对外交往制度

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1、对外交往制度目录l 总则l 接待的范围、对象、分工、原则l 接待的规格和礼仪l 接待的内容和程序l 招待和宴请的审批和标准l 公关费用的监督l 附则第一章 总则第一条 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部门，为了使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，本着“热情周到、严格标准、合理开支、勤俭节约”的精神，结合公司实际，特制订本制度。第二条 本制度适用于公司各部门和全体员工。第二章 接待的范围、对象、分工和原则第三条 本制度所指接待范围，主要是公司及所属各部门经营管理活动所必须的接送、食宿、购票、会谈、陪同及送礼等方面的安排和工作。第四条 接待的对象分为政府部门、同行业、与我司合作企业等

2、第五条 对外接待的部门分工如下1. 凡与我司有关业务部门联系工作的客人，或各部门邀请的客人。2. 上级政府部门、同行业、兄弟单位、业务单位等直接与我司联系工作的客人或公司邀请的客人，由公司对外职能部门和董事长办公室负责接待，费用由公司负担。3. 遇到重大接待工作和活动，可由对外职能部门和董事长办公室协调若干部门共同做好接待工作，有关部门应积极主动配合。第六条 各部门在接待客人时，要指定专人具体负责接待安排工作。负责接待安排工作的人员，应视其客人具体职务，向部门或董事长办公室汇报，原则上采取对等接待，确实需要时再请高层领导出面接待，尽量减少高层领导参加不必要的接待活动。第七条 接待应遵循“平等、

3、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来，满意而归。1. 平等原则。对来宾无论职务高低，都要以礼相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。2. 对口原则。各部门对口接待。综合性接待时各部门应给予配合。3. 节约原则。招待来宾规格明确，不铺张浪费，掌握好宴请频率，主方人数不多于宾客人数。4. 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到、5. 保密原则。不定期向来宾介绍公司情况，注意保守公司具体情况、公司机密。重要会议要有会议纪要。巧妙回避不宜回答的问题。第三章 接待的规格和礼仪第八条 接待规格分级1. 贵宾接待：

4、市区县领导，业务单位的副总以上领导，董事长的重要客人的接待，由公司高层领导参加，陪同人员为对口部门负责人及高层领导指派，招待地点安排在公司签约的高档酒店；2. 高级接待：市县相关职能部门主要负责人，业务单位的部门负责人任及普通客户的接待，由对口部门领导指派专人陪同，招待地点在公司指定的普通酒店；3. 普通接待：其他如行业协会、协力单位等普通客人，接待标准为普通接待（工作餐）。第九条 工厂参观介绍，由被访部门或相关被授权人员带领客人参观公司，原则上在公司会客室的烟、茶、水果招待，无特殊情况不安排宴请，如有宴请应填写公关接待申请表等相关表格，交由董事长办公室审核同意后，由接待人员全力做好配合工作。

5、1. 团体或个人来访参观，须请示董事长办公室批准；2. 参加介绍以不涉及公司经营机密为主导思想，极力推销公司经营与技术优势；3. 非经董事长办公室批准，不准入室参观和拍照生产场所；4. 参观进行时，原则上拜访人员和介绍者在先，陪同人员在后；5. 参观所到之处，作业人员须集中精力工作，不与参观人员交谈，如有必要可礼貌示意。第十条 在与客人见面时，应为主动、热情、礼貌。见到客人后应主动起迎，提前与前台沟通安排好沟通地点。第十一条 在与客人见面后，应根据宾客来意和身份，安排专人进行交谈。比较忙一时难以抽身应付时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间，切忌让客人久候而无人问津。第十二条 在接待客人中进行

6、引见时，首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。通常的引见顺序为：1. 把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；2. 按职务高低，依次介绍一行来客；3. 职务相同，先介绍年纪大的；第十三条 领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。第十四条 陪同客人行路时，请客人走在自己右侧。自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。乘坐车、上下电梯，礼让在先，主动开关门。第十五条 陪同客人坐车时，应遵循以下坐车礼仪：1. 若是领导开车。应让客人或最重要客人（有多个客人时）坐在副座（领导旁边），其他客人坐在右后座，陪同人员坐在左后座；2. 如司机开车有领导在时，应让客人坐在

