公安基层档案工作调研思索

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1、公安基层档案工作调研思索 内容摘要在新的形势下，公安基层档案工作只有紧贴公安中心工作，转变传统观念，建立有效机制，不停提升档案工作人员业务素质，拓宽服务领域，延伸服务范围，最大程度地开发挖掘档案信息资源，才能充足发挥公安档案独特的服务实战的功效，使之真正成为增强公安工作发展后劲的公安基础业务工作。关键词公安基层档案转变观念健全机制培养人才加大投入提升利用功效伴随经济社会的发展，社会治安形势日趋复杂，公安工作对各类信息的需求越来越大。在新的形势下，公安基层档案工作只有紧贴公安中心工作，转变传统观念，建立有效机制，不停提升档案工作人员业务素质，拓宽服务领域，延伸服务范围，最大程度地开发挖掘档案信息

2、资源，才能充足发挥公安档案独特的服务实战的功效，使之真正成为增强公安工作发展后劲的公安基础业务工作。加强基层档案工作不论是对现实斗争服务，还是对公安事业发展现有主要的现实意义，又有长远的历史意义。一、目前公安基层档案工作存在的问题思想重视不够，档案意识淡薄。长久以来，基层公安工作的着力点基础上全部放到治安管理和打击罪犯上，加上受警力、精力的限制，基层派出所的民警平时忙于公安业务工作忽略了档案工作，根本认识不到档案的主要作用和价值，有的民警认为“只要工作好，档案材料可有可无”、“工作任务重，哪有时间搞档案”。因为档案意识微弱，于是在档案材料的书写和形成中就存在不规范、不统一，如有的文字书写随意，

3、不留装订线，给归档带来极大的困难；有的使用不耐久字迹材料，严重影响档案的保留寿命；有的使用规格不一的纸张，并出现残缺破损和内容不全等情况；有的材料形成和使用后乱堆乱放，不移交专员保管，经常被遗忘或沉入箱底。基层档案管理人员的业务素质偏低，档案队伍不稳定。档案作用的发挥很大程度上受到档案工作人员管理水平的制约。目前很多基层派出所档案管理人员全部由内勤兼任，外聘人员帮助工作，且变动频繁，再加上学习和培训不到位，有的档案员只能“自学成才”，对文书、业务、户籍档案整理、管理只是从以前档案形式上进行琢磨，这么整理的档案极难确保档案的系统性和完整性。另外，多数基层档案管理人员不熟悉电脑知识，思想观念跟不上

4、经济和社会快速发展的形势，缺乏主动进取、开拓创新精神。所以，档案工作人员现实状况远远不能适应该前公安基层档案工作当代化管理之需要。库房设施简陋，库容能力有限。多年来，各级公安机关全部加大了对基层派出所的经费投入，改进了派出所的办公条件，不过仍有很多基层派出所办公条件简陋，有的只是将一般的办公室、住房或其它用房充当档案库房。这些库房往往全部是面积小、阴暗潮湿，连最起码的去湿机、灭火器也没有配置，有的单位还将其它杂物堆积于档案库房，这全部极不符合档案保管要求。伴随公安工作本身的改革不停深入，使公安档案的形式和管理出现了很多新情况、新特点，反应在形成档案的领域和范围越来越广，档案的种类、数量越来越多

5、，形式和内容越来越多，因为公安档案材料门类和数量的增多，造成立卷归档中现有库房及设施负荷过重。有的派出所现有的库房已无法增设箱柜，不能满足管理的需要，已到了非处理不可的地步。检索手段落后，提供利用效率低。现在，公安基层档案工作的查找是根据传统的手工操作方法。这么的查找方法存在很多弊端：一是效率低，花费人力多，编制过程中易出现差错；二是查找速度慢，轻易出现漏查现象；三是伴随时间的推移，档案室内的档案数量和日俱增，每十二个月全部要制作新的检索工具，而现有些人力难以应付。为此，仅依靠传统的查找方法和落后的检索工具，极难快速、正确地查找出利用者所需要的档案。而且因为档案数量的增加，检索工具的落后，大量

6、的档案资源得不到充足的开发和利用，传统的档案管理方法已经开始不太适应档案管理的当代化进程。二、对公安基层档案工作的几点思索要处理上述存在的问题，使派出所档案工作更加好地为现实斗争服务，各级公安机关领导必需引发高度重视，务必从加强公安基层基础建设角度常抓不懈。加强组织领导，强化档案意识。公安基层档案管理工作是公安机关的一项主要的基础工作，含有不可替换的主要地位和作用。同其它工作一样，领导的重视是做好基层档案工作的关键和前提条件。各级公安机关的领导，尤其是基层派出所的领导，要充足认识档案工作的主要性和紧迫性，切实加强领导，建立对应的档案管理组织机构，关键领导要负责亲自抓，把档案工作列入议事日程。要

