审定、审议、审批

31、、审处、核实、核定、核对、核准、核减、查明、查照、查处、查办、查实、查访、 查询、查对、查证、查收、查究、清查、追查、追究、复议、复核、复查、考查、考核、校 阅、校订、鉴别”等。 时限用语 指公文中表示时限或时间的用词。如“迅即、即、立即、 迅予、火速、当即、及时、届时、届期、庚即、应即、须即、请即、希即、望即、即予、即 行、即日、定期、当务之急”等。申述词语 指公文中表示申述说明性的用词。如“申述、申诉、申说、申辩、申明、申报、申请”等。协商词语指公文中共同商量、讨论的用语。如“协商、协议、商榷、商议、商酌、 商斟、会商”等。雅语 典雅庄重的公文语言。适当地运用雅语，可使公文内容的表达简明、

32、平实、庄重。 运用雅语一般要求是：使用规范化的书面语言，不用口头语言；使用朴实无华的语言;适当 使用少量的文言词语。引叙用语公文中表示引述来文的词语。主要用于批复、复函、指示、决定等文种。常 用的引叙用语有“收、接、悉、前收、前接、现收、现接、近收、近接、惊悉、欣悉、收悉、 闻、近闻、惊闻、欣闻、喜闻”等。征询用语 公文中表示征请、询问对有关问题的意见的词语。主要用于上行文的结尾和平 行文的结尾。常见的有“当否、可否、妥否、能否、是否、是否可行、是否妥当、是否同意、 如有不当、如无不当、如有不妥、如无不妥、如果不行、如果可行、意见如何”等。综合用语公文中用以连接具体情况叙述和总括性叙述的词语。

33、综合用语具有承上启下的 作用。常见的综合用语有“为此、据此、值此、至此，有鉴于此、综上所述、总之、总括、 总而言之、概而言之、依据上述、据前所述、综上情节等（四）公文中专用语的使用1.公文中的名称表述公文中第一次出现的人名、职称、地名、组织机构名称应写 全名。除符合规定者外，不用简称。同一名称在一篇或数篇文稿中多次出现时，要注意前后 统一，如有变动应予说明。涉及多人的职务时，应据场合按规定正确排序。各类单位、地区 名称在文稿中第一次出现时应写明所在地区或归属。各种事物名称连用时要注意相互之间的 概念属类，不能互相包含。使用度量名称要严格按国家规定书写。不要用明文规定不用 的旧名词。如“满清”应

34、改用“清朝”。专业术语，要谨防用错；难懂的术语或群众不熟悉的名称要慎用。使用译名，应注意统一。凡外国国名、地名、人名、党派、政府机构、报刊等译名， 以新华社的译名为准。如“韩国”不要称为“南朝鲜”。2. 公文中的时间表述 公文中的时间表述要准确、具体。来源：准确的时间表述，不能用一些交代不够清楚的时间概念，如“前年、昨天、上月以前”等等， 而应写明具体的年、月、日。紧急文电还应加注时、分。公文中的年份一概用全数，不得省 略。如“一九九八年”不能写为“九八年。起草文件参考历史资料时，应核实该资料的确实时间再使用。公文中出现历代朝代年号时应加注公历年份，如“唐开元庚辰”应加注“（公 元704年）”

35、或写为“公元七0四年（唐开元庚辰）引用历史资料涉及时间概念时，应加说 明。3. 公文中的数字表述 公文中数字的书写形式，按照规定，凡使用阿拉伯数码书写得体的地方均应使用阿拉伯数码，如发文号、统计表、计划表、序号、百分比、时间以及 一切数词等；专有名词以及习惯用语中的必须使用汉字书写，如“十六大”、“九五”计划等； 有的公文数字书写需要使用汉字，但应统一。最基本的要求是，同一公文中同类的不得汉字 与阿拉伯数码混用。数字的增减、降低、提高的概念必须准确，如：增加了二倍，即原为一， 现为三；增加到二倍，即原为一，现为二。超额百分之八十，即原为一百，现为一百八十。 降低到百分之八十，即原为一百，现为八

36、十；降低了百分之八十，即原为一百，现为二十。 降低、减少不能用倍，如：不能用“降低XX倍”或“减少XX倍”的提法，只能用“降低 百分之几”或“减少了百分之几”。引用统计数字时要真正有助于说明有关问题，可引可不引的数字最好不引。使用各种数字必须做到真实、准确。引用的数字中，如有“约、近、 左右”等约略用语不能省略，以保证表达原意。4. 公文中的省略原则 公文中用语的省略主要是以准确、明白、不发生误解为原则。姓名、地名、单位名、时间都要用全称书写。如国文件中第一次出现的人名、地名、单位名称 已使用全称，在说明“以下简称为XXX”的情况下，再次出现时可用简称。外国人的姓、名、父名应写全。时间名称不能

37、只写一半。有些确已为全国人民所普遍熟悉的事物，如“三个代表思想”“晋冀鲁豫”“京广线”等，可用简称。五、书信常用祝愿语 信的结尾大都要用祝颂语或致敬语。祝颂语的选用也要根据自己与 收信人的关系，以及收信者的年龄、职业、身份、地位等具体情况决定。写信的祝颂语也非 常多，而且古今不同，也应注意选用。比如，对长辈可用“敬祝安康” “祝您 健康” “敬视 安好” “恭叩福安”等。对平辈可用“此致敬礼” “即颂 学安” “祝你 进步”“祝 工作顺 利”等：对晚辈可用“愿 学习进步”“希 工作努力”。收信人是教师，可用“敬颂 教安” “即颂教棋”。收信人是作家、记者、编辑，可用“此祝撰安”“即颂著安”“此祝文棋” “此颂笔健”。收信人是夫妻，可用“恭祝俪安”。如正遇到节日，就用祝贺节日快乐的词 语；也可根据季节不同用“顺颂春安（夏安、秋安、冬安）”等。总之，不论怎样写，都应 有助于自然之表达自己真诚的祝福。祝颂语要在正文之后另起一行空两格写；也可在正文之后另起一行空两格写其前半部分，如 “祝” “敬祝”，然后另起一行顶格写后一部分“幸福”，“安康”等；也可紧接正文书写，不另起行；一般在末尾用叹号，也可不用标点。