7、右后座，领导坐在左后座，陪同人员坐在副座；3. 如司机开车没有领导在时，陪同一个客人时，应让客人坐在右后座，陪同人员坐在左后座；陪同两个客人时，陪同人员坐在副驾驶位子上；陪同三个客人时，陪同人员坐在后座中间。 第十六条 接待客人时，穿着不宜过于随便，应按规定着装，衣着整洁得体；主动照顾来宾中的老人或女士，尊重不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。第十七条 宴请时的礼仪1. 要注意宴请的人员（包括职务、性格等），提前预约好酒店，并以电话或短信（时间、地点、房间号）告知高层领导、被宴请人员和被指派的陪同人员；2. 入席时，陪同人员应安排好高层领导及

8、宴请人员的座位，两人的位置最好坐在面对门的位置，主要陪同人员坐在宴请客人的右侧，方便谈话和服务，其他陪同人员依次坐在高层领导的左边；3. 在宴请时，要遵循让高层领导“少言多听，少喝多看”的原则，时刻让高层领导保持清醒的头脑，陪同人员要多言多听多看，但尽量规避一些关于公司机密的事情；4. 如有需要住宿时，要出示陪同人员的身份证去办理住房手续，并把客人送入客房后，寒暄几句便可离开；第四章 接待内容和程序第十八条 在接待客人前，应弄清楚来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。第十九条 根据客人情况，做好接待安排，包括接待部门、人员、招待规格、方式、安排

9、、费用预算等，公司重要客人应报请董事长办公室批准。第二十条 根据来宾身份、人数、性别，预定酒店或饭店，安排好时间和地点等。必要时按照抵达时间，派人派车迎接。第二十一条 公司重要客人来访时，按接待规格和礼仪，由接待人员安排会见地点、时间和陪同人员。第二十二条 根据客人来访的目的，组织有关部门和人员向客人介绍情况，参观现场，或开展有关的业务活动；如上级来公司检查工作，可安排汇报、座谈会等。第五章 招待和宴请的审批和标准第二十三条 根据来宾身份。活动目的等因素，确定招待或宴请的方式。1. 公司宴请或住宿的接待费用实行申请定额审批的原则，接待部门应填写公关接待申请表说明接待对象，接待费用和就餐、住宿的

10、人数，经部门负责人签字后交由董事长办公室批准；2. 在宴请过程中，本着勤俭节约的原则。3. 宴请结束后，按照公司财务部的报销制度来进行。第二十四条 公关接待费用的审批权限1. 公关接待费用金额500元（含）以下的由各部门部长批准；公关接待费用金额5001000元（含）以下的由董事长办公室批准；公关接待费用金额1000元以上的由董事长批准；2. 宴请或住宿结束后，接待负责人需凭酒店开具的发票，账单和公关接待申请表到财务部报销，缺一不可；3. 如遇紧急情况需先安排宾客，宴请时可直接电话请示董事长办公室，宴请完毕后按以上审批程序补办公关接待申请表，否则一律不得办理费用报销手续。第六章 公关费用的监督

11、第二十五条 公关接待费用的使用遵循勤俭节约、效能优先的原则，能免则免，能省则省，所有员工一律不准使用公款大吃大喝；第二十六条 公关接待费用的使用严禁超支，超支部分不能报批的由接待负责人自行承担；第二十七条 公关接待费用的使用只限于招待来宾的用餐、住宿、娱乐、会务、购买礼品，不得挪用作他用；第二十八条 公关接待的规格由董事长办公室进行核定，应根据宾客的身份和人数严格按标准确定招待规格，控制好费用额度；第二十九条 公关接待费用由财务部在年度预算中按照公司实际情况计算出年度总额，财务部按照报销程序认真把关，严格接待费用定额管理；第三十条 各部门在公关接待中不许弄虚作假、瞒报、多报，按照相关限额使用招待费用，如发现在申请或报销过程中有造假行为，情节轻微者，公司给予责任人严重警告，同时给予相应处罚；情节严重的，公司给予责任人开除处罚，同时给予相应的罚款。第七章 附则第三十一条 本制度由董事长办公室负责解释、修改和补充；第三十二条 董事长办公室批准后自公布之日起执行。附件：公关接待申请表申请人部门申请时间招待时间需陪同人员宴请事由宴请客人宴请人数费用预算费用说明注：包括宴请项目说明部门领导意见及批示财务部审核董事长助理意见及批示董事长意见及批示