7、建立责任制，一级抓一级，层层抓落实，把基层档案工作作为派出所基础业务建设的主要第2页内容和建设群众满意派出所的主要条件来抓，做到认识到位，工作到位，保障到位。同时要主动组织民警认真学习和落实实施档案法，要多渠道、多层次，多形式开展档案法的宣传教育，不停增强民警的档案意识，使每个民警自觉做到从每份资料抓起，从每卷案卷抓起，一步一个脚印地把档案管理工作落到实处。健全档案管理制度，完善监督考评机制。各级公安机关的领导，尤其是基层派出所的领导要结合实际不停建立健全档案管理制度，尤其是日常管理制度和档案管理目标责任制，使主管部门和专兼职民警有章可循，明确各自的职责，能够牢牢把握档案工作的主动权。县级公安

8、机关应依据基层档案管理工作的专业职能、工作特点制订阶段性工作目标和总体工作策略，确定各职能单位的工作目标，将大目标细化成小目标，把责任落实到每一个民警身上，进行定时检验考评。从派出所档案形成过程的搜集、分类排列、立卷验收、存档贮藏和管理利用的各个步骤，定出目标和量化指标，进行量化考评，形成系统的工作考评制度。如2021年江西省公安机关推出了公安派出所档案等级管理和派出所等级评定挂钩的新举措，实施档案工作一票否决制，一、二级派出所的档案管理必需达成档案等级一级标准，三级派出所的档案管理必需达成档案等级二级标准，四级派出所的档案管理必需达成档案等级三级标准。从详细实施情况来看，这一机制的实施对基层

9、档案管理工作推进很大。以萍乡市为例，全市56个派出所，2021年以前档案等级达省一级标准的仅有8个，2021至2021年两年中，共有18个达省一级标准，15个达省二级标准，11个达省三级标准。加强公安档案人才的培养和激励。当今时代，由电脑微处理技术发展引发的“数字化革命”和由信息通讯技术发展引发的“全球信息网络化革命”是未来信息社会发展的关键支柱，将对人类社会产生深远的影响。一是伴随微处理器技术的突飞猛进，光盘和光盘库技术的问世及日趋成熟，再加上各类高速扫描仪、字符识别仪、语音识别仪等数据录入设备的广泛应用，从而为档案信息输入电脑载体大开方便之门。二是伴随电脑硬件技术的飞速发展，多种功效强大的

10、应用软件将使电脑变得能“听”会“看”，耳聪目明。三是电脑的智能化水平将深入提升，档案的自动著录标引、自动摘要汇编和全文检索，全部将成为现实并得以普及。为此，要提升和发挥公安档案利用功效，就必需加强公安档案人才的培养和激励。未来的档案工作者不但要有创新的意识和开拓的能力，还必需精通电脑和网络技术；档案系统不仅要加强基础教育，更要强化继续教育，以不停更新档案干部的知识结构和技能，培养出一批真正含有远见卓识的管理人才。加大资金投入，完善档案管理设施。各级公安机关在加大其它硬件设施资金投入的同时，要合适考虑加大对档案管理工作的资金投入，以完善档案管理的硬件设施。今年是全国公安基层基础建设年，不少派出所

11、正在新建或改造所房，我们应抓住这一契机，在建造办公楼、改进办公条件时，立足长远地搞好档案库房的设计，预先考虑好库房面积、结构和承重能力等要素，配置好档案库房专用设施。临时无法新建所房的派出所，对库房条件不符合要求的要设法进行改造，并结合实际在档案结构管理和权限上作部分合适的调整，如将基层派出所日常工作中不常常查阅利用的长久和永久保管的档案移交县档案馆保管，这么既能够减轻派出所档案库房的负担，又便于集中专业管理。加紧公安档案当代化管理步伐，提升公安档案利用功效。为提升档案工作的服务水平和管理效能，档案部门应转变观念、更新理念，扩大职能，抓紧配置计算机，安装档案管理软件进行当代化管理，使档案工作逐

12、步从手工操作转向计算机管理，以适应新形势下公安工作发展的需要。要依靠公安信息网络，提升和发挥公安档案利用功效，实现档案资源共享。尤其是实现电子档案文件以后，将使档案部门由后台走向前台，成为电子文件、电子档案搜集、存放、管理的基地，成为信息资源整合、配送、利用的基地，成为实际上的电子文件管理中心，从而真正实现信息资源的全区域、全时段的共享，真正发挥出档案的利用效能。要实现这一目标，必需在以下方面作出努力：一是构建功效齐全、资源丰富的数据库。二是做好网络平台及应用系统的建设。因为档案的公众、公开的社会特征和部分公安档案资料的内部保密性，公安档案部门的网络系统决不能仅仅局限于建设一个大而全的网络，而是要依据使用范围分别建设对应的网络和平台。三是依据分级负责的标准，逐步在公安信息网上建设统一的电子档案馆，将电子档案按统一的标准入库管理，以实现公安信息网上形成的电子文件、电子档案在线管理，提供数字档案的在线服